Schnelle Antwort: Projektmanagement-Tools sind Softwarelösungen oder Softwaresysteme, die die an einem Projekt beteiligten Teams unterstützen sollen. Sie helfen Einzelpersonen und Teams bei der Planung von Projekten, der Nachverfolgung der Ergebnisse bestimmter Aufgaben und der effizienten Verwaltung von Arbeitsabläufen, um aus jeder Geschäftsanstrengung die besten Ergebnisse zu erzielen.
Heute werden wir definieren, was Projektmanagement-Tools sind, wie sie funktionieren und warum sie für die heutigen Marken immer wertvoller werden.
Was sind Projektmanagement-Tools?
Unter „Projektmanagement“ versteht man die Prozesse und Fähigkeiten, die Unternehmen einsetzen, um diese Aufgaben zu erledigen und bestimmte Ziele zu erreichen. Projektmanagement-Tools können den Projektmanagementprozess vereinfachen und optimieren, indem sie dabei helfen, Teams aufeinander abzustimmen, den Fortschritt zu verfolgen und bestimmte Aufgabenlistenelemente verschiedenen Personen zuzuweisen.
In den meisten Unternehmen können Projekte alle Details im Zusammenhang mit Ressourcen, Zeit, Zielen und Geldern vorab zugeordnet und definiert haben, aber sie sind immer noch nicht gut organisiert. Tatsächlich kann es äußerst schwierig sein, dafür zu sorgen, dass Projekte reibungslos funktionieren, insbesondere in einer Umgebung, in der Mitarbeiter aufgrund von Remote- und Hybridarbeit auf verschiedene Umgebungen verteilt sind.
Projektmanagement-Tools und -Systeme stellen sicher, dass Sie den richtigen Schritt-für-Schritt-Plan zum Abschluss Ihres Projekts effektiv umsetzen können. Sie erhöhen Ihre Chancen, nicht nur Ihre Ziele zu erreichen, sondern Ihr Projekt rechtzeitig im Rahmen Ihres vorgesehenen Budgets abzuschließen.
Projektmanagement-Tools teilen den Teammitgliedern mit, wann und wie sie mit dem Projekt beginnen sollen, was als Nächstes zu tun ist und wie die Ergebnisse eines Projekts im Laufe der Zeit gemessen werden können. Auf einige Softwarelösungen in dieser Landschaft kann kostenlos zugegriffen werden, während andere einen Premium-Preis haben.
Was sind die Funktionen von Projektmanagement-Tools?
Projektmanagement-Tools können in Größe und Umfang variieren. Einige verfügen über grundlegende Tools für die Aufgabenverwaltung, sodass Sie Ihre Arbeitsaufgaben im Laufe der Zeit planen und verfolgen können. Andere verfügen über erweiterte Funktionen wie Problemverfolgung, Aufgabenautomatisierung und Zeiterfassung. Einige der häufigsten Funktionen von Projektmanagement-Tools sind:
- Tools zur Projektschätzung: Um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich ist, ist es für Unternehmen wichtig, Ziele zu setzen und mögliche Ergebnisse für die Aufgabe zu planen. Tools zur Projektschätzung können bei der Schätzung von Projektbeschränkungen und -ergebnissen über Budgetprognosen, EVM und Baselines helfen.
- Planungstools: Projektmanagementsysteme verfügen häufig über Planungstools wie Dokumenterstellungssysteme und Tabellenkalkulationen, mit denen Personen Ideen zu einem Projekt austauschen können. Diese Planungstools sind in der Regel mit Dokumentenmanagementtools verknüpft, in denen Unternehmen Bibliotheken mit projektbezogenen Informationen speichern können.
- Finanzmanagement: Die meisten Projekte haben ein vorab zugewiesenes Budget und verschiedene damit verbundene Finanzprognosen. Ein Projektmanagement-Tool kann Unternehmen dabei helfen, den Überblick über Ausgaben, Rechnungen und die tatsächlichen Kosten zu behalten, die mit dem Erreichen bestimmter Ergebnisse verbunden sind.
- Ressourcenzuteilung: Um mit einem Projekt erfolgreich zu sein, müssen Sie häufig sicherstellen, dass die richtigen Aufgaben und To-do-Listenelemente den richtigen Personen zugewiesen werden. Tools zur Ressourcenzuweisung können dabei helfen, sicherzustellen, dass Führungskräfte Aufgaben gemäß bestimmten Fristen richtig delegieren. Sie können auch Aufschluss darüber geben, welche Mitarbeiter von zu viel Arbeit überfordert sein könnten.
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit: Besonders im heutigen Zeitalter der Remote- und Hybridarbeit ist es wichtig sicherzustellen, dass alle wichtigen Projektbeteiligten auf derselben Seite bleiben können. Projektmanagement-Tools verfügen häufig über Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit für Instant Messaging, webbasierte Meetings, Videokonferenzen und mehr.
- Qualitätsmanagement: Einige Projektmanagement-Tools verfügen über Qualitätsmanagementlösungen, die beim Sammeln von Erkenntnissen und Metriken zu einem Projekt helfen. Problemverfolgungs- und Lösungsfunktionen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Probleme nicht den Arbeitsfluss stören oder Probleme mit Budgets und Fristen verursachen.
- Projektverwaltung: Projektverwaltungstools können Funktionen für das Onboarding von Mitarbeitern, Zeiterfassung für Abrechnungszwecke und mehr umfassen. Einige Projektverwaltungsoptionen verfügen über Kalender und Boards zum gleichzeitigen Verfolgen mehrerer Projekte.
- Reporting: Die meisten Projektmanagement-Tools werden mit Berichts- und Analysetools geliefert, die Unternehmen dabei helfen, am Puls der Zeit zu bleiben. Sie können Berichte über Mitarbeiterengagement, Fortschritt und Geschäftsergebnisse erstellen.
Wie sehen gängige Projektmanagement-Tools aus?
Da verschiedene Unternehmen Projekte auf unterschiedliche Weise angehen und handhaben, können Projektmanagement-Tools in unterschiedlichen Formaten angeboten werden. Es gibt keine Universallösung, aber es gibt einige besonders beliebte Optionen, die in Betracht gezogen werden sollten. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten und implementierten Projektmanagement-Tools:
Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme sind eines der am häufigsten verwendeten und beliebtesten Projektmanagement-Tools. Im Wesentlichen helfen diese Diagramme Benutzern dabei, ihren Projektzeitplan zu visualisieren und zu sehen, wie verschiedene Aufgaben bestimmten Mitarbeitern in der gesamten Belegschaft zugewiesen werden.
Gantt-Diagramme werden oft als äußerst nützlich angesehen, um den Zeitplan zu verfolgen, dem Ihr Projekt folgen muss. Sie können diese Diagramme verwenden, um Abweichungen von Ihren Projektplänen und Probleme zu erkennen, die zu Verzögerungen führen können. Gantt-Diagramme wurden bereits 1917 eingeführt und sind seitdem zum Industriestandard geworden.
Projektstrukturplan
Die Work Breakdown Structure oder „PSP“ wurde bereits 1962 vom US-Verteidigungsministerium eingeführt. Heute ist sie immer noch eines der wichtigsten Werkzeuge für jede Projektplanungsstrategie. Im Wesentlichen bietet ein Projektstrukturplan eine Möglichkeit, die verschiedenen Schritte aufzuschlüsseln, die zum Erreichen Ihres Projektziels erforderlich sind.
Mit einer WBS erstellen Unternehmen eine End-to-End-Karte der Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor sie das „Endziel“ des Projekts erreichen können. In den meisten Fällen beginnen Organisationen mit einer klaren Vorstellung ihres „Endziels“, das in Phasen unterteilt ist, die dann in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt werden können.
Sobald Sie eine klare Vorstellung von allen mit Ihrem Projekt verbundenen Aufgaben haben, können Sie bestimmen, wo Ressourcen verteilt werden müssen und wie lange es dauern könnte, bis Sie Ihre Ziele erreichen.
Die Projektgrundlinie
Ein weiteres gängiges Werkzeug für das Projektmanagement ist die „Project Baseline“. Dies ist im Wesentlichen ein grafisches Tool zur Darstellung Ihrer Projektwerte, indem Sie den Standard, den Sie für Ihr Projekt festgelegt haben, mit den Ergebnissen Ihrer Bemühungen vergleichen.
Ein Projektbasisplan umfasst verschiedene Unterbasispläne, einschließlich des Zeitplans, der Kosten und des Umfangs. Zu Beginn eines Projekts legen Unternehmen Ziel-„Baselines“ dafür fest, was sie erreichen wollen, wann sie es erreichen wollen und wie viel das Projekt kosten wird. Der Vergleich Ihrer Ergebnisse mit diesen Baselines stellt sicher, dass Sie den richtigen Fortschritt erzielen.
Projekt-Baselines können auch hilfreich sein, um „Scope Creep“ zu reduzieren, indem Sie sicherstellen, dass Sie nicht zulassen, dass ungeplante Arbeiten den Fluss Ihrer Ziele stören.
Andere Projektmanagement-Tools
Abgesehen von den oben genannten Optionen können andere Projektmanagement-Tools Folgendes umfassen:
- Gemeinsame Teambuilding-Aktivitäten: Teambuilding-Aktivitäten können ein wichtiges Projektmanagement-Tool sein, da sie helfen, die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu steigern. Unternehmen können Gamification-Strategien und Wettbewerbe durchführen, um ihre Mitarbeiter zu motivieren, sowie gemeinschaftliche Meetings und Zusammenkünfte organisieren.
- Kommunikationsmanagementpläne: Kommunikationsmanagementpläne sind Werkzeuge im Projektmanagementprozess, die sicherstellen, dass alle am Fortschritt eines Projekts Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und konsequent auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Kommunikationspläne legen dar, wie oft die Beteiligten zusammenkommen, um das Projekt zu besprechen, und wo die Kommunikation stattfinden könnte.
- Tools zur Aufgabenverwaltung: Task-Management-Tools sind im Wesentlichen All-in-One-Softwareumgebungen, in denen Unternehmen die Aufgaben planen können, die sie während eines Projekts erledigen müssen. Diese Aufgaben können basierend auf ihrem Fertigstellungsgrad, ihrer Dringlichkeit und anderen Faktoren in Zeitleisten und „Kanban-Tafeln“ eingeteilt werden.
Was sind die Vorteile von Projektmanagement-Tools?
Wie oben erwähnt, sind die meisten Geschäftsprojekte komplex, vielschichtig und zeitaufwändig. Damit Unternehmen mit ihren Projekten die richtigen Ziele erreichen, können sie nicht einfach darauf hoffen, dass alle auf derselben Seite bleiben und die Dinge innerhalb einer Frist erledigen.
Projektmanagement-Tools Verwandeln Sie die Ziele und Erwartungen eines Projekts in eine leicht verständliche Reihe umsetzbarer Aufgaben, komplett mit Anleitungen zur Kommunikation, Verbindung und Interaktion. Letztendlich besteht der größte Vorteil von Projektmanagement-Tools darin, dass sie dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ausgerichtet und organisiert bleiben. Zu den Vorteilen, die Benutzer erwarten können, wenn sie Projektmanagement-Tools nutzen, gehören:
- Besseres Zeitmanagement: Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme können Unternehmen helfen, eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie sie ihre Projekte planen, um sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Fristen verpassen. Es ist auch möglich, diese Diagramme zu verwenden, um Verzögerungen am Arbeitsplatz auszugleichen.
- Bereichsverwaltung: Tools wie WBS helfen bei der Ideenfindung und sind unglaublich wichtig für die Projektplanung. Sie können Unternehmen einen besseren Einblick in den Umfang ihres Projekts geben und dabei helfen, Dinge wie Kosten, Zeitplan und Arbeitszeiten zu skizzieren.
- Budgetkontrolle: Kostenbaselines und Tracking-Tools können dazu beitragen, dass Ihr Budget nicht außer Kontrolle gerät. Mit den richtigen Projektmanagement-Tools können Sie Ihre Chancen verbessern, Ihr Projekt abzuschließen, ohne zu viel Geld auszugeben.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Projektmanagement-Tools mit integrierten Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen helfen dabei, die Beteiligten in einem Team in Verbindung zu halten. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.
- Projekt Kontrolle: Mit Projektmanagement-Tools ist es einfacher, den Überblick zu behalten, welche Mitarbeiter für welche Phasen oder Aufgaben in einem Projekt verantwortlich sind. Dies kann dabei helfen sicherzustellen, dass jeder zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeitet.
Was ist Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Softwarelösungen sind Kits mit Projektmanagement-Tools, wie Gantt-Diagrammen und Aufgabenmanagement-Tools, die in einer Umgebung gebündelt sind. Es gibt verschiedene Formen von Projektmanagement-Software, jede mit ihren eigenen Stärken und Schwächen, die es zu berücksichtigen gilt.
Hier sind einige der beliebtesten Optionen, die heute verfügbar sind:
Trello
Trello ist eine hochmoderne Online-Projektmanagement-Software, die mit Kollaborationstools, Kanban-Boards, Listen und Karten ausgestattet ist, um jedem dabei zu helfen, den Überblick über seine To-do-Liste zu behalten. Die leichtgewichtige und einfache Lösung erleichtert die Zuweisung von Projekten an verschiedene Mitarbeiter und sorgt dafür, dass Führungskräfte mit der Teamleistung auf dem Laufenden bleiben.
Obwohl Trello nicht über einige der fortgeschritteneren Berichtsfunktionen und Projektverfolgungsfunktionen einiger anderer heute verfügbarer Projektmanagementsoftware verfügt, ist es dennoch eine gute Wahl für Anfänger. Der Basisplan ist kostenlos und die Premium-Pläne bieten auch eine Reihe zusätzlicher Funktionen wie Automatisierung und Integration.
Asana
Ein weiteres hervorragendes Tool für agiles Projektmanagement, Asana eignet sich hervorragend zum Organisieren von Aufgaben und Teams. Die Lösung umfasst Automatisierungsfunktionen, Zusammenarbeit in Echtzeit, Vorlagen und benutzerdefinierte Dashboards. Die ansprechende Benutzeroberfläche erleichtert es jedem Teammitglied, seinen Fortschritt zu verfolgen. Außerdem gibt es intuitive Animationen für das Engagement.
Asana ist ein hochgradig anpassbares Tool mit einer Vielzahl von Integrationen mit führender Software wie Jira Cloud Tableau, Slack, Microsoft Office und OneDrive. Der größte Nachteil des Dienstes ist die große Anzahl von Funktionen, an die man sich gewöhnen kann.
MS-Projekte
Wenn Sie sich bereits mit Dingen wie Ressourcenmanagement und Zusammenarbeit über Microsoft Assets befassen, ist es sinnvoll, auch MS Projects zu nutzen. Dieses Projektplanungstool unterstützt Teams bei der Verfolgung des Fortschritts mit visuellen Aufgabentafeln und interaktiven Funktionen. Sie können komplexe Projekte in Scum, Kanban und benutzerdefinierte Workflows aufteilen.
Diese Projektmanagement-App ist einfach zu bedienen, selbst für kleine Teams mit begrenzten Kenntnissen in Technologie oder Softwareentwicklung. Es gibt sogar Online-Tutorials und -Foren, die Ihnen dabei helfen, die Verwendung von Projektteam-Tools, Aufgabenlisten und Benachrichtigungen zu erlernen.
Wrike
Wrike ist eines der beliebtesten Tools für die Teamzusammenarbeit für das Arbeitsmanagement und ein nützliches Ökosystem, in dem Unternehmen Zeit und Projekte verfolgen können. Das hochgradig konfigurierbare System bietet Zugriff auf Stundenzettel, Kanban-Tafeln und interaktive Gantt-Diagramme mit Drag-and-Drop-Funktionalität. Es gibt sogar die Möglichkeit für Benutzer, ihre Dashboards anzupassen.
Das agile Projektmanagement-Tool ist cloudbasiert und unkompliziert. Sie haben Zugriff auf Funktionen wie Aufgabenlisten, Unteraufgaben, Zeitpläne und freigegebene Workflows. Es gibt auch Echtzeit-Kommunikations- und Kollaborationselemente sowie detaillierte Berichte. Sie können Fälligkeitsdaten für Genehmigungen festlegen und Ihr gesamtes Team mit einer Ressourcenbasis voller wichtiger Dokumente auf Kurs bringen.
Zoho Projekte
Zoho Projects, ein weiteres beliebtes Tool zum Verwalten von Projekten, hilft Unternehmen dabei, Aufgaben im Auge zu behalten, gemeinsam an Teambemühungen zu arbeiten und Gantt-Diagramme zu erstellen. Es gibt Optionen zum Nachverfolgen abrechenbarer Stunden und des Projektfortschritts. Zoho bietet Unternehmen auch eine Reihe von Kommunikationsfunktionen in ihren PM-Tools, damit Sie mit Hybrid- und Remote-Mitarbeitern in Kontakt bleiben können.
Zoho ist ein fantastisches SaaS-Tool, hat aber für größere Teams einige Einschränkungen. Dieses Tool eignet sich am besten, um kleine Sprints zu optimieren und die Projektleistung in kleineren Unternehmen zu verfolgen. Der Arbeitsbereich ist auch ideal für Mitarbeiter, um den Überblick über einzelne Aufgaben zu behalten, und es gibt einen kostenlosen Plan für Anfänger.
Wie wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool aus?
Die Auswahl der besten Projektmanagement-Software und Projektmanagement-Strategie kann kompliziert sein. Hier gibt es keine einheitliche Strategie. Stattdessen müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie ein einfaches Projekt für ihr spezielles Team so rational wie möglich gestalten können.
Projektmanagement-Apps und -Software können bei allem helfen, von der Überprüfung von Projektaufgaben bis hin zu komplexen Workflows, vorausgesetzt, sie bieten Zugriff auf die richtigen Schlüsselfunktionen. Achten Sie bei Ihrer Wahl auf Dinge wie:
- Hauptmerkmale: Passt die Lösung zu Ihrer Methodik für das Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen, Zeiterfassung und sogar einer eigenen mobilen App für iOS- und Android-Benutzer?
- Anzahl der Benutzer: Wie viele Personen kann die Projektmanagementlösung unterstützen? Ist es für größere und kleinere Unternehmen geeignet?
- Integrationen: Lässt sich das System in alle vorhandenen Tools integrieren, die Ihr Team verwendet, sodass sie Fristen einhalten können?
- Preisstruktur: Unterstützen die angebotenen Preispläne Ihren Geschäftsplan? Sind die Kosten die Teamwork- und Agilitätsvorteile wert?
- Benutzerfreundlichkeit: Die besten Projektmanagement-Tools müssen nicht nur Ihre Abhängigkeiten und geschäftlichen Meilensteine berücksichtigen, sondern den Benutzern auch Einfachheit bieten.
