Это может показаться странным вопросом, но многие владельцы бизнеса задают его, когда переходят в мир предпринимательства. В современном мире, который становится все более цифровым, предприниматели часто полагаются на множество инструментов, которые помогают им управлять различными аспектами ведения своего бизнеса.
Существуют программные решения для всего, от с системами управления проектами в логистика, обслуживание клиентов и даже внутреннее сотрудничество. Программное обеспечение для бухгалтерского учета является одним из основных решений, используемых бизнес-лидерами, чтобы помочь им отслеживать прибыль, поддерживать денежный поток и иметь дело с налогами.
Сегодня мы собираемся поделиться всем, что вам нужно знать о программном обеспечении для бухгалтерского учета, от функций, которые вы, вероятно, найдете в этих инструментах, до преимуществ правильного решения.
Что такое бухгалтерское программное обеспечение?
Проще говоря, программное обеспечение для бухгалтерского учета — это цифровой инструмент, используемый бизнес-лидерами и специалистами по бухгалтерскому учету для выполнения различных бухгалтерских и бухгалтерских задач. Эти системы могут хранить финансовые данные бизнеса, отслеживать транзакции, а иногда даже генерировать счета и расценки.
В прошлом инструменты бухгалтерского программного обеспечения часто были загружаемыми, «офлайн» системами, которые использовали алгоритмы для выполнения расчетов от имени пользователя. Однако в последние годы, поскольку многие компании перешли в облако и начали использовать Интернет, многие инструменты бухгалтерского учета стали подключены к сети. Информация хранится в облаке и обновляется практически в режиме реального времени благодаря ссылкам на банковский счет пользователя и другие финансовые ресурсы.
Примечательно, что программные решения для бухгалтерского учета могут включать в себя различные функции и функции в зависимости от услуги и потребностей бизнеса. Некоторые более мелкие варианты просто автоматически вводят, сохраняют и анализируют данные для пользователей. Другие, более совершенные системы могут быть изготовлены по индивидуальному заказу для удовлетворения уникальных потребностей определенных компаний.
Многие бухгалтерские программные системы также могут интегрироваться с другими инструментами, такими как системы планирования ресурсов предприятия и логистики, чтобы обеспечить более полное представление о бизнес-операциях.
Надежное бухгалтерское программное обеспечение всегда должно соответствовать законодательным требованиям региона или страны, в которой работает бизнес. Например, компаниям в Великобритании необходимо убедиться, что их бухгалтерские решения соответствуют MTD, и они могут полностью упростить автоматическое отслеживание профессиональных транзакций для целей налогообложения. В США программное обеспечение для бухгалтерского учета должно быть достаточно гибким, чтобы учитывать постоянно меняющиеся правила в финансовой сфере.
Многие из наиболее распространенных бухгалтерских решений, доступных сегодня, также доступны через облако, поэтому пользователи могут отслеживать финансовые транзакции с помощью мобильного приложения, подключенного к Интернету.
Каковы распространенные типы программного обеспечения для бухгалтерского учета?
Как упоминалось выше, существуют различные виды программного обеспечения для бухгалтерского учета, каждое из которых предназначено для удовлетворения конкретных финансовых потребностей бизнеса. Бухгалтерские и финансовые системы постоянно развиваются, но обычно они делятся на четыре категории. Примечательно, что также доступны комплексные бухгалтерские пакеты, которые могут сочетать в себе лучшие функции нескольких категорий. Основные категории программного обеспечения для бухгалтерского учета:
- Системы биллинга и выставления счетов: Инструменты выставления счетов и выставления счетов выполняют основные повседневные финансовые задачи для компаний, такие как отправка счетов и расчет бухгалтерских отчетов. Они помогают документировать финансовую деятельность и обеспечивают ее подготовку для авторизации и проверки профессиональным бухгалтером или бухгалтером.
- Системы управления заработной платой: Компании, работающие с сотрудниками, часто используют системы управления заработной платой для контроля над дебиторской и кредиторской задолженностью. Эти инструменты могут выполнять целый ряд задач, от расчета заработной платы и снятия отчислений до автоматического распределения средств среди сотрудников, составления платежных ведомостей и налоговых форм.
- Системы планирования ресурсов предприятия: Также известные как ERP, Системы планирования ресурсов предприятия объединяют все системы, используемые для управления запасами, планирования продукции, распределения, учета, закупки материалов и многого другого в одном месте. Некоторые решения также могут предлагать модули для бизнес-аналитики и интеграции с CRM.
- Системы управления временем и расходами: Эти инструменты помогают ускорить циклы выставления счетов и позволяют компаниям оптимизировать соответствующие расходы на ходу. Они часто легко настраиваются и настраиваются в соответствии с потребностями различных бизнес-лидеров. Кроме того, они обычно могут создавать подробные графические отчеты о том, как используются время и ресурсы.
Особенности программного обеспечения для бухгалтерского учета
Точные возможности любого бухгалтерского программного обеспечения будут варьироваться в зависимости от рассматриваемой технологии. В зависимости от основных функций и целей этих инструментов они могут помочь оптимизировать бизнес и оптимизировать операции. Некоторые из основных возможностей включают в себя:
- Бухгалтерский учет: Основным компонентом любого программного решения для бухгалтерского учета является возможность отслеживания и расчета счетов. Системы бухгалтерского учета включают решения для главных бухгалтерских книг, основных средств, банковской выверки, дебиторской и кредиторской задолженности и многого другого.
- Выставление счетов и выставление счетов: Хотя существуют программные решения, специально разработанные для выставления счетов и выставления счетов, многие более широкие бухгалтерские инструменты также предлагают эти функции. Системы выставления счетов и выставления счетов позволяют пользователям отслеживать покупки, автоматически отправлять счета и следить за тем, чтобы платежи производились в соответствии с графиком.
- Бюджетирование и прогнозирование: Инструменты бюджетирования и прогнозирования также часто входят в состав учетных систем. Они рассчитывают и интерпретируют финансовые показатели за определенный период и помогают организациям устанавливать достижимые цели роста.
- Управление основными средствами: С помощью инструментов управления основными средствами компании могут более эффективно и точно управлять финансовыми данными. Эти модули часто включают в себя такие функции, как история аудита, расчет амортизации, учет затрат и инструменты распределения ресурсов.
- Управление заработной платой: Многие полные бухгалтерские пакеты часто включают свои собственные функции расчета заработной платы. С помощью этих инструментов пользователи могут рассчитывать и обрабатывать выплаты сотрудникам, распечатывать чеки и подготавливать налоговые и юридические документы без ошибок.
- Бухгалтерия проекта: Программное обеспечение для учета проектов обычно входит в состав систем, разработанных для конкретных вертикалей или отраслей. Эти инструменты обычно используются строительными операторами и разработчиками программного обеспечения. Они могут помочь с оценкой и обработкой накладных расходов и затрат, связанных с материалами, рабочей силой и оборудованием.
- Учет фонда: Эти функции обычно предназначены для некоммерческих организаций и государственных учреждений и могут отслеживать расходы на пожертвования, управление грантами и другие нормативные финансовые концепции. Они также предлагают уникальный набор финансовых отчетов.
- Управление запасами: Хотя предприятия могут получить доступ к инструментам управления запасами отдельно, они также могут быть включены в бухгалтерское программное обеспечение. Они помогают компаниям контролировать движение и доступность своей продукции.
- Инструменты отчетности: Многие бухгалтерские инструменты поставляются с решениями для создания настраиваемых отчетов для балансов и финансового состояния. Такие инструменты, как Netsuite, Freshbooks и Xero все приходят со своим собственным выделенным разделом отчетности.
Многие бухгалтерские решения также могут поставляться с надстройками и интеграциями, которые помогают компаниям лучше отслеживать важные детали. Например, решения могут включать инструменты ввода данных, которые позволяют руководителям компаний отслеживать покупки сотрудников по кредитным картам.
Варианты интеграции могут даже позволить компаниям согласовать свои инструменты учета со своими системами обработки платежей или инструментами отслеживания запасов.
Некоторые инструменты могут автоматически создавать финансовые отчеты и отправлять их в соответствующие налоговые группы. Существуют даже решения для двойной записи, такие как QuickBooks Online и Intuit, которые позволяют компаниям и бухгалтерам работать вместе в режиме реального времени.
Каковы преимущества программного обеспечения для бухгалтерского учета?
Для большинства компаний самым большим преимуществом бухгалтерского программного обеспечения является возможность эффективно и точно отслеживать информацию о движении денежных средств. Правильные инструменты покажут руководителям бизнеса, где они могут сократить расходы и как они могут сохранить высокий уровень прибыли. Они также идеально подходят для автоматизации бухгалтерских задач и процессов, связанных с налоговым управлением. Основные преимущества бухгалтерского программного обеспечения включают:
- Простота: Правильные инструменты учета помогут компаниям контролировать свои финансы и отслеживать важные показатели, связанные с ростом бизнеса. Во многих случаях владельцы бизнеса могут использовать эти системы вообще без обучения, чтобы убедиться, что они выполняют необходимые бухгалтерские операции и соблюдают правовые и нормативные стандарты в своей организации.
- Экономия затрат: Многие системы бухгалтерского учета могут автоматизировать административные процедуры и расчеты, которые помогают предприятиям понять свою структуру доходов. Они могут сократить расходы, связанные с печатью документации, и предоставить информацию о тех областях, в которых компании могут минимизировать расходы.
- Финансовая прозрачность: Хорошая система бухгалтерского учета часто может устранить многие дорогостоящие и сложные человеческие ошибки. Они автоматически рассчитывают суммы, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и обеспечить точность документации компании для целей налогообложения.
- Сохранение времени: Бухгалтерские приложения могут свести к минимуму количество трудоемких процессов, которые компаниям пришлось бы выполнять, если бы они управляли своими счетами вручную. Они могут упростить все, от расчета налога с продаж до создания отчетов. Некоторые решения даже выходят за рамки базовых функций учета, чтобы помочь с такими вещами, как отслеживание рабочего времени сотрудников.
- Прогнозирование: Основным преимуществом программного обеспечения для бухгалтерского учета является то, что оно может помочь компаниям прогнозировать будущие продажи и модели компании. Бухгалтерское программное обеспечение может показать компаниям, куда инвестировать больше, где сократить расходы и как сохранить или улучшить свое финансовое положение. Это помогает организациям эффективно распределять ресурсы.
- Производительность: Благодаря ряду автоматизированных инструментов и решений программное обеспечение для бухгалтерского учета может сократить объем работы, которую сотрудники и руководители предприятий должны выполнять для ведения финансовых документов. Эти системы могут собирать, упорядочивать и анализировать данные от имени компании, а также давать рекомендации, улучшающие результаты бизнеса.
- Юридические вопросы: Большинство систем бухгалтерского учета предназначены для того, чтобы компании могли соблюдать правила своей отрасли и страны. Правильные решения обеспечат вам эффективное управление налогами и расчетом заработной платы. Они также хранят все важные детали, необходимые компании для поддержания прозрачного рабочего процесса.
- Безопасность: Одним из важнейших активов любого бизнеса является его финансовая информация. Ее необходимо защищать и не допускать попадания в чужие руки. Бухгалтерское программное обеспечение помогает сохранять информацию в безопасности и гарантирует, что компании с меньшей вероятностью потеряют отслеживание твердых физических документов или копий данных.
Что компании должны искать в бухгалтерском программном обеспечении?
Программное обеспечение для бухгалтерского учета поставляется в различных формах и размерах, разработанных для удовлетворения различных потребностей бизнеса. Точные возможности, которые вы должны искать в своем бухгалтерском программном обеспечении, будут зависеть от ваших бизнес-целей и ожиданий. Тем не менее, есть несколько ключевых функций, которые принесут пользу многим организациям, например:
- Интегрированное выставление счетов: Учетные системы, как правило, должны включать некоторые базовые функции выставления счетов и выставления счетов. Это избавляет владельцев бизнеса от необходимости приобретать дополнительное программное обеспечение и передавать данные между обоими инструментами.
- Производство на заказ: Поскольку конкретные финансовые потребности предприятий могут различаться, универсального решения для бухгалтерского учета не существует. Вот почему часто важно искать варианты настройки технологии в соответствии с конкретной бизнес-моделью или рабочим процессом бренда.
- Простота использования: Бухгалтерские процедуры и расчеты могут быть сложными. Бухгалтерское программное обеспечение предназначено для облегчения процесса финансового управления для предприятий. Таким образом, стоит искать технологию, которая проста и понятна.
- Безопасность: Бухгалтерское программное обеспечение отвечает за хранение и управление некоторыми из наиболее конфиденциальных данных, собранных бизнесом. Из-за этого любой компании, инвестирующей в эту технологию, важно обеспечить принятие правильных мер безопасности.
- Связь: Хорошее бухгалтерское решение должно не только подключаться к банковским счетам и другим финансовым инструментам, но и быть способным интегрироваться с технологиями, которые организация уже использует. Некоторые решения даже поставляются с доступом к API, чтобы помочь компаниям связать все свои технологии в едином окне.
- Клиентская поддержка: Многие программные платформы для бухгалтерского учета предлагают доступ к фантастическому обслуживанию и поддержке клиентов. Это гарантирует, что бизнес-лидеры могут легко получить доступ к необходимым рекомендациям, если что-то пойдет не так с их технологией.
Также стоит подумать о цене бухгалтерского программного обеспечения, которое вы собираетесь купить. Различные решения от Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks и другие лидеры рынка предлагают разные структуры ценообразования.
Часто чем больше функций вам нужно, тем больше вам придется потратить. Тем не менее, распространение решений SaaS означает, что многие владельцы малого бизнеса по-прежнему могут получить доступ к широкому спектру инструментов в своем программном обеспечении для бухгалтерского учета малого бизнеса, не тратя целое состояние.
Будущее бухгалтерского программного обеспечения
Бухгалтерское программное обеспечение прошло долгий путь за эти годы. Поскольку компании продолжают развиваться, а их финансовые процессы становятся все более сложными, им требуется больше, чем просто инструменты, способные отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность. Даже малые предприятия начинают инвестировать в бухгалтерские инструменты с доступом к инновационным решениям для автоматизации, искусственного интеллекта и расширенной аналитики.
Хотя трудно сказать наверняка, как будет выглядеть ландшафт бухгалтерского учета в будущем, вполне вероятно, что определенные тенденции возьмут верх. Например, все более популярными становятся инструменты облачного учета, которые предлагают пользователям прямой доступ к учетным процессам с любого устройства, подключенного к Интернету. Лучшее бухгалтерское программное обеспечение с облачными функциями также может позволить компаниям связываться со своими бухгалтерами через Интернет для целей налогообложения.
Бухгалтерские процессы, вероятно, станут более упорядоченными благодаря системам и инструментам искусственного интеллекта, которые могут отслеживать онлайн-бухгалтерские отчеты в режиме реального времени, выявлять тенденции в заказах на покупку и даже предлагать компаниям доступ к рекомендациям по улучшению их денежных потоков.
Даже сегодня современная бухгалтерская платформа может помочь руководителям предприятий розничной торговли и электронной коммерции чтобы быстро отслеживать финансовое состояние своей компании с помощью приложений для Android или iOS. Правильное программное обеспечение для облачного учета может даже упростить наем и управление фрилансерами и подрядчиками с помощью программного обеспечения для управления платежной ведомостью.
