Hur man väljer ett CRM för ditt företag 2023

Att leda ett företag är svårt. Lika utmanande är det att växa. Många entreprenörer tyngs av tidskrävande uppgifter som tar dem bort från vad de behöver göra för att expandera sina varumärken. 

Det är därför ett bra CRM är avgörande för att förbli konkurrenskraftig. 

Var inte rädd om du behöver hjälp med hur du väljer ett CRM-system för ditt företag. Här går vi igenom vad du bör tänka på när du investerar i den här typen av programvara. Så i slutet av det här blogginlägget kommer du förhoppningsvis att vara bättre positionerad för att köpa ett övergripande CRM-verktyg som kan hjälpa dig: 

• Spåra kundinteraktioner
• Håll dig à jour med dina försäljnings- och marknadsföringsinsatser
• Sälj fler produkter
• Skapa fruktbara relationer med befintliga kunder
• Vårda nya kunder
• Förbättra kontakten mellan dina sälj- och marknadsföringsteam

Det finns massor av CRM-lösningar, alla till olika priser och med olika anpassningsalternativ och funktioner. Så håll med mig när vi skär genom röran och finslipa hur man väljer ett CRM. Men först:

Vad är en CRM?

Enkelt uttryckt står 'CRM' för 'Customer Relationship Management' och syftar på programvara som används för att organisera ett företags kontakter/kunder/leads detaljer. 

Utöver att notera e-postadresser och telefonnummer kan en CRM hålla en omfattande kundhistorik över deras affärsinteraktioner över flera kanaler. 

Ofta låter CRM dig bifoga taggar och anteckningar till en kund. Det är såväl som att lägga till uppgifter som när du ska nå kontakten nästa gång, vilka rabatter som kan gälla, om supportåtgärder behövs, etc.

Innan du träffar Google

Istället för att gå till Google direkt (eller din valfria sökmotor) för att hjälpa dig att välja ett CRM, ta ett steg tillbaka och överväg följande:

• Vilka arbetsflöden vill du förbättra med ett CRM?
• Vad är din budget? 
• Hur många personer kommer att använda CRM? Är det bara du, eller har du ett team? 
• Vilka arbetsflöden vill du implementera som du inte har för närvarande?
• Vill du att ditt CRM ska integreras med din befintliga tekniska stack? 

Att ha svaren på de här frågorna i förgrunden när du handlar med CRM hjälper dig att begränsa din sökning, vilket ökar sannolikheten för att hitta den bästa CRM för ditt företag. 

Identifiera dina behov

Med utgångspunkt i vad jag just har sagt ovan är det absolut nödvändigt att du tar reda på dina behov. Detta är trots allt det enda sättet du med säkerhet kan köpa rätt CRM för ditt företag.

Undersök först det aktuella läget för dina försäljningsprocesser och marknadsföringsinsatser; vad vill du effektivisera och optimera för att spara tid och uppnå bättre resultat? 

Specifika områden att utforska inkluderar:

Försäljningsledningar: Har du flaskhalsar som hindrar affärer från att gå igenom? Om så är fallet, leta efter ett CRM som erbjuder bra försäljningsrapportering. Detta bör hjälpa dig att identifiera dessa flaskhalsar så att du kan åtgärda dem därefter. 

Generering av leads: Glider du ofta avledningar mellan fingrarna? Behöver du ett bättre grepp om vilka prospekt som sannolikt kommer att bli kunder? Om så är fallet, leta efter ett CRM som kan samla in leads från flera källor och övervaka deras rörelse genom dina försäljningstrattar.

Andra områden som du kanske vill förbättra kan vara följande:

Kontaktledning: Behöver du hjälp med att hantera dina kontakter och kontaktdata? Om så är fallet är ett CRM som ger en grundlig interaktionshistorik och låter dig segmentera kunder enligt dina krav ett måste. Mer specifikt, leta efter funktioner som anpassad taggning, anteckningar, kundlivstidspoäng etc.

Laghantering: Behöver du bättre hantera ditt teams prestation för att säkerställa att du uppfyller de övergripande målen för ditt företag? I så fall är ett CRM som hjälper dig att mäta ditt teams prestation mot dina mål avgörande. 

Allmän effektivitet: Har du många manuella system som behöver konsolideras? Leta sedan efter ett CRM som erbjuder omfattande automatisering av så många manuella affärsprocesser som möjligt.

Cloud CRM kontra lokalt CRM

De senaste åren har molnbaserade mjukvarulösningar blivit allt mer populära. Men vissa företag föredrar fortfarande att vara värd för sin tekniska stack på plats.

Här är några fördelar och nackdelar för var och en:

Molnbaserad CRM

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Du har inte besväret att behöva bygga och köpa ny IT-infrastruktur.
• De flesta molnbaserade CRM erbjuder automatiska uppdateringar
• Underhållet är enkelt
• Du kan komma åt dina CRM-data från var som helst i världen
• Det är lättare att skala

Nackdelar:

• Kvaliteten på ditt internet avgör användarupplevelsen
• Molnleverantören kan höja avgifterna när som helst eller ta ut extra om du överskrider en användningströskel.
• Eftersom du inte har så mycket kontroll över cybersäkerhet, kanske din data inte är lika säker. 

CRM på plats

Fördelar

• Du styr när du installerar uppdateringar eller uppgraderingar
• Det finns en ökad känsla av säkerhet eftersom du själv kan hålla koll på servrar
• Du kan själv hantera dataåterställning
• CRM på plats kan potentiellt dra nytta av högre hastigheter

Nackdelar

• Du behöver ett dedikerat fysiskt utrymme och IT-infrastruktur för att underlätta ditt CRM.
• Du behöver IT-personal som kan underhålla infrastrukturen
• Skalning är mer komplicerat, eftersom du kan ha begränsat utrymme och resurser tillgängliga
• Du är ansvarig för säkerhet och dataefterlevnad
• Till att börja med finns det vanligtvis en större ekonomisk layout

Om du letar efter det bästa av två världar är det möjligt att använda en hybrid strategi. Detta använder en blandning av lokal CRM-mjukvara, hårdvara och molntjänster.

Vilka funktioner behöver du?

Nu har du en tydligare uppfattning om vad du vill uppnå med ditt CRM, nästa steg är att leta efter funktioner som hjälper dig att uppnå dessa mål. 

Kom ihåg: vad du vill ha av ditt CRM när det gäller funktionalitet kan förändras över tiden. Så leta efter en anpassningsbar lösning som erbjuder skalbarhet med ytterligare funktioner på högre betalda planer, om du så småningom skulle behöva uppgradera. 

Typiska CRM-funktioner du kan leta efter inkluderar:

• Rörledningshantering: Verktyg som ger en överblick över hela din försäljningstratt. Dvs från bekvämligheten av ett ställe kan du se framgångsrika affärer, förlorade affärer, schemalagda möten och försäljningsresultat jämfört med dina försäljningsmål. CRM bör också belysa var specifika kunder hamnar på pipelinen och vilka uppgifter som måste slutföras för att flytta dem vidare längs tratten. 

• Omnikanal kontakthantering: Övervaka kundinteraktioner över sociala medier, e-post och samtal. Ditt CRM bör synkroniseras med vilka verktyg du än använder för att kommunicera med kontakter (t.ex. Gmail eller Outlook). På så sätt får du tillgång till alla dina kontakter från ett ställe. 

• Marknadsföringsmöjligheter: Helst kommer ditt CRM också att komma med marknadsföringsverktyg som annonsspårning och hantering, SEO, social mediahantering, livechatt, etc. 

• Anpassningsbara e-postmallar: Dessa är guld värda när man skickar attraktiva e-postmeddelanden för att vårda framtidsutsikter och stärka relationerna med befintliga kunder.   

• AI-automatisering: Många CRM:er låter dig ställa in automatiseringar för repetitiva uppgifter, som att automatiskt tagga en kund när de utför en åtgärd, flytta kunder till nya segment baserat på specifika åtgärder/beteenden, meddela nödvändiga teammedlemmar när en uppföljning är på väg, etc.

Naturligtvis är detta inte en uttömmande lista. Istället har jag bara listat några få funktioner att hålla utkik efter. 

Vem ska använda ditt CRM?

Det är ingen idé att investera i programvara som dina säljare tycker är krånglig och begränsad. Så identifiera vem som kommer att använda CRM och be dem att engagera sig i testprocessen. Lyssna på vad de säger om hur lätt det är att använda, hur snabbt det gör vad de behöver det till, etc. På så sätt hittar ni tillsammans en lösning som ger alla det de behöver. Genom att få ditt team ombord från början är det mer sannolikt att de använder ditt nya CRM till fullo och uppmuntrar kollegor att göra detsamma. 

Få siffrorna att stämma

Om du är ett litet företag har du sannolikt liten eller ingen budget att spela med; det är viktigt att verka inom dina möjligheter, även om det är noll! 

Det finns CRM-lösningar som erbjuder gratisplaner. Funktionerna kan dock vara begränsade. Ofta kommer du att upptäcka att den funktionalitet du behöver bara är tillgänglig på de dyrare programmen, t.ex. AI, mer sofistikerad rapportering, white labeling, etc.

Du vill också se till att det inte finns några dolda kostnader. Till exempel kan vissa CRM:er debitera extra efter att du når en plans lagringsgräns, om du behöver kundsupport dygnet runt, eller om du vill komma åt CRM offline. Så se till att du har budgeterat för alla viktiga funktioner du behöver så att du inte blir överraskad av extra kostnader.

Proffstips: Om du registrerar dig för en betald plan är det ibland billigare att betala årligen än per månad. Så gör dina läxor för att se hur du får mest valuta för pengarna. Dessutom är det alltid värt att prata med CRM-plattformens säljteam för att se om de har några speciella rabatter eller erbjudanden, särskilt om du är en startup. 

Fungerar CRM för din typ av verksamhet?

Är CRM bekant med din typ av verksamhet? Anta till exempel att du är en småföretag som tittar på en CRM-lösning uttryckligen utformad för större företag. I så fall är det troligen inte för dig. Det är ingen idé att bjuda på superdyr programvara som har funktioner som du inte kommer att använda. I det här fallet kanske mindre företag inte behöver tillgång till white labeling, avancerad marknadsföringsautomation eller omfattande teamhanteringsfunktioner.

Titta på CRM:s webbplats och kolla deras kundrekommendationer. Är företag verksamma inom samma nisch som du använder plattformen?

Till exempel kan CRM för ideella organisationer fokusera mer på pipelines som koncentrerar sig på att sprida medvetenhet och nå nya abonnenter snarare än att sälja. Däremot innehåller CRM specifika för kundtjänst ofta fler funktioner för att stödja kundkommunikation. Som möjligheten att tilldela agenter till specifika kundfrågor, spåra supportbiljetter, skapa kunskapsbas och mycket mer. Alternativt kan ett företag inom läkemedels- eller medicinindustrin behöva kunna spåra en kunds medicinska historia och recept på ett säkert sätt. 

Andra branschspecifika CRM-lösningar inkluderar:

• Call centers
• Bygg
• Försäkring
• Redovisning
• HIPAA-efterlevnad
• Ideella organisationer
• Fitness och friskvård

Har CRM du funderar på en mobilapp?

Oavsett om ditt företag är ett sidoliv eller ett blomstrande företag, kanske du och dina säljare vill ha tillgång till ditt CRM medan du är på språng. Om detta är viktigt för dig, kontrollera om ditt CRM är mobilkompatibelt och/eller erbjuder en mobilapp. På så sätt behöver du inte förlita dig på att vara ansluten till din bärbara dator/desktop att hantera försäljning och kunder. 

integrationer

Vi berörde detta kort längre upp i denna guide. Du kommer troligen att ha ett CRM som integreras med dina redan existerande system. När allt kommer omkring är hela poängen med att använda ett CRM att effektivisera din försäljning och kundverksamhet. Du vill inte lägga till en annan programvara som kommer att krångla saker ytterligare. 

Så nedan har vi listat några av de typer av integrationer att hålla utkik efter:

• Bokförings- och ekonomiprogramvaran du använder
• Din befintliga webbplats/e-handelsplattformar
• Alla marknadsföringsverktyg du redan använder
• Comms programvara du använder, som Outlook, Gmail, Slack, etc.
• Google-produkter som Kalkylark, Kalender, Dokument osv.

Kom ihåg: Ju mer din valda CRM integreras med din tekniska stack, desto mindre sannolikt kommer du att behöva överföra information manuellt till ditt CRM. Inte bara det, utan du kommer att spara mycket tid i framtiden eftersom du inte behöver ständigt referera till flera program på separata flikar. Istället kan du hantera allt från bekvämligheten med ett gränssnitt. 

Support

När du har frågor om ditt CRM är det sista du vill vänta flera dagar på att någon ska hjälpa dig. Så innan du skriver under på den prickade linjen, titta på vad kundrecensioner säger om CRM:s kundtjänst.

Du kommer också att vilja gräva i din SaaS kundtjänsterbjudande. Till exempel:

• Erbjuder de 24/7 support?
• Vilken typ av support erbjuds: Livechatt? E-post? Telefon?
• Finns det självhjälpshandledningar och guider på deras hemsida?
• Vilken onboarding är tillgänglig när du registrerar dig?

Vanligtvis, om du väljer den kostnadsfria planen (om det finns en tillgänglig), kan supporten vara mer begränsad. Så, i det här fallet, se till att CRM erbjuder självhjälpsguider online, ett användarforum, vanliga frågor, etc. 

Kundens integritet

Om du verkar i EU eller arbetar med EU-baserade kunder, att lagra kunddata så att den är GDPR-kompatibel är ett lagkrav. Det sista någon vill ha är en dataläcka och efterföljande böter.

USA har en motsvarighet som kallas CCPA (California Consumer Privacy Act), som fastställer liknande regler. Så om en kund till exempel vill att du ska ta bort dem från din databas måste du kunna göra det snabbt och säkert.  

Förutom att det är lag, är det också god praxis att ta hand om din kunds integritet. Att trampa på deras personliga rättigheter fjärmar bara kunderna och får din publik att tappa tron ​​på ditt företag. 

Proffstips: Huruvida ett CRM är GDPR och/eller CCPA-kompatibelt kommer inte alltid att anges på dess funktionssida. Så istället kan du behöva läsa dess villkor och/eller ett avsnitt om säkerhet för mer information. 

CRM-företag värda att provköra

I slutändan är det ditt val och ditt ansvar att hitta rätt CRM för ditt företag. Vissa CRM:er är dock mer väl granskade än andra. Som sagt, här är våra tre bästa CRM:er och en snabb sammanfattning av vad de erbjuder:

Pipedrive CRM

Pipedrive CRM erbjuder en rad försäljningsfunktioner, inklusive:

• En mobilapp för iOS- och Android-användare
• Försäljningsautomatisering (skicka offerter, fakturor automatiskt och låt kunderna betala med ett klick) 
• Anpassningsbar rapportering för att spåra försäljning kontra mål, flaskhalsar och så vidare
• E-post- och kommunikationsspårning, inklusive liveaviseringar när en kontakt öppnar din e-post
• Integration med mer än 300 appar
• Ett visuellt gränssnitt för att skapa och anpassa så många försäljningspipelines som du behöver. 
• Du kan ge kunderna en 24/7 chatbot (med anpassningsbara frågor) och livechatt – båda som du kan använda för att hantera potentiella kunder. 
• Få tillgång till en inkorg för potentiella kunder där du kan redigera, filtrera och sortera potentiella kunder som du kan ha hämtat via din webbplats, sociala medier, livechatt, etc.
• 24/7 support på alla planer

Om du vill testa Pipedrives CRM kan du göra det gratis i 30 dagar. Efter det finns det fyra betalplaner (ingen gratis). Det billigaste är Essential-planen, med priser som börjar på $14.90 per användare och månad, faktureras årligen. 

HubSpot CRM

HubSpot erbjuder användarna en gratis CRM-plan med begränsade funktioner. Det är såväl som betalda planer som inkluderar element från dess andra lösningar, inklusive HubSpots Marketing Hub och Service Hub. 

Den kostnadsfria planen inkluderar marknadsföring, försäljning, service, CMS och driftverktyg. Men dessa är begränsade. Till exempel får du bara 200 e-postspårning och aviseringar per månad (spåra och få aviseringar om engångsmail öppnas) och HubSpots märkesvaror livechatt. Du får också supportbiljettfunktioner, begränsade konversationsrobotar, en delad inkorg, tillgång till en rapporteringspanel, mötesschemaläggning, anpassningsbara offerter och mycket mer. 

HubSpot integreras med över 1,000 24 appar och alla får support dygnet runt.

Det är värt att utforska vad du får på gratisplanen. Men du kanske tycker att du gillar det HubSpot men måste gå mot en betald plan, med priser som börjar för HubSpot CRM till $45/månad om du betalar i förskott under ett år. De betalda planerna erbjuder mycket mer. Inklusive 1,000 XNUMX månatliga e-postkontakter och upp till tio automatiska åtgärder (till exempel automatisk kundtaggning, automatiska e-postsvar etc.), medan gratisprogrammet bara ger dig en.

Freshworks CRM

Ett mer prisvärt alternativ är kanske Freshworks (aka Freshsales). Freshworks kostnadsfria plan inkluderar följande:

• Kontakt- och kontohanteringsfunktioner inkluderar aktivitetstidslinjer, prospektrankning, anteckningar, filer och automatisk profilberikning (kontaktuppgifter som visas offentligt på sociala medier läggs till).
• Anpassningsbara kundkontaktstadier – Definiera dina egna pipelinestadier och tagga kunder för att ange var på resan de är
• Konfigurera en livechattwidget på din webbplats
• 24/5 support för dig via telefon, chatt och e-post
• En mobilapp från vilken du kan komma åt Freshorks när du är på flykt

Du måste uppgradera till en betald plan för att låsa upp ytterligare CRM-funktioner. Priserna börjar på $15 per användare/per månad/betald årligen. 

När du registrerar dig för en betald plan kan du få tillgång till funktioner som den visuella försäljningspipeline, där du kan spåra erbjudanden i en:

• Kanbanvy
• Pipeline vy
• Trattvy

...och få en överblick över avtalsstatusar. 

Andra betalda funktioner inkluderar att kunna ställa in försäljningssekvenser. Det är när du ställer in en serie automatiserade steg för att vårda dina säljkontakter och konvertera dem. Exempelvis regelbundna automatiserade uppföljningar, rabattgenerering m.m. 

Freshworks CRM integreras också med 100+ integrationer. Dessutom har betalplansanvändare tillgång till Freddy, plattformens AI-drivna assistent som hjälper dig att nå och hantera dina kunder bättre. 

Är du redo att använda rätt CRM för ditt företag?

Förhoppningsvis har den här guiden om hur du väljer ett CRM för ditt företag gett dig en tankeställare. 

I ett nötskal kommer den bästa CRM-programvaran:

• Integrera med dina befintliga verktyg
• Förenkla alltför komplexa och tidskrävande administrativa aspekter av din försäljningsverksamhet
• Spåra kundinteraktioner och försäljningspipelines. 

Om du är osäker på vilka funktioner du kan behöva från början är det bästa du kan göra att se om CRM på din kortlista erbjuder en gratis livedemo. Här ska en säljare guida dig genom vad CRM gör, och du kan ställa frågor. Som en näst bästa kanske du hittar videodemos på CRM:s webbplats. En annan sak att helst leta efter är en generös gratis provperiod (minst 14 dagar) och/eller till och med en gratis plan, med utsikten att uppgradera till en betald plan när du behöver ytterligare funktioner. 

Vi rekommenderar att du provkör minst två eller tre lösningar innan du bestämmer dig och följer de steg som föreslås i den här guiden. Genom att bedöma dina affärsbehov är du bättre positionerad för att matcha dessa behov till rätt CRM som kan växa med dig. 

Är du redo att gå och handla CRM? Låt oss veta vilket CRM du väljer i kommentarerna nedan, oavsett om det är ett av CRM vendellers vi har nämnt eller ett alternativ som Salesforce; vi vill höra allt om det!