Snel antwoord: Projectmanagementtools zijn een softwareoplossing of een set softwaresystemen die zijn ontworpen om teams die bij een project betrokken zijn te helpen. Ze helpen erbijdividuals en teams om projecten te plannen, de resultaten van bepaalde taken bij te houden en workflows efficiënt te beheren, om de beste resultaten te halen uit elke zakelijke inspanning.
Vandaag gaan we definiëren wat projectmanagementtools zijn, hoe ze werken en waarom ze steeds waardevoller worden voor de merken van vandaag.
Wat zijn projectmanagementtools?
"Projectmanagement" is de term die wordt gebruikt om te verwijzen naar de processen en vaardigheden die bedrijven gebruiken om deze taken uit te voeren en specifieke doelen te bereiken. Projectmanagementtools kunnen het projectmanagementproces vereenvoudigen en optimaliseren, waardoor teams op één lijn kunnen worden gebracht, de voortgang kan worden gevolgd en specifieke to-do-lijstitems aan verschillende afdelingen kunnen worden toegewezen.dividubbelgangers.
In de meeste bedrijven kunnen projecten alle details hebben die verband houden met middelen, tijd, doelen en geld, vooraf in kaart gebracht en gedefinieerd, maar ze zijn nog steeds niet goed georganiseerd. Het kan erg moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat projecten vlekkeloos verlopen, vooral in een omgeving waar werknemers verspreid zijn over verschillende omgevingen, vanwege werken op afstand en hybride werk.
Projectmanagementtools en -systemen zijn er om ervoor te zorgen dat u effectief het juiste stappenplan kunt uitvoeren om uw project te voltooien. Ze vergroten uw kansen om niet alleen uw doelen te bereiken, maar ook om uw project op tijd af te ronden, binnen het bereik van uw beoogde budget.
Projectmanagementtools vertellen teamleden wanneer en hoe ze aan het project moeten beginnen, wat ze vervolgens moeten doen en hoe ze de resultaten van een project in de loop van de tijd kunnen meten. Sommige softwareoplossingen in dit landschap zijn gratis beschikbaar, terwijl andere een premium prijs hebben.
Wat zijn de kenmerken van projectmanagementtools?
Projectmanagementtools kunnen variëren in grootte en reikwijdte. Sommige worden geleverd met basistools voor taakbeheer, zodat u uw werkitems in de loop van de tijd kunt plannen en volgen. Anderen hebben meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het bijhouden van problemen, taakautomatisering en tijdregistratie. Enkele van de meest voorkomende kenmerken van projectmanagementtools zijn:
- Hulpmiddelen voor projectschatting: Om ervoor te zorgen dat een project succesvol is, is het belangrijk voor bedrijven om doelen te stellen en mogelijke resultaten voor de taak te plannen. Hulpmiddelen voor projectschatting kunnen helpen bij het inschatten van projectbeperkingen en -resultaten via budgetprognoses, EVM en baselines.
- Planningstools: Projectbeheersystemen worden vaak geleverd met planningstools zoals systemen voor het maken van documenten en spreadsheets waar mensen ideeën over een project kunnen delen. Deze planningstools zijn meestal verbonden met documentbeheertools, waar bedrijven bibliotheken van kunnen opslaanformatdie verband houden met het project.
- Budgetbeheer: De meeste projecten hebben een vooraf toegewezen budget en daaraan gekoppeld diverse financiële prognoses. Een tool voor projectbeheer kan bedrijven helpen om uitgaven, facturen en de werkelijke kosten die gepaard gaan met het behalen van specifieke resultaten bij te houden.
- Toewijzing van middelen: Succesvol zijn met een project betekent vaak dat u ervoor moet zorgen dat de juiste taken en takenlijstitems aan de juiste mensen worden toegewezen. Hulpmiddelen voor het toewijzen van middelen kunnen ervoor zorgen dat bedrijfsleiders taken correct delegeren, volgens specifieke deadlines. Ze kunnen ook inzicht geven in welke werknemers overweldigd kunnen raken door te veel werk.
- Samenwerkingsinstrumenten: Vooral in het huidige tijdperk van werken op afstand en hybride werk is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle belangrijke belanghebbenden van het project op één lijn kunnen blijven. Projectbeheertools worden vaak geleverd met virtuele samenwerkingsfuncties voor instant messaging, webgebaseerde vergaderingen, videoconferenties en meer.
- Kwaliteitsmanagement: Sommige projectbeheertools worden geleverd met oplossingen voor kwaliteitsbeheer, die helpen bij het verzamelen van inzichten en statistieken over een project. Mogelijkheden voor het opsporen en oplossen van problemen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat problemen de werkstroom niet verstoren of problemen veroorzaken met budgetten en deadlines.
- Projectadministratie: Tools voor projectadministratie kunnen functies bevatten voor het onboarden van personeelsleden, urenregistratie voor factureringsdoeleinden en meer. Sommige opties voor projectbeheer worden geleverd met kalenders en borden voor het gelijktijdig volgen van meerdere projecten.
- Rapportage: De meeste projectmanagementtools worden geleverd met rapportage- en analysetools om bedrijven te helpen de vinger aan de pols van de organisatie te houden. U kunt rapporten genereren over de betrokkenheid, voortgang en bedrijfsresultaten van medewerkers.
Hoe zien algemene projectbeheertools eruit?
Omdat verschillende bedrijven projecten op verschillende manieren benaderen en afhandelen, kunnen projectmanagementtools op verschillende manieren worden aangeboden formats. Er is geen pasklare oplossing, maar er zijn enkele bijzonder populaire opties die u kunt overwegen. Hier zijn enkele van de meest gebruikte en geïmplementeerde tools voor projectbeheer:
Gantt-grafieken
Gantt-diagrammen zijn een van de meest gebruikte en meest populaire tools voor projectbeheer. In wezen helpen deze grafieken gebruikers om hun projecttijdlijn te visualiseren en hoe verschillende taken zullen worden toegewezen aan specifieke personeelsleden van het personeelsbestand.
Gantt-diagrammen worden vaak als uiterst nuttig beschouwd om het schema bij te houden dat uw project moet volgen. U kunt deze grafieken gebruiken om te letten op afwijkingen van uw projectplannen en problemen die tot vertraging kunnen leiden. Gantt-diagrammen werden al in 1917 geïntroduceerd en zijn sindsdien een industriestandaard geworden.
Work Breakdown Structure
De Work Breakdown Structure, of "WBS", werd in 1962 geïntroduceerd door het Amerikaanse ministerie van Defensie. Tegenwoordig is het nog steeds een van de essentiële instrumenten die worden gebruikt voor elke projectplanningsstrategie. In wezen biedt een Work Breakdown Structure een manier om de verschillende stappen op te splitsen die betrokken zijn bij het bereiken van uw projectdoel.
Met een WBS creëren bedrijven een end-to-end kaart van de taken die moeten worden aangepakt voordat ze het "einddoel" van het project kunnen bereiken. In de meeste gevallen beginnen organisaties met een duidelijk idee van hun "einddoel", opgesplitst in fasen die vervolgens kunnen worden uitgevoerd diviopgesplitst in taken en subtaken.
Zodra u een duidelijk beeld heeft van alle taken die aan uw project zijn gekoppeld, kunt u bepalen waar middelen moeten worden verdeeld en hoe lang het kan duren om uw doelen te bereiken.
De projectbaseline
Een andere veelgebruikte tool voor projectmanagement is de "Project Baseline". Dit is in wezen een grafisch hulpmiddel om uw projectwaarden weer te geven, door de norm die u voor uw project stelt, te vergelijken met de resultaten van uw inspanningen.
Een projectbasislijn omvat verschillende subbasislijnen, waaronder de basislijn voor planning, kosten en bereik. Aan het begin van een project stellen bedrijven streefdoelen vast voor wat ze verwachten te bereiken, wanneer ze dit willen bereiken en hoeveel het project gaat kosten. Als u uw resultaten vergelijkt met deze basislijnen, zorgt u ervoor dat u de juiste hoeveelheid vooruitgang boekt.
Projectbaselines kunnen ook nuttig zijn bij het verminderen van "scope creep" door ervoor te zorgen dat u niet toestaat dat ongepland werk de stroom van uw doelen verstoort.
Andere hulpmiddelen voor projectbeheer
Naast de hierboven genoemde opties, kunnen andere hulpmiddelen voor projectbeheer zijn:
- Gezamenlijke teambuildingactiviteiten: Teambuildingactiviteiten kunnen een belangrijk hulpmiddel voor projectbeheer zijn, omdat ze de productiviteit en efficiëntie van werknemers helpen verhogen. Bedrijven kunnen gamificatiestrategieën en wedstrijden houden om hun werknemers erbij te betrekken, evenals groepsbijeenkomsten en borrels.
- Communicatiebeheerplannen: Communicatiemanagementplannen zijn hulpmiddelen in het projectmanagementproces die ervoor zorgen dat iedereen die bij de voortgang van een project betrokken is, op de hoogte wordt gehouden en consequent naar dezelfde doelen toewerkt. Communicatieplannen beschrijven hoe vaak belanghebbenden samenkomen om het project te bespreken en waar communicatie kan plaatsvinden.
- Tools voor taakbeheer: Taakbeheertools zijn in wezen alles-in-één softwareomgevingen waar bedrijven de taken kunnen plannen die ze tijdens een project moeten voltooien. Deze taken kunnen worden gerangschikt in tijdlijnen en "Kanban-borden" op basis van hun voltooiingsniveau, urgentie en andere factoren.
Wat zijn de voordelen van projectmanagementtools?
Zoals hierboven vermeld, zijn de meeste zakelijke projecten complex, veelzijdig en tijdrovend. Als bedrijven de juiste doelen willen bereiken met hun projecten, kunnen ze niet simpelweg hopen dat iedereen op dezelfde pagina blijft en dingen voor elkaar krijgt binnen een deadline.
Hulpprogramma's voor projectbeheer zet de doelen en verwachtingen van een project om in een eenvoudig te volgen reeks uitvoerbare taken, compleet met richtlijnen voor communicatie, verbinding en interactie. Uiteindelijk is het grootste voordeel van projectmanagementtools dat ze ervoor zorgen dat mensen op één lijn blijven en georganiseerd blijven. Enkele van de voordelen die gebruikers kunnen verwachten bij het omarmen van projectmanagementtools zijn:
- Beter tijdbeheer: Projectmanagementtools zoals Gantt-diagrammen kunnen bedrijven helpen een beter idee te krijgen van hoe ze hun projecten moeten plannen om ervoor te zorgen dat ze geen belangrijke deadlines missen. Het is ook mogelijk om deze grafieken te gebruiken om vertragingen op de werkplek op te vangen.
- Omvang management: Tools zoals WBS helpen bij het bedenken van ideeën en zijn ongelooflijk belangrijk voor projectplanning. Ze kunnen bedrijven een beter inzicht geven in de reikwijdte van hun project en helpen bij het in kaart brengen van zaken als kosten, planning en werkuren.
- Budget controle: Kostenbasislijnen en trackingtools kunnen ervoor zorgen dat uw budget niet uit de hand loopt. Met de juiste projectmanagementtools kunt u uw kansen vergroten om uw project te voltooien zonder te veel geld uit te geven.
- Verbeterde samenwerking: Projectbeheertools met ingebouwde communicatie- en samenwerkingsfuncties helpen om de belanghebbenden in een team verbonden te houden. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina blijft, zelfs wanneer u op afstand werkt.
- Projectbeheersing: Met projectmanagementtools is het eenvoudiger om bij te houden welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor welke fases of taken in een project. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat iedereen op de juiste momenten aan de juiste taken werkt.
Wat is projectmanagementsoftware?
Softwareoplossingen voor projectbeheer zijn dat wel kits van projectbeheertools, zoals Gantt-diagrammen en taakbeheertools, gebundeld in één omgeving. Er zijn verschillende vormen van projectmanagementsoftware, elk met hun eigen sterke en zwakke punten waarmee rekening moet worden gehouden.
Hier zijn enkele van de meest populaire opties die vandaag beschikbaar zijn:
Trello
Trello is state-of-the-art online projectbeheersoftware uitgerust met samenwerkingstools, Kanban-borden, lijsten en kaarten, ontworpen om iedereen te helpen zijn takenlijst bij te houden. De lichtgewicht en eenvoudige oplossing maakt het gemakkelijk om projecten toe te wijzen aan verschillende personeelsleden en houdt bedrijfsleiders op de hoogte van de teamprestaties.
Hoewel Trello niet beschikt over de meer geavanceerde rapportagefunctionaliteit en projecttraceringsfuncties van sommige andere projectbeheersoftware die tegenwoordig beschikbaar is, is het nog steeds een uitstekende keuze voor beginners. Het basisplan is gratis te gebruiken en de premium-abonnementen hebben ook een reeks extra functies, zoals automatisering en integratie.
Asana
Nog een uitstekende tool voor agile projectmanagement, Asana is geweldig voor het organiseren van taken en teams. De oplossing wordt geleverd met automatiseringsfuncties, realtime samenwerking, sjablonen en aangepaste dashboards. De boeiende gebruikersinterface maakt het voor elk teamlid gemakkelijker om hun voortgang bij te houden. Bovendien zijn er intuïtieve animaties voor betrokkenheid.
Asana is een zeer aanpasbare tool, met een groot aantal integraties met toonaangevende software zoals Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office en OneDrive. Het grootste nadeel van de service is dat het even wennen kan zijn aan het enorme aantal functies.
MS-projecten
Als u al te maken heeft met zaken als resourcebeheer en samenwerking via Microsoft-middelen, is het zinvol om ook gebruik te maken van MS Projects. Deze tool voor projectplanning ondersteunt teams bij het volgen van de voortgang met visuele taakborden en interactieve functies. U kunt complexe projecten opsplitsen in Scum, Kanban en aangepaste workflows.
Deze app voor projectbeheer is eenvoudig te gebruiken, zelfs voor kleine teams met beperkte kennis van technologie of softwareontwikkeling. Er zijn zelfs online tutorials en forums om u te helpen leren hoe u projectteamtools, takenlijsten en meldingen kunt gebruiken.
Wrike
Wrike, een van de meest populaire tools voor teamsamenwerking voor werkbeheer, is een handig ecosysteem waar bedrijven tijd en projecten kunnen bijhouden. Het zeer configureerbare systeem wordt geleverd met toegang tot urenstaten, Kanban-borden en interactieve Gantt-diagrammen met functionaliteit voor slepen en neerzetten. Er is zelfs de mogelijkheid voor gebruikers om hun dashboards aan te passen.
De agile projectmanagementtool is cloudgebaseerd en ongecompliceerd. Je hebt toegang tot functies zoals takenlijsten, subtaken, schema's en gedeelde workflows. Er zijn ook real-time communicatie- en samenwerkingselementen en diepgaande rapporten. U kunt einddatums voor goedkeuringen instellen en uw hele team op het goede spoor krijgen met een bronnenbestand vol cruciale documenten.
Zoho-projecten
Zoho Projects, een andere populaire tool voor het beheren van projecten, helpt bedrijven taken bij te houden, samen te werken aan teaminspanningen en Gantt-diagrammen te maken. Er zijn opties voor het bijhouden van declarabele uren en projectvoortgang. Zoho biedt bedrijven ook een reeks communicatiefuncties binnen hun PM-tools, zodat u in contact kunt blijven met hybride en externe medewerkers.
Zoho is een fantastische SaaS-tool, maar er zijn enkele beperkingen voor grotere teams. Deze tool is het meest geschikt om kleine sprints te stroomlijnen en projectprestaties bij kleinere bedrijven bij te houden. De werkruimte is ook ideaal voor medewerkers om overzicht te houdendividubbele taken, en er is een gratis abonnement voor beginners.
Hoe kies je de juiste projectmanagementtool?
Het kiezen van de beste projectmanagementsoftware en projectmanagementstrategie kan ingewikkeld zijn. Er is hier geen one-size-fits-all strategie. In plaats daarvan moeten bedrijven nadenken over hoe ze een eenvoudig project zo gestroomlijnd mogelijk kunnen maken voor hun specifieke team.
Apps en software voor projectbeheer kunnen overal mee helpen, van het proefdrukken van projecttaken tot complexe workflows, op voorwaarde dat ze toegang bieden tot de juiste belangrijkste functies. Houd bij het maken van uw keuze rekening met zaken als:
- Belangrijkste kenmerken: Komt de oplossing overeen met uw methodologie voor projectbeheer met Gantt-diagrammen, tijdregistratie en zelfs een eigen mobiele app voor iOS- en Android-gebruikers?
- Aantal gebruikers: hoeveel mensen kan de projectbeheeroplossing ondersteunen? Is het geschikt voor grotere en kleinere bedrijven?
- Integraties: integreert het systeem met alle bestaande tools die uw team gebruikt, zodat ze kunnen uitblinken in het halen van deadlines?
- Prijsstructuur: Ondersteunen de aangeboden tariefplannen uw businessplan? Zijn de kosten de voordelen van teamwerk en flexibiliteit waard?
- Gebruiksgemak: de beste projectbeheertools moeten niet alleen uw afhankelijkheden en zakelijke mijlpalen aanpakken, maar ook eenvoud bieden aan gebruikers.
