Może to zabrzmi dziwnie, ale zadaje je wielu właścicieli firm, wkraczając w świat przedsiębiorczości. W dzisiejszym, coraz bardziej cyfrowym świecie, przedsiębiorcy często korzystają z mnóstwa narzędzi, które pomagają im zarządzać różnymi aspektami prowadzenia biznesu.
Istnieją rozwiązania programowe do wszystkiego Zarządzanie projektami do entuzjastą, obsługi klienta, a nawet współpracy wewnętrznej. Oprogramowanie księgowe to jedno z podstawowych rozwiązań wykorzystywanych przez liderów biznesu, które pomaga im śledzić zyski, utrzymywać przepływy pieniężne i radzić sobie z podatkami.
Dzisiaj podzielimy się wszystkim, co musisz wiedzieć o oprogramowaniu księgowym, od funkcji, które prawdopodobnie znajdziesz w tych narzędziach, po korzyści wynikające z posiadania odpowiedniego rozwiązania.
Co to jest oprogramowanie księgowe?
Mówiąc najprościej, oprogramowanie księgowe to cyfrowe narzędzie używane przez liderów biznesu i specjalistów księgowych do wykonywania różnych zadań księgowych i księgowych. Systemy te mogą przechowywać dane finansowe firmy, śledzić transakcje, a czasami nawet generować faktury i wyceny.
W przeszłości narzędzia oprogramowania księgowego były często pobieralnymi systemami „offline”, które wykorzystywały algorytmy do wykonywania obliczeń w imieniu użytkownika. Jednak w ostatnich latach, gdy wiele firm przeszło do chmury i zaczęło korzystać z Internetu, wiele narzędzi księgowych zostało połączonych z siecią. Informacje są przechowywane w chmurze i aktualizowane niemal w czasie rzeczywistym, dzięki linkom do konta bankowego użytkownika i innych zasobów finansowych.
Warto zauważyć, że rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego mogą obejmować różne funkcje i funkcjonalności, w zależności od usługi i potrzeb firmy. Niektóre mniejsze opcje po prostu automatycznie wprowadzają, przechowują i analizują dane dla użytkowników. Inne, bardziej zaawansowane systemy można zbudować na zamówienie, aby sprostać unikalnym potrzebom niektórych firm.
Wiele systemów oprogramowania księgowego można także zintegrować z innymi narzędziami, takimi jak systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa i systemy logistyczne, aby zapewnić pełniejszy obraz operacji biznesowych.
Niezawodny program księgowy powinien zawsze spełniać wymogi prawne regionu lub kraju, w którym działa firma. Na przykład firmy w Wielkiej Brytanii muszą mieć pewność, że ich rozwiązania księgowe są zgodne z MTD i mogą w pełni ułatwić automatyczne śledzenie profesjonalnych transakcji do celów podatkowych. W USA oprogramowanie księgowe musi być wystarczająco elastyczne, aby sprostać stale zmieniającym się przepisom w przestrzeni finansowej.
Wiele z najpopularniejszych obecnie rozwiązań księgowych jest dostępnych również za pośrednictwem chmury, dzięki czemu użytkownicy mogą monitorować transakcje finansowe za pomocą aplikacji mobilnej połączonej z Internetem.
Jakie są popularne typy oprogramowania księgowego?
Jak wspomniano powyżej, dostępne są różne rodzaje oprogramowania księgowego, każdy zaprojektowany z myślą o konkretnych potrzebach finansowych przedsiębiorstw. Systemy księgowe i finansowe stale się rozwijają, ale zazwyczaj można je podzielić na cztery różne kategorie. Warto zauważyć, że dostępne są również kompleksowe pakiety księgowe, które mogą łączyć najlepsze cechy wielu kategorii. Podstawowe kategorie oprogramowania księgowego to:
- Systemy rozliczeniowe i fakturujące: Narzędzia do fakturowania i rozliczeń realizują podstawowe codzienne zadania finansowe firm, takie jak wysyłanie faktur i obliczanie raportów księgowych. Pomagają dokumentować działalność finansową i zapewniają jej przygotowanie do autoryzacji i zatwierdzenia przez profesjonalnego księgowego lub księgowego.
- Systemy zarządzania płacami: Firmy współpracujące z pracownikami często korzystają z systemów zarządzania płacami, aby zachować kontrolę nad należnościami i zobowiązaniami. Narzędzia te mogą wykonywać szereg zadań, od obliczania wynagrodzeń i usuwania potrąceń, po automatyczną dystrybucję środków pomiędzy pracownikami, tworzenie odcinków wypłat i formularzy podatkowych.
- Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa: Inaczej znane jako ERP, Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa łączą w jednym miejscu wszystkie systemy wykorzystywane do zarządzania zapasami, planowania produktów, dystrybucji, księgowości, zakupów materiałów i nie tylko. Niektóre rozwiązania mogą również oferować moduły do integracji Business Intelligence i CRM.
- Systemy zarządzania czasem i wydatkami: Narzędzia te pomagają przyspieszyć cykle rozliczeniowe i pozwalają firmom na poprawę odpowiednich wydatków w drodze. Często można je w dużym stopniu dostosowywać i konfigurować tak, aby odpowiadały potrzebom różnych liderów biznesowych. Ponadto zazwyczaj mogą generować szczegółowe raporty graficzne dotyczące wykorzystania czasu i zasobów.
Funkcje oprogramowania księgowego
Dokładne możliwości dowolnego oprogramowania księgowego będą się różnić w zależności od technologii. W zależności od głównych cech i celów tych narzędzi, mogą one pomóc w optymalizacji przedsiębiorstw i usprawnieniu operacji. Niektóre z podstawowych możliwości obejmują:
- Księgowość: Głównym elementem każdego oprogramowania księgowego jest możliwość śledzenia i obliczania rachunków. Systemy księgowe obejmują rozwiązania dla ksiąg głównych, środków trwałych, rozliczeń bankowych, należności i zobowiązań oraz nie tylko.
- Rozliczenia i fakturowanie: Chociaż istnieją rozwiązania programowe zaprojektowane specjalnie do rozliczeń i fakturowania, wiele szerszych narzędzi księgowych oferuje również te funkcje. Systemy rozliczeniowe i fakturowania pozwalają użytkownikom śledzić zakupy, automatycznie wysyłać faktury i mieć pewność, że płatności są realizowane zgodnie z harmonogramem.
- Budżetowanie i prognozowanie: Narzędzia do budżetowania i prognozowania są również często dołączane do systemów księgowych. Obliczają i interpretują wyniki finansowe za określony okres oraz pomagają organizacjom w ustaleniu wykonalnych celów rozwoju.
- Zarządzanie środkami trwałymi: Dzięki narzędziom do zarządzania środkami trwałymi firmy mogą skuteczniej i dokładniej zarządzać danymi finansowymi. Moduły te często zawierają funkcje, takie jak historia audytu, obliczanie amortyzacji, ewidencja kosztów i narzędzia alokacji zasobów.
- Zarządzanie płacami: Wiele pełnych pakietów księgowych często zawiera własne funkcje płacowe. Dzięki tym narzędziom użytkownicy mogą bezbłędnie obliczać i przetwarzać płatności na rzecz pracowników, drukować czeki oraz przygotowywać dokumenty podatkowe i prawne.
- Księgowość projektu: Oprogramowanie do księgowania projektów jest zwykle zawarte w systemach przeznaczonych dla określonych branż lub branż. Narzędzia te są zwykle używane przez operatorów budowlanych i twórców oprogramowania. Mogą pomóc w szacowaniu i obsłudze ogólnych kosztów związanych z materiałami, robocizną i sprzętem.
- Księgowość funduszu: Funkcje te są zazwyczaj przeznaczone dla organizacji non-profit i agencji rządowych i umożliwiają śledzenie wydatków na darowizny, zarządzanie dotacjami i inne regulacyjne koncepcje finansowe. Oferują również unikalny zestaw raportów finansowych.
- Zarządzanie zapasami: Chociaż firmy mogą uzyskać dostęp do narzędzi do zarządzania zapasami oddzielnie, mogą one być również dołączone do oprogramowania księgowego. Pomagają firmom kontrolować przepływ i dostępność ich produktów.
- Narzędzia sprawozdawcze: Wiele narzędzi księgowych zawiera rozwiązania umożliwiające tworzenie niestandardowych raportów dotyczących bilansów i kondycji finansowej. Narzędzia takie jak Netsuite, Freshbooks i Xero wszystkie mają własną dedykowaną sekcję raportowania.
Wiele rozwiązań księgowych może być również wyposażonych w dodatki i integracje, które pomagają firmom lepiej śledzić ważne szczegóły. Rozwiązania mogą na przykład obejmować narzędzia do wprowadzania danych, które umożliwiają liderom biznesowym śledzenie zakupów kartami kredytowymi dokonywanych przez pracowników.
Opcje integracji mogą nawet pozwolić firmom na dostosowanie narzędzi księgowych do systemów przetwarzania płatności lub narzędzi do śledzenia zapasów.
Niektóre narzędzia potrafią automatycznie tworzyć sprawozdania finansowe i przesyłać je do odpowiednich grup podatkowych. Istnieją nawet rozwiązania podatkowe umożliwiające podwójny zapis, takie jak QuickBooks Online i Intuit, które umożliwiają firmom i księgowym współpracę w czasie rzeczywistym.
Jakie są zalety oprogramowania księgowego?
Dla większości firm największą zaletą oprogramowania księgowego jest możliwość skutecznego i dokładnego śledzenia informacji o przepływach pieniężnych. Odpowiednie narzędzia pokażą liderom biznesowym, gdzie mogą obniżyć koszty i jak mogą zachować wysoki poziom zysku. Są również idealne do automatyzacji zadań księgowych i procesów związanych z zarządzaniem podatkami. Kluczowe zalety oprogramowania księgowego obejmują:
- Prostota: Właściwe narzędzia księgowe pomogą firmom kontrolować swoje finanse i śledzić ważne wskaźniki związane z rozwojem biznesu. W wielu przypadkach właściciele firm mogą korzystać z tych systemów bez żadnego szkolenia, aby mieć pewność, że wykonają niezbędne operacje księgowe i będą przestrzegać standardów prawnych i regulacyjnych obowiązujących w ich organizacji.
- Oszczędność kosztów: Wiele systemów księgowych może zautomatyzować procedury administracyjne i obliczenia, które pomagają firmom zrozumieć ramy przychodów. Mogą obniżyć koszty związane z drukowaniem dokumentacji i zapewnić wgląd w obszary, w których firmy mogą być w stanie zminimalizować wydatki.
- Przejrzystość finansowa: Dobry system księgowy może często wyeliminować wiele kosztownych i złożonych błędów ludzkich. Automatycznie obliczają kwoty, aby odciążyć pracowników i zapewnić precyzyjność dokumentacji firmy pod względem podatkowym.
- Oszczędność czasu: Aplikacje księgowe mogą zminimalizować liczbę czasochłonnych procesów, które firmy musiałyby wykonać, gdyby zarządzały swoimi kontami ręcznie. Mogą usprawnić wszystko, od obliczania podatku od sprzedaży po tworzenie raportów. Niektóre rozwiązania wykraczają nawet poza podstawowe funkcje księgowe i pomagają np. w śledzeniu czasu pracy pracowników.
- Prognozowanie: Podstawową zaletą oprogramowania księgowego jest to, że może pomóc firmom przewidzieć przyszłą sprzedaż firmy i wzorce. Oprogramowanie księgowe może pokazać firmom, gdzie inwestować więcej, gdzie ograniczać wydatki i jak zachować lub poprawić swoją sytuację finansową. Pomaga organizacjom efektywnie alokować zasoby.
- Wydajność: Dzięki szeregowi zautomatyzowanych narzędzi i rozwiązań oprogramowanie księgowe może zmniejszyć ilość pracy, którą pracownicy i liderzy biznesowi muszą wykonać w celu prowadzenia dokumentów finansowych. Systemy te mogą gromadzić, organizować i analizować dane w imieniu firmy oraz zapewniać wskazówki, które wzmacniają wyniki biznesowe.
- Weryfikacja: Większość systemów księgowych zaprojektowano tak, aby zapewnić firmom możliwość przestrzegania przepisów obowiązujących w ich branży i kraju. Odpowiednie rozwiązania pozwolą Ci skutecznie zarządzać zadaniami podatkowo-płacowymi. Przechowują również wszystkie ważne szczegóły, których firma potrzebuje do utrzymania przejrzystego przepływu pracy.
- Bezpieczeństwo: Jednym z najważniejszych aktywów każdej firmy są jej informacje finansowe. Należy je chronić i zapobiegać ich przedostaniu się w niepowołane ręce. Oprogramowanie księgowe pomaga chronić informacje i zapewnia, że firmy są mniej skłonne do utraty fizycznych dokumentów lub kopii danych.
Czego firmy powinny szukać w oprogramowaniu księgowym?
Oprogramowanie księgowe jest dostępne w różnych kształtach i rozmiarach, zaprojektowanych z myślą o różnych potrzebach biznesowych. Dokładne możliwości, jakich powinieneś szukać w swoim oprogramowaniu księgowym, będą zależeć od Twoich celów biznesowych i oczekiwań. Istnieje jednak kilka kluczowych funkcji, z których skorzysta wiele organizacji, takich jak:
- Zintegrowane fakturowanie: Systemy księgowe powinny zasadniczo obejmować pewne podstawowe funkcje fakturowania i rozliczeń. Dzięki temu właściciele firm nie muszą kupować dodatkowego oprogramowania i przesyłać danych między obydwoma narzędziami.
- Dostosowywanie: Ponieważ specyficzne potrzeby finansowe przedsiębiorstw mogą się różnić, nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania w zakresie księgowości. Dlatego często ważne jest, aby szukać opcji dostosowania technologii do konkretnego modelu biznesowego marki lub przepływu pracy.
- Łatwość użycia: Procedury i obliczenia księgowe mogą być złożone. Oprogramowanie księgowe ma na celu ułatwienie przedsiębiorstwom procesu zarządzania finansami. Dlatego warto szukać technologii, która jest prosta i nieskomplikowana.
- Bezpieczeństwo: Oprogramowanie księgowe odpowiada za przechowywanie i zarządzanie niektórymi z najbardziej wrażliwych danych gromadzonych przez firmę. Z tego powodu dla każdej firmy inwestującej w tę technologię istotne jest zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa.
- Łączność: Dobre rozwiązanie księgowe powinno nie tylko łączyć się z kontami bankowymi i innymi narzędziami finansowymi, ale powinno także umożliwiać integrację z technologiami, z których już korzysta organizacja. Niektóre rozwiązania oferują nawet dostęp do interfejsu API, aby pomóc firmom połączyć całą technologię w jednym miejscu.
- Wsparcie: Wiele platform oprogramowania księgowego oferuje dostęp do fantastycznej obsługi klienta i wsparcia. Dzięki temu liderzy biznesowi będą mogli łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych wskazówek, jeśli coś pójdzie nie tak z ich technologią.
Warto także zastanowić się nad ceną oprogramowania księgowego, które planujesz kupić. Różne rozwiązania od Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks i inni liderzy rynku mają dostępne różne struktury cenowe.
Często im więcej funkcji potrzebujesz, tym więcej będziesz musiał wydać. Jednak rozwój rozwiązań SaaS oznacza, że wielu właścicieli małych firm nadal może uzyskać dostęp do szerokiej gamy narzędzi w ramach oprogramowania księgowego dla małych firm, bez konieczności wydawania fortuny.
Przyszłość oprogramowania księgowego
Oprogramowanie księgowe przeszło długą drogę na przestrzeni lat. Ponieważ firmy stale się rozwijają, a ich procesy finansowe stają się coraz bardziej złożone, potrzebują czegoś więcej niż tylko narzędzi umożliwiających śledzenie zobowiązań i należności. Nawet małe firmy zaczynają inwestować w narzędzia księgowe, mając dostęp do innowacyjnych rozwiązań w zakresie automatyzacji, sztucznej inteligencji i zaawansowanej analityki.
Chociaż trudno jest mieć pewność, jak będzie wyglądać krajobraz rachunkowości w przyszłości, wydaje się prawdopodobne, że pewne trendy przejmą kontrolę. Coraz większą popularnością cieszą się na przykład narzędzia księgowe w chmurze, które oferują użytkownikom bezpośredni dostęp do procesów księgowych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Najlepsze oprogramowanie księgowe z funkcjonalnością opartą na chmurze może również umożliwić firmom łączenie się z własnymi księgowymi przez Internet dla celów podatkowych.
Procesy księgowe prawdopodobnie staną się bardziej usprawnione dzięki systemom i narzędziom AI, które mogą śledzić raporty księgowe online w czasie rzeczywistym, wykrywać trendy w zamówieniach zakupu, a nawet zapewniać firmom dostęp do wskazówek dotyczących poprawy przepływu środków pieniężnych.
Już dziś nowoczesna platforma księgowa może pomóc liderom biznesowym w handlu detalicznym i ecommerce aby w mgnieniu oka śledzić kondycję finansową swojej firmy, korzystając z aplikacji na Androida lub iOS. Odpowiednie oprogramowanie księgowe w chmurze może nawet ułatwić zatrudnianie freelancerów i wykonawców oraz zarządzanie nimi dzięki oprogramowaniu do zarządzania płacami.
