Hvordan velge en CRM for bedriften din i 2023

Å lede en bedrift er vanskelig. Like utfordrende er det å vokse det. Mange gründere er tynget av tidkrevende oppgaver som tar dem bort fra det de trenger å gjøre for å utvide merkevarene sine. 

Det er derfor et godt CRM er avgjørende for å holde seg konkurransedyktig. 

Frykt ikke hvis du trenger hjelp til hvordan du velger et CRM-system for din bedrift. Her vil vi lede deg gjennom hva du bør vurdere når du investerer i denne typen programvare. Så, forhåpentligvis, mot slutten av dette blogginnlegget, vil du være bedre posisjonert til å kjøpe et overordnet CRM-verktøy som kan hjelpe deg: 

• Spor kundeinteraksjoner
• Hold deg oppdatert på salgs- og markedsføringstiltak
• Selg flere produkter
• Skap fruktbare relasjoner med eksisterende kunder
• Ta vare på nye kunder
• Forbedre kontakten mellom salgs- og markedsføringsteamene dine

Det finnes tonnevis av CRM-løsninger, alle til forskjellige priser og med ulike tilpasningsmuligheter og funksjoner. Så hold deg med meg mens vi skjærer gjennom rotet og finpusser hvordan du velger et CRM. Men først:

Hva er en CRM?

Enkelt sagt, 'CRM' står for 'Customer Relationship Management' og refererer til programvare som brukes til å organisere en bedrifts kontakter/kunder/leaddetaljer. 

I tillegg til å notere e-postadresser og telefonnumre, kan en CRM holde en omfattende kundehistorikk over deres forretningsinteraksjoner på tvers av flere kanaler. 

Ofte lar CRM deg legge ved tagger og notater til en kunde. Det er i tillegg til å legge til oppgaver som når du neste gang skal kontakte kontakten, hvilke rabatter som kan gjelde, om støttetiltak er nødvendig osv.

Før du treffer Google

I stedet for å gå direkte til Google (eller søkemotoren du velger) for å hjelpe deg med å velge en CRM, ta et skritt tilbake og vurder følgende:

• Hvilke arbeidsflyter vil du forbedre ved å bruke en CRM?
• Hva er budsjettet ditt? 
• Hvor mange personer vil bruke CRM? Er det bare deg, eller har du et team? 
• Hvilke arbeidsflyter vil du implementere som du ikke har for øyeblikket?
• Vil du at CRM-en din skal integreres med din eksisterende teknologistabel? 

Å ha svarene på disse spørsmålene i forgrunnen mens du handler med CRM, vil bidra til å begrense søket ditt, og øke sannsynligheten for å finne den beste CRM for virksomheten din. 

Identifiser dine behov

Med utgangspunkt i det jeg nettopp har sagt ovenfor, er det viktig at du tar en oversikt over dine behov. Tross alt er dette den eneste måten du trygt kan kjøpe riktig CRM for virksomheten din.

Undersøk først den nåværende tilstanden til salgsprosessene og markedsføringstiltakene dine; hva vil du effektivisere og optimalisere for å spare tid og oppnå bedre resultater? 

Spesifikke områder å utforske inkluderer:

Salgsrørledninger: Har du flaskehalser som hindrer avtaler i å gå gjennom? I så fall, se etter en CRM som tilbyr god salgsrapportering. Dette bør hjelpe deg med å identifisere disse flaskehalsene slik at du kan løse dem deretter. 

Ledende generasjon: Glir ledninger ofte mellom fingrene dine? Trenger du en bedre forståelse av hvilke prospekter som sannsynligvis vil bli kunder? I så fall, se etter et CRM som er i stand til å samle potensielle kunder fra flere kilder og overvåke bevegelsene deres gjennom salgstraktene dine.

Andre områder du kanskje ønsker å forbedre kan inkludere følgende:

Kontaktledelse: Trenger du hjelp til å administrere kontakter og kontaktdata? I så fall er et CRM som gir en grundig interaksjonshistorikk og lar deg segmentere kunder i henhold til dine krav et must. Mer spesifikt, se etter funksjoner som tilpasset merking, notater, kundelivstidspoeng osv.

Teamledelse: Trenger du det? bedre administrere teamets ytelse for å sikre at du oppfyller de overordnede målene for virksomheten din? I så fall er et CRM som hjelper deg med å måle teamets ytelse mot dine mål avgjørende. 

Generell effektivitet: Har du mange manuelle systemer som må konsolideres? Se deretter etter en CRM som tilbyr omfattende automatisering av så mange manuelle forretningsprosesser som mulig.

Cloud CRM vs. on-premise CRM

De siste årene har skybaserte programvareløsninger blitt stadig mer populære. Noen virksomheter foretrekker imidlertid fortsatt å være vertskap for teknologistabelen sin på stedet.

Her er noen fordeler og ulemper for hver:

Skybasert CRM

Pros:

• Du trenger ikke å måtte bygge og kjøpe ny IT-infrastruktur.
• De fleste skybaserte CRM-er tilbyr automatiske oppdateringer
• Vedlikehold er uanstrengt
• Du kan få tilgang til CRM-dataene dine fra hvor som helst i verden
• Det er lettere å skalere

Cons:

• Kvaliteten på internett ditt bestemmer brukeropplevelsen
• Skyleverandøren kan øke gebyrene når som helst eller kreve ekstra hvis du overskrider en bruksterskel.
• Siden du ikke har så mye kontroll over cybersikkerhet, kan det hende at dataene dine ikke er like sikre. 

CRM på stedet

Pros

• Du kontrollerer når du installerer oppdateringer eller oppgraderinger
• Det er en økt følelse av sikkerhet ettersom du kan holde vakt mot servere selv
• Du kan selv administrere datagjenoppretting
• On-premise CRM-er kan potensielt dra nytte av raskere hastigheter

Ulemper

• Du trenger en dedikert fysisk plass og IT-infrastruktur for å lette CRM.
• Du trenger IT-personell som er i stand til å vedlikeholde infrastrukturen
• Skalering er mer komplisert, siden du kan ha begrenset plass og ressurser tilgjengelig
• Du er ansvarlig for sikkerhet og dataoverholdelse
• Til å begynne med er det vanligvis et større økonomisk oppsett

Hvis du leter etter det beste fra begge verdener, er det mulig å ta en hybrid tilnærming. Dette bruker en blanding av lokal CRM-programvare, maskinvare og skytjenester.

Hvilke funksjoner trenger du?

Nå har du en klarere ide om hva du ønsker å oppnå med CRM, neste trinn er å se etter funksjoner som hjelper deg med å nå disse målene. 

Husk: hva du vil ha fra CRM når det gjelder funksjonalitet kan endre seg over tid. Så se etter en tilpasningsdyktig løsning som tilbyr skalerbarhet med tilleggsfunksjoner på høyere betalte planer, hvis du skulle måtte oppgradere. 

Typiske CRM-funksjoner du kan se etter inkluderer:

• Rørledningshåndtering: Verktøy som gir oversikt over hele salgstrakten din. Det vil si at fra et sted kan du se vellykkede avtaler, tapte avtaler, planlagte avtaler og salgsresultater kontra salgsmålene dine. CRM bør også fremheve hvor spesifikke kunder faller på pipeline og hvilke oppgaver som må fullføres for å flytte dem videre langs trakten. 

• Omnikanal kontaktadministrasjon: Overvåk kundeinteraksjoner på tvers av sosiale medier, e-post og anrop. CRM-en din bør synkroniseres med verktøyene du bruker for å kommunisere med kontakter (f.eks. Gmail eller Outlook). På den måten får du tilgang til alle kontaktene dine fra ett sted. 

• Markedsføringsevner: Ideelt sett vil CRM også komme med markedsføringsverktøy som annonsesporing og -administrasjon, SEO, administrasjon av sosiale medier, live chat, etc. 

• Tilpassbare e-postmaler: Disse er gull verdt når du sender attraktive e-poster for å pleie potensielle kunder og styrke relasjonene til eksisterende kunder.   

• AI-automatisering: Mange CRM-er lar deg sette opp automatiseringer for repeterende oppgaver, for eksempel å automatisk tagge en kunde når de utfører en handling, flytte kunder inn i nye segmenter basert på spesifikke handlinger/atferd, varsle nødvendige teammedlemmer når en oppfølging skal, etc.

Selvfølgelig er dette ikke en uttømmende liste. I stedet har jeg listet opp noen få funksjoner å se etter. 

Hvem skal bruke CRM-en din?

Det nytter ikke å investere i programvare som selgerne dine synes er tungvint og begrenset. Så identifiser hvem som skal bruke CRM og be dem om å bli involvert i testprosessen. Lytt til hva de sier om hvor lett det er å bruke, hvor raskt det gjør det de trenger det til osv. På den måten finner dere sammen en løsning som gir alle det de trenger. Ved å få teamet ditt om bord fra starten, er det mer sannsynlig at de tar i bruk din nye CRM til det fulle og oppmuntrer kolleger til å gjøre det samme. 

Få tallene til å slå sammen

Hvis du er en liten bedrift, har du sannsynligvis lite eller intet budsjett å spille med; det er viktig å operere innenfor dine evner, selv om det er null! 

Det finnes CRM-løsninger som tilbyr gratis planer. Funksjonene kan imidlertid være begrenset. Ofte vil du oppdage at funksjonaliteten du trenger kun er tilgjengelig på de dyrere programmene, for eksempel AI, mer sofistikert rapportering, hvit merking, etc.

Du vil også sørge for at det ikke er noen skjulte kostnader. For eksempel kan noen CRM-er belaste ekstra etter at du har nådd en plans lagringsgrense, hvis du trenger 24/7 kundestøtte, eller hvis du vil ha tilgang til CRM-er offline. Så sørg for at du har budsjettert for alle de viktige funksjonene du trenger, slik at du ikke blir overrasket over ekstra kostnader.

Pro Tip: Hvis du registrerer deg for en betalt plan, er det noen ganger billigere å betale årlig enn per måned. Så gjør leksene dine for å se hvordan du får mest mulig igjen for pengene. I tillegg er det alltid verdt å snakke med CRM-plattformens salgsteam for å se om de har noen spesielle rabatter eller tilbud, spesielt hvis du er en startup. 

Fungerer CRM for din type virksomhet?

Er CRM kjent med din type virksomhet? Anta for eksempel at du er en småbedrifter som ser på en CRM-løsning eksplisitt designet for større virksomheter. I så fall er det sannsynligvis ikke noe for deg. Det er ingen vits å betale for superdyr programvare som kan skryte av funksjoner du ikke vil bruke. I dette tilfellet trenger mindre selskaper kanskje ikke tilgang til hvit merking, avansert markedsføringsautomatisering eller omfattende teamadministrasjonsfunksjoner.

Se på CRMs nettsted og sjekk kundeanbefalingene deres. Er virksomheter som opererer i samme nisje som du bruker plattformen?

For eksempel kan CRM-er for ideelle organisasjoner fokusere mer på rørledninger som konsentrerer seg om å spre bevissthet og nå nye abonnenter i stedet for å selge. Derimot inkluderer CRM-er som er spesifikke for kundeservice ofte flere funksjoner for å støtte kundekommunikasjon. Som muligheten til å tildele agenter til spesifikke kundeforespørsler, spore støttebilletter, opprettelse av kunnskapsbase og mye mer. Alternativt kan en bedrift i den farmasøytiske eller medisinske industrien ha behov for å kunne spore en kundes sykehistorie og resepter på en sikker måte. 

Andre bransjespesifikke CRM-løsninger inkluderer:

• Ringesentre
• Anlegg
• Forsikring
• Regnskap og administrasjon
• HIPAA-samsvar
• Ideelle organisasjoner
• Fitness og velvære

Har CRM-en du vurderer en mobilapp?

Enten bedriften din er en sidemass eller en blomstrende bedrift, vil du og selgerne dine kanskje ha tilgang til CRM mens du er på farten. Hvis dette er viktig for deg, sjekk om CRM-en din er mobilkompatibel og/eller tilbyr en mobilapp. På den måten slipper du å stole på å være koblet til din bærbare/stasjonære for å administrere salg og kunder. 

integrasjoner

Vi kom kort inn på dette høyere opp i denne veiledningen. Du vil sannsynligvis ha et CRM som integreres med dine eksisterende systemer. Tross alt er hele poenget med å bruke en CRM å effektivisere salget og kundedriften. Du vil ikke legge til en annen programvare som vil forvirre ting ytterligere. 

Så nedenfor har vi listet opp noen av typene integrasjoner du bør se etter:

• Regnskaps- og økonomiprogramvaren du bruker
• Din eksisterende nettside/e-handelsplattformer
• Eventuelle markedsføringsverktøy du allerede bruker
• Comms-programvare du bruker, som Outlook, Gmail, Slack, etc.
• Google-produkter som Regneark, Kalender, Dokumenter osv.

Husk: Jo mer den valgte CRM-en din integreres med teknologistabelen din, desto mindre sannsynlig er det at du må overføre informasjon manuelt til CRM-en din. Ikke bare det, men du vil spare mye tid i fremtiden siden du ikke trenger å referere til flere programvarer i separate faner. I stedet kan du administrere alt fra bekvemmeligheten av ett grensesnitt. 

Støtte

Når du har spørsmål om CRM, er det siste du ønsker å vente dager på at noen skal hjelpe deg. Så før du signerer den stiplede linjen, se på hva kundeanmeldelser sier om CRMs kundeservice.

Du vil også grave inn i SaaSs kundeservicetilbud. For eksempel:

• Tilbyr de 24/7 support?
• Hva slags støtte tilbys: Live chat? E-post? Telefon?
• Finnes det selvhjelpsveiledninger og guider på nettsiden deres?
• Hvilken onboarding er tilgjengelig når du registrerer deg?

Vanligvis, hvis du velger den gratis planen (hvis det er en tilgjengelig), kan støtten være mer begrenset. Så i dette tilfellet, sørg for at CRM tilbyr online selvhjelpsveiledninger, et brukerforum, vanlige spørsmål osv. 

Kundens personvern

Hvis du opererer i EU eller jobber med EU-baserte kunder, lagring av kundedata slik at de er i samsvar med GDPR, er et lovkrav. Det siste noen ønsker er en datalekkasje og påfølgende bøter.

USA har en tilsvarende kalt CCPA (California Consumer Privacy Act), som etablerer lignende regler. Så hvis en kunde for eksempel vil at du skal fjerne dem fra databasen din, må du kunne gjøre det raskt og sikkert.  

Bortsett fra å være loven, er det også god praksis å ta vare på kundens personvern. Å tråkke på deres personlige rettigheter fremmedgjør bare kunder og får publikum til å miste troen på virksomheten din. 

Pro Tip: Hvorvidt en CRM er GDPR og/eller CCPA-kompatibel vil ikke alltid være oppført på funksjonssiden. Så i stedet må du kanskje lese vilkårene og/eller en del om sikkerhet for mer informasjon. 

CRM-selskaper verdt å ta en prøvetur

Til syvende og sist er det ditt valg og ditt ansvar å finne riktig CRM for din virksomhet. Noen CRM-er er imidlertid mer gjennomgått enn andre. Når det er sagt, her er de tre beste CRM-ene våre, og en rask oversikt over hva de tilbyr:

Pipedrive CRM

Pipedrive CRM tilbyr en rekke salgsfunksjoner, inkludert:

• En mobilapp for iOS- og Android-brukere
• Salgsautomatisering (send automatisk tilbud, fakturaer og la kundene betale med ett klikk) 
• Tilpassbar rapportering for å spore salg vs. mål, flaskehalser og så videre
• E-post- og kommunikasjonssporing, inkludert live-varsler når en kontakt åpner e-posten din
• Integrasjon med mer enn 300 apper
• Et visuelt grensesnitt for å lage og tilpasse så mange salgspipelines du trenger. 
• Du kan gi kundene en 24/7 chatbot (med tilpassbare spørsmål) og live chat – begge deler du kan bruke til å administrere potensielle kunder. 
• Få tilgang til en "Leads-innboks" der du kan redigere, filtrere og sortere potensielle kunder du kan ha hentet via nettstedet ditt, sosiale medier, live chat, etc.
• 24/7 support på alle planer

Hvis du vil teste Pipedrives CRM, kan du gjøre det gratis i 30 dager. Etter det er det fire betalte planer (ingen gratis). Den billigste er Essential-planen, med priser som starter på $14.90 per bruker per måned, fakturert årlig. 

HubSpot CRM

HubSpot tilbyr brukere en gratis CRM-plan med begrensede funksjoner. Det er så vel som betalte planer som inkluderer elementer fra de andre løsningene, inkludert HubSpot's Marketing Hub og Service Hub. 

Den gratis planen inkluderer markedsføring, salg, service, CMS og driftsverktøy. Men disse er begrenset. For eksempel får du bare 200 e-postsporing og varsler per måned (spor og bli varslet hvis engangse-poster åpnes) og HubSpotsin merkede live chat. Du får også støtte for billettfunksjoner, begrensede samtaleroboter, en delt innboks, tilgang til et rapporteringsdashbord, møteplanlegging, tilpassbare tilbud og mye mer. 

HubSpot integreres med over 1,000 apper, og alle får 24/7 support.

Det er verdt å utforske hva du får på gratisplanen. Imidlertid kan du finne deg selv å like HubSpot men å måtte gå mot en betalt plan, med priser som starter for HubSpot CRM til $45/md hvis du betaler på forhånd for et år. De betalte planene tilbyr mye mer. Inkludert 1,000 månedlige e-postkontakter og opptil ti automatiserte handlinger (For eksempel automatisk kundemerking, automatiske e-postsvar osv.), mens gratisprogrammet bare gir deg én.

Freshworks CRM

Et rimeligere alternativ er kanskje Freshworks (aka Freshsales). Freshworks gratisplan inkluderer følgende:

• Kontakt- og kontoadministrasjonsfunksjoner inkluderer aktivitetstidslinjer, prospektrangering, notater, filer og automatisk profilberikelse (kontaktdetaljer som vises offentlig på sosiale medier er lagt til).
• Tilpassbare kundekontaktstadier – Definer dine egne pipelinestadier og tag kunder for å angi hvor på reisen de er
• Sett opp en live chat-widget på nettstedet ditt
• 24/5 support for deg via telefon, chat og e-post
• En mobilapp der du kan få tilgang til Freshorks mens du er på flukt

Du må oppgradere til en betalt plan for å låse opp flere CRM-funksjoner. Prisene starter på $15 per bruker/per måned/betalt årlig. 

Når du registrerer deg for en betalt plan, kan du få tilgang til funksjoner som den visuelle salgspipeline, hvor du kan spore avtaler i en:

• Kanban-utsikt
• Visning av rørledningen
• Traktvisning

…og få avtalestatuser på et øyeblikk. 

Andre betalte funksjoner inkluderer å kunne sette opp salgssekvenser. Dette er når du setter opp en serie automatiserte trinn for å pleie salgskontaktene dine og konvertere dem. For eksempel regelmessig automatisert oppfølging, generering av rabatter m.m. 

Freshworks CRM integreres også med 100+ integrasjoner. Brukere med betalt abonnement har også tilgang til Freddy, plattformens AI-drevne assistent som hjelper deg å nå og administrere kundene dine bedre. 

Er du klar til å bruke riktig CRM for bedriften din?

Forhåpentligvis har denne veiledningen om hvordan du velger en CRM for virksomheten din gitt deg noe til ettertanke. 

I et nøtteskall vil den beste CRM-programvaren:

• Integrer med eksisterende verktøy
• Forenkle overkomplekse og tidkrevende administrative aspekter ved salgsoperasjonene dine
• Spor kundeinteraksjoner og salgspipelines. 

Hvis du er usikker på hvilke funksjoner du kan trenge fra starten, er det beste du kan gjøre å se om CRM-en på shortlisten din tilbyr en gratis live-demo. Her skal en selger veilede deg gjennom hva CRM gjør, og du kan stille spørsmål. Som en nest beste kan du finne videodemoer på CRMs nettside. Den andre tingen å ideelt sett se etter er en sjenerøs gratis prøveperiode (minimum 14 dager) og/eller til og med en gratis plan, med utsikter til å oppgradere til en betalt plan når du trenger tilleggsfunksjoner. 

Vi anbefaler å prøvekjøre minst to eller tre løsninger før du forplikter deg og følger trinnene som er foreslått i denne veiledningen. Ved å vurdere forretningsbehovene dine er du bedre posisjonert for å matche disse behovene til riktig CRM som kan vokse med deg. 

Er du klar til å handle CRM? Fortell oss hvilken CRM du går for i kommentarene nedenfor, enten det er en av CRM-leverandørene vi har nevnt eller et alternativ som Salesforce; vi vil høre alt om det!