Het klinkt misschien als een vreemde vraag, maar het is een vraag die veel ondernemers stellen wanneer ze overstappen naar de wereld van het ondernemerschap. In de steeds digitaler wordende wereld van vandaag vertrouwen ondernemers vaak op een groot aantal tools om hen te helpen bij het beheren van verschillende aspecten van het runnen van hun bedrijf.
Er zijn softwareoplossingen voor alles van project management naar logistiek, klantenservice en zelfs interne samenwerking. Boekhoudsoftware is een van de kernoplossingen die bedrijfsleiders gebruiken om hen te helpen bij het bijhouden van winsten, het behouden van de cashflow en het afhandelen van belastingen.
Vandaag gaan we alles delen wat u moet weten over boekhoudsoftware, van de functies die u waarschijnlijk in deze tools zult vinden tot de voordelen van het hebben van de juiste oplossing.
Wat is boekhoudsoftware?
Simpel gezegd, boekhoudsoftware is een digitale tool die door bedrijfsleiders en boekhoudprofessionals wordt gebruikt om verschillende boekhoudkundige en boekhoudkundige taken uit te voeren. Deze systemen kunnen de financiële gegevens van een bedrijf opslaan, transacties volgen en soms zelfs facturen en offertes genereren.
Vroeger waren boekhoudsoftwaretools vaak downloadbare, "offline" systemen, die algoritmen gebruikten om berekeningen namens een gebruiker uit te voeren. De laatste jaren zijn echter veel bedrijven naar de cloud verhuisd en zijn ze internet gaan gebruiken. Veel boekhoudtools zijn verbonden met het web. Informatie wordt opgeslagen in de cloud en bijna in realtime bijgewerkt, dankzij links naar de bankrekening van een gebruiker en andere financiële bronnen.
Met name kunnen boekhoudsoftwareoplossingen verschillende kenmerken en functionaliteiten bevatten, afhankelijk van de service en de behoeften van het bedrijf. Sommige kleinere opties voeren eenvoudigweg automatisch gegevens voor gebruikers in, slaan deze op en analyseren ze. Andere, meer geavanceerde systemen kunnen op maat worden gemaakt om aan de unieke behoeften van bepaalde bedrijven te voldoen.
Veel boekhoudsoftwaresystemen kunnen ook worden geïntegreerd met andere tools, zoals enterprise resource planning en logistieke systemen, om een uitgebreider beeld te krijgen van de bedrijfsvoering.
Betrouwbare boekhoudsoftware moet altijd voldoen aan de wettelijke vereisten van de regio of het land waarin een bedrijf actief is. Bedrijven in het VK moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat hun boekhoudoplossingen MTD-compatibel zijn en het automatisch volgen van professionele transacties voor belastingdoeleinden volledig kunnen faciliteren. In de VS moet boekhoudsoftware flexibel genoeg zijn om de steeds veranderende regelgeving in de financiële ruimte aan te kunnen.
Veel van de meest voorkomende boekhoudoplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn, zijn ook toegankelijk via de cloud, zodat gebruikers financiële transacties kunnen volgen met behulp van een mobiele app die is verbonden met internet.
Wat zijn de meest voorkomende soorten boekhoudsoftware?
Zoals hierboven vermeld, zijn er verschillende soorten boekhoudsoftware beschikbaar, elk ontworpen om aan specifieke financiële behoeften van bedrijven te voldoen. Boekhoudings- en financiële systemen zijn voortdurend in ontwikkeling, maar ze vallen doorgaans in vier verschillende categorieën. Er zijn met name ook uitgebreide boekhoudsuites beschikbaar die de beste eigenschappen van meerdere categorieën kunnen combineren. De belangrijkste categorieën van boekhoudsoftware zijn:
- Facturatie- en facturatiesystemen: Facturerings- en factureringstools voltooien dagelijkse financiële basistaken voor bedrijven, zoals het verzenden van facturen en het berekenen van boekhoudrapporten. Ze helpen bij het documenteren van financiële activiteiten en zorgen ervoor dat deze is voorbereid voor autorisatie en validatie door een professionele boekhouder of accountant.
- Salarisbeheersystemen: Bedrijven die met werknemers werken, gebruiken vaak systemen voor salarisadministratie om de debiteuren- en crediteurenadministratie onder controle te houden. Deze tools kunnen een scala aan taken uitvoeren, van het berekenen van salarissen en het verwijderen van inhoudingen tot het automatisch verdelen van middelen onder een personeelslid, het maken van loonstroken en belastingformulieren.
- Enterprise Resource Planning-systemen: Ook wel bekend als ERP's, Enterprise Resource Planning-systemen combineren alle systemen die worden gebruikt voor voorraadbeheer, productplanning, distributie, boekhouding, materiaalinkoop en meer op één plek. Sommige oplossingen bieden ook modules voor business intelligence en CRM-integraties.
- Tijd- en onkostenbeheersystemen: Deze tools helpen de factureringscycli te versnellen en stellen bedrijven in staat om onderweg relevante uitgaven te verbeteren. Ze zijn vaak zeer aanpasbaar en configureerbaar om aan de behoeften van verschillende bedrijfsleiders te voldoen. Bovendien kunnen ze meestal gedetailleerde grafische rapporten maken over hoe tijd en middelen worden gebruikt.
De functies van boekhoudsoftware
De exacte mogelijkheden van elke boekhoudsoftware zijn afhankelijk van de technologie in kwestie. Afhankelijk van de belangrijkste kenmerken en doelstellingen van deze tools, kunnen ze helpen om bedrijven te optimaliseren en operaties te stroomlijnen. Enkele van de kernmogelijkheden zijn:
- Accounting: Het belangrijkste onderdeel van elke boekhoudsoftwareoplossing is de mogelijkheid om rekeningen bij te houden en te berekenen. Boekhoudsystemen omvatten oplossingen voor grootboeken, vaste activa, bankafstemming, debiteuren en crediteuren en meer.
- Facturering en facturatie: Hoewel er softwareoplossingen zijn die speciaal zijn ontworpen voor facturering, bieden veel bredere boekhoudtools deze functies ook. Met facturerings- en factureringssystemen kunnen gebruikers aankopen volgen, automatisch facturen verzenden en ervoor zorgen dat betalingen volgens schema worden uitgevoerd.
- Budgettering en prognoses: Budgetterings- en prognosetools worden ook vaak gebundeld in boekhoudsystemen. Ze berekenen en interpreteren financiële prestaties voor een specifieke periode en helpen organisaties om haalbare doelen voor groei te stellen.
- Beheer van vaste activa: Met tools voor het beheer van vaste activa kunnen bedrijven financiële gegevens effectiever en nauwkeuriger beheren. Deze modules bevatten vaak functies zoals controlegeschiedenis, berekening van afschrijvingen, kostenregistraties en hulpmiddelen voor het toewijzen van middelen.
- Salarisbeheer: Veel volledige boekhoudsuites bevatten vaak hun eigen salarisfuncties. Met deze tools kunnen gebruikers betalingen aan werknemers berekenen en verwerken, cheques afdrukken en belasting- en juridische documenten foutloos opstellen.
- Projectboekhouding: Software voor projectboekhouding is meestal opgenomen in systemen die zijn ontworpen voor specifieke branches of industrieën. Deze tools worden meestal gebruikt door bouwbedrijven en softwareontwikkelaars. Ze kunnen helpen bij het schatten en afhandelen van overheadkosten en kosten met betrekking tot materialen, arbeid en apparatuur.
- Fonds boekhouding: Deze functies zijn doorgaans ontworpen voor non-profitorganisaties en overheidsinstanties en kunnen donatie-uitgaven, subsidiebeheer en andere regelgevende financiële concepten volgen. Ze bieden ook een unieke reeks financiële rapporten.
- Voorraadbeheer: Hoewel tools voor voorraadbeheer afzonderlijk toegankelijk zijn voor bedrijven, kunnen ze ook worden gebundeld in boekhoudsoftware. Ze helpen bedrijven om de beweging en beschikbaarheid van hun producten te beheersen.
- Rapportagetools: Veel boekhoudtools worden geleverd met oplossingen voor het maken van aangepaste rapporten voor balansen en financiële gezondheid. Tools zoals Netsuite, Freshbooks en Xero ze hebben allemaal hun eigen speciale rapportagesectie.
Veel boekhoudoplossingen kunnen ook worden geleverd met add-ons en integraties, waarmee bedrijven belangrijke details beter kunnen volgen. Oplossingen kunnen bijvoorbeeld tools voor gegevensinvoer bevatten waarmee bedrijfsleiders creditcardaankopen van werknemers kunnen volgen.
Integratie-opties kunnen bedrijven zelfs in staat stellen hun boekhoudtools af te stemmen op hun betalingsverwerkingssystemen of tools voor het bijhouden van inventarissen.
Sommige tools kunnen automatisch financiële overzichten maken en deze indienen bij de juiste belastinggroepen. Er zijn zelfs dubbele invoerbelastingoplossingen zoals QuickBooks Online en Intuit waarmee bedrijven en accountants in realtime kunnen samenwerken.
Wat zijn de voordelen van boekhoudsoftware?
Voor de meeste bedrijven is het grootste voordeel van boekhoudsoftware de mogelijkheid om cashflowinformatie effectief en nauwkeurig bij te houden. De juiste tools laten bedrijfsleiders zien waar ze kosten kunnen besparen en hoe ze een hoog winstniveau kunnen behouden. Ze zijn ook ideaal voor het automatiseren van boekhoudtaken en -processen met betrekking tot belastingbeheer. Belangrijke voordelen van boekhoudsoftware zijn:
- Eenvoud: De juiste boekhoudhulpmiddelen helpen bedrijven hun financiën onder controle te houden en belangrijke statistieken met betrekking tot bedrijfsgroei bij te houden. In veel gevallen kunnen bedrijfseigenaren deze systemen zonder enige training gebruiken om ervoor te zorgen dat ze essentiële boekhoudkundige handelingen uitvoeren en voldoen aan de wet- en regelgeving in hun organisatie.
- Kostenbesparingen: Veel boekhoudsystemen kunnen administratieve procedures en berekeningen automatiseren die bedrijven helpen hun inkomstenkader te begrijpen. Ze kunnen de kosten verlagen die gepaard gaan met het afdrukken van documentatie en inzicht geven in gebieden waar bedrijven de kosten kunnen minimaliseren.
- Financiële transparantie: Een goed boekhoudsysteem kan vaak veel kostbare en complexe menselijke fouten voorkomen. Ze berekenen automatisch bedragen, om de druk op werknemers te verminderen en ervoor te zorgen dat de documentatie van een bedrijf nauwkeurig is voor belastingdoeleinden.
- Tijd besparen: Boekhoudtoepassingen kunnen het aantal tijdrovende processen minimaliseren die bedrijven zouden moeten voltooien als ze hun boekhouding handmatig zouden beheren. Ze kunnen alles stroomlijnen, van het berekenen van omzetbelasting tot het maken van rapporten. Sommige oplossingen gaan zelfs verder dan elementaire boekhoudfuncties en helpen bijvoorbeeld bij het bijhouden van de uren van werknemers.
- Voorspelling: Een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware is dat het bedrijven kan helpen om toekomstige bedrijfsverkopen en -patronen te voorspellen. Boekhoudsoftware kan bedrijven laten zien waar ze meer kunnen investeren, waar ze kosten kunnen besparen en hoe ze hun financiële status kunnen behouden of verbeteren. Het helpt organisaties om middelen effectief toe te wijzen.
- Productiviteit: Met een reeks geautomatiseerde tools en oplossingen kan boekhoudsoftware de hoeveelheid werk verminderen die werknemers en bedrijfsleiders moeten doen om financiële documenten bij te houden. Deze systemen kunnen namens een bedrijf gegevens verzamelen, ordenen en analyseren en begeleiding bieden die de bedrijfsresultaten versterkt.
- Nakoming: De meeste boekhoudsystemen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat bedrijven kunnen blijven voldoen aan de voorschriften van hun branche en land. De juiste oplossingen zorgen ervoor dat u uw belastingen en salarisadministratie effectief kunt beheren. Ze slaan ook alle belangrijke details op die een bedrijf nodig heeft om een transparante workflow te behouden.
- Beveiliging: Een van de belangrijkste activa van elk bedrijf is de financiële informatie. Deze moet worden beschermd en voorkomen dat deze in verkeerde handen valt. Boekhoudsoftware helpt om informatie veilig te houden en zorgt ervoor dat bedrijven minder snel fysieke documenten of kopieën van gegevens kwijtraken.
Waar moeten bedrijven op letten bij boekhoudsoftware?
Boekhoudsoftware is er in verschillende soorten en maten, ontworpen om aan verschillende zakelijke behoeften te voldoen. De exacte mogelijkheden waarnaar u in uw boekhoudsoftware moet zoeken, zijn afhankelijk van uw zakelijke doelen en verwachtingen. Er zijn echter enkele belangrijke kenmerken waar veel organisaties baat bij zullen hebben, zoals:
- Geïntegreerde facturatie: Boekhoudingssystemen zouden over het algemeen een aantal elementaire facturerings- en factureringsfunctionaliteiten moeten bevatten. Dit voorkomt dat bedrijfseigenaren extra software moeten aanschaffen en gegevens tussen beide tools moeten overdragen.
- maatwerk: Omdat de specifieke financiële behoeften van bedrijven kunnen variëren, is er geen pasklare oplossing voor boekhouding. Daarom is het vaak belangrijk om te zoeken naar opties om de technologie aan te passen aan het specifieke bedrijfsmodel of de workflow van een merk.
- Gebruiksgemak: Boekhoudingsprocedures en berekeningen kunnen complex zijn. Boekhoudsoftware is ontworpen om het proces van financieel beheer gemakkelijker te maken voor bedrijven. Daarom is het de moeite waard om te zoeken naar technologie die eenvoudig en duidelijk is.
- Beveiliging: Boekhoudsoftware is verantwoordelijk voor het opslaan en beheren van enkele van de meest gevoelige gegevens die door een bedrijf worden verzameld. Daarom is het essentieel voor elk bedrijf dat in deze technologie investeert om ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen worden getroffen.
- Connectiviteit: Een goede boekhoudoplossing moet niet alleen kunnen worden gekoppeld aan bankrekeningen en andere financiële tools, maar moet ook kunnen worden geïntegreerd met de technologieën die een organisatie al gebruikt. Sommige oplossingen worden zelfs geleverd met API-toegang om bedrijven te helpen al hun technologie in één enkel venster te koppelen.
- Ondersteuning: Veel boekhoudsoftwareplatforms bieden toegang tot fantastische klantenservice en ondersteuning. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsleiders gemakkelijk toegang hebben tot de begeleiding die ze nodig hebben als er iets misgaat met hun technologie.
Het is ook de moeite waard om na te denken over de prijs van de boekhoudsoftware die u overweegt te kopen. Verschillende oplossingen van Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks en andere marktleiders hebben allemaal verschillende prijsstructuren beschikbaar.
Vaak geldt dat hoe meer functies u nodig heeft, hoe meer u moet uitgeven. De opkomst van SaaS-oplossingen betekent echter dat veel eigenaren van kleine bedrijven nog steeds toegang hebben tot een breed scala aan tools binnen hun boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zonder dat ze een fortuin hoeven uit te geven.
De toekomst van boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware heeft in de loop der jaren een lange weg afgelegd. Naarmate bedrijven blijven evolueren en hun financiële processen complexer worden, hebben ze meer nodig dan alleen tools die debiteuren en crediteuren kunnen volgen. Zelfs kleine bedrijven beginnen te investeren in boekhoudtools met toegang tot innovatieve oplossingen voor automatisering, AI en geavanceerde analyses.
Hoewel het moeilijk is om met zekerheid te weten hoe het boekhoudlandschap er in de toekomst uit zal zien, lijkt het waarschijnlijk dat bepaalde trends de overhand zullen krijgen. Zo worden cloud-boekhoudtools die gebruikers vanaf elk apparaat met een internetverbinding directe toegang tot boekhoudprocessen bieden, steeds populairder. De beste boekhoudsoftware met cloudgebaseerde functionaliteit kan bedrijven ook in staat stellen om voor belastingdoeleinden via internet verbinding te maken met hun eigen accountants.
Boekhoudprocessen zullen waarschijnlijk meer gestroomlijnd worden, met behulp van AI-systemen en tools die online boekhoudrapporten in realtime kunnen volgen, trends in inkooporders kunnen opsporen en bedrijven zelfs toegang kunnen bieden tot begeleiding bij het verbeteren van hun cashflow.
Zelfs vandaag de dag kan een modern boekhoudplatform bedrijfsleiders in de detailhandel en de financiële sector helpen ecommerce om in één oogopslag de financiële gezondheid van hun bedrijf te volgen, met behulp van Android- of iOS-apps. De juiste cloud-boekhoudsoftware kan het zelfs gemakkelijker maken om freelancers en aannemers in dienst te nemen en te beheren, met software voor salarisadministratie.
