Como escolher um CRM para o seu negócio em 2023

Gerenciar um negócio é difícil. Igualmente desafiador é cultivá-lo. Muitos empreendedores estão sobrecarregados com tarefas demoradas que os afastam do que precisam fazer para expandir suas marcas. 

É por isso que um bom CRM é essencial para se manter competitivo. 

Não tema, se precisar de ajuda sobre como escolher um sistema de CRM para o seu negócio. Aqui, orientaremos você sobre o que considerar ao investir nesse tipo de software. Portanto, esperamos que, ao final desta postagem no blog, você esteja mais bem posicionado para adquirir uma ferramenta de CRM abrangente que pode ajudá-lo a: 

• Acompanhe as interações do cliente
• Fique a par de seus esforços de vendas e marketing
• Vender mais produtos
• Promova relacionamentos frutíferos com os clientes existentes
• Nutrir novos clientes
• Melhore a ligação entre suas equipes de vendas e marketing

Existem inúmeras soluções de CRM, todas com preços diferentes e com várias opções e recursos de personalização. Portanto, continue comigo enquanto eliminamos a confusão e aprimoramos como escolher um CRM. Mas primeiro:

O que é um CRM?

Simplificando, 'CRM' significa 'Customer Relationship Management' e refere-se ao software usado para organizar os detalhes de contatos/clientes/leads de uma empresa. 

Além de anotar endereços de e-mail e números de telefone, um CRM pode manter um histórico abrangente do cliente sobre suas interações comerciais em vários canais. 

Freqüentemente, os CRMs permitem que você anexe tags e notas a um cliente. Além de adicionar tarefas como quando entrar em contato com o contato, quais descontos podem ser aplicados, se uma ação de suporte é necessária etc.

Antes de acessar o Google

Em vez de ir direto para o Google (ou para o mecanismo de pesquisa de sua preferência) para ajudá-lo a escolher um CRM, dê um passo para trás e considere o seguinte:

• Quais fluxos de trabalho você deseja melhorar usando um CRM?
• Qual é o seu orçamento? 
• Quantas pessoas usarão o CRM? É só você, ou você tem uma equipe? 
• Quais fluxos de trabalho você deseja implementar que atualmente não possui?
• Você deseja que seu CRM se integre à sua pilha de tecnologia existente? 

Ter as respostas para essas perguntas em mente enquanto faz compras com CRM ajudará a restringir sua pesquisa, aumentando a probabilidade de identificar o melhor CRM para sua empresa. 

Identifique suas necessidades

Com base no que acabei de dizer acima, é imperativo que você faça uma avaliação de suas necessidades. Afinal, essa é a única maneira de comprar com confiança o CRM certo para o seu negócio.

Primeiro, examine o estado atual de seus processos de vendas e esforços de marketing; o que você deseja simplificar e otimizar para economizar tempo e obter melhores resultados? 

As áreas específicas a explorar incluem:

Pipelines de vendas: Você tem gargalos impedindo que os negócios sejam concluídos? Nesse caso, procure um CRM que ofereça bons relatórios de vendas. Isso deve ajudá-lo a identificar esses gargalos para que você possa resolvê-los adequadamente. 

Geração de leads: Os leads estão frequentemente escorregando por entre os dedos? Você precisa entender melhor quais clientes em potencial provavelmente se transformarão em clientes? Nesse caso, procure um CRM capaz de reunir leads de várias fontes e monitorar sua movimentação por meio de seus funis de vendas.

Outras áreas que você pode querer melhorar podem incluir o seguinte:

Gerenciamento de contatos: Você precisa de ajuda para gerenciar seus contatos e dados de contato? Nesse caso, um CRM que forneça um histórico completo de interações e permita segmentar os clientes de acordo com seus requisitos é obrigatório. Mais especificamente, procure recursos como marcação personalizada, notas, pontuações de tempo de vida do cliente, etc.

Gerenciamento de equipe: Você precisa gerenciar melhor o desempenho de sua equipe para garantir que você atinja os objetivos globais de seu negócio? Nesse caso, um CRM que ajude você a medir o desempenho de sua equipe em relação aos seus objetivos é crucial. 

Eficiência geral: Você tem muitos sistemas manuais que precisam ser consolidados? Em seguida, procure um CRM que ofereça automação extensiva do maior número possível de processos manuais de negócios.

CRM na nuvem x CRM no local

Nos últimos anos, as soluções de software baseadas em nuvem tornaram-se cada vez mais populares. No entanto, algumas empresas ainda preferem hospedar sua pilha de tecnologia no local.

Aqui estão algumas vantagens e desvantagens de cada um:

CRM baseado em nuvem

Prós:

• Você não tem o incômodo de ter que construir e comprar uma nova infraestrutura de TI.
• A maioria dos CRMs baseados em nuvem oferece atualizações automáticas
• A manutenção é fácil
• Você pode acessar seus dados de CRM de qualquer lugar do mundo
• É mais fácil escalar

Contras:

• A qualidade da sua internet determina a experiência do usuário
• O provedor de nuvem pode aumentar as taxas a qualquer momento ou cobrar extra se você ultrapassar um limite de uso.
• Como você não tem tanto controle sobre a segurança cibernética, seus dados podem não estar tão seguros. 

CRM local

Vantagens

• Você controla quando instala atualizações ou upgrades
• Há uma maior sensação de segurança, pois você mesmo pode manter a guarda dos servidores
• Você pode autogerenciar a recuperação de dados
• Os CRMs locais podem se beneficiar potencialmente de velocidades mais rápidas

Desvantagens

• Você precisa de um espaço físico dedicado e infraestrutura de TI para facilitar seu CRM.
• Você precisará de uma equipe de TI capaz de manter a infraestrutura
• O dimensionamento é mais complicado, pois você pode ter espaço e recursos limitados disponíveis
• Você é responsável pela segurança e conformidade dos dados
• Para começar, geralmente há um layout financeiro maior

Se você está procurando o melhor dos dois mundos, é possível adotar uma abordagem híbrida. Isso usa uma combinação de software de CRM local, hardware e serviços de nuvem.

Quais recursos você precisa?

Agora que você tem uma ideia mais clara do que deseja alcançar com seu CRM, o próximo passo é procurar recursos que o ajudem a atingir esses objetivos. 

Lembre-se: o que você deseja do seu CRM em termos de funcionalidade pode mudar com o tempo. Portanto, procure uma solução adaptável que ofereça escalabilidade com recursos adicionais em planos mais bem pagos, caso você precise atualizar. 

Os recursos típicos de CRM que você pode procurar incluem:

• Gerenciamento de pipeline: Ferramentas que fornecem uma visão geral de todo o seu funil de vendas. Ou seja, na conveniência de um só lugar, você pode ver negócios bem-sucedidos, negócios perdidos, compromissos agendados e desempenho de vendas versus suas metas de vendas. O CRM também deve destacar onde clientes específicos se enquadram no pipeline e quais tarefas precisam ser concluídas para movê-los adiante no funil. 

• Gerenciamento de contatos omnicanal: Monitore as interações do cliente nas mídias sociais, e-mail e chamadas. Seu CRM deve sincronizar com as ferramentas que você usa para se comunicar com os contatos (por exemplo, Gmail ou Outlook). Dessa forma, você terá acesso a todos os seus contatos em um só lugar. 

• Capacidades de marketing: Idealmente, seu CRM também virá com ferramentas de marketing, como rastreamento e gerenciamento de anúncios, SEO, gerenciamento de mídia social, chat ao vivo, etc. 

• Modelos de e-mail personalizáveis: Eles valem seu peso em ouro ao enviar e-mails atraentes para nutrir clientes em potencial e fortalecer relacionamentos com clientes existentes.   

• Automação de IA: Muitos CRMs permitem que você configure automações para tarefas repetitivas, como marcar automaticamente um cliente quando ele executa uma ação, mover clientes para novos segmentos com base em ações/comportamentos específicos, notificar os membros da equipe necessários quando um acompanhamento é devido, etc.

Claro, esta não é uma lista exaustiva. Em vez disso, listei apenas alguns recursos a serem observados. 

Quem vai usar seu CRM?

Não faz sentido investir em software que seus vendedores acham complicado e limitado. Portanto, identifique quem usará o CRM e peça que eles se envolvam no processo de teste. Ouça o que eles dizem sobre a facilidade de uso, a rapidez com que faz o que precisam, etc. Assim, juntos, vocês encontrarão uma solução que forneça a todos o que precisam. Ao envolver sua equipe desde o início, é mais provável que eles adotem seu novo CRM ao máximo e incentivem os colegas a fazer o mesmo. 

Faça os Números Somarem

Se você é uma pequena empresa, provavelmente tem pouco ou nenhum orçamento para gastar; é essencial operar dentro das suas possibilidades, mesmo que sejam zero! 

Tem Soluções de CRM que oferecem planos gratuitos. No entanto, os recursos podem ser limitados. Freqüentemente, você descobrirá que a funcionalidade de que precisa está disponível apenas nos programas mais caros, por exemplo, AI, relatórios mais sofisticados, white label etc.

Você também deve garantir que não haja custos ocultos. Por exemplo, alguns CRMs podem cobrar mais depois que você atingir o limite de armazenamento de um plano, se precisar de suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana ou se quiser acessar os CRMs offline. Portanto, certifique-se de ter orçado para todos os recursos essenciais de que precisa para não ser surpreendido por cobranças extras.

Dica de especialista: Se você se inscrever em um plano pago, às vezes é mais barato pagar anualmente do que mensalmente. Portanto, faça sua lição de casa para ver como obter o máximo retorno possível. Além disso, vale sempre conversar com a equipe de vendas da plataforma de CRM para saber se há algum desconto ou promoção especial, principalmente se você for um startup. 

O CRM funciona para o seu tipo de negócio?

O CRM está familiarizado com o seu tipo de negócio? Por exemplo, suponha que você seja um pequena empresa procurando uma solução de CRM projetado explicitamente para empresas maiores. Nesse caso, provavelmente não é para você. Não faz sentido gastar dinheiro com um software supercaro que possui recursos que você não usará. Nesse caso, empresas menores podem não precisar de acesso a white label, automação avançada de marketing ou recursos abrangentes de gerenciamento de equipe.

Consulte o site do CRM e verifique os depoimentos dos clientes. As empresas operam no mesmo nicho que você usando a plataforma?

Por exemplo, os CRMs para organizações sem fins lucrativos podem se concentrar mais em pipelines que se concentram em divulgar e alcançar novos assinantes, em vez de fazer vendas. Em contraste, os CRMs específicos para atendimento ao cliente geralmente incluem mais recursos para dar suporte às comunicações com o cliente. Como a capacidade de atribuir agentes a consultas específicas de clientes, rastrear tíquetes de suporte, criação de base de conhecimento e muito mais. Como alternativa, uma empresa do setor farmacêutico ou médico pode precisar rastrear com segurança o histórico médico e as prescrições de um cliente. 

Outras soluções de CRM específicas do setor incluem:

• Centros de chamada
• Construção
• Seguros
• Contabilidade
• Conformidade com HIPAA
• Sem fins lucrativos
• Fitness e bem-estar

O CRM que você está considerando possui um aplicativo móvel?

Seja seu negócio uma atividade paralela ou uma empresa próspera, você e seus vendedores podem querer acessar seu CRM enquanto estão em trânsito. Se isso for importante para você, verifique se seu CRM é compatível com dispositivos móveis e/ou oferece um aplicativo móvel. Dessa forma, você não precisará depender de estar conectado ao seu laptop/desktop para gerenciar vendas e clientes. 

Integrações

Nós tocamos brevemente sobre isso mais acima neste guia. Você provavelmente desejará um CRM que se integre aos seus sistemas pré-existentes. Afinal, o objetivo de usar um CRM é otimizar suas vendas e operações com clientes. Você não deseja adicionar outro software que complique ainda mais as coisas. 

Portanto, listamos abaixo alguns dos tipos de integrações a serem observados:

• O software de contabilidade e finanças que você usa
• Seu site/plataformas de comércio eletrônico existentes
• Quaisquer ferramentas de marketing que você já usa
• Software de comunicação que você utiliza, como Outlook, Gmail, Slack, etc.
• Produtos do Google, como Planilhas, Agenda, Documentos, etc.

Lembre-se: Quanto mais o CRM escolhido se integrar à sua pilha de tecnologia, menos provável será que você tenha que transferir informações manualmente para o CRM. Não só isso, mas você economizará muito tempo no futuro, pois não precisará consultar constantemente vários softwares em guias separadas. Em vez disso, você pode gerenciar tudo a partir da conveniência de uma interface. 

Suporte

Quando você tem dúvidas sobre o seu CRM, a última coisa que deseja é esperar dias para que alguém o ajude. Portanto, antes de assinar a linha pontilhada, observe o que as avaliações dos clientes dizem sobre o atendimento ao cliente do CRM.

Você também vai querer se aprofundar na oferta de atendimento ao cliente do seu SaaS. Por exemplo:

• Eles oferecem suporte 24 horas por dia?
• Que tipo de suporte é oferecido: chat ao vivo? O email? Telefone?
• Existem tutoriais e guias de auto-ajuda em seu site?
• Qual integração está disponível quando você se inscreve?

Normalmente, se você optar pelo plano gratuito (caso haja um disponível), o suporte pode ser mais limitado. Portanto, nesse caso, certifique-se de que o CRM ofereça guias de autoajuda on-line, um fórum de usuários, perguntas frequentes etc. 

Privacidade do Cliente

Se você opera na UE ou trabalha com clientes baseados na UE, armazenar os dados do cliente para que estejam em conformidade com o GDPR é um requisito legal. A última coisa que alguém deseja é um vazamento de dados e multas subsequentes.

Os EUA têm um equivalente chamado CCPA (California Consumer Privacy Act), que estabelece regras semelhantes. Assim, por exemplo, se um cliente deseja que você o remova de seu banco de dados, você precisa ser capaz de fazer isso de forma rápida e segura.  

Além de ser a lei, também é uma boa prática cuidar da privacidade do seu cliente. Pisar em seus direitos pessoais apenas afasta os clientes e faz com que seu público perca a fé em seu negócio. 

Dica de especialista: Se um CRM é compatível com GDPR e/ou CCPA nem sempre será listado em sua página de recursos. Então, em vez disso, você pode ter que ler seus termos e condições e/ou uma seção sobre segurança para obter mais detalhes. 

Empresas de CRM que valem a pena fazer um test drive

Em última análise, é sua escolha e responsabilidade encontrar o CRM certo para o seu negócio. No entanto, alguns CRMs são mais bem avaliados do que outros. Dito isso, aqui estão nossos três principais CRMs e um rápido resumo do que eles oferecem:

Pipedrive CRM

Pipedrive CRM oferece uma variedade de recursos de vendas, incluindo:

• Um aplicativo móvel para usuários de iOS e Android
• Automação de vendas (enviar automaticamente cotações, faturas e permitir que os clientes paguem com um clique) 
• Relatórios personalizáveis ​​para rastrear vendas x metas, gargalos e assim por diante
• Rastreamento de e-mail e comunicação, incluindo notificações ao vivo quando um contato abre seu e-mail
• Integração com mais de 300 aplicativos
• Uma interface visual para criar e personalizar quantos canais de vendas você precisar. 
• Você pode fornecer aos clientes um chatbot 24 horas por dia, 7 dias por semana (com perguntas personalizáveis) e um chat ao vivo – ambos podem ser usados ​​para gerenciar leads. 
• Acesse uma 'Caixa de entrada de leads' na qual você pode editar, filtrar e classificar os leads que você pode ter obtido por meio de seu site, mídia social, bate-papo ao vivo etc.
• Suporte 24/7 em todos os planos

Se você quiser testar o CRM do Pipedrive, pode fazê-lo gratuitamente por 30 dias. Depois disso, existem quatro planos pagos (nenhum gratuito). O mais barato é o plano Essential, com preços a partir de US$ 14.90 mensais por usuário, cobrados anualmente. 

HubSpot CRM

HubSpot oferece aos usuários um plano de CRM gratuito com recursos limitados. Isso é bem como planos pagos que incluem elementos de suas outras soluções, incluindo HubSpotHub de Marketing e Hub de Serviços. 

O plano gratuito inclui ferramentas de marketing, vendas, serviços, CMS e operações. Mas estes são limitados. Por exemplo, você recebe apenas 200 notificações e rastreamento de e-mail por mês (rastreie e seja notificado se e-mails pontuais forem abertos) e HubSpotbate-papo ao vivo da marca. Você também obtém recursos de emissão de tíquetes de suporte, bots de conversação limitados, uma caixa de entrada compartilhada, acesso a um painel de relatórios, agendamento de reuniões, cotações personalizáveis ​​e muito mais. 

HubSpot integra-se com mais de 1,000 aplicativos e todos recebem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Vale a pena explorar o que você obtém no plano gratuito. No entanto, você pode acabar gostando HubSpot mas tendo que partir para um plano pago, com preços a partir de HubSpot CRM a US $ 45 / mês, se você pagar antecipadamente por um ano. Os planos pagos oferecem muito mais. Incluindo 1,000 contatos de e-mail mensais e até dez ações automatizadas (por exemplo, marcação automática de clientes, respostas automáticas de e-mail etc.), enquanto o programa gratuito oferece apenas uma.

CRM Freshworks

Uma opção mais acessível, talvez, seja Freshworks (também conhecido como Freshsales). O plano gratuito do Freshworks inclui o seguinte:

• Os recursos de gerenciamento de contatos e contas incluem cronogramas de atividades, classificação de clientes em potencial, notas, arquivos e enriquecimento automático de perfil (são adicionados detalhes de contato exibidos publicamente nas mídias sociais).
• Estágios de contato com o cliente personalizáveis ​​– Defina seus próprios estágios de pipeline e marque os clientes para indicar onde eles estão ao longo da jornada
• Configure um widget de bate-papo ao vivo em seu site
• Suporte 24 horas por dia, 5 dias por semana, via telefone, chat e e-mail
• Um aplicativo móvel a partir do qual você pode acessar o Freshorks enquanto estiver em trânsito

Você terá que atualizar para um plano pago para desbloquear recursos adicionais de CRM. Os preços começam em US$ 15 por usuário/mês/pago anualmente. 

Quando você se inscreve em um plano pago, pode acessar recursos como o pipeline de vendas visual, onde pode acompanhar negócios em:

• Visão kanban
• Visualização do pipeline
• Visualização do funil

…e obtenha status de negócios em um piscar de olhos. 

Outros recursos pagos incluem a capacidade de configurar sequências de vendas. É quando você configura uma série de etapas automatizadas para nutrir seus contatos de vendas e convertê-los. Por exemplo, acompanhamentos automatizados regulares, geração de descontos, etc. 

CRM Freshworks também se integra com mais de 100 integrações. Além disso, os usuários de planos pagos têm acesso ao Freddy, o assistente baseado em IA da plataforma que ajuda você a alcançar e gerenciar melhor seus clientes. 

Você está pronto para usar o CRM certo para o seu negócio?

Espero que este guia sobre como escolher um CRM para o seu negócio tenha lhe dado algumas ideias. 

Em poucas palavras, o melhor software de CRM irá:

• Integre com suas ferramentas existentes
• Simplifique aspectos administrativos complexos e demorados de suas operações de vendas
• Acompanhe as interações com os clientes e os canais de vendas. 

Se você não tiver certeza de quais recursos pode precisar desde o início, a melhor coisa a fazer é verificar se o CRM em sua lista oferece uma demonstração ao vivo gratuita. Aqui, um vendedor deve orientá-lo sobre o que o CRM faz e você pode fazer perguntas. Como segundo melhor, você pode encontrar demonstrações em vídeo no site do CRM. A outra coisa a procurar é uma avaliação gratuita generosa (mínimo de 14 dias) e/ou mesmo um plano gratuito, com a perspectiva de atualizar para um plano pago quando você precisar de recursos adicionais. 

Recomendamos testar pelo menos duas ou três soluções antes de confirmar e seguir as etapas sugeridas neste guia. Ao avaliar suas necessidades de negócios, você fica mais bem posicionado para corresponder essas necessidades ao CRM certo que pode crescer com você. 

Você está pronto para ir às compras de CRM? Conte-nos qual CRM você escolherá nos comentários abaixo, seja um dos fornecedores de CRM que mencionamos ou uma alternativa como a Salesforce; queremos saber tudo sobre isso!