Potrebbe sembrare una domanda strana, ma è una domanda che molti imprenditori fanno quando stanno passando al mondo dell'imprenditorialità. Nel mondo odierno sempre più digitale, gli imprenditori spesso si affidano a una moltitudine di strumenti che li aiutano a gestire vari aspetti della gestione della propria attività.
Esistono soluzioni software per qualsiasi cosa, da gestione del progetto a logistica, servizio clienti e persino collaborazione interna. Il software di contabilità è una delle soluzioni principali sfruttate dai leader aziendali, per aiutarli a tenere traccia dei profitti, mantenere il flusso di cassa e gestire le tasse.
Oggi condivideremo tutto ciò che devi sapere sul software di contabilità, dalle funzionalità che probabilmente troverai in questi strumenti, ai vantaggi di avere la soluzione giusta.
Che cos'è il software di contabilità?
In poche parole, il software di contabilità è uno strumento digitale utilizzato da imprenditori e professionisti della contabilità per completare varie attività di contabilità e contabilità. Questi sistemi possono archiviare i dati finanziari di un'azienda, tenere traccia delle transazioni e talvolta persino generare fatture e preventivi.
In passato, gli strumenti software di contabilità erano spesso sistemi scaricabili, "offline", che utilizzavano algoritmi per completare i calcoli per conto di un utente. Tuttavia, negli ultimi anni, poiché molte aziende si sono spostate nel cloud e hanno iniziato a sfruttare Internet, molti strumenti di contabilità si sono connessi al Web. Le informazioni vengono archiviate nel cloud e aggiornate quasi in tempo reale, grazie ai collegamenti al conto bancario di un utente e ad altre risorse finanziarie.
In particolare, le soluzioni software di contabilità possono includere diverse caratteristiche e funzionalità, a seconda del servizio e delle esigenze dell'azienda. Alcune opzioni più piccole inseriscono, archiviano e analizzano automaticamente i dati per gli utenti. Altri sistemi più avanzati possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di determinate aziende.
Molti sistemi software di contabilità possono anche integrarsi con altri strumenti, come la pianificazione delle risorse aziendali e i sistemi logistici, per fornire una visione più completa delle operazioni aziendali.
Un software di contabilità affidabile dovrebbe sempre soddisfare i requisiti legali della regione o del paese in cui opera un'azienda. Ad esempio, le aziende nel Regno Unito devono garantire che le loro soluzioni contabili siano conformi a MTD e possano facilitare completamente il monitoraggio automatico delle transazioni professionali a fini fiscali. Negli Stati Uniti, il software di contabilità deve essere sufficientemente flessibile per affrontare le normative in continua evoluzione nello spazio finanziario.
Molte delle più comuni soluzioni di contabilità oggi disponibili sono accessibili anche attraverso il cloud, in modo che gli utenti possano monitorare le transazioni finanziarie utilizzando un'app mobile connessa al web.
Quali sono i tipi comuni di software di contabilità?
Come accennato in precedenza, sono disponibili diversi tipi di software di contabilità, ciascuno progettato per soddisfare esigenze finanziarie specifiche per le imprese. I sistemi contabili e finanziari sono in continua evoluzione, ma in genere rientrano in quattro diverse categorie. In particolare, sono disponibili anche suite di contabilità complete che possono combinare le migliori funzionalità di più categorie. Le principali categorie di software di contabilità sono:
- Sistemi di fatturazione e fatturazione: Gli strumenti di fatturazione e fatturazione completano le attività finanziarie quotidiane di base per le aziende, come l'invio di fatture e il calcolo dei rapporti contabili. Aiutano a documentare l'attività finanziaria e assicurano che sia preparata per l'autorizzazione e la convalida da parte di un contabile o contabile professionista.
- Sistemi di gestione paghe: Le aziende che lavorano con i dipendenti utilizzano spesso sistemi di gestione delle buste paga per mantenere il controllo sui conti attivi e passivi. Questi strumenti possono svolgere una serie di attività, dal calcolo degli stipendi e dalla rimozione delle detrazioni, alla distribuzione automatica dei fondi a un membro del personale, alla produzione di buste paga e moduli fiscali.
- Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali: Altrimenti noti come ERP, I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali combinano tutti i sistemi utilizzati per la gestione dell'inventario, la pianificazione del prodotto, la distribuzione, la contabilità, l'acquisto di materiali e altro ancora in un unico posto. Alcune soluzioni possono anche offrire moduli per integrazioni di business intelligence e CRM.
- Sistemi di gestione del tempo e delle spese: Questi strumenti aiutano ad accelerare i cicli di fatturazione e consentono alle aziende di migliorare le spese rilevanti in movimento. Sono spesso altamente personalizzabili e configurabili per soddisfare le esigenze dei diversi leader aziendali. Inoltre, di solito possono produrre report grafici dettagliati su come vengono utilizzati tempo e risorse.
Le caratteristiche del software di contabilità
Le capacità esatte di qualsiasi software di contabilità variano a seconda della tecnologia in questione. A seconda delle caratteristiche e degli obiettivi principali di questi strumenti, possono aiutare a ottimizzare le attività e semplificare le operazioni. Alcune delle funzionalità principali includono:
- Accounting: Il componente principale di qualsiasi soluzione software di contabilità è la capacità di tenere traccia e calcolare i conti. I sistemi di contabilità includono soluzioni per contabilità generale, cespiti, riconciliazione bancaria, conti attivi e passivi e altro ancora.
- Fatturazione e fatturazione: Sebbene esistano soluzioni software appositamente progettate per la fatturazione e la fatturazione, anche molti strumenti di contabilità più ampi offrono queste funzionalità. I sistemi di fatturazione e fatturazione consentono agli utenti di tenere traccia degli acquisti, inviare fatture automaticamente e assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati secondo le pianificazioni.
- Budgeting e previsione: Anche gli strumenti di budgeting e forecasting sono spesso integrati nei sistemi contabili. Calcolano e interpretano la performance finanziaria per un periodo specifico e aiutano le organizzazioni a stabilire obiettivi fattibili per la crescita.
- Gestione cespiti: Con gli strumenti di gestione delle immobilizzazioni, le aziende possono gestire efficacemente i dati finanziari in modo più accurato. Questi moduli spesso includono funzionalità come la cronologia dei controlli, il calcolo dell'ammortamento, i record dei costi e gli strumenti di allocazione delle risorse.
- Gestione buste paga: Molte suite di contabilità complete spesso includono le proprie funzionalità di gestione stipendi. Con questi strumenti, gli utenti possono calcolare ed elaborare pagamenti ai dipendenti, stampare assegni e preparare documenti fiscali e legali senza errori.
- Contabilità del progetto: Il software di contabilità dei progetti è solitamente incluso in sistemi progettati per verticali o settori specifici. Questi strumenti sono generalmente utilizzati dagli operatori edili e dagli sviluppatori di software. Possono aiutare a stimare e gestire le spese generali e i costi relativi a materiali, manodopera e attrezzature.
- Contabilità fondi: Queste funzionalità sono in genere progettate per organizzazioni senza scopo di lucro e agenzie governative e possono tenere traccia delle spese di donazione, della gestione delle sovvenzioni e di altri concetti finanziari normativi. Offrono anche una suite unica di rapporti finanziari.
- Gestione delle scorte: Sebbene gli strumenti di gestione dell'inventario siano accessibili separatamente dalle aziende, possono anche essere integrati nel software di contabilità. Aiutano le aziende a controllare il movimento e la disponibilità dei loro prodotti.
- Strumenti di segnalazione: Molti strumenti di contabilità sono dotati di soluzioni per la creazione di report personalizzati per bilanci e salute finanziaria. Strumenti come Netsuite, Freshbooks e Xero tutti sono dotati di una propria sezione di reportistica dedicata.
Molte soluzioni di contabilità possono anche essere fornite con componenti aggiuntivi e integrazioni, che aiutano le aziende a tenere traccia di dettagli importanti. Ad esempio, le soluzioni possono includere strumenti di immissione dati che consentono ai leader aziendali di tenere traccia degli acquisti con carta di credito effettuati dai dipendenti.
Le opzioni di integrazione possono persino consentire alle aziende di allineare i propri strumenti di contabilità con i propri sistemi di elaborazione dei pagamenti o strumenti di monitoraggio dell'inventario.
Alcuni strumenti possono creare automaticamente rendiconti finanziari e inviarli ai gruppi fiscali corretti. Esistono persino soluzioni fiscali a partita doppia come QuickBooks Online e Intuit che consentono ad aziende e commercialisti di lavorare insieme in tempo reale.
Quali sono i vantaggi del software di contabilità?
Per la maggior parte delle aziende, il vantaggio più grande del software di contabilità è la capacità di tracciare le informazioni sul flusso di cassa in modo efficace e accurato. Gli strumenti giusti mostreranno ai leader aziendali dove possono tagliare i costi e come possono preservare un alto livello di profitto. Sono anche ideali per automatizzare le attività di contabilità e i processi correlati alla gestione fiscale. I principali vantaggi del software di contabilità includono:
- Semplicità: I giusti strumenti contabili aiuteranno le aziende a controllare le proprie finanze e a tenere traccia di metriche importanti relative alla crescita aziendale. In molti casi, gli imprenditori possono utilizzare questi sistemi senza alcuna formazione, per assicurarsi di completare le operazioni contabili essenziali e rispettare gli standard legali e normativi nella loro organizzazione.
- Risparmi: Molti sistemi contabili possono automatizzare procedure e calcoli amministrativi che aiutano le aziende a comprendere il loro quadro delle entrate. Possono ridurre i costi associati alla stampa della documentazione e fornire approfondimenti sulle aree in cui le aziende potrebbero essere in grado di ridurre al minimo le spese.
- Trasparenza finanziaria: Un buon sistema contabile può spesso eliminare molti errori umani costosi e complessi. Calcolano automaticamente le somme, per ridurre la pressione sui dipendenti e garantire che la documentazione di un'azienda sia precisa ai fini fiscali.
- Che fa risparmiare tempo: Le applicazioni di contabilità possono ridurre al minimo il numero di processi dispendiosi in termini di tempo che le aziende dovrebbero completare se gestissero i propri account manualmente. Possono semplificare tutto, dal calcolo dell'imposta sulle vendite alla creazione di report. Alcune soluzioni vanno anche oltre le funzioni contabili di base per aiutare con cose come il monitoraggio del tempo dei dipendenti.
- Previsione: Un vantaggio fondamentale del software di contabilità è che può aiutare le aziende a prevedere le vendite e i modelli futuri dell'azienda. Il software di contabilità può mostrare alle aziende dove investire di più, dove tagliare le spese e come preservare o migliorare la propria situazione finanziaria. Aiuta le organizzazioni ad allocare le risorse in modo efficace.
- Produttività: Con una gamma di strumenti e soluzioni automatizzati, il software di contabilità può ridurre la quantità di lavoro che i dipendenti e i leader aziendali devono svolgere per conservare i documenti finanziari. Questi sistemi possono raccogliere, organizzare e analizzare i dati per conto di un'azienda e fornire indicazioni che rafforzano i risultati aziendali.
- Compliance: La maggior parte dei sistemi contabili è progettata per garantire che le aziende possano rimanere conformi alle normative del proprio settore e paese. Le soluzioni giuste ti assicureranno di poter gestire le tue tasse e le tue attività di gestione stipendi in modo efficace. Memorizzano inoltre tutti i dettagli importanti di cui un'azienda ha bisogno per mantenere un flusso di lavoro trasparente.
- Sicurezza: Una delle risorse più importanti di qualsiasi azienda sono le sue informazioni finanziarie. Devono essere protette e impedite che finiscano nelle mani sbagliate. Il software di contabilità aiuta a mantenere le informazioni al sicuro e garantisce che le aziende abbiano meno probabilità di perdere traccia di documenti fisici rigidi o copie di dati.
Cosa dovrebbero cercare le aziende nel software di contabilità?
Il software di contabilità è disponibile in una gamma di forme e dimensioni diverse, progettate per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Le funzionalità esatte che dovresti cercare nel tuo software di contabilità dipenderanno dai tuoi obiettivi e aspettative aziendali. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità chiave di cui molte organizzazioni trarranno vantaggio, come ad esempio:
- Fatturazione integrata: I sistemi contabili dovrebbero generalmente includere alcune funzionalità di fatturazione e fatturazione di base. Ciò impedisce agli imprenditori di dover acquistare software aggiuntivo e trasferire dati tra i due strumenti.
- Personalizzazione: Poiché le esigenze finanziarie specifiche delle aziende possono variare, non esiste una soluzione valida per tutti per la contabilità. Questo è il motivo per cui è spesso importante cercare opzioni per personalizzare la tecnologia in modo che si adatti al modello di business o al flusso di lavoro specifico di un marchio.
- Facilità d'uso: Le procedure ei calcoli contabili possono essere complessi. Il software di contabilità è progettato per semplificare il processo di gestione finanziaria per le imprese. Pertanto, vale la pena cercare una tecnologia semplice e diretta.
- Sicurezza: Il software di contabilità è responsabile dell'archiviazione e della gestione di alcuni dei dati più sensibili raccolti da un'azienda. Per questo motivo, è essenziale per qualsiasi azienda che investe in questa tecnologia garantire le giuste misure di sicurezza.
- Connettività: Una buona soluzione di contabilità non dovrebbe solo connettersi a conti bancari e altri strumenti finanziari, ma dovrebbe anche essere in grado di integrarsi con le tecnologie che un'organizzazione sta già utilizzando. Alcune soluzioni includono anche l'accesso API per aiutare le aziende a collegare tutta la loro tecnologia in un unico pannello di controllo.
- Servizio Clienti: Molte piattaforme software di contabilità offrono l'accesso a un fantastico servizio clienti e supporto. Ciò garantisce che i leader aziendali possano accedere facilmente alla guida di cui hanno bisogno se qualcosa va storto con la loro tecnologia.
Vale anche la pena pensare al prezzo del software di contabilità che stai pensando di acquistare. Diverse soluzioni da Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks e altri leader di mercato hanno tutti diverse strutture di prezzo disponibili.
Spesso, più funzionalità ti servono, più dovrai spendere. Tuttavia, l'ascesa delle soluzioni SaaS significa che molti proprietari di piccole imprese possono ancora accedere a un'ampia gamma di strumenti all'interno del loro software di contabilità per piccole imprese, senza dover spendere una fortuna.
Il futuro del software di contabilità
Il software di contabilità ha fatto molta strada nel corso degli anni. Man mano che le aziende continuano a evolversi e i loro processi finanziari diventano più complessi, hanno bisogno di più di semplici strumenti in grado di tenere traccia dei conti attivi e passivi. Anche le piccole imprese stanno iniziando a investire in strumenti di contabilità con accesso a soluzioni innovative per l'automazione, l'intelligenza artificiale e l'analisi avanzata.
Sebbene sia difficile sapere con certezza come sarà il panorama contabile in futuro, sembra probabile che alcune tendenze prenderanno il sopravvento. Ad esempio, gli strumenti di contabilità cloud che offrono accesso diretto ai processi contabili agli utenti da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet stanno diventando sempre più popolari. Il miglior software di contabilità con funzionalità basate su cloud può anche consentire alle aziende di connettersi con i propri commercialisti sul Web a fini fiscali.
È probabile che i processi contabili diventino più snelli, con l'aiuto di sistemi e strumenti di intelligenza artificiale in grado di tenere traccia dei report contabili online in tempo reale, individuare le tendenze negli ordini di acquisto e persino offrire alle aziende l'accesso a indicazioni su come migliorare il proprio flusso di cassa.
Ancora oggi, una moderna piattaforma di contabilità può aiutare i leader aziendali nella vendita al dettaglio e ecommerce per monitorare la salute finanziaria della propria azienda a colpo d'occhio, utilizzando app Android o iOS. Il giusto software di contabilità cloud può persino semplificare l'assunzione e la gestione di liberi professionisti e appaltatori, con un software di gestione delle buste paga.
