Vad är bokföringsprogramvara? En introduktion

Det kan låta som en udda fråga, men det är en fråga som många företagare ställer när de går över till entreprenörskapets värld. I dagens allt mer digitala värld förlitar sig entreprenörer ofta på en mängd verktyg för att hjälpa dem hantera olika aspekter av att driva sin verksamhet.

Det finns mjukvarulösningar för allt från projektledning till logistik, kundservice och till och med internt samarbete. Bokföringsprogram är en av kärnlösningarna som utnyttjas av företagsledare för att hjälpa dem spåra vinster, upprätthålla kassaflödet och hantera skatter.

Idag kommer vi att dela med dig av allt du behöver veta om bokföringsprogramvara, från funktionerna du sannolikt kommer att hitta i dessa verktyg, till fördelarna med att ha rätt lösning.

Vad är bokföringsprogramvara?

Enkelt uttryckt är bokföringsprogram ett digitalt verktyg som används av företagsledare och redovisningsexperter för att utföra olika redovisnings- och bokföringsuppgifter. Dessa system kan lagra ekonomiska data för ett företag, spåra transaktioner och ibland även generera fakturor och offerter.

Tidigare var bokföringsverktyg ofta nedladdningsbara "offline"-system, som använde algoritmer för att slutföra beräkningar för en användares räkning. Men under de senaste åren, eftersom många företag har flyttat in i molnet och börjat utnyttja internet, har många redovisningsverktyg blivit anslutna till webben. Informationen lagras i molnet och uppdateras nästan i realtid, tack vare länkar till en användares bankkonto och andra ekonomiska resurser.

Noterbart kan redovisningslösningar innehålla olika funktioner och funktioner, beroende på tjänsten och verksamhetens behov. Vissa mindre alternativ anger, lagrar och analyserar helt enkelt automatiskt data för användare. Andra, mer avancerade system kan skräddarsys för att möta de unika behoven hos vissa företag.

Många bokföringsprogramsystem kan också integreras med andra verktyg, såsom företagsresursplanering och logistiksystem, för att ge en mer heltäckande bild av affärsverksamheten.

Tillförlitlig bokföringsprogramvara bör alltid uppfylla de juridiska kraven i regionen eller landet där ett företag är verksamt. Till exempel måste företag i Storbritannien se till att deras redovisningslösningar är MTD-kompatibla och kan helt underlätta automatisk spårning av professionella transaktioner för skatteändamål. I USA måste bokföringsprogramvaran vara tillräckligt flexibel för att hantera ständigt föränderliga regleringar inom det finansiella området.

Många av de vanligaste redovisningslösningarna som finns tillgängliga idag är också tillgängliga via molnet, så att användare kan övervaka finansiella transaktioner med hjälp av en mobilapp ansluten till webben.

Vilka är de vanligaste typerna av bokföringsprogram?

Som nämnts ovan finns det olika typer av bokföringsprogram tillgängliga, var och en utformad för att möta specifika ekonomiska behov för företag. Bokföring och ekonomisystem utvecklas ständigt, men de faller vanligtvis in i fyra olika kategorier. Noterbart finns det också omfattande redovisningssviter tillgängliga som kan kombinera de bästa funktionerna i flera kategorier. Huvudkategorierna för bokföringsprogramvara är:

• Fakturering och faktureringssystem: Fakturerings- och faktureringsverktyg slutför grundläggande dagliga ekonomiska uppgifter för företag, som att skicka fakturor och beräkna redovisningsrapporter. De hjälper till att dokumentera finansiell aktivitet och säkerställer att den är förberedd för auktorisering och validering av en professionell bokförare eller revisor.
• Lönehanteringssystem: Företag som arbetar med anställda använder ofta lönehanteringssystem för att behålla kontrollen över kundfordringar och skulder. Dessa verktyg kan utföra en rad uppgifter, från att beräkna löner och ta bort avdrag, till att automatiskt fördela medel till en anställd, ta fram lönebesked och skatteblanketter.
• Företagsresursplaneringssystem: Annars känd som ERPs, Enterprise resursplaneringssystem kombinerar alla system som används för lagerhantering, produktplanering, distribution, redovisning, materialinköp och mer på ett ställe. Vissa lösningar kan även erbjuda moduler för business intelligence och CRM-integrationer.
• Tids- och kostnadshanteringssystem: Dessa verktyg hjälper till att påskynda faktureringscykler och gör det möjligt för företag att förbättra relevanta utgifter på resande fot. De är ofta mycket anpassningsbara och konfigurerbara för att passa olika företagsledares behov. Dessutom kan de vanligtvis producera detaljerade grafiska rapporter om hur tid och resurser används.

Funktionerna i bokföringsprogramvaran

Den exakta kapaciteten för alla bokföringsprogram kommer att variera beroende på vilken teknik det gäller. Beroende på huvudfunktionerna och målen för dessa verktyg kan de hjälpa till att optimera företag och effektivisera verksamheten. Några av kärnfunktionerna inkluderar:

• Bokföring: Huvudkomponenten i varje bokföringsprogramlösning är förmågan att spåra och beräkna konton. Bokföringssystem inkluderar lösningar för huvudböcker, anläggningstillgångar, bankavstämning, kund- och leverantörsreskontra med mera.
• Fakturering och fakturering: Även om det finns mjukvarulösningar speciellt utformade för fakturering och fakturering, erbjuder många bredare redovisningsverktyg även dessa funktioner. Fakturerings- och faktureringssystem tillåter användare att spåra inköp, skicka fakturor automatiskt och se till att betalningar görs enligt scheman.
• Budgetering och prognoser: Budget- och prognosverktyg är också ofta paketerade i redovisningssystem. De beräknar och tolkar ekonomiska resultat för en specifik period och hjälper organisationer att sätta upp genomförbara mål för tillväxt.
• Förvaltning av anläggningstillgångar: Med verktyg för förvaltning av anläggningstillgångar kan företag effektivt hantera finansiell data mer exakt. Dessa moduler innehåller ofta funktioner som revisionshistorik, avskrivningsberäkning, kostnadsposter och verktyg för resursallokering.
• Lönehantering: Många kompletta redovisningssviter innehåller ofta sina egna lönefunktioner. Med dessa verktyg kan användare beräkna och behandla betalningar till anställda, skriva ut checkar och förbereda skatte- och juridiska dokument utan fel.
• Projektredovisning: Projektredovisningsprogram ingår vanligtvis i system som är designade för specifika vertikaler eller branscher. Dessa verktyg används vanligtvis av byggoperatörer och mjukvaruutvecklare. De kan hjälpa till med att uppskatta och hantera omkostnader och kostnader relaterade till material, arbete och utrustning.
• Fondredovisning: Dessa funktioner är vanligtvis utformade för ideella organisationer och statliga myndigheter och kan spåra donationskostnader, anslagshantering och andra reglerande ekonomiska koncept. De erbjuder också en unik uppsättning finansiella rapporter.
• Lagerhantering: Även om lagerhanteringsverktyg kan nås separat av företag, kan de också levereras i bokföringsprogram. De hjälper företag att kontrollera rörelsen och tillgängligheten för sina produkter.
• Rapporteringsverktyg: Många bokföringsverktyg kommer med lösningar för att skapa skräddarsydda rapporter för balansräkningar och ekonomisk hälsa. Verktyg som Netsuite, Freshbooks och Xero alla kommer med sin egen dedikerade rapporteringssektion.

Många bokföringslösningar kan också komma med tillägg och integrationer, vilket hjälper företag att bättre spåra viktiga detaljer. Till exempel kan lösningar inkludera datainmatningsverktyg som gör det möjligt för företagsledare att spåra kreditkortsköp som gjorts av anställda.

Integrationsalternativ kan till och med tillåta företag att anpassa sina redovisningsverktyg med sina betalningssystem eller verktyg för lagerspårning.

Vissa verktyg kan automatiskt skapa bokslut och skicka dem till rätt skattegrupper. Det finns till och med dubbelskattelösningar som QuickBooks Online och Intuit som tillåter företag och revisorer att arbeta tillsammans i realtid.

Vilka är fördelarna med bokföringsprogramvara?

För de flesta företag är den största fördelen med bokföringsprogram möjligheten att spåra kassaflödesinformation effektivt och korrekt. Rätt verktyg kommer att visa företagsledare var de kan minska kostnaderna och hur de kan behålla en hög vinstnivå. De är också idealiska för att automatisera bokföringsuppgifter och processer relaterade till skattehantering. De viktigaste fördelarna med bokföringsprogram är:

• Enkelhet: Rätt redovisningsverktyg hjälper företag att kontrollera sin ekonomi och spåra viktiga mätvärden relaterade till affärstillväxt. I många fall kan företagare använda dessa system utan utbildning alls, för att säkerställa att de genomför väsentliga redovisningsoperationer och följer lagar och regler i sin organisation.
• Kostnadsbesparingar: Många redovisningssystem kan automatisera administrativa procedurer och beräkningar som hjälper företag att förstå sin intäktsram. De kan minska kostnaderna för att skriva ut dokumentation och ge insikter om områden där företag kan minimera kostnaderna.
• Finansiell transparens: Ett bra redovisningssystem kan ofta eliminera många kostsamma och komplexa mänskliga fel. De beräknar summor automatiskt, för att minska belastningen på de anställda, och se till att ett företags dokumentation är exakt skattemässigt.
• Tids sparande: Bokföringsapplikationer kan minimera antalet tidskrävande processer som företag skulle behöva slutföra om de hanterade sina konton manuellt. De kan effektivisera allt från att beräkna moms till att skapa rapporter. Vissa lösningar går till och med utöver grundläggande redovisningsfunktioner för att hjälpa till med saker som personalens tidsspårning.
• Prognoser: En central fördel med bokföringsprogram är att det kan hjälpa företag att förutsäga framtida företagsförsäljning och mönster. Bokföringsprogram kan visa företag var de kan investera mer, var de kan minska utgifterna och hur de kan bevara eller förbättra sin ekonomiska status. Det hjälper organisationer att fördela resurser effektivt.
• Produktivitet: Med en rad automatiserade verktyg och lösningar kan bokföringsprogram minska mängden arbete som anställda och företagsledare behöver göra för att upprätthålla finansiella dokument. Dessa system kan samla in, organisera och analysera data för ett företags räkning och ge vägledning som stärker affärsresultat.
• efterlevnad: De flesta redovisningssystem är utformade för att säkerställa att företag kan fortsätta att följa reglerna i sin bransch och land. Rätt lösningar säkerställer att du kan hantera dina skatter och löneuppgifter effektivt. De lagrar också alla viktiga detaljer som ett företag behöver för att upprätthålla ett transparent arbetsflöde.
• Säkerhet: En av de viktigaste tillgångarna för alla företag är dess finansiella information. Den måste skyddas och förhindras från att hamna i orätta händer. Bokföringsprogram hjälper till att hålla information säker och säkerställer att företag är mindre benägna att tappa reda på hårda fysiska dokument eller kopior av data.

Vad ska företag leta efter i bokföringsprogramvara?

Bokföringsprogram finns i en rad olika former och storlekar, utformade för att passa olika affärsbehov. De exakta funktionerna du bör leta efter i ditt bokföringsprogram beror på dina affärsmål och förväntningar. Det finns dock några viktiga funktioner som många organisationer kommer att dra nytta av, till exempel:

• Integrerad fakturering: Bokföringssystem bör i allmänhet innehålla en del grundläggande fakturerings- och faktureringsfunktioner. Detta förhindrar företagsägare från att behöva köpa ytterligare programvara och överföra data mellan båda verktygen.
• Anpassning: Eftersom företagens specifika ekonomiska behov kan variera, finns det ingen lösning som passar alla för redovisning. Det är därför det ofta är viktigt att leta efter alternativ för att anpassa tekniken för att passa ett varumärkes specifika affärsmodell eller arbetsflöde.
• Användarvänlighet: Redovisningsprocedurer och beräkningar kan vara komplexa. Bokföringsprogram är utformat för att göra ekonomihanteringsprocessen enklare för företag. Som sådan är det värt att leta efter teknik som är enkel och okomplicerad.
• Säkerhet: Bokföringsprogram är ansvarigt för att lagra och hantera några av de mest känsliga uppgifterna som samlas in av ett företag. På grund av detta är det viktigt för alla företag som investerar i denna teknik att säkerställa att rätt säkerhetsåtgärder är på plats.
• Anslutningar: En bra bokföringslösning ska inte bara kopplas till bankkonton och andra finansiella verktyg, utan den ska kunna integreras med den teknik som en organisation redan använder. Vissa lösningar kommer till och med med API-åtkomst för att hjälpa företag att länka all sin teknik i en enda glasruta.
• Support: Många plattformar för bokföringsprogram erbjuder tillgång till fantastisk kundservice och support. Detta säkerställer att företagsledare enkelt kan komma åt den vägledning de behöver om något går fel med deras teknik.

Det är också värt att tänka på priset på bokföringsprogramvaran du funderar på att köpa. Olika lösningar från Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks och andra marknadsledare har alla olika prisstrukturer tillgängliga.

Ofta, ju fler funktioner du behöver, desto mer behöver du spendera. Men uppkomsten av SaaS-lösningar innebär att många småföretagare fortfarande kan få tillgång till ett brett utbud av verktyg inom sina bokföringsprogram för småföretag, utan att behöva spendera en förmögenhet.

Framtiden för bokföringsprogramvara

Bokföringsprogram har kommit långt genom åren. När företag fortsätter att utvecklas och deras finansiella processer blir mer komplexa, behöver de mer än bara verktyg som kan spåra leverantörsskulder och fordringar. Även småföretag börjar investera i redovisningsverktyg med tillgång till innovativa lösningar för automation, AI och avancerad analys.

Även om det är svårt att med säkerhet veta hur redovisningslandskapet kommer att se ut i framtiden, verkar det troligt att vissa trender kommer att ta över. Till exempel blir redovisningsverktyg för moln som erbjuder direkt tillgång till redovisningsprocesser för användare från vilken enhet som helst med en internetanslutning allt populärare. Den bästa bokföringsprogramvaran med molnbaserad funktionalitet kan också tillåta företag att koppla upp sig med sina egna revisorer över webben för skatteändamål.

Redovisningsprocesser kommer sannolikt att växa mer strömlinjeformade, med hjälp av AI-system och verktyg som kan spåra onlinebokföringsrapporter i realtid, upptäcka trender i inköpsorder och till och med erbjuda företag tillgång till vägledning om hur de kan förbättra sitt kassaflöde.

Än idag kan en modern redovisningsplattform hjälpa företagsledare inom detaljhandel och e-handel för att överblicka företagets ekonomiska hälsa med hjälp av appar för Android eller iOS. Rätt mjukvara för molnredovisning kan till och med göra det enklare att anställa och hantera frilansare och entreprenörer, med programvara för lönehantering.