Det lyder måske som et mærkeligt spørgsmål, men det er et, mange virksomhedsejere stiller, når de er på vej ind i iværksætterverdenen. I dagens stadig mere digitale verden er iværksættere ofte afhængige af en lang række værktøjer til at hjælpe dem med at styre forskellige aspekter af at drive deres virksomhed.
Der findes softwareløsninger til alt fra projektledelse til Logistik, kundeservice og endda internt samarbejde. Regnskabssoftware er en af kerneløsningerne, der udnyttes af virksomhedsledere, for at hjælpe dem med at spore overskud, opretholde cashflow og håndtere skatter.
I dag vil vi dele alt, hvad du behøver at vide om regnskabssoftware, fra de funktioner, du sandsynligvis vil finde i disse værktøjer, til fordelene ved at have den rigtige løsning.
Hvad er regnskabssoftware?
Kort sagt er regnskabssoftware et digitalt værktøj, der bruges af virksomhedsledere og regnskabsfolk til at udføre forskellige regnskabs- og bogføringsopgaver. Disse systemer kan gemme en virksomheds økonomiske data, spore transaktioner og nogle gange endda generere fakturaer og tilbud.
Tidligere var regnskabssoftwareværktøjer ofte "offline"-systemer, der kunne downloades, som brugte algoritmer til at gennemføre beregninger på en brugers vegne. Men i de senere år, da mange virksomheder er flyttet ind i skyen og er begyndt at udnytte internettet, er mange regnskabsværktøjer blevet forbundet til nettet. Oplysninger gemmes i skyen og opdateres næsten i realtid takket være links til en brugers bankkonto og andre økonomiske ressourcer.
Især kan regnskabssoftwareløsninger omfatte forskellige funktioner og funktionaliteter, afhængigt af tjenesten og virksomhedens behov. Nogle mindre muligheder indtaster, gemmer og analyserer simpelthen automatisk data for brugerne. Andre, mere avancerede systemer kan specialbygges til at imødekomme visse virksomheders unikke behov.
Mange regnskabssoftwaresystemer kan også integreres med andre værktøjer, såsom virksomhedsressourceplanlægning og logistiksystemer, for at give et mere omfattende overblik over forretningsdriften.
Pålidelig regnskabssoftware bør altid opfylde de juridiske krav i den region eller det land, hvor en virksomhed opererer. For eksempel skal virksomheder i Storbritannien sikre, at deres regnskabsløsninger er MTD-kompatible og fuldt ud kan lette den automatiske sporing af professionelle transaktioner til skattemæssige formål. I USA skal regnskabssoftware være fleksibel nok til at imødekomme stadigt skiftende regler på det finansielle område.
Mange af de mest almindelige regnskabsløsninger, der er tilgængelige i dag, er også tilgængelige via skyen, så brugere kan overvåge finansielle transaktioner ved hjælp af en mobilapp, der er forbundet til nettet.
Hvad er de almindelige typer af regnskabssoftware?
Som nævnt ovenfor er der forskellige former for regnskabssoftware til rådighed, hver designet til at imødekomme specifikke økonomiske behov for virksomheder. Regnskabs- og økonomisystemer er i konstant udvikling, men de falder typisk i fire forskellige kategorier. Navnlig er der også omfattende regnskabssuiter tilgængelige, som kan kombinere de bedste funktioner fra flere kategorier. De vigtigste kategorier af regnskabssoftware er:
- Fakturerings- og faktureringssystemer: Fakturerings- og faktureringsværktøjer fuldender grundlæggende daglige økonomiske opgaver for virksomheder, såsom afsendelse af fakturaer og beregning af regnskabsrapporter. De hjælper med at dokumentere økonomisk aktivitet og sikrer, at den er forberedt til godkendelse og validering af en professionel bogholder eller revisor.
- Lønstyringssystemer: Virksomheder, der arbejder med medarbejdere, bruger ofte lønstyringssystemer til at bevare kontrol over tilgodehavender og kreditorer. Disse værktøjer kan udføre en række opgaver, lige fra beregning af løn og fjernelse af fradrag, til automatisk uddeling af midler til en medarbejder, fremstilling af lønsedler og skatteskemaer.
- Virksomhedsressourceplanlægningssystemer: Ellers kendt som ERP'er, Enterprise ressourceplanlægningssystemer kombinerer alle de systemer, der bruges til lagerstyring, produktplanlægning, distribution, regnskab, materialeindkøb og mere på ét sted. Nogle løsninger kan også tilbyde moduler til business intelligence og CRM integrationer.
- Tids- og udgiftsstyringssystemer: Disse værktøjer hjælper med at fremskynde faktureringscyklusser og giver virksomheder mulighed for at forbedre relevante udgifter på farten. De er ofte meget tilpasselige og konfigurerbare, så de passer til behovene hos forskellige virksomhedsledere. Derudover kan de normalt producere detaljerede grafiske rapporter om, hvordan tid og ressourcer bruges.
Funktionerne i regnskabssoftware
De nøjagtige muligheder for enhver regnskabssoftware vil variere afhængigt af den pågældende teknologi. Afhængigt af hovedfunktionerne og målene for disse værktøjer kan de hjælpe med at optimere virksomheder og strømline driften. Nogle af kerneegenskaberne omfatter:
- Regnskab: Hovedkomponenten i enhver regnskabssoftwareløsning er evnen til at spore og beregne konti. Regnskabssystemer omfatter løsninger til hovedbøger, anlægsaktiver, bankafstemning, tilgodehavender og kreditorer med mere.
- Fakturering og fakturering: Selvom der er softwareløsninger, der er specielt designet til fakturering og fakturering, tilbyder mange bredere regnskabsværktøjer også disse funktioner. Fakturerings- og faktureringssystemer giver brugerne mulighed for at spore køb, sende fakturaer automatisk og sørge for, at betalinger foretages i henhold til tidsplanen.
- Budgettering og prognose: Budget- og prognoseværktøjer er også ofte bundtet i regnskabssystemer. De beregner og fortolker økonomiske resultater for en specifik periode og hjælper organisationer med at sætte gennemførlige mål for vækst.
- Administration af anlægsaktiver: Med værktøjer til administration af anlægsaktiver kan virksomheder effektivt administrere finansielle data mere præcist. Disse moduler inkluderer ofte funktioner som revisionshistorik, afskrivningsberegning, omkostningsregistreringer og ressourceallokeringsværktøjer.
- Lønstyring: Mange komplette regnskabspakker indeholder ofte deres egne lønfunktioner. Med disse værktøjer kan brugere beregne og behandle betalinger til medarbejdere, udskrive checks og udarbejde skatte- og juridiske dokumenter uden fejl.
- Projektregnskab: Projektregnskabssoftware er normalt inkluderet i systemer, der er designet til specifikke vertikaler eller industrier. Disse værktøjer bruges typisk af byggeoperatører og softwareudviklere. De kan hjælpe med at estimere og håndtere faste omkostninger og omkostninger relateret til materialer, arbejdskraft og udstyr.
- Fondsregnskab: Disse funktioner er typisk designet til non-profit organisationer og statslige agenturer og kan spore donationsudgifter, tilskudsstyring og andre regulatoriske økonomiske koncepter. De tilbyder også en unik pakke af finansielle rapporter.
- Lagerstyring: Mens lagerstyringsværktøjer kan tilgås separat af virksomheder, kan de også leveres sammen med regnskabssoftware. De hjælper virksomheder med at kontrollere bevægelsen og tilgængeligheden af deres produkter.
- Rapporteringsværktøjer: Mange regnskabsværktøjer kommer med løsninger til oprettelse af tilpassede rapporter til balancer og økonomisk sundhed. Værktøjer som Netsuite, Freshbooks og Xero alle kommer med deres egen dedikerede rapporteringssektion.
Mange regnskabsløsninger kan også komme med tilføjelser og integrationer, som hjælper virksomheder med bedre at spore vigtige detaljer. For eksempel kan løsninger omfatte dataindtastningsværktøjer, som giver virksomhedsledere mulighed for at spore kreditkortkøb foretaget af medarbejdere.
Integrationsmuligheder kan endda give virksomheder mulighed for at tilpasse deres regnskabsværktøjer med deres betalingsbehandlingssystemer eller lagersporingsværktøjer.
Nogle værktøjer kan automatisk oprette regnskaber og sende dem til de korrekte skattegrupper. Der er endda dobbeltskatteløsninger som QuickBooks Online og Intuit, som tillader virksomheder og revisorer at arbejde sammen i realtid.
Hvad er fordelene ved regnskabssoftware?
For de fleste virksomheder er den største fordel ved regnskabssoftware evnen til at spore pengestrømsoplysninger effektivt og præcist. De rigtige værktøjer vil vise virksomhedsledere, hvor de kan reducere omkostningerne, og hvordan de kan bevare et højt niveau af profit. De er også ideelle til at automatisere bogføringsopgaver og processer relateret til skattestyring. De vigtigste fordele ved regnskabssoftware omfatter:
- Enkelhed: De rigtige regnskabsværktøjer vil hjælpe virksomheder med at kontrollere deres økonomi og spore vigtige målinger relateret til forretningsvækst. I mange tilfælde kan virksomhedsejere bruge disse systemer helt uden uddannelse for at sikre, at de gennemfører væsentlige regnskabsoperationer og overholder juridiske og regulatoriske standarder i deres organisation.
- Omkostningsbesparelser: Mange regnskabssystemer kan automatisere administrative procedurer og beregninger, som hjælper virksomheder med at forstå deres indtægtsramme. De kan reducere omkostningerne forbundet med udskrivning af dokumentation og give indsigt i områder, hvor virksomheder kan minimere udgifterne.
- Finansiel gennemsigtighed: Et godt regnskabssystem kan ofte eliminere mange dyre og komplekse menneskelige fejl. De beregner beløb automatisk, for at mindske belastningen af medarbejderne og sikre, at en virksomheds dokumentation er præcis skattemæssigt.
- Tidsbesparende: Regnskabsapplikationer kan minimere antallet af tidskrævende processer, som virksomheder skulle gennemføre, hvis de administrerede deres konti manuelt. De kan strømline alt fra beregning af moms til oprettelse af rapporter. Nogle løsninger går endda ud over grundlæggende regnskabsfunktioner for at hjælpe med ting som medarbejdertidsregistrering.
- Prognose: En kernefordel ved regnskabssoftware er, at det kan hjælpe virksomheder med at forudsige fremtidige firmasalg og mønstre. Regnskabssoftware kan vise virksomheder, hvor de skal investere mere, hvor de kan skære i udgifterne, og hvordan de kan bevare eller forbedre deres økonomiske status. Det hjælper organisationer med at allokere ressourcer effektivt.
- Produktivitet: Med en række automatiserede værktøjer og løsninger kan regnskabssoftware reducere den mængde arbejde, medarbejdere og virksomhedsledere skal udføre for at vedligeholde økonomiske dokumenter. Disse systemer kan indsamle, organisere og analysere data på en virksomheds vegne og give vejledning, der styrker forretningsresultater.
- Overholdelse: De fleste regnskabssystemer er designet til at sikre, at virksomheder kan forblive i overensstemmelse med reglerne i deres branche og land. De rigtige løsninger sikrer, at du kan administrere dine skatter og lønopgaver effektivt. De gemmer også alle de vigtige detaljer, som en virksomhed har brug for for at opretholde en gennemsigtig arbejdsgang.
- Sikkerhed: En af de vigtigste aktiver for enhver virksomhed er dens finansielle oplysninger. Det skal beskyttes og forhindres i at falde i de forkerte hænder. Regnskabssoftware hjælper med at holde information sikker og sikrer, at virksomheder er mindre tilbøjelige til at miste overblikket over hårde fysiske dokumenter eller kopier af data.
Hvad skal virksomheder kigge efter i regnskabssoftware?
Regnskabssoftware kommer i en række forskellige former og størrelser, designet til at passe til forskellige forretningsbehov. De præcise muligheder, du skal lede efter i dit regnskabssoftware, afhænger af dine forretningsmål og forventninger. Der er dog nogle få nøglefunktioner, som mange organisationer vil drage fordel af, såsom:
- Integreret fakturering: Regnskabssystemer bør generelt omfatte nogle grundlæggende fakturerings- og faktureringsfunktioner. Dette forhindrer virksomhedsejere i at skulle købe ekstra software og overføre data mellem begge værktøjer.
- Tilpasning: Fordi virksomhedernes specifikke økonomiske behov kan variere, er der ingen ensartet løsning til regnskaber. Derfor er det ofte vigtigt at lede efter muligheder for at tilpasse teknologien, så den passer til et brands specifikke forretningsmodel eller arbejdsgang.
- Brugervenlighed: Regnskabsprocedurer og beregninger kan være komplekse. Regnskabssoftware er designet til at gøre processen med økonomisk styring lettere for virksomheder. Som sådan er det værd at lede efter teknologi, der er enkel og ligetil.
- Sikkerhed: Regnskabssoftware er ansvarlig for lagring og styring af nogle af de mest følsomme data indsamlet af en virksomhed. På grund af dette er det vigtigt for enhver virksomhed, der investerer i denne teknologi, at sikre, at de rigtige sikkerhedsforanstaltninger er på plads.
- Tilslutning: Ikke alene skal en god regnskabsløsning forbindes med bankkonti og andre finansielle værktøjer, men den skal kunne integreres med de teknologier, en organisation allerede bruger. Nogle løsninger kommer endda med API-adgang for at hjælpe virksomheder med at forbinde al deres teknologi i en enkelt rude.
- Støtte: Mange regnskabssoftwareplatforme tilbyder adgang til fantastisk kundeservice og support. Dette sikrer, at virksomhedsledere nemt kan få adgang til den vejledning, de har brug for, hvis noget går galt med deres teknologi.
Det er også værd at tænke over prisen på den regnskabssoftware, du overvejer at købe. Forskellige løsninger fra Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks og andre markedsledere har alle forskellige prisstrukturer til rådighed.
Ofte, jo flere funktioner du har brug for, jo mere skal du bruge. Men fremkomsten af SaaS-løsninger betyder, at mange små virksomhedsejere stadig kan få adgang til en bred vifte af værktøjer i deres regnskabssoftware til små virksomheder uden at skulle bruge en formue.
Fremtiden for regnskabssoftware
Regnskabssoftware er kommet langt gennem årene. Efterhånden som virksomheder fortsætter med at udvikle sig, og deres finansielle processer bliver mere komplekse, har de brug for mere end blot værktøjer, der er i stand til at spore kreditorer og tilgodehavender. Selv små virksomheder begynder at investere i regnskabsværktøjer med adgang til innovative løsninger til automatisering, kunstig intelligens og avanceret analyse.
Selvom det er svært at vide med sikkerhed, hvordan regnskabslandskabet vil se ud i fremtiden, er det sandsynligt, at visse tendenser vil tage over. For eksempel bliver cloud-regnskabsværktøjer, der tilbyder direkte adgang til regnskabsprocesser til brugere fra enhver enhed med en internetforbindelse, mere og mere populære. Den bedste regnskabssoftware med cloud-baseret funktionalitet kan også give virksomheder mulighed for at oprette forbindelse til deres egne revisorer over nettet til skattemæssige formål.
Regnskabsprocesser vil sandsynligvis vokse mere strømlinede ved hjælp af AI-systemer og værktøjer, der kan spore online regnskabsrapporter i realtid, spotte tendenser i indkøbsordrer og endda tilbyde virksomheder adgang til vejledning om, hvordan de kan forbedre deres cash flow.
Selv i dag kan en moderne regnskabsplatform hjælpe virksomhedsledere inden for detail- og ecommerce at spore deres virksomheds økonomiske helbred med et øjeblik ved hjælp af Android- eller iOS-apps. Den rigtige cloud-regnskabssoftware kan endda gøre det nemmere at ansætte og administrere freelancere og entreprenører med software til lønstyring.
