Hva er regnskapsprogramvare? En introduksjonsdefinisjon

Det høres kanskje ut som et rart spørsmål, men det er et mange bedriftseiere spør når de går over til entreprenørskapsverdenen. I dagens stadig mer digitale verden er gründere ofte avhengige av en rekke verktøy for å hjelpe dem med å administrere ulike aspekter ved å drive virksomheten sin.

Det finnes programvareløsninger for alt fra prosjektledelse til logistikk, kundeservice og til og med internt samarbeid. Regnskapsprogramvare er en av kjerneløsningene som utnyttes av bedriftsledere, for å hjelpe dem med å spore fortjeneste, opprettholde kontantstrøm og håndtere skatter.

I dag skal vi dele alt du trenger å vite om regnskapsprogramvare, fra funksjonene du sannsynligvis vil finne i disse verktøyene, til fordelene ved å ha den riktige løsningen.

Hva er regnskapsprogramvare?

Enkelt sagt er regnskapsprogramvare et digitalt verktøy som brukes av bedriftsledere og regnskapsfagfolk til å utføre ulike regnskaps- og bokføringsoppgaver. Disse systemene kan lagre økonomiske data til en bedrift, spore transaksjoner og noen ganger til og med generere fakturaer og tilbud.

Tidligere var regnskapsprogramvareverktøy ofte nedlastbare, "offline" systemer, som brukte algoritmer for å fullføre beregninger på vegne av en bruker. Men de siste årene, ettersom mange selskaper har flyttet inn i skyen og begynt å utnytte internett, har mange regnskapsverktøy blitt koblet til nettet. Informasjon lagres i skyen, og oppdateres nesten i sanntid, takket være lenker til en brukers bankkonto og andre økonomiske ressurser.

Spesielt kan regnskapsprogramvareløsninger inkludere ulike funksjoner og funksjoner, avhengig av tjenesten og virksomhetens behov. Noen mindre alternativer legger inn, lagrer og analyserer data for brukere automatisk. Andre, mer avanserte systemer kan spesialbygges for å møte de unike behovene til enkelte selskaper.

Mange regnskapsprogramvaresystemer kan også integreres med andre verktøy, for eksempel bedriftsressursplanlegging og logistikksystemer, for å gi et mer omfattende bilde av forretningsdriften.

Pålitelig regnskapsprogramvare skal alltid oppfylle de juridiske kravene i regionen eller landet der en virksomhet opererer. For eksempel må selskaper i Storbritannia sikre at regnskapsløsningene deres er MTD-kompatible, og kan fullt ut lette automatisk sporing av profesjonelle transaksjoner for skatteformål. I USA må regnskapsprogramvare være fleksibel nok til å håndtere stadig skiftende reguleringer på det finansielle området.

Mange av de vanligste regnskapsløsningene som er tilgjengelige i dag, er også tilgjengelige via skyen, slik at brukere kan overvåke økonomiske transaksjoner ved å bruke en mobilapp koblet til nettet.

Hva er de vanlige typene regnskapsprogramvare?

Som nevnt ovenfor, er det forskjellige typer regnskapsprogramvare tilgjengelig, hver utformet for å møte spesifikke økonomiske behov for bedrifter. Regnskaps- og økonomisystemer er i stadig utvikling, men de faller vanligvis inn i fire forskjellige kategorier. Spesielt er det også omfattende regnskapssuiter tilgjengelig som kan kombinere de beste funksjonene fra flere kategorier. Hovedkategoriene for regnskapsprogramvare er:

Fakturerings- og faktureringssystemer: Fakturerings- og faktureringsverktøy fullfører grunnleggende daglige økonomiske oppgaver for bedrifter, som å sende fakturaer og beregne regnskapsrapporter. De bidrar til å dokumentere finansiell aktivitet, og sørger for at den er forberedt for autorisasjon og validering av en profesjonell bokholder eller regnskapsfører.
Lønnsstyringssystemer: Bedrifter som arbeider med ansatte bruker ofte lønnsstyringssystemer for å opprettholde kontroll over kundefordringer og leverandørgjeld. Disse verktøyene kan utføre en rekke oppgaver, fra å beregne lønn og fjerne trekk, til automatisk å dele ut midler til en medarbeider, produsere lønnsslipper og skatteskjemaer.
Bedriftsressursplanleggingssystemer: Ellers kjent som ERP-er, Enterprise ressursplanleggingssystemer kombinerer alle systemene som brukes for lagerstyring, produktplanlegging, distribusjon, regnskap, materialinnkjøp og mer på ett sted. Noen løsninger kan også tilby moduler for business intelligence og CRM-integrasjoner.
Tids- og utgiftsstyringssystemer: Disse verktøyene bidrar til å akselerere faktureringssykluser og lar bedrifter forbedre relevante utgifter mens de er på farten. De er ofte svært tilpassbare og konfigurerbare for å passe behovene til ulike bedriftsledere. I tillegg kan de vanligvis produsere detaljerte grafiske rapporter om hvordan tid og ressurser brukes.

Funksjonene til regnskapsprogramvare

De nøyaktige egenskapene til enhver regnskapsprogramvare vil variere avhengig av teknologien det gjelder. Avhengig av hovedfunksjonene og målene til disse verktøyene, kan de bidra til å optimalisere virksomheter og effektivisere driften. Noen av kjernefunksjonene inkluderer:

regnskap: Hovedkomponenten i enhver regnskapsprogramvareløsning er muligheten til å spore og beregne kontoer. Regnskapssystemer inkluderer løsninger for hovedbok, anleggsmidler, bankavstemming, kunde- og kundefordringer med mer.
Fakturering og fakturering: Selv om det finnes programvareløsninger spesielt utviklet for fakturering og fakturering, tilbyr mange bredere regnskapsverktøy også disse funksjonene. Fakturerings- og faktureringssystemer lar brukere spore kjøp, sende fakturaer automatisk og sørge for at betalinger utføres i henhold til tidsplaner.
Budsjettering og prognose: Budsjett- og prognoseverktøy er også ofte buntet inn i regnskapssystemer. De beregner og tolker økonomisk ytelse for en bestemt periode, og hjelper organisasjoner med å sette gjennomførbare mål for vekst.
Anleggsforvaltning: Med verktøy for administrasjon av anleggsmidler kan bedrifter effektivt administrere økonomiske data mer nøyaktig. Disse modulene inkluderer ofte funksjoner som revisjonshistorikk, avskrivningsberegning, kostnadsposter og ressursallokeringsverktøy.
Lønnshåndtering: Mange komplette regnskapssuiter inkluderer ofte sine egne lønnsfunksjoner. Med disse verktøyene kan brukere beregne og behandle betalinger til ansatte, skrive ut sjekker og utarbeide skatte- og juridiske dokumenter uten feil.
Prosjektregnskap: Prosjektregnskapsprogramvare er vanligvis inkludert i systemer som er designet for spesifikke vertikaler eller bransjer. Disse verktøyene brukes vanligvis av byggeoperatører og programvareutviklere. De kan hjelpe med å estimere og håndtere faste kostnader og kostnader knyttet til materialer, arbeid og utstyr.
Fondsregnskap: Disse funksjonene er vanligvis designet for ideelle organisasjoner og offentlige etater, og kan spore donasjonsutgifter, tilskuddsadministrasjon og andre regulatoriske økonomiske konsepter. De tilbyr også en unik serie med økonomiske rapporter.
Lagerstyring: Mens lagerstyringsverktøy kan nås separat av bedrifter, kan de også leveres sammen med regnskapsprogramvare. De hjelper bedrifter med å kontrollere bevegelsen og tilgjengeligheten til produktene deres.
Rapporteringsverktøy: Mange regnskapsverktøy kommer med løsninger for å lage tilpassede rapporter for balanser og økonomisk helse. Verktøy som Netsuite, Freshbooks og Xero alle kommer med sin egen dedikerte rapporteringsseksjon.

Mange regnskapsløsninger kan også komme med tillegg og integrasjoner, som hjelper bedrifter til å bedre spore viktige detaljer. For eksempel kan løsninger inkludere dataregistreringsverktøy som lar bedriftsledere spore kredittkortkjøp gjort av ansatte.

Integrasjonsalternativer kan til og med tillate bedrifter å justere regnskapsverktøyene sine med betalingsbehandlingssystemene eller lagersporingsverktøyene.

Annonsering ⓘ

Noen verktøy kan automatisk opprette regnskaper og sende dem til de riktige skattegruppene. Det er til og med dobbeltskatteløsninger som QuickBooks Online og Intuit som lar selskaper og regnskapsførere jobbe sammen i sanntid.

Hva er fordelene med regnskapsprogramvare?

For de fleste selskaper er den største fordelen med regnskapsprogramvare muligheten til å spore kontantstrøminformasjon effektivt og nøyaktig. De riktige verktøyene vil vise bedriftsledere hvor de kan kutte kostnader, og hvordan de kan opprettholde et høyt fortjenestenivå. De er også ideelle for å automatisere bokføringsoppgaver og prosesser knyttet til skatteadministrasjon. De viktigste fordelene med regnskapsprogramvare inkluderer:

Enkelhet: De riktige regnskapsverktøyene vil hjelpe bedrifter med å kontrollere økonomien og spore viktige beregninger knyttet til forretningsvekst. I mange tilfeller kan bedriftseiere bruke disse systemene uten opplæring i det hele tatt, for å sikre at de fullfører viktige regnskapsoperasjoner og overholder juridiske og forskriftsmessige standarder i deres organisasjon.
Kostnadsbesparelser: Mange regnskapssystemer kan automatisere administrative prosedyrer og beregninger som hjelper virksomheter med å forstå inntektsrammene deres. De kan redusere kostnadene knyttet til utskrift av dokumentasjon, og gi innsikt i områder hvor bedrifter kan være i stand til å minimere utgiftene.
Finansiell åpenhet: Et godt regnskapssystem kan ofte eliminere mange kostbare og komplekse menneskelige feil. De beregner summer automatisk, for å redusere belastningen på ansatte, og sikre at en bedrifts dokumentasjon er presis skattemessig.
Tidssparende: Regnskapsapplikasjoner kan minimere antallet tidkrevende prosesser bedrifter trenger å fullføre hvis de administrerte kontoene sine manuelt. De kan effektivisere alt fra å beregne merverdiavgift til å lage rapporter. Noen løsninger går til og med utover grunnleggende regnskapsfunksjoner for å hjelpe med ting som tidsregistrering av ansatte.
Prognoser: En kjernefordel med regnskapsprogramvare er at den kan hjelpe bedrifter med å forutsi fremtidige bedriftssalg og -mønstre. Regnskapsprogramvare kan vise selskaper hvor de kan investere mer, hvor de kan kutte utgifter og hvordan de kan bevare eller forbedre deres økonomiske status. Det hjelper organisasjoner med å allokere ressurser effektivt.
Produktivitet: Med en rekke automatiserte verktøy og løsninger kan regnskapsprogramvare redusere mengden arbeid ansatte og bedriftsledere trenger for å vedlikeholde økonomiske dokumenter. Disse systemene kan samle inn, organisere og analysere data på vegne av en bedrift, og gi veiledning som styrker forretningsresultater.
Samsvar: De fleste regnskapssystemer er utformet for å sikre at selskaper kan forbli i samsvar med regelverket i sin bransje og land. De riktige løsningene vil sikre at du kan administrere skatte- og lønnsoppgavene dine effektivt. De lagrer også alle viktige detaljer et selskap trenger for å opprettholde en gjennomsiktig arbeidsflyt.
Sikkerhet: En av de viktigste eiendelene til enhver virksomhet er dens økonomiske informasjon. Den må beskyttes og forhindres fra å falle i feil hender. Regnskapsprogramvare bidrar til å holde informasjonen sikker, og sikrer at det er mindre sannsynlighet for at bedrifter mister oversikten over harde fysiske dokumenter eller kopier av data.

Hva bør selskaper se etter i regnskapsprogramvare?

Regnskapsprogramvare kommer i en rekke forskjellige former og størrelser, designet for å passe ulike forretningsbehov. De nøyaktige egenskapene du bør se etter i regnskapsprogramvaren din vil avhenge av dine forretningsmål og forventninger. Imidlertid er det noen få nøkkelfunksjoner mange organisasjoner vil dra nytte av, for eksempel:

Integrert fakturering: Regnskapssystemer bør generelt inneholde noen grunnleggende fakturerings- og faktureringsfunksjoner. Dette forhindrer bedriftseiere fra å måtte kjøpe ekstra programvare og overføre data mellom begge verktøyene.
tilpasning: Fordi de spesifikke økonomiske behovene til virksomheter kan variere, er det ingen løsning som passer alle for regnskap. Dette er grunnen til at det ofte er viktig å se etter alternativer for å tilpasse teknologien for å passe en merkevares spesifikke forretningsmodell eller arbeidsflyt.
Brukervennlighet: Regnskapsprosedyrer og beregninger kan være komplekse. Regnskapsprogramvare er utviklet for å gjøre prosessen med økonomistyring enklere for bedrifter. Som sådan er det verdt å se etter teknologi som er enkel og grei.
Sikkerhet: Regnskapsprogramvare er ansvarlig for å lagre og administrere noen av de mest sensitive dataene som samles inn av en bedrift. På grunn av dette er det viktig for ethvert selskap som investerer i denne teknologien for å sikre at de riktige sikkerhetstiltakene er på plass.
Tilkobling: Ikke bare skal en god regnskapsløsning kobles til bankkontoer og andre økonomiske verktøy, men den skal kunne integreres med teknologiene en organisasjon allerede bruker. Noen løsninger kommer til og med med API-tilgang for å hjelpe bedrifter med å koble all teknologien deres i ett enkelt glass.
Støtte: Mange regnskapsprogramvareplattformer tilbyr tilgang til fantastisk kundeservice og support. Dette sikrer at bedriftsledere enkelt kan få tilgang til veiledningen de trenger hvis noe går galt med teknologien deres.

Det er også verdt å tenke på prisen på regnskapsprogramvaren du vurderer å kjøpe. Ulike løsninger fra Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks og andre markedsledere har alle forskjellige prisstrukturer tilgjengelig.

Ofte, jo flere funksjoner du trenger, desto mer må du bruke. Fremveksten av SaaS-løsninger betyr imidlertid at mange småbedriftseiere fortsatt kan få tilgang til et bredt spekter av verktøy i regnskapsprogramvaren for småbedrifter, uten å måtte bruke en formue.

Fremtiden for regnskapsprogramvare

Regnskapsprogramvare har kommet langt gjennom årene. Etter hvert som selskaper fortsetter å utvikle seg, og deres økonomiske prosesser blir mer komplekse, trenger de mer enn bare verktøy som er i stand til å spore leverandørgjeld og fordringer. Selv små bedrifter begynner å investere i regnskapsverktøy med tilgang til innovative løsninger for automatisering, AI og avansert analyse.

Selv om det er vanskelig å vite sikkert hvordan regnskapslandskapet vil se ut i fremtiden, virker det sannsynlig at visse trender vil ta over. For eksempel blir skyregnskapsverktøy som gir direkte tilgang til regnskapsprosesser til brukere fra alle enheter med internettforbindelse stadig mer populære. Den beste regnskapsprogramvaren med skybasert funksjonalitet kan også tillate selskaper å koble seg til sine egne regnskapsførere over nettet for skatteformål.

Regnskapsprosesser vil sannsynligvis bli mer strømlinjeformet, ved hjelp av AI-systemer og verktøy som kan spore online regnskapsrapporter i sanntid, oppdage trender i innkjøpsordrer og til og med tilby bedrifter tilgang til veiledning om hvordan de kan forbedre kontantstrømmen.

Selv i dag kan en moderne regnskapsplattform hjelpe bedriftsledere innen detaljhandel og e-handel for å spore den økonomiske helsen til selskapet deres på et øyeblikk, ved å bruke Android- eller iOS-apper. Riktig programvare for skyregnskap kan til og med gjøre det enklere å ansette og administrere frilansere og kontraktører, med programvare for lønnsadministrasjon.