Ia mungkin kedengaran seperti soalan yang ganjil, tetapi ia adalah soalan yang ditanya oleh pemilik perniagaan apabila mereka beralih ke dunia keusahawanan. Dalam dunia yang semakin digital hari ini, usahawan sering bergantung pada pelbagai alatan untuk membantu mereka mengurus pelbagai aspek menjalankan perniagaan mereka.
Terdapat penyelesaian perisian untuk segala-galanya daripada pengurusan projek kepada logistik, perkhidmatan pelanggan dan juga kerjasama dalaman. Perisian perakaunan ialah salah satu penyelesaian teras yang dimanfaatkan oleh pemimpin perniagaan, untuk membantu mereka menjejaki keuntungan, mengekalkan aliran tunai dan menangani cukai.
Hari ini, kami akan berkongsi semua yang anda perlu tahu tentang perisian perakaunan, daripada ciri yang mungkin anda temui dalam alatan ini, kepada faedah mempunyai penyelesaian yang betul.
Apa itu Perisian Perakaunan?
Ringkasnya, perisian perakaunan ialah alat digital yang digunakan oleh pemimpin perniagaan dan profesional perakaunan untuk menyelesaikan pelbagai tugas perakaunan dan simpan kira. Sistem ini boleh menyimpan data kewangan perniagaan, menjejaki urus niaga, dan kadangkala menjana invois dan sebut harga.
Pada masa lalu, alat perisian perakaunan selalunya boleh dimuat turun, sistem "luar talian", yang menggunakan algoritma untuk melengkapkan pengiraan bagi pihak pengguna. Walau bagaimanapun, dalam beberapa tahun kebelakangan ini, kerana banyak syarikat telah berpindah ke awan, dan mula memanfaatkan internet, banyak alat perakaunan telah disambungkan ke web. Maklumat disimpan dalam awan, dan dikemas kini hampir dalam masa nyata, terima kasih kepada pautan ke akaun bank pengguna dan sumber kewangan lain.
Terutama, penyelesaian perisian perakaunan boleh merangkumi pelbagai ciri dan fungsi yang berbeza, bergantung pada perkhidmatan dan keperluan perniagaan. Beberapa pilihan yang lebih kecil hanya memasukkan, menyimpan dan menganalisis data secara automatik untuk pengguna. Sistem lain yang lebih maju boleh dibina khas untuk menangani keperluan unik syarikat tertentu.
Banyak sistem perisian perakaunan juga boleh disepadukan dengan alat lain, seperti perancangan sumber perusahaan dan sistem logistik, untuk memberikan pandangan yang lebih komprehensif tentang operasi perniagaan.
Perisian perakaunan yang boleh dipercayai hendaklah sentiasa memenuhi keperluan undang-undang wilayah atau negara tempat perniagaan beroperasi. Sebagai contoh, syarikat di UK perlu memastikan penyelesaian perakaunan mereka mematuhi MTD, dan boleh memudahkan sepenuhnya penjejakan automatik transaksi profesional untuk tujuan cukai. Di AS, perisian perakaunan perlu cukup fleksibel untuk menangani peraturan yang sentiasa berubah dalam ruang kewangan.
Kebanyakan penyelesaian perakaunan yang paling biasa tersedia hari ini juga boleh diakses melalui awan, jadi pengguna boleh memantau transaksi kewangan menggunakan aplikasi mudah alih yang disambungkan ke web.
Apakah Jenis Perisian Perakaunan Biasa?
Seperti yang dinyatakan di atas, terdapat pelbagai jenis perisian perakaunan yang tersedia, setiap satu direka untuk menangani keperluan kewangan khusus untuk perniagaan. Sistem perakaunan dan kewangan sentiasa berkembang, tetapi ia biasanya terbahagi kepada empat kategori berbeza. Terutama, terdapat juga suite perakaunan komprehensif yang tersedia yang boleh menggabungkan ciri-ciri terbaik berbilang kategori. Kategori perisian perakaunan teras ialah:
- Sistem pengebilan dan invois: Alat pengebilan dan invois melengkapkan tugas kewangan asas harian untuk syarikat, seperti menghantar invois dan mengira laporan perakaunan. Mereka membantu untuk mendokumentasikan aktiviti kewangan, dan memastikan ia disediakan untuk kebenaran dan pengesahan oleh pemegang buku atau akauntan profesional.
- Sistem pengurusan gaji: Syarikat yang bekerja dengan pekerja sering menggunakan sistem pengurusan gaji untuk mengekalkan kawalan ke atas akaun belum terima dan belum bayar. Alat ini boleh melaksanakan pelbagai tugas, daripada mengira gaji dan mengeluarkan potongan, kepada mengagihkan dana secara automatik kepada ahli kakitangan, menghasilkan slip gaji dan borang cukai.
- Sistem perancangan sumber perusahaan: Atau dikenali sebagai ERP, Sistem perancangan sumber perusahaan menggabungkan semua sistem yang digunakan untuk pengurusan inventori, perancangan produk, pengedaran, perakaunan, pembelian bahan dan banyak lagi di satu tempat. Sesetengah penyelesaian juga boleh menawarkan modul untuk kecerdasan perniagaan dan penyepaduan CRM.
- Sistem pengurusan masa dan perbelanjaan: Alat ini membantu mempercepatkan kitaran pengebilan dan membolehkan syarikat meningkatkan perbelanjaan yang berkaitan semasa bergerak. Mereka selalunya boleh disesuaikan dan dikonfigurasikan untuk memenuhi keperluan pemimpin perniagaan yang berbeza. Selain itu, mereka biasanya boleh menghasilkan laporan grafik terperinci tentang cara masa dan sumber digunakan.
Ciri-ciri Perisian Perakaunan
Keupayaan tepat mana-mana perisian perakaunan akan berbeza-beza bergantung pada teknologi yang dipersoalkan. Bergantung pada ciri dan objektif utama alat ini, ia boleh membantu mengoptimumkan perniagaan dan menyelaraskan operasi. Beberapa keupayaan teras termasuk:
- Perakaunan: Komponen utama mana-mana penyelesaian perisian perakaunan ialah keupayaan untuk menjejak dan mengira akaun. Sistem perakaunan termasuk penyelesaian untuk lejar am, aset tetap, penyesuaian bank, akaun belum terima dan belum bayar, dan banyak lagi.
- Pengebilan dan invois: Walaupun terdapat penyelesaian perisian yang direka khas untuk pengebilan dan invois, banyak alat perakaunan yang lebih luas menawarkan ciri ini juga. Sistem pengebilan dan invois membolehkan pengguna menjejak pembelian, menghantar invois secara automatik dan memastikan pembayaran dibuat mengikut jadual.
- Belanjawan dan ramalan: Alat belanjawan dan ramalan juga sering digabungkan ke dalam sistem perakaunan. Mereka mengira dan mentafsir prestasi kewangan untuk tempoh tertentu, dan membantu organisasi untuk menetapkan sasaran yang boleh dilaksanakan untuk pertumbuhan.
- Pengurusan aset tetap: Dengan alatan pengurusan aset tetap, syarikat boleh mengurus data kewangan dengan lebih tepat dengan berkesan. Modul ini selalunya termasuk ciri seperti sejarah pengauditan, pengiraan susut nilai, rekod kos dan alatan peruntukan sumber.
- Pengurusan gaji: Banyak suite perakaunan penuh selalunya termasuk ciri gaji mereka sendiri. Dengan alatan ini, pengguna boleh mengira dan memproses pembayaran kepada pekerja, mencetak cek dan menyediakan dokumen cukai dan undang-undang tanpa kesilapan.
- Perakaunan projek: Perisian perakaunan projek biasanya disertakan dalam sistem yang direka bentuk untuk menegak atau industri tertentu. Alat ini biasanya digunakan oleh pengendali pembinaan dan pembangun perisian. Mereka boleh membantu dengan menganggar dan mengendalikan overhed dan kos yang berkaitan dengan bahan, buruh dan peralatan.
- Perakaunan dana: Ciri ini biasanya direka untuk organisasi bukan untung dan agensi kerajaan serta boleh menjejaki perbelanjaan derma, pengurusan geran dan konsep kewangan kawal selia yang lain. Mereka juga menawarkan rangkaian laporan kewangan yang unik.
- Pengurusan inventori: Walaupun alat pengurusan inventori boleh diakses secara berasingan oleh perniagaan, alat tersebut juga boleh disertakan dalam perisian perakaunan. Mereka membantu syarikat mengawal pergerakan dan ketersediaan produk mereka.
- Alat pelaporan: Banyak alat perakaunan datang dengan penyelesaian untuk membuat laporan tersuai untuk kunci kira-kira dan kesihatan kewangan. Alat seperti Netsuite, Freshbooks dan Xero semuanya datang dengan bahagian pelaporan khusus mereka sendiri.
Banyak penyelesaian perakaunan juga boleh disertakan dengan alat tambah dan penyepaduan, yang membantu syarikat menjejak butiran penting dengan lebih baik. Sebagai contoh, penyelesaian boleh termasuk alat kemasukan data yang membolehkan pemimpin perniagaan menjejaki pembelian kad kredit yang dibuat oleh pekerja.
Pilihan penyepaduan malah boleh membenarkan syarikat menyelaraskan alat perakaunan mereka dengan sistem pemprosesan pembayaran atau alat penjejakan inventori mereka.
Sesetengah alatan boleh membuat penyata kewangan secara automatik dan menyerahkannya kepada kumpulan cukai yang betul. Malah terdapat penyelesaian cukai kemasukan dua kali seperti QuickBooks Online dan Intuit yang membolehkan syarikat dan akauntan bekerjasama dalam masa nyata.
Apakah Faedah Perisian Perakaunan?
Bagi kebanyakan syarikat, faedah terbesar perisian perakaunan, adalah keupayaan untuk mengesan maklumat aliran tunai dengan berkesan dan tepat. Alat yang betul akan menunjukkan kepada pemimpin perniagaan tempat mereka boleh mengurangkan kos, dan cara mereka boleh mengekalkan tahap keuntungan yang tinggi. Ia juga sesuai untuk mengautomasikan tugas dan proses simpan kira yang berkaitan dengan pengurusan cukai. Faedah utama perisian perakaunan termasuk:
- Kesederhanaan: Alat perakaunan yang betul akan membantu syarikat mengawal kewangan mereka dan menjejaki metrik penting yang berkaitan dengan pertumbuhan perniagaan. Dalam kebanyakan kes, pemilik perniagaan boleh menggunakan sistem ini tanpa latihan sama sekali, untuk memastikan mereka menyelesaikan operasi perakaunan penting dan mematuhi piawaian undang-undang dan kawal selia dalam organisasi mereka.
- Penjimatan kos: Banyak sistem perakaunan boleh mengautomasikan prosedur dan pengiraan pentadbiran yang membantu perniagaan memahami rangka kerja hasil mereka. Mereka boleh mengurangkan kos yang berkaitan dengan dokumentasi pencetakan dan memberikan pandangan tentang bidang yang syarikat mungkin dapat meminimumkan perbelanjaan.
- Ketelusan kewangan: Sistem perakaunan yang baik selalunya boleh menghapuskan banyak kesilapan manusia yang mahal dan kompleks. Mereka mengira jumlah secara automatik, untuk mengurangkan tekanan pada pekerja, dan memastikan bahawa dokumentasi syarikat adalah tepat untuk tujuan cukai.
- Penjimatan masa: Aplikasi perakaunan boleh meminimumkan bilangan proses yang memakan masa yang perlu diselesaikan oleh syarikat jika mereka menguruskan akaun mereka secara manual. Mereka boleh menyelaraskan segala-galanya daripada mengira cukai jualan kepada membuat laporan. Sesetengah penyelesaian malah melangkaui fungsi perakaunan asas untuk membantu dengan perkara seperti penjejakan masa pekerja.
- Ramalan: Kelebihan teras perisian perakaunan ialah ia boleh membantu syarikat meramalkan jualan dan corak syarikat pada masa hadapan. Perisian perakaunan boleh menunjukkan kepada syarikat tempat untuk melabur lebih banyak, tempat untuk mengurangkan perbelanjaan, dan cara memelihara atau meningkatkan status kewangan mereka. Ia membantu organisasi untuk memperuntukkan sumber dengan berkesan.
- Produktiviti: Dengan pelbagai alat dan penyelesaian automatik, perisian perakaunan boleh mengurangkan jumlah kerja yang perlu dilakukan oleh pekerja dan pemimpin perniagaan untuk mengekalkan dokumen kewangan. Sistem ini boleh mengumpul, menyusun dan menganalisis data bagi pihak syarikat dan memberikan panduan yang mengukuhkan hasil perniagaan.
- Pematuhan: Kebanyakan sistem perakaunan direka untuk memastikan syarikat boleh kekal mematuhi peraturan industri dan negara mereka. Penyelesaian yang betul akan memastikan anda boleh mengurus cukai dan tugas penggajian anda dengan berkesan. Mereka juga menyimpan semua butiran penting yang diperlukan oleh syarikat untuk mengekalkan aliran kerja yang telus.
- Keselamatan: Salah satu aset terpenting bagi mana-mana perniagaan ialah maklumat kewangannya. Ia perlu dilindungi dan dielakkan daripada jatuh ke tangan yang salah. Perisian perakaunan membantu memastikan maklumat selamat dan memastikan syarikat kurang berkemungkinan kehilangan jejak dokumen fizikal keras atau salinan data.
Apa yang Perlu Dicari Syarikat dalam Perisian Perakaunan?
Perisian perakaunan datang dalam pelbagai bentuk dan saiz yang berbeza, direka untuk memenuhi keperluan perniagaan yang berbeza. Keupayaan tepat yang anda patut cari dalam perisian perakaunan anda akan bergantung pada matlamat dan jangkaan perniagaan anda. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa ciri utama yang akan mendapat manfaat daripada banyak organisasi, seperti:
- Invois bersepadu: Sistem perakaunan secara amnya harus merangkumi beberapa fungsi invois dan pengebilan asas. Ini menghalang pemilik perniagaan daripada perlu membeli perisian tambahan dan memindahkan data antara kedua-dua alat.
- Ubahsuaian: Oleh kerana keperluan kewangan khusus perniagaan boleh berbeza-beza, tiada penyelesaian yang sesuai untuk semua perakaunan. Inilah sebabnya mengapa selalunya penting untuk mencari pilihan untuk menyesuaikan teknologi agar sesuai dengan model perniagaan atau aliran kerja khusus jenama.
- Kemudahan penggunaan: Prosedur dan pengiraan perakaunan boleh menjadi rumit. Perisian perakaunan direka untuk memudahkan proses pengurusan kewangan untuk perniagaan. Oleh itu, adalah wajar mencari teknologi yang mudah dan mudah.
- Keselamatan: Perisian perakaunan bertanggungjawab untuk menyimpan dan mengurus beberapa data paling sensitif yang dikumpul oleh perniagaan. Oleh sebab itu, adalah penting bagi mana-mana syarikat yang melabur dalam teknologi ini untuk memastikan langkah keselamatan yang betul dilaksanakan.
- Kesambungan: Penyelesaian perakaunan yang baik bukan sahaja harus disambungkan ke akaun bank dan alat kewangan lain, tetapi ia harus dapat disepadukan dengan teknologi yang telah digunakan oleh organisasi. Sesetengah penyelesaian juga disertakan dengan akses API untuk membantu perniagaan memautkan semua teknologi mereka dalam satu anak tetingkap kaca.
- Sokongan: Banyak platform perisian perakaunan menawarkan akses kepada perkhidmatan dan sokongan pelanggan yang hebat. Ini memastikan pemimpin perniagaan boleh mengakses panduan yang mereka perlukan dengan mudah jika berlaku masalah dengan teknologi mereka.
Anda juga perlu memikirkan tentang harga perisian perakaunan yang anda fikirkan untuk dibeli. Penyelesaian yang berbeza daripada Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks dan peneraju pasaran lain semuanya mempunyai struktur harga berbeza yang tersedia.
Selalunya, lebih banyak ciri yang anda perlukan, lebih banyak yang perlu anda belanjakan. Walau bagaimanapun, peningkatan penyelesaian SaaS bermakna ramai pemilik perniagaan kecil masih boleh mengakses pelbagai alat dalam perisian perakaunan perniagaan kecil mereka, tanpa perlu membelanjakan banyak wang.
Masa Depan Perisian Perakaunan
Perisian perakaunan telah berkembang pesat selama bertahun-tahun. Memandangkan syarikat terus berkembang, dan proses kewangan mereka berkembang lebih kompleks, mereka memerlukan lebih daripada alat yang mampu menjejaki akaun belum bayar dan belum terima. Malah perniagaan kecil mula melabur dalam alat perakaunan dengan akses kepada penyelesaian inovatif untuk automasi, AI dan analitik lanjutan.
Walaupun sukar untuk mengetahui dengan pasti rupa landskap perakaunan pada masa hadapan, nampaknya trend tertentu akan mengambil alih. Sebagai contoh, alat perakaunan awan yang menawarkan akses terus kepada proses perakaunan kepada pengguna daripada mana-mana peranti dengan sambungan internet semakin popular. Perisian perakaunan terbaik dengan fungsi berasaskan awan juga boleh membenarkan syarikat berhubung dengan akauntan mereka sendiri melalui web untuk tujuan cukai.
Proses perakaunan berkemungkinan berkembang dengan lebih diperkemas, dengan bantuan sistem dan alatan AI yang boleh menjejaki laporan perakaunan dalam talian dalam masa nyata, mengesan arah aliran dalam pesanan pembelian, dan juga menawarkan syarikat akses kepada panduan tentang cara meningkatkan aliran tunai mereka.
Malah pada hari ini, platform perakaunan moden boleh membantu pemimpin perniagaan dalam peruncitan dan e-commerce untuk menjejaki kesihatan kewangan syarikat mereka sepintas lalu, menggunakan apl Android atau iOS. Perisian perakaunan awan yang betul malah boleh memudahkan untuk mengupah dan mengurus pekerja bebas dan kontraktor, dengan perisian pengurusan gaji.
