Respuesta rápida: ERP es un término común en el mundo de los negocios, particularmente entre las marcas de fabricación e ingeniería. El término ERP significa Planificación de recursos empresariales, y es un proceso utilizado por las empresas para ayudar a administrar e integrar varias partes cruciales de la gestión de un negocio.
Muchas soluciones de software ERP son importantes para las empresas modernas porque ayudan a implementar la planificación de recursos al integrar todos los procesos necesarios para que una organización prospere.
La mayoría de las empresas gestionan la planificación de recursos empresariales mediante un software especialmente diseñado para ayudarles a llevar un registro de toda la información de sus recursos. Un sistema de software puede ocuparse de todo, desde la planificación hasta la compra de inventario, el seguimiento financiero, el marketing, las ventas e incluso los recursos humanos.
Hoy, analizaremos más de cerca el significado de ERP y lo que implica, mientras lo ayudamos a tomar la decisión de si el software ERP es necesario para usted.
¿Qué significa ERP? Comprensión de la planificación de recursos empresariales
La planificación de recursos empresariales es un proceso que se utiliza en el panorama empresarial moderno para unir varios sistemas informáticos diferentes para una gran organización. Con una aplicación ERP efectiva, las empresas pueden evitar tener que rastrear múltiples sistemas responsables de diferentes tareas, como rastrear el inventario o manejar las ventas.
Las aplicaciones ERP tienen como objetivo optimizar y unificar el panorama empresarial al brindar a los equipos acceso a toda la información que necesitan en un solo lugar. Las aplicaciones ERP también pueden ayudar a varios departamentos de una empresa a comunicarse y compartir información con el resto de la organización. La tecnología recopila de manera conveniente información sobre las actividades que se llevan a cabo en una empresa y el estado de las diferentes divisiones de la misma, poniendo la información a disposición de otros profesionales.
El software ERP tiende a ayudar a las empresas a ser más conscientes, al ofrecer visibilidad de todo lo que sucede en la organización. La tecnología puede vincular información sobre la producción, la distribución y las finanzas de varios elementos de la empresa. Debido a que el ERP conecta una variedad de tecnologías diferentes utilizadas por diferentes partes de una empresa, también es excelente para eliminar tecnología costosa e incompatible, lo que reduce el costo general de propiedad.
Con el paso de los años, los sistemas de software disponibles para ERP han evolucionado drásticamente. Las soluciones actuales pueden ser extremadamente inteligentes, con sistemas de IA que pueden rastrear información y hacer sugerencias basadas en patrones y tendencias. Muchas de las herramientas de planificación de recursos empresariales modernas del mundo actual utilizan software basado en la nube para simplificar también las conexiones entre equipos remotos.
El propósito de la tecnología ERP
El software de planificación de recursos empresariales es una parte fundamental para administrar un negocio exitoso en el mundo moderno de hoy. La tecnología adecuada puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia de una empresa.
Para entender qué hace un ERP, es necesario dar un paso atrás y pensar en todos los procesos que intervienen en la gestión de una empresa. Esto podría incluir el acceso al inventario y la gestión de pedidos, la contabilidad, la gestión de las relaciones con los clientes y los recursos humanos. En un nivel básico, el software ERP integra varias funciones en un sistema integral para procesar la información de todo el entorno empresarial.
Por lo general, la característica principal de cualquier software ERP es una base de datos compartida que respalda múltiples funciones utilizadas por diferentes empresas. Esto significa que los empleados de varias divisiones, como ventas y contabilidad, pueden realizar un seguimiento de la misma información para sus decisiones comerciales.
La tecnología ERP también puede ayudar con cosas como la automatización y los informes sincronizados. En lugar de exigir a los empleados de diferentes segmentos de la empresa que mantengan hojas de cálculo y bases de datos independientes que deben fusionarse con regularidad para generar informes, muchas soluciones ERP permitirán al personal extraer informes fácilmente desde un solo sistema. Por ejemplo, si los pedidos de ventas de diferentes departamentos llegan todos al mismo lugar de descanso final, es mucho más fácil rastrear el flujo de caja general y el presupuesto de la empresa.
¿Qué es ERP? ¿De dónde viene la tecnología ERP?
Aunque el término ERP existe desde 1990, gracias a Gartner, las raíces de la tecnología se remontan a mucho antes. En la década de 1960, el concepto de soluciones ERP se aplicaba a la gestión de inventarios, generalmente en el sector manufacturero. Muchos ingenieros de software creaban programas que podían informar sobre el estado de las operaciones, controlar el inventario y conciliar los saldos al mismo tiempo.
En la década de 1970, el software creado por estos ingenieros se había convertido en herramientas de planificación de requisitos de materiales, diseñadas para programar la producción y los procesos en la industria. En la década de 19870, la tecnología MRP se transformó nuevamente, extrayendo más procesos de la planta de fabricación, lo que llevó a más personas a referirse a ella como planificación de recursos de fabricación. En 1990, los sistemas se expandieron aún más, más allá del control de inventario y otros procesos, para incluir más funciones administrativas.
Aunque la "E" en la tecnología de planificación de recursos empresariales hoy en día significa la empresa, las empresas no necesariamente tienen que ser clasificadas como empresas para utilizar la tecnología. Muchas empresas medianas con altos niveles de agilidad y crecimiento también están utilizando esta tecnología. Se está volviendo particularmente popular ya que la computación en la nube y el software como servicio hacen que la tecnología sea más asequible, escalable y accesible.
Cabe destacar que, si bien las empresas manufactureras y de ingeniería continúan utilizando el software ERP disponible en la actualidad, las soluciones también son útiles para una variedad de otras empresas, en prácticamente todas las industrias donde es necesario realizar un seguimiento constante de la información.
¿Cuáles son los beneficios del ERP?
La planificación de recursos empresariales es una herramienta extremadamente valiosa para muchos líderes empresariales. Las empresas a menudo adoptan las soluciones ERP para ayudar con la expansión, reducir costos e incluso aumentar la productividad o la eficiencia en muchas situaciones. Los beneficios incluyen:
- Coherencia y transparencia: La automatización e integración de varios procesos comerciales ayuda a eliminar la redundancia, mejorar la productividad y mejorar la precisión en toda la empresa. Las empresas con procesos conectados pueden sincronizar más fácilmente el trabajo para lograr mejores resultados, reduciendo el riesgo de desperdicio.
- Información e informes útiles: Las empresas de muchos sectores suelen beneficiarse de una mayor visibilidad en su ecosistema. Los informes precisos y completos pueden ayudar a las empresas a planificar, prever, presupuestar y comunicar información sobre sus operaciones a la organización y también a los accionistas.
- Acceso rápido a la información: La tecnología ERP es excelente para permitir que las empresas accedan a información de clientes, proveedores, socios comerciales y otras partes interesadas. Esto puede generar una mayor satisfacción del cliente e incluso mejorar la satisfacción de los empleados al permitir que los equipos operen de manera más fluida y con acceso a la información correcta.
- Colaboración mejorada: Cuando los departamentos pueden compartir el mismo conocimiento, se minimiza el riesgo de errores y superposición. Una fuerza laboral sinérgica se beneficiará de una mayor satisfacción y productividad de los empleados.
- Cumplimiento mejorado: Poder rastrear la información y el flujo de operaciones comerciales de un entorno a otro es excelente para fines de cumplimiento normativo. Las empresas pueden asegurarse de tener toda la información que necesitan para fines regulatorios o para responder a solicitudes de auditoría cuando sea necesario.
¿Qué empresas se benefician de los sistemas ERP?
Las soluciones ERP pueden cubrir muchas funciones importantes dentro del negocio estándar, lo que las convierte en una excelente inversión para todo tipo de empresas. Sin embargo, los sistemas ERP se utilizan con mayor frecuencia para automatizar y mejorar partes de la cadena de suministro en determinadas verticales. Por ejemplo, algunas de las empresas más comunes que se benefician de la implementación de ERP incluyen:
- Comercio: Los minoristas se enfrentan a una serie de desafíos cuando se trata de ayudar a sus clientes. Los sistemas ERP pueden ofrecer soluciones omnicanal completas que unifican las experiencias digitales, administrativas y en la tienda. El cliente obtiene un servicio más fluido y personalizado, mientras que los minoristas pueden mejorar la productividad de los empleados en línea y en las instalaciones.
- Finanzas: El entorno ERP moderno o ERP en la nube puede ayudar con diversas funciones empresariales y procesos de toma de decisiones en el mundo financiero. Al igual que en el mundo del comercio electrónico, los sistemas de planificación de recursos empresariales pueden hacer que los equipos financieros sean más productivos. Sin embargo, estas herramientas también son útiles para mejorar el cumplimiento normativo y el seguimiento de información crucial dentro del ámbito financiero.
- Recursos humanos: Las soluciones modernas para ERP vienen con una variedad de métricas y flujos de trabajo para ayudar con la gestión de proyectos en el entorno de recursos humanos también. Estas soluciones pueden simplificar las tareas de gestión de los empleados, como la contratación, la nómina y otras tareas. También estará en una mejor posición para retener, contratar y capacitar a los empleados al identificar los problemas antes de que sucedan.
- Fabricación: probablemente la vía más común para las soluciones ERP. Las empresas de fabricación de todos los tamaños se benefician de tener una base de datos común para realizar un seguimiento de los procesos y las necesidades comerciales. La solución ERP ayuda a administrar recursos y acceder a datos en tiempo real. Las empresas pueden utilizar la suite ERP para mejorar la productividad del negocio principal y planificar la producción.
- Cadena de suministro: Incluso las soluciones de cadena de suministro utilizan módulos ERP para una mejor gestión de su negocio. Las soluciones modernas vienen con una gama de soluciones de automatización e inteligencia artificial que pueden optimizar el rendimiento de la empresa y mejorar la inteligencia empresarial. El resultado general suele ser una mejor gestión de las existencias.
¿Existen aspectos negativos de las soluciones ERP?
Disponer de un entorno común en el que se pueda realizar un seguimiento del ciclo de vida de los productos y mejorar el rendimiento del negocio con datos en tiempo real parece una situación en la que todos ganan. Sin embargo, hay algunas empresas que aún no se sienten cómodas recurriendo a proveedores de ERP.
A veces, la mayor preocupación de las empresas es que no saben cómo elegir entre los tipos de solución ERP y asegurarse de que están accediendo a las herramientas adecuadas. Hay muchos competidores diferentes que pueden hacer que sea diferente para tomar la decisión correcta. Una opción podría ser probar demostraciones y pruebas gratuitas de productos para ver qué solución SaaS tiene las características que necesita antes de invertir.
Algunas empresas simplemente se sienten cómodas con el software de gestión empresarial que tienen ahora y no quieren actualizarse a un ERP. Sin embargo, hay muchas herramientas de software en el entorno ERP que deberían poder integrarse con las herramientas que las empresas ya están utilizando.
Un ejemplo de planificación de recursos empresariales
Para ver un ejemplo de cómo su sistema ERP podría beneficiar a su empresa, veamos un ejemplo. Cadbury, una de las empresas de confitería más conocidas del mundo, implementó un sistema ERP cuando luchaba por realizar un seguimiento de miles de sistemas diferentes que crean chocolate de todo el mundo. Sus soluciones existentes no pudieron seguir el ritmo de su rápido crecimiento, y sus ineficaces sistemas de gestión de almacenes dificultaron el seguimiento de los suministros.
La empresa finalmente implementó un sistema para la planificación de recursos empresariales que integró miles de aplicaciones dentro del ecosistema, estandarizó procesos en una multitud de ubicaciones y reestructuró los sistemas comunes de administración de almacenes, rompiendo los silos para una coordinación integrada y sin problemas del lugar de trabajo.
Otro ejemplo es Western Digital, una empresa de tecnología con productos en sistemas de datos, almacenamiento y soluciones. La fusión de SanDisk, Western Digital y HGST resultó ser un desafío importante para la empresa en 2019. Western Digital quería centralizar ERP, por lo que las empresas podían trabajar mejor juntas.
Después de hacer algunas deliberaciones, la empresa optó por la nube ERP de Oracle y accedió a una gama de productos de Oracle, incluida la gestión y el análisis del rendimiento. La implementación condujo a una mejor gestión del centro de costos, gestión de recursos humanos, procesamiento de pagos, planificación de la fuerza laboral e incluso una mejor planificación de la relación con el cliente.
Incluso empresas como Cadbury, una de las empresas de confitería más conocidas del mundo, implementaron con éxito una herramienta ERP en su organización después de descubrir que las herramientas inconexas de adquisiciones, CRM y MRP II no estaban teniendo el impacto adecuado en sus resultados. La empresa había intentado anteriormente implementar un sistema SAP para ERP y, en cambio, terminó con una sobreproducción de productos. Sin embargo, la empresa no se rindió con la planificación de recursos empresariales.
Finalmente, Cadbury pudo implementar un fantástico sistema ERP capaz de estandarizar los procesos en la gestión de la cadena de suministro, la gestión del almacén y el rendimiento en 16 ubicaciones. Hay innumerables otros estudios de casos como este por ahí.
Preguntas frecuentes sobre planificación de recursos empresariales:
¿Qué es el software ERP?
El término ERP es un acrónimo de Enterprise Resource Planning. El software de planificación de recursos empresariales es una selección de sistemas y tecnologías diseñados para ayudar a las empresas a gestionar e integrar los procesos centrales en el negocio. Algunas soluciones ERP son avanzadas con muchas opciones de personalización, inteligencia artificial y más.
Otros son sistemas más simples, destinados a ayudar a agilizar aspectos como el desarrollo de productos y el seguimiento de la cadena de suministro. La aplicación adecuada permitirá a las empresas interactuar dentro de una única interfaz y compartir información útil. Incluso se puede utilizar un software ERP con IoT (o Internet de las cosas) para realizar un seguimiento de los sensores en los activos y ayudar con la gestión de los mismos.
¿Es necesario un ERP para todas las empresas?
Muchas empresas pueden mejorar su rentabilidad y posibilidades de éxito implementando la herramienta adecuada. Si su empresa crea y envía productos físicos a los clientes, es muy probable que pueda beneficiarse de un ERP.
La tecnología adecuada le ayudará a realizar un seguimiento de todo, desde las cuentas por pagar y las facturas hasta la cantidad de inventario que tiene y la rapidez con la que avanzan sus estrategias de producción. Los beneficios de una solución ERP varían desde una mayor eficiencia hasta un mejor acceso a información crucial. Aunque puede resultar caro adoptar un ERP al principio, la solución adecuada mejorará sus posibilidades de ahorrar dinero a largo plazo.
¿Qué debe incluir un sistema ERP?
La tecnología ERP viene en una variedad de formas y tamaños para adaptarse a diferentes empresas. Existen varias herramientas con opciones de implementación únicas y tecnología avanzada. Los componentes exactos que necesita dentro de su tecnología dependerán de una variedad de factores. Una de las características más comunes a buscar en una nueva solución ERP es la automatización. Cuanta más automatización tenga en su nueva tecnología, más fácil será finalizar las tareas rápidamente y reducir los errores.
Software ERP debe ser accesible desde una variedad de dispositivos diferentes, para que los miembros del equipo puedan acceder a la tecnología en movimiento. También debe haber una gran cantidad de informes y gráficos personalizables disponibles para ayudar con la previsión, la planificación de la producción y la toma de decisiones comerciales.
Al comprar software ERP, muchos líderes empresariales buscan una solución escalable que puedan adaptar según sus necesidades. Muchas soluciones SaaS en el mercado hoy en día vienen con la opción de agregar nuevas características modulares a medida que evoluciona su negocio. También puede agregar integraciones y funcionalidades a su ERP con API y acceso de desarrollador.
Adopción de la planificación de recursos empresariales
Si bien la planificación de recursos empresariales puede parecer un poco confusa al principio, en realidad es una de las mejores formas de optimizar y mejorar el rendimiento de su negocio. Con la herramienta correcta de planificación de recursos empresariales personalizada para satisfacer las necesidades específicas de su empresa, podrá mejorar la visibilidad de las operaciones comerciales para todos los miembros del personal.
La visibilidad y alineación que ofrece un sistema ERP significa que las empresas pueden planificar y asignar recursos de manera más efectiva, sin desperdicios innecesarios. Sin la tecnología ERP, muchas empresas de fabricación e ingeniería luchan por operar en un entorno aislado. Los silos a menudo significan que cada departamento trabaja por separado y los errores ocurren con mayor frecuencia.
Además de brindar acceso a información y análisis valiosos, un sistema ERP también respalda el flujo de comunicación y colaboración en toda la organización. Con la tecnología ERP, las empresas pueden integrar sistemas en los que confían todos los días para mejorar la productividad y el rendimiento. Sin embargo, pasar a un sistema ERP puede ser contraproducente si la cultura de la empresa no se adapta al cambio y la empresa no analiza cómo la estructura organizativa puede respaldar al equipo.
