Puede sonar como una pregunta extraña, pero es una pregunta que muchos dueños de negocios hacen cuando están haciendo la transición al mundo del emprendimiento. En el mundo cada vez más digital de hoy, los empresarios a menudo confían en una multitud de herramientas para ayudarlos a administrar varios aspectos de la gestión de su negocio.
Hay soluciones de software para todo, desde gestión de proyectos a sostenible, atención al cliente e incluso colaboración interna. El software de contabilidad es una de las soluciones principales que aprovechan los líderes empresariales para ayudarlos a realizar un seguimiento de las ganancias, mantener el flujo de caja y lidiar con los impuestos.
Hoy, vamos a compartir todo lo que necesita saber sobre el software de contabilidad, desde las funciones que probablemente encontrará en estas herramientas hasta los beneficios de tener la solución adecuada.
¿Qué es el software de contabilidad?
En pocas palabras, el software de contabilidad es una herramienta digital utilizada por líderes empresariales y profesionales de la contabilidad para completar diversas tareas de contabilidad y teneduría de libros. Estos sistemas pueden almacenar los datos financieros de una empresa, realizar un seguimiento de las transacciones y, en ocasiones, incluso generar facturas y cotizaciones.
En el pasado, las herramientas de software de contabilidad solían ser sistemas descargables, "fuera de línea", que utilizaban algoritmos para completar los cálculos en nombre del usuario. Sin embargo, en los últimos años, a medida que muchas empresas se han trasladado a la nube y han comenzado a aprovechar Internet, muchas herramientas de contabilidad se han conectado a la web. La información se almacena en la nube y se actualiza casi en tiempo real, gracias a los vínculos a la cuenta bancaria del usuario y a otros recursos financieros.
En particular, las soluciones de software de contabilidad pueden incluir varias características y funcionalidades diferentes, según el servicio y las necesidades del negocio. Algunas opciones más pequeñas simplemente ingresan, almacenan y analizan automáticamente los datos para los usuarios. Se pueden personalizar otros sistemas más avanzados para abordar las necesidades únicas de ciertas empresas.
Muchos sistemas de software de contabilidad también pueden integrarse con otras herramientas, como los sistemas de logística y planificación de recursos empresariales, para proporcionar una visión más completa de las operaciones comerciales.
Un software de contabilidad confiable siempre debe cumplir con los requisitos legales de la región o el país en el que opera una empresa. Por ejemplo, las empresas en el Reino Unido deben asegurarse de que sus soluciones de contabilidad cumplan con MTD y puedan facilitar completamente el seguimiento automático de transacciones profesionales a efectos fiscales. En los EE. UU., el software de contabilidad debe ser lo suficientemente flexible para abordar las regulaciones en constante cambio en el espacio financiero.
Muchas de las soluciones de contabilidad más comunes disponibles en la actualidad también son accesibles a través de la nube, por lo que los usuarios pueden monitorear las transacciones financieras mediante una aplicación móvil conectada a la web.
¿Cuáles son los tipos comunes de software de contabilidad?
Como se mencionó anteriormente, existen diferentes tipos de software de contabilidad disponibles, cada uno diseñado para abordar las necesidades financieras específicas de las empresas. Los sistemas de contabilidad y finanzas están en constante evolución, pero generalmente se dividen en cuatro categorías diferentes. En particular, también hay suites integrales de contabilidad disponibles que pueden combinar las mejores características de múltiples categorías. Las principales categorías de software de contabilidad son:
- Sistemas de facturación y cobro: Las herramientas de facturación y facturación completan las tareas financieras básicas del día a día para las empresas, como el envío de facturas y el cálculo de informes contables. Ayudan a documentar la actividad financiera y garantizan que esté preparada para la autorización y validación de un tenedor de libros o contador profesional.
- Sistemas de gestión de nóminas: Las empresas que trabajan con empleados suelen utilizar sistemas de gestión de nómina para mantener el control de las cuentas por cobrar y por pagar. Estas herramientas pueden realizar una variedad de tareas, desde calcular salarios y eliminar deducciones, hasta distribuir fondos automáticamente a un miembro del personal, producir nóminas y formularios de impuestos.
- Sistemas de planificación de recursos empresariales: También conocidos como ERPLos sistemas de planificación de recursos empresariales combinan todos los sistemas utilizados para la gestión de inventario, la planificación de productos, la distribución, la contabilidad, la compra de materiales y más en un solo lugar. Algunas soluciones también pueden ofrecer módulos para inteligencia comercial e integraciones de CRM.
- Sistemas de gestión de tiempo y gastos: Estas herramientas ayudan a acelerar los ciclos de facturación y permiten a las empresas mejorar los gastos relevantes sobre la marcha. Suelen ser altamente personalizables y configurables para adaptarse a las necesidades de los diferentes líderes empresariales. Además, normalmente pueden producir informes gráficos detallados sobre cómo se utilizan el tiempo y los recursos.
Las características del software de contabilidad
Las capacidades exactas de cualquier software de contabilidad variarán según la tecnología en cuestión. Dependiendo de las principales características y objetivos de estas herramientas, pueden ayudar a optimizar los negocios y agilizar las operaciones. Algunas de las capacidades básicas incluyen:
- Contabilidad: El componente principal de cualquier solución de software de contabilidad es la capacidad de rastrear y calcular cuentas. Los sistemas de contabilidad incluyen soluciones para libros mayores, activos fijos, conciliación bancaria, cuentas por cobrar y por pagar, y más.
- Facturación y facturación: Si bien existen soluciones de software especialmente diseñadas para facturación y facturación, muchas herramientas de contabilidad más amplias también ofrecen estas funciones. Los sistemas de facturación y facturación permiten a los usuarios realizar un seguimiento de las compras, enviar facturas automáticamente y asegurarse de que los pagos se realicen de acuerdo con los cronogramas.
- Presupuestación y previsión: Las herramientas de elaboración de presupuestos y pronósticos también se incluyen con frecuencia en los sistemas de contabilidad. Calculan e interpretan el rendimiento financiero durante un período específico y ayudan a las organizaciones a establecer objetivos factibles de crecimiento.
- Gestión de activos fijos: Con las herramientas de gestión de activos fijos, las empresas pueden gestionar de forma eficaz los datos financieros con mayor precisión. Estos módulos a menudo incluyen características como historial de auditoría, cálculo de depreciación, registros de costos y herramientas de asignación de recursos.
- Gestión de nóminas: Muchas suites de contabilidad completas a menudo incluyen sus propias funciones de nómina. Con estas herramientas, los usuarios pueden calcular y procesar los pagos a los empleados, imprimir cheques y preparar documentos fiscales y legales sin errores.
- Contabilidad de proyectos: El software de contabilidad de proyectos generalmente se incluye en sistemas que están diseñados para verticales o industrias específicas. Estas herramientas suelen ser utilizadas por operadores de construcción y desarrolladores de software. Pueden ayudar a estimar y manejar los gastos generales y los costos relacionados con los materiales, la mano de obra y el equipo.
- Contabilidad de fondos: Estas funciones suelen estar diseñadas para organizaciones sin fines de lucro y agencias gubernamentales, y pueden realizar un seguimiento de los gastos de donaciones, la gestión de subvenciones y otros conceptos financieros normativos. También ofrecen un conjunto único de informes financieros.
- La gestión del inventario: Si bien las empresas pueden acceder a las herramientas de administración de inventario por separado, también pueden venir incluidas en el software de contabilidad. Ayudan a las empresas a controlar el movimiento y la disponibilidad de sus productos.
- Herramientas de informes: Muchas herramientas de contabilidad vienen con soluciones para crear informes personalizados para balances y salud financiera. Herramientas como Netsuite, Freshbooks y Xero todos vienen con su propia sección de informes dedicada.
Muchas soluciones de contabilidad también pueden venir con complementos e integraciones, que ayudan a las empresas a realizar un mejor seguimiento de los detalles importantes. Por ejemplo, las soluciones pueden incluir herramientas de entrada de datos que permiten a los líderes empresariales realizar un seguimiento de las compras con tarjeta de crédito realizadas por los empleados.
Las opciones de integración pueden incluso permitir a las empresas alinear sus herramientas de contabilidad con sus sistemas de procesamiento de pagos o herramientas de seguimiento de inventario.
Algunas herramientas pueden crear automáticamente estados financieros y enviarlos a los grupos de impuestos correctos. Incluso existen soluciones de impuestos de doble entrada como QuickBooks Online e Intuit que permiten a las empresas y los contadores trabajar juntos en tiempo real.
¿Cuáles son los beneficios del software de contabilidad?
Para la mayoría de las empresas, el mayor beneficio del software de contabilidad es la capacidad de realizar un seguimiento de la información del flujo de efectivo de manera eficaz y precisa. Las herramientas adecuadas mostrarán a los líderes empresariales dónde pueden reducir costos y cómo pueden preservar un alto nivel de ganancias. También son ideales para automatizar las tareas de contabilidad y los procesos relacionados con la gestión fiscal. Los beneficios clave del software de contabilidad incluyen:
- Simplicidad: Las herramientas de contabilidad adecuadas ayudarán a las empresas a controlar sus finanzas y realizar un seguimiento de métricas importantes relacionadas con el crecimiento empresarial. En muchos casos, los dueños de negocios pueden usar estos sistemas sin ningún tipo de capacitación, para asegurarse de que completan las operaciones contables esenciales y cumplen con las normas legales y reglamentarias de su organización.
- Ahorro de costes: Muchos sistemas de contabilidad pueden automatizar los procedimientos administrativos y los cálculos que ayudan a las empresas a comprender su marco de ingresos. Pueden reducir los costos asociados con la impresión de documentación y brindar información sobre las áreas en las que las empresas podrían minimizar los gastos.
- Transparencia financiera: Un buen sistema de contabilidad a menudo puede eliminar muchos errores humanos costosos y complejos. Calculan las sumas automáticamente, para reducir la tensión de los empleados y garantizar que la documentación de una empresa sea precisa a efectos fiscales.
- Ahorrar tiempo: Las aplicaciones de contabilidad pueden minimizar la cantidad de procesos que consumen mucho tiempo y que las empresas tendrían que completar si estuvieran administrando sus cuentas manualmente. Pueden optimizar todo, desde calcular el impuesto sobre las ventas hasta crear informes. Algunas soluciones incluso van más allá de las funciones básicas de contabilidad para ayudar con cosas como el seguimiento del tiempo de los empleados.
- Pronóstico: Una ventaja fundamental del software de contabilidad es que puede ayudar a las empresas a predecir las ventas y los patrones futuros de la empresa. El software de contabilidad puede mostrar a las empresas dónde invertir más, dónde recortar gastos y cómo preservar o mejorar su estado financiero. Ayuda a las organizaciones a asignar recursos de manera efectiva.
- Productividad: Con una gama de herramientas y soluciones automatizadas, el software de contabilidad puede reducir la cantidad de trabajo que los empleados y los líderes empresariales deben realizar para mantener los documentos financieros. Estos sistemas pueden recopilar, organizar y analizar datos en nombre de una empresa y brindar orientación que fortalece los resultados comerciales.
- Compliance: La mayoría de los sistemas de contabilidad están diseñados para garantizar que las empresas puedan cumplir con las regulaciones de su industria y país. Las soluciones correctas garantizarán que pueda administrar sus impuestos y tareas de nómina de manera efectiva. También almacenan todos los detalles importantes que una empresa necesita para mantener un flujo de trabajo transparente.
- Seguridad: Uno de los activos más importantes de cualquier empresa es su información financiera. Es necesario protegerla y evitar que caiga en manos equivocadas. El software de contabilidad ayuda a mantener la información segura y garantiza que las empresas tengan menos probabilidades de perder el rastro de documentos físicos o copias de datos.
¿Qué deben buscar las empresas en el software de contabilidad?
El software de contabilidad viene en una gama de diferentes formas y tamaños, diseñados para adaptarse a las diferentes necesidades comerciales. Las capacidades exactas que debe buscar en su software de contabilidad dependerán de sus objetivos y expectativas comerciales. Sin embargo, hay algunas características clave de las que muchas organizaciones se beneficiarán, como:
- Facturación integrada: Los sistemas de contabilidad generalmente deben incluir alguna funcionalidad básica de facturación y facturación. Esto evita que los dueños de negocios tengan que comprar software adicional y transferir datos entre ambas herramientas.
- Personalización: Debido a que las necesidades financieras específicas de las empresas pueden variar, no existe una solución única para la contabilidad. Esta es la razón por la que a menudo es importante buscar opciones para personalizar la tecnología para que se adapte al modelo de negocio o flujo de trabajo específico de una marca.
- Facilidad de uso: Los procedimientos y cálculos contables pueden ser complejos. El software de contabilidad está diseñado para facilitar el proceso de gestión financiera de las empresas. Como tal, vale la pena buscar tecnología que sea simple y directa.
- Seguridad: El software de contabilidad es responsable de almacenar y administrar algunos de los datos más confidenciales recopilados por una empresa. Debido a esto, es esencial para cualquier empresa que invierta en esta tecnología garantizar que se implementen las medidas de seguridad adecuadas.
- Conectividad: Una buena solución de contabilidad no solo debe conectarse a cuentas bancarias y otras herramientas financieras, sino que también debe poder integrarse con las tecnologías que una organización ya está utilizando. Algunas soluciones incluso vienen con acceso API para ayudar a las empresas a vincular toda su tecnología en un solo panel de vidrio.
- Soporte: Muchas plataformas de software de contabilidad ofrecen acceso a un fantástico servicio y soporte al cliente. Esto garantiza que los líderes empresariales puedan acceder fácilmente a la orientación que necesitan si algo sale mal con su tecnología.
También vale la pena pensar en el precio del software de contabilidad que está pensando comprar. Diferentes soluciones de Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks y otros líderes del mercado tienen diferentes estructuras de precios disponibles.
A menudo, cuantas más funciones necesite, más tendrá que gastar. Sin embargo, el auge de las soluciones SaaS significa que muchos propietarios de pequeñas empresas aún pueden acceder a una amplia gama de herramientas dentro de su software de contabilidad para pequeñas empresas, sin tener que gastar una fortuna.
El futuro del software de contabilidad
El software de contabilidad ha recorrido un largo camino a lo largo de los años. A medida que las empresas continúan evolucionando y sus procesos financieros se vuelven más complejos, necesitan más que solo herramientas capaces de rastrear las cuentas por pagar y por cobrar. Incluso las pequeñas empresas están comenzando a invertir en herramientas de contabilidad con acceso a soluciones innovadoras para automatización, inteligencia artificial y análisis avanzado.
Aunque es difícil saber con certeza cómo será el panorama contable en el futuro, parece probable que ciertas tendencias tomen el control. Por ejemplo, las herramientas de contabilidad en la nube que ofrecen acceso directo a los procesos contables a los usuarios desde cualquier dispositivo con conexión a Internet son cada vez más populares. El mejor software de contabilidad con funcionalidad basada en la nube también puede permitir que las empresas se conecten con sus propios contadores a través de la web con fines fiscales.
Es probable que los procesos contables se optimicen más, con la ayuda de sistemas y herramientas de inteligencia artificial que pueden rastrear informes contables en línea en tiempo real, detectar tendencias en órdenes de compra e incluso ofrecer a las empresas acceso a orientación sobre cómo mejorar su flujo de caja.
Incluso hoy en día, una plataforma de contabilidad moderna puede ayudar a los líderes empresariales en el comercio minorista y comercio electrónico para realizar un seguimiento de la salud financiera de su empresa de un vistazo, utilizando aplicaciones de Android o iOS. El software de contabilidad en la nube adecuado puede incluso facilitar la contratación y gestión de trabajadores autónomos y contratistas, con un software de gestión de nómina.
