Co je účetní software? Úvod

Může to znít jako zvláštní otázka, ale je to otázka, kterou si klade mnoho majitelů firem, když přecházejí do světa podnikání. V dnešním stále více digitálním světě se podnikatelé často spoléhají na množství nástrojů, které jim pomohou řídit různé aspekty řízení jejich podnikání.

Na vše od existují softwarová řešení řízení projektů na logistika, zákaznický servis a dokonce i interní spolupráce. Účetní software je jedním ze základních řešení, které využívají obchodní vedoucí a pomáhá jim sledovat zisky, udržovat peněžní toky a vypořádat se s daněmi.

Dnes se s vámi podělíme o vše, co potřebujete vědět o účetním softwaru, od funkcí, které v těchto nástrojích pravděpodobně najdete, až po výhody správného řešení.

Co je účetní software?

Jednoduše řečeno, účetní software je digitální nástroj, který používají obchodní vedoucí a účetní profesionálové k plnění různých účetních a účetních úkolů. Tyto systémy mohou ukládat finanční data podniku, sledovat transakce a někdy dokonce generovat faktury a nabídky.

V minulosti byly účetní softwarové nástroje často ke stažení, „offline“ systémy, které používaly algoritmy k dokončení výpočtů jménem uživatele. V posledních letech se však mnoho společností přesunulo do cloudu a začalo využívat internet a mnoho účetních nástrojů se propojilo s webem. Informace jsou uloženy v cloudu a aktualizovány téměř v reálném čase díky propojení s bankovním účtem uživatele a dalšími finančními zdroji.

Zejména účetní softwarová řešení mohou zahrnovat různé funkce a funkce v závislosti na službě a potřebách podniku. Některé menší možnosti jednoduše automaticky zadávají, ukládají a analyzují data pro uživatele. Jiné, pokročilejší systémy mohou být vytvořeny na zakázku tak, aby odpovídaly jedinečným potřebám určitých společností.

Mnoho účetních softwarových systémů lze také integrovat s dalšími nástroji, jako je plánování podnikových zdrojů a logistické systémy, a poskytnout tak komplexnější pohled na obchodní operace.

Spolehlivý účetní software by měl vždy splňovat zákonné požadavky regionu nebo země, ve které firma působí. Například společnosti ve Spojeném království potřebují zajistit, aby jejich účetní řešení byla v souladu s MTD a mohla plně usnadnit automatické sledování profesionálních transakcí pro daňové účely. V USA musí být účetní software dostatečně flexibilní, aby dokázal reagovat na neustále se měnící předpisy ve finančním prostoru.

Mnoho z nejběžnějších účetních řešení, která jsou dnes k dispozici, je také přístupných prostřednictvím cloudu, takže uživatelé mohou sledovat finanční transakce pomocí mobilní aplikace připojené k webu.

Jaké jsou běžné typy účetního softwaru?

Jak bylo uvedeno výše, k dispozici jsou různé druhy účetního softwaru, z nichž každý je navržen tak, aby řešil konkrétní finanční potřeby podniků. Účetní a finanční systémy se neustále vyvíjejí, ale obvykle spadají do čtyř různých kategorií. K dispozici jsou zejména komplexní účetní sady, které mohou kombinovat nejlepší vlastnosti z více kategorií. Hlavní kategorie účetního softwaru jsou:

Fakturační a fakturační systémy: Fakturační a fakturační nástroje dokončují základní každodenní finanční úkoly pro společnosti, jako je odesílání faktur a kalkulace účetních sestav. Pomáhají dokumentovat finanční činnost a zajišťují, že je připravena k autorizaci a validaci profesionálním účetním nebo účetním.
Systémy vedení mezd: Společnosti pracující se zaměstnanci často používají systémy pro správu mezd, aby si udržely kontrolu nad pohledávkami a závazky. Tyto nástroje mohou provádět řadu úkolů, od výpočtu mezd a odebírání srážek až po automatické rozdělování prostředků zaměstnanci, vytváření výplatních pásek a daňových formulářů.
Systémy plánování podnikových zdrojů: Jinak známé jako ERP, Systémy plánování podnikových zdrojů kombinují všechny systémy používané pro řízení zásob, plánování produktů, distribuci, účetnictví, nákup materiálu a další na jednom místě. Některá řešení mohou také nabízet moduly pro integraci business intelligence a CRM.
Systémy řízení času a nákladů: Tyto nástroje pomáhají urychlit fakturační cykly a umožňují společnostem zlepšit příslušné výdaje na cestách. Často jsou vysoce přizpůsobitelné a konfigurovatelné tak, aby vyhovovaly potřebám různých obchodních lídrů. Navíc mohou obvykle vytvářet podrobné grafické zprávy o využití času a zdrojů.

Vlastnosti účetního softwaru

Přesné možnosti jakéhokoli účetního softwaru se budou lišit v závislosti na příslušné technologii. V závislosti na hlavních funkcích a cílech těchto nástrojů mohou pomoci optimalizovat podniky a zefektivnit provoz. Mezi základní schopnosti patří:

Účetnictví: Hlavní součástí každého účetního softwarového řešení je schopnost sledovat a počítat účty. Účetní systémy zahrnují řešení pro hlavní knihy, dlouhodobý majetek, odsouhlasení bank, pohledávky a závazky a další.
Fakturace a fakturace: I když existují softwarová řešení speciálně navržená pro účtování a fakturaci, mnoho širších účetních nástrojů nabízí i tyto funkce. Fakturační a fakturační systémy umožňují uživatelům sledovat nákupy, automaticky odesílat faktury a zajistit, aby platby byly prováděny podle harmonogramů.
Rozpočty a prognózy: Nástroje pro rozpočtování a prognózování jsou také často součástí účetních systémů. Vypočítávají a interpretují finanční výkonnost za konkrétní období a pomáhají organizacím stanovit proveditelné cíle růstu.
Správa dlouhodobého majetku: S nástroji pro správu fixních aktiv mohou společnosti efektivně a přesněji spravovat finanční data. Tyto moduly často obsahují funkce, jako je historie auditu, výpočet odpisů, evidence nákladů a nástroje pro alokaci zdrojů.
Vedení mzdové agendy: Mnoho úplných účetních sad často obsahuje vlastní funkce mzdové agendy. Pomocí těchto nástrojů mohou uživatelé bez chyb vypočítat a zpracovat platby zaměstnancům, tisknout šeky a připravovat daňové a právní dokumenty.
Účetnictví projektu: Projektový účetní software je obvykle součástí systémů, které jsou navrženy pro konkrétní odvětví nebo odvětví. Tyto nástroje obvykle používají stavební operátoři a vývojáři softwaru. Mohou pomoci s odhadem a manipulací s režijními náklady a náklady souvisejícími s materiálem, prací a vybavením.
Účetnictví fondu: Tyto funkce jsou obvykle určeny pro neziskové organizace a vládní agentury a mohou sledovat výdaje na dary, správu grantů a další regulační finanční koncepty. Nabízejí také unikátní sadu finančních zpráv.
Řízení zásob: Zatímco k nástrojům pro správu zásob mohou podniky přistupovat samostatně, mohou být také součástí účetního softwaru. Pomáhají společnostem kontrolovat pohyb a dostupnost jejich produktů.
Nástroje pro vytváření přehledů: Mnoho účetních nástrojů přichází s řešeními pro vytváření přizpůsobených sestav pro rozvahy a finanční zdraví. Nástroje jako Netsuite, Freshbooks a Xero všechny mají vlastní vyhrazenou sekci podávání zpráv.

Mnoho účetních řešení může také přijít s doplňky a integracemi, které pomáhají společnostem lépe sledovat důležité detaily. Řešení mohou například zahrnovat nástroje pro zadávání dat, které umožňují vedoucím podnikům sledovat nákupy kreditními kartami provedené zaměstnanci.

Možnosti integrace mohou společnostem dokonce umožnit sladit své účetní nástroje s jejich systémy zpracování plateb nebo nástroji pro sledování zásob.

Reklama ⓘ

Některé nástroje dokážou automaticky vytvářet účetní závěrky a předkládat je správným daňovým skupinám. Existují dokonce řešení pro podvojné daně, jako je QuickBooks Online a Intuit, která umožňují společnostem a účetním spolupracovat v reálném čase.

Jaké jsou výhody účetního softwaru?

Pro většinu společností je největší výhodou účetního softwaru schopnost efektivně a přesně sledovat informace o peněžních tocích. Správné nástroje ukážou vedoucím podnikům, kde mohou snížit náklady a jak si mohou zachovat vysokou úroveň zisku. Jsou také ideální pro automatizaci účetních úloh a procesů souvisejících se správou daní. Mezi hlavní výhody účetního softwaru patří:

Jednoduchost: Správné účetní nástroje pomohou společnostem kontrolovat své finance a sledovat důležité metriky související s obchodním růstem. V mnoha případech mohou majitelé podniků používat tyto systémy bez jakéhokoli školení, aby zajistili, že dokončí základní účetní operace a dodrží právní a regulační normy ve své organizaci.
Úspora nákladů: Mnoho účetních systémů dokáže automatizovat administrativní postupy a výpočty, které pomáhají podnikům porozumět jejich rámci příjmů. Mohou snížit náklady spojené s tiskem dokumentace a poskytnout přehled o oblastech, kde by společnosti mohly být schopny minimalizovat výdaje.
Finanční transparentnost: Dobrý účetní systém může často eliminovat mnoho nákladných a složitých lidských chyb. Počítají částky automaticky, aby se snížilo zatížení zaměstnanců a aby byla dokumentace společnosti pro daňové účely přesná.
Úspora času: Účetní aplikace mohou minimalizovat počet časově náročných procesů, které by společnosti musely dokončit, pokud by své účty spravovaly ručně. Mohou zefektivnit vše od výpočtu daně z obratu až po vytváření sestav. Některá řešení dokonce překračují základní účetní funkce a pomáhají s věcmi, jako je sledování času zaměstnanců.
Prognózy: Hlavní výhodou účetního softwaru je, že může společnostem pomoci předvídat budoucí prodeje a vzorce společnosti. Účetní software může společnostem ukázat, kam investovat více, kde snížit výdaje a jak zachovat nebo zlepšit svůj finanční stav. Pomáhá organizacím efektivně alokovat zdroje.
Produktivita: S řadou automatizovaných nástrojů a řešení může účetní software snížit množství práce, kterou musí zaměstnanci a vedoucí pracovníci vykonat při udržování finančních dokumentů. Tyto systémy mohou shromažďovat, organizovat a analyzovat data jménem společnosti a poskytovat rady, které posilují obchodní výsledky.
Dodržování: Většina účetních systémů je navržena tak, aby zajistila, že společnosti budou moci i nadále dodržovat předpisy svého odvětví a země. Správná řešení vám zajistí efektivní správu daní a mezd. Ukládají také všechny důležité detaily, které společnost potřebuje k udržení transparentního pracovního postupu.
Zabezpečení Jedním z nejdůležitějších aktiv každého podniku jsou jeho finanční informace. Je třeba ji chránit a zabránit tomu, aby se dostala do nesprávných rukou. Účetní software pomáhá udržovat informace v bezpečí a zajišťuje, že společnosti méně pravděpodobně ztratí přehled o tvrdých fyzických dokumentech nebo kopiích dat.

Co by měly společnosti hledat v účetním softwaru?

Účetní software se dodává v řadě různých tvarů a velikostí, které jsou navrženy tak, aby vyhovovaly různým obchodním potřebám. Přesné možnosti, které byste měli ve svém účetním softwaru hledat, budou záviset na vašich obchodních cílech a očekáváních. Existuje však několik klíčových funkcí, z nichž bude mít mnoho organizací prospěch, například:

Integrovaná fakturace: Účetní systémy by obecně měly obsahovat některé základní funkce pro fakturaci a fakturaci. Majitelé firem tak nebudou muset kupovat další software a přenášet data mezi oběma nástroji.
Možnosti přizpůsobení: Protože se konkrétní finanční potřeby podniků mohou lišit, neexistuje žádné univerzální řešení pro účetnictví. Proto je často důležité hledat možnosti přizpůsobení technologie tak, aby vyhovovala konkrétnímu obchodnímu modelu nebo pracovnímu postupu značky.
Snadné použití: Účetní postupy a výpočty mohou být složité. Účetní software je navržen tak, aby podnikům usnadnil proces finančního řízení. Proto se vyplatí hledat technologii, která je jednoduchá a přímočará.
Zabezpečení Účetní software je zodpovědný za ukládání a správu některých nejcitlivějších dat shromážděných podnikem. Z tohoto důvodu je pro každou společnost, která do této technologie investuje, zásadní, aby zajistila správná bezpečnostní opatření.
Konektivita: Dobré účetní řešení by se mělo nejen připojit k bankovním účtům a dalším finančním nástrojům, ale mělo by být schopné integrovat se s technologiemi, které organizace již používá. Některá řešení jsou dokonce dodávána s přístupem API, které firmám pomáhá propojit veškerou jejich technologii v jediném skleněném panelu.
Podpora: Mnoho platforem účetního softwaru nabízí přístup k fantastickým zákaznickým službám a podpoře. To zajišťuje, že obchodní lídři mohou snadno získat pokyny, které potřebují, pokud se něco pokazí s jejich technologií.

Vyplatí se také zamyslet nad cenou účetního softwaru, o jehož koupi uvažujete. Různá řešení od Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks a další vedoucí na trhu mají k dispozici různé cenové struktury.

Často platí, že čím více funkcí potřebujete, tím více budete muset utratit. Vzestup řešení SaaS však znamená, že mnoho majitelů malých podniků má stále přístup k široké škále nástrojů v rámci jejich účetního softwaru pro malé podniky, aniž by museli utrácet jmění.

Budoucnost účetního softwaru

Účetní software ušel za ta léta dlouhou cestu. Jak se společnosti neustále vyvíjejí a jejich finanční procesy jsou stále složitější, potřebují více než jen nástroje schopné sledovat závazky a pohledávky. I malé podniky začínají investovat do účetních nástrojů s přístupem k inovativním řešením pro automatizaci, umělou inteligenci a pokročilou analýzu.

Ačkoli je těžké s jistotou vědět, jak bude účetní prostředí vypadat v budoucnu, zdá se pravděpodobné, že určité trendy převezmou převahu. Například cloudové účetní nástroje, které uživatelům nabízejí přímý přístup k účetním procesům z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu, jsou stále populárnější. Nejlepší účetní software s cloudovými funkcemi také umožňuje společnostem spojit se s jejich vlastními účetními přes web pro daňové účely.

Účetní procesy se pravděpodobně zefektivní s pomocí systémů a nástrojů umělé inteligence, které dokážou sledovat online účetní výkazy v reálném čase, zjišťovat trendy v nákupních objednávkách a dokonce nabízet společnostem přístup k pokynům, jak zlepšit jejich cash flow.

I dnes může moderní účetní platforma pomoci obchodním lídrům v maloobchodě a eCommerce sledovat finanční zdraví své společnosti na první pohled pomocí aplikací pro Android nebo iOS. Správný cloudový účetní software může dokonce usnadnit najímání a správu nezávislých pracovníků a dodavatelů pomocí softwaru pro správu mezd.