Co to jest zarządzanie zapasami? Przegląd, korzyści i najlepsze praktyki

Zarządzanie zapasami jest zwieńczeniem wszystkich działań podejmowanych w celu kontrolowania zapasów. Dzięki właściwym strategiom zarządzania zapasami masz pewność, że zawsze utrzymujesz odpowiednią ilość zapasów, minimalizując jednocześnie ryzyko wąskich gardeł i nadmiernych kosztów. Wszystkie firmy posiadające fizyczne zapasy wymagają strategii zarządzania zapasami, aby zapewnić spójność Przepływy pieniężne.

Tym, co sprawia, że ​​zarządzanie zapasami jest tak skomplikowane dla większości ludzi, jest to, że nie ma jednego, właściwego sposobu, aby to zrobić. Dostępnych jest wiele różnych technik zarządzania zapasami, od VMI i MRP po JIT, EPQ i EOC, a wszystkie one wiążą się z unikalnymi korzyściami i problemami, które należy wziąć pod uwagę. Najbardziej efektywne podejście będzie często determinowane przyszłymi i obecnymi warunkami rynkowymi.

Kluczem do skutecznego zarządzania zapasami przy użyciu dowolnej strategii jest jednak gromadzenie właściwych danych na wszystkich etapach tworzenia produktu koło życia.

Przyjrzyjmy się bliżej, co oznacza zarządzanie zapasami i jak możesz je wykorzystać w swoim biznesie.

Co to jest zarządzanie zapasami? Omówienie podstaw

Zarządzanie zapasami jest jednym z narzędzi wykorzystywanych przez właścicieli firm do oceny wydajności ich organizacji. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możesz w dowolnym momencie śledzić poziom zapasów i mieć pewność, że jesteś na dobrej drodze do zysku i sukcesu.

Zarówno małe, jak i większe przedsiębiorstwa korzystają z tego rodzaju technologii. Jednak im większa jest Twoja firma, tym większe jest prawdopodobieństwo, że będziesz potrzebować szczególnie zaawansowanego oprogramowania analitycznego.

Dzięki technologii zarządzania zapasami chcesz mieć pewność, że zawsze masz prawo ilość i jakość produktów dostępnych dla Twoich klientów.

W odpowiednich okolicznościach zarządzanie zapasami może nawet obniżyć koszty utrzymywania nadwyżek w magazynach, maksymalizując jednocześnie sprzedaż. Wiele nowoczesnych rozwiązań programowych ma wbudowane strategie analizy predykcyjnej. Oznacza to, że możesz potencjalnie planować zwiększenie lub zmniejszenie wolumenu sprzedaży z miesiąca na miesiąc.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami jest szczególnie cenne dla firm o napiętym budżecie. Możesz uniknąć utraty sprzedaży w: cegła-moździerz lub sklepie internetowym, ponieważ zawsze masz pod ręką odpowiednią ilość. Jednocześnie unikasz problemów, takich jak psucie się lub wydawanie zbyt dużych ilości zapasów, których nie można przesunąć.

Odkrywanie zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami jest zwieńczeniem wszystkich działań podejmowanych w celu kontrolowania zapasów. Dzięki właściwym strategiom zarządzania zapasami masz pewność, że zawsze utrzymujesz odpowiednią ilość zapasów, minimalizując jednocześnie ryzyko wąskich gardeł i nadmiernych kosztów. Wszystkie firmy posiadające fizyczne zapasy wymagają strategii zarządzania zapasami, aby zapewnić spójny przepływ środków pieniężnych.

Tym, co sprawia, że ​​zarządzanie zapasami jest tak skomplikowane dla większości ludzi, jest to, że nie ma jednego, właściwego sposobu, aby to zrobić. Dostępnych jest wiele różnych technik zarządzania zapasami, od VMI i MRP po JIT, EPQ i EOC, a wszystkie one wiążą się z unikalnymi korzyściami i problemami, które należy wziąć pod uwagę. Najbardziej efektywne podejście będzie często determinowane przyszłymi i obecnymi warunkami rynkowymi.

Kluczem do skutecznego zarządzania zapasami przy użyciu dowolnej strategii jest jednak gromadzenie właściwych danych na wszystkich etapach cyklu życia produktu.

Przyjrzyjmy się bliżej, co oznacza zarządzanie zapasami i jak możesz je wykorzystać w swoim biznesie.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?

Zarządzanie zapasami dokładnie określa sposób, w jaki firmy prowadzą swoją działalność, zwiększają sprzedaż i spójnie obsługują klientów. Jeśli w Twojej firmie znajdują się produkty, które fizycznie przemieszczają się, potrzebujesz zarządzania zapasami. Nie ma znaczenia, czy jesteś dystrybutorem hurtowym, czy małym sprzedawcą detalicznym, zarządzanie zapasami pozostaje niezbędne.

Jeśli Twoja firma nie zarządza prawidłowo zapasami, szybko będzie miała trudności z utrzymaniem stałego dochodu. Jeśli nie masz mocnej strategii zarządzania zapasami, nie możesz mieć pewności, że będziesz mieć zapasy, które będziesz mógł dostarczyć klientom, gdy zapotrzebowanie jest wysokie. Jeśli złe zarządzanie zapasami oznacza, że ​​nie możesz przewidzieć, co stanie się dalej z Twoim sklepem, możesz nawet zauważyć wzrost popytu, z którym nie będziesz w stanie sobie poradzić, co będzie oznaczać utratę sprzedaży.

Jeśli Twoi klienci będą musieli zbyt długo czekać na oferowane przez Ciebie produkty, zazwyczaj zamiast tego trafią do konkurencji. Oto niektóre zalety zarządzania zapasami:

• Zatrzymaj zadowolonych klientów: Zarządzanie zapasami określa, jak szybko możesz dostarczyć produkty klientom i jak niezawodnie realizujesz zamówienia. Klienci zazwyczaj wrócą po więcej, gdy będą wiedzieć, że Twoja organizacja może dostarczyć zamówienia na czas.
• Rozwijaj swój biznes: Wraz ze wzrostem złożoności przedsiębiorstw rośnie także zarządzanie zapasami. Kiedy dodajesz nowe obiekty, zatrudniasz personel i dodajesz linie produktów, ręczne zarządzanie materiałami i zapasami staje się trudniejsze. Przyda się tutaj oprogramowanie do zarządzania zapasami, które pomoże w uzyskaniu kontroli nad stanem magazynowym.
• Popraw widoczność firmy: Możliwość przeglądania cyklu życia produktu od początku do końca zapewni przydatny wgląd w Twoją firmę. Dowiesz się, które z Twoich produktów są najcenniejsze i odkryjesz sposoby na dodanie nowych źródeł dochodu.
• Oszczędzaj pieniądze: Zarządzanie zapasami ułatwia dodawanie nowych produktów i kanałów do Twojej firmy, dzięki czemu możesz zwiększać przychody. Możesz jednak również użyć odpowiednich technik, aby wyeliminować nieefektywności, które w przeciwnym razie doprowadziłyby do utraty zapasów, braków magazynowych, wysokich kosztów utrzymania i problemów ze wzrostem marż.
• Zmniejsz złożoność: Dobra strategia zarządzania zapasami oznacza, że ​​możesz zredukować czas i siłę roboczą przydzieloną administratorowi zapasów, co pomaga zaoszczędzić na kosztach personelu.

Różne rodzaje zarządzania zapasami

W świecie biznesu istnieje kilka różnych rodzajów systemów zarządzania zapasami, podobnie jak istnieją różne rodzaje zapasów. Na przykład początkowe produkty otrzymywane od dostawców są często określane jako surowce. Gdy znajdą się w produkcji, stają się „Pracą w toku”, a następnie „Wyrobami gotowymi”.

Niektóre firmy śledzą również zapasy w postaci pozycji MRO, co w zasadzie oznacza, że ​​konserwujesz, naprawiasz lub remontujesz produkty. Rodzaj zapasów, z którymi pracujesz, pomoże Ci określić, jakiego rodzaju systemu zarządzania zapasami potrzebujesz.

Na przykład możesz potrzebować systemu do zarządzania kodami kreskowymi, jeśli prowadzisz sklep detaliczny. Zarządzanie zapasami w handlu detalicznym śledzi Twoje produkty, a także wszelkie zamówienia, które możesz przyjąć, wielkość zamówienia, a nawet „zapasy bezpieczeństwa”.

Jeśli działasz na rynku B2B, możesz potrzebować specjalnego rodzaju zarządzania zapasami, zwanego Hurt zarządzanie zapasami. Narzędzia do zarządzania zapasami w hurtowni często mierzą wiele tych samych rzeczy, co oprogramowanie do sprzedaży detalicznej. Różnica polega na tym, że zamiast śledzić tylko ilość zamówienia i szczegóły SKU, śledzisz także różne produkty masowe z różnych środowisk.

Narzędzie do zarządzania zapasami hurtowymi może łączyć Twoją strategię zarządzania zapasami wielu sklepów internetowych i offline jednocześnie. Może również pobrać dane z setek punktów sprzedaży, jeśli masz także sklepy fizyczne.

Co to jest system zarządzania zapasami?

Każda firma korzysta z przynajmniej pewnego poziomu systemu zarządzania zapasami. Najlepsze rozwiązania zazwyczaj rejestrują produkty i dostępne zasoby dla Twojej firmy. Mogą jednak również zapewnić wgląd w wyniki Twojej firmy, zapewniając narzędzia potrzebne do sprzedaży większej liczby produktów o wysokiej wydajności i zmniejszenia wydatków.

System inwentaryzacji sprosta wyzwaniom związanym z zapewnieniem utrzymania odpowiedniego poziomu zapasów w organizacji. Eksplozja realizacji wielokanałowych i handlu elektronicznego stworzyła szeroką gamę nowych narzędzi do zarządzania zapasami.

Termin „system zarządzania zapasami” może również odnosić się do technik stosowanych przez firmy podczas obsługi zapasów, takich jak:

Zapasy a liczenie cykli

Wybór strategii, którą będziesz stosować w zarządzaniu zapasami, wyznaczy wytyczne dotyczące podejścia do rozwoju całego biznesu. Od infrastruktury po technologię, pełna inwentaryzacja będzie zawsze przeprowadzana regularnie, a nawet co roku, w ramach kompleksowego audytu. Sklepy detaliczne często korzystają z tej metody.

Alternatywnie, liczenie ciągłe polega na regularnym liczeniu tylko części zapasów. W środowisko handlowe, pojedynczy obszar będzie liczony w określonym dniu miesiąca lub tygodnia. Następnego dnia zespół przeliczy zapasy w innym środowisku. W dużych magazynach najbardziej aktywne i wartościowe pozycje mogą być liczone częściej. Mniejsze, bardziej spójne inwentaryzacje mogą zapewnić lepszy wgląd w etap inwentaryzacji.

Ręczne zarządzanie zapasami

Zazwyczaj ta metoda zarządzania zapasami nie jest zalecana, nawet dla mniejszych firm. Wiele małych firm zamyka się regularnie, aby zająć się zapasami. Jednak często oznacza to, że tracisz możliwości sprzedaży. Jednocześnie warto zauważyć, że ręczne zarządzanie zapasami często wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędu ludzkiego.

Każdy błąd może prowadzić do dalszych problemów, co oznacza, że ​​otrzymasz całkowicie chaotyczny system, w którym możesz mieć problemy ze spełnieniem żądań klienta. Ryzyko błędów i potencjalnych przestojów jest powodem, dla którego większość firm będzie korzystać z cyfrowego systemu zarządzania zapasami, nawet jeśli nie mają zbyt wielu zapasów do śledzenia.

Śledzenie kodów kreskowych i RFID

Ten system wykorzystuje znaną etykietę z kodem kreskowym, która jest umieszczana na większości opakowań, produktów i palet, aby pomóc w śledzeniu zapasów, przenośne czytniki kodów kreskowych często oszczędzają dużo czasu, pozwalając pracownikom skrócić czas skanowania do kilku sekund dla każdego przedmiotu. Jedną z największych zalet korzystania ze skanera kodów kreskowych jest to, że dane są dostarczane w formacie cyfrowym.

Ponieważ zbierasz dane w formie cyfrowej, łatwiej jest śledzić liczbę. Możesz zbierać informacje w czasie rzeczywistym, a następnie sprawdzać je później w systemie.

Skanowanie RFID jest podobne do skanowania kodów kreskowych. Tagi RFID są aktywne i pasywne, w zależności od potrzeb. Aktywne systemy korzystają z czytników tagów znajdujących się w magazynie, dostarczając w czasie rzeczywistym aktualizacje lokalizacji i stanu zapasów. Aktywne znaczniki działają na baterie i wymagają większej siły sygnału do komunikacji z czytnikiem.

Systemy pasywne można odczytać tylko wtedy, gdy ktoś aktywuje system za pomocą urządzenia ręcznego. Stan inwentarza rejestrowany jest w momencie odczytania znacznika za pomocą posiadanej technologii.

Jak działa oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Skuteczne oprogramowanie do zarządzania zapasami jest dostępne w wielu różnych kształtach i rozmiarach. Dzieje się tak dlatego, że różne firmy korzystają z różnych technik zarządzania zapasami. Twoje wymagania technologiczne będą zależeć od Twoich potrzeb w zakresie pomiarów zapotrzebowania klientów, FIFO, śledzenia gotowego produktu, zapasów i JIT.

Ogólnie rzecz biorąc, technologia zarządzania zapasami umożliwia głębsze zrozumienie wszystkiego, począwszy od fizycznych zapasów, po przyszłe potrzeby i zapotrzebowanie klientów. Odpowiednia technologia umożliwi Ci przegląd:

• Rodzaje zapasów: Dzięki temu dowiesz się, do jakiego rodzaju zapasów masz dostęp, i zapewnisz pełny wgląd w te produkty.
• Prognozowanie zapasów: Wiąże się to z wykorzystaniem danych historycznych do przewidywania przyszłego popytu i zapobiegania nadmiernym zapasom lub kosztom utrzymania.
• Cykle zakupowe: Narzędzia do zarządzania zapasami powinny pokazywać, kiedy i jak tworzyć zamówienia zakupu, aby uzyskać bardziej istotne zapasy.
• Kontrola ekwipunku: Oznacza to ustalenie, jaką ilość każdego elementu wyposażenia możesz przechowywać i gdzie musisz go wysłać.
• Analiza zapasów: Analityka zapewniająca lepszy wgląd w koszty zapasów i sposoby zmniejszania ryzyka błędu ludzkiego.
• Techniki manipulacji: Dzięki temu możesz szybko zbierać, składować i wysyłać zapasy, gdy zajdzie taka potrzeba, po punkcie ponownego zamówienia.
• Księgowość zapasów: Dzięki temu możesz rejestrować najważniejsze dokumenty finansowe dla celów podatkowych i VAT.
• Proces zarządzania zapasami: Dzięki temu masz możliwość zautomatyzowania aspektów zarządzania zapasami, jeśli to możliwe.

To tylko podstawowe elementy systemu inwentaryzacji. Im bardziej zaawansowany zostanie wybór oprogramowania, tym więcej dodatkowych funkcji możesz mieć. Na przykład możesz uruchomić system „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, jeśli masz firmę narażoną na zepsucie.

Dobre oprogramowanie do zarządzania zapasami polega na zwiększaniu potencjalnych zysków, poprawie efektywności magazynowania i obniżeniu kosztów przechowywania. Niektóre firmy uważają, że ta technologia pomaga im uniknąć kurczenia się zapasów, ponieważ nie kupuje się zbyt wielu niewłaściwych zapasów.

Koszty zarządzania zapasami

Jeśli naprawdę chcesz zaangażować się w optymalizację zapasów swojej firmy, musisz pomyśleć o kosztach posiadania przez cały czas określonych produktów. Obliczanie kosztów zapasów ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu, jaki zysk możesz osiągnąć na bieżących zapasach. Pomaga także określić, czy produkcję należy zmniejszyć, czy zwiększyć, aby utrzymać pożądaną równowagę pomiędzy przychodzącą i wychodzącą gotówką.

Pomiar kosztów zapasów pomaga usprawnić strategię biznesową i dokładnie określić dalsze kierunki rozwoju firmy. Niektóre z typowych kosztów, o których należy pamiętać przy obliczaniu kosztu zapasów, to:

• Koszty kapitałowe: Koszty inwestycyjne to wydatki poniesione na utrzymywanie zapasów. Przykłady obejmują wszystko, od pieniędzy wydanych na zakup towarów, po odsetki, które tracisz, gdy gotówka staje się zapasami, a także koszty alternatywne związane z zakupem zapasów. Koszt kapitału zwykle stanowi największą część całkowitego kosztu utrzymania.
• Koszty składowania: Koszty przechowywania to wydatki, które wiele osób ponosi, aby bezpiecznie uporządkować zapasy w określonym miejscu, np. w magazynie. Wydatki te zazwyczaj dzielą się na dwa składniki: koszty zmienne i koszty stałe. Podczas gdy koszty stałe obejmują na przykład wynajem powierzchni magazynowej, koszty zmienne mogą obejmować koszty obsługi materiałów i siły roboczej.
• Koszty serwisu: Wydatki na usługi to koszty poniesione w celu ochrony zapasów, które chcesz sprzedać, przed różnymi zagrożeniami. Zawsze istnieje ryzyko, że wypadki w miejscu pracy lub kradzież mogą pozbawić Cię dostępu do zapasów. Koszty usług, takie jak opłaty ubezpieczeniowe, zapłacone podatki, a nawet korzystanie z systemu zarządzania zapasami, składają się na ochronę Twojej firmy.
• Koszty ryzyka związanego z zapasami: Przenoszenie zapasów to skomplikowany proces, który wiąże się z dużym ryzykiem. Ryzyko to przekłada się na składniki kosztów, na które składają się różne czynniki, takie jak skurcz, który odnosi się do strat powstałych po zakupie towarów i usług. Kurczenie się następuje w wyniku błędów administracyjnych, uszkodzeń w transporcie i tak dalej. Może się również okazać, że Twoje zapasy po prostu tracą wartość, gdy są przechowywane w magazynie, ze względu na wprowadzenie nowych modeli lub produktów, które sprawiają, że Twoje produkty są mniej atrakcyjne.

Koszt zapasów można oszacować na wiele sposobów. Na przykład średni koszt ruchomy to metoda kalkulacji kosztów, która bada średni koszt jednostkowy przedmiotu po jego nabyciu. Średni koszt ruchomy to dobra metoda księgowa, jeśli sprzedajesz wiele pojedynczych przedmiotów o własnej wartości.

Tę metodę zazwyczaj można obliczyć automatycznie, śledząc koszty zapasów za pomocą narzędzia online. Istnieje również możliwość wykorzystania systemu ERP do optymalizacji przepływu środków pieniężnych w firmie i ręcznego śledzenia kosztów. Jednak metoda ta często prowadzi do problemów związanych z potencjalnym błędem ludzkim.

Jedną z popularnych metod wyceny jest metoda „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, która zakłada, że ​​każdy przedmiot jest sprzedawany w kolejności, w jakiej został zakupiony. Dystrybutorzy produktów mogą czasami znaleźć rozwiązanie do zarządzania zapasami z własną strategią kalkulacji kosztów FIFO. Możesz też znaleźć produkt oferujący kalkulację LIFO, co oznacza, że ​​śledzisz swoje produkty według tego, który ostatni pojawił się w Twoim magazynie i wyszedł jako pierwszy.

Znalezienie właściwej strategii kosztowej dla strategii zarządzania zapasami może być na początku skomplikowanym procesem. Dokładne śledzenie zapasów i każdego produktu RFID ułatwia prowadzenie sklepu bez błędów magazynowych. Ważne jest, aby dokładnie przemyśleć, co można zrobić, aby informacje o zapasach były jak najbardziej aktualne, aby uniknąć problemów z popytem i podażą.

Wybierając metodę wyceny dla narzędzia do zarządzania zapasami, zawsze wybieraj tę, która zapewnia największą możliwą dokładność.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami?

Zarządzanie zapasami w rozwijającej się firmie może być ciężką pracą. Im więcej produktów sprzedajesz, tym więcej jest do śledzenia. Czasami potrzebujesz dodatkowej pomocy. Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie do zarządzania zapasami. Wyposażone w narzędzia takie jak automatyczna synchronizacja i aktualizacje na czas, narzędzia do zarządzania zapasami zapewniają kompleksowy przegląd operacji biznesowych.

Możesz wykorzystać odpowiednie oprogramowanie do strategii LIFO, aktualizacji kanałów sprzedaży, a nawet zarządzania łańcuchem dostaw. Rzućmy okiem na niektóre z wiodących programów do zarządzania zapasami dostępnych obecnie na rynku.

1. Handel QuickBooks

Handel QuickBooks jest liderem na rynku narzędzi do zarządzania zapasami. Platforma ułatwia firmom każdej wielkości zarządzanie operacjami detalicznymi i hurtowymi w ujednoliconej przestrzeni.

Istnieje rozbudowany ekosystem aplikacji, dzięki czemu możesz odblokować nowe funkcje i narzędzia, kiedy tylko ich potrzebujesz. Inne funkcje obejmują narzędzia do zarządzania łańcuchem dostaw, wydajnością operacyjną i obsługą klienta. Niezależnie od tego, czy nadal sprzedajesz Shopify, WooCommerce, Amazon lub gdzie indziej, QuickBooks Commerce zapewni Ci wsparcie.

Platforma QuickBooks Commerce bezproblemowo automatyzuje połączenie między wszystkimi systemami magazynowymi, dzięki czemu nie musisz spędzać tyle czasu na przełączaniu się między aplikacjami. Możesz nawet zsynchronizować oprogramowanie ze skanerem kodów kreskowych i systemem punktów sprzedaży offline. Dzięki temu wszystkie tryby w Twojej firmie będą działać sprawnie.

Cennik: Zaprojektowany dla małych i średnich firm, QuickBooks Commerce zaczyna się od ceny $ 39 za miesiąc dla planu założycielskiego. Dodatkowe narzędzia i sprzęt wiążą się z dodatkowymi wydatkami.

2. Veeqo

Kolejnym najskuteczniejszym rozwiązaniem w środowisku zarządzania zapasami jest Veeqo. To kompleksowe rozwiązanie programowe pomaga firmom śledzić sprzedaż, zamówienia i wysyłkę. Wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia odnoszącej sukcesy firmy, znajduje się w tym samym zapleczu, co oznacza, że ​​znacznie łatwiej jest szybko rozwijać Twoją markę.

Veeqo zapewnia dostęp do wielokanałowych inwentaryzacji, a także dziesiątki integracji dla Twoich najważniejszych narzędzi biznesowych. Możesz zestawiać raporty dla różnych magazynów i przestrzeni. Ponadto dostępna jest także obsługa śledzenia zwrotów i zamówień hurtowych.

Aby jeszcze bardziej ułatwić Ci życie, Veeqo udostępnia szczegółowe raporty na temat wszystkiego, co musisz wiedzieć o swojej sprzedaży. Istnieją rozwiązania dla maksymalnie 21 różnych integracji zamówień w przypadku wysyłki międzykrajowej.

Cennik: Obecnie Veeqo jest całkowicie bezpłatne.

3. CIN7

CIN7 to doskonałe narzędzie dla właścicieli firm, którzy muszą śledzić wszystkie swoje zapasy i sprzedaż. To wydajne narzędzie do zarządzania zapasami śledzi cykle życia produktów. Oznacza to, że nigdy nie przegapisz okazji z powodu braku zapasów. Jeśli wolisz, możesz nawet skonfigurować harmonogramy automatycznego ponownego zamawiania.

CIN7 ułatwia zarządzanie zapasami, co jest świetną rzeczą dla mniejszych marek, które muszą zarezerwować jak najwięcej czasu i energii na rozwój swoich marek. Dostępny jest bezpłatny okres próbny, więc możesz wypróbować technologię przed zarejestrowaniem się. Ponadto środowisko zaplecza zapewnia dostęp do wielu zasobów i dokumentacji w celu wsparcia.

Kolejną ważną zaletą CIN7 jest dostęp do różnych integracji punktów sprzedaży, narzędzi automatyzacji i zarządzania magazynem. Jedynym problemem jest to, że to oprogramowanie może być bardzo drogie.

Cennik: Ceny zaczynają się od około 299 dolarów miesięcznie za pakiet „Starter”. Na początek możesz skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego, ale aby uzyskać więcej informacji na temat cen, musisz skontaktować się z zespołem sprzedaży.

4. Zarządzanie zapasami Zoho

Zarządzanie zapasami Zoho jest jednym z bardziej znanych narzędzi na obecnym rynku. To nowoczesne rozwiązanie pomaga firmom zwiększyć sprzedaż i odblokować nowe możliwości biznesowe. Dzięki temu oprogramowaniu firmy mogą zarządzać zamówieniami online i offline, integrować swój system z istniejącymi narzędziami i nie tylko.

Zarządzanie zapasami Zoho dobrze współpracuje z rozwiązaniami takimi jak eBay, Shopifyi Amazona. To świetna wiadomość, jeśli sprzedajesz na wielu platformach jednocześnie. Dodatkowo otrzymasz wszystkie narzędzia potrzebne do śledzenia sprzedaży. Do wyboru są także funkcje numerów seryjnych, śledzenie partii, a nawet wiele integracji wysyłek.

Dzięki szerokiemu wyborowi zaawansowanych rozwiązań, takich jak oprogramowanie księgowe, narzędzia do zarządzania aktywami i raportowanie, Zoho sprawi, że będziesz o krok przed konkurencją. Dostępny jest nawet bezpłatny plan na początek, jeśli przyjmiesz tylko kilka zamówień miesięcznie.

Cennik: Bezpłatna opcja do 10 zamówień online i offline miesięcznie. Jeśli chcesz obsłużyć więcej zamówień, koszt wzrasta do 399 USD przy płatności miesięcznej lub 329 USD przy płatności rocznej.

Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania zapasami

Jak wspomniano powyżej, dostępne są różne systemy oprogramowania i strategie zarządzania zapasami. Strategie stosowane do śledzenia zapasów i oszczędzania pieniędzy będą zależeć od wymagań Twojej firmy.

Jednak wszystkie te narzędzia doskonale nadają się do zapewniania widoczności zapasów i pokazywania wszystkiego, co musisz wiedzieć o swojej firmie. Kluczem do sukcesu jest często nauczenie się, jak ostrożnie korzystać z każdej istotnej funkcji oprogramowania i uczenie się na podstawie doświadczeń.

Na przykład zawsze warto:

1. Miej plan

Kompleksowa strategia jest niezbędna do dobrego zarządzania zapasami. Jako lider biznesu musisz zacząć od rozważenia potrzeb swojej firmy. Zarządzanie zapasami może obejmować wszystko, od planowania zasobów przedsiębiorstwa po prognozowanie popytu, ale aby wygenerować właściwe wyniki, należy zawsze zacząć od uwzględnienia klientów, pracowników i sposobu działania firmy.

Zastanów się, jak możesz wykorzystać swój system zarządzania zapasami do interakcji i śledzenia łańcuchów dostaw, aby poprawić obsługę klienta i generować powtarzające się zakupy od klientów. Zastanów się, jak Twoja firma będzie sobie radzić z zamówieniami (np. ostatnie wejście, ostatnie wyjście) i co możesz zrobić, aby przygotować się na zmiany sezonowe.

Konfigurując rozwiązanie do zarządzania zapasami, upewnij się, że masz odpowiedni system śledzenia zapewniający długoterminowy rozwój. Zarządzanie zapasami nie polega wyłącznie na śledzeniu liczby jednostek dostępnych w danym momencie. Właściwe raportowanie może również zapewnić doskonały wgląd w to, jak możesz rozwijać swój biznes i zwiększać swoje szanse na wyższe przychody. Możesz nawet wykorzystać swoje raporty, aby przewidzieć, kiedy będziesz potrzebować uzupełnienia zapasów, dzięki czemu nigdy nie stracisz okazji do sprzedaży

2. Wykorzystaj w pełni prognozowanie

Oprogramowanie do zarządzania zapasami nie służy tylko do informowania Cię o wyczerpaniu się zapasów. Możesz także wykorzystać trendy odkryte dzięki temu oprogramowaniu do stosunkowo dokładnych przewidywań na przyszłość.

Aby to jednak osiągnąć, potrzebne są dokładne systemy prognozowania. Większość narzędzi do zarządzania zapasami zawiera obliczenia prognozowanej sprzedaży oparte na przewidywanym wzroście, trendach rynkowych, promocjach, gospodarce, a nawet historycznych wynikach sprzedaży. Dowiedz się, jak prognozy oprogramowania wpływają na Twoją firmę i wykorzystaj je na swoją korzyść.

Aby zwiększyć dokładność prognoz, warto pomyśleć o oprogramowaniu w chmurze dla Twojej firmy. Posiadanie oprogramowania w chmurze oznacza, że ​​nie będziesz ograniczony ilością danych, które możesz zebrać. Być może uda Ci się połączyć swój system z systemem sztucznej inteligencji, który będzie regularnie wysyłać powiadomienia, dzięki którym będziesz podążał we właściwym kierunku.

3. Regularnie kontroluj i śledź Sock

Ważne jest, aby śledzić wszystko, co dzieje się z Twoimi zapasami. Nawet mając pomocne narzędzia do zarządzania zapasami, pamiętaj o sprawdzaniu zapasów i upewnianiu się, że od czasu do czasu wszystko jest prawidłowe.

Większość firm robi to co roku. Kiedy już będziesz mieć pewność, że Twoje liczby są prawidłowe, możesz skonfigurować system ciągłego śledzenia poziomu zapasów. Niektóre zaawansowane narzędzia pozwolą Ci nadać priorytet widokom na temat tego, które akcje sprzedają się najszybciej. Możesz także znaleźć narzędzia, które wysyłają automatyczne powiadomienia, gdy poziom zapasów spadnie poniżej pewnego poziomu.

Podczas audytu zapasów zwracaj uwagę na produkty, które mają trudności ze sprzedażą. Zapasy o niskiej rotacji, które nie były sprzedawane w ciągu ostatnich sześciu do 12 miesięcy, mogą wymagać wymiany na coś nowego.

4. Używaj właściwych metod

Narzędzia do zarządzania zapasami pomagają Ci śledzić stan zapasów w sposób poprawiający spójność Twojej firmy. Możesz na przykład zastosować podejście FIFO, aby utrzymać wszystko we właściwym tempie. Sprzedaż typu „pierwsze wejście” i „pierwsze wyjście” oznacza, że ​​sprzedajesz swoje towary w tej samej kolejności, w jakiej zostały utworzone lub zakupione.

Ma to kluczowe znaczenie w przypadku towarów łatwo psujących się, ale może być również pomocne w przypadku towarów niepsujących się, ponieważ przedmioty przechowywane zbyt długo mogą ulec nadmiernemu uszkodzeniu. Jeśli chcesz utrzymać reputację swojej firmy, metody takie jak FIFO mogą również pomóc w kontroli jakości.

Korzystając z technologii zarządzania zapasami, możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje produkty będą wyglądać świetnie i działać tak, jak powinny. Twój system śledzenia powinien być w stanie zmierzyć, ile produktów nie jest „do zera”.

5. Postępuj zgodnie ze swoim ABC

Jeśli prowadzisz firmę, która sprzedaje wiele różnych rodzajów produktów, pomocne może być zapewnienie ściślejszej kontroli produktów o dużej wartości. Można to zrobić metodą ABC. Zasadniczo używasz strategii zarządzania zapasami do grupowania pozycji magazynowych w segmenty A, B i C.

Możesz także używać kategorii do segmentowania zasobów reklamowych na inne sposoby. Na przykład, jeśli Twoja firma produkuje i sprzedaje część własnych zapasów, ale także dostarcza produkty za pośrednictwem: dropshipping dostawcy, będziesz potrzebować dwóch różnych systemów, aby wszystko śledzić.

Przeprowadzka do dropshipping może czasami być znacznie lepszą opcją dla osób, które nie mają dużo miejsca lub dodatkowego czasu na zarządzanie zapasami. Nie musisz się tak bardzo martwić czasem naprawy sprzętu ani natychmiastową wysyłką przedmiotów do klienta. Zamiast tego współpracujesz z pośrednikiem, który zajmuje się za Ciebie trudniejszymi częściami zarządzania zapasami.

Powszechne terminy w zarządzaniu zapasami

Nadal nie masz pewności co do zarządzania zapasami? Oto kilka terminów ze słownika, które mogą być pomocne:

• Metoda ABC: Strategia rankingu zapasów na podstawie wskaźników rotacji. Zapasy generujące największy dochód zostaną sklasyfikowane w kategorii A, natomiast produkty o gorszych wynikach zostaną zaklasyfikowane do kategorii B i C. Produkty klasy A muszą znajdować się najbliżej obszarów wysyłki i realizacji zamówień w magazynie.
• Metoda dwóch pojemników: Jest to termin używany, gdy firmy przechowują produkty w dwóch lokalizacjach. Kiedy pierwszy pojemnik jest pusty, artykuły są przenoszone z drugiego pojemnika, co pomaga w śledzeniu właściwej ilości zapasów.
• Stała ilość zamówienia: Jest to proces stosowany przez firmy, gdy w przedsiębiorstwie przez cały czas wymagana jest minimalna liczba produktów. Kiedy zapasy osiągną tę liczbę, zostanie ustalone zamówienie na uzupełnienie zapasów.
• Zamawianie na czas określony: Dzieje się tak, gdy towary są zamawiane w celu uzupełnienia zapasów zgodnie z ustalonym okresem czasu. Jest to częstszy wybór w przypadku uproszczonego zarządzania zapasami w mniejszych sklepach.
• Vendlub zarządzane zasoby: Jest to termin używany w odniesieniu do sytuacji, w której dostawca zarządza poziomami zapasów i ponownie zamawia zapasy w oparciu o sprzedaż lub określone okresy. Jest to powszechne w handlu detalicznym, spożywczym, a nawet w placówkach służby zdrowia.
• Inwentarz Just in Time: Metoda JIT polega na utrzymywaniu w magazynie jak najmniejszej ilości zapasów, aby obniżyć koszty. Zamawiasz dodatkowe zapasy tylko wtedy, gdy wiesz, że będziesz ich potrzebować.
• Dropshipping: Powszechna strategia dla firm, które chcą zaoszczędzić pieniądze, firm, które korzystają dropshipping zlecają na zewnątrz elementy zarządzania zapasami, dzięki czemu nie muszą zarządzać własnymi strategiami magazynowania i realizacji zamówień.
• Przesyłka masowa: Technika ta polega na hurtowym kupowaniu zapasów, aby mieć pewność, że uzyskasz najlepszą cenę. Często firmy korzystają z tej techniki, gdy nie ma obaw związanych z datami przydatności do spożycia i wygaśnięciem.
• Zamówienia oczekujące: Tak się dzieje, gdy klienci składają zamówienia na zapasy, które nie są jeszcze dostępne. Dla firm ważny jest szybki dostęp do zapasów objętych zamówieniem zaległym.
• Krzyż-dokowanie: ten system pomaga zmniejszyć potrzebę przechowywania zapasów. Produkty dostarczane są do magazynu, gdzie są natychmiast przygotowywane i sortowane do wysyłki, a następnie przeładowywane na ciężarówki.
• Przesyłka: Technika ta umożliwia hurtownikowi lub innemu nadawcy oddanie swoich towarów sprzedawcy detalicznemu bez konieczności płacenia przez niego z góry za towar. Nadawca jest właścicielem towarów, a sprzedawca detaliczny płaci za nie w momencie sprzedaży tych towarów.

Zarządzanie magazynem a zarządzanie zapasami

Choć mogą brzmieć jak terminy zamienne, systemy zarządzania magazynami i zapasami są nieco inne. Rozwiązanie do zarządzania zapasami pomaga śledzić ilość produktu, którą posiadasz w danym momencie, dzięki czemu możesz utrzymać stały poziom zapasów. Jest to doskonały sposób dla każdej firmy zajmującej się sprzedażą detaliczną na uniknięcie braków w magazynie i śledzenie całkowitych kosztów prowadzenia.

Natomiast system zarządzania magazynem wspiera całą działalność magazynu, łącznie z zarządzaniem zapasami. Zarządzanie magazynem często obejmuje całą operację łańcucha dostaw i integruje się z takimi elementami, jak systemy zarządzania transportem.

Dzięki narzędziom do zarządzania magazynem będziesz mieć dostęp do takich funkcji jak:

• Narzędzia do raportowania umożliwiające śledzenie i analizowanie informacji magazynowych oraz kontrolowanie ważnych wskaźników KPI mających wpływ na rozwój firmy.
• Funkcje placu i doku pomagają kierowcom znaleźć odpowiedni dok załadunkowy i pomagają w operacjach przeładunku kompletacyjnego.
• Zarządzanie pracą w celu śledzenia wydajności pracowników za pomocą kluczowych wskaźników wydajności.
• Wysyłka w celu generowania list przewozowych i faktur za przesyłki, a także zarządzania powiadomieniami o wysyłce.
• Technologia pakowania i kompletacji, która pomaga pracownikom magazynu wybierać i pakować produkty w celu zwiększenia wydajności.
• Odzyskiwanie i odbieranie: rozwiązanie umożliwiające zarządzanie zapasami i pobieranie za pomocą technologii pick-to-light lub pick-to-voice.
• Śledzenie zapasów z automatyczną identyfikacją i przechwytywaniem danych za pomocą narzędzi takich jak skanowanie RFID i kody kreskowe.
• Projekt magazynu pod kątem usprawnienia alokacji zapasów i logiki kompletacji.

Niektóre funkcje narzędzi do zarządzania zapasami również będą się pokrywać. Na przykład nadal możesz korzystać z takich funkcji, jak kompletacja i pakowanie, które pomogą Ci zarządzać wysyłką towarów w określonym czasie. Będziesz mieć także dostęp do narzędzi i usług wysyłkowych umożliwiających śledzenie poziomów zapasów. Inne funkcje mogą obejmować narzędzia do zarządzania lokalizacjami w celu rozmieszczenia artykułów, przyjmowania zamówień i śledzenia ich pod kątem operacji realizacji, liczenia cykli w celu uzyskania aktualnych sum oraz śledzenia kodów kreskowych.

Narzędzia do raportowania są również powszechnym elementem systemów zarządzania zapasami, ponieważ w dalszym ciągu konieczne jest zbieranie jak największej ilości informacji, aby prowadzić bardziej efektywną działalność.

Często zadawane pytania dotyczące zarządzania zapasami

Nadal nie masz pewności co do oprogramowania do zarządzania zapasami? Oto niektóre z najczęstszych pytań, które często spotykamy podczas rozmów z właścicielami firm.

Czy mogę zarządzać wszystkim w arkuszu kalkulacyjnym?

A: Możesz, ale to nie jest dobry pomysł. Musisz ręcznie aktualizować wszystkie informacje w arkuszu kalkulacyjnym, co oznacza, że ​​zajmuje to dużo czasu. Ponadto istnieje duże prawdopodobieństwo, że od czasu do czasu popełnisz błędy. Arkusz kalkulacyjny nie może skalować się z Twoją firmą.

Czy oprogramowanie do zarządzania zapasami jest drogie?

A: To zależy od wybranego oprogramowania. Istnieje wiele różnych opcji – niektóre są przeznaczone dla dużych przedsiębiorstw, inne zaś dla mniejszych przedsiębiorstw. Im bardziej zaawansowana ma być Twoja technologia, tym większe prawdopodobieństwo, że zapłacisz za subskrypcję. Możesz jednak zaoszczędzić trochę pieniędzy, zapisując się na roczne członkostwo.

Co to jest śledzenie zapasów?

A: Śledzenie zapasów to proces, który ma wiele różnych stylów. Niektórzy ludzie na początku korzystają z własnego arkusza kalkulacyjnego, a następnie stopniowo aktualizują się do pełnego rozwiązania programowego. Im więcej kanałów sprzedajesz i im więcej zapasów musisz śledzić, tym bardziej skomplikowane staje się śledzenie. Ważne jest, aby mieć pewność, że masz narzędzie techniczne, które może śledzić wszystko.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?

A: Zarządzanie zapasami jest istotną częścią prowadzenia odnoszącej sukcesy firmy. Musisz wiedzieć, jakie produkty i materiały masz pod ręką, aby mieć pewność, że zawsze dostarczasz to, czego oczekują klienci. Dobre zarządzanie zapasami pomaga zapewnić płynniejszą obsługę klienta i poprawić przepływ środków pieniężnych dla Twojego zespołu. Możesz zmniejszyć swoje wydatki, wydając mniej na zapasy i rzeczy, których nie będziesz miał szansy sprzedać.

Czy zarządzanie zapasami jest trudne?

Odp.: Bez odpowiedniej technologii zarządzanie zapasami może być niezwykle trudne, szczególnie jeśli masz dużo zapasów do kontrolowania. Dlatego dostępne są zautomatyzowane narzędzia i inteligentne oprogramowanie, które pomagają uprościć proces zarządzania zapasami dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw.

Jakie są rodzaje zapasów?

A: Najpopularniejszymi rodzajami zapasów są surowce, produkcja w toku lub zapasy PWT, towary gotowe oraz towary MRO, czyli towary związane z konserwacją, naprawami i operacjami. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i musisz śledzić tego typu rzeczy, możesz także rozważyć takie rzeczy jak „materiały opakowaniowe” jako rodzaj zapasów.

Jaki jest model EOQ?

A: EOQ oznacza ekonomiczną wielkość zamówienia i polega na obliczeniu idealnej wielkości zamówienia, jaką firma powinna kupić, aby zmniejszyć koszty zapasów, takie jak koszty niedoborów, koszty przechowywania i koszty zamówień. Ten model planowania produkcji istnieje od początków XIX wieku i na początku jego zrozumienie może być trochę czasochłonne. Jednakże formuła zakłada, że ​​metryki popytu, utrzymywania i zamawiania pozostaną stałe.

Do czego służy model EOQ?

A: Model EOQ nie zawsze będzie idealny dla wszystkich hurtowników i właścicieli firm. Jednak niektóre firmy uważają, że ekonomiczna wielkość zamówienia jest pomocnym narzędziem, ponieważ służy do obliczenia optymalnej ilości, którą można wyprodukować lub kupić w celu zmniejszenia kosztów utrzymywania zapasów i przetwarzania zamówień zakupu. Konfiguracje produkcyjne są również uwzględniane w modelu EOQ podczas badania kosztów całkowitego przepływu pracy związanego z wysyłaniem zamówień klientów.

Co to jest stały zapas?

A: Jeśli prowadzisz swój sklep z rozwiązaniami do zarządzania zapasami zamiast z arkuszami kalkulacyjnymi Excel, znacznie łatwiej będzie Ci dostosować swoje zamówienia do różnych kategorii. Jednym ze sposobów zarządzania danymi o zasobach jest zarządzanie zapasami stałymi lub stałymi.

Jest to metoda zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, która pozwala na natychmiastowe rozliczenie zakupu zapasów za pośrednictwem komputerowych rozwiązań POS. W odróżnieniu od innych systemów, które umożliwiają okresowe sprawdzanie stanu magazynowego za pośrednictwem komputerów i urządzeń mobilnych, to rozwiązanie w systemach zarządzania magazynem pozwala na ciągłe śledzenie wydajności sklepu. Może to ułatwić przewidywanie takich rzeczy, jak potrzeba zakupów uzupełniających.

Maksymalne wykorzystanie zarządzania zapasami

Narzędzia do zarządzania zapasami to jedne z najcenniejszych rozwiązań, jakie będziesz mieć jako właściciel firmy. Jedynym sposobem, aby być o krok przed popytem na rynku i mieć pewność, że klienci otrzymają to, czego potrzebują, jest uważne śledzenie zapasów.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu łatwo jest sprawdzić, które z Twoich produktów cieszą się największym popytem i jak często trzeba zmieniać kolejność dostaw. Możesz także użyć narzędzi do zarządzania zapasami, aby śledzić takie rzeczy, jak psucie się i unikać utraty zysków.

Jeśli nie korzystasz jeszcze z technologii zarządzania zapasami, teraz może być idealny moment, aby zacząć.