Hoe u een CRM voor uw bedrijf kiest in 2023

Het managen van een bedrijf is moeilijk. Even uitdagend is het te laten groeien. Veel ondernemers gaan gebukt onder tijdrovende taken die hen afleiden van wat ze moeten doen om hun merken uit te breiden. 

Daarom is een goed CRM essentieel om concurrerend te blijven. 

Vrees niet als u hulp nodig heeft bij het kiezen van een CRM-systeem voor uw bedrijf. Hier laten we u zien waar u op moet letten bij het investeren in dit soort software. Dus hopelijk bent u aan het einde van deze blogpost beter gepositioneerd om een ​​allesomvattende CRM-tool aan te schaffen die u kan helpen: 

• Volg klantinteracties
• Blijf op de hoogte van uw verkoop- en marketinginspanningen
• Verkoop meer producten
• Bevorder vruchtbare relaties met bestaande klanten
• Koester nieuwe klanten
• Verbeter de verbinding tussen uw verkoop- en marketingteams

Er zijn tal van CRM-oplossingen, allemaal tegen verschillende prijzen en met verschillende aanpassingsmogelijkheden en functies. Dus blijf bij me terwijl we de rommel doorzoeken en ons verdiepen in het kiezen van een CRM. Maar eerst:

Wat is een CRM?

Simpel gezegd, 'CRM' staat voor 'Customer Relationship Management' en verwijst naar software die wordt gebruikt om de details van contacten/klanten/leads van een bedrijf te organiseren. 

Naast het noteren van e-mailadressen en telefoonnummers, kan een CRM een uitgebreide klantgeschiedenis bijhouden van hun zakelijke interacties via meerdere kanalen. 

Met CRM's kunt u vaak tags en notities aan een klant toevoegen. Dat is net zo goed als het toevoegen van taken, zoals wanneer de volgende keer contact moet worden opgenomen met de contactpersoon, welke kortingen mogelijk van toepassing zijn, of ondersteuning nodig is, enz.

Voordat je op Google klikt

In plaats van meteen naar Google te gaan (of uw favoriete zoekmachine). helpen bij het kiezen van een CRM, doe een stapje terug en overweeg het volgende:

• Welke workflows wil je verbeteren met behulp van een CRM?
• Wat is je budget? 
• Hoeveel mensen gaan het CRM gebruiken? Ben jij de enige of heb je een team? 
• Welke workflows wilt u implementeren die u momenteel niet heeft?
• Wilt u dat uw CRM integreert met uw bestaande tech stack? 

Als u de antwoorden op deze vragen voor ogen heeft terwijl u CRM-winkelt, kunt u uw zoekopdracht verfijnen, waardoor de kans groter wordt dat u de beste CRM voor uw bedrijf vindt. 

Identificeer uw behoeften

Voortbouwend op wat ik zojuist hierboven heb gezegd, is het absoluut noodzakelijk dat u uw behoeften onder de loep neemt. Dit is tenslotte de enige manier waarop u met een gerust hart de juiste CRM voor uw bedrijf kunt kopen.

Onderzoek eerst de huidige staat van uw verkoopprocessen en marketinginspanningen; wat wil je stroomlijnen en optimaliseren om tijd te besparen en betere resultaten te behalen? 

Specifieke gebieden om te verkennen zijn onder andere:

Verkooppijpleidingen: Heeft u knelpunten waardoor deals niet doorgaan? Zoek dan naar een CRM die goede verkooprapportage biedt. Dit zou u moeten helpen om die knelpunten te identificeren, zodat u ze dienovereenkomstig kunt aanpakken. 

Lead generatie: Glijden leads vaak door je vingers? Heeft u meer inzicht nodig in welke prospects waarschijnlijk klanten worden? Zo ja, zoek dan naar een CRM die in staat is om leads uit meerdere bronnen te verzamelen en hun beweging door uw verkooptrechters te volgen.

Andere gebieden die u misschien wilt verbeteren, zijn onder meer:

Contactbeheer: Hulp nodig bij het beheren van uw contacten en contactgegevens? Als dat het geval is, is een CRM die een grondige interactiegeschiedenis biedt en waarmee u klanten kunt segmenteren op basis van uw vereisten, een must. Zoek meer specifiek naar functies zoals aangepaste tagging, notities, levensduurscores van klanten, enz.

Teamleiding: Heeft u behoefte aan de prestaties van uw team beter beheren om ervoor te zorgen dat u de overkoepelende doelstellingen van uw bedrijf haalt? In dat geval is een CRM die u helpt de prestaties van uw team af te meten aan uw doelstellingen cruciaal. 

Algemene efficiëntie: Heeft u veel handmatige systemen die moeten worden geconsolideerd? Ga dan op zoek naar een CRM die verregaande automatisering biedt van zoveel mogelijk handmatige bedrijfsprocessen.

Cloud CRM versus lokale CRM

De afgelopen jaren zijn cloudgebaseerde softwareoplossingen steeds populairder geworden. Sommige bedrijven geven er echter nog steeds de voorkeur aan om hun techstack on-premise te hosten.

Hier zijn een paar voor- en nadelen voor elk:

Cloudgebaseerde CRM

Voors:

• U heeft geen gedoe met het bouwen en aanschaffen van een nieuwe IT-infrastructuur.
• De meeste cloudgebaseerde CRM's bieden automatische updates
• Onderhoud is moeiteloos
• U heeft overal ter wereld toegang tot uw CRM-gegevens
• Het is gemakkelijker te schalen

nadelen:

• De kwaliteit van je internet bepaalt de gebruikerservaring
• De cloudprovider kan op elk moment de kosten verhogen of extra kosten in rekening brengen als u een gebruiksdrempel overschrijdt.
• Aangezien u niet zoveel controle heeft over cyberbeveiliging, zijn uw gegevens mogelijk niet zo veilig. 

CRM op locatie

VOORDELEN

• U bepaalt wanneer u updates of upgrades installeert
• Er is een verhoogd veiligheidsgevoel omdat u zelf de servers kunt bewaken
• U kunt gegevensherstel zelf beheren
• On-premise CRM's kunnen mogelijk profiteren van hogere snelheden

NADELEN

• U hebt een speciale fysieke ruimte en IT-infrastructuur nodig om uw CRM te faciliteren.
• U hebt IT-personeel nodig dat in staat is om de infrastructuur te onderhouden
• Schalen is ingewikkelder, omdat u mogelijk beperkte ruimte en middelen beschikbaar heeft
• Je bent verantwoordelijk voor beveiliging en gegevenscompliance
• Om te beginnen is er meestal een grotere financiële lay-out

Als u op zoek bent naar het beste van twee werelden, kunt u kiezen voor een hybride aanpak. Dit maakt gebruik van een mix van on-premise CRM-software, hardware en cloudservices.

Welke functies heb je nodig?

Nu je een duidelijker idee hebt van wat je wilt bereiken met je CRM, is de volgende stap het zoeken naar functies die je kunnen helpen die doelen te bereiken. 

Vergeet niet: wat u qua functionaliteit van uw CRM verlangt, kan in de loop van de tijd veranderen. Zoek dus naar een aanpasbare oplossing die schaalbaarheid biedt met extra functies op hogerbetaalde abonnementen, mocht u uiteindelijk moeten upgraden. 

Typische CRM-functies waarnaar u mogelijk op zoek bent, zijn onder meer:

• Pijpleidingbeheer: Tools die een overzicht geven van je gehele sales funnel. Dat wil zeggen, vanuit het gemak van één plek kunt u succesvolle deals, verloren deals, geplande afspraken en verkoopprestaties zien versus uw verkoopdoelstellingen. De CRM moet ook aangeven waar specifieke klanten in de pijplijn terechtkomen en welke taken moeten worden voltooid om ze verder in de trechter te krijgen. 

• Omnichannel contactbeheer: Bewaak klantinteracties via sociale media, e-mail en oproepen. Uw CRM moet worden gesynchroniseerd met alle tools die u gebruikt om met contacten te communiceren (bijv. Gmail of Outlook). Zo heb je vanaf één plek toegang tot al je contacten. 

• Marketingmogelijkheden: Idealiter wordt uw CRM ook geleverd met marketingtools zoals het volgen en beheren van advertenties, SEO, beheer van sociale media, livechat, enz. 

• Aanpasbare e-mailsjablonen: Deze zijn hun gewicht in goud waard bij het versturen van aantrekkelijke e-mails om prospects te koesteren en relaties met bestaande klanten te versterken.   

• AI-automatisering: Met veel CRM's kunt u automatiseringen instellen voor repetitieve taken, zoals het automatisch taggen van een klant wanneer deze een actie uitvoert, klanten naar nieuwe segmenten verplaatsen op basis van specifieke acties/gedragingen, noodzakelijke teamleden op de hoogte stellen wanneer een follow-up moet worden uitgevoerd, enz.

Natuurlijk is dit geen uitputtende lijst. In plaats daarvan heb ik slechts een paar functies opgesomd waar u op moet letten. 

Wie gaat uw CRM gebruiken?

Het heeft geen zin om te investeren in software die uw verkopers omslachtig en beperkt vinden. Bepaal dus wie het CRM gaat gebruiken en vraag hen om betrokken te raken bij het testproces. Luister naar wat ze zeggen over hoe gemakkelijk het is in gebruik, hoe snel het doet wat ze nodig hebben, enz. Op die manier vind je samen een oplossing die iedereen voorziet van wat ze nodig hebben. Door uw team vanaf het begin mee te krijgen, is de kans groter dat ze uw nieuwe CRM ten volle zullen omarmen en collega's zullen aanmoedigen hetzelfde te doen. 

Laat de cijfers optellen

Als je een klein bedrijf bent, heb je waarschijnlijk weinig of geen budget om mee te spelen; het is essentieel om binnen uw mogelijkheden te werken, zelfs als het nul is! 

Er zijn CRM-oplossingen die gratis abonnementen bieden. De functies kunnen echter beperkt zijn. Vaak zul je merken dat de functionaliteit die je nodig hebt alleen beschikbaar is op de duurdere programma's, bijvoorbeeld AI, meer geavanceerde rapportage, white labeling, etc.

U wilt er ook zeker van zijn dat er geen verborgen kosten zijn. Sommige CRM's kunnen bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengen nadat u de opslaglimiet van een abonnement hebt bereikt, als u 24/7 klantenondersteuning nodig heeft of als u offline toegang wilt tot CRM's. Zorg er dus voor dat u een budget hebt gereserveerd voor alle essentiële functies die u nodig heeft, zodat u niet verrast wordt door extra kosten.

Pro Tip: Als u zich aanmeldt voor een betaald abonnement, is het soms goedkoper om jaarlijks te betalen dan per maand. Dus, doe je huiswerk om te zien hoe je het meeste waar voor je geld kunt krijgen. Bovendien is het altijd de moeite waard om met het verkoopteam van het CRM-platform te praten om te zien of ze speciale kortingen of aanbiedingen hebben, vooral als je een startup. 

Werkt de CRM voor uw type bedrijf?

Is het CRM bekend met uw type bedrijf? Stel dat u een kleine onderneming die op zoek is naar een CRM-oplossing expliciet ontworpen voor grotere ondernemingen. In dat geval is het waarschijnlijk niets voor jou. Het heeft geen zin om te betalen voor superdure software met functies die u niet zult gebruiken. In dit geval hebben kleinere bedrijven mogelijk geen toegang nodig tot white labeling, geavanceerde marketingautomatisering of uitgebreide functies voor teambeheer.

Kijk naar de CRM-website en bekijk hun getuigenissen van klanten. Zijn bedrijven actief in dezelfde niche als u die het platform gebruikt?

CRM's voor non-profitorganisaties kunnen zich bijvoorbeeld meer richten op pijplijnen die gericht zijn op het verspreiden van bewustzijn en het bereiken van nieuwe abonnees in plaats van op het genereren van verkopen. CRM's die specifiek zijn voor klantenservice bevatten daarentegen vaak meer functies om klantcommunicatie te ondersteunen. Zoals de mogelijkheid om agenten toe te wijzen aan specifieke vragen van klanten, ondersteuningstickets te volgen, een kennisbank te maken en nog veel meer. Als alternatief kan het nodig zijn dat een bedrijf in de farmaceutische of medische industrie de medische geschiedenis en recepten van een klant veilig kan volgen. 

Andere branchespecifieke CRM-oplossingen zijn onder meer:

• Telefooncentrales
• Bouw
• Verzekering
• Accounting
• HIPAA-naleving
• Non-profits
• Fitness en welzijn

Heeft de CRM die u overweegt een mobiele app?

Of uw bedrijf nu een bijverdienste is of een bloeiende onderneming, u en uw verkopers willen misschien toegang hebben tot uw CRM terwijl u onderweg bent. Als dit belangrijk voor u is, controleer dan of uw CRM mobiel compatibel is en/of een mobiele app biedt. Op die manier hoeft u niet afhankelijk te zijn van uw laptop/desktop om verkopen en klanten te beheren. 

Integraties

We hebben dit hoger in deze gids kort besproken. U wilt waarschijnlijk een CRM die kan worden geïntegreerd met uw reeds bestaande systemen. Het hele doel van het gebruik van een CRM is immers om uw verkoop- en klantactiviteiten te stroomlijnen. U wilt geen andere software toevoegen die de zaken nog ingewikkelder maakt. 

Daarom hebben we hieronder een aantal soorten integraties opgesomd waar u op moet letten:

• De boekhoud- en financiële software die u gebruikt
• Uw bestaande website/e-commerceplatforms
• Alle marketingtools die u al gebruikt
• Communicatiesoftware die u gebruikt, zoals Outlook, Gmail, Slack, enz.
• Google-producten zoals Spreadsheets, Agenda, Documenten, enz.

Vergeet niet: Hoe meer je gekozen CRM integreert met je tech-stack, hoe kleiner de kans dat je informatie handmatig naar je CRM moet overzetten. Niet alleen dat, maar u zult in de toekomst veel tijd besparen omdat u niet constant naar meerdere software in afzonderlijke tabbladen hoeft te verwijzen. In plaats daarvan kunt u alles beheren vanuit het gemak van één interface. 

Klantenservice

Als je vragen hebt over je CRM, is het laatste wat je wilt dagen wachten tot iemand je helpt. Kijk dus, voordat u de stippellijn ondertekent, naar wat klantrecensies zeggen over de klantenservice van het CRM.

U zult ook willen graven in het klantenserviceaanbod van uw SaaS. Bijvoorbeeld:

• Bieden ze 24/7 ondersteuning?
• Wat voor soort ondersteuning wordt aangeboden: Livechat? E-mailen? Telefoon?
• Zijn er zelfhulp-tutorials en handleidingen op hun website?
• Welke onboarding is beschikbaar als je je aanmeldt?

Als u kiest voor het gratis abonnement (mocht er een beschikbaar zijn), kan de ondersteuning doorgaans beperkter zijn. Zorg er in dit geval dus voor dat het CRM online zelfhulpgidsen, een gebruikersforum, veelgestelde vragen, enz. biedt. 

Privacy van klanten

Als u actief bent in de EU of werkt met in de EU gevestigde klanten, het opslaan van klantgegevens zodat deze voldoen aan de AVG, is een wettelijke vereiste. Het laatste wat iemand wil, is een datalek en boetes.

De VS hebben een equivalent genaamd de CCPA (California Consumer Privacy Act), die soortgelijke regels vaststelt. Dus als een klant bijvoorbeeld wil dat je hem of haar uit je database verwijdert, moet je dat snel en veilig kunnen doen.  

Afgezien van de wet, is het ook een goede gewoonte om voor de privacy van uw klant te zorgen. Het schenden van hun persoonlijke rechten vervreemdt klanten alleen maar en zorgt ervoor dat uw publiek het vertrouwen in uw bedrijf verliest. 

Pro Tip: Of een CRM GDPR- en/of CCPA-compatibel is, wordt niet altijd vermeld op de pagina met functies. Dus in plaats daarvan moet u mogelijk de algemene voorwaarden en/of een gedeelte over beveiliging doornemen voor meer informatie. 

CRM-bedrijven die het waard zijn om een ​​proefrit te maken

Uiteindelijk is het uw keuze en uw verantwoordelijkheid om de juiste CRM voor uw bedrijf te vinden. Sommige CRM's worden echter beter beoordeeld dan andere. Dat gezegd hebbende, hier zijn onze top drie CRM's en een kort overzicht van wat ze bieden:

Pipedrive CRM

Pipedrive CRM biedt een scala aan verkoopfuncties, waaronder:

• Een mobiele app voor iOS- en Android-gebruikers
• Verkoopautomatisering (verzend automatisch offertes, facturen en laat klanten met één klik betalen) 
• Aanpasbare rapportage om verkoop versus doelen, knelpunten, enzovoort bij te houden
• Het volgen van e-mail en communicatie, inclusief live meldingen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent
• Integratie met meer dan 300 apps
• Een visuele interface om zoveel verkooppijplijnen te creëren en aan te passen als je nodig hebt. 
• U kunt klanten een 24/7 chatbot (met aanpasbare vragen) en live chat bieden, die u beide kunt gebruiken om leads te beheren. 
• Toegang tot een 'Leads-inbox' van waaruit u leads kunt bewerken, filteren en sorteren die u mogelijk via uw website, sociale media, livechat, enz.
• 24/7 ondersteuning voor alle abonnementen

Als je het CRM van Pipedrive wilt testen, kun je dat 30 dagen gratis doen. Daarna zijn er vier betaalde abonnementen (geen gratis). Het goedkoopste is het Essential-abonnement, met prijzen vanaf $ 14.90 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd. 

HubSpot CRM

HubSpot biedt gebruikers een gratis CRM-abonnement met beperkte functies. Dat is net zo goed als betaalde abonnementen die elementen van zijn andere oplossingen bevatten, waaronder HubSpot's Marketing Hub en Service Hub. 

Het gratis abonnement omvat marketing-, verkoop-, service-, CMS- en operationele tools. Maar deze zijn beperkt. U krijgt bijvoorbeeld slechts 200 e-mailtracking en -meldingen per maand (volg en ontvang een melding als eenmalige e-mails worden geopend) en HubSpot's merk live chat. U krijgt ook ondersteuningsticketfuncties, beperkte gespreksbots, een gedeelde inbox, toegang tot een rapportagedashboard, vergaderplanning, aanpasbare offertes en nog veel meer. 

HubSpot kan worden geïntegreerd met meer dan 1,000 apps en iedereen krijgt 24/7 ondersteuning.

Het is de moeite waard om te onderzoeken wat u krijgt met het gratis abonnement. Het kan echter zijn dat u het leuk vindt HubSpot maar moet naar een betaald abonnement gaan, met prijzen vanaf HubSpot CRM voor $ 45 / mnd als u een jaar vooruit betaalt. De betaalde abonnementen bieden veel meer. Inclusief 1,000 maandelijkse e-mailcontacten en tot tien geautomatiseerde acties (bijvoorbeeld automatische klanttags, automatische e-mailantwoorden, enz.), Terwijl het gratis programma u er maar één geeft.

Freshworks-CRM

Een meer betaalbare optie is misschien Freshworks (ook bekend als Freshsales). Het gratis abonnement van Freshworks omvat het volgende:

• Functies voor contact- en accountbeheer omvatten activiteitentijdlijnen, rangschikking van prospects, notities, bestanden en automatische profielverrijking (contactgegevens die openbaar op sociale media worden weergegeven, worden toegevoegd).
• Klantcontactfasen aanpasbaar – Definieer uw eigen pijplijnfasen en tag klanten om aan te geven waar ze zich in het traject bevinden
• Zet een live chat widget op je website
• 24/5 ondersteuning voor u via telefoon, chat en e-mail
• Een mobiele app waarmee je toegang hebt tot Freshorks terwijl je op de vlucht bent

U moet upgraden naar een betaald abonnement om extra CRM-functies te ontgrendelen. Prijzen beginnen bij $ 15 per gebruiker/per maand/jaarlijks betaald. 

Wanneer u zich aanmeldt voor een betaald abonnement, heeft u toegang tot functies zoals de visuele verkooppijplijn, waar u deals kunt volgen in een:

• Kanban-weergave
• Pijplijn weergave
• Trechter weergave

...en krijg in één oogopslag de dealstatussen. 

Andere betaalde functies zijn onder meer de mogelijkheid om verkoopvolgorden in te stellen. Dit is wanneer u een reeks geautomatiseerde stappen opzet om uw verkoopcontacten te koesteren en te converteren. Bijvoorbeeld regelmatige geautomatiseerde follow-ups, het genereren van kortingen, enz. 

Freshworks-CRM kan ook worden geïntegreerd met meer dan 100 integraties. Gebruikers van een betaald abonnement hebben ook toegang tot Freddy, de AI-aangedreven assistent van het platform die u helpt uw ​​klanten beter te bereiken en te beheren. 

Bent u klaar om de juiste CRM voor uw bedrijf te gebruiken?

Hopelijk heeft deze gids over het kiezen van een CRM voor uw bedrijf u aan het denken gezet. 

Kortom, de beste CRM-software zal:

• Integreer met uw bestaande tools
• Vereenvoudig te ingewikkelde en tijdrovende administratieve aspecten van uw verkoopactiviteiten
• Volg klantinteracties en verkooppijplijnen. 

Als u niet zeker weet welke functies u vanaf het begin nodig heeft, kunt u het beste kijken of de CRM op uw shortlist een gratis live demo biedt. Hier moet een verkoper u begeleiden bij wat het CRM doet en kunt u vragen stellen. Als tweede beste vind je misschien videodemo's op de CRM-website. Het andere waar je idealiter naar moet zoeken, is een genereuze gratis proefperiode (minimaal 14 dagen) en/of zelfs een gratis abonnement, met het vooruitzicht om te upgraden naar een betaald abonnement wanneer je extra functies nodig hebt. 

We raden aan om ten minste twee of drie oplossingen te testen voordat u de in deze handleiding voorgestelde stappen vastlegt en volgt. Door uw zakelijke behoeften te beoordelen, bent u beter gepositioneerd om die behoeften af ​​te stemmen op de juiste CRM die met u mee kan groeien. 

Bent u klaar om CRM te gaan shoppen? Laat ons in de reacties hieronder weten voor welke CRM u kiest, of het nu een van de CRM-leveranciers is die we hebben genoemd of een alternatief zoals Salesforce; we willen er alles over horen!