Was ist Buchhaltungssoftware? Eine Einleitung

Es mag wie eine seltsame Frage klingen, aber es ist eine Frage, die sich viele Geschäftsinhaber stellen, wenn sie in die Welt des Unternehmertums übergehen. In der zunehmend digitalen Welt von heute verlassen sich Unternehmer oft auf eine Vielzahl von Tools, die ihnen bei der Verwaltung verschiedener Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit helfen.

Es gibt Softwarelösungen für alles aus Projektmanagement zu Logistik, Kundenservice und sogar interne Zusammenarbeit. Buchhaltungssoftware ist eine der Kernlösungen, die von Führungskräften genutzt wird, um ihnen dabei zu helfen, Gewinne zu verfolgen, den Cashflow aufrechtzuerhalten und mit Steuern umzugehen.

Heute teilen wir Ihnen alles, was Sie über Buchhaltungssoftware wissen müssen, von den Funktionen, die Sie wahrscheinlich in diesen Tools finden werden, bis hin zu den Vorteilen der richtigen Lösung.

Was ist Buchhaltungssoftware?

Einfach ausgedrückt ist eine Buchhaltungssoftware ein digitales Tool, das von Führungskräften und Buchhaltungsexperten verwendet wird, um verschiedene Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. Diese Systeme können die Finanzdaten eines Unternehmens speichern, Transaktionen verfolgen und manchmal sogar Rechnungen und Angebote erstellen.

In der Vergangenheit waren Buchhaltungssoftwaretools oft herunterladbare „Offline“-Systeme, die mithilfe von Algorithmen Berechnungen im Namen des Benutzers durchführten. In den letzten Jahren sind jedoch viele Unternehmen in die Cloud gewechselt und haben begonnen, das Internet zu nutzen. Daher sind viele Buchhaltungstools mit dem Internet verbunden. Informationen werden in der Cloud gespeichert und dank Links zum Bankkonto und anderen Finanzressourcen des Benutzers nahezu in Echtzeit aktualisiert.

Insbesondere Buchhaltungssoftwarelösungen können je nach Service und den Anforderungen des Unternehmens verschiedene Merkmale und Funktionalitäten umfassen. Einige kleinere Optionen geben Daten für Benutzer einfach automatisch ein, speichern und analysieren sie. Andere, fortschrittlichere Systeme können kundenspezifisch angefertigt werden, um den einzigartigen Anforderungen bestimmter Unternehmen gerecht zu werden.

Viele Buchhaltungssoftwaresysteme können auch mit anderen Tools, wie z. B. Warenwirtschafts- und Logistiksystemen, integriert werden, um einen umfassenderen Überblick über den Geschäftsbetrieb zu bieten.

Zuverlässige Buchhaltungssoftware sollte immer die gesetzlichen Anforderungen der Region oder des Landes erfüllen, in dem ein Unternehmen tätig ist. Beispielsweise müssen Unternehmen in Großbritannien sicherstellen, dass ihre Buchhaltungslösungen MTD-konform sind und die automatische Verfolgung professioneller Transaktionen für Steuerzwecke vollständig erleichtern können. In den USA muss Buchhaltungssoftware flexibel genug sein, um den sich ständig ändernden Vorschriften im Finanzbereich gerecht zu werden.

Viele der gängigsten heute verfügbaren Buchhaltungslösungen sind auch über die Cloud zugänglich, sodass Benutzer Finanztransaktionen mithilfe einer mit dem Internet verbundenen mobilen App überwachen können.

Was sind die gängigen Arten von Buchhaltungssoftware?

Wie oben erwähnt, gibt es verschiedene Arten von Buchhaltungssoftware, die jeweils auf die spezifischen finanziellen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Buchhaltungs- und Finanzsysteme entwickeln sich ständig weiter, aber sie fallen normalerweise in vier verschiedene Kategorien. Insbesondere stehen auch umfassende Buchhaltungssuiten zur Verfügung, die die besten Funktionen mehrerer Kategorien kombinieren können. Die Kernkategorien der Buchhaltungssoftware sind:

• Abrechnungs- und Fakturierungssysteme: Abrechnungs- und Fakturierungstools erledigen grundlegende tägliche Finanzaufgaben für Unternehmen, wie z. B. das Versenden von Rechnungen und das Berechnen von Buchhaltungsberichten. Sie helfen bei der Dokumentation von Finanzaktivitäten und stellen sicher, dass sie für die Genehmigung und Validierung durch einen professionellen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer vorbereitet werden.
• Lohnverwaltungssysteme: Unternehmen, die mit Mitarbeitern arbeiten, verwenden häufig Gehaltsabrechnungssysteme, um die Kontrolle über die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu behalten. Diese Tools können eine Reihe von Aufgaben ausführen, von der Berechnung von Gehältern und dem Entfernen von Abzügen bis hin zur automatischen Verteilung von Geldern an einen Mitarbeiter, der Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Steuerformularen.
• Warenwirtschaftssysteme: Auch bekannt als ERPs, Enterprise-Resource-Planning-Systeme vereinen alle Systeme für Warenwirtschaft, Produktplanung, Vertrieb, Buchhaltung, Materialeinkauf und mehr an einem Ort. Einige Lösungen können auch Module für Business Intelligence und CRM-Integrationen anbieten.
• Zeit- und Spesenmanagementsysteme: Diese Tools tragen dazu bei, Abrechnungszyklen zu beschleunigen und ermöglichen es Unternehmen, relevante Ausgaben unterwegs zu verbessern. Sie sind oft hochgradig anpassbar und konfigurierbar, um den Anforderungen verschiedener Führungskräfte gerecht zu werden. Außerdem können sie normalerweise detaillierte grafische Berichte darüber erstellen, wie Zeit und Ressourcen verwendet werden.

Die Funktionen der Buchhaltungssoftware

Die genauen Fähigkeiten jeder Buchhaltungssoftware variieren je nach der betreffenden Technologie. Abhängig von den Hauptfunktionen und Zielen dieser Tools können sie dazu beitragen, Unternehmen zu optimieren und Abläufe zu rationalisieren. Einige der Kernfähigkeiten umfassen:

• Rechnungswesen: Die Hauptkomponente jeder Buchhaltungssoftwarelösung ist die Fähigkeit, Konten zu verfolgen und zu berechnen. Buchhaltungssysteme umfassen Lösungen für Hauptbücher, Anlagevermögen, Bankabstimmung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und mehr.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Während es Softwarelösungen gibt, die speziell für Abrechnung und Fakturierung entwickelt wurden, bieten viele breitere Buchhaltungstools diese Funktionen ebenfalls an. Abrechnungs- und Fakturierungssysteme ermöglichen es Benutzern, Einkäufe zu verfolgen, Rechnungen automatisch zu versenden und sicherzustellen, dass Zahlungen planmäßig erfolgen.
• Budgetierung und Prognose: Budgetierungs- und Prognosetools werden auch häufig in Buchhaltungssystemen gebündelt. Sie berechnen und interpretieren die finanzielle Leistung für einen bestimmten Zeitraum und helfen Unternehmen, realisierbare Wachstumsziele zu setzen.
• Anlagevermögensverwaltung: Mit Tools zur Verwaltung von Anlagevermögen können Unternehmen Finanzdaten effektiver und genauer verwalten. Diese Module enthalten häufig Funktionen wie Auditverlauf, Abschreibungsberechnung, Kostenaufzeichnungen und Tools zur Ressourcenzuordnung.
• Lohnabrechnungsmanagement: Viele vollständige Buchhaltungssuiten enthalten oft ihre eigenen Gehaltsabrechnungsfunktionen. Mit diesen Tools können Benutzer Zahlungen an Mitarbeiter berechnen und verarbeiten, Schecks drucken und Steuer- und Rechtsdokumente fehlerfrei erstellen.
• Projektabrechnung: Projektbuchhaltungssoftware ist normalerweise in Systemen enthalten, die für bestimmte Branchen oder Branchen entwickelt wurden. Diese Tools werden typischerweise von Bauunternehmern und Softwareentwicklern verwendet. Sie können bei der Schätzung und Handhabung von Gemeinkosten und Kosten im Zusammenhang mit Material, Arbeit und Ausrüstung helfen.
• Fondsbuchhaltung: Diese Funktionen sind in der Regel für gemeinnützige Organisationen und Regierungsbehörden konzipiert und können Spendenausgaben, Zuschussverwaltung und andere regulatorische Finanzkonzepte nachverfolgen. Sie bieten auch eine einzigartige Suite von Finanzberichten.
• Bestandsverwaltung: Während Unternehmen auf Bestandsverwaltungstools separat zugreifen können, können sie auch in Buchhaltungssoftware gebündelt werden. Sie helfen Unternehmen, die Bewegung und Verfügbarkeit ihrer Produkte zu kontrollieren.
• Berichterstellungstools: Viele Buchhaltungstools bieten Lösungen zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte für Bilanzen und finanzielle Gesundheit. Tools wie Netsuite, Freshbooks und Xero alle haben ihren eigenen speziellen Berichtsbereich.

Viele Buchhaltungslösungen können auch mit Add-Ons und Integrationen geliefert werden, die Unternehmen helfen, wichtige Details besser zu verfolgen. Lösungen können beispielsweise Dateneingabe-Tools umfassen, die es Unternehmensleitern ermöglichen, Kreditkartenkäufe von Mitarbeitern zu verfolgen.

Integrationsoptionen können es Unternehmen sogar ermöglichen, ihre Buchhaltungstools mit ihren Zahlungsverarbeitungssystemen oder Bestandsverfolgungstools abzustimmen.

Einige Tools können Jahresabschlüsse automatisch erstellen und an die richtigen Steuergruppen übermitteln. Es gibt sogar doppelte Steuerlösungen wie QuickBooks Online und Intuit, die es Unternehmen und Steuerberatern ermöglichen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Was sind die Vorteile einer Buchhaltungssoftware?

Für die meisten Unternehmen ist der größte Vorteil einer Buchhaltungssoftware die Möglichkeit, Cashflow-Informationen effektiv und genau zu verfolgen. Die richtigen Tools zeigen Unternehmensleitern, wo sie Kosten senken und wie sie einen hohen Gewinn erzielen können. Sie eignen sich auch ideal für die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben und Prozessen im Zusammenhang mit der Steuerverwaltung. Zu den wichtigsten Vorteilen einer Buchhaltungssoftware gehören:

• Einfachheit: Die richtigen Buchhaltungstools helfen Unternehmen, ihre Finanzen zu kontrollieren und wichtige Kennzahlen im Zusammenhang mit dem Geschäftswachstum zu verfolgen. In vielen Fällen können Geschäftsinhaber diese Systeme ohne jegliche Schulung verwenden, um sicherzustellen, dass sie grundlegende Buchhaltungsvorgänge abschließen und die gesetzlichen und behördlichen Standards in ihrer Organisation einhalten.
• Kosteneinsparungen: Viele Buchhaltungssysteme können administrative Verfahren und Berechnungen automatisieren, die Unternehmen dabei helfen, ihren Umsatzrahmen zu verstehen. Sie können die mit dem Drucken von Dokumentationen verbundenen Kosten senken und Einblicke in Bereiche geben, in denen Unternehmen möglicherweise Ausgaben minimieren können.
• Finanzielle Transparenz: Ein gutes Buchhaltungssystem kann oft viele kostspielige und komplexe menschliche Fehler beseitigen. Sie berechnen Beträge automatisch, entlasten die Mitarbeiter und sorgen für die steuerlich korrekte Dokumentation eines Unternehmens.
• Zeitersparnis: Buchhaltungsanwendungen können die Anzahl zeitaufwändiger Prozesse minimieren, die Unternehmen durchführen müssten, wenn sie ihre Konten manuell verwalten würden. Sie können alles optimieren, von der Berechnung der Mehrwertsteuer bis zur Erstellung von Berichten. Einige Lösungen gehen sogar über grundlegende Buchhaltungsfunktionen hinaus und helfen bei Dingen wie der Zeiterfassung der Mitarbeiter.
• Prognose: Ein wesentlicher Vorteil von Buchhaltungssoftware besteht darin, dass sie Unternehmen dabei helfen kann, zukünftige Unternehmensumsätze und -muster vorherzusagen. Buchhaltungssoftware kann Unternehmen zeigen, wo sie mehr investieren, wo sie Ausgaben senken und wie sie ihre finanzielle Situation erhalten oder verbessern können. Es hilft Organisationen, Ressourcen effektiv zuzuweisen.
• Produktivität: Mit einer Reihe von automatisierten Tools und Lösungen kann Buchhaltungssoftware den Arbeitsaufwand reduzieren, den Mitarbeiter und Führungskräfte für die Pflege von Finanzdokumenten leisten müssen. Diese Systeme können Daten im Namen eines Unternehmens sammeln, organisieren und analysieren und Leitlinien bereitstellen, die die Geschäftsergebnisse verbessern.
• Kundenbindung: Die meisten Buchhaltungssysteme sind so konzipiert, dass Unternehmen die Vorschriften ihrer Branche und ihres Landes einhalten können. Die richtigen Lösungen stellen sicher, dass Sie Ihre Steuer- und Gehaltsabrechnungsaufgaben effektiv verwalten können. Außerdem speichern sie alle wichtigen Details, die ein Unternehmen für einen transparenten Arbeitsablauf benötigt.
• Sicherheit: Finanzinformationen sind eines der wichtigsten Vermögenswerte eines Unternehmens. Sie müssen geschützt werden und dürfen nicht in die falschen Hände geraten. Buchhaltungssoftware hilft dabei, Informationen zu schützen und stellt sicher, dass Unternehmen weniger wahrscheinlich den Überblick über physische Dokumente oder Datenkopien verlieren.

Worauf sollten Unternehmen bei Buchhaltungssoftware achten?

Buchhaltungssoftware gibt es in verschiedenen Formen und Größen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Die genauen Funktionen, nach denen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware suchen sollten, hängen von Ihren Geschäftszielen und -erwartungen ab. Es gibt jedoch einige wichtige Funktionen, von denen viele Unternehmen profitieren werden, wie z.

• Integrierte Rechnungsstellung: Buchhaltungssysteme sollten im Allgemeinen einige grundlegende Rechnungsstellungs- und Abrechnungsfunktionen enthalten. Dies verhindert, dass Geschäftsinhaber zusätzliche Software kaufen und Daten zwischen beiden Tools übertragen müssen.
• Anpassung: Da die spezifischen finanziellen Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlich sein können, gibt es keine Einheitslösung für die Buchhaltung. Aus diesem Grund ist es oft wichtig, nach Optionen zu suchen, um die Technologie an das spezifische Geschäftsmodell oder den Arbeitsablauf einer Marke anzupassen.
• Einfache Anwendung: Buchhaltungsverfahren und Berechnungen können komplex sein. Buchhaltungssoftware wurde entwickelt, um den Prozess der Finanzverwaltung für Unternehmen zu vereinfachen. Daher lohnt es sich, nach einer einfachen und unkomplizierten Technologie zu suchen.
• Sicherheit: Buchhaltungssoftware ist für die Speicherung und Verwaltung einiger der sensibelsten Daten verantwortlich, die von einem Unternehmen gesammelt werden. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen, das in diese Technologie investiert, unerlässlich, sicherzustellen, dass die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden.
• Konnektivität: Eine gute Buchhaltungslösung sollte sich nicht nur mit Bankkonten und anderen Finanzinstrumenten verbinden lassen, sondern auch in die Technologien integriert werden können, die ein Unternehmen bereits verwendet. Einige Lösungen verfügen sogar über einen API-Zugriff, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre gesamte Technologie in einer einzigen Glasscheibe zu verknüpfen.
• Kundendienst: Viele Buchhaltungssoftwareplattformen bieten Zugang zu fantastischem Kundenservice und Support. Dies stellt sicher, dass Unternehmensleiter leicht auf die Anleitung zugreifen können, die sie benötigen, wenn etwas mit ihrer Technologie schief geht.

Denken Sie auch über den Preis der Buchhaltungssoftware nach, die Sie kaufen möchten. Verschiedene Lösungen von Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks und andere Marktführer verfügen alle über unterschiedliche Preisstrukturen.

Je mehr Funktionen Sie benötigen, desto mehr müssen Sie ausgeben. Der Aufstieg von SaaS-Lösungen bedeutet jedoch, dass viele Kleinunternehmer immer noch auf eine breite Palette von Tools innerhalb ihrer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen zugreifen können, ohne ein Vermögen ausgeben zu müssen.

Die Zukunft der Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware hat im Laufe der Jahre einen langen Weg zurückgelegt. Da sich Unternehmen weiterentwickeln und ihre Finanzprozesse immer komplexer werden, benötigen sie mehr als nur Tools zur Verfolgung von Kreditoren und Debitoren. Sogar kleine Unternehmen beginnen, in Buchhaltungstools zu investieren, die Zugang zu innovativen Lösungen für Automatisierung, KI und fortschrittliche Analysen bieten.

Obwohl es schwierig ist, mit Sicherheit zu sagen, wie die Buchhaltungslandschaft in Zukunft aussehen wird, scheint es wahrscheinlich, dass bestimmte Trends die Oberhand gewinnen werden. Beispielsweise werden Cloud-Buchhaltungstools immer beliebter, die Benutzern von jedem Gerät mit Internetverbindung aus direkten Zugriff auf Buchhaltungsprozesse bieten. Die beste Buchhaltungssoftware mit cloudbasierter Funktionalität kann es Unternehmen auch ermöglichen, sich für Steuerzwecke über das Internet mit ihren eigenen Buchhaltern zu verbinden.

Buchhaltungsprozesse werden mit Hilfe von KI-Systemen und Tools, die Online-Buchhaltungsberichte in Echtzeit verfolgen, Trends bei Bestellungen erkennen und Unternehmen sogar Zugang zu Anleitungen zur Verbesserung ihres Cashflows bieten können, wahrscheinlich rationalisiert.

Schon heute kann eine moderne Buchhaltungsplattform Führungskräften im Einzelhandel und bei der Rechnungslegung helfen E-EINKAUF die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens mit Android- oder iOS-Apps auf einen Blick zu verfolgen. Die richtige Cloud-Buchhaltungssoftware kann sogar die Einstellung und Verwaltung von Freiberuflern und Auftragnehmern mit Gehaltsabrechnungssoftware erleichtern.