Wat is voorraadbeheer? Overzicht, voordelen en best practices

Voorraadbeheer is het hoogtepunt van alle activiteiten die worden uitgevoerd om de voorraad te beheersen. Met de juiste voorraadbeheerstrategieën zorgt u ervoor dat u altijd de juiste hoeveelheid voorraad aanhoudt, terwijl u het risico op knelpunten en buitensporige kosten minimaliseert. Alle bedrijven met een fysieke inventaris hebben een strategie voor voorraadbeheer nodig om consistent te zijn cash flow.

Wat voorraadbeheer voor de meeste mensen zo complex maakt, is dat er niet één juiste manier is om het te doen. Er zijn veel verschillende technieken voor voorraadbeheer beschikbaar, van VMI en MRP tot JIT, EPQ en EOC, en ze hebben allemaal unieke voordelen en problemen waarmee rekening moet worden gehouden. De meest effectieve aanpak wordt vaak bepaald door toekomstige en huidige marktomstandigheden.

De sleutel tot het succesvol beheren van uw voorraad met welke strategie dan ook, is ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens vastlegt in alle stadia van het product levenscyclus.

Laten we eens nader bekijken wat voorraadbeheer betekent en hoe u het in uw bedrijf kunt gebruiken.

Wat is voorraadbeheer? De basis behandelen

Voorraadbeheer is een van de tools die bedrijfseigenaren gebruiken om de prestaties van hun organisatie te evalueren. Met de juiste software kunt u de voorraadniveaus op elk moment volgen en ervoor zorgen dat u op de goede weg bent naar winst en succes.

Zowel kleine als grotere ondernemingen vertrouwen op dit soort technologie. Hoe groter uw bedrijf is, hoe waarschijnlijker het is dat u bijzonder geavanceerde analysesoftware nodig heeft.

Met voorraadbeheertechnologie wilt u ervoor zorgen dat u altijd het recht heeft hoeveelheid en kwaliteit van producten die beschikbaar zijn voor uw klanten.

In de juiste omstandigheden kan voorraadbeheer zelfs de kosten van overtollige voorraad in uw magazijnen verlagen, terwijl de verkoop wordt gemaximaliseerd. Veel moderne softwareoplossingen worden geleverd met ingebouwde voorspellende analysestrategieën. Dit betekent dat u mogelijk van de ene op de andere maand een stijging of daling van het verkoopvolume kunt plannen.

Software voor voorraadbeheer is vooral waardevol voor bedrijven met een beperkt budget. U kunt voorkomen dat u omzet misloopt in een steen en mortel of e-commerce winkel omdat je altijd de juiste hoeveelheid bij de hand hebt. Tegelijkertijd voorkom je problemen als bederf of te veel uitgeven aan voorraad die je niet kunt verschuiven.

Onderzoek naar voorraadbeheer

Voorraadbeheer is het hoogtepunt van alle activiteiten die worden uitgevoerd om de voorraad te beheersen. Met de juiste voorraadbeheerstrategieën zorgt u ervoor dat u altijd de juiste hoeveelheid voorraad aanhoudt, terwijl u het risico op knelpunten en buitensporige kosten minimaliseert. Alle bedrijven met een fysieke inventaris hebben een strategie voor voorraadbeheer nodig om een ​​consistente cashflow te garanderen.

Wat voorraadbeheer voor de meeste mensen zo complex maakt, is dat er niet één juiste manier is om het te doen. Er zijn veel verschillende technieken voor voorraadbeheer beschikbaar, van VMI en MRP tot JIT, EPQ en EOC, en ze hebben allemaal unieke voordelen en problemen waarmee rekening moet worden gehouden. De meest effectieve aanpak wordt vaak bepaald door toekomstige en huidige marktomstandigheden.

De sleutel tot het succesvol beheren van uw voorraad met welke strategie dan ook, is ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens vastlegt in alle stadia van de productlevenscyclus.

Laten we eens nader bekijken wat voorraadbeheer betekent en hoe u het in uw bedrijf kunt gebruiken.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Voorraadbeheer bepaalt precies hoe bedrijven hun bedrijf runnen, hun omzet laten groeien en hun klanten consistent bedienen. Als u producten heeft die fysiek in uw bedrijf moeten worden verplaatst, heeft u voorraadbeheer nodig. Het maakt niet uit of u een groothandelaar of een kleine detailhandelaar bent, voorraadbeheer blijft essentieel.

Als uw bedrijf de voorraad niet correct beheert, zal het al snel moeite hebben om enige vorm van consistent inkomen te behouden. Als u geen sterke strategie voor voorraadbeheer heeft, kunt u er niet voor zorgen dat u voorraad bij de hand heeft om aan klanten te leveren wanneer de vraag hoog is. Als slecht voorraadbeheer betekent dat u niet kunt voorspellen wat er met uw winkel gaat gebeuren, ziet u misschien zelfs een stijging van de vraag die u niet aankan, wat omzetverlies betekent.

Als uw klanten te lang moeten wachten om de items die u aanbiedt te krijgen, gaan ze meestal naar een concurrent. Hier zijn enkele voordelen van voorraadbeheer:

• Behoud tevreden klanten: Voorraadbeheer bepaalt hoe snel u producten bij klanten kunt krijgen en hoe betrouwbaar u bent bij het uitvoeren van bestellingen. Klanten komen meestal terug voor meer als ze weten dat uw organisatie bestellingen op tijd kan leveren.
• Laat uw bedrijf groeien: Naarmate bedrijven complexer worden, groeit ook hun voorraadbeheer. Wanneer u nieuwe faciliteiten toevoegt, personeel aanneemt en productlijnen toevoegt, wordt het handmatig beheren van uw materialen en voorraden moeilijker. Software voor voorraadbeheer is hier handig om controle te krijgen over uw fysieke inventaris.
• Verbeter de zichtbaarheid van het bedrijf: Als u de stroom van uw productlevenscyclus van begin tot eind kunt bekijken, krijgt u nuttige inzichten in uw bedrijf. U leert welke van uw producten het meest waardevol zijn en ontdekt manieren om nieuwe bronnen van inkomsten toe te voegen.
• Geld besparen: Voorraadbeheer maakt het eenvoudig om nieuwe producten en kanalen aan uw bedrijf toe te voegen, zodat u uw omzet kunt laten groeien. U kunt echter ook de juiste technieken gebruiken om inefficiënties te elimineren die anders zouden leiden tot verloren voorraad, voorraadtekorten, hoge opslagkosten en problemen met groeiende marges.
• Verminder de complexiteit: Een goede strategie voor voorraadbeheer betekent dat u de tijd en mankracht voor voorraadbeheer kunt verminderen, waardoor u kunt besparen op personeelskosten.

De verschillende soorten voorraadbeheer

Er zijn een paar verschillende soorten voorraadbeheersystemen in de zakenwereld, net zoals er verschillende soorten voorraad zijn. De eerste producten die u van uw leveranciers krijgt, worden bijvoorbeeld vaak grondstof genoemd. Zodra ze in productie zijn, worden ze een "Work in Progress", gevolgd door "Finished Goods".

Sommige bedrijven houden ook de voorraad bij in de vorm van MRO-artikelen, dit betekent in feite dat u producten onderhoudt, repareert of reviseert. Het soort voorraad waarmee u werkt, helpt u bij het bepalen van het soort voorraadbeheersysteem dat u nodig heeft.

U hebt bijvoorbeeld een systeem met barcodebeheer nodig als u een winkel runt. Retailvoorraadbeheer houdt uw producten voor u bij, evenals elke aankooporder die u zou kunnen aannemen, de bestelhoeveelheid en zelfs "veiligheidsvoorraad".

Als u zich op de B2B-markt bevindt, heeft u mogelijk een speciaal soort voorraadbeheer nodig, genaamd groothandel voorraadbeheer. Tools voor voorraadbeheer in de groothandel meten vaak veel van dezelfde dingen als software voor de detailhandel. Het verschil is dat u in plaats van alleen de bestelhoeveelheid en SKU-gegevens bij te houden, ook verschillende bulkproducten uit verschillende omgevingen volgt.

Een tool voor voorraadbeheer voor de groothandel kan uw strategie combineren om de voorraad van meerdere online en offline winkels tegelijk te beheren. Het kan ook de gegevens van honderden verkooppunten ophalen als u ook fysieke winkels heeft.

Wat is een voorraadbeheersysteem?

Elk bedrijf gebruikt op zijn minst een bepaald niveau van voorraadbeheersysteem. De beste oplossingen houden over het algemeen de producten en beschikbare middelen voor uw bedrijf bij. Ze kunnen echter ook inzicht bieden in uw bedrijfsprestaties, waardoor u de tools krijgt die u nodig hebt om meer goed presterende producten te verkopen en kosten te verlagen.

Een voorraadsysteem gaat de uitdaging aan om ervoor te zorgen dat u het juiste voorraadniveau in uw organisatie kunt behouden. De explosie van omnichannel fulfilment en e-commerce heeft geleid tot een breed scala aan nieuwe tools voor voorraadbeheer.

De term "voorraadbeheersysteem" kan ook verwijzen naar de technieken die bedrijven gebruiken bij het omgaan met inventaris, zoals:

Voorraad versus cyclustelling

Als u kiest welke van deze strategieën u volgt voor uw voorraadbeheer, bepaalt u de richtlijnen voor hoe u uw volledige bedrijfsgroei benadert. Van infrastructuur tot technologie, volledige voorraadtellingen zullen altijd regelmatig worden uitgevoerd, en zelfs jaarlijks, als onderdeel van een uitgebreide audit. Winkels gebruiken deze methode vaak.

Als alternatief houdt cyclustelling in dat slechts een deel van de voorraad regelmatig wordt geteld. In een verkoop omgeving, wordt een enkel gebied geteld op een specifieke dag van de maand of week. De volgende dag telt het team de voorraad in een andere omgeving. Binnen grote magazijnen kunnen de meest actieve of waardevolle items vaker worden geteld. Kleinere, meer consistente tellingen kunnen een beter inzicht geven in de fase van de inventarisatie.

Handmatig voorraadbeheer

Meestal wordt deze methode van voorraadbeheer niet aanbevolen, zelfs niet voor kleinere bedrijven. Veel kleine bedrijven sluiten regelmatig om de inventaris af te handelen. Dit betekent echter vaak dat u verkoopkansen misloopt. Tegelijkertijd is het vermeldenswaard dat handmatig voorraadbeheer vaak de kans op menselijke fouten met zich meebrengt.

Elke fout kan tot verdere problemen leiden, wat betekent dat u een volledig chaotisch systeem krijgt en moeite kunt hebben om aan de verzoeken van uw klanten te voldoen. Het risico op fouten en mogelijke downtime is de reden waarom de meeste bedrijven een digitaal voorraadbeheersysteem zullen gebruiken, zelfs als ze niet veel voorraad hebben om bij te houden.

Barcodetracking en RFID

Dit systeem gebruikt het bekende barcodelabel dat op de meeste verpakkingen, producten en pallets is bevestigd om te helpen bij het bijhouden van de inventaris. Draagbare barcodelezers besparen vaak veel tijd doordat werknemers de scantijd voor elk item kunnen verkorten tot een paar seconden. Een van de grootste voordelen van het gebruik van een barcodescanner is dat de gegevens in een digitaal formaat worden geleverd.

Omdat u gegevens in digitale vorm verzamelt, is de telling gemakkelijker bij te houden. U kunt informatie in realtime verzamelen en deze later in het systeem controleren.

RFID-scannen is vergelijkbaar met het scannen van streepjescodes. RFID-tags zijn zowel actief als passief, afhankelijk van uw behoeften. Actieve systemen gebruiken de taglezers die zich in een magazijn bevinden en bieden real-time updates van de voorraadlocatie en -telling. Actieve tags werken op batterijen en hebben meer signaalsterkte nodig om met een lezer te communiceren.

Passieve systemen kunnen alleen worden uitgelezen wanneer iemand het systeem activeert met een handapparaat. De inventaris wordt geregistreerd wanneer u de tag leest met uw technologie.

Hoe werkt voorraadbeheersoftware?

Effectieve software voor voorraadbeheer is er in veel verschillende soorten en maten. Dat komt omdat verschillende bedrijven vertrouwen op verschillende technieken voor voorraadbeheer. Uw technologische vereisten zullen afhangen van uw behoefte aan zaken als metingen van de klantvraag, FIFO, het volgen van afgewerkte producten, stockouts en JIT.

In het algemeen gaat voorraadbeheertechnologie over het geven van een beter begrip van alles, van uw fysieke voorraad tot uw toekomstige behoeften en de vraag van klanten. De juiste technologie geeft u een overzicht van:

• Soorten inventaris: Dit laat je zien tot wat voor soort voorraad je toegang hebt en geeft je volledige zichtbaarheid over die producten.
• Voorraadprognoses: Dit houdt in dat historische gegevens worden gebruikt om de toekomstige vraag te voorspellen en overtollige voorraad- of boekkosten te voorkomen.
• Aankoopcycli: Voorraadbeheertools moeten u laten zien wanneer en hoe u inkooporders kunt maken om meer cruciale voorraad te krijgen.
• Voorraadbeheer: Dit betekent dat u moet uitzoeken hoeveel van elk voorraadartikel u kunt opslaan en waar u het naartoe moet sturen.
• Voorraadanalyse: Analytics om u een beter inzicht te geven in voorraadkosten en hoe u het risico op menselijke fouten kunt verkleinen.
• Omgaan met technieken: U kunt dus snel inventaris verzamelen, wegzetten en verzenden wanneer dat nodig is na een bestelpunt.
• Voorraadboekhouding: Zodat u cruciale financiële documenten kunt vastleggen voor belasting- en btw-doeleinden.
• Voorraadbeheerproces: U heeft dus de mogelijkheid om aspecten van uw voorraadbeheer waar mogelijk te automatiseren.

Dit zijn slechts de basiselementen van een inventarisatiesysteem. Hoe geavanceerder u gaat met uw softwarekeuze, hoe meer extra functies u mogelijk heeft. U kunt bijvoorbeeld een first in first out-systeem gebruiken als u een bedrijf heeft dat onderhevig is aan bederf.

Goede software voor voorraadbeheer heeft alles te maken met het vergroten van potentiële winsten, het verbeteren van de efficiëntie van warehousing en het verlagen van de holdingkosten. Sommige bedrijven vinden dat deze technologie hen helpt om krimp te voorkomen, omdat u niet te veel van de verkeerde voorraad koopt.

Voorraadbeheer kosten

Als u echt betrokken wilt zijn bij de optimalisatie van uw bedrijfsvoorraad, moet u nadenken over de kosten om bepaalde producten altijd tot uw beschikking te hebben. Het berekenen van voorraadkosten is van cruciaal belang om erachter te komen hoeveel winst u kunt maken met de huidige voorraad. Het helpt u ook om te bepalen of de productie moet worden verlaagd of verhoogd om het gewenste evenwicht tussen uw inkomende en uitgaande contanten te behouden.

Door voorraadkosten te meten, kunt u uw bedrijfsstrategie stroomlijnen en precies bepalen waar u met uw bedrijf naartoe moet. Enkele veelvoorkomende kosten waarmee u rekening moet houden bij het berekenen van voorraadkosten zijn:

• Kapitaalkosten: Kapitaalkosten zijn de kosten die worden gemaakt voor het bijhouden van inventaris. Voorbeelden zijn alles, van geld dat u uitgeeft bij het verwerven van goederen, tot de rente die u verliest wanneer contant geld voorraad wordt, en de alternatieve kosten die gepaard gaan met het kopen van voorraad. Kapitaalkosten vormen in totaal meestal het grootste deel van de boekwaarde.
• Opslagkosten: Opslagkosten zijn de kosten die veel mensen moeten maken om de voorraad veilig op een specifieke plaats, zoals een magazijn, te organiseren. Deze kosten scheiden over het algemeen in twee componenten: variabele en vaste kosten. Terwijl uw vaste kosten zaken als het huren van opslagruimte omvatten, kunnen de variabele kosten de kosten voor het omgaan met materialen en mankracht omvatten.
• Servicekosten: Servicekosten zijn de kosten die worden gemaakt om de inventaris die u wilt verkopen te beschermen tegen verschillende bedreigingen. Er is altijd een risico dat ongevallen of diefstal op de werkplek ervoor zorgen dat u geen toegang heeft tot uw inventaris. Servicekosten, zoals verzekeringsbetalingen, betaalde belastingen en zelfs het gebruik van een voorraadbeheersysteem, dragen allemaal bij aan de bescherming van uw bedrijf.
• Voorraadrisicokosten: Het voeren van inventaris is een gecompliceerd proces dat veel risico's met zich meebrengt. Dit risico vertaalt zich in kostencomponenten die zijn samengesteld uit verschillende factoren, zoals derving, die verwijzen naar verliezen die optreden nadat goederen en diensten zijn gekocht. Krimp treedt op als gevolg van administratieve fouten, schade tijdens het transport, enzovoort. Je zou ook kunnen ontdekken dat je inventaris gewoon waarde verliest als het in de opslag staat, vanwege de lancering van nieuwe modellen of producten die je items minder aantrekkelijk maken.

U kunt de kosten van inventaris op verschillende manieren beoordelen. Een moving average cost is bijvoorbeeld een kostenmethode die de gemiddelde eenheidskosten van het artikel onderzoekt nadat het is aangeschaft. Moving average cost is een goede boekhoudmethode als u veel afzonderlijke artikelen met hun eigen waarde verkoopt.

Deze methode is meestal iets dat u automatisch kunt berekenen wanneer u uw voorraadkosten bijhoudt met een online tool. Er is ook de mogelijkheid om uw ERP te gebruiken om de cashflow van uw bedrijf te optimaliseren en de kosten handmatig bij te houden. Deze methode leidt echter vaak tot problemen met mogelijke menselijke fouten.

Een populaire kostprijsmethode is First-in-First-Out, waarbij wordt aangenomen dat elk item wordt verkocht in de volgorde waarin het is gekocht. Productdistributeurs kunnen soms een oplossing voor voorraadbeheer vinden met hun eigen FIFO-kostenstrategie. Of misschien vindt u een product dat LIFO-kosten biedt, wat betekent dat u uw producten volgt op basis van de laatste die uw opslag binnenkomt en de eerste is die uitgaat.

Het vinden van de juiste kostenstrategie voor uw voorraadbeheerstrategie kan in het begin een ingewikkeld proces zijn. Door uw voorraad en elk product RFID nauwkeurig in de gaten te houden, kunt u uw winkel gemakkelijker runnen zonder fouten in de voorraad. Het is cruciaal om goed na te denken over wat u kunt doen om uw voorraadinformatie zo actueel mogelijk te houden, om problemen met vraag en aanbod te voorkomen.

Kies bij het kiezen van de kostprijsmethode voor uw voorraadbeheertool altijd degene die de meeste nauwkeurigheid biedt.

Wat is de beste voorraadbeheersoftware?

Het beheren van uw voorraad in een groeiend bedrijf kan hard werken zijn. Hoe meer producten u verkoopt, hoe meer er is om bij te houden. Soms heb je wat extra hulp nodig. Dat is waar voorraadbeheersoftware om de hoek komt kijken. Uitgerust met tools zoals geautomatiseerde synchronisatie en just-in-time updates, geven tools voor voorraadbeheer je een end-to-end overzicht van de bedrijfsactiviteiten.

U kunt de juiste software gebruiken voor LIFO-strategieën, het bijwerken van uw verkoopkanalen en zelfs het beheren van de toeleveringsketen. Laten we eens kijken naar enkele van de toonaangevende voorraadbeheersoftware die momenteel op de markt is.

1. QuickBooks-handel

QuickBooks-handel is marktleider op het gebied van tools voor voorraadbeheer. Het platform maakt het voor bedrijven van elke omvang gemakkelijk om detailhandel- en groothandelactiviteiten in één ruimte te beheren.

Er is een uitgebreid app-ecosysteem, dus je kunt nieuwe functies en tools ontgrendelen wanneer je ze nodig hebt. Andere functies zijn onder meer tools voor supply chain management, operationele efficiëntie en klantenservice. Of je nu doorverkoopt Shopify, WooCommerce, Amazon of ergens anders, QuickBooks Commerce heeft u gedekt.

Het QuickBooks Commerce-platform automatiseert naadloos de verbinding tussen al uw voorraadsystemen, zodat u niet zoveel tijd hoeft te besteden aan het schakelen tussen apps. U kunt zelfs uw software-back-end synchroniseren met een streepjescodescanner en een offline kassasysteem. Zo blijven alle tandwielen in uw bedrijf soepel draaien.

Prijzen: QuickBooks Commerce is ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven en begint bij een prijs van $ 39 per maand voor het oprichtersplan. Extra tools en hardware komen met extra kosten.

2. Veeqo

Een andere topper op het gebied van voorraadbeheer is Veeqo. Deze alles-in-één softwareoplossing helpt bedrijven bij het bijhouden van verkopen, bestellingen en verzending. Alles wat u nodig hebt om een ​​succesvol bedrijf te runnen, bevindt zich in dezelfde back-end, wat betekent dat het voor uw merk veel gemakkelijker is om snel te groeien.

Veeqo wordt geleverd met toegang tot voorraadtellingen via meerdere kanalen, evenals tientallen integraties voor uw belangrijkste zakelijke tools. U kunt rapporten uitlijnen over verschillende magazijnen en ruimtes. Bovendien is er ondersteuning voor het volgen van retouren en groothandelsbestellingen.

Om uw leven nog gemakkelijker te maken, biedt Veeqo diepgaande rapporten over alles wat u moet weten over uw verkopen. Er zijn oplossingen voor maximaal 21 verschillende bestelintegraties voor verzending over het hele land.

Prijzen: Momenteel is Veeqo volledig gratis.

3. CIN7

CIN7 is een briljante tool voor ondernemers die al hun inventaris en verkopen moeten bijhouden. Deze goed presterende tool voor voorraadbeheer houdt de levenscycli van uw producten voor u bij. Hierdoor mis je nooit een kans door gebrek aan voorraad. U kunt zelfs automatische herordeningsschema's instellen als u dat wilt.

CIN7 maakt voorraadbeheer eenvoudig, wat geweldig is voor kleinere merken die zoveel mogelijk tijd en energie moeten reserveren om hun merken te laten groeien. Er is een gratis proefperiode, dus u kunt de technologie uitproberen voordat u zich aanmeldt. Bovendien biedt de back-endomgeving toegang tot tal van bronnen en documentatie voor ondersteuning.

Een ander groot voordeel van CIN7 is dat het toegang biedt tot verschillende verkooppuntintegraties, automatiseringstools en magazijnbeheer. Het enige probleem is dat deze software erg prijzig kan zijn.

Prijzen: De prijzen beginnen bij ongeveer $ 299 per maand voor het "Starter" -pakket. Er is een gratis proefversie om u op weg te helpen, maar u moet contact opnemen met het verkoopteam voor meer informatie over prijzen.

4. Zoho-voorraadbeheer

Zoho-voorraadbeheer is een van de bekendere tools in de huidige markt. Deze state-of-the-art oplossing helpt bedrijven om de omzet te verhogen en nieuwe zakelijke kansen te ontsluiten. Met deze software kunnen bedrijven online en offline bestellingen beheren, hun systeem integreren met bestaande tools en meer.

Zoho Inventory Management werkt goed met oplossingen zoals eBay, Shopifyen Amazon. Dat is geweldig nieuws als u op meerdere platforms tegelijk verkoopt. Bovendien krijgt u alle tools die u nodig heeft om uw verkopen bij te houden. Er zijn serienummerfuncties, batch-tracking en zelfs een groot aantal verzendintegraties om uit te kiezen.

Met een brede selectie van geavanceerde oplossingen, zoals boekhoudsoftware, tools voor activabeheer en rapportage, houdt Zoho u de concurrentie een stap voor. Er is zelfs een gratis abonnement om u op weg te helpen als u maar een handvol bestellingen per maand aanneemt.

Prijzen: Gratis optie voor maximaal 10 online en offline bestellingen per maand. Als u meer bestellingen moet afhandelen, lopen de kosten op tot $ 399 wanneer u maandelijks betaalt, of $ 329 wanneer u jaarlijks betaalt.

Best practices voor voorraadbeheer

Zoals hierboven vermeld, zijn er verschillende softwaresystemen en strategieën beschikbaar voor voorraadbeheer. De strategieën die u gebruikt om uw voorraad te volgen en geld te besparen, zijn afhankelijk van uw behoeften als bedrijf.

Al deze tools zijn echter uitstekend geschikt om voorraadzichtbaarheid te geven en u te laten zien wat u moet weten over uw bedrijf. De sleutel tot succes is vaak om zorgvuldig te leren omgaan met elke essentiële functie van uw software en te leren van de ervaring.

Het is bijvoorbeeld altijd een goed idee om:

1. Heb een plan

Een integrale strategie is essentieel voor goed voorraadbeheer. Als bedrijfsleider moet u eerst nadenken over de behoeften van uw bedrijf. Voorraadbeheer kan alles omvatten, van enterprise resource planning tot vraagprognoses, maar om de juiste resultaten te genereren, moet u altijd beginnen met uw klanten, uw werknemers en hoe uw bedrijf draait.

Bedenk hoe u uw voorraadbeheersysteem kunt gebruiken om toeleveringsketens te betrekken en te volgen, om de klantenservice te verbeteren en herhaalaankopen van klanten te genereren. Bedenk hoe uw bedrijf omgaat met bestellingen (last in, last out bijvoorbeeld) en wat u kunt doen om u voor te bereiden op seizoensveranderingen.

Zorg er bij het opzetten van uw voorraadbeheeroplossing voor dat u over het juiste volgsysteem beschikt voor groei op de lange termijn. Voorraadbeheer gaat niet alleen over het bijhouden van het aantal eenheden dat u op een bepaald moment beschikbaar heeft. De juiste rapportage kan ook een uitstekend inzicht zijn in hoe u uw bedrijf kunt laten groeien en uw kansen op hogere inkomsten kunt vergroten. U kunt uw rapporten zelfs gebruiken om te voorspellen wanneer u uw voorraad moet aanvullen, zodat u nooit een verkoopkans misloopt

2. Haal het meeste uit prognoses

Voorraadbeheersoftware is er niet alleen om u te vertellen wanneer uw voorraad opraakt. Je kunt de trends die je ontdekt met deze software ook gebruiken om relatief nauwkeurige voorspellingen te doen over de toekomst.

Om dit te doen, hebt u echter nauwkeurige prognosesystemen nodig. De meeste tools voor voorraadbeheer worden geleverd met verwachte verkoopberekeningen die zijn gebaseerd op zaken als voorspelde groei, markttrends, promoties, de economie en zelfs uw historische verkoopcijfers. Ontdek hoe uw softwareprognoses voor uw bedrijf resulteren en gebruik deze in uw voordeel.

Om de nauwkeurigheid van uw prognoses te vergroten, is het misschien de moeite waard om na te denken over cloudgebaseerde software voor uw bedrijf. Als u software in de cloud heeft, bent u niet beperkt in de hoeveelheid gegevens die u kunt verzamelen. Mogelijk kunt u uw systeem verbinden met een AI-systeem dat u regelmatig waarschuwt om u op de goede weg te houden.

3. Sock regelmatig controleren en volgen

Het is belangrijk om bij te houden wat er met uw voorraad gebeurt. Zelfs met uw hulpmiddelen voor voorraadbeheer om u te helpen, vergeet dan niet om uw voorraad te controleren en ervoor te zorgen dat alles zo nu en dan klopt.

De meeste bedrijven doen dit op jaarbasis. Als u eenmaal weet dat uw cijfers juist zijn, kunt u een systeem opzetten om uw voorraadniveaus te allen tijde bij te houden. Met sommige geavanceerde tools kunt u prioriteit geven aan weergaven van welke stukken voorraad het snelst worden verkocht. U kunt ook tools vinden die automatische waarschuwingen verzenden wanneer uw voorraadniveaus onder een bepaald punt komen.

Let bij het controleren van uw voorraad op producten die moeite hebben om te verkopen. Voorraad met een lage omloopsnelheid die de afgelopen zes tot twaalf maanden geen verkopen heeft gehad, moet mogelijk worden vervangen door iets nieuws.

4. Gebruik de juiste methoden

Met hulpmiddelen voor voorraadbeheer kunt u uw voorraad bijhouden op een manier die de consistentie van uw bedrijf verbetert. U kunt bijvoorbeeld de FIFO-benadering gebruiken om de zaken in het juiste tempo te laten verlopen. First in en First out-verkopen betekenen dat u uw goederen verkoopt in dezelfde volgorde waarin ze zijn gemaakt of gekocht.

Dit is cruciaal voor bederfelijke artikelen, maar het kan ook handig zijn voor niet-bederfelijke waren, omdat artikelen die te lang blijven zitten, overdreven beschadigd kunnen raken. Als u de reputatie van uw bedrijf goed wilt houden, kunnen methoden zoals FIFO ook helpen bij kwaliteitscontrole.

Met behulp van uw voorraadbeheertechnologie kunt u ervoor zorgen dat al uw producten er fantastisch uitzien en naar behoren presteren. Uw volgsysteem zou moeten kunnen meten hoeveel van uw producten uiteindelijk niet "up to scratch" zijn.

5. Uw ABC volgen

Als u een bedrijf heeft dat veel verschillende soorten producten verkoopt, kan het handig zijn om strengere controles uit te voeren op hoogwaardige artikelen. U kunt dit doen met behulp van de ABC-methode. Kortom, u gebruikt uw voorraadbeheerstrategieën om voorraadartikelen te groeperen in A-, B- en C-segmenten.

U kunt ook categorieën gebruiken om voorraad op andere manieren te segmenteren. Bijvoorbeeld als uw bedrijf een deel van zijn eigen voorraad produceert en verkoopt, maar ook artikelen levert via een dropshipping leverancier, heb je twee verschillende systemen nodig om alles bij te houden.

Verhuizen naar dropshipping geheel kan soms een veel betere optie zijn voor mensen die niet veel ruimte of extra tijd hebben voor voorraadbeheer. U hoeft zich minder zorgen te maken over reparatietijden voor apparatuur of om uw items meteen naar een klant te laten verzenden. In plaats daarvan werk je samen met een tussenpersoon die de moeilijkere onderdelen van voorraadbeheer voor je afhandelt.

Gebruikelijke termen in voorraadbeheer

Twijfel je nog over voorraadbeheer? Hier zijn enkele woordenlijsttermen om te helpen:

• ABC-methode: Een strategie voor het rangschikken van voorraad op basis van omloopsnelheden. U rangschikt de voorraad die de meeste inkomsten genereert als categorie A, terwijl de minder goed presterende producten worden gecategoriseerd als categorie B en C. Klasse A-producten moeten zich het dichtst bij de verzend- en uitvoeringsgebieden van het magazijn bevinden.
• Methode met twee bakken: Dit is de term die wordt gebruikt wanneer bedrijven items op twee locaties opslaan. Wanneer de eerste bak leeg is, worden de artikelen uit de tweede bak verplaatst, wat helpt om de juiste hoeveelheid voorraad bij te houden.
• Vaste bestelhoeveelheid: Dit is het proces dat bedrijven gebruiken wanneer binnen het bedrijf te allen tijde een minimum aantal producten vereist is. Wanneer de voorraad dat aantal bereikt, wordt een herbevoorradingsopdracht opgesteld.
• Bestellen voor bepaalde tijd: Dit is wanneer goederen worden besteld om de voorraad aan te vullen volgens een ingestelde tijdsperiode. Dit is een meer gebruikelijke keuze voor simplistisch voorraadbeheer in kleinere winkels.
• Vendof beheerde inventaris: Dit is de term die wordt gebruikt om te verwijzen naar wanneer de leverancier voorraadniveaus beheert en voorraad bijbestelt op basis van verkopen of specifieke tijdsperioden. Dit is gebruikelijk in winkels, supermarkten en zelfs in de gezondheidszorg.
• Just in Time-inventaris: Bij de JIT-methode houdt u zo min mogelijk voorraad in uw magazijn om kosten te besparen. Je bestelt alleen extra voorraad als je weet dat je het nodig gaat hebben.
• Dropshipping: Een gemeenschappelijke strategie voor bedrijven die geld willen besparen, bedrijven die gebruik maken van dropshipping de onderdelen van het beheer van hun voorraad uitbesteden, zodat ze hun eigen magazijn- en uitvoeringsstrategieën niet hoeven te beheren.
• Bulkverzending: Deze techniek omvat het in bulk kopen van voorraad om ervoor te zorgen dat u de beste prijs krijgt. Bedrijven gebruiken deze techniek vaak als er geen zorgen zijn over zaken als uiterste verkoopdatums en vervaldatums.
• Nabestelling: Dit is wat er gebeurt als klanten bestellingen plaatsen voor voorraad die nog niet beschikbaar is. Het is belangrijk voor bedrijven om een ​​snelle manier te hebben om toegang te krijgen tot nabestelde voorraad.
• Kruis-docking: Dit systeem helpt de noodzaak om inventaris aan te houden te verminderen. Producten worden afgeleverd in een magazijn waar ze onmiddellijk worden voorbereid en gesorteerd voor verzending en opnieuw worden geladen in vrachtwagens.
• Zending: Met deze techniek kan een groothandelaar of een andere afzender zijn goederen aan een detailhandelaar geven zonder dat de detailhandelaar de goederen vooraf hoeft te betalen. De afzender is eigenaar van de goederen en de detailhandelaar betaalt ervoor wanneer die goederen worden verkocht.

Magazijnbeheer versus voorraadbeheer

Hoewel ze misschien als onderling verwisselbare termen klinken, zijn magazijn- en voorraadbeheersystemen een beetje anders. Een voorraadbeheeroplossing helpt u om de hoeveelheid producten die u op een bepaald moment heeft bij te houden, zodat u een eeuwigdurend voorraadniveau kunt behouden. Dit is een uitstekende manier voor elk detailhandelsbedrijf om voorraadtekorten te voorkomen en hun totale bedrijfskosten bij te houden.

Een warehouse management systeem daarentegen ondersteunt de gehele werking van een warehouse, inclusief voorraadbeheer. Magazijnbeheer richt zich vaak op de gehele toeleveringsketen en kan worden geïntegreerd met zaken als transportbeheersystemen.

Met tools voor magazijnbeheer hebt u toegang tot functies zoals:

• Rapportagetools voor het volgen en analyseren van magazijninformatie en het in de gaten houden van belangrijke KPI's voor bedrijfsgroei.
• Erf- en dokfuncties om chauffeurs te helpen het juiste laadperron te vinden en te helpen bij cross-docking-operaties.
• Arbeidsbeheer om de prestaties van werknemers te volgen via belangrijke prestatie-indicatoren.
• Verzending om zaken als paklijsten en facturen voor zendingen te genereren, en om verzendingsmeldingen te beheren.
• Verpakkings- en picktechnologie om magazijnmedewerkers te begeleiden bij het picken en verpakken van artikelen voor een betere efficiëntie.
• Ophalen en ontvangen: een oplossing voor voorraadbeheer en ophalen met pick-to-light- of pick-to-voice-technologie.
• Voorraadregistratie met automatische identificatie en gegevensvastlegging via tools zoals RFID-scanning en streepjescodes.
• Magazijnontwerp voor het verbeteren van voorraadtoewijzing en picklogica.

Sommige functies van hulpmiddelen voor voorraadbeheer zullen ook overlappingen hebben. U krijgt bijvoorbeeld nog steeds dingen als picken en verpakken om u te helpen bij het beheren van de verzending van goederen in een bepaalde tijd. U hebt ook toegang tot verzendtools en -services voor het volgen van voorraadniveaus. Andere functies kunnen tools zijn voor beheerlocaties voor het plaatsen van artikelen, het ontvangen van bestellingen en het volgen ervan voor afhandelingsoperaties, cyclustelling voor actuele totalen en het volgen van streepjescodes.

Rapportagetools zijn ook een veelvoorkomend onderdeel van voorraadbeheersystemen, omdat u nog steeds zoveel mogelijk informatie moet verzamelen om uw bedrijf efficiënter te kunnen runnen.

Veelgestelde vragen over voorraadbeheer

Nog steeds niet zeker van voorraadbeheersoftware? Hier zijn enkele van de meest voorkomende vragen die we vaak tegenkomen als we met ondernemers praten.

Kan ik alles in een spreadsheet beheren?

A: Dat kan, maar het is niet echt een goed idee. Je moet alle informatie in je spreadsheet handmatig bijwerken, wat betekent dat het veel tijd kost. Bovendien is de kans groot dat je af en toe fouten maakt. Een spreadsheet kan niet meegroeien met je bedrijf.

Is voorraadbeheersoftware duur?

A: Het hangt af van de software die u kiest. Er zijn veel verschillende opties - sommige zijn bedoeld voor grote ondernemingen, terwijl andere bedoeld zijn voor kleinere bedrijven. Hoe geavanceerder u wilt dat uw technologie is, hoe meer u waarschijnlijk voor uw abonnement betaalt. U kunt misschien wat geld besparen door u aan te melden voor een jaarlijks lidmaatschap.

Wat is voorraadbeheer?

A: Voorraadtracering is een proces dat in veel verschillende stijlen voorkomt. Sommige mensen gebruiken hun eigen spreadsheet wanneer ze voor het eerst beginnen en upgraden vervolgens geleidelijk naar een volledige softwareoplossing. Hoe meer kanalen u verkoopt en hoe meer aandelen u moet volgen, hoe ingewikkelder het volgen wordt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u een technische tool heeft die alles kan bijhouden.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

A: Het beheren van uw voorraad is een essentieel onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. U moet weten welke producten en materialen u bij de hand heeft, zodat u er zeker van kunt zijn dat u altijd levert wat uw klanten willen. Goed voorraadbeheer helpt bij het leveren van een meer naadloze klantervaring en het verbeteren van de cashflow voor uw team. U kunt uw uitgaven verlagen door minder uit te geven aan back-upvoorraad en dingen die u niet kunt verkopen.

Is voorraadbeheer moeilijk?

A: Zonder de juiste technologie kan voorraadbeheer buitengewoon moeilijk zijn, vooral als u veel voorraad heeft om bij te houden. Daarom zijn er geautomatiseerde tools en intelligente software beschikbaar om het voorraadbeheerproces voor alle soorten bedrijven te vereenvoudigen.

Wat zijn de soorten inventaris?

A: De meest voorkomende soorten voorraad zijn grondstoffen, onderhanden werk of OHW-voorraad, Gereed product en MRO of Onderhouds-, reparatie- en operationele goederen. U kunt zaken als "verpakkingsmateriaal" ook als een soort inventaris beschouwen als u een e-commerce-detailhandelaar bent die dat soort dingen moet bijhouden.

Wat is het EOQ-model?

A: EOQ staat voor economische bestelhoeveelheid, en het omvat het berekenen van de ideale bestelhoeveelheid die een bedrijf zou moeten kopen om voorraadkosten zoals tekorten, holdingkosten en bestelkosten te verminderen. Dit model voor productieplanning bestaat al sinds het begin van de 19e eeuw en het kan in het begin wat tijdrovend zijn om erachter te komen. De formule gaat er echter van uit dat de statistieken van vraag, vasthouden en bestellen constant blijven.

Waar wordt het EOQ-model voor gebruikt?

A: Het EOQ-model zal niet altijd ideaal zijn voor alle groothandels en ondernemers. Sommige bedrijven vinden echter dat de economische bestelhoeveelheid een handig hulpmiddel is, omdat deze wordt gebruikt om de optimale hoeveelheid te berekenen die kan worden geproduceerd of gekocht om de kosten van voorraadbeheer en het verwerken van inkooporders te verlagen. Productieopstellingen worden ook in het EOQ-model verantwoord bij het onderzoeken van de kosten van de totale workflow voor het verzenden van klantorders.

Wat is permanente inventaris?

A: Wanneer u uw winkel runt met voorraadbeheeroplossingen in plaats van Excel-spreadsheets, zult u het veel gemakkelijker vinden om uw bestellingen in verschillende categorieën aan te passen. Een manier om uw voorraadgegevens te beheren, is met doorlopende of permanente voorraad.

Dit is een methode van realtime voorraadbeheer waarmee u de aankoop van voorraad direct kunt verantwoorden via computer POS-oplossingen. In tegenstelling tot andere systemen waarmee u voorraadgegevens van tijd tot tijd via computers en mobiele apparaten kunt controleren, stelt deze oplossing in magazijnbeheersystemen u in staat om uw winkelprestaties te allen tijde te volgen. Dit kan het gemakkelijker maken om zaken te voorspellen als de behoefte aan aanvullingsaankopen.

Optimaal gebruik maken van voorraadbeheer

Hulpmiddelen voor voorraadbeheer zijn enkele van de meest waardevolle oplossingen die u als bedrijfseigenaar zult hebben. De enige manier om de vraag op de markt een stap voor te blijven en ervoor te zorgen dat uw klanten krijgen wat ze nodig hebben, is door uw voorraad goed in de gaten te houden.

Met de juiste software kunt u gemakkelijk zien welke van uw producten de meeste vraag opwekken en hoe vaak u verbruiksartikelen moet nabestellen. U kunt ook uw hulpmiddelen voor voorraadbeheer gebruiken om zaken als bederf bij te houden en te voorkomen dat u winst misloopt.

Als u nog geen technologie voor voorraadbeheer gebruikt, kan dit het perfecte moment zijn om aan de slag te gaan.