Lehet, hogy furcsán hangzik, de sok cégtulajdonos felteszi ezt, amikor áttér a vállalkozói világba. Napjaink egyre inkább digitálissá váló világában a vállalkozók gyakran eszközök sokaságára támaszkodnak, hogy segítsék őket vállalkozásuk működtetésének különböző aspektusaiban.
Mindenre vannak szoftveres megoldások a projekt menedzsment nak nek logisztika, ügyfélszolgálat, sőt belső együttműködés is. A számviteli szoftver az egyik olyan alapvető megoldás, amelyet az üzleti vezetők használnak, hogy segítsenek nyomon követni a nyereséget, fenntartani a pénzforgalmat és kezelni az adókat.
Ma mindent megosztunk, amit a számviteli szoftverekről tudnia kell, az ezekben az eszközökben valószínűleg megtalálható funkcióktól kezdve a megfelelő megoldás előnyeiig.
Mi az a számviteli szoftver?
Egyszerűen fogalmazva, a számviteli szoftver egy digitális eszköz, amelyet az üzleti vezetők és a számviteli szakemberek különböző számviteli és könyvelési feladatok elvégzésére használnak. Ezek a rendszerek tárolhatják egy vállalkozás pénzügyi adatait, nyomon követhetik a tranzakciókat, sőt néha számlákat és árajánlatokat is generálhatnak.
A múltban a számviteli szoftvereszközök gyakran letölthető, „offline” rendszerek voltak, amelyek algoritmusokat használtak a számítások elvégzésére a felhasználó nevében. Azonban az elmúlt években, ahogy sok vállalat költözött a felhőbe, és elkezdte kihasználni az internetet, számos számviteli eszköz csatlakozott az internethez. Az információk a felhőben tárolódnak, és szinte valós időben frissülnek a felhasználó bankszámlájára és egyéb pénzügyi forrásokra mutató hivatkozásoknak köszönhetően.
A számviteli szoftvermegoldások a szolgáltatástól és a vállalkozás igényeitől függően különféle funkciókat és funkciókat tartalmazhatnak. Néhány kisebb lehetőség egyszerűen automatikusan beírja, tárolja és elemzi az adatokat a felhasználók számára. Más, fejlettebb rendszerek is testre szabhatók, hogy megfeleljenek bizonyos vállalatok egyedi igényeinek.
Számos számviteli szoftverrendszer más eszközökkel is integrálható, például vállalati erőforrás-tervezési és logisztikai rendszerekkel, hogy átfogóbb képet adjon az üzleti műveletekről.
A megbízható számviteli szoftvernek mindig meg kell felelnie annak a régiónak vagy országnak a jogi követelményeinek, amelyben egy vállalkozás működik. Az Egyesült Királyságban működő vállalatoknak például biztosítaniuk kell, hogy számviteli megoldásaik megfeleljenek az MTD-nek, és teljes mértékben megkönnyíthetik a professzionális tranzakciók automatikus nyomon követését adózási szempontból. Az Egyesült Államokban a számviteli szoftvereknek kellően rugalmasnak kell lenniük ahhoz, hogy kezelni tudják a pénzügyi térben folyamatosan változó szabályozásokat.
A manapság legelterjedtebb számviteli megoldások közül sok a felhőn keresztül is elérhető, így a felhasználók a webre csatlakoztatott mobilalkalmazás segítségével nyomon követhetik a pénzügyi tranzakciókat.
Melyek a számviteli szoftverek általános típusai?
Mint fentebb említettük, különböző típusú számviteli szoftverek állnak rendelkezésre, amelyek mindegyike a vállalkozások speciális pénzügyi igényeinek kielégítésére szolgál. A számviteli és pénzügyi rendszerek folyamatosan fejlődnek, de jellemzően négy különböző kategóriába sorolhatók. Nevezetesen, átfogó számviteli csomagok is elérhetők, amelyek több kategória legjobb tulajdonságait egyesíthetik. A számviteli szoftver alapvető kategóriái a következők:
- Számlázási és számlázási rendszerek: A számlázó és számlázó eszközök elvégzik a vállalatok alapvető napi pénzügyi feladatait, mint például a számlák küldése és a számviteli jelentések kiszámítása. Segítik a pénzügyi tevékenység dokumentálását, és gondoskodnak arról, hogy azt egy hivatásos könyvelő vagy könyvelő engedélyezze és hitelesítse.
- Bérszámfejtési rendszerek: Az alkalmazottakkal dolgozó vállalatok gyakran használnak bérszámfejtési rendszereket a kintlévőségek és kötelezettségek ellenőrzésére. Ezek az eszközök számos feladat elvégzésére képesek, a fizetések kiszámításától és a levonások megszüntetésétől kezdve a pénzeszközök automatikus elosztásáig a munkatársak között, fizetési szelvények és adónyomtatványok készítéséig.
- Vállalati erőforrás-tervező rendszerek: Más néven ERP-k, A vállalati erőforrás-tervezési rendszerek egy helyen egyesítik a készletgazdálkodáshoz, terméktervezéshez, elosztáshoz, könyveléshez, anyagbeszerzéshez és sok máshoz használt összes rendszert. Egyes megoldások modulokat is kínálhatnak az üzleti intelligencia és a CRM integrációhoz.
- Idő- és költségmenedzsment rendszerek: Ezek az eszközök segítenek felgyorsítani a számlázási ciklusokat, és lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy útközben javítsák a releváns kiadásokat. Gyakran nagymértékben testreszabhatók és konfigurálhatók, hogy megfeleljenek a különböző üzleti vezetők igényeinek. Ráadásul általában részletes grafikus jelentéseket tudnak készíteni az idő és az erőforrások felhasználásáról.
A számviteli szoftver jellemzői
A könyvelési szoftverek pontos képességei a kérdéses technológiától függően változnak. Ezeknek az eszközöknek a fő jellemzőitől és céljaitól függően segíthetnek optimalizálni a vállalkozásokat és ésszerűsíteni a működést. Néhány alapvető képesség a következőket tartalmazza:
- Számvitel: Minden számviteli szoftver megoldás fő összetevője a számlák nyomon követésének és kiszámításának képessége. A számviteli rendszerek megoldásokat tartalmaznak a főkönyvekre, tárgyi eszközökre, banki egyeztetésre, kintlévőségekre és kötelezettségekre stb.
- Számlázás és számlázás: Bár léteznek kifejezetten számlázásra és számlázásra tervezett szoftvermegoldások, sok szélesebb számviteli eszköz is kínálja ezeket a funkciókat. A számlázási és számlázási rendszerek lehetővé teszik a felhasználók számára a vásárlások nyomon követését, a számlák automatikus küldését és a befizetések ütemezésének biztosítását.
- Költségvetés és előrejelzés: A költségvetés-tervező és előrejelző eszközöket gyakran a számviteli rendszerekhez is kötik. Kiszámolják és értelmezik egy adott időszak pénzügyi teljesítményét, és segítenek a szervezeteknek megvalósítható növekedési célok kitűzésében.
- Tárgyi eszköz kezelés: Az állóeszköz-kezelési eszközökkel a vállalatok hatékonyan és pontosabban tudják kezelni a pénzügyi adatokat. Ezek a modulok gyakran tartalmaznak olyan funkciókat, mint az auditálási előzmények, az értékcsökkenés számítása, a költségrekordok és az erőforrás-allokációs eszközök.
- Bérszámfejtés: Sok teljes könyvelési csomag gyakran tartalmaz saját bérszámfejtési szolgáltatást. Ezekkel az eszközökkel a felhasználók hiba nélkül kiszámíthatják és feldolgozhatják az alkalmazottak kifizetéseit, kinyomtathatják a csekkeket, valamint elkészíthetik az adó- és jogi dokumentumokat.
- Projekt könyvelés: A projektkönyvelési szoftverek általában olyan rendszerekben szerepelnek, amelyeket meghatározott vertikumokhoz vagy iparágakhoz terveztek. Ezeket az eszközöket jellemzően építőipari üzemeltetők és szoftverfejlesztők használják. Segíthetnek az anyagokkal, munkaerővel és berendezésekkel kapcsolatos általános költségek és költségek becslésében és kezelésében.
- Alap elszámolása: Ezeket a funkciókat általában non-profit szervezetek és kormányzati ügynökségek számára tervezték, és nyomon követhetik az adományozási kiadásokat, a támogatások kezelését és más szabályozási pénzügyi koncepciókat. Egyedülálló pénzügyi jelentéscsomagot is kínálnak.
- Készletgazdálkodás: Míg a készletkezelési eszközöket a vállalkozások külön-külön is elérhetik, a könyvelési szoftverekbe is csomagolva kerülhetnek. Segítenek a cégeknek termékeik mozgásának és elérhetőségének ellenőrzésében.
- Jelentési eszközök: Számos számviteli eszköz kínál megoldást testreszabott mérlegekre és pénzügyi helyzetre vonatkozó jelentések készítésére. Olyan eszközök, mint a Netsuite, Freshbooks és Xero mindegyikhez tartozik külön jelentési rész.
Számos számviteli megoldás is tartalmazhat kiegészítőket és integrációkat, amelyek segítségével a vállalatok jobban nyomon követhetik a fontos részleteket. A megoldások tartalmazhatnak például adatbeviteli eszközöket, amelyek lehetővé teszik a cégvezetők számára, hogy nyomon kövessék az alkalmazottak hitelkártyás vásárlásait.
Az integrációs lehetőségek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy számviteli eszközeiket a fizetésfeldolgozó rendszereikkel vagy a készletkövető eszközeikkel összehangolják.
Egyes eszközök automatikusan létrehozhatnak pénzügyi kimutatásokat, és elküldhetik azokat a megfelelő adócsoportoknak. Vannak még kettős könyvvitelt adó megoldások is, mint például a QuickBooks Online és az Intuit, amelyek lehetővé teszik a vállalatok és a könyvelők valós időben történő együttműködését.
Mik a számviteli szoftver előnyei?
A legtöbb vállalat számára a számviteli szoftver legnagyobb előnye a pénzforgalmi információk hatékony és pontos nyomon követése. A megfelelő eszközök megmutatják az üzleti vezetőknek, hol csökkenthetik költségeiket, és hogyan tudják megőrizni a magas szintű profitot. Ideálisak az adókezeléssel kapcsolatos könyvelési feladatok és folyamatok automatizálására is. A számviteli szoftver fő előnyei a következők:
- Egyszerűség: A megfelelő számviteli eszközök segítségével a vállalatok ellenőrizhetik pénzügyeiket, és nyomon követhetik az üzleti növekedéssel kapcsolatos fontos mutatókat. Sok esetben a cégtulajdonosok képzés nélkül is használhatják ezeket a rendszereket, hogy biztosítsák az alapvető számviteli műveletek elvégzését, és megfeleljenek szervezetükben a jogi és szabályozási szabványoknak.
- Költségmegtakarítás: Számos számviteli rendszer képes automatizálni az adminisztratív eljárásokat és számításokat, amelyek segítenek a vállalkozásoknak megérteni bevételi keretüket. Csökkenthetik a dokumentációk nyomtatásával kapcsolatos költségeket, és betekintést nyújthatnak azokra a területekre, ahol a vállalatok minimálisra csökkenthetik a kiadásaikat.
- Pénzügyi átláthatóság: Egy jó számviteli rendszer gyakran sok költséges és összetett emberi hibát kiküszöbölhet. Automatikusan számítják ki az összegeket, hogy csökkentsék a munkavállalókra nehezedő terhelést, és biztosítsák, hogy a vállalati dokumentáció adózási szempontból pontos legyen.
- Időmegtakarítás: A számviteli alkalmazások minimálisra csökkenthetik azoknak az időigényes folyamatoknak a számát, amelyeket a vállalatoknak el kell végezniük, ha manuálisan kezelnék számláikat. A forgalmi adó kiszámításától a jelentések elkészítéséig mindent leegyszerűsíthetnek. Egyes megoldások túlmutatnak az alapvető számviteli funkciókon, és segítik az olyan dolgokat, mint az alkalmazottak időkövetése.
- Előrejelzés: A számviteli szoftver fő előnye, hogy segíthet a vállalatoknak a jövőbeli vállalati értékesítések és minták előrejelzésében. A számviteli szoftver megmutathatja a vállalatoknak, hogy hol érdemes többet befektetni, hol csökkenteni a kiadásokat, és hogyan őrizhetik meg vagy javíthatják pénzügyi helyzetüket. Segíti a szervezeteket az erőforrások hatékony elosztásában.
- Termelékenység: A számviteli szoftverek számos automatizált eszközzel és megoldással csökkenthetik az alkalmazottaknak és a vállalatvezetőknek a pénzügyi dokumentumok karbantartásához szükséges munka mennyiségét. Ezek a rendszerek adatokat gyűjthetnek, rendszerezhetnek és elemezhetnek a vállalat nevében, és olyan útmutatást nyújtanak, amely erősíti az üzleti eredményeket.
- Compliance: A legtöbb számviteli rendszert úgy alakították ki, hogy a vállalatok továbbra is megfeleljenek iparáguk és országuk előírásainak. A megfelelő megoldások biztosítják, hogy hatékonyan tudja kezelni adó- és bérszámfejtési feladatait. Ezenkívül tárolnak minden fontos részletet, amelyre a vállalatnak szüksége van az átlátható munkafolyamat fenntartásához.
- Biztonság: Minden vállalkozás egyik legfontosabb értéke a pénzügyi információ. Meg kell védeni, és meg kell akadályozni, hogy rossz kezekbe kerüljön. A számviteli szoftver segít megőrizni az információk biztonságát, és biztosítja, hogy a vállalatok kisebb valószínűséggel veszítsék el a kemény fizikai dokumentumokat vagy az adatok másolatait.
Mit kell keresniük a cégeknek a számviteli szoftverekben?
A számviteli szoftverek különböző formájú és méretűek, amelyek a különböző üzleti igényekhez igazodnak. A számviteli szoftverben keresendő pontos képességek üzleti céljaitól és elvárásaitól függenek. Van azonban néhány kulcsfontosságú funkció, amelyekből sok szervezet részesülhet, például:
- Integrált számlázás: A számviteli rendszereknek általában tartalmazniuk kell néhány alapvető számlázási és számlázási funkciót. Ez megakadályozza, hogy a vállalkozások tulajdonosai további szoftvereket vásároljanak, és adatokat vigyenek át a két eszköz között.
- Testreszabás: Mivel a vállalkozások egyedi pénzügyi igényei eltérőek lehetnek, nincs mindenki számára megfelelő megoldás a könyvelésre. Ezért gyakran fontos olyan lehetőségeket keresni, amelyek segítségével a technológiát a márka adott üzleti modelljéhez vagy munkafolyamatához igazíthatja.
- Egyszerű használat: A számviteli eljárások és számítások bonyolultak lehetnek. A számviteli szoftver célja, hogy megkönnyítse a vállalkozások pénzügyi irányítási folyamatát. Ezért érdemes olyan technológiát keresni, amely egyszerű és egyértelmű.
- Biztonság: A számviteli szoftver feladata a vállalkozások által gyűjtött legérzékenyebb adatok tárolása és kezelése. Emiatt minden ebbe a technológiába beruházó vállalat számára elengedhetetlen a megfelelő biztonsági intézkedések megtétele.
- Csatlakoztathatóság: Egy jó számviteli megoldásnak nemcsak bankszámlákhoz és egyéb pénzügyi eszközökhöz kell kapcsolódnia, hanem képesnek kell lennie a szervezet által már használt technológiákkal való integrációra is. Egyes megoldásokhoz még API-hozzáférés is tartozik, így a vállalkozások egyetlen üvegtáblában összekapcsolhatják az összes technológiájukat.
- Támogatás: Számos számviteli szoftverplatform kínál hozzáférést fantasztikus ügyfélszolgálathoz és támogatáshoz. Ez biztosítja, hogy az üzleti vezetők könnyen hozzáférhessenek a szükséges útmutatáshoz, ha valami baj van a technológiájukkal.
Érdemes átgondolni a megvásárolni kívánt könyvelő szoftver árát is. Különböző megoldások a Xero, a Sage, a Zoho (Zoho Books), a QuickBooks és más piacvezető cégek mindegyike eltérő árstruktúrával rendelkezik.
Gyakran előfordul, hogy minél több funkcióra van szüksége, annál többet kell költenie. A SaaS-megoldások térnyerése azonban azt jelenti, hogy sok kisvállalkozás tulajdonosa továbbra is sokféle eszközhöz férhet hozzá kisvállalkozási számviteli szoftverében, anélkül, hogy vagyonokat kellene költenie.
A számviteli szoftver jövője
A számviteli szoftver hosszú utat tett meg az évek során. Ahogy a vállalatok folyamatosan fejlődnek, és pénzügyi folyamataik egyre bonyolultabbá válnak, többre van szükségük, mint pusztán olyan eszközökre, amelyek képesek nyomon követni a kötelezettségeket és a követeléseket. Még a kisvállalkozások is kezdenek beruházni olyan számviteli eszközökbe, amelyek innovatív automatizálási, mesterséges intelligencia- és fejlett elemzési megoldásokhoz férnek hozzá.
Bár nehéz pontosan tudni, hogyan fog kinézni a számviteli környezet a jövőben, valószínűnek tűnik, hogy bizonyos trendek átveszik az uralmat. Egyre népszerűbbek például azok a felhőalapú könyvelési eszközök, amelyek közvetlen hozzáférést biztosítanak a számviteli folyamatokhoz a felhasználóknak bármely internetkapcsolattal rendelkező eszközről. A legjobb, felhő alapú funkcionalitással rendelkező számviteli szoftver lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy adózási célból az interneten keresztül kapcsolatba lépjenek saját könyvelőikkel.
A számviteli folyamatok valószínűleg egyre egyszerűbbé válnak az AI-rendszerek és eszközök segítségével, amelyek valós időben követhetik nyomon az online számviteli jelentéseket, észlelhetik a beszerzési rendelések trendjeit, és még útmutatást is kínálnak a vállalatoknak a pénzáramlásuk javításához.
Egy modern számviteli platform még ma is segítheti a cégvezetőket a kiskereskedelemben és e-kereskedelem Android vagy iOS alkalmazások segítségével egy pillantással nyomon követhetik cégük pénzügyi helyzetét. A megfelelő felhőalapú könyvelési szoftver a bérszámfejtési szoftverrel még a szabadúszók és vállalkozók felvételét és menedzselését is megkönnyítheti.
