Cela peut sembler une question étrange, mais c'est une question que de nombreux propriétaires d'entreprise se posent lorsqu'ils font la transition vers le monde de l'entrepreneuriat. Dans le monde de plus en plus numérique d'aujourd'hui, les entrepreneurs s'appuient souvent sur une multitude d'outils pour les aider à gérer divers aspects de la gestion de leur entreprise.
Il existe des solutions logicielles pour tout, de gestion de projet SUR mesure à logistique, le service client et même la collaboration interne. Le logiciel de comptabilité est l'une des solutions de base utilisées par les chefs d'entreprise pour les aider à suivre les bénéfices, à maintenir les flux de trésorerie et à gérer les impôts.
Aujourd'hui, nous allons partager tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de comptabilité, des fonctionnalités que vous êtes susceptible de trouver dans ces outils, aux avantages d'avoir la bonne solution.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité?
En termes simples, un logiciel de comptabilité est un outil numérique utilisé par les chefs d'entreprise et les professionnels de la comptabilité pour effectuer diverses tâches de comptabilité et de tenue de livres. Ces systèmes peuvent stocker les données financières d'une entreprise, suivre les transactions et parfois même générer des factures et des devis.
Par le passé, les logiciels de comptabilité étaient souvent des systèmes téléchargeables « hors ligne », qui utilisaient des algorithmes pour effectuer des calculs à la place de l'utilisateur. Cependant, ces dernières années, de nombreuses entreprises ont migré vers le cloud et ont commencé à exploiter Internet. De nombreux outils de comptabilité sont désormais connectés au Web. Les informations sont stockées dans le cloud et mises à jour presque en temps réel, grâce à des liens vers le compte bancaire et d'autres ressources financières de l'utilisateur.
Notamment, les solutions logicielles de comptabilité peuvent inclure différentes caractéristiques et fonctionnalités, selon le service et les besoins de l'entreprise. Certaines options plus petites saisissent, stockent et analysent automatiquement les données pour les utilisateurs. D'autres systèmes plus avancés peuvent être construits sur mesure pour répondre aux besoins uniques de certaines entreprises.
De nombreux systèmes logiciels de comptabilité peuvent également s'intégrer à d'autres outils, tels que les systèmes de planification des ressources d'entreprise et de logistique, pour fournir une vue plus complète des opérations commerciales.
Un logiciel de comptabilité fiable doit toujours répondre aux exigences légales de la région ou du pays dans lequel une entreprise opère. Par exemple, les entreprises au Royaume-Uni doivent s'assurer que leurs solutions comptables sont conformes à la MTD et peuvent pleinement faciliter le suivi automatique des transactions professionnelles à des fins fiscales. Aux États-Unis, les logiciels de comptabilité doivent être suffisamment flexibles pour répondre aux réglementations en constante évolution dans l'espace financier.
La plupart des solutions comptables les plus courantes disponibles aujourd'hui sont également accessibles via le cloud, afin que les utilisateurs puissent surveiller les transactions financières à l'aide d'une application mobile connectée au Web.
Quels sont les types courants de logiciels de comptabilité ?
Comme mentionné ci-dessus, il existe différents types de logiciels de comptabilité, chacun étant conçu pour répondre aux besoins financiers spécifiques des entreprises. Les systèmes comptables et financiers évoluent constamment, mais ils se répartissent généralement en quatre catégories différentes. Notamment, il existe également des suites comptables complètes disponibles qui peuvent combiner les meilleures fonctionnalités de plusieurs catégories. Les principales catégories de logiciels de comptabilité sont :
- Systèmes de facturation et facturation : Les outils de facturation et de facturation complètent les tâches financières quotidiennes de base des entreprises, telles que l'envoi de factures et le calcul de rapports comptables. Ils aident à documenter l'activité financière et s'assurent qu'elle est préparée pour autorisation et validation par un comptable ou un comptable professionnel.
- Systèmes de gestion de la paie : Les entreprises qui travaillent avec des employés utilisent souvent des systèmes de gestion de la paie pour garder le contrôle sur les comptes débiteurs et créditeurs. Ces outils peuvent effectuer une gamme de tâches, du calcul des salaires et de la suppression des retenues, à la distribution automatique des fonds à un membre du personnel, en passant par la production de fiches de paie et de formulaires fiscaux.
- Systèmes de planification des ressources d'entreprise : Autrement connu sous le nom d'ERP, Les systèmes de planification des ressources d'entreprise combinent tous les systèmes utilisés pour la gestion des stocks, la planification des produits, la distribution, la comptabilité, l'achat de matériel et plus encore en un seul endroit. Certaines solutions peuvent également proposer des modules d'intégration de business intelligence et de CRM.
- Systèmes de gestion du temps et des dépenses : Ces outils contribuent à accélérer les cycles de facturation et permettent aux entreprises d'améliorer les dépenses pertinentes en déplacement. Ils sont souvent hautement personnalisables et configurables pour répondre aux besoins des différents chefs d'entreprise. De plus, ils peuvent généralement produire des rapports graphiques détaillés sur la façon dont le temps et les ressources sont utilisés.
Les fonctionnalités d'un logiciel de comptabilité
Les capacités exactes de tout logiciel de comptabilité varient en fonction de la technologie en question. Selon les principales caractéristiques et objectifs de ces outils, ils peuvent contribuer à optimiser les entreprises et à rationaliser les opérations. Certaines des fonctionnalités de base incluent :
- Comptabilité: Le composant principal de toute solution logicielle de comptabilité est la capacité de suivre et de calculer les comptes. Les systèmes comptables incluent des solutions pour les grands livres généraux, les immobilisations, le rapprochement bancaire, les comptes débiteurs et créditeurs, etc.
- Facturation et facturation : Bien qu'il existe des solutions logicielles spécialement conçues pour la facturation et la facturation, de nombreux outils de comptabilité plus larges offrent également ces fonctionnalités. Les systèmes de facturation permettent aux utilisateurs de suivre les achats, d'envoyer des factures automatiquement et de s'assurer que les paiements sont effectués conformément aux échéanciers.
- Budgétisation et prévision : Les outils de budgétisation et de prévision sont également souvent intégrés aux systèmes comptables. Ils calculent et interprètent les performances financières pour une période spécifique et aident les organisations à fixer des objectifs de croissance réalisables.
- Gestion des immobilisations : Grâce aux outils de gestion des immobilisations, les entreprises peuvent gérer efficacement les données financières avec plus de précision. Ces modules incluent souvent des fonctionnalités telles que l'historique d'audit, le calcul de l'amortissement, les enregistrements de coûts et les outils d'allocation des ressources.
- Gestion de la paie : De nombreuses suites comptables complètes incluent souvent leurs propres fonctionnalités de paie. Grâce à ces outils, les utilisateurs peuvent calculer et traiter les paiements aux employés, imprimer des chèques et préparer des documents fiscaux et juridiques sans erreur.
- Comptabilité du projet : Les logiciels de comptabilité de projet sont généralement inclus dans des systèmes conçus pour des secteurs ou des industries spécifiques. Ces outils sont généralement utilisés par les opérateurs de construction et les développeurs de logiciels. Ils peuvent aider à estimer et à gérer les frais généraux et les coûts liés aux matériaux, à la main-d'œuvre et à l'équipement.
- Comptabilité de fonds : Ces fonctionnalités sont généralement conçues pour les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales, et peuvent suivre les dépenses liées aux dons, la gestion des subventions et d'autres concepts financiers réglementaires. Ils offrent également une suite unique de rapports financiers.
- Gestion de l'inventaire: Bien que les outils de gestion des stocks soient accessibles séparément par les entreprises, ils peuvent également être intégrés dans un logiciel de comptabilité. Ils aident les entreprises à contrôler le mouvement et la disponibilité de leurs produits.
- Outils de reporting: De nombreux outils comptables sont accompagnés de solutions permettant de créer des rapports personnalisés pour les bilans et la santé financière. Des outils comme Netsuite, Freshbooks et Xero viennent tous avec leur propre section de rapport dédiée.
De nombreuses solutions comptables peuvent également être fournies avec des modules complémentaires et des intégrations, qui aident les entreprises à mieux suivre les détails importants. Par exemple, les solutions peuvent inclure des outils de saisie de données qui permettent aux chefs d'entreprise de suivre les achats par carte de crédit effectués par les employés.
Les options d'intégration peuvent même permettre aux entreprises d'aligner leurs outils de comptabilité avec leurs systèmes de traitement des paiements ou leurs outils de suivi des stocks.
Certains outils peuvent créer automatiquement des états financiers et les soumettre aux bons groupes fiscaux. Il existe même des solutions fiscales à double entrée comme QuickBooks Online et Intuit qui permettent aux entreprises et aux comptables de travailler ensemble en temps réel.
Quels sont les avantages d'un logiciel comptable ?
Pour la plupart des entreprises, le principal avantage d'un logiciel de comptabilité est la possibilité de suivre les informations sur les flux de trésorerie de manière efficace et précise. Les bons outils montreront aux chefs d'entreprise où ils peuvent réduire les coûts et comment ils peuvent préserver un niveau de profit élevé. Ils sont également idéaux pour automatiser les tâches de comptabilité et les processus liés à la gestion fiscale. Les principaux avantages d'un logiciel de comptabilité sont les suivants :
- Simplicité: Les bons outils comptables aideront les entreprises à contrôler leurs finances et à suivre les mesures importantes liées à la croissance de l'entreprise. Dans de nombreux cas, les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser ces systèmes sans aucune formation, pour s'assurer qu'ils effectuent les opérations comptables essentielles et se conforment aux normes légales et réglementaires de leur organisation.
- Économies de coûts: De nombreux systèmes comptables peuvent automatiser les procédures administratives et les calculs qui aident les entreprises à comprendre leur cadre de revenus. Ils peuvent réduire les coûts associés à l'impression de la documentation et fournir des informations sur les domaines dans lesquels les entreprises pourraient être en mesure de minimiser les dépenses.
- Transparence financière : Un bon système comptable peut souvent éliminer de nombreuses erreurs humaines coûteuses et complexes. Ils calculent automatiquement les sommes, pour réduire la pression sur les employés et s'assurer que la documentation d'une entreprise est précise à des fins fiscales.
- Un gain de temps: Les applications de comptabilité peuvent minimiser le nombre de processus chronophages que les entreprises devraient accomplir si elles géraient leurs comptes manuellement. Ils peuvent tout rationaliser, du calcul de la taxe de vente à la création de rapports. Certaines solutions vont même au-delà des fonctions comptables de base pour aider à des choses comme le suivi du temps des employés.
- Prévision: L'un des principaux avantages d'un logiciel de comptabilité est qu'il peut aider les entreprises à prévoir les ventes et les tendances futures de l'entreprise. Les logiciels de comptabilité peuvent montrer aux entreprises où investir davantage, où réduire leurs dépenses et comment préserver ou améliorer leur situation financière. Il aide les organisations à allouer efficacement les ressources.
- Productivité: Avec une gamme d'outils et de solutions automatisés, les logiciels de comptabilité peuvent réduire la quantité de travail que les employés et les chefs d'entreprise doivent effectuer pour conserver les documents financiers. Ces systèmes peuvent collecter, organiser et analyser des données pour le compte d'une entreprise et fournir des conseils qui renforcent les résultats de l'entreprise.
- Conformité : La plupart des systèmes comptables sont conçus pour garantir que les entreprises peuvent rester conformes aux réglementations de leur secteur et de leur pays. Les bonnes solutions vous permettront de gérer efficacement vos impôts et vos tâches de paie. Ils stockent également tous les détails importants dont une entreprise a besoin pour maintenir un flux de travail transparent.
- Sécurité : L'un des actifs les plus importants de toute entreprise est son information financière. Il faut la protéger et éviter qu'elle ne tombe entre de mauvaises mains. Un logiciel de comptabilité permet de sécuriser les informations et de réduire le risque pour les entreprises de perdre la trace de documents physiques ou de copies de données.
Que doivent rechercher les entreprises dans un logiciel de comptabilité ?
Les logiciels de comptabilité se présentent sous différentes formes et tailles, conçus pour répondre aux différents besoins de l'entreprise. Les fonctionnalités exactes que vous devriez rechercher dans votre logiciel de comptabilité dépendront de vos objectifs et de vos attentes. Cependant, il existe quelques fonctionnalités clés dont de nombreuses organisations bénéficieront, telles que :
- Facturation intégrée : Les systèmes comptables doivent généralement inclure certaines fonctionnalités de facturation et de facturation de base. Cela évite aux propriétaires d'entreprise d'avoir à acheter des logiciels supplémentaires et à transférer des données entre les deux outils.
- Personnalisation: Étant donné que les besoins financiers spécifiques des entreprises peuvent varier, il n'existe pas de solution unique pour la comptabilité. C'est pourquoi il est souvent important de rechercher des options pour personnaliser la technologie en fonction du modèle commercial ou du flux de travail spécifique d'une marque.
- Facilité d'utilisation: Les procédures et les calculs comptables peuvent être complexes. Les logiciels de comptabilité sont conçus pour faciliter le processus de gestion financière des entreprises. En tant que tel, il vaut la peine de rechercher une technologie simple et directe.
- Sécurité : Un logiciel de comptabilité est responsable du stockage et de la gestion de certaines des données les plus sensibles collectées par une entreprise. Pour cette raison, il est essentiel pour toute entreprise investissant dans cette technologie de s'assurer que les bonnes mesures de sécurité sont en place.
- Connectivité: Non seulement une bonne solution comptable doit se connecter aux comptes bancaires et à d'autres outils financiers, mais elle doit également pouvoir s'intégrer aux technologies qu'une organisation utilise déjà. Certaines solutions sont même livrées avec un accès API pour aider les entreprises à relier toute leur technologie dans une seule fenêtre.
- Technique: De nombreuses plates-formes logicielles de comptabilité offrent un accès à un service client et à une assistance fantastiques. Cela garantit que les chefs d'entreprise peuvent facilement accéder aux conseils dont ils ont besoin en cas de problème avec leur technologie.
Il convient également de penser au prix du logiciel de comptabilité que vous envisagez d'acheter. Différentes solutions de Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks et d'autres leaders du marché ont tous des structures de prix différentes.
Souvent, plus vous avez besoin de fonctionnalités, plus vous devrez dépenser. Cependant, l'essor des solutions SaaS signifie que de nombreux propriétaires de petites entreprises peuvent toujours accéder à un large éventail d'outils dans leur logiciel de comptabilité pour petites entreprises, sans avoir à dépenser une fortune.
L'avenir des logiciels de comptabilité
Les logiciels de comptabilité ont parcouru un long chemin au fil des ans. Alors que les entreprises continuent d'évoluer et que leurs processus financiers deviennent de plus en plus complexes, elles ont besoin de plus que de simples outils capables de suivre les comptes créditeurs et débiteurs. Même les petites entreprises commencent à investir dans des outils de comptabilité avec accès à des solutions innovantes d'automatisation, d'IA et d'analyses avancées.
Bien qu'il soit difficile de savoir avec certitude à quoi ressemblera le paysage comptable à l'avenir, il semble probable que certaines tendances prendront le dessus. Par exemple, les outils de comptabilité cloud qui offrent un accès direct aux processus comptables aux utilisateurs depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet sont de plus en plus populaires. Le meilleur logiciel de comptabilité avec des fonctionnalités basées sur le cloud peut également permettre aux entreprises de se connecter avec leurs propres comptables sur le Web à des fins fiscales.
Les processus comptables sont susceptibles de devenir plus rationalisés, à l'aide de systèmes et d'outils d'IA qui peuvent suivre les rapports comptables en ligne en temps réel, repérer les tendances des bons de commande et même offrir aux entreprises un accès à des conseils sur la façon d'améliorer leur trésorerie.
Aujourd'hui encore, une plate-forme comptable moderne peut aider les chefs d'entreprise du commerce de détail et e-commerce de suivre en un coup d'œil la santé financière de leur entreprise, à l'aide d'applications Android ou iOS. Le bon logiciel de comptabilité cloud peut même faciliter l'embauche et la gestion des indépendants et des sous-traitants, avec un logiciel de gestion de la paie.
