Gyors válasz: A projektmenedzsment eszközök szoftvermegoldások vagy szoftverrendszerek készletei, amelyek célja a projektben részt vevő csapatok támogatása. Segítenek az egyéneknek és a csapatoknak projektek megtervezésében, bizonyos feladatok kimenetelének nyomon követésében és a munkafolyamatok hatékony kezelésében, hogy minden üzleti erőfeszítésből a legjobb eredményt érjék el.
Ma azt fogjuk meghatározni, hogy mik azok a projektmenedzsment eszközök, hogyan működnek, és miért válnak egyre értékesebbé a mai márkák számára.
Mik azok a projektmenedzsment eszközök?
A „projektmenedzsment” kifejezés azokra a folyamatokra és készségekre utal, amelyeket a vállalatok e feladatok elvégzéséhez és meghatározott célok eléréséhez használnak. A projektmenedzsment eszközök leegyszerűsíthetik és optimalizálhatják a projektkezelési folyamatot, elősegítve a csapatok összehangolását, a haladás nyomon követését, valamint a teendők listájának konkrét tételeit a különböző személyekhez.
A legtöbb vállalkozásnál a projektek az erőforrásokhoz, az időhöz, a célokhoz és a pénzhez kapcsolódó összes részletet előre feltérképezve és meghatározva tartalmazhatják, de ezek még mindig nincsenek jól megszervezve. Valójában annak biztosítása, hogy a projektek zavartalanul működjenek, rendkívül nehéz lehet, különösen olyan környezetben, ahol az alkalmazottak különböző környezetekben vannak elosztva, a távoli és hibrid munka miatt.
A projektmenedzsment eszközök és rendszerek biztosítják, hogy hatékonyan végrehajthassa a megfelelő, lépésről lépésre szóló tervet a projekt befejezéséhez. Megnövelik annak esélyét, hogy ne csak elérje céljait, hanem időben, a tervezett költségvetés keretein belül befejezze a projektet.
A projektmenedzsment eszközök megmondják a csapattagoknak, hogy mikor és hogyan kezdjék el a projektet, mit tegyenek ezután, és hogyan mérjék a projekt eredményeit idővel. Egyes szoftvermegoldások ezen a tájon ingyenesen elérhetők, míg mások prémium árfekvésűek.
Melyek a projektmenedzsment eszközök jellemzői?
A projektmenedzsment eszközök mérete és hatóköre eltérő lehet. Néhányuk alapvető feladatkezelési eszközökkel rendelkezik, így megtervezheti és nyomon követheti a munkaelemeket az idő múlásával. Mások fejlettebb képességekkel rendelkeznek, mint például a problémakövetés, a feladatautomatizálás és az időkövetés. A projektmenedzsment eszközök néhány leggyakoribb jellemzője:
- Projektbecslési eszközök: A projekt sikerességének biztosításához fontos, hogy a vállalatok célokat tűzzenek ki, és megtervezzék a feladat lehetséges eredményeit. A projektbecslési eszközök segíthetnek a projekt korlátainak és eredményeinek becslésében a költségvetési előrejelzésen, az EVM-en és az alapállapotokon keresztül.
- Tervezési eszközök: A projektmenedzsment rendszerekhez gyakran olyan tervezési eszközök tartoznak, mint a dokumentumkészítő rendszerek és táblázatok, ahol az emberek megoszthatják egymással ötleteiket egy projektről. Ezek a tervezési eszközök jellemzően dokumentumkezelő eszközökhöz kapcsolódnak, ahol a cégek a projekthez kapcsolódó információs könyvtárakat tárolhatják.
- Költségvetés kezelése: A legtöbb projekthez előre hozzárendelt költségvetés és különféle pénzügyi előrejelzések kapcsolódnak. A projektmenedzsment eszköz segítségével a vállalkozások nyomon követhetik a költségeket, a számlákat és a konkrét eredmények eléréséhez kapcsolódó tényleges költségeket.
- Forráselosztás: A projekt sikere gyakran azt jelenti, hogy a megfelelő feladatokat és teendőket a megfelelő emberekhez kell hozzárendelni. Az erőforrás-allokációs eszközök segíthetnek abban, hogy az üzletvezetők megfelelően, meghatározott határidők szerint delegálják a feladatokat. Betekintést nyújthatnak abba is, hogy mely alkalmazottakat terhelheti túl sok munka.
- Együttműködési eszközök: Különösen a távmunka és a hibrid munka mai korában fontos annak biztosítása, hogy a projekt valamennyi kulcsfontosságú érintettje ugyanazon az oldalon maradhasson. A projektmenedzsment eszközök gyakran tartalmaznak virtuális együttműködési funkciókat azonnali üzenetküldéshez, webalapú értekezletekhez, videokonferenciákhoz és sok máshoz.
- Minőség ellenőrzés: Egyes projektmenedzsment eszközökhöz minőségirányítási megoldások is tartoznak, amelyek segítenek betekintést és mérőszámokat gyűjteni egy projektről. A problémakövetési és -megoldási képességek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a problémák végül ne zavarják meg a munkafolyamatot, vagy ne okozzanak problémákat a költségvetéssel és a határidőkkel kapcsolatban.
- Projekt adminisztráció: A projekt adminisztrációs eszközei tartalmazhatnak olyan funkciókat, amelyek a személyzet tagjainak bevonását, a számlázási célú időkövetést stb. Egyes projektadminisztrációs lehetőségekhez naptárak és táblák tartoznak, amelyek egyszerre több projektet is nyomon követhetnek.
- Jelentés: A legtöbb projektmenedzsment eszközhöz jelentéskészítő és elemző eszközök is tartoznak, amelyek segítenek a vállalkozásoknak nyomon követni a szervezet működését. Jelentéseket készíthet az alkalmazottak elkötelezettségéről, az előrehaladásról és az üzleti eredményekről.
Hogyan néznek ki a közös projektmenedzsment eszközök?
Mivel a különböző vállalatok különböző módon közelítik meg és kezelik a projekteket, a projektmenedzsment eszközök különféle formátumokban lehetnek. Nincs mindenkire érvényes megoldás, de van néhány különösen népszerű lehetőség. Íme néhány a leggyakrabban használt és bevezetett projektmenedzsment eszközök:
Gantt-táblázatok
A Gantt-diagramok az egyik leggyakrabban hivatkozott és legnépszerűbb projektmenedzsment eszköz. Lényegében ezek a diagramok segítenek a felhasználóknak a projekt idővonalának megjelenítésében, és abban, hogy a különböző feladatokat miként osztják ki az alkalmazottak egyes tagjaihoz a munkaerő egészében.
A Gantt-diagramokat gyakran rendkívül hasznosnak tartják a projektnek követendő ütemterv nyomon követésében. Ezeket a diagramokat használhatja arra, hogy figyeljen a projektterveitől való eltérésekre és olyan problémákra, amelyek késedelmet okozhatnak. A Gantt-diagramokat jóval 1917-ben vezették be, és azóta iparági szabvánnyá váltak.
Munka felbontási szerkezet
A Work Breakdown Structure-t vagy a „WBS”-t az Egyesült Államok Védelmi Minisztériuma vezette be még 1962-ben. Ma is a projekttervezési stratégia egyik kritikus eszköze. Lényegében a munkalebontási struktúra módot ad a projektcél eléréséhez szükséges különféle lépések lebontására.
A WBS segítségével a vállalatok végpontok közötti térképet készítenek azokról a feladatokról, amelyeket meg kell oldani, mielőtt elérnék a projekt „végcélját”. A legtöbb esetben a szervezetek a „végcéljuk” világos elképzelésével kezdenek, szakaszokra bontva, amelyeket aztán feladatokra és részfeladatokra lehet osztani.
Ha világos elképzelése van a projekthez kapcsolódó összes feladatról, meg tudja határozni, hol kell elosztani az erőforrásokat, és mennyi ideig tarthat a célok elérése.
A projekt alaphelyzete
A projektmenedzsment másik gyakori eszköze a „Project Baseline”. Ez alapvetően egy grafikus eszköz a projekt értékeinek ábrázolására, összehasonlítva a projekthez felállított szabványt az erőfeszítései eredményeivel.
A projekt alapvonala számos különböző al-alapvonalat foglal magában, beleértve az ütemezést, a költségeket és a hatókör alapvonalát. A projekt kezdetén a vállalatok célokat határoznak meg arra vonatkozóan, hogy mit várnak el, mikor akarják elérni, és mennyibe fog kerülni a projekt. Eredményeinek ezekkel az alapértékekkel való összehasonlítása biztosítja, hogy a megfelelő mértékben haladjon előre.
A projekt alapállapotai a „hatókör csúszás” csökkentésében is segíthetnek azáltal, hogy nem engedik, hogy a nem tervezett munka megzavarja a céljainak elérését.
Egyéb projektmenedzsment eszközök
A fent említett lehetőségeken kívül más projektmenedzsment eszközök lehetnek:
- Együttműködő csapatépítő tevékenységek: A csapatépítő tevékenységek fontos projektmenedzsment eszközt jelenthetnek, mivel elősegítik az alkalmazottak termelékenységének és hatékonyságának növelését. A vállalatok gamification stratégiákat és versenyeket futtathatnak alkalmazottaik bevonására, valamint csoportos együttműködési találkozókat és összejöveteleket.
- Kommunikációs menedzsment tervek: A kommunikációs menedzsment tervek olyan eszközök a projektmenedzsment folyamatban, amelyek biztosítják, hogy mindenki, aki részt vesz a projekt előrehaladásában, naprakész legyen, és következetesen ugyanazon célok érdekében dolgozzon. A kommunikációs tervek felvázolják, hogy az érintettek milyen gyakran találkoznak a projekt megvitatására, és hol kerülhet sor a kommunikációra.
- Feladatkezelési eszközök: A feladatkezelő eszközök alapvetően egy olyan szoftverkörnyezet, ahol a vállalatok megtervezhetik a projekt során elvégzendő feladatokat. Ezek a feladatok idővonalakba és „Kanban-táblákba” sorolhatók a teljesítési szint, a sürgősség és egyéb tényezők alapján.
Milyen előnyei vannak a projektmenedzsment eszközöknek?
Mint fentebb említettük, a legtöbb üzleti projekt összetett, sokrétű és időigényes. Ahhoz, hogy a vállalatok a megfelelő célokat érjék el projektjeikkel, nem egyszerűen abban reménykedhetnek, hogy mindenki ugyanazon az oldalon marad, és határidőre teljesíti a dolgait.
Projektmenedzsment eszközök alakítsa át a projekt céljait és elvárásait egy könnyen követhető, végrehajtható feladatok sorozatává, kiegészítve a kommunikációra, a kapcsolatteremtésre és az interakcióra vonatkozó útmutatásokkal. Végső soron a projektmenedzsment eszközök legnagyobb előnye, hogy az embereket összehangoltan és szervezetten tartják. Néhány előny, amelyet a felhasználók számíthatnak a projektmenedzsment eszközök használatára, a következők:
- Jobb időgazdálkodás: A projektmenedzsment eszközök, például a Gantt-diagramok segíthetnek a vállalatoknak abban, hogy jobb képet kapjanak projektjeik ütemezéséről, hogy ne mulasszák el a fontos határidőket. Ezek a diagramok a munkahelyi késések figyelembevételére is használhatók.
- Hatókör kezelése: Az olyan eszközök, mint a WBS, segítik az ötletelést, és hihetetlenül fontosak a projekttervezésben. Jobb betekintést nyújthatnak a vállalatoknak projektjük hatókörébe, és segíthetnek olyan dolgok felvázolásában, mint a költségek, az ütemezés és a munkaidő.
- Költségvetés ellenőrzése: Az alapköltségek és a nyomkövető eszközök segíthetnek abban, hogy a költségkeret ne nőjön ki az irányítás alól. A megfelelő projektmenedzsment eszközökkel növelheti esélyeit a projekt túlköltekezés nélküli befejezésére.
- Továbbfejlesztett együttműködés: A beépített kommunikációs és együttműködési funkciókkal rendelkező projektmenedzsment eszközök segítenek a csapatban lévő érdekelt felek kapcsolattartásában. Ez elengedhetetlen annak biztosításához, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon, még akkor is, ha távolról dolgozik.
- Projektellenőrzés: A projektmenedzsment eszközökkel könnyebben nyomon követhető, hogy mely alkalmazottak felelősek a projekt mely szakaszaiért vagy feladataiért. Ez segíthet abban, hogy mindenki a megfelelő feladatokat a megfelelő időben végezze.
Mi a projektmenedzsment szoftver?
A projektmenedzsment szoftvermegoldások olyan projektmenedzsment eszközök készletei, mint például a Gantt-diagramok és a feladatkezelő eszközök, amelyek egyetlen környezetbe vannak csomagolva. A projektmenedzsment szoftverek különféle formái léteznek, mindegyiknek megvannak a maga erősségei és gyengeségei, amelyeket figyelembe kell venni.
Íme néhány manapság elérhető legnépszerűbb lehetőség:
Trello
A Trello egy korszerű online projektmenedzsment szoftver, amely együttműködési eszközökkel, Kanban-táblákkal, listákkal és kártyákkal van felszerelve, és célja, hogy mindenki nyomon kövesse a teendői listáját. A könnyű és egyszerű megoldás megkönnyíti a projektek hozzárendelését a személyzet különböző tagjaihoz, és az üzleti vezetők lépésben tartását a csapat teljesítményével.
Bár a Trello nem rendelkezik a ma elérhető más projektmenedzsment szoftverek fejlettebb jelentéskészítési és projektkövetési funkcióival, még mindig nagyszerű választás kezdőknek. Az alapterv ingyenesen használható, és a prémium csomagok számos további funkciót is tartalmaznak, például automatizálást és integrációt.
Asana
Egy másik kiváló eszköz az agilis projektmenedzsmenthez, Asana kiválóan alkalmas feladatok és csapatok szervezésére. A megoldás automatizálási funkciókat, valós idejű együttműködést, sablonokat és egyéni irányítópultokat tartalmaz. A lebilincselő felhasználói felület megkönnyíti a csapat minden tagjának, hogy nyomon kövesse a fejlődését. Ezen kívül vannak intuitív animációk az elköteleződéshez.
Asana egy nagymértékben testreszabható eszköz, amely számos olyan vezető szoftverrel integrálható, mint a Jira cloud Tableau, Slack, Microsoft Office és OneDrive. A szolgáltatás legnagyobb hátránya, hogy a rengeteg funkció megszokása eltarthat egy ideig.
MS projektek
Ha már foglalkozik olyan dolgokkal, mint az erőforrás-kezelés és a Microsoft-eszközökön keresztüli együttműködés, akkor érdemes az MS Projects előnyeit is kihasználni. Ez a projektütemező eszköz vizuális feladattáblákkal és interaktív funkciókkal támogatja a csapatokat a haladás nyomon követésében. Az összetett projekteket Scum-, Kanban- és egyéni munkafolyamatokra bonthatja.
Ez a projektmenedzsment alkalmazás könnyen használható, még a korlátozott technológiai vagy szoftverfejlesztési ismeretekkel rendelkező kis csapatok számára is. Vannak még online oktatóanyagok és fórumok is, amelyek segítenek megtanulni, hogyan kell használni a projektcsapat eszközeit, feladatlistáit és értesítéseit.
Írj
A munkamenedzsment egyik legnépszerűbb csapatmunka-eszköze, a Wrike egy hasznos ökoszisztéma, ahol a vállalkozások nyomon követhetik az időt és a projekteket. A rendkívül konfigurálható rendszer hozzáférést biztosít a munkaidő-nyilvántartásokhoz, a Kanban-táblákhoz és az interaktív Gantt-diagramokhoz húzással. Még arra is van lehetőség, hogy a felhasználók személyre szabják irányítópultjukat.
Az agilis projektmenedzsment eszköz felhő alapú és egyszerű. Hozzáférhet olyan funkciókhoz, mint a feladatlisták, részfeladatok, ütemezések és megosztott munkafolyamatok. Valós idejű kommunikációs és együttműködési elemek, valamint részletes jelentések is rendelkezésre állnak. Beállíthatja a jóváhagyások határidejét, és az egész csapatot a pályára állíthatja a kulcsfontosságú dokumentumokkal teli erőforrásbázissal.
Zoho Projektek
Egy másik népszerű eszköz a projektek kezelésére, a Zoho Projects segít a vállalkozásoknak nyomon követni a feladatokat, együttműködni a csapatmunkában, és Gantt-diagramokat készíteni. Vannak lehetőségek a számlázható órák és a projekt előrehaladásának nyomon követésére. A Zoho kommunikációs funkciókat is kínál a vállalatoknak a PM-eszközeiken belül, így Ön kapcsolatban maradhat a hibrid és távoli dolgozókkal.
A Zoho egy fantasztikus SaaS-eszköz, de vannak korlátozások a nagyobb csapatok számára. Ez az eszköz a legalkalmasabb a kis sprintek egyszerűsítésére és a projektek teljesítményének nyomon követésére kisebb vállalkozásoknál. A munkaterület ideális az alkalmazottak számára az egyéni feladatok nyomon követéséhez, és van egy ingyenes terv a kezdőknek.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő projektmenedzsment eszközt?
A legjobb projektmenedzsment szoftver és projektmenedzsment stratégia kiválasztása bonyolult lehet. Itt nincs mindenkire érvényes stratégia. Ehelyett a vállalatoknak azon kell gondolkodniuk, hogyan tehetnek egy egyszerű projektet a lehető legegyszerűbbé az adott csapatuk számára.
A projektmenedzsment alkalmazások és szoftverek a projektfeladatok ellenőrzésétől a bonyolult munkafolyamatokig mindenben segíthetnek, feltéve, hogy hozzáférést biztosítanak a megfelelő kulcsfunkciókhoz. A választás során ügyeljen a következőkre:
- Főbb jellemzők: Megfelel a megoldás a projektmenedzsment módszertanának Gantt-diagramokkal, időkövetéssel, sőt saját mobilalkalmazással iOS és Android felhasználók számára?
- Felhasználók száma: Hány főt tud támogatni a projektmenedzsment megoldás? Alkalmas nagyobb és kisebb vállalkozások számára?
- Integrációk: Integrálódik-e a rendszer a csapata által használt összes meglévő eszközzel, így a határidők betartása érdekében kiválóan teljesítenek?
- Árképzési struktúra: A kínált árazási tervek támogatják az Ön üzleti tervét? Megéri a költség a csapatmunka előnyeit és az agilitás előnyeit?
- Könnyű használat: A legjobb projektmenedzsment eszközöknek nemcsak a függőségekre és az üzleti mérföldkövekre kell megoldást találniuk, hanem egyszerűséget is kell kínálniuk a felhasználók számára.
