قد يبدو الأمر وكأنه سؤال غريب ، لكنه سؤال يسأله العديد من أصحاب الأعمال عندما ينتقلون إلى عالم ريادة الأعمال. في عالم اليوم الرقمي المتزايد ، غالبًا ما يعتمد رواد الأعمال على العديد من الأدوات لمساعدتهم على إدارة الجوانب المختلفة لإدارة أعمالهم.
هناك حلول برمجية لكل شيء من ادارة مشروع إلى الخدمات اللوجستيةوخدمة العملاء وحتى التعاون الداخلي. يعد برنامج المحاسبة أحد الحلول الأساسية التي يستخدمها قادة الأعمال لمساعدتهم على تتبع الأرباح والحفاظ على التدفق النقدي والتعامل مع الضرائب.
اليوم ، سنشارك كل ما تحتاج لمعرفته حول برامج المحاسبة ، من الميزات التي من المحتمل أن تجدها في هذه الأدوات ، إلى فوائد الحصول على الحل الصحيح.
ما هو برنامج المحاسبة؟
ببساطة ، برنامج المحاسبة هو أداة رقمية يستخدمها قادة الأعمال ومحترفو المحاسبة لإكمال مهام المحاسبة ومسك الدفاتر المختلفة. يمكن لهذه الأنظمة تخزين البيانات المالية للأعمال التجارية ، وتتبع المعاملات ، وفي بعض الأحيان إنشاء الفواتير وعروض الأسعار.
في الماضي، كانت أدوات برامج المحاسبة عبارة عن أنظمة قابلة للتنزيل "غير متصلة بالإنترنت"، والتي تستخدم خوارزميات لإكمال الحسابات نيابة عن المستخدم. ومع ذلك، في السنوات الأخيرة، مع انتقال العديد من الشركات إلى السحابة، والبدء في الاستفادة من الإنترنت، أصبحت العديد من أدوات المحاسبة متصلة بالويب. يتم تخزين المعلومات في السحابة، وتحديثها في الوقت الفعلي تقريبًا، وذلك بفضل الروابط إلى حساب المستخدم المصرفي والموارد المالية الأخرى.
والجدير بالذكر أن حلول برامج المحاسبة يمكن أن تشمل العديد من الميزات والوظائف المختلفة ، اعتمادًا على الخدمة واحتياجات العمل. تقوم بعض الخيارات الأصغر بإدخال البيانات وتخزينها وتحليلها تلقائيًا للمستخدمين. يمكن تصميم أنظمة أخرى أكثر تقدمًا خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لشركات معينة.
يمكن أيضًا أن تتكامل العديد من أنظمة برامج المحاسبة مع أدوات أخرى ، مثل تخطيط موارد المؤسسات وأنظمة اللوجستيات ، لتوفير رؤية أكثر شمولاً للعمليات التجارية.
يجب أن تفي برامج المحاسبة الموثوقة دائمًا بالمتطلبات القانونية للمنطقة أو البلد الذي تعمل فيه الشركة. على سبيل المثال ، تحتاج الشركات في المملكة المتحدة إلى التأكد من أن حلولها المحاسبية متوافقة مع MTD ، ويمكنها تسهيل التتبع التلقائي للمعاملات المهنية للأغراض الضريبية. في الولايات المتحدة ، يجب أن تكون برامج المحاسبة مرنة بما يكفي للتعامل مع اللوائح المتغيرة باستمرار في المجال المالي.
يمكن أيضًا الوصول إلى العديد من حلول المحاسبة الأكثر شيوعًا المتاحة اليوم من خلال السحابة ، بحيث يمكن للمستخدمين مراقبة المعاملات المالية باستخدام تطبيق جوال متصل بالويب.
ما هي الأنواع الشائعة لبرامج المحاسبة؟
كما ذكر أعلاه ، هناك أنواع مختلفة من برامج المحاسبة المتاحة ، كل منها مصمم لتلبية الاحتياجات المالية المحددة للشركات. تتطور أنظمة المحاسبة والتمويل باستمرار ، لكنها تنقسم عادةً إلى أربع فئات مختلفة. والجدير بالذكر أن هناك أيضًا مجموعات محاسبة شاملة متاحة يمكنها الجمع بين أفضل ميزات الفئات المتعددة. فئات برامج المحاسبة الأساسية هي:
- أنظمة الفواتير والفواتير: تُكمل أدوات الفوترة والفواتير المهام المالية الأساسية اليومية للشركات ، مثل إرسال الفواتير وحساب التقارير المحاسبية. إنها تساعد في توثيق النشاط المالي ، والتأكد من أنه تم إعداده للترخيص والتحقق من قبل محاسب أو محاسب محترف.
- أنظمة إدارة الرواتب: غالبًا ما تستخدم الشركات التي تعمل مع الموظفين أنظمة إدارة كشوف المرتبات للحفاظ على السيطرة على الحسابات المدينة والدائنة. يمكن لهذه الأدوات أداء مجموعة من المهام ، من حساب الرواتب وإزالة الخصومات ، إلى توزيع الأموال تلقائيًا على الموظف ، وإنتاج قسائم الرواتب والنماذج الضريبية.
- أنظمة تخطيط موارد المؤسسة: والمعروفة أيضًا باسم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)تجمع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بين جميع الأنظمة المستخدمة لإدارة المخزون وتخطيط المنتجات والتوزيع والمحاسبة وشراء المواد والمزيد في مكان واحد. يمكن أن تقدم بعض الحلول أيضًا وحدات نموذجية لذكاء الأعمال وتكامل CRM.
- أنظمة إدارة الوقت والمصاريف: تساعد هذه الأدوات في تسريع دورات الفوترة وتسمح للشركات بتحسين النفقات ذات الصلة أثناء التنقل. غالبًا ما تكون قابلة للتخصيص والتكوين بدرجة عالية لتلائم احتياجات قادة الأعمال المختلفين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم عادةً إنتاج تقارير رسومية مفصلة حول كيفية استخدام الوقت والموارد.
ميزات برامج المحاسبة
ستختلف الإمكانيات الدقيقة لأي برنامج محاسبة اعتمادًا على التكنولوجيا المعنية. اعتمادًا على الميزات والأهداف الرئيسية لهذه الأدوات ، يمكن أن تساعد في تحسين الأعمال وتبسيط العمليات. تتضمن بعض القدرات الأساسية ما يلي:
- المحاسبة: المكون الرئيسي لأي حل برنامج محاسبة هو القدرة على تتبع الحسابات وحسابها. تتضمن أنظمة المحاسبة حلولاً لدفاتر الأستاذ العامة والأصول الثابتة والتسوية المصرفية وحسابات القبض والدائنين وغير ذلك.
- الفواتير والفواتير: في حين أن هناك حلول برمجية مصممة خصيصًا للفوترة والفواتير ، فإن العديد من أدوات المحاسبة الأوسع تقدم هذه الميزات أيضًا. تسمح أنظمة الفوترة والفواتير للمستخدمين بتتبع عمليات الشراء وإرسال الفواتير تلقائيًا والتأكد من إجراء المدفوعات وفقًا للجداول الزمنية.
- الميزنة والتنبؤ: يتم أيضًا تجميع أدوات الميزانية والتنبؤ بشكل متكرر في أنظمة المحاسبة. يحسبون ويفسرون الأداء المالي لفترة محددة ، ويساعدون المؤسسات على تحديد أهداف مجدية للنمو.
- إدارة الأصول الثابتة: باستخدام أدوات إدارة الأصول الثابتة ، يمكن للشركات إدارة البيانات المالية بشكل أكثر دقة. غالبًا ما تتضمن هذه الوحدات النمطية ميزات مثل سجل التدقيق وحساب الإهلاك وسجلات التكلفة وأدوات تخصيص الموارد.
- إدارة الرواتب: غالبًا ما تتضمن العديد من مجموعات المحاسبة الكاملة ميزات كشوف المرتبات الخاصة بها. باستخدام هذه الأدوات ، يمكن للمستخدمين حساب ومعالجة المدفوعات للموظفين وطباعة الشيكات وإعداد المستندات الضريبية والقانونية دون أخطاء.
- محاسبة المشروع: عادةً ما يتم تضمين برامج محاسبة المشاريع في الأنظمة المصممة لقطاعات أو صناعات محددة. يتم استخدام هذه الأدوات عادةً بواسطة مشغلي الإنشاءات ومطوري البرامج. يمكنهم المساعدة في تقدير ومعالجة النفقات العامة والتكاليف المتعلقة بالمواد والعمالة والمعدات.
- محاسبة الصندوق: تم تصميم هذه الميزات عادةً للمنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية ، ويمكنها تتبع نفقات التبرعات وإدارة المنح والمفاهيم المالية التنظيمية الأخرى. كما أنها توفر مجموعة فريدة من التقارير المالية.
- ادارة المخزون: بينما يمكن الوصول إلى أدوات إدارة المخزون بشكل منفصل من قبل الشركات ، إلا أنها يمكن أن تأتي مجمعة في برامج المحاسبة. إنها تساعد الشركات على التحكم في حركة وتوافر منتجاتها.
- أدوات التقارير: تأتي العديد من أدوات المحاسبة مع حلول لإنشاء تقارير مخصصة للميزانيات العمومية والصحة المالية. أدوات مثل Netsuite و Freshbooks و Xero كل ذلك يأتي مع قسم التقارير المخصص الخاص بهم.
يمكن أن تأتي العديد من حلول المحاسبة أيضًا مع إضافات وتكامل ، مما يساعد الشركات على تتبع التفاصيل المهمة بشكل أفضل. على سبيل المثال ، يمكن أن تشمل الحلول أدوات إدخال البيانات التي تسمح لقادة الأعمال بتتبع مشتريات بطاقات الائتمان التي يقوم بها الموظفون.
يمكن أن تسمح خيارات التكامل للشركات بمواءمة أدواتها المحاسبية مع أنظمة معالجة الدفع أو أدوات تتبع المخزون.
يمكن لبعض الأدوات إنشاء بيانات مالية تلقائيًا وإرسالها إلى مجموعات الضرائب الصحيحة. هناك أيضًا حلول ضريبية مزدوجة الإدخال مثل QuickBooks Online و Intuit والتي تسمح للشركات والمحاسبين بالعمل معًا في الوقت الفعلي.
ما هي فوائد برامج المحاسبة؟
بالنسبة لمعظم الشركات، فإن أكبر فائدة من برامج المحاسبة هي القدرة على تتبع معلومات التدفق النقدي بشكل فعال ودقيق. ستوضح الأدوات المناسبة لقادة الأعمال أين يمكنهم خفض التكاليف، وكيف يمكنهم الحفاظ على مستوى مرتفع من الربح. كما أنها مثالية لأتمتة مهام المحاسبة والعمليات المتعلقة بإدارة الضرائب. تشمل الفوائد الرئيسية لبرامج المحاسبة ما يلي:
- بساطة: ستساعد الأدوات المحاسبية الصحيحة الشركات على التحكم في مواردها المالية وتتبع المقاييس المهمة المتعلقة بنمو الأعمال. في كثير من الحالات ، يمكن لأصحاب الأعمال استخدام هذه الأنظمة دون تدريب على الإطلاق ، لضمان إكمالهم لعمليات المحاسبة الأساسية والامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية في مؤسستهم.
- وفورات في التكاليف: يمكن للعديد من أنظمة المحاسبة أتمتة الإجراءات الإدارية والحسابات التي تساعد الشركات على فهم إطار إيراداتها. يمكنهم تقليل التكاليف المرتبطة بطباعة الوثائق ، وتقديم رؤى حول المجالات التي قد تتمكن فيها الشركات من تقليل النفقات.
- الشفافية المالية: يمكن لنظام المحاسبة الجيد في كثير من الأحيان القضاء على العديد من الأخطاء البشرية المكلفة والمعقدة. يقومون بحساب المبالغ تلقائيًا ، لتقليل الضغط على الموظفين ، والتأكد من أن وثائق الشركة دقيقة للأغراض الضريبية.
- توفير الوقت: يمكن للتطبيقات المحاسبية تقليل عدد العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تحتاج الشركات لإكمالها إذا كانت تدير حساباتها يدويًا. يمكنهم تبسيط كل شيء من حساب ضريبة المبيعات إلى إنشاء التقارير. حتى أن بعض الحلول تتجاوز وظائف المحاسبة الأساسية للمساعدة في أشياء مثل تتبع وقت الموظف.
- التوقع: الميزة الأساسية لبرامج المحاسبة هي أنه يمكن أن تساعد الشركات على التنبؤ بمبيعات وأنماط الشركة المستقبلية. يمكن لبرامج المحاسبة أن توضح للشركات أين تستثمر أكثر ، وأين يجب خفض النفقات ، وكيفية الحفاظ على وضعها المالي أو تحسينه. يساعد المنظمات على تخصيص الموارد بشكل فعال.
- الإنتاجية: من خلال مجموعة من الأدوات والحلول المؤتمتة ، يمكن لبرامج المحاسبة أن تقلل من حجم العمل الذي يتعين على الموظفين وقادة الأعمال القيام به للحفاظ على المستندات المالية. يمكن لهذه الأنظمة جمع البيانات وتنظيمها وتحليلها نيابة عن الشركة ، وتقديم التوجيه الذي يعزز نتائج الأعمال.
- التوافق: تم تصميم معظم أنظمة المحاسبة لضمان استمرار امتثال الشركات للوائح الصناعة والبلد. ستضمن الحلول الصحيحة أنه يمكنك إدارة الضرائب ومهام كشوف المرتبات بشكل فعال. يقومون أيضًا بتخزين جميع التفاصيل المهمة التي تحتاجها الشركة للحفاظ على سير عمل شفاف.
- الأمن: تُعد المعلومات المالية أحد أهم أصول أي شركة. ويجب حمايتها ومنع وقوعها في الأيدي الخطأ. تساعد برامج المحاسبة في الحفاظ على أمان المعلومات، وتضمن للشركات أن تكون أقل عرضة لفقدان المستندات المادية الصلبة أو نسخ البيانات.
ما الذي يجب أن تبحث عنه الشركات في برامج المحاسبة؟
تأتي برامج المحاسبة في مجموعة من الأشكال والأحجام المختلفة ، وهي مصممة لتناسب احتياجات العمل المختلفة. تعتمد القدرات الدقيقة التي يجب أن تبحث عنها في برنامج المحاسبة الخاص بك على أهداف وتوقعات عملك. ومع ذلك ، هناك بعض الميزات الرئيسية التي ستستفيد منها العديد من المؤسسات ، مثل:
- الفواتير المتكاملة: يجب أن تتضمن أنظمة المحاسبة بشكل عام بعض وظائف الفواتير والفواتير الأساسية. هذا يمنع أصحاب الأعمال من شراء برامج إضافية ، ونقل البيانات بين الأداتين.
- التخصيص: نظرًا لأن الاحتياجات المالية المحددة للشركات يمكن أن تختلف ، فلا يوجد حل واحد يناسب الجميع للمحاسبة. هذا هو السبب في أنه من المهم في كثير من الأحيان البحث عن خيارات لتخصيص التكنولوجيا لتناسب نموذج العمل أو سير العمل المحدد للعلامة التجارية.
- سهولة الاستخدام: يمكن أن تكون الإجراءات المحاسبية والحسابات معقدة. تم تصميم برنامج المحاسبة لجعل عملية الإدارة المالية أسهل للشركات. على هذا النحو ، يجدر البحث عن تقنية بسيطة ومباشرة.
- الأمن: برنامج المحاسبة مسؤول عن تخزين وإدارة بعض البيانات الأكثر حساسية التي يتم جمعها من قبل شركة ما. لهذا السبب ، من الضروري لأي شركة تستثمر في هذه التكنولوجيا أن تضمن وجود تدابير الأمان المناسبة.
- الربط: لا يجب أن يرتبط حل المحاسبة الجيد بالحسابات المصرفية والأدوات المالية الأخرى فحسب ، بل يجب أن يكون قادرًا على الاندماج مع التقنيات التي تستخدمها المؤسسة بالفعل. تأتي بعض الحلول مع إمكانية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات لمساعدة الشركات على ربط جميع تقنياتها في جزء واحد من الزجاج.
- الدعم: توفر العديد من منصات برامج المحاسبة إمكانية الوصول إلى خدمة ودعم عملاء رائعين. يضمن ذلك أن يتمكن قادة الأعمال من الوصول بسهولة إلى الإرشادات التي يحتاجون إليها إذا حدث خطأ ما في تقنيتهم.
يجدر أيضًا التفكير في سعر برنامج المحاسبة الذي تفكر في شرائه. حلول مختلفة من Xeroو Sage و Zoho (Zoho Books) و QuickBooks وغيرهم من رواد السوق لديهم هياكل تسعير مختلفة متاحة.
في كثير من الأحيان ، كلما زادت الميزات التي تحتاجها ، ستحتاج إلى إنفاق المزيد. ومع ذلك ، فإن ظهور حلول SaaS يعني أن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة لا يزالون قادرين على الوصول إلى مجموعة واسعة من الأدوات ضمن برامج محاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بهم ، دون الحاجة إلى إنفاق ثروة.
مستقبل برامج المحاسبة
لقد قطعت برامج المحاسبة شوطا طويلا على مر السنين. بينما تستمر الشركات في التطور ، وتصبح عملياتها المالية أكثر تعقيدًا ، فإنها تحتاج إلى أكثر من مجرد أدوات قادرة على تتبع الحسابات الدائنة والمدينة. حتى الشركات الصغيرة بدأت في الاستثمار في أدوات المحاسبة مع الوصول إلى حلول مبتكرة للأتمتة والذكاء الاصطناعي والتحليلات المتقدمة.
على الرغم من صعوبة معرفة الشكل الذي سيبدو عليه المشهد المحاسبي في المستقبل على وجه اليقين ، يبدو من المرجح أن هناك اتجاهات معينة ستتولى زمام الأمور. على سبيل المثال ، تزداد شعبية أدوات المحاسبة السحابية التي توفر وصولاً مباشرًا إلى عمليات المحاسبة للمستخدمين من أي جهاز متصل بالإنترنت. يمكن لأفضل برنامج محاسبة مع وظائف قائمة على السحابة أن يسمح أيضًا للشركات بالاتصال بمحاسبيها عبر الويب للأغراض الضريبية.
من المرجح أن تنمو عمليات المحاسبة بشكل أكثر بساطة ، بمساعدة أنظمة وأدوات الذكاء الاصطناعي التي يمكنها تتبع تقارير المحاسبة عبر الإنترنت في الوقت الفعلي ، وتحديد الاتجاهات في طلبات الشراء ، وحتى تزويد الشركات بإمكانية الوصول إلى إرشادات حول كيفية تحسين تدفقها النقدي.
حتى اليوم ، يمكن لمنصة محاسبة حديثة أن تساعد قادة الأعمال في تجارة التجزئة و التجارة الإلكترونية لتتبع الوضع المالي لشركتهم في لمحة ، باستخدام تطبيقات Android أو iOS. يمكن أن يسهل برنامج المحاسبة السحابية الصحيح توظيف وإدارة العاملين لحسابهم الخاص والمقاولين ، باستخدام برنامج إدارة كشوف المرتبات.
