Réponse rapide: Les outils de gestion de projet sont des solutions logicielles ou un ensemble de systèmes logiciels conçus pour assister les équipes impliquées dans un projet. Ils aident les individus et les équipes à planifier des projets, à suivre les résultats de certaines tâches et à gérer efficacement les flux de travail, afin d'obtenir les meilleurs résultats de chaque effort commercial.
Aujourd'hui, nous allons définir ce que sont les outils de gestion de projet, comment ils fonctionnent et pourquoi ils deviennent de plus en plus précieux pour les marques d'aujourd'hui.
Que sont les outils de gestion de projet ?
La « gestion de projet » est le terme utilisé pour désigner les processus et les compétences que les entreprises utilisent pour réaliser ces tâches et atteindre des objectifs spécifiques. Les outils de gestion de projet peuvent simplifier et optimiser le processus de gestion de projet, en aidant à aligner les équipes, à suivre les progrès et à attribuer des éléments spécifiques de la liste des tâches à accomplir à différentes personnes.
Dans la plupart des entreprises, les projets peuvent avoir tous les détails associés aux ressources, au temps, aux objectifs et aux fonds pré-cartographiés et définis, mais ils ne sont toujours pas bien organisés. En fait, s'assurer que les projets fonctionnent sans accroc peut être extrêmement difficile, en particulier dans un environnement où les employés sont répartis dans différents environnements, en raison du travail à distance et hybride.
Les outils et systèmes de gestion de projet sont là pour vous permettre de mettre en œuvre efficacement le bon plan étape par étape pour mener à bien votre projet. Ils augmentent vos chances non seulement d'atteindre vos objectifs, mais aussi de terminer votre projet à temps, dans le cadre de votre budget prévu.
Les outils de gestion de projet indiquent aux membres de l'équipe quand et comment démarrer le projet, ce qu'il faut faire ensuite et comment mesurer les résultats d'un projet au fil du temps. Certaines solutions logicielles dans ce paysage sont accessibles gratuitement, tandis que d'autres ont un prix premium.
Quelles sont les fonctionnalités des outils de gestion de projet ?
Les outils de gestion de projet peuvent varier en taille et en portée. Certains sont livrés avec des outils de base pour la gestion des tâches, afin que vous puissiez planifier et suivre vos éléments de travail au fil du temps. D'autres sont dotés de fonctionnalités plus avancées telles que le suivi des problèmes, l'automatisation des tâches et le suivi du temps. Certaines des fonctionnalités les plus courantes des outils de gestion de projet incluent :
- Outils d'estimation de projet : Pour garantir la réussite d'un projet, il est important que les entreprises se fixent des objectifs et planifient les résultats potentiels de la tâche. Les outils d'estimation de projet peuvent aider à estimer les contraintes et les résultats du projet via les prévisions budgétaires, l'EVM et les lignes de base.
- Outils de planification : Les systèmes de gestion de projet sont souvent accompagnés d'outils de planification tels que des systèmes de création de documents et des feuilles de calcul permettant aux utilisateurs de partager des idées sur un projet. Ces outils de planification sont généralement associés à des outils de gestion de documents, dans lesquels les entreprises peuvent stocker des bibliothèques d'informations liées au projet.
- Gestion budgétaire: La plupart des projets ont un budget pré-affecté et diverses prévisions financières qui y sont liées. Un outil de gestion de projet peut aider les entreprises à suivre les dépenses, les factures et les coûts réels associés à la réalisation de résultats spécifiques.
- Affectation des ressources : Réussir un projet signifie souvent s'assurer que les bonnes tâches et les bons éléments de la liste de tâches sont attribués aux bonnes personnes. Les outils d'allocation des ressources peuvent aider à s'assurer que les chefs d'entreprise délèguent correctement les tâches, selon des délais spécifiques. Ils peuvent également fournir des informations sur les employés susceptibles d'être submergés par trop de travail.
- Outils de collaboration: Particulièrement à l'ère actuelle du travail à distance et hybride, il est important de s'assurer que toutes les parties prenantes clés du projet peuvent rester sur la même longueur d'onde. Les outils de gestion de projet sont souvent dotés de fonctionnalités de collaboration virtuelle pour la messagerie instantanée, les réunions sur le Web, les vidéoconférences, etc.
- Gestion de la qualité: Certains outils de gestion de projet sont livrés avec des solutions de gestion de la qualité, qui aident à collecter des informations et des mesures sur un projet. Les capacités de suivi et de résolution des problèmes sont essentielles pour garantir que les problèmes ne finissent pas par perturber le flux de travail ou par causer des problèmes avec les budgets et les délais.
- Administration du projet : Les outils d'administration de projet peuvent inclure des fonctionnalités pour l'intégration des membres du personnel, le suivi du temps à des fins de facturation, etc. Certaines options d'administration de projet sont fournies avec des calendriers et des tableaux pour suivre plusieurs projets simultanément.
- Reporting: La majorité des outils de gestion de projet seront accompagnés d'outils de reporting et d'analyse pour aider les entreprises à garder le doigt sur le pouls de l'organisation. Vous pouvez générer des rapports sur l'engagement, les progrès et les résultats commerciaux des employés.
À quoi ressemblent les outils de gestion de projet courants ?
Étant donné que les entreprises abordent et gèrent les projets de différentes manières, les outils de gestion de projet peuvent se présenter sous différents formats. Il n'existe pas de solution universelle, mais certaines options particulièrement populaires méritent d'être prises en compte. Voici quelques-uns des outils de gestion de projet les plus couramment utilisés et mis en œuvre :
Les diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont l'un des outils de gestion de projet les plus couramment référencés et les plus populaires. Essentiellement, ces graphiques aident les utilisateurs à visualiser la chronologie de leur projet et la façon dont différentes tâches seront attribuées à des membres spécifiques du personnel dans l'ensemble de la main-d'œuvre.
Les diagrammes de Gantt sont souvent considérés comme extrêmement utiles pour suivre le calendrier que votre projet doit suivre. Vous pouvez utiliser ces graphiques pour surveiller les écarts par rapport à vos plans de projet et les problèmes pouvant entraîner des retards. Les diagrammes de Gantt ont été introduits en 1917 et sont depuis devenus un standard de l'industrie.
Structure de répartition du travail
La structure de répartition du travail, ou « WBS », a été introduite par le ministère de la Défense des États-Unis en 1962. Aujourd'hui, elle est toujours l'un des outils essentiels utilisés pour toute stratégie de planification de projet. Essentiellement, une structure de répartition du travail fournit un moyen de décomposer les différentes étapes nécessaires pour atteindre l'objectif de votre projet.
Avec une WBS, les entreprises créent une cartographie de bout en bout des tâches à traiter avant de pouvoir atteindre « l’objectif final » du projet. Dans la plupart des cas, les organisations commencent avec une idée claire de leur « objectif final », divisé en étapes qui peuvent ensuite être divisées en tâches et sous-tâches.
Une fois que vous avez une idée claire de toutes les tâches liées à votre projet, vous serez en mesure de déterminer où les ressources doivent être distribuées et combien de temps cela peut prendre pour atteindre vos objectifs.
La ligne de base du projet
Un autre outil commun pour la gestion de projet est la « base de référence du projet ». Il s'agit essentiellement d'un outil graphique pour représenter les valeurs de votre projet, en comparant la norme que vous avez définie pour votre projet, aux résultats de vos efforts.
Une ligne de base de projet englobe différentes sous-bases de référence, y compris la ligne de base du calendrier, du coût et de la portée. Au début d'un projet, les entreprises fixent des « lignes de base » cibles pour ce qu'elles s'attendent à réaliser, quand elles veulent y parvenir et combien le projet va coûter. La comparaison de vos résultats à ces lignes de base garantit que vous faites les bons progrès.
Les bases de référence du projet peuvent également être utiles pour réduire la « dérive de la portée » en veillant à ce que vous ne laissiez pas un travail non planifié perturber le flux de vos objectifs.
Autres outils de gestion de projet
En dehors des options mentionnées ci-dessus, d'autres outils de gestion de projet peuvent inclure :
- Activités collaboratives de team building : Les activités de team building peuvent être un outil important de gestion de projet, car elles contribuent à augmenter la productivité et l'efficacité des employés. Les entreprises peuvent mettre en place des stratégies de gamification et des concours pour engager leurs employés, ainsi que des réunions et des rencontres collaboratives de groupe.
- Plans de gestion des communications : Les plans de gestion de la communication sont des outils du processus de gestion de projet qui garantissent que toutes les personnes impliquées dans l'avancement d'un projet sont tenues au courant et travaillent constamment vers les mêmes objectifs. Les plans de communication décrivent la fréquence à laquelle les parties prenantes se réuniront pour discuter du projet et où la communication pourrait avoir lieu.
- Outils de gestion des tâches : Les outils de gestion des tâches sont essentiellement des environnements logiciels tout-en-un dans lesquels les entreprises peuvent planifier les tâches qu'elles doivent accomplir tout au long d'un projet. Ces tâches peuvent être organisées en chronologies et en « tableaux Kanban » en fonction de leur niveau d'achèvement, de leur urgence et d'autres facteurs.
Quels sont les avantages des outils de gestion de projet ?
Comme mentionné ci-dessus, la plupart des projets d'entreprise sont complexes, multiformes et chronophages. Pour que les entreprises atteignent les bons objectifs avec leurs projets, elles ne peuvent pas simplement espérer que tout le monde reste sur la même longueur d'onde et que les choses soient faites dans les délais.
Outils de gestion de projet transformer les objectifs et les attentes d'un projet en une série de tâches faciles à suivre, complétées par des conseils sur la façon de communiquer, de se connecter et d'interagir. En fin de compte, le plus grand avantage des outils de gestion de projet est qu'ils maintiennent les gens alignés et organisés. Certains des avantages auxquels les utilisateurs peuvent s'attendre lorsqu'ils adoptent des outils de gestion de projet incluent :
- Meilleure gestion du temps: Les outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt peuvent aider les entreprises à avoir une meilleure idée de la façon de planifier leurs projets pour s'assurer qu'elles ne manquent pas d'échéances importantes. Il est également possible d'utiliser ces tableaux pour tenir compte des retards sur le lieu de travail.
- Gestion du périmètre: Des outils comme WBS aident à l'idéation et sont extrêmement importants pour la planification de projet. Ils peuvent donner aux entreprises un meilleur aperçu de la portée de leur projet et aider à définir des éléments tels que le coût, le calendrier et les heures de travail.
- Contrôle budgétaire : les coûts de référence et les outils de suivi peuvent vous aider à vous assurer que votre budget ne dépasse pas le contrôle. Avec les bons outils de gestion de projet, vous pouvez améliorer vos chances de mener à bien votre projet sans trop dépenser.
- Collaboration améliorée: Les outils de gestion de projet avec des fonctionnalités de communication et de collaboration intégrées aident à garder les parties prenantes d'une équipe connectées. Ceci est essentiel pour s'assurer que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, même en travaillant à distance.
- Le contrôle du projet: Avec les outils de gestion de projet, il est plus facile de savoir quels employés sont responsables de quelles étapes ou tâches d'un projet. Cela peut aider à s'assurer que tout le monde travaille sur les bonnes tâches au bon moment.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet?
Les solutions logicielles de gestion de projet sont des kits d'outils de gestion de projet, tels que des diagrammes de Gantt et des outils de gestion des tâches, regroupés dans un seul environnement. Il existe différentes formes de logiciels de gestion de projet, chacune ayant ses propres forces et faiblesses à prendre en compte.
Voici quelques-unes des options les plus populaires disponibles aujourd'hui :
Trello
Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne à la pointe de la technologie équipé d'outils de collaboration, de tableaux Kanban, de listes et de cartes, conçu pour aider chacun à suivre sa liste de tâches. La solution légère et simple permet d'attribuer facilement des projets à différents membres du personnel et de garder les chefs d'entreprise en phase avec les performances de l'équipe.
Bien que Trello ne dispose pas de certaines des fonctionnalités de création de rapports et de suivi de projet les plus avancées de certains des autres logiciels de gestion de projet disponibles aujourd'hui, il reste un excellent choix pour les débutants. Le plan de base est gratuit et les plans premium sont également livrés avec une gamme de fonctionnalités supplémentaires, telles que l'automatisation et l'intégration.
Asana
Un autre excellent outil de gestion de projet agile, Asana est idéal pour organiser les tâches et les équipes. La solution est livrée avec des fonctionnalités d'automatisation, une collaboration en temps réel, des modèles et des tableaux de bord personnalisés. L'interface utilisateur attrayante permet à chaque membre de l'équipe de suivre plus facilement ses progrès. De plus, il existe des animations intuitives pour l'engagement.
Asana est un outil hautement personnalisable, avec une multitude d'intégrations avec des logiciels de pointe tels que Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office et OneDrive. Le plus gros inconvénient du service est que le grand nombre de fonctionnalités peut prendre un certain temps pour s'y habituer.
Projets MS
Si vous vous occupez déjà de choses comme la gestion des ressources et la collaboration via les actifs Microsoft, il est logique de tirer également parti de MS Projects. Cet outil de planification de projet aide les équipes à suivre les progrès avec des tableaux de tâches visuels et des fonctionnalités interactives. Vous pouvez décomposer des projets complexes en workflows Scum, Kanban et personnalisés.
Cette application de gestion de projet est facile à utiliser, même pour les petites équipes ayant des connaissances limitées en technologie ou en développement de logiciels. Il existe même des didacticiels et des forums en ligne pour vous aider à apprendre à utiliser les outils, les listes de tâches et les notifications de l'équipe de projet.
Wrike
L'un des outils de collaboration d'équipe les plus populaires pour la gestion du travail, Wrike est un écosystème utile où les entreprises peuvent suivre le temps et les projets. Le système hautement configurable est livré avec un accès aux feuilles de temps, aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt interactifs avec une fonctionnalité de glisser-déposer. Les utilisateurs ont même la possibilité de personnaliser leurs tableaux de bord.
L'outil de gestion de projet agile est basé sur le cloud et simple. Vous aurez accès à des fonctionnalités telles que des listes de tâches, des sous-tâches, des calendriers et des flux de travail partagés. Il existe également des éléments de communication et de collaboration en temps réel, ainsi que des rapports détaillés. Vous pouvez définir des dates d'échéance pour les approbations et mettre toute votre équipe sur la bonne voie grâce à une base de ressources remplie de documents cruciaux.
Zoho Projets
Autre outil populaire de gestion de projets, Zoho Projects aide les entreprises à suivre les tâches, à travailler ensemble sur les efforts d'équipe et à créer des diagrammes de Gantt. Il existe des options pour suivre les heures facturables et l'avancement du projet. Zoho propose également aux entreprises une suite de fonctionnalités de communication dans leurs outils PM, afin que vous puissiez rester en contact avec les travailleurs hybrides et distants.
Zoho est un outil SaaS fantastique, mais il présente certaines limites pour les grandes équipes. Cet outil est particulièrement adapté pour rationaliser les petits sprints et suivre les performances des projets dans les petites entreprises. L'espace de travail est également idéal pour permettre aux employés de suivre les tâches individuelles, et il existe un plan gratuit pour les débutants.
Comment choisir le bon outil de gestion de projet ?
Choisir le meilleur logiciel de gestion de projet et la meilleure stratégie de gestion de projet peut être compliqué. Il n'y a pas de stratégie unique ici. Au lieu de cela, les entreprises doivent réfléchir à la manière dont elles peuvent rendre un projet simple aussi rationalisé que possible pour leur équipe spécifique.
Les applications et logiciels de gestion de projet peuvent vous aider dans tous les domaines, de la vérification des tâches du projet aux flux de travail complexes, à condition qu'ils offrent un accès aux fonctionnalités clés appropriées. Lorsque vous faites votre choix, assurez-vous de prendre en compte des éléments tels que :
- Fonctionnalités clés : la solution correspond-elle à votre méthodologie de gestion de projet avec des diagrammes de Gantt, un suivi du temps et même sa propre application mobile pour les utilisateurs iOS et Android ?
- Nombre d'utilisateurs : combien de personnes la solution de gestion de projet peut-elle prendre en charge ? Est-il adapté aux grandes et petites entreprises ?
- Intégrations : le système s'intègre-t-il à tous les outils existants utilisés par votre équipe, afin qu'ils puissent exceller dans le respect des délais ?
- Structure tarifaire : les plans tarifaires proposés soutiennent-ils votre plan d'affaires ? Le coût vaut-il les avantages du travail d'équipe et les avantages de l'agilité ?
- Facilité d'utilisation : les meilleurs outils de gestion de projet doivent non seulement traiter vos dépendances et vos jalons commerciaux, mais également offrir la simplicité aux utilisateurs.
