¿Qué es la gestión de inventario? Descripción general, beneficios y mejores prácticas

La gestión de inventario es la culminación de todas las actividades realizadas para controlar el inventario. Con las estrategias de administración de inventario correctas, se asegura de tener siempre la cantidad correcta de existencias, al mismo tiempo que minimiza el riesgo de cuellos de botella y costos excesivos. Todas las empresas con un inventario físico requieren una estrategia de gestión de inventario para garantizar una flujo de fondos.

Lo que hace que la gestión de inventario sea tan compleja para la mayoría de las personas es que no existe una única forma correcta de hacerlo. Hay muchas técnicas diferentes de gestión de inventario disponibles, desde VMI y MRP, hasta JIT, EPQ y EOC, y todas tienen beneficios y problemas únicos a considerar. El enfoque más efectivo a menudo estará determinado por las condiciones futuras y actuales del mercado.

Sin embargo, la clave para administrar con éxito su inventario con cualquier estrategia es asegurarse de capturar los datos correctos en todas las etapas del producto. ciclo de vida.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que significa la gestión de inventario y cómo puede usarlo en su negocio.

¿Qué es la gestión de inventario? Cubriendo los conceptos básicos

La gestión de inventario es una de las herramientas que utilizan los propietarios de empresas para evaluar el desempeño de su organización. Con el software adecuado, puede realizar un seguimiento de los niveles de inventario en cualquier momento y asegurarse de estar en el camino correcto hacia las ganancias y el éxito.

Tanto las pequeñas empresas como las grandes empresas dependen de este tipo de tecnología. Sin embargo, cuanto más grande sea su empresa, es más probable que necesite un software de análisis particularmente avanzado.

Con la tecnología de gestión de inventario, su objetivo es asegurarse de tener siempre el derecho la cantidad y calidad de los productos disponibles para sus clientes.

En las circunstancias adecuadas, la gestión de inventario puede incluso reducir los costos de mantener el exceso de inventario en sus almacenes, al tiempo que maximiza las ventas. Muchas soluciones de software modernas vienen con estrategias de análisis predictivo integradas. Esto significa que potencialmente puede planificar aumentos o reducciones en el volumen de ventas de un mes a otro.

El software de gestión de inventario es particularmente valioso para las empresas con un presupuesto ajustado. Puede evitar perder ventas en un ladrillo y mortero o tienda de comercio electrónico porque siempre tiene la cantidad correcta a mano. Al mismo tiempo, evita problemas como el deterioro o gastar demasiado en existencias que no puede cambiar.

Explorando la gestión de inventario

La gestión de inventario es la culminación de todas las actividades realizadas para controlar el inventario. Con las estrategias de administración de inventario correctas, se asegura de tener siempre la cantidad correcta de existencias, al mismo tiempo que minimiza el riesgo de cuellos de botella y costos excesivos. Todas las empresas con un inventario físico requieren una estrategia de gestión de inventario para garantizar un flujo de caja constante.

Lo que hace que la gestión de inventario sea tan compleja para la mayoría de las personas es que no existe una única forma correcta de hacerlo. Hay muchas técnicas diferentes de gestión de inventario disponibles, desde VMI y MRP, hasta JIT, EPQ y EOC, y todas tienen beneficios y problemas únicos a considerar. El enfoque más efectivo a menudo estará determinado por las condiciones futuras y actuales del mercado.

Sin embargo, la clave para administrar con éxito su inventario con cualquier estrategia es asegurarse de capturar los datos correctos en todas las etapas del ciclo de vida del producto.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que significa la gestión de inventario y cómo puede usarlo en su negocio.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

La gestión de inventario dicta exactamente cómo las empresas gestionan sus negocios, aumentan las ventas y atienden a los clientes de forma constante. Si tiene algún producto que se mueva físicamente en su empresa, entonces necesita una gestión de inventario. No importa si es un distribuidor mayorista o un pequeño minorista, la gestión de inventario sigue siendo esencial.

Si su empresa no administra el inventario correctamente, rápidamente tendrá dificultades para mantener algún tipo de ingreso constante. Si no tiene una estrategia sólida para la gestión de inventario, no puede asegurarse de tener existencias disponibles para entregar a los clientes cuando la demanda es alta. Si una mala gestión del inventario significa que no puede predecir lo que sucederá a continuación en su tienda, es posible que incluso vea un aumento en la demanda que no puede manejar, lo que significa pérdida de ventas.

Si sus clientes tienen que esperar demasiado tiempo para obtener los artículos que ofrece, por lo general terminarán acudiendo a un competidor. Estos son algunos de los beneficios de la gestión de inventario:

• Retener clientes felices: La gestión de inventario determina la rapidez con la que puede llevar los productos a los clientes y la confianza que tiene en el cumplimiento de los pedidos. Los clientes generalmente regresarán por más cuando sepan que su organización puede entregar los pedidos a tiempo.
• Haz crecer tu negocio: A medida que las empresas crecen en complejidad, su gestión de inventario también crece. Cuando está agregando nuevas instalaciones, contratando personal y agregando líneas de productos, la administración manual de sus materiales y existencias se vuelve más difícil. Un software de gestión de inventario será útil aquí, para ayudar a controlar su inventario físico.
• Mejore la visibilidad del negocio: Ser capaz de ver el flujo del ciclo de vida de su producto de principio a fin le brindará información útil sobre su empresa. Aprenderá cuáles de sus productos son los más valiosos y descubrirá formas de agregar nuevas fuentes de ingresos.
• Ahorrarás dinero:La gestión de inventarios facilita la incorporación de nuevos productos y canales a su negocio, lo que le permite aumentar los ingresos. Sin embargo, también puede utilizar las técnicas adecuadas para eliminar las ineficiencias que, de otro modo, provocarían pérdidas de existencias, desabastecimientos, altos costos de almacenamiento y problemas con los márgenes de crecimiento.
• Reducir la complejidad: Una buena estrategia de administración de inventario significa que puede reducir el tiempo y la mano de obra dedicada a la administración del inventario, lo que lo ayuda a ahorrar en costos de personal.

Los diferentes tipos de gestión de inventario

Hay algunos tipos diferentes de sistemas de gestión de inventario en el mundo empresarial, al igual que existen diferentes tipos de inventario. Por ejemplo, los productos iniciales que obtiene de sus proveedores a menudo se denominan materias primas. Una vez que están en producción, se convierten en un "Trabajo en progreso", seguido de "Productos terminados".

Algunas empresas también rastrean el inventario en forma de artículos MRO, esto básicamente significa que está manteniendo, reparando o revisando productos. El tipo de inventario con el que trabaja le ayudará a determinar el tipo de sistema de gestión de inventario que necesita.

Por ejemplo, es posible que necesite un sistema con gestión de códigos de barras si tiene una tienda minorista. La gestión de inventario minorista realiza un seguimiento de sus productos por usted, así como de cualquier pedido de compra que pueda tomar, la cantidad del pedido e incluso el "stock de seguridad".

Si está en el mercado B2B, es posible que necesite un tipo especial de gestión de inventario llamado al por mayor la gestión del inventario. Las herramientas de gestión de inventario al por mayor a menudo miden muchas de las mismas cosas que el software para minoristas. La diferencia es que en lugar de solo rastrear la cantidad del pedido y los detalles de SKU, también rastrea varios productos a granel de diferentes entornos.

Una herramienta de administración de inventario al por mayor podría combinar su estrategia para administrar el inventario de múltiples tiendas en línea y fuera de línea a la vez. También podría extraer los datos de cientos de unidades de punto de venta si también tiene tiendas físicas.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Todas las empresas utilizan al menos algún nivel de sistema de gestión de inventario. Las mejores soluciones generalmente llevan la cuenta de los productos y los recursos disponibles para su negocio. Sin embargo, también pueden ofrecer información sobre el rendimiento de su negocio, brindándole las herramientas que necesita para vender más productos de alto rendimiento y reducir los gastos.

Un sistema de inventario abordará los desafíos de garantizar que pueda mantener el nivel correcto de inventario en su organización. La explosión del cumplimiento omnicanal y el comercio electrónico ha creado una amplia variedad de nuevas herramientas de gestión de inventario.

El término "sistema de gestión de inventario" también puede referirse a las técnicas que utilizan las empresas al manejar el inventario, tales como:

Inventario frente a recuento de ciclos

Elegir cuál de estas estrategias seguirá para la gestión de su inventario establecerá las pautas sobre cómo abordará todo el crecimiento de su negocio. Desde la infraestructura hasta la tecnología, los recuentos completos del inventario siempre se completarán de forma regular, e incluso anualmente, como parte de una auditoría integral. Las tiendas minoristas suelen utilizar este método.

Alternativamente, el conteo cíclico implica solo contar una parte del inventario regularmente. en un entorno minorista, una sola área se contará en un día específico del mes o de la semana. Al día siguiente, el equipo contará las existencias en un entorno diferente. Dentro de grandes almacenes, los artículos más activos o valiosos pueden contarse con más frecuencia. Los conteos más pequeños y consistentes pueden brindar mejores conocimientos sobre la etapa del inventario.

Gestión de inventario manual

Por lo general, este método de gestión de inventario no se recomienda, incluso para empresas más pequeñas. Muchas pequeñas empresas cierran regularmente para manejar el inventario. Sin embargo, esto a menudo significa que está perdiendo oportunidades de venta. Al mismo tiempo, vale la pena señalar que la gestión manual del inventario a menudo está plagada de posibilidades de error humano.

Cada error puede generar más problemas, lo que significa que termina con un sistema completamente caótico y puede tener dificultades para cumplir con las solicitudes de sus clientes. El riesgo de errores y el posible tiempo de inactividad es la razón por la cual la mayoría de las empresas utilizarán un sistema de gestión de inventario digital, incluso cuando no tengan mucho stock para rastrear.

Seguimiento de código de barras y RFID

Este sistema utiliza la conocida etiqueta de código de barras que se coloca en la mayoría de los embalajes, productos y palés para facilitar el seguimiento del inventario. Los lectores de códigos de barras portátiles suelen ahorrar mucho tiempo al permitir a los trabajadores reducir el tiempo de escaneo a unos pocos segundos para cada artículo. Una de las mayores ventajas de utilizar un escáner de códigos de barras es que los datos se entregan en formato digital.

Como se recopilan datos en formato digital, es más fácil llevar un registro del recuento. Se puede recopilar información en tiempo real y luego consultarla en el sistema.

El escaneo RFID es similar al escaneo de códigos de barras. Las etiquetas RFID son tanto activas como pasivas, según sus necesidades. Los sistemas activos utilizan los lectores de etiquetas ubicados dentro de un almacén, lo que brinda actualizaciones en tiempo real de la ubicación y el conteo del inventario. Las etiquetas activas funcionan con baterías y requieren más intensidad de señal para comunicarse con un lector.

Los sistemas pasivos solo se pueden leer cuando alguien activa el sistema con un dispositivo portátil. El inventario se registra cuando lee la etiqueta con su tecnología.

¿Cómo funciona el software de gestión de inventario?

El software de gestión de inventario efectivo viene en muchas formas y tamaños diferentes. Esto se debe a que las diferentes empresas se basan en diversas técnicas de gestión de inventario. Sus requisitos tecnológicos dependerán de su necesidad de cosas como mediciones de la demanda del cliente, FIFO, seguimiento de productos terminados, desabastecimientos y JIT.

En general, la tecnología de administración de inventario se trata de brindarle una comprensión más profunda de todo, desde su inventario físico hasta sus necesidades futuras y la demanda de los clientes. La tecnología adecuada le dará una descripción general de:

• Tipos de inventario: Esto le mostrará a qué tipos de inventario tiene acceso y le dará una visibilidad completa sobre esos productos.
• Previsión de inventario: Esto implica el uso de datos históricos para predecir la demanda futura y evitar un exceso de inventario o costos de mantenimiento.
• Ciclos de compra: Las herramientas de gestión de inventario deberían mostrarle cuándo y cómo crear órdenes de compra para obtener más stock importante.
• Control de inventario: Esto significa averiguar cuánto de cada artículo del inventario puede almacenar y dónde debe enviarlo.
• Análisis de inventario: Análisis para brindarle una mejor perspectiva de los costos de inventario y cómo reducir el riesgo de error humano.
• Técnicas de manipulación: Para que pueda recopilar, guardar y enviar inventario rápidamente cuando lo necesite después de un punto de reorden.
• Contabilidad de inventario: Para que pueda registrar documentos financieros cruciales a efectos fiscales y del IVA.
• Proceso de gestión de inventario: Por tanto, tiene la opción de automatizar aspectos de la gestión de su inventario siempre que sea posible.

Estos son solo los elementos básicos de un sistema de inventario. Cuanto más avanzado vaya con su elección de software, más funciones adicionales podrá tener. Por ejemplo, puede ejecutar un sistema primero en entrar, primero en salir si tiene una empresa que está sujeta a deterioro.

Un buen software de gestión de inventario se trata de aumentar las ganancias potenciales, mejorar la eficiencia del almacenamiento y reducir los costos de almacenamiento. Algunas empresas descubren que esta tecnología les ayuda a evitar pérdidas, porque no compra demasiado del inventario incorrecto.

Costos de gestión de inventario

Si realmente desea involucrarse con la optimización de su inventario comercial, entonces tendrá que pensar en el costo de tener ciertos productos disponibles para usted en todo momento. El cálculo de los costos de inventario es fundamental para determinar cuántas ganancias puede obtener con el inventario actual. También le ayuda a determinar si la producción debe reducirse o aumentarse, a fin de mantener el equilibrio deseado entre su efectivo entrante y saliente.

La medición de los costos de inventario lo ayuda a optimizar su estrategia comercial y determinar exactamente dónde ir a continuación con su negocio. Algunos de los costos comunes en los que deberá pensar al calcular el costo de inventario son:

• Costos de capital: Los costos de capital son los gastos incurridos para llevar el inventario. Los ejemplos incluyen todo, desde el dinero que gasta al adquirir bienes, hasta el interés que pierde cuando el efectivo se convierte en inventario, y los costos de oportunidad asociados con la compra de inventario también. El costo de capital generalmente constituye la mayor cantidad del costo de mantenimiento en total.
• Costos de almacenamiento: Los costos de almacenamiento son los gastos en los que incurren muchas personas para mantener el inventario organizado de manera segura en un lugar específico, como un almacén. Estos gastos generalmente se separan en dos componentes: costos variables y fijos. Si bien sus costos fijos incluyen cosas como alquilar el espacio de almacenamiento, los costos variables pueden incluir los costos de manipulación de materiales y mano de obra.
• Costos de servicio: Los gastos de servicio son los costos incurridos para proteger el inventario que desea vender contra diversas amenazas. Siempre existe el riesgo de que los accidentes en el lugar de trabajo o los robos lo dejen sin acceso al inventario. Los costos de servicio, como los pagos de seguros, los impuestos pagados e incluso el uso de un sistema de administración de inventario, se suman para proteger su negocio.
• Costos de riesgo de inventario: Llevar un inventario es un proceso complicado que presenta muchos riesgos. Este riesgo se traduce en componentes de costo compuestos por varios factores, como la merma, que se refiere a las pérdidas que ocurren después de la compra de bienes y servicios. La merma ocurre como resultado de errores administrativos, daños en tránsito, etc. También podría encontrar que su inventario simplemente pierde valor cuando está almacenado, debido al lanzamiento de nuevos modelos o productos que hacen que sus artículos sean menos atractivos.

Puede evaluar el costo del inventario de diversas maneras. Por ejemplo, un costo promedio móvil es un método de cálculo de costos que examina el costo unitario promedio del artículo después de su adquisición. El costo promedio móvil es un buen método de contabilidad si vende muchos artículos individuales con su propio valor.

Este método suele ser algo que puede calcular automáticamente cuando realiza un seguimiento de los costos de inventario mediante una herramienta en línea. También existe la opción de utilizar su ERP para optimizar el flujo de caja de su negocio y realizar un seguimiento de los costos manualmente. Sin embargo, este método a menudo da lugar a problemas con posibles errores humanos.

Un método de costeo popular es el primero en entrar, primero en salir, que asume que cada artículo se vende en el orden en que se compró. Los distribuidores de productos a veces pueden encontrar una solución de gestión de inventario con su propia estrategia de costeo FIFO. O bien, puede encontrar un producto que ofrezca costos LIFO, lo que significa que rastrea sus productos de acuerdo con el último que ingresa a su almacenamiento y es el primero en salir.

Encontrar la estrategia de cálculo de costes adecuada para su estrategia de gestión de inventario puede ser un proceso complicado al principio. Mantener un control preciso de su inventario y de cada producto con RFID facilita la gestión de su tienda sin errores de almacenamiento. Es fundamental pensar detenidamente en lo que puede hacer para mantener la información de su inventario lo más actualizada posible, a fin de evitar problemas con la demanda y la oferta.

Al elegir el método de cálculo de costos para su herramienta de administración de inventario, siempre seleccione el que ofrezca la mayor precisión posible.

¿Cuál es el mejor software de gestión de inventario?

Administrar su inventario en un negocio en crecimiento puede ser un trabajo duro. Cuantos más productos venda, más tendrá que realizar un seguimiento. A veces, necesita un poco de ayuda adicional. Ahí es donde entra en juego el software de administración de inventario. Equipadas con herramientas como sincronización automatizada y actualizaciones justo a tiempo, las herramientas de administración de inventario le brindan una descripción general de las operaciones comerciales de un extremo a otro.

Puede utilizar el software adecuado para las estrategias LIFO, actualizar sus canales de venta e incluso administrar la cadena de suministro. Echemos un vistazo a algunos de los principales software de gestión de inventario del mercado actual.

1. Comercio de QuickBooks

Comercio de QuickBooks es un líder del mercado en herramientas de gestión de inventario. La plataforma facilita que las empresas de todos los tamaños administren operaciones minoristas y mayoristas en un espacio unificado.

Existe un extenso ecosistema de aplicaciones, por lo que puede desbloquear nuevas funciones y herramientas cuando las necesite. Otras características incluyen herramientas para la gestión de la cadena de suministro, la eficiencia operativa y el servicio al cliente. Ya sea que esté vendiendo en Shopify, WooCommerce, Amazon, o en cualquier otro lugar, QuickBooks Commerce lo tiene cubierto.

La plataforma QuickBooks Commerce automatiza a la perfección la conexión entre todos sus sistemas de inventario, por lo que no tiene que pasar tanto tiempo cambiando entre aplicaciones. Incluso puede sincronizar el back-end de su software con un escáner de código de barras y un sistema de punto de venta fuera de línea. Esto mantiene todos los engranajes de su negocio funcionando sin problemas.

Precios: Diseñado para pequeñas y medianas empresas, QuickBooks Commerce comienza a un precio de $ 39 por mes para el plan fundador. Las herramientas y el hardware adicionales conllevan gastos adicionales.

2. Veeqo

Otro de los mejores en el entorno de gestión de inventario es Veeqo. Esta solución de software todo en uno ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas, los pedidos y los envíos. Todo lo que necesita para administrar una empresa exitosa existe en el mismo back-end, lo que significa que es mucho más fácil para su marca crecer rápidamente.

Veeqo viene con acceso a recuentos de inventario multicanal, así como a docenas de integraciones para sus herramientas comerciales más importantes. Puede alinear informes en una variedad de almacenes y espacios. Además, también hay soporte para rastrear devoluciones y pedidos al por mayor.

Para hacer su vida aún más fácil, Veeqo proporciona informes detallados sobre todo lo que necesita saber sobre sus ventas. Existen soluciones para hasta 21 integraciones de pedidos diferentes para envíos entre países.

Precios: Actualmente Veeqo es completamente gratuito.

3. NIC7

NIC7 es una herramienta brillante para dueños de negocios que necesitan realizar un seguimiento de todo su inventario y ventas. Esta herramienta de gestión de inventario de alto rendimiento realiza un seguimiento de los ciclos de vida de sus productos. Esto significa que nunca perderá una oportunidad por falta de stock. Incluso puede configurar programas de reorden automático si lo prefiere.

CIN7 facilita la administración del inventario, lo cual es una gran cosa para las marcas más pequeñas que necesitan reservar tanto tiempo y energía como sea posible para hacer crecer sus marcas. Hay una prueba gratuita, por lo que puede probar la tecnología antes de registrarse. Además, el entorno de back-end también incluye acceso a una gran cantidad de recursos y documentación de soporte.

Otro beneficio importante de CIN7 es que viene con acceso a varias integraciones de puntos de venta, herramientas de automatización y administración de almacenes. El único problema es que este software puede resultar muy caro.

Precios: Los precios comienzan en alrededor de $ 299 por mes para el paquete "Starter". Hay una prueba gratuita para comenzar, pero deberá comunicarse con el equipo de ventas para obtener más información sobre los precios.

4. Gestión de inventario de Zoho

Gestión de inventario de Zoho es una de las herramientas más conocidas del mercado actual. Esta solución de vanguardia ayuda a las empresas a aumentar las ventas y desbloquear nuevas oportunidades comerciales. Con este software, las empresas pueden administrar pedidos en línea y fuera de línea, integrar su sistema con las herramientas existentes y más.

Zoho Inventory Management funciona bien con soluciones como eBay, Shopifyy Amazon. Es una gran noticia si vende en varias plataformas a la vez. Además, obtendrá todas las herramientas que necesita para realizar un seguimiento de sus ventas. Hay funciones de número de serie, seguimiento de lotes e incluso una gran cantidad de integraciones de envío para elegir.

Con una amplia selección de soluciones avanzadas, como software de contabilidad, herramientas de administración de activos e informes, Zoho lo mantiene un paso por delante de la competencia. Incluso hay un plan gratuito para comenzar si solo acepta un puñado de pedidos por mes.

Precios: Opción gratuita para hasta 10 pedidos en línea y fuera de línea por mes. Si necesita manejar más pedidos, entonces el costo sube a $399 cuando paga mensualmente, o $329 cuando paga anualmente.

Mejores prácticas de gestión de inventario

Como se mencionó anteriormente, existen diferentes sistemas de software y estrategias disponibles para la gestión de inventario. Las estrategias que utilice para realizar un seguimiento de sus existencias y ahorrar dinero dependerán de sus requisitos como empresa.

Sin embargo, todas estas herramientas son excelentes para brindar visibilidad de inventario y mostrarle lo que necesita saber sobre su empresa. La clave del éxito a menudo es aprender a usar cada característica esencial de su software con cuidado y aprender de la experiencia.

Por ejemplo, siempre es una buena idea:

1. Tener un plan

Una estrategia integral es esencial para una buena gestión del inventario. Como líder empresarial, deberá comenzar por considerar las necesidades de su empresa. La gestión de inventario puede incluir todo, desde la planificación de recursos empresariales hasta la previsión de la demanda, pero para generar los resultados correctos, siempre debe comenzar por considerar a sus clientes, sus empleados y cómo funciona su empresa.

Piense en cómo puede utilizar su sistema de gestión de inventario para interactuar y realizar un seguimiento de las cadenas de suministro, mejorar el servicio al cliente y generar compras repetidas de los clientes. Considere cómo su negocio va a manejar los pedidos (último en entrar, último en salir, por ejemplo) y qué puede hacer para prepararse para los cambios estacionales.

Al configurar su solución de gestión de inventario, asegúrese de tener el sistema de seguimiento adecuado para el crecimiento a largo plazo. La gestión de inventario no se trata solo de rastrear la cantidad de unidades que tiene disponibles en un momento dado. Los informes correctos también pueden ser una excelente perspectiva sobre cómo puede hacer crecer su negocio y mejorar sus posibilidades de obtener mayores ingresos. Incluso puede usar sus informes para predecir cuándo necesitará un reabastecimiento, para que nunca pierda una oportunidad de venta.

2. Aproveche al máximo los pronósticos

El software de gestión de inventario no está solo para avisarle cuando se esté quedando sin existencias. También puede utilizar las tendencias que descubra con este software para hacer predicciones relativamente precisas sobre el futuro.

Sin embargo, para hacer esto, necesita contar con sistemas de pronóstico precisos. La mayoría de las herramientas de administración de inventario vienen con cálculos de ventas proyectados que se basan en cosas como el crecimiento previsto, las tendencias del mercado, las promociones, la economía e incluso sus cifras históricas de ventas. Descubra cómo resultan los pronósticos de software para su empresa y utilícelo a su favor.

Para aumentar la precisión de su pronóstico, podría valer la pena pensar en un software basado en la nube para su empresa. Tener software en la nube significa que no estará limitado en la cantidad de datos que puede recopilar. Es posible que pueda conectar su sistema a un sistema de inteligencia artificial que le proporcione alertas periódicas para que siga avanzando en la dirección correcta.

3. Auditar y rastrear periódicamente el calcetín

Es importante realizar un seguimiento de todo lo que sucede con sus acciones. Incluso con sus herramientas de administración de inventario para ayudarlo, recuerde revisar su inventario y asegurarse de que todo sea correcto de vez en cuando.

La mayoría de las empresas lo hacen anualmente. Una vez que sepa que sus números son correctos, puede configurar un sistema para rastrear sus niveles de existencias en todo momento. Algunas herramientas avanzadas le permitirán priorizar las vistas sobre qué acciones se venden más rápido. También puede encontrar herramientas que envían alertas automáticas cuando sus niveles de inventario caen por debajo de cierto punto.

Al auditar sus existencias, esté atento a los productos que tienen dificultades para ganar ventas. Las existencias de baja rotación que no han tenido ventas en los últimos seis a 12 meses podrían necesitar ser reemplazadas por algo nuevo.

4. Usa los métodos correctos

Las herramientas de administración de inventario lo ayudan a realizar un seguimiento de sus existencias de una manera que mejora la consistencia de su negocio. Por ejemplo, puede utilizar el enfoque FIFO para mantener las cosas en movimiento al ritmo correcto. Las ventas de primero en entrar y primero en salir significan que vende sus productos en el mismo orden en que fueron creados o comprados.

Esto es crucial para los artículos perecederos, pero también puede ser útil para los artículos no perecederos, ya que los artículos que permanecen durante demasiado tiempo pueden dañarse demasiado. Si desea mantenerse al tanto de la reputación de su empresa, métodos como FIFO también pueden ayudar con el control de calidad.

Con su tecnología de gestión de inventario, puede asegurarse de que todos sus productos se vean bien y funcionen como deberían. Su sistema de seguimiento debería poder medir cuántos de sus productos terminan por no estar "a la altura".

5. Siguiendo tu ABC

Si está dirigiendo una empresa que vende muchos tipos diferentes de productos, entonces podría ser útil tener controles más estrictos sobre los artículos de alto valor. Puede hacer esto usando el método ABC. Básicamente, utiliza sus estrategias de gestión de inventario para agrupar los artículos del inventario en los segmentos A, B y C.

También puede utilizar categorías para segmentar el inventario de otras formas. Por ejemplo, si su empresa produce y vende algunas de sus propias existencias, pero también entrega artículos a través de un dropshipping proveedor, necesitará dos sistemas diferentes para realizar un seguimiento de todo.

Moviéndose a dropshipping En ocasiones enteramente puede ser una opción mucho mejor para las personas que no tienen mucho espacio o tiempo extra para la gestión de inventario. No tiene que preocuparse tanto por los tiempos de reparación del equipo ni por el envío de sus artículos a un cliente de inmediato. En cambio, trabaja con un intermediario que se encarga de las partes más difíciles de la gestión de inventario por usted.

Términos comunes en la gestión de inventario

¿Aún no está seguro acerca de la gestión de inventario? Aquí hay algunos términos del glosario para ayudar:

• Método ABC: Una estrategia para clasificar el inventario en función de las tasas de rotación. Clasificará el inventario que genera la mayor cantidad de ingresos como categoría A, mientras que los productos de menor rendimiento se clasifican como categoría B y C. Los productos de clase A deben estar más cerca de las áreas de envío y cumplimiento del almacén.
• Método de dos contenedores: Este es el término utilizado cuando las empresas almacenan artículos en dos ubicaciones. Cuando el primer contenedor está vacío, los artículos se mueven del segundo contenedor, lo que ayuda a rastrear la cantidad correcta de inventario.
• Cantidad fija de pedido: Este es el proceso que utilizan las empresas cuando se requiere una cantidad mínima de productos dentro del negocio en todo momento. Cuando el inventario alcance ese número, se establecerá una orden de reabastecimiento.
• Pedido de período fijo: Esto es cuando se ordenan bienes para reponer el inventario de acuerdo con un período de tiempo establecido. Esta es una opción más común para la gestión de inventario simple en tiendas más pequeñas.
• Vendo inventario gestionado: Este es el término utilizado para referirse a cuando el proveedor gestiona los niveles de inventario y reordena las existencias en función de las ventas o períodos de tiempo específicos. Esto es común en entornos minoristas, de abarrotes e incluso de atención médica.
• Inventario Justo a Tiempo: El método JIT implica mantener la menor cantidad de existencias posible en su almacén para reducir costos. Solo solicita existencias adicionales cuando sabe que las va a necesitar.
• Dropshipping: Una estrategia común para las empresas que buscan ahorrar dinero, las empresas que utilizan dropshipping subcontratar los elementos de la gestión de su stock, para que no tengan que gestionar su propio almacén y estrategias de cumplimiento.
• Envío a granel: Esta técnica consiste en comprar inventario al por mayor para asegurarse de obtener el mejor precio. A menudo, las empresas utilizan esta técnica cuando no hay preocupaciones con cosas como las fechas de caducidad y el vencimiento.
• Pedido pendiente: Esto es lo que sucede cuando los clientes realizan pedidos de existencias que aún no están disponibles. Es importante que las empresas tengan una forma rápida de acceder al stock pendiente.
• Cruzar-acoplamiento: este sistema ayuda a reducir la necesidad de mantener un inventario. Los productos se entregan en un almacén donde se preparan y clasifican inmediatamente para su envío y se vuelven a cargar en los camiones.
• Envío: Esta técnica permite que un mayorista u otro consignador entregue sus productos a un minorista sin que el minorista tenga que pagar los productos por adelantado. El consignador es dueño de los bienes y el minorista los paga cuando esos bienes se venden.

Gestión de almacenes frente a gestión de inventario

Aunque pueden sonar como términos intercambiables, los sistemas de gestión de inventario y almacén son un poco diferentes. Una solución de gestión de inventario le ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad de producto que tiene en un momento dado, para que pueda mantener un nivel de inventario perpetuo. Esta es una excelente manera para que cualquier negocio minorista evite los desabastecimientos y realice un seguimiento de sus costos totales de funcionamiento.

Un sistema de gestión de almacenes, por otro lado, admite toda la operación de un almacén, con la gestión de inventario incluida. La gestión de almacenes a menudo aborda toda la operación de la cadena de suministro y se integra con cosas como los sistemas de gestión de transporte.

Con las herramientas de gestión de almacenes, tendrá acceso a funciones como:

• Herramientas de informes para rastrear y analizar la información del almacén y vigilar los KPI importantes para el crecimiento del negocio.
• Funciones de patio y muelle para ayudar a los conductores a encontrar el muelle de carga adecuado y ayudar con las operaciones de cross-docking.
• Gestión laboral para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados a través de indicadores clave de rendimiento.
• Envío para generar cosas como listas de empaque y facturas para envíos, así como administrar notificaciones de envío.
• Tecnología de empaque y recolección para guiar a los trabajadores del almacén hacia la recolección y el empaque de artículos para una mejor eficiencia.
• Recuperación y recepción: una solución que guía la gestión y recuperación de inventario con tecnología pick-to-light o pick-to-voice.
• Seguimiento de inventario con identificación automática y captura de datos a través de herramientas como escaneo RFID y códigos de barras.
• Diseño de almacenes para mejorar la asignación de inventario y la lógica de selección.

Algunas de las características de las herramientas de gestión de inventario también tendrán superposiciones. Por ejemplo, aún obtiene cosas como recoger y empacar para ayudarlo a administrar el envío de mercancías en un momento dado. También tendrá acceso a herramientas y servicios de envío para rastrear los niveles de inventario. Otras características pueden incluir herramientas para administrar ubicaciones para la colocación de artículos, recibir pedidos y rastrearlos para operaciones de cumplimiento, conteo cíclico para totales actualizados y rastreo de código de barras.

Las herramientas de informes también son una característica común de los sistemas de gestión de inventario, ya que aún necesitará recopilar la mayor cantidad de información posible para administrar un negocio más eficiente.

Preguntas frecuentes sobre gestión de inventario

¿Aún no estás seguro del software de gestión de inventario? Estas son algunas de las preguntas más comunes que a menudo nos encontramos cuando hablamos con los dueños de negocios.

¿Puedo administrar todo en una hoja de cálculo?

A: Puedes hacerlo, pero no es una buena idea. Debes actualizar toda la información de tu hoja de cálculo manualmente, lo que implica que lleva mucho tiempo. Además, es muy probable que cometas errores de vez en cuando. Una hoja de cálculo no puede adaptarse a tu negocio.

¿Es caro el software de gestión de inventario?

A: Depende del software que elija. Existen muchas opciones diferentes: algunas están diseñadas para empresas importantes, mientras que otras están destinadas a empresas más pequeñas. Cuanto más avanzada desee que sea su tecnología, más probabilidades tendrá de pagar por su suscripción. Sin embargo, es posible que pueda ahorrar algo de dinero inscribiéndose en membresías anuales.

¿Qué es el seguimiento de inventario?

A: El seguimiento de inventario es un proceso que se presenta en muchos estilos diferentes. Algunas personas usan su propia hoja de cálculo cuando comienzan por primera vez y luego se actualizan gradualmente a una solución de software completa. Cuantos más canales venda y más stock tenga que rastrear, más complicado se vuelve el rastreo. Es importante asegurarse de tener una herramienta tecnológica que pueda realizar un seguimiento de todo.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

A: La gestión de su inventario es una parte esencial de la gestión de una empresa exitosa. Necesita saber qué productos y materiales tiene a mano, de modo que pueda asegurarse de que siempre está entregando lo que quieren sus clientes. Una buena gestión de inventario ayuda a ofrecer una experiencia de cliente más fluida y a mejorar el flujo de caja de su equipo. Puede reducir sus gastos gastando menos en existencias de respaldo y en cosas que no tendrá la oportunidad de vender.

¿Es difícil la gestión de inventarios?

R: Sin la tecnología adecuada, la gestión de inventario puede resultar sumamente difícil, especialmente si tiene muchas existencias de las que realizar un seguimiento. Es por eso que hay disponibles herramientas automatizadas y software inteligente para ayudar a simplificar el proceso de administración de inventario para todo tipo de negocios.

¿Cuáles son los tipos de inventario?

A: Los tipos más comunes de inventario son materias primas, trabajo en curso o inventario WIP, productos terminados y MRO o productos de mantenimiento, reparación y operaciones. También puede considerar cosas como "materiales de embalaje" como un tipo de inventario si es un minorista de comercio electrónico que necesita realizar un seguimiento de ese tipo de cosas.

¿Qué es el modelo EOQ?

A: EOQ significa cantidad de pedido económica e implica calcular la cantidad de pedido ideal que una empresa debería comprar para reducir los costos de inventario, como los costos de escasez, los costos de mantenimiento y los costos de los pedidos. Este modelo de programación de producción ha existido desde principios del siglo XIX, y puede llevar un poco de tiempo averiguarlo al principio. Sin embargo, la fórmula asume que las métricas de demanda, tenencia y pedido permanecerán constantes.

¿Para qué se utiliza el modelo EOQ?

A: El modelo EOQ no siempre será ideal para todos los mayoristas y propietarios de negocios. Sin embargo, algunas empresas encuentran que la cantidad de pedido económica es una herramienta útil, porque se utiliza para calcular la cantidad óptima que se puede producir o comprar para reducir el costo de llevar el inventario y procesar las órdenes de compra. Las configuraciones de producción también se tienen en cuenta en el modelo EOQ al examinar el costo del flujo de trabajo total para enviar los pedidos de los clientes.

¿Qué es el inventario permanente?

A: Cuando maneja su tienda con soluciones de administración de inventario en lugar de hojas de cálculo de Excel, le resultará mucho más fácil ajustar sus pedidos en varias categorías diferentes. Una forma de administrar los datos de su inventario es con un inventario permanente o perpetuo.

Este es un método de administración de inventario en tiempo real que le permite contabilizar la compra de inventario de inmediato a través de soluciones de POS de computadora. A diferencia de otros sistemas que podrían permitirle verificar los datos de inventario a través de computadoras y dispositivos móviles de vez en cuando, esta solución en los sistemas de administración de almacenes le permite rastrear el desempeño de su tienda en todo momento. Esto puede hacer que sea más fácil predecir cosas como la necesidad de compras de reabastecimiento.

Aprovechar al máximo la gestión de inventario

Las herramientas de administración de inventario son algunas de las soluciones más valiosas que tendrá como propietario de un negocio. La única forma de mantenerse un paso por delante de la demanda del mercado y asegurarse de que sus clientes obtengan lo que necesitan es vigilar de cerca su inventario.

Con el software adecuado, es fácil ver cuáles de sus productos generan más demanda y con qué frecuencia necesita reordenar suministros. También puede usar sus herramientas de administración de inventario para rastrear cosas como el deterioro y evitar perder ganancias.

Si aún no está utilizando la tecnología de administración de inventario, ahora podría ser el momento perfecto para comenzar.