Dit klink dalk na 'n vreemde vraag, maar dit is een wat baie sake-eienaars vra wanneer hulle na die wêreld van entrepreneurskap oorskakel. In vandag se toenemend digitale wêreld maak entrepreneurs dikwels staat op 'n menigte instrumente om hulle te help om verskeie aspekte van die bestuur van hul besigheid te bestuur.
Daar is sagteware oplossings vir alles van projek bestuur om logistiek, kliëntediens, en selfs interne samewerking. Rekeningkundige sagteware is een van die kernoplossings wat deur sakeleiers aangewend word om hulle te help om winste op te spoor, kontantvloei te handhaaf en belasting te hanteer.
Vandag gaan ons alles deel wat jy moet weet oor rekeningkundige sagteware, van die kenmerke wat jy waarskynlik in hierdie instrumente sal vind, tot die voordele van die regte oplossing.
Wat is rekeningkundige sagteware?
Eenvoudig gestel, rekeningkundige sagteware is 'n digitale hulpmiddel wat deur sakeleiers en rekeningkundiges gebruik word om verskeie rekeningkundige en boekhoutake te voltooi. Hierdie stelsels kan die finansiële data van 'n besigheid stoor, transaksies opspoor en soms selfs fakture en kwotasies genereer.
In die verlede was rekeningkundige sagteware-instrumente dikwels aflaaibare, "vanlyn" stelsels, wat algoritmes gebruik het om berekeninge namens 'n gebruiker te voltooi. In onlangse jare, aangesien baie maatskappye in die wolk inbeweeg het en die internet begin benut het, het baie rekeningkundige gereedskap egter aan die web gekoppel geraak. Informatioon word in die wolk gestoor, en amper intyds opgedateer, danksy skakels na 'n gebruiker se bankrekening en ander finansiële hulpbronne.
Veral rekeningkundige sagteware-oplossings kan verskeie verskillende kenmerke en funksionaliteite insluit, afhangende van die diens en die behoeftes van die besigheid. Sommige kleiner opsies voer eenvoudig outomaties data vir gebruikers in, stoor en ontleed dit. Ander, meer gevorderde stelsels kan op maat gebou word om die unieke behoeftes van sekere maatskappye aan te spreek.
Baie rekeningkundige sagteware stelsels kan ook integreer met ander hulpmiddels, soos ondernemingshulpbronbeplanning en logistieke stelsels, om 'n meer omvattende oorsig van sakebedrywighede te verskaf.
Betroubare rekeningkundige sagteware moet altyd voldoen aan die wetlike vereistes van die streek of land waarin 'n besigheid bedrywig is. Maatskappye in die VK moet byvoorbeeld verseker dat hul rekeningkundige oplossings aan MTD voldoen, en kan die outomatiese opsporing van professionele transaksies vir belastingdoeleindes ten volle fasiliteer. In die VSA moet rekeningkundige sagteware buigsaam genoeg wees om voortdurend veranderende regulasies in die finansiële ruimte aan te spreek.
Baie van die mees algemene rekeningkundige oplossings wat vandag beskikbaar is, is ook toeganklik deur die wolk, sodat gebruikers finansiële transaksies kan monitor met 'n mobiele toepassing wat aan die web gekoppel is.
Wat is die algemene tipes rekeningkundige sagteware?
Soos hierbo genoem, is daar verskillende soorte rekeningkundige sagteware beskikbaar, elkeen ontwerp om spesifieke finansiële behoeftes vir besighede aan te spreek. Rekeningkundige en finansiële stelsels ontwikkel voortdurend, maar hulle val gewoonlik in vier verskillende kategorieë. Daar is veral ook omvattende rekeningkundige suites beskikbaar wat die beste kenmerke van verskeie kategorieë kan kombineer. Die kern rekeningkundige sagteware kategorieë is:
- Fakturering- en faktuurstelsels: Fakturering en fakturering gereedskap voltooi basiese daaglikse finansiële take vir maatskappye, soos die stuur van fakture, en die berekening van rekeningkundige verslae. Hulle help om finansiële aktiwiteit te dokumenteer, en verseker dat dit voorberei is vir magtiging en validering deur 'n professionele boekhouer of rekenmeester.
- Betaalstaatbestuurstelsels: Maatskappye wat met werknemers werk, gebruik dikwels betaalstaatbestuurstelsels om beheer oor rekeninge ontvangbaar en betaalbaar te behou. Hierdie instrumente kan 'n reeks take verrig, van die berekening van salarisse en die verwydering van aftrekkings, tot die outomatiese verspreiding van fondse aan 'n personeellid, die vervaardiging van betaalstrokies en belastingvorms.
- Ondernemingshulpbronbeplanningstelsels: anderwise bekend as ERP's, Ondernemingshulpbronbeplanningstelsels kombineer al die stelsels wat gebruik word vir voorraadbestuur, produkbeplanning, verspreiding, rekeningkunde, materiaalaankope en meer op een plek. Sommige oplossings kan ook modules bied vir besigheidsintelligensie en CRM-integrasies.
- Tyd- en uitgawebestuurstelsels: Hierdie instrumente help om faktuursiklusse te versnel en stel maatskappye in staat om relevante uitgawes aan die beweeg te verbeter. Hulle is dikwels hoogs aanpasbaar en konfigureerbaar om aan die behoeftes van verskillende sakeleiers te voldoen. Boonop kan hulle gewoonlik gedetailleerde grafiese verslae produseer oor hoe tyd en hulpbronne gebruik word.
Die kenmerke van rekeningkundige sagteware
Die presiese vermoëns van enige rekeningkundige sagteware sal wissel na gelang van die betrokke tegnologie. Afhangende van die hoofkenmerke en doelwitte van hierdie instrumente, kan dit help om besighede te optimaliseer en bedrywighede te stroomlyn. Sommige van die kernvermoëns sluit in:
- Rekeningkunde: Die hoofkomponent van enige rekeningkundige sagteware-oplossing is die vermoë om rekeninge op te spoor en te bereken. Rekeningkundige stelsels sluit in oplossings vir algemene grootboeke, vaste bates, bankrekonsiliasie, rekeninge ontvangbaar en betaalbaar, en meer.
- Fakturering en fakturering: Alhoewel daar sagteware-oplossings is wat spesiaal ontwerp is vir fakturering en fakturering, bied baie breër rekeningkundige instrumente ook hierdie kenmerke. Fakturering- en faktureringstelsels stel gebruikers in staat om aankope na te spoor, fakture outomaties te stuur en seker te maak dat betalings volgens skedules gemaak word.
- Begroting en vooruitskatting: Begrotings- en vooruitskattingsinstrumente word ook gereeld in rekeningkundige stelsels gebundel. Hulle bereken en interpreteer finansiële prestasie vir 'n spesifieke tydperk, en help organisasies om haalbare teikens vir groei te stel.
- Vastebatebestuur: Met vastebatebestuurnutsmiddels kan maatskappye finansiële data meer akkuraat bestuur. Hierdie modules bevat dikwels kenmerke soos ouditgeskiedenis, waardeverminderingsberekening, kosterekords en hulpbrontoewysingsnutsgoed.
- Betaalstaatbestuur: Baie volledige rekeningkundige suites bevat dikwels hul eie betaalstaatkenmerke. Met hierdie hulpmiddels kan gebruikers betalings aan werknemers bereken en verwerk, tjeks druk en belasting- en regsdokumente sonder foute voorberei.
- Projekrekeningkunde: Projek rekeningkundige sagteware is gewoonlik ingesluit in stelsels wat ontwerp is vir spesifieke vertikale of nywerhede. Hierdie instrumente word tipies deur konstruksie-operateurs en sagteware-ontwikkelaars gebruik. Hulle kan help met die skatting en hantering van bokoste en koste wat verband hou met materiaal, arbeid en toerusting.
- Fondsrekeningkunde: Hierdie kenmerke is tipies ontwerp vir nie-winsgewende organisasies en regeringsagentskappe, en kan skenkingsuitgawes, toelaebestuur en ander regulatoriese finansiële konsepte opspoor. Hulle bied ook 'n unieke reeks finansiële verslae.
- Voorraadbestuur: Terwyl voorraadbestuurnutsmiddels afsonderlik deur besighede verkry kan word, kan dit ook saamgevoeg word in rekeningkundige sagteware. Hulle help maatskappye om die beweging en beskikbaarheid van hul produkte te beheer.
- Gereedskap vir verslagdoening: Baie rekeningkundige instrumente kom met oplossings vir die skep van pasgemaakte verslae vir balansstate en finansiële gesondheid. Gereedskap soos Netsuite, Freshbooks en Xero almal kom met hul eie toegewyde verslagdoeningsafdeling.
Baie rekeningkundige oplossings kan ook met byvoegings en integrasies kom, wat maatskappye help om belangrike besonderhede beter op te spoor. Oplossings kan byvoorbeeld data-invoerhulpmiddels insluit wat sakeleiers in staat stel om kredietkaartaankope wat deur werknemers gemaak word, op te spoor.
Integrasie-opsies kan selfs maatskappye toelaat om hul rekeningkundige gereedskap in lyn te bring met hul betalingsverwerkingstelsels of voorraadopsporingsinstrumente.
Sommige instrumente kan outomaties finansiële state skep en dit by die korrekte belastinggroepe indien. Daar is selfs dubbelinskrywingsbelastingoplossings soos QuickBooks Online en Intuit wat maatskappye en rekenmeesters in staat stel om intyds saam te werk.
Wat is die voordele van rekeningkundige sagteware?
Vir die meeste maatskappye is die grootste voordeel van rekeningkundige sagteware die vermoë om kontantvloei in te spoorformatioon effektief en akkuraat. Die regte gereedskap sal sakeleiers wys waar hulle koste kan besnoei, en hoe hulle 'n hoë vlak van wins kan behou. Hulle is ook ideaal vir die outomatisering van boekhoutake en prosesse wat met belastingbestuur verband hou. Sleutelvoordele van rekeningkundige sagteware sluit in:
- eenvoud: Die regte rekeningkundige gereedskap sal maatskappye help om hul finansies te beheer en belangrike maatstawwe wat verband hou met besigheidsgroei na te spoor. In baie gevalle kan sake-eienaars hierdie stelsels gebruik sonder enige opleiding om te verseker dat hulle noodsaaklike rekeningkundige bedrywighede voltooi en aan wetlike en regulatoriese standaarde in hul organisasie voldoen.
- Kostebesparing: Baie rekeningkundige stelsels kan administratiewe prosedures en berekeninge outomatiseer wat besighede help om hul inkomsteraamwerk te verstaan. Hulle kan die koste verbonde aan die druk van dokumentasie verminder en insig gee in gebiede waar maatskappye moontlik uitgawes kan verminder.
- Finansiële deursigtigheid: 'n Goeie rekeningkundige stelsel kan dikwels baie duur en komplekse menslike foute uitskakel. Hulle bereken somme outomaties, om die spanning op werknemers te verminder, en verseker dat 'n maatskappy se dokumentasie presies is vir belastingdoeleindes.
- Tydsbesparend: Rekeningkundige toepassings kan die aantal tydrowende prosesse wat maatskappye sal moet voltooi as hulle hul rekeninge met die hand bestuur, verminder. Hulle kan alles stroomlyn van die berekening van verkoopsbelasting tot die skep van verslae. Sommige oplossings gaan selfs verder as basiese rekeningkundige funksies om te help met dinge soos werknemers se tyd dop.
- Voorspelling: ’n Kernvoordeel van rekeningkundige sagteware is dat dit maatskappye kan help om toekomstige maatskappyverkope en patrone te voorspel. Rekeningkundige sagteware kan maatskappye wys waar om meer te belê, waar om uitgawes te sny en hoe om hul finansiële status te bewaar of te verbeter. Dit help organisasies om hulpbronne doeltreffend toe te wys.
- Produktiwiteit: Met 'n reeks outomatiese gereedskap en oplossings kan rekeningkundige sagteware die hoeveelheid werk wat werknemers en sakeleiers moet doen om finansiële dokumente in stand te hou, verminder. Hierdie stelsels kan data namens 'n maatskappy insamel, organiseer en ontleed, en leiding gee wat besigheidsresultate versterk.
- nakoming: Die meeste rekeningkundige stelsels is ontwerp om te verseker dat maatskappye aan die regulasies van hul bedryf en land kan voldoen. Die regte oplossings sal verseker dat jy jou belasting en betaalstaattake effektief kan bestuur. Hulle stoor ook al die belangrike besonderhede wat 'n onderneming nodig het om 'n deursigtige werkvloei te handhaaf.
- Sekuriteit: Een van die belangrikste bates van enige besigheid is sy finansiële informatioon. Dit moet beskerm word en voorkom word om in die verkeerde hande te val. Rekeningkundige sagteware help om in te blyformation veilig, en verseker dat maatskappye minder geneig is om tred te verloor met harde fisiese dokumente of kopieë van data.
Waarna moet maatskappye soek in rekeningkundige sagteware?
Rekeningkundige sagteware kom in 'n reeks verskillende vorms en groottes voor, wat ontwerp is om aan verskillende besigheidsbehoeftes te voldoen. Die presiese vermoëns waarna u in u rekeningkundige sagteware moet soek, sal afhang van u besigheidsdoelwitte en -verwagtinge. Daar is egter 'n paar sleutelkenmerke waarby baie organisasies sal baat, soos:
- Geïntegreerde fakturering: Rekeningkundige stelsels moet oor die algemeen 'n paar basiese fakturering- en faktuurfunksies insluit. Dit verhoed dat sake-eienaars bykomende sagteware hoef te koop en data tussen beide instrumente oor te dra.
- Aanpassing: Omdat die spesifieke finansiële behoeftes van besighede kan verskil, is daar geen een-grootte-pas-almal oplossing vir rekeningkunde nie. Dit is hoekom dit dikwels belangrik is om opsies te soek om die tegnologie aan te pas om by 'n handelsmerk se spesifieke sakemodel of werkvloei te pas.
- Gemak van gebruik: Rekeningkundige prosedures en berekeninge kan kompleks wees. Rekeningkundige sagteware is ontwerp om die proses van finansiële bestuur vir besighede makliker te maak. As sodanig is dit die moeite werd om te soek na tegnologie wat eenvoudig en reguit is.
- Sekuriteit: Rekeningkundige sagteware is verantwoordelik vir die stoor en bestuur van sommige van die mees sensitiewe data wat deur 'n besigheid ingesamel word. As gevolg hiervan is dit noodsaaklik vir enige maatskappy wat in hierdie tegnologie belê om te verseker dat die regte veiligheidsmaatreëls in plek is.
- Connection: Nie net moet 'n goeie rekeningkundige oplossing aan bankrekeninge en ander finansiële instrumente koppel nie, maar dit moet in staat wees om te integreer met die tegnologieë wat 'n organisasie reeds gebruik. Sommige oplossings kom selfs met API-toegang om besighede te help om al hul tegnologie in 'n enkele ruit te koppel.
- Ondersteuning: Baie rekeningkundige sagteware platforms bied toegang tot fantastiese kliëntediens en ondersteuning. Dit verseker dat sakeleiers maklik toegang tot die leiding kan kry wat hulle nodig het as iets verkeerd loop met hul tegnologie.
Dit is ook die moeite werd om na te dink oor die prys van die rekeningkundige sagteware wat jy oorweeg om te koop. Verskillende oplossings van Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks en ander markleiers het almal verskillende prysstrukture beskikbaar.
Dikwels, hoe meer funksies jy nodig het, hoe meer sal jy moet spandeer. Die opkoms van SaaS-oplossings beteken egter dat baie kleinsake-eienaars steeds toegang tot 'n wye reeks instrumente binne hul rekeningkundige sagteware vir kleinsakeondernemings het, sonder om 'n fortuin te spandeer.
Die toekoms van rekeningkundige sagteware
Rekeningkundige sagteware het 'n lang pad gekom oor die jare. Soos maatskappye voortgaan om te ontwikkel, en hul finansiële prosesse meer kompleks word, benodig hulle meer as net gereedskap wat in staat is om rekeninge betaalbaar en ontvangbaar op te spoor. Selfs klein besighede begin belê in rekeningkundige gereedskap met toegang tot innoverende oplossings vir outomatisering, KI en gevorderde analise.
Alhoewel dit moeilik is om met sekerheid te weet hoe die rekeningkundige landskap in die toekoms gaan lyk, lyk dit waarskynlik dat sekere neigings sal oorneem. Wolkrekeningkundige nutsmiddels wat byvoorbeeld direkte toegang tot rekeningkundige prosesse aan gebruikers bied vanaf enige toestel met 'n internetverbinding, word meer gewild. Die beste rekeningkundige sagteware met wolkgebaseerde funksionaliteit kan maatskappye ook in staat stel om met hul eie rekenmeesters oor die web te skakel vir belastingdoeleindes.
Rekeningkundige prosesse sal waarskynlik meer vaartbelyn groei, met behulp van KI-stelsels en nutsmiddels wat aanlyn rekeningkundige verslae intyds kan opspoor, tendense in aankoopbestellings kan raaksien en selfs maatskappye toegang bied tot leiding oor hoe om hul kontantvloei te verbeter.
Selfs vandag kan 'n moderne rekeningkundige platform sakeleiers in kleinhandel en ecommerce om die finansiële gesondheid van hul maatskappy in 'n oogopslag op te spoor deur Android- of iOS-toepassings te gebruik. Die regte wolkrekeningkundige sagteware kan dit selfs makliker maak om vryskutters en kontrakteurs aan te stel en te bestuur, met sagteware vir betaalstaatbestuur.
