Nghe có vẻ như một câu hỏi kỳ quặc, nhưng đó là câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp hỏi khi họ chuyển sang thế giới kinh doanh. Trong thế giới ngày càng kỹ thuật số ngày nay, các doanh nhân thường dựa vào vô số công cụ để giúp họ quản lý các khía cạnh khác nhau trong việc điều hành doanh nghiệp của mình.
Có giải pháp phần mềm cho mọi thứ từ quản lý dự án đến hậu cần, dịch vụ khách hàng và thậm chí cả hợp tác nội bộ. Phần mềm kế toán là một trong những giải pháp cốt lõi được các lãnh đạo doanh nghiệp tận dụng, giúp họ theo dõi lợi nhuận, duy trì dòng tiền và giải quyết các vấn đề về thuế.
Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ mọi thứ bạn cần biết về phần mềm kế toán, từ những tính năng bạn có thể tìm thấy trong những công cụ này cho đến lợi ích của việc có giải pháp phù hợp.
Phần mềm kế toán là gì?
Nói một cách đơn giản, phần mềm kế toán là một công cụ kỹ thuật số được các lãnh đạo doanh nghiệp và chuyên gia kế toán sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ kế toán và ghi sổ khác nhau. Các hệ thống này có thể lưu trữ dữ liệu tài chính của doanh nghiệp, theo dõi các giao dịch và đôi khi còn tạo ra hóa đơn và báo giá.
Trước đây, các công cụ phần mềm kế toán thường là các hệ thống "ngoại tuyến" có thể tải xuống, sử dụng các thuật toán để hoàn thành các phép tính thay mặt cho người dùng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, khi nhiều công ty chuyển sang đám mây và bắt đầu tận dụng internet, nhiều công cụ kế toán đã được kết nối với web. Thông tin được lưu trữ trên đám mây và được cập nhật gần như theo thời gian thực, nhờ các liên kết đến tài khoản ngân hàng của người dùng và các nguồn tài chính khác.
Đáng chú ý, giải pháp phần mềm kế toán có thể bao gồm nhiều tính năng và chức năng khác nhau, tùy thuộc vào dịch vụ và nhu cầu của doanh nghiệp. Một số tùy chọn nhỏ hơn chỉ đơn giản là tự động nhập, lưu trữ và phân tích dữ liệu cho người dùng. Các hệ thống khác, tiên tiến hơn có thể được xây dựng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của một số công ty nhất định.
Nhiều hệ thống phần mềm kế toán cũng có thể tích hợp với các công cụ khác, chẳng hạn như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hậu cần, để cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh.
Phần mềm kế toán đáng tin cậy phải luôn đáp ứng các yêu cầu pháp lý của khu vực hoặc quốc gia nơi doanh nghiệp hoạt động. Ví dụ: các công ty ở Vương quốc Anh cần đảm bảo các giải pháp kế toán của họ tuân thủ MTD và hoàn toàn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tự động các giao dịch nghiệp vụ vì mục đích thuế. Ở Mỹ, phần mềm kế toán cần phải đủ linh hoạt để đáp ứng các quy định luôn thay đổi trong lĩnh vực tài chính.
Nhiều giải pháp kế toán phổ biến nhất hiện nay cũng có thể truy cập được thông qua đám mây, vì vậy người dùng có thể giám sát các giao dịch tài chính bằng ứng dụng di động được kết nối với web.
Các loại phần mềm kế toán phổ biến là gì?
Như đã đề cập ở trên, có nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau, mỗi loại được thiết kế để giải quyết các nhu cầu tài chính cụ thể cho doanh nghiệp. Hệ thống tài chính và kế toán không ngừng phát triển nhưng chúng thường được chia thành bốn loại khác nhau. Đáng chú ý, còn có các bộ phần mềm kế toán toàn diện có thể kết hợp các tính năng tốt nhất của nhiều danh mục. Các loại phần mềm kế toán cốt lõi là:
- Hệ thống thanh toán và lập hóa đơn: Công cụ thanh toán và lập hóa đơn hoàn thành các nhiệm vụ tài chính cơ bản hàng ngày cho các công ty, chẳng hạn như gửi hóa đơn và tính toán báo cáo kế toán. Chúng giúp ghi lại hoạt động tài chính và đảm bảo hoạt động đó được chuẩn bị sẵn sàng để được nhân viên kế toán hoặc kế toán viên chuyên nghiệp ủy quyền và xác nhận.
- Hệ thống quản lý tiền lương: Các công ty làm việc với nhân viên thường sử dụng hệ thống quản lý tiền lương để duy trì quyền kiểm soát các khoản phải thu và phải trả. Những công cụ này có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ, từ tính lương và loại bỏ các khoản khấu trừ, đến tự động phân bổ vốn cho nhân viên, tạo phiếu lương và biểu mẫu thuế.
- Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp: Còn được gọi là ERP, Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp kết hợp tất cả các hệ thống được sử dụng để quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch sản phẩm, phân phối, kế toán, mua nguyên liệu, v.v. ở một nơi. Một số giải pháp cũng có thể cung cấp các mô-đun để tích hợp kinh doanh thông minh và CRM.
- Hệ thống quản lý thời gian và chi phí: Những công cụ này giúp đẩy nhanh chu kỳ thanh toán và cho phép các công ty cải thiện các chi phí liên quan khi đang di chuyển. Chúng thường có khả năng tùy chỉnh và cấu hình cao để phù hợp với nhu cầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác nhau. Ngoài ra, họ thường có thể tạo các báo cáo đồ họa chi tiết về cách sử dụng thời gian và nguồn lực.
Các tính năng của phần mềm kế toán
Khả năng chính xác của bất kỳ phần mềm kế toán nào sẽ khác nhau tùy thuộc vào công nghệ được đề cập. Tùy thuộc vào các tính năng và mục tiêu chính của các công cụ này, chúng có thể giúp tối ưu hóa doanh nghiệp và hợp lý hóa hoạt động. Một số khả năng cốt lõi bao gồm:
- Kế toán: Thành phần chính của bất kỳ giải pháp phần mềm kế toán nào là khả năng theo dõi và tính toán tài khoản. Hệ thống kế toán bao gồm các giải pháp về sổ cái chung, tài sản cố định, đối chiếu ngân hàng, tài khoản phải thu và phải trả, v.v.
- Thanh toán và lập hóa đơn: Mặc dù có các giải pháp phần mềm được thiết kế đặc biệt để lập hóa đơn và lập hóa đơn, nhưng nhiều công cụ kế toán rộng hơn cũng cung cấp các tính năng này. Hệ thống thanh toán và lập hóa đơn cho phép người dùng theo dõi việc mua hàng, gửi hóa đơn tự động và đảm bảo thanh toán được thực hiện theo lịch trình.
- Lập ngân sách và dự báo: Các công cụ lập ngân sách và dự báo cũng thường xuyên được tích hợp vào hệ thống kế toán. Họ tính toán và giải thích hiệu quả tài chính trong một khoảng thời gian cụ thể và giúp các tổ chức đặt ra các mục tiêu khả thi để tăng trưởng.
- Quản lý tài sản cố định: Với các công cụ quản lý tài sản cố định, công ty có thể quản lý dữ liệu tài chính một cách hiệu quả và chính xác hơn. Các mô-đun này thường bao gồm các tính năng như lịch sử kiểm tra, tính toán khấu hao, hồ sơ chi phí và công cụ phân bổ nguồn lực.
- Quản lý biên chế: Nhiều bộ phần mềm kế toán đầy đủ thường bao gồm các tính năng tính lương riêng. Với những công cụ này, người dùng có thể tính toán và xử lý các khoản thanh toán cho nhân viên, in séc và chuẩn bị các tài liệu về thuế và pháp lý mà không gặp lỗi.
- Kế toán dự án: Phần mềm kế toán dự án thường được bao gồm trong các hệ thống được thiết kế cho các ngành dọc hoặc ngành cụ thể. Những công cụ này thường được sử dụng bởi các nhà khai thác xây dựng và nhà phát triển phần mềm. Họ có thể giúp ước tính và xử lý các chi phí chung và chi phí liên quan đến vật liệu, nhân công và thiết bị.
- Kế toán quỹ: Các tính năng này thường được thiết kế cho các tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính phủ, đồng thời có thể theo dõi chi phí quyên góp, quản lý tài trợ và các khái niệm tài chính theo quy định khác. Họ cũng cung cấp một bộ báo cáo tài chính độc đáo.
- Quản lý hàng tồn kho: Mặc dù các doanh nghiệp có thể truy cập riêng các công cụ quản lý hàng tồn kho nhưng chúng cũng có thể được tích hợp vào phần mềm kế toán. Chúng giúp các công ty kiểm soát sự di chuyển và tính sẵn có của sản phẩm.
- Công cụ báo cáo: Nhiều công cụ kế toán đi kèm với giải pháp tạo báo cáo tùy chỉnh cho bảng cân đối kế toán và tình hình tài chính. Các công cụ như NetSuite, Freshbooks và Xero tất cả đều có phần báo cáo chuyên dụng của riêng họ.
Nhiều giải pháp kế toán cũng có thể đi kèm với các tiện ích bổ sung và tích hợp, giúp công ty theo dõi các chi tiết quan trọng tốt hơn. Ví dụ: các giải pháp có thể bao gồm các công cụ nhập dữ liệu cho phép lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi việc mua thẻ tín dụng của nhân viên.
Các tùy chọn tích hợp thậm chí có thể cho phép các công ty điều chỉnh các công cụ kế toán của họ với hệ thống xử lý thanh toán hoặc công cụ theo dõi hàng tồn kho.
Một số công cụ có thể tự động tạo báo cáo tài chính và gửi đến đúng nhóm thuế. Thậm chí còn có các giải pháp thuế nhập kép như QuickBooks Online và Intuit cho phép các công ty và kế toán làm việc cùng nhau trong thời gian thực.
Lợi ích của phần mềm kế toán là gì?
Đối với hầu hết các công ty, lợi ích lớn nhất của phần mềm kế toán là khả năng theo dõi thông tin dòng tiền hiệu quả và chính xác. Các công cụ phù hợp sẽ cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp biết họ có thể cắt giảm chi phí ở đâu và làm thế nào để duy trì mức lợi nhuận cao. Chúng cũng lý tưởng để tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình ghi sổ kế toán liên quan đến quản lý thuế. Các lợi ích chính của phần mềm kế toán bao gồm:
- Đơn giản: Các công cụ kế toán phù hợp sẽ giúp các công ty kiểm soát tài chính và theo dõi các số liệu quan trọng liên quan đến tăng trưởng kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống này mà không cần đào tạo gì cả để đảm bảo họ hoàn thành các hoạt động kế toán thiết yếu và tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy định trong tổ chức của mình.
- Tiết kiệm chi phí: Nhiều hệ thống kế toán có thể tự động hóa các thủ tục hành chính và tính toán giúp doanh nghiệp hiểu được khung doanh thu của mình. Chúng có thể giảm chi phí liên quan đến việc in tài liệu và cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực mà công ty có thể giảm thiểu chi phí.
- Minh bạch tài chính: Một hệ thống kế toán tốt thường có thể loại bỏ được nhiều sai sót phức tạp và tốn kém của con người. Họ tính toán các khoản tiền một cách tự động để giảm căng thẳng cho nhân viên và đảm bảo rằng tài liệu của công ty là chính xác cho mục đích thuế.
- Tiết kiệm thời gian: Các ứng dụng kế toán có thể giảm thiểu số lượng quy trình tốn thời gian mà các công ty cần phải hoàn thành nếu họ quản lý tài khoản của mình theo cách thủ công. Họ có thể hợp lý hóa mọi việc từ tính thuế bán hàng đến tạo báo cáo. Một số giải pháp thậm chí còn vượt xa các chức năng kế toán cơ bản để trợ giúp những việc như theo dõi thời gian của nhân viên.
- Dự báo: Ưu điểm cốt lõi của phần mềm kế toán là nó có thể giúp các công ty dự đoán doanh số và mô hình kinh doanh trong tương lai. Phần mềm kế toán có thể chỉ cho các công ty biết nơi nào cần đầu tư nhiều hơn, nơi nào cần cắt giảm chi phí và cách duy trì hoặc cải thiện tình trạng tài chính của họ. Nó giúp các tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
- Năng suất: Với một loạt các công cụ và giải pháp tự động, phần mềm kế toán có thể giảm bớt khối lượng công việc mà nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp cần làm để duy trì chứng từ tài chính. Các hệ thống này có thể thay mặt công ty thu thập, sắp xếp và phân tích dữ liệu và cung cấp hướng dẫn nhằm củng cố kết quả kinh doanh.
- Tuân thủ: Hầu hết các hệ thống kế toán được thiết kế để đảm bảo các công ty có thể tuân thủ các quy định của ngành và quốc gia. Các giải pháp phù hợp sẽ đảm bảo bạn có thể quản lý các nhiệm vụ về thuế và tiền lương một cách hiệu quả. Chúng cũng lưu trữ tất cả các chi tiết quan trọng mà công ty cần để duy trì quy trình làm việc minh bạch.
- An ninh: Một trong những tài sản quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào là thông tin tài chính. Thông tin này cần được bảo vệ và ngăn chặn không cho rơi vào tay kẻ xấu. Phần mềm kế toán giúp giữ thông tin an toàn và đảm bảo các công ty ít có khả năng mất dấu các tài liệu vật lý cứng hoặc bản sao dữ liệu.
Các công ty nên tìm kiếm gì ở phần mềm kế toán?
Phần mềm kế toán có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau, được thiết kế để phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Những khả năng chính xác mà bạn nên tìm kiếm trong phần mềm kế toán của mình sẽ phụ thuộc vào mục tiêu và mong đợi kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, có một số tính năng chính mà nhiều tổ chức sẽ được hưởng lợi, chẳng hạn như:
- Tích hợp hóa đơn: Hệ thống kế toán thường bao gồm một số chức năng lập hóa đơn và thanh toán cơ bản. Điều này giúp chủ doanh nghiệp không phải mua thêm phần mềm và truyền dữ liệu giữa cả hai công cụ.
- Customization: Bởi vì nhu cầu tài chính cụ thể của các doanh nghiệp có thể khác nhau nên không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người về kế toán. Đây là lý do tại sao việc tìm kiếm các tùy chọn để tùy chỉnh công nghệ cho phù hợp với mô hình kinh doanh hoặc quy trình làm việc cụ thể của thương hiệu thường rất quan trọng.
- Dễ sử dụng: Thủ tục kế toán và tính toán có thể phức tạp. Phần mềm kế toán được thiết kế để giúp quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, bạn nên tìm kiếm công nghệ đơn giản và dễ hiểu.
- An ninh: Phần mềm kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý một số dữ liệu nhạy cảm nhất được doanh nghiệp thu thập. Do đó, điều cần thiết đối với bất kỳ công ty nào đầu tư vào công nghệ này là phải đảm bảo áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
- Kết nối: Một giải pháp kế toán tốt không chỉ cần kết nối với tài khoản ngân hàng và các công cụ tài chính khác mà còn có thể tích hợp với các công nghệ mà tổ chức đang sử dụng. Một số giải pháp thậm chí còn đi kèm quyền truy cập API để giúp doanh nghiệp liên kết tất cả công nghệ của họ trong một khung kính duy nhất.
- Hỗ trợ: Nhiều nền tảng phần mềm kế toán cung cấp quyền truy cập vào dịch vụ và hỗ trợ khách hàng tuyệt vời. Điều này đảm bảo các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận hướng dẫn họ cần nếu có sự cố xảy ra với công nghệ của họ.
Bạn cũng nên suy nghĩ về giá của phần mềm kế toán mà bạn định mua. Các giải pháp khác nhau từ Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks và các công ty dẫn đầu thị trường khác đều có sẵn các cấu trúc giá khác nhau.
Thông thường, bạn càng cần nhiều tính năng thì bạn càng phải chi nhiều tiền hơn. Tuy nhiên, sự gia tăng của các giải pháp SaaS có nghĩa là nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể truy cập nhiều loại công cụ trong phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ của họ mà không cần phải tốn nhiều tiền.
Tương lai của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán đã đi một chặng đường dài trong những năm qua. Khi các công ty tiếp tục phát triển và quy trình tài chính của họ ngày càng phức tạp hơn, họ cần nhiều hơn những công cụ có khả năng theo dõi các tài khoản phải trả và phải thu. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng đang bắt đầu đầu tư vào các công cụ kế toán có khả năng tiếp cận các giải pháp sáng tạo về tự động hóa, AI và phân tích nâng cao.
Mặc dù rất khó để biết chắc chắn bối cảnh kế toán sẽ như thế nào trong tương lai nhưng có vẻ như một số xu hướng nhất định sẽ chiếm ưu thế. Ví dụ: các công cụ kế toán đám mây cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào quy trình kế toán cho người dùng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet đang ngày càng phổ biến. Phần mềm kế toán tốt nhất có chức năng dựa trên đám mây cũng có thể cho phép các công ty kết nối với kế toán viên của họ qua web vì mục đích thuế.
Các quy trình kế toán có thể sẽ phát triển hợp lý hơn với sự trợ giúp của các hệ thống và công cụ AI có thể theo dõi các báo cáo kế toán trực tuyến theo thời gian thực, phát hiện xu hướng trong đơn đặt hàng và thậm chí cung cấp cho các công ty quyền truy cập vào hướng dẫn về cách cải thiện dòng tiền của họ.
Thậm chí ngày nay, một nền tảng kế toán hiện đại có thể giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử để theo dõi nhanh tình hình tài chính của công ty họ bằng cách sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS. Phần mềm kế toán đám mây phù hợp thậm chí có thể giúp việc thuê và quản lý các dịch giả tự do và nhà thầu trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản lý tiền lương.
