Pode soar como uma pergunta estranha, mas é uma pergunta que muitos empresários fazem quando estão fazendo a transição para o mundo do empreendedorismo. No mundo cada vez mais digital de hoje, os empreendedores geralmente contam com uma infinidade de ferramentas para ajudá-los a gerenciar vários aspectos da administração de seus negócios.
Existem soluções de software para tudo, desde gerenciamento de projetos para logística, atendimento ao cliente e até colaboração interna. O software de contabilidade é uma das principais soluções utilizadas pelos líderes empresariais para ajudá-los a rastrear lucros, manter o fluxo de caixa e lidar com impostos.
Hoje, vamos compartilhar tudo o que você precisa saber sobre software de contabilidade, desde os recursos que provavelmente encontrará nessas ferramentas até os benefícios de ter a solução certa.
O que é software de contabilidade?
Simplificando, o software de contabilidade é uma ferramenta digital usada por líderes empresariais e profissionais de contabilidade para concluir várias tarefas contábeis e contábeis. Esses sistemas podem armazenar os dados financeiros de uma empresa, rastrear transações e, às vezes, até gerar faturas e cotações.
No passado, as ferramentas de software de contabilidade eram frequentemente sistemas “offline” para download, que usavam algoritmos para concluir cálculos em nome do usuário. No entanto, nos últimos anos, à medida que muitas empresas migraram para a nuvem e começaram a aproveitar a internet, muitas ferramentas de contabilidade se conectaram à web. As informações são armazenadas na nuvem e atualizadas quase em tempo real, graças aos links para a conta bancária do usuário e outros recursos financeiros.
Notavelmente, as soluções de software de contabilidade podem incluir vários recursos e funcionalidades diferentes, dependendo do serviço e das necessidades do negócio. Algumas opções menores simplesmente inserem, armazenam e analisam dados automaticamente para os usuários. Outros sistemas mais avançados podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de determinadas empresas.
Muitos sistemas de software de contabilidade também podem se integrar a outras ferramentas, como planejamento de recursos empresariais e sistemas de logística, para fornecer uma visão mais abrangente das operações de negócios.
Um software de contabilidade confiável deve sempre atender aos requisitos legais da região ou país em que a empresa opera. Por exemplo, as empresas no Reino Unido precisam garantir que suas soluções de contabilidade sejam compatíveis com MTD e possam facilitar totalmente o rastreamento automático de transações profissionais para fins fiscais. Nos EUA, o software de contabilidade precisa ser flexível o suficiente para atender às regulamentações em constante mudança no espaço financeiro.
Muitas das soluções de contabilidade mais comuns disponíveis hoje também podem ser acessadas por meio da nuvem, para que os usuários possam monitorar as transações financeiras usando um aplicativo móvel conectado à web.
Quais são os tipos comuns de software de contabilidade?
Conforme mencionado acima, existem diferentes tipos de software de contabilidade disponíveis, cada um projetado para atender às necessidades financeiras específicas das empresas. Os sistemas de contabilidade e finanças estão em constante evolução, mas geralmente se enquadram em quatro categorias diferentes. Notavelmente, também existem suítes de contabilidade abrangentes disponíveis que podem combinar os melhores recursos de várias categorias. As principais categorias de software de contabilidade são:
- Sistemas de facturação e facturação: As ferramentas de cobrança e faturamento completam as tarefas financeiras básicas do dia a dia das empresas, como o envio de faturas e o cálculo de relatórios contábeis. Eles ajudam a documentar a atividade financeira e garantem que ela seja preparada para autorização e validação por um contador ou contador profissional.
- Sistemas de gestão de folha de pagamento: As empresas que trabalham com funcionários geralmente usam sistemas de gerenciamento de folha de pagamento para manter o controle sobre as contas a receber e a pagar. Essas ferramentas podem executar uma variedade de tarefas, desde o cálculo de salários e remoção de deduções até a distribuição automática de fundos para um membro da equipe, produzindo contracheques e formulários de impostos.
- Sistemas de planejamento de recursos empresariais: Também conhecidos como ERPs, Os sistemas de planejamento de recursos empresariais combinam todos os sistemas usados para gerenciamento de estoque, planejamento de produtos, distribuição, contabilidade, compra de materiais e muito mais em um só lugar. Algumas soluções também podem oferecer módulos para integração de inteligência de negócios e CRM.
- Sistemas de gerenciamento de tempo e despesas: Essas ferramentas ajudam a acelerar os ciclos de faturamento e permitem que as empresas melhorem as despesas relevantes em movimento. Eles geralmente são altamente personalizáveis e configuráveis para atender às necessidades de diferentes líderes de negócios. Além disso, eles geralmente podem produzir relatórios gráficos detalhados sobre como o tempo e os recursos são usados.
Os recursos do software de contabilidade
Os recursos exatos de qualquer software de contabilidade variam dependendo da tecnologia em questão. Dependendo das principais características e objetivos dessas ferramentas, elas podem ajudar a otimizar os negócios e agilizar as operações. Alguns dos principais recursos incluem:
- Contabilidade: O principal componente de qualquer solução de software de contabilidade é a capacidade de rastrear e calcular contas. Os sistemas de contabilidade incluem soluções para contabilidade geral, ativos fixos, reconciliação bancária, contas a receber e a pagar e muito mais.
- Cobrança e Faturamento: Embora existam soluções de software especialmente projetadas para cobrança e faturamento, muitas ferramentas de contabilidade mais amplas também oferecem esses recursos. Os sistemas de cobrança e faturamento permitem que os usuários rastreiem as compras, enviem faturas automaticamente e garantam que os pagamentos sejam feitos de acordo com os cronogramas.
- Orçamento e previsão: As ferramentas de orçamento e previsão também são frequentemente agrupadas em sistemas de contabilidade. Eles calculam e interpretam o desempenho financeiro de um período específico e ajudam as organizações a definir metas viáveis de crescimento.
- Gerenciamento de ativos fixos: Com ferramentas de gerenciamento de ativos fixos, as empresas podem gerenciar dados financeiros de forma eficaz e com mais precisão. Esses módulos geralmente incluem recursos como histórico de auditoria, cálculo de depreciação, registros de custos e ferramentas de alocação de recursos.
- Gestão de folha de pagamento: Muitas suítes de contabilidade completa geralmente incluem seus próprios recursos de folha de pagamento. Com essas ferramentas, os usuários podem calcular e processar pagamentos a funcionários, imprimir cheques e preparar documentos fiscais e legais sem erros.
- Contabilidade do projeto: O software de contabilidade de projetos geralmente é incluído em sistemas projetados para verticais ou setores específicos. Essas ferramentas são normalmente usadas por operadores de construção e desenvolvedores de software. Eles podem ajudar a estimar e lidar com despesas gerais e custos relacionados a materiais, mão de obra e equipamentos.
- Contabilidade do fundo: Esses recursos geralmente são projetados para organizações sem fins lucrativos e agências governamentais e podem rastrear despesas de doação, gerenciamento de concessões e outros conceitos financeiros regulatórios. Eles também oferecem um conjunto exclusivo de relatórios financeiros.
- Gestão de inventário: Embora as ferramentas de gerenciamento de inventário possam ser acessadas separadamente pelas empresas, elas também podem ser agrupadas em software de contabilidade. Eles ajudam as empresas a controlar o movimento e a disponibilidade de seus produtos.
- Ferramentas de relatórios: Muitas ferramentas contábeis vêm com soluções para criar relatórios personalizados para balanços e saúde financeira. Ferramentas como Netsuite, Freshbooks e Xero todos vêm com sua própria seção de relatórios dedicada.
Muitas soluções de contabilidade também podem vir com complementos e integrações, que ajudam as empresas a rastrear melhor detalhes importantes. Por exemplo, as soluções podem incluir ferramentas de entrada de dados que permitem que os líderes empresariais rastreiem as compras com cartão de crédito feitas pelos funcionários.
As opções de integração podem até permitir que as empresas alinhem suas ferramentas de contabilidade com seus sistemas de processamento de pagamentos ou ferramentas de rastreamento de estoque.
Algumas ferramentas podem criar demonstrativos financeiros automaticamente e enviá-los aos grupos de impostos corretos. Existem até soluções fiscais de dupla entrada, como QuickBooks Online e Intuit, que permitem que empresas e contadores trabalhem juntos em tempo real.
Quais são os benefícios do software de contabilidade?
Para a maioria das empresas, o maior benefício do software de contabilidade é a capacidade de rastrear informações de fluxo de caixa de forma eficaz e precisa. As ferramentas certas mostrarão aos líderes empresariais onde eles podem cortar custos e como podem preservar um alto nível de lucro. Elas também são ideais para automatizar tarefas e processos de contabilidade relacionados à gestão tributária. Os principais benefícios do software de contabilidade incluem:
- Simplicidade: As ferramentas contábeis certas ajudarão as empresas a controlar suas finanças e acompanhar métricas importantes relacionadas ao crescimento dos negócios. Em muitos casos, os proprietários de empresas podem usar esses sistemas sem nenhum treinamento, para garantir que concluam as operações contábeis essenciais e cumpram os padrões legais e regulamentares em sua organização.
- Poupança de custos: Muitos sistemas de contabilidade podem automatizar procedimentos e cálculos administrativos que ajudam as empresas a entender sua estrutura de receita. Eles podem reduzir os custos associados à impressão de documentação e fornecer informações sobre áreas em que as empresas podem minimizar as despesas.
- Transparência financeira: Um bom sistema de contabilidade muitas vezes pode eliminar muitos erros humanos caros e complexos. Eles calculam somas automaticamente, para reduzir a pressão sobre os funcionários e garantir que a documentação de uma empresa seja precisa para fins fiscais.
- Economia de tempo: Os aplicativos de contabilidade podem minimizar o número de processos demorados que as empresas precisariam concluir se estivessem gerenciando suas contas manualmente. Eles podem simplificar tudo, desde o cálculo do imposto sobre vendas até a criação de relatórios. Algumas soluções vão além das funções básicas de contabilidade para ajudar em coisas como controle de horas dos funcionários.
- Previsão: Uma vantagem central do software de contabilidade é que ele pode ajudar as empresas a prever vendas e padrões futuros da empresa. O software de contabilidade pode mostrar às empresas onde investir mais, onde cortar despesas e como preservar ou melhorar sua situação financeira. Ele ajuda as organizações a alocar recursos de forma eficaz.
- Produtividade: Com uma variedade de ferramentas e soluções automatizadas, o software de contabilidade pode reduzir a quantidade de trabalho que os funcionários e líderes de negócios precisam fazer para manter documentos financeiros. Esses sistemas podem coletar, organizar e analisar dados em nome de uma empresa e fornecer orientações que fortalecem os resultados dos negócios.
- Conformidade: A maioria dos sistemas de contabilidade é projetada para garantir que as empresas permaneçam em conformidade com os regulamentos de seu setor e país. As soluções certas garantirão que você possa gerenciar seus impostos e tarefas de folha de pagamento com eficiência. Eles também armazenam todos os detalhes importantes que uma empresa precisa para manter um fluxo de trabalho transparente.
- Segurança: Um dos ativos mais importantes de qualquer negócio são suas informações financeiras. Elas precisam ser protegidas e impedidas de cair em mãos erradas. O software de contabilidade ajuda a manter as informações seguras e garante que as empresas tenham menos probabilidade de perder o controle de documentos físicos ou cópias de dados.
O que as empresas devem procurar no software de contabilidade?
O software de contabilidade vem em uma variedade de formas e tamanhos diferentes, projetados para atender às diferentes necessidades de negócios. Os recursos exatos que você deve procurar em seu software de contabilidade dependerão de suas metas e expectativas de negócios. No entanto, existem alguns recursos principais dos quais muitas organizações se beneficiarão, como:
- Faturamento integrado: Os sistemas de contabilidade geralmente devem incluir algumas funcionalidades básicas de faturamento e faturamento. Isso evita que os proprietários de negócios tenham que comprar software adicional e transferir dados entre as duas ferramentas.
- Personalização: Como as necessidades financeiras específicas das empresas podem variar, não existe uma solução única para contabilidade. É por isso que muitas vezes é importante procurar opções para personalizar a tecnologia de acordo com o modelo de negócios ou fluxo de trabalho específico de uma marca.
- Facilidade de uso: Os procedimentos e cálculos contábeis podem ser complexos. O software de contabilidade foi desenvolvido para facilitar o processo de gestão financeira das empresas. Assim, vale a pena buscar uma tecnologia simples e direta.
- Segurança: O software de contabilidade é responsável por armazenar e gerenciar alguns dos dados mais confidenciais coletados por uma empresa. Por isso, é essencial para qualquer empresa que investe nessa tecnologia garantir que as medidas de segurança corretas sejam implementadas.
- Conectividade: Uma boa solução de contabilidade não deve apenas se conectar a contas bancárias e outras ferramentas financeiras, mas também deve ser capaz de se integrar às tecnologias que uma organização já está usando. Algumas soluções até vêm com acesso à API para ajudar as empresas a vincular toda a sua tecnologia em um único painel de vidro.
- Apoio: Muitas plataformas de software de contabilidade oferecem acesso a um fantástico atendimento e suporte ao cliente. Isso garante que os líderes de negócios possam acessar facilmente a orientação de que precisam se algo der errado com sua tecnologia.
Também vale a pena pensar no preço do software de contabilidade que você está pensando em comprar. Diferentes soluções de Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks e outros líderes de mercado têm diferentes estruturas de preços disponíveis.
Freqüentemente, quanto mais recursos você precisar, mais precisará gastar. No entanto, a ascensão das soluções SaaS significa que muitos proprietários de pequenas empresas ainda podem acessar uma ampla gama de ferramentas em seu software de contabilidade para pequenas empresas, sem ter que gastar uma fortuna.
O futuro do software de contabilidade
O software de contabilidade percorreu um longo caminho ao longo dos anos. À medida que as empresas continuam a evoluir e seus processos financeiros se tornam mais complexos, elas precisam de mais do que apenas ferramentas capazes de rastrear contas a pagar e a receber. Mesmo as pequenas empresas estão começando a investir em ferramentas de contabilidade com acesso a soluções inovadoras para automação, IA e análises avançadas.
Embora seja difícil saber com certeza como será o cenário contábil no futuro, parece provável que certas tendências prevalecerão. Por exemplo, as ferramentas de contabilidade em nuvem que oferecem acesso direto aos processos de contabilidade para usuários de qualquer dispositivo com conexão à Internet estão se tornando mais populares. O melhor software de contabilidade com funcionalidade baseada em nuvem também pode permitir que as empresas se conectem com seus próprios contadores pela web para fins fiscais.
Os processos contábeis provavelmente se tornarão mais simplificados, com a ajuda de sistemas e ferramentas de IA que podem rastrear relatórios contábeis on-line em tempo real, detectar tendências em pedidos de compra e até oferecer às empresas acesso a orientações sobre como melhorar seu fluxo de caixa.
Ainda hoje, uma plataforma de contabilidade moderna pode ajudar os líderes de negócios no varejo e Loja virtual para acompanhar rapidamente a saúde financeira de sua empresa, usando aplicativos para Android ou iOS. O software de contabilidade em nuvem certo pode até facilitar a contratação e o gerenciamento de freelancers e contratados, com software de gerenciamento de folha de pagamento.
