Respuesta rápida: Las herramientas de gestión de proyectos son una solución de software o un conjunto de sistemas de software diseñados para ayudar a los equipos que participan en un proyecto. Ayudan a las personas y a los equipos a planificar proyectos, realizar un seguimiento de los resultados de determinadas tareas y gestionar los flujos de trabajo de forma eficiente para obtener los mejores resultados de cada esfuerzo empresarial.
Hoy vamos a definir qué son las herramientas de gestión de proyectos, cómo funcionan y por qué son cada vez más valiosas para las marcas de hoy.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
“Gestión de proyectos” es el término que se utiliza para referirse a los procesos y las habilidades que utilizan las empresas para completar estas tareas y alcanzar objetivos específicos. Las herramientas de gestión de proyectos pueden simplificar y optimizar el proceso de gestión de proyectos, ayudando a alinear equipos, realizar un seguimiento del progreso y asignar elementos específicos de la lista de tareas pendientes a diferentes personas.
En la mayoría de las empresas, los proyectos pueden tener todos los detalles asociados con los recursos, el tiempo, las metas y el dinero asignados y definidos previamente, pero aun así no están bien organizados. En realidad, asegurarse de que los proyectos funcionen sin problemas puede ser extremadamente difícil, especialmente en un entorno donde los empleados están distribuidos en diferentes entornos, debido al trabajo remoto e híbrido.
Las herramientas y los sistemas de administración de proyectos están ahí para garantizar que pueda implementar de manera efectiva el plan correcto paso a paso para completar su proyecto. Aumentan sus posibilidades no solo de alcanzar sus objetivos, sino también de terminar su proyecto a tiempo, dentro del alcance de su presupuesto previsto.
Las herramientas de administración de proyectos les dicen a los miembros del equipo cuándo y cómo comenzar con el proyecto, qué hacer a continuación y cómo medir los resultados de un proyecto a lo largo del tiempo. Algunas soluciones de software en este panorama están disponibles para acceder de forma gratuita, mientras que otras tienen un precio superior.
¿Cuáles son las características de las herramientas de gestión de proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos pueden variar en tamaño y alcance. Algunos vienen con herramientas básicas para la gestión de tareas, por lo que puede planificar y realizar un seguimiento de sus elementos de trabajo a lo largo del tiempo. Otros vienen con capacidades más avanzadas como el seguimiento de problemas, la automatización de tareas y el seguimiento del tiempo. Algunas de las características más comunes de las herramientas de gestión de proyectos incluyen:
- Herramientas de estimación de proyectos: Para garantizar que un proyecto tenga éxito, es importante que las empresas establezcan objetivos y planifiquen los posibles resultados de la tarea. Las herramientas de estimación de proyectos pueden ayudar a estimar las limitaciones y los resultados del proyecto a través de la previsión presupuestaria, EVM y líneas de base.
- Herramientas de planificación: Los sistemas de gestión de proyectos suelen incluir herramientas de planificación, como sistemas de creación de documentos y hojas de cálculo, en las que las personas pueden compartir ideas sobre un proyecto. Estas herramientas de planificación suelen estar conectadas con herramientas de gestión de documentos, en las que las empresas pueden almacenar bibliotecas de información relacionada con el proyecto.
- Administración de presupuesto: La mayoría de los proyectos tienen un presupuesto preasignado y varias previsiones financieras relacionadas con ellos. Una herramienta de gestión de proyectos puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de los gastos, las facturas y los costos reales asociados con el logro de resultados específicos.
- Asignación de recursos: Tener éxito con un proyecto a menudo significa asegurarse de que las tareas correctas y los elementos de la lista de tareas pendientes se asignen a las personas adecuadas. Las herramientas de asignación de recursos pueden ayudar a garantizar que los líderes empresariales deleguen tareas correctamente, de acuerdo con plazos específicos. También pueden proporcionar información sobre qué empleados podrían sentirse abrumados por demasiado trabajo.
- Herramientas de colaboración: Particularmente en la era actual del trabajo remoto e híbrido, es importante asegurarse de que todas las partes interesadas clave del proyecto puedan permanecer en la misma página. Las herramientas de administración de proyectos a menudo vienen con funciones de colaboración virtual para mensajería instantánea, reuniones basadas en la web, videoconferencias y más.
- Gestión de la calidad: Algunas herramientas de gestión de proyectos vienen con soluciones de gestión de calidad, que ayudan a recopilar información y métricas sobre un proyecto. Las capacidades de seguimiento y resolución de problemas son esenciales para garantizar que los problemas no terminen interrumpiendo el flujo de trabajo o causando problemas con los presupuestos y los plazos.
- Administración de proyecto: Las herramientas de administración de proyectos pueden incluir funciones para la incorporación de miembros del personal, seguimiento del tiempo con fines de facturación y más. Algunas opciones de administración de proyectos vienen con calendarios y tableros para realizar un seguimiento de varios proyectos simultáneamente.
- Presentación de informes: La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos vendrán con herramientas de informes y análisis para ayudar a las empresas a mantenerse al tanto de la organización. Puede generar informes sobre el compromiso de los empleados, el progreso y los resultados comerciales.
¿Cómo son las herramientas comunes de gestión de proyectos?
Dado que las distintas empresas abordan y gestionan los proyectos de distintas maneras, las herramientas de gestión de proyectos pueden presentarse en distintos formatos. No existe una solución única para todos, pero hay algunas opciones especialmente populares que se pueden tener en cuenta. Estas son algunas de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas e implementadas:
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una de las herramientas de gestión de proyectos más comúnmente referenciadas y más populares. Esencialmente, estos gráficos ayudan a los usuarios a visualizar el cronograma de su proyecto y cómo se asignarán las diferentes tareas a miembros específicos del personal en toda la fuerza laboral.
Los diagramas de Gantt a menudo se consideran extremadamente útiles para realizar un seguimiento del cronograma que debe seguir su proyecto. Puede usar estos gráficos para estar atento a las desviaciones de los planes de su proyecto y los problemas que pueden provocar retrasos. Los diagramas de Gantt se introdujeron en 1917 y desde entonces se han convertido en un estándar de la industria.
Estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo, o "WBS", fue presentada por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos en 1962. Hoy en día, sigue siendo una de las herramientas críticas utilizadas para cualquier estrategia de planificación de proyectos. Esencialmente, una estructura de desglose del trabajo proporciona una forma de desglosar los diversos pasos necesarios para alcanzar la meta de su proyecto.
Con una EDT, las empresas crean un mapa de principio a fin de las tareas que deben abordarse antes de poder alcanzar el “objetivo final” del proyecto. En la mayoría de los casos, las organizaciones comienzan con una idea clara de su “objetivo final”, dividida en etapas que luego pueden dividirse en tareas y subtareas.
Una vez que tenga una idea clara de todas las tareas relacionadas con su proyecto, podrá determinar dónde deben distribuirse los recursos y cuánto tiempo puede llevar alcanzar sus objetivos.
La línea de base del proyecto
Otra herramienta común para la gestión de proyectos es la "Línea base del proyecto". Esta es esencialmente una herramienta gráfica para representar los valores de su proyecto, comparando el estándar que estableció para su proyecto con los resultados de sus esfuerzos.
La línea base de un proyecto abarca varias sublíneas base diferentes, incluida la línea base del cronograma, el costo y el alcance. Al comienzo de un proyecto, las empresas establecen "líneas de base" de objetivos para lo que esperan lograr, cuándo quieren lograrlo y cuánto costará el proyecto. La comparación de sus resultados con estas líneas de base garantiza que está logrando la cantidad correcta de progreso.
Las líneas de base del proyecto también pueden ser útiles para reducir el “desplazamiento del alcance” al asegurarse de que no permita que el trabajo no planificado interrumpa el flujo de sus objetivos.
Otras herramientas de gestión de proyectos
Fuera de las opciones mencionadas anteriormente, otras herramientas de gestión de proyectos pueden incluir:
- Actividades colaborativas de formación de equipos: Las actividades de formación de equipos pueden ser una importante herramienta de gestión de proyectos, ya que ayudan a aumentar la productividad y la eficiencia de los empleados. Las empresas pueden ejecutar estrategias de gamificación y concursos para involucrar a sus empleados, así como reuniones y encuentros colaborativos grupales.
- Planes de gestión de la comunicación: Los planes de gestión de la comunicación son herramientas en el proceso de gestión de proyectos que aseguran que todos los involucrados en el progreso de un proyecto se mantengan informados y trabajen constantemente hacia los mismos objetivos. Los planes de comunicación describen la frecuencia con la que las partes interesadas se reunirán para discutir el proyecto y dónde podría tener lugar la comunicación.
- Herramientas de gestión de tareas: Las herramientas de gestión de tareas son esencialmente entornos de software todo en uno donde las empresas pueden planificar las tareas que necesitan completar a lo largo de un proyecto. Estas tareas se pueden organizar en líneas de tiempo y "tableros Kanban" en función de su nivel de finalización, urgencia y otros factores.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos?
Como se mencionó anteriormente, la mayoría de los proyectos comerciales son complejos, multifacéticos y requieren mucho tiempo. Para que las empresas logren los objetivos correctos con sus proyectos, no pueden simplemente esperar que todos se mantengan en la misma página y hagan las cosas de acuerdo con una fecha límite.
Herramientas de gestión de proyectos Convierta los objetivos y expectativas de un proyecto en una serie de tareas procesables fáciles de seguir, con orientación sobre cómo comunicarse, conectarse e interactuar. En última instancia, el mayor beneficio de las herramientas de gestión de proyectos es que mantienen a las personas alineadas y organizadas. Algunas de las ventajas que los usuarios pueden esperar al adoptar las herramientas de gestión de proyectos incluyen:
- Mejor gestión del tiempo: Las herramientas de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt, pueden ayudar a las empresas a tener una mejor idea de cómo programar sus proyectos para garantizar que no se pierdan fechas límite importantes. También es posible utilizar estos gráficos para adaptarse a los retrasos en el lugar de trabajo.
- Gestión del alcance: Herramientas como WBS ayudan con la ideación y son increíblemente importantes para la planificación de proyectos. Pueden brindar a las empresas una mejor comprensión del alcance de su proyecto y ayudar a delinear cosas como el costo, el cronograma y las horas de trabajo.
- Control de presupuesto: Las líneas base de costos y las herramientas de seguimiento pueden ayudar a garantizar que su presupuesto no se expanda fuera de control. Con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, puede mejorar sus posibilidades de completar su proyecto sin gastar de más.
- Colaboración mejorada: Las herramientas de gestión de proyectos con funciones integradas de comunicación y colaboración ayudan a mantener conectadas a las partes interesadas en un equipo. Esto es esencial para garantizar que todos permanezcan en la misma página, incluso cuando trabajan de forma remota.
- Control de Proyecto: Con las herramientas de administración de proyectos, es más fácil realizar un seguimiento de qué empleados son responsables de qué etapas o tareas en un proyecto. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén trabajando en las tareas correctas en los momentos correctos.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Las soluciones de software de gestión de proyectos son conjuntos de herramientas de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt y herramientas de gestión de tareas, agrupadas en un único entorno. Existen varios tipos de software de gestión de proyectos, cada uno con sus propias ventajas y desventajas que deben tenerse en cuenta.
Estas son algunas de las opciones más populares disponibles en la actualidad:
Trello
Trello es un software de gestión de proyectos en línea de última generación equipado con herramientas de colaboración, tableros Kanban, listas y tarjetas, diseñado para ayudar a todos a realizar un seguimiento de su lista de tareas pendientes. La solución liviana y simple facilita la asignación de proyectos a diferentes miembros del personal y mantiene a los líderes empresariales en sintonía con el desempeño del equipo.
Aunque Trello no tiene algunas de las funciones de generación de informes más avanzadas y funciones de seguimiento de proyectos de algunos de los otros software de gestión de proyectos disponibles en la actualidad, sigue siendo una excelente opción para los principiantes. El plan básico es de uso gratuito y los planes premium también vienen con una gama de características adicionales, como automatización e integración.
Asana
Otra excelente herramienta para la gestión ágil de proyectos, Asana es genial para organizar tareas y equipos. La solución viene con funciones de automatización, colaboración en tiempo real, plantillas y paneles personalizados. La atractiva interfaz de usuario facilita que cada miembro del equipo realice un seguimiento de su progreso. Además, hay animaciones intuitivas para el compromiso.
Asana es una herramienta altamente personalizable, con una gran cantidad de integraciones con software líder como Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office y OneDrive. El mayor inconveniente del servicio es la gran cantidad de funciones a las que puede llevar un tiempo acostumbrarse.
Proyectos MS
Si ya se ocupa de cosas como la administración de recursos y la colaboración a través de los activos de Microsoft, también tiene sentido aprovechar MS Projects. Esta herramienta de programación de proyectos ayuda a los equipos a realizar un seguimiento del progreso con paneles de tareas visuales y funciones interactivas. Puede dividir proyectos complejos en Scum, Kanban y flujos de trabajo personalizados.
Esta aplicación de gestión de proyectos es fácil de usar, incluso para equipos pequeños con conocimientos limitados de tecnología o desarrollo de software. Incluso hay tutoriales y foros en línea para ayudarlo a aprender a usar las herramientas del equipo del proyecto, las listas de tareas y las notificaciones.
Wrike
Una de las herramientas de colaboración en equipo más populares para la gestión del trabajo, Wrike es un ecosistema útil donde las empresas pueden realizar un seguimiento del tiempo y los proyectos. El sistema altamente configurable viene con acceso a hojas de tiempo, tableros Kanban y diagramas de Gantt interactivos con funcionalidad de arrastrar y soltar. Incluso existe la opción para que los usuarios personalicen sus paneles.
La herramienta ágil de gestión de proyectos está basada en la nube y es sencilla. Tendrá acceso a funciones como listas de tareas, subtareas, programaciones y flujos de trabajo compartidos. También hay elementos de comunicación y colaboración en tiempo real, e informes detallados. Puede establecer fechas de vencimiento para las aprobaciones y hacer que todo su equipo esté al día con una base de recursos llena de documentos cruciales.
Zoho Projects
Otra herramienta popular para administrar proyectos, Zoho Projects ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las tareas, trabajar juntas en esfuerzos de equipo y crear diagramas de Gantt. Hay opciones para el seguimiento de las horas facturables y el progreso del proyecto. Zoho también ofrece a las empresas un conjunto de funciones de comunicación dentro de sus herramientas de PM, para que pueda mantenerse en contacto con trabajadores híbridos y remotos.
Zoho es una herramienta SaaS fantástica, pero tiene algunas limitaciones para equipos más grandes. Esta herramienta es ideal para optimizar pequeños sprints y realizar un seguimiento del rendimiento de proyectos en empresas más pequeñas. El espacio de trabajo también es ideal para que los empleados realicen un seguimiento de las tareas individuales y hay un plan gratuito para principiantes.
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada?
Elegir el mejor software de gestión de proyectos y la mejor estrategia de gestión de proyectos puede ser complicado. Aquí no existe una estrategia única para todos. En cambio, las empresas deben pensar en cómo pueden hacer que un proyecto simple sea lo más eficiente posible para su equipo específico.
Las aplicaciones y el software de gestión de proyectos pueden ayudar con todo, desde tareas de proyecto de prueba hasta flujos de trabajo complejos, siempre que ofrezcan acceso a las funciones clave adecuadas. Al hacer su elección, asegúrese de considerar cosas como:
- Características clave: ¿La solución coincide con su metodología para la gestión de proyectos con diagramas de Gantt, seguimiento de tiempo e incluso su propia aplicación móvil para usuarios de iOS y Android?
- Número de usuarios: ¿A cuántas personas puede admitir la solución de gestión de proyectos? ¿Es adecuado para empresas más grandes y más pequeñas?
- Integraciones: ¿El sistema se integra con todas las herramientas existentes que usa su equipo, para que puedan sobresalir en el cumplimiento de los plazos?
- Estructura de precios: ¿Los planes de precios ofrecidos respaldan su plan de negocios? ¿Vale la pena el costo por los beneficios del trabajo en equipo y las ventajas de la agilidad?
- Facilidad de uso: las mejores herramientas de gestión de proyectos no solo deben abordar sus dependencias e hitos comerciales, sino también ofrecer simplicidad a los usuarios.
