Come scegliere un CRM per la tua azienda nel 2023

Gestire un'impresa è difficile. Altrettanto impegnativo è coltivarlo. Molti imprenditori sono appesantiti da attività che richiedono tempo che li distolgono da ciò che devono fare per espandere i loro marchi. 

Ecco perché un buon CRM è essenziale per rimanere competitivi. 

Non temere, se hai bisogno di aiuto su come scegliere un sistema CRM per la tua azienda. Qui, ti guideremo attraverso cosa considerare quando investi in questo tipo di software. Quindi, si spera, entro la fine di questo post sul blog, sarai in una posizione migliore per acquistare uno strumento CRM onnicomprensivo che possa aiutarti: 

• Tieni traccia delle interazioni con i clienti
• Rimani al passo con le tue attività di vendita e marketing
• Vendi più prodotti
• Promuovere relazioni fruttuose con i clienti esistenti
• Coltiva nuovi clienti
• Migliora il collegamento tra i tuoi team di vendita e marketing

Esistono tantissime soluzioni CRM, tutte a prezzi diversi e con varie opzioni e funzionalità di personalizzazione. Quindi, resta con me mentre eliminiamo il disordine e ci concentriamo su come scegliere un CRM. Ma prima:

Cos'è un CRM?

In parole povere, "CRM" sta per "Customer Relationship Management" e si riferisce al software utilizzato per organizzare i dettagli dei contatti/clienti/lead di un'azienda. 

Oltre a annotare indirizzi e-mail e numeri di telefono, un CRM può conservare una cronologia completa delle interazioni commerciali dei clienti su più canali. 

Spesso i CRM ti consentono di allegare tag e note a un cliente. Oltre ad aggiungere attività come quando contattare il contatto, quali sconti potrebbero essere applicati, se è necessaria un'azione di supporto, ecc.

Prima di colpire Google

Invece di andare subito su Google (o sul tuo motore di ricerca preferito) a aiutarti a scegliere un CRM, fai un passo indietro e considera quanto segue:

• Quali flussi di lavoro vuoi migliorare utilizzando un CRM?
• Qual è il tuo budget? 
• Quante persone utilizzeranno il CRM? Sei solo tu o hai una squadra? 
• Quali flussi di lavoro vuoi implementare che al momento non hai?
• Vuoi che il tuo CRM si integri con il tuo stack tecnologico esistente? 

Avere le risposte a queste domande in prima linea nella tua mente durante lo shopping CRM ti aiuterà a restringere la tua ricerca, aumentando la probabilità di identificare il miglior CRM per la tua azienda. 

Identifica le tue esigenze

Sulla base di ciò che ho appena detto sopra, è imperativo che tu faccia una ricognizione delle tue esigenze. Dopotutto, questo è l'unico modo in cui potrai acquistare con sicurezza il CRM giusto per la tua azienda.

Innanzitutto, esamina lo stato attuale dei tuoi processi di vendita e degli sforzi di marketing; cosa vuoi semplificare e ottimizzare per risparmiare tempo e ottenere risultati migliori? 

Le aree specifiche da esplorare includono:

Pipeline di vendita: Avete colli di bottiglia che impediscono il completamento delle trattative? In tal caso, cerca un CRM che offra buoni rapporti sulle vendite. Questo dovrebbe aiutarti a identificare quei colli di bottiglia in modo da poterli affrontare di conseguenza. 

Generazione di lead: I cavi ti scivolano spesso tra le dita? Hai bisogno di una migliore comprensione di quali potenziali clienti potrebbero trasformarsi in clienti? In tal caso, cerca un CRM in grado di raccogliere lead da più fonti e monitorare il loro movimento attraverso le tue canalizzazioni di vendita.

Altre aree che potresti voler migliorare potrebbero includere quanto segue:

Gestione contatti: Hai bisogno di aiuto per gestire i tuoi contatti e dati di contatto? In tal caso, un CRM che fornisce una cronologia completa delle interazioni e ti consente di segmentare i clienti in base alle tue esigenze è un must. Più specificamente, cerca funzionalità come tag personalizzati, note, punteggi a vita dei clienti, ecc.

Gestione della squadra: Avete bisogno di gestire meglio le prestazioni del tuo team per assicurarti di raggiungere gli obiettivi generali della tua attività? In tal caso, un CRM che ti aiuti a misurare le prestazioni della tua squadra rispetto ai tuoi obiettivi è fondamentale. 

Efficienza complessiva: Hai molti sistemi manuali che devono essere consolidati? Quindi, cerca un CRM che offra un'ampia automazione del maggior numero possibile di processi aziendali manuali.

Cloud CRM rispetto a CRM on-premise

Negli ultimi anni, le soluzioni software basate su cloud sono diventate sempre più popolari. Tuttavia, alcune aziende preferiscono ancora ospitare il proprio stack tecnologico in sede.

Ecco alcuni vantaggi e svantaggi per ciascuno:

CRM basato su cloud

PRO:

• Non hai il fastidio di dover costruire e acquistare una nuova infrastruttura IT.
• La maggior parte dei CRM basati su cloud offre aggiornamenti automatici
• La manutenzione è semplice
• Puoi accedere ai tuoi dati CRM da qualsiasi parte del mondo
• È più facile da ridimensionare

Contro:

• La qualità della tua connessione Internet determina l'esperienza dell'utente
• Il fornitore di servizi cloud può aumentare le tariffe in qualsiasi momento o addebitare costi aggiuntivi se si supera una soglia di utilizzo.
• Poiché non hai lo stesso controllo sulla sicurezza informatica, i tuoi dati potrebbero non essere altrettanto sicuri. 

CRM locale

Vantaggi

• Sei tu a controllare quando installi aggiornamenti o upgrade
• C'è un maggiore senso di sicurezza in quanto puoi sorvegliare tu stesso i server
• Puoi gestire autonomamente il ripristino dei dati
• I CRM on-premise possono potenzialmente beneficiare di velocità più elevate

Svantaggi

• Hai bisogno di uno spazio fisico dedicato e di un'infrastruttura IT per facilitare il tuo CRM.
• Avrai bisogno di personale IT in grado di mantenere l'infrastruttura
• Il ridimensionamento è più complicato, poiché potresti avere a disposizione spazio e risorse limitati
• Sei responsabile della sicurezza e della conformità dei dati
• Per cominciare, di solito c'è un layout finanziario più ampio

Se stai cercando il meglio di entrambi i mondi, è possibile adottare un approccio ibrido. Questo utilizza un mix di software CRM on-premise, hardware e servizi cloud.

Quali caratteristiche hai bisogno?

Ora che hai un'idea più chiara di ciò che vuoi ottenere dal tuo CRM, il passo successivo è cercare funzionalità che ti aiutino a raggiungere questi obiettivi. 

Ricorda: ciò che vuoi dal tuo CRM in termini di funzionalità può cambiare nel tempo. Quindi cerca una soluzione adattabile che offra scalabilità con funzionalità aggiuntive su piani più pagati, nel caso in cui dovessi eventualmente eseguire l'aggiornamento. 

Le caratteristiche tipiche del CRM che potresti cercare includono:

• Gestione della pipeline: Strumenti che forniscono una panoramica dell'intero funnel di vendita. Ad esempio, dalla comodità di un'unica posizione, puoi vedere affari andati a buon fine, affari persi, appuntamenti programmati e performance di vendita rispetto ai tuoi obiettivi di vendita. Il CRM dovrebbe anche evidenziare dove i clienti specifici rientrano nella pipeline e quali attività devono essere completate per spostarli ulteriormente lungo la canalizzazione. 

• Gestione dei contatti omnicanale: Monitora le interazioni con i clienti su social media, e-mail e chiamate. Il tuo CRM dovrebbe sincronizzarsi con qualsiasi strumento utilizzi per comunicare con i contatti (ad esempio, Gmail o Outlook). In questo modo, avrai accesso a tutti i tuoi contatti da un unico posto. 

• Capacità di marketing: Idealmente, il tuo CRM includerà anche strumenti di marketing come monitoraggio e gestione degli annunci, SEO, gestione dei social media, live chat, ecc. 

• Modelli di email personalizzabili: Questi valgono il loro peso in oro quando si inviano e-mail attraenti per coltivare potenziali clienti e rafforzare le relazioni con i clienti esistenti.   

• Automazione AI: Molti CRM consentono di impostare automazioni per attività ripetitive, come taggare automaticamente un cliente quando esegue un'azione, spostare i clienti in nuovi segmenti basati su azioni/comportamenti specifici, notificare ai membri del team necessari quando è necessario un follow-up, ecc.

Naturalmente, questo non è un elenco esaustivo. Invece, ho elencato solo alcune funzionalità a cui prestare attenzione. 

Chi utilizzerà il tuo CRM?

Non ha senso investire in software che i tuoi venditori trovano ingombranti e limitati. Quindi identifica chi utilizzerà il CRM e chiedi loro di essere coinvolti nel processo di test. Ascolta cosa dicono su quanto sia facile da usare, quanto velocemente fa ciò di cui hanno bisogno, ecc. In questo modo, insieme, troverai una soluzione che fornisce a tutti ciò di cui hanno bisogno. Coinvolgendo il tuo team fin dall'inizio, è più probabile che adotti il ​​tuo nuovo CRM al meglio e incoraggi i colleghi a fare lo stesso. 

Fai sommare i numeri

Se sei una piccola impresa, probabilmente hai poco o nessun budget con cui giocare; è fondamentale operare con i propri mezzi, anche se nulli! 

Ci sono Soluzioni CRM che offrono piani gratuiti. Tuttavia, le funzionalità potrebbero essere limitate. Spesso scoprirai che la funzionalità di cui hai bisogno è disponibile solo sui programmi più costosi, ad esempio AI, report più sofisticati, etichettatura bianca, ecc.

Dovrai anche assicurarti che non ci siano costi nascosti. Ad esempio, alcuni CRM potrebbero addebitare costi aggiuntivi dopo aver raggiunto il limite di archiviazione di un piano, se hai bisogno di assistenza clienti 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX o se desideri accedere ai CRM offline. Quindi, assicurati di aver preventivato tutte le funzionalità essenziali di cui hai bisogno in modo da non essere sorpreso da costi aggiuntivi.

Suggerimento Pro: Se ti iscrivi a un piano a pagamento, a volte è più economico pagare annualmente piuttosto che mensilmente. Quindi, fai i compiti per vedere come ottenere il massimo dal tuo denaro. Inoltre, vale sempre la pena parlare con il team di vendita della piattaforma CRM per vedere se hanno sconti o offerte speciali, soprattutto se sei un startup. 

Il CRM funziona per il tuo tipo di attività?

Il CRM conosce il tuo tipo di attività? Ad esempio, supponi di essere un piccola impresa alla ricerca di una soluzione CRM esplicitamente progettato per le imprese più grandi. In tal caso, probabilmente non fa per te. Non ha senso sborsare per un software super costoso che vanta funzionalità che non utilizzerai. In questo caso, le aziende più piccole potrebbero non aver bisogno di accedere all'etichettatura bianca, all'automazione avanzata del marketing o a funzionalità estese di gestione del team.

Guarda il sito Web del CRM e controlla le testimonianze dei clienti. Le aziende che operano nella tua stessa nicchia utilizzano la piattaforma?

Ad esempio, i CRM per le organizzazioni non profit potrebbero concentrarsi maggiormente su pipeline che si concentrano sulla diffusione della consapevolezza e sul raggiungimento di nuovi abbonati piuttosto che sulle vendite. Al contrario, i CRM specifici per il servizio clienti spesso includono più funzionalità per supportare le comunicazioni con i clienti. Come la possibilità di assegnare agenti a richieste specifiche dei clienti, tenere traccia dei ticket di supporto, creazione di knowledge base e molto altro. In alternativa, un'azienda del settore farmaceutico o medico potrebbe dover essere in grado di monitorare in modo sicuro l'anamnesi e le prescrizioni di un cliente. 

Altre soluzioni CRM specifiche del settore includono:

• Call center
• Edilizia
• Assicurazione
• Contabilità
• Conformità HIPAA
• Non-profit
• Fitness e benessere

Il CRM che stai considerando ha un'app mobile?

Che la tua attività sia un'attività secondaria o un'impresa fiorente, tu e i tuoi venditori potreste voler accedere al tuo CRM mentre siete in movimento. Se questo è importante per te, controlla se il tuo CRM è compatibile con i dispositivi mobili e/o offre un'app mobile. In questo modo, non dovrai affidarti al tuo laptop/desktop per gestire vendite e clienti. 

Integrazioni

Ne abbiamo parlato brevemente più in alto in questa guida. Probabilmente vorrai un CRM che si integri con i tuoi sistemi preesistenti. Dopotutto, lo scopo principale dell'utilizzo di un CRM è semplificare le vendite e le operazioni con i clienti. Non vuoi aggiungere un altro software che complicherà ulteriormente le cose. 

Quindi, di seguito abbiamo elencato alcuni dei tipi di integrazioni a cui prestare attenzione:

• Il software di contabilità e finanza che utilizzi
• Il tuo sito Web/piattaforme di e-commerce esistenti
• Tutti gli strumenti di marketing che già utilizzi
• Software di comunicazione che utilizzi, come Outlook, Gmail, Slack, ecc.
• Prodotti Google come Fogli, Calendario, Documenti, ecc.

Ricorda: Più il tuo CRM scelto si integra con il tuo stack tecnologico, meno è probabile che tu debba trasferire manualmente le informazioni al tuo CRM. Non solo, ma risparmierai molto tempo in futuro poiché non dovrai fare costantemente riferimento a più software in schede separate. Invece, puoi gestire tutto dalla comodità di un'unica interfaccia. 

Assistenza

Quando hai domande sul tuo CRM, l'ultima cosa che vuoi è aspettare giorni prima che qualcuno ti aiuti. Quindi, prima di firmare la linea tratteggiata, guarda cosa dicono le recensioni dei clienti sul servizio clienti del CRM.

Ti consigliamo inoltre di approfondire l'offerta del servizio clienti del tuo SaaS. Ad esempio:

• Offrono supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX?
• Che tipo di supporto è offerto: Live chat? E-mail? Telefono?
• Ci sono tutorial e guide di auto-aiuto sul loro sito web?
• Quale onboarding è disponibile quando ti registri?

In genere, se si opta per il piano gratuito (se ce ne fosse uno disponibile), il supporto potrebbe essere più limitato. Quindi, in questo caso, assicurati che il CRM offra guide di auto-aiuto online, un forum per gli utenti, domande frequenti, ecc. 

Privacy del cliente

Se operi nell'UE o lavori con clienti con sede nell'UE, archiviare i dati dei clienti in modo che siano conformi al GDPR è un requisito legale. L'ultima cosa che qualcuno vuole è una fuga di dati e le conseguenti multe.

Gli Stati Uniti hanno un equivalente chiamato CCPA (California Consumer Privacy Act), che stabilisce regole simili. Quindi, ad esempio, se un cliente desidera che tu lo rimuova dal tuo database, devi essere in grado di farlo in modo rapido e sicuro.  

Oltre ad essere la legge, è anche una buona pratica prendersi cura della privacy del cliente. Calpestare i loro diritti personali non fa altro che alienare i clienti e far perdere al tuo pubblico la fiducia nella tua attività. 

Suggerimento Pro: Se un CRM è conforme al GDPR e/o al CCPA non sarà sempre elencato nella sua pagina delle funzionalità. Quindi, invece, potresti dover esaminare i suoi termini e condizioni e/o una sezione sulla sicurezza per maggiori dettagli. 

Aziende CRM che vale la pena prendere per un test drive

Alla fine è una tua scelta e tua responsabilità trovare il CRM giusto per la tua azienda. Tuttavia, alcuni CRM sono più ben recensiti di altri. Detto questo, ecco i nostri primi tre CRM e una rapida carrellata di ciò che offrono:

Pipedrive CRM

Pipedrive CRM offre una gamma di funzionalità di vendita, tra cui:

• Un'app mobile per utenti iOS e Android
• Automazione delle vendite (invia automaticamente preventivi, fatture e consenti ai clienti di pagare con un clic) 
• Rapporti personalizzabili per tenere traccia delle vendite rispetto agli obiettivi, ai colli di bottiglia e così via
• Monitoraggio delle e-mail e delle comunicazioni, comprese le notifiche in tempo reale quando un contatto apre la tua e-mail
• Integrazione con oltre 300 app
• Un'interfaccia visiva per creare e personalizzare tutte le pipeline di vendita di cui hai bisogno. 
• Puoi fornire ai clienti un chatbot 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX (con domande personalizzabili) e una live chat, entrambi utilizzabili per gestire i lead. 
• Accedi a una "Posta in arrivo lead" da cui puoi modificare, filtrare e ordinare i lead che potresti aver ricevuto tramite il tuo sito web, i social media, la chat dal vivo, ecc.
• Supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX su tutti i piani

Se vuoi testare il CRM di Pipedrive, puoi farlo gratuitamente per 30 giorni. Successivamente, ci sono quattro piani a pagamento (nessuno gratuito). Il più economico è il piano Essential, con prezzi a partire da $ 14.90 per utente al mese, fatturati annualmente. 

HubSpot CRM

HubSpot offre agli utenti un piano CRM gratuito con funzionalità limitate. Questo è così come i piani a pagamento che includono elementi delle sue altre soluzioni, incluso HubSpotHub di marketing e hub di servizi di. 

Il piano gratuito include strumenti di marketing, vendita, assistenza, CMS e operativi. Ma questi sono limitati. Ad esempio, ricevi solo 200 e-mail di monitoraggio e notifiche al mese (monitora e ricevi una notifica se vengono aperte e-mail una tantum) e HubSpotchat dal vivo brandizzata di . Ottieni anche funzionalità di ticketing di supporto, bot conversazionali limitati, una casella di posta condivisa, accesso a una dashboard di reportistica, pianificazione delle riunioni, preventivi personalizzabili e molto altro. 

HubSpot si integra con oltre 1,000 app e tutti ricevono supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX.

Vale la pena esplorare ciò che ottieni con il piano gratuito. Tuttavia, potresti scoprire che ti piace HubSpot ma dovendo dirigersi verso un piano a pagamento, con prezzi a partire da HubSpot CRM a $ 45/mese se paghi in anticipo per un anno. I piani a pagamento offrono molto di più. Compresi 1,000 contatti e-mail mensili e fino a dieci azioni automatizzate (ad esempio, tagging automatico dei clienti, risposte automatiche e-mail, ecc.), mentre il programma gratuito te ne offre solo uno.

CRM di Freshworks

Un'opzione più economica, forse, è Freshworks (alias Freshsales). Il piano gratuito di Freshworks include quanto segue:

• Le funzionalità di gestione dei contatti e degli account includono tempistiche delle attività, classificazione dei potenziali clienti, note, file e arricchimento del profilo automatico (vengono aggiunti i dettagli di contatto visualizzati pubblicamente sui social media).
• Fasi di contatto con i clienti personalizzabili: definisci le fasi della tua pipeline e tagga i clienti per indicare dove si trovano lungo il percorso
• Imposta un widget di chat dal vivo sul tuo sito web
• Assistenza 24 ore su 5, XNUMX giorni su XNUMX tramite telefono, chat ed e-mail
• Un'app mobile da cui puoi accedere a Freshorks mentre sei in fuga

Dovrai passare a un piano a pagamento per sbloccare funzionalità CRM aggiuntive. I prezzi partono da $ 15 per utente/al mese/pagati annualmente. 

Quando ti iscrivi a un piano a pagamento, puoi accedere a funzionalità come la pipeline di vendita visiva, dove puoi tenere traccia delle offerte in un:

• Visualizzazione Kanban
• Vista pipeline
• Vista a imbuto

…e ottieni lo stato delle trattative a colpo d'occhio. 

Altre funzionalità a pagamento includono la possibilità di impostare sequenze di vendita. Questo è quando imposti una serie di passaggi automatizzati per nutrire i tuoi contatti di vendita e convertirli. Ad esempio, regolari follow-up automatizzati, generazione di sconti, ecc. 

CRM di Freshworks si integra anche con oltre 100 integrazioni. Inoltre, gli utenti del piano a pagamento hanno accesso a Freddy, l'assistente basato sull'intelligenza artificiale della piattaforma che ti aiuta a raggiungere e gestire meglio i tuoi clienti. 

Sei pronto a utilizzare il CRM giusto per la tua azienda?

Speriamo che questa guida su come scegliere un CRM per la tua azienda ti abbia dato degli spunti di riflessione. 

In poche parole, il miglior software CRM:

• Integra con i tuoi strumenti esistenti
• Semplifica gli aspetti amministrativi troppo complessi e dispendiosi in termini di tempo delle tue operazioni di vendita
• Tieni traccia delle interazioni con i clienti e delle pipeline di vendita. 

Se non sei sicuro di quali funzionalità potresti aver bisogno fin dall'inizio, la cosa migliore da fare è vedere se il CRM nella tua lista offre una demo live gratuita. Qui un venditore dovrebbe guidarti attraverso ciò che fa il CRM e puoi porre domande. Come secondo migliore, potresti trovare demo video sul sito Web del CRM. L'altra cosa da cercare idealmente è una generosa prova gratuita (minimo 14 giorni) e/o anche un piano gratuito, con la prospettiva di passare a un piano a pagamento quando hai bisogno di funzionalità aggiuntive. 

Ti consigliamo di testare almeno due o tre soluzioni prima di impegnarti e di seguire i passaggi suggeriti in questa guida. Valutando le tue esigenze aziendali, sei in una posizione migliore per soddisfare tali esigenze con il CRM giusto che può crescere con te. 

Sei pronto per lo shopping CRM? Facci sapere quale CRM scegli nei commenti qui sotto, sia che si tratti di uno dei fornitori di CRM che abbiamo menzionato o di un'alternativa come Salesforce; vogliamo sapere tutto!