جواب سريع: أدوات إدارة المشاريع عبارة عن حل برمجي أو مجموعة من أنظمة البرامج المصممة لمساعدة الفرق المشاركة في مشروع ما. فهي تساعد الأفراد والفرق على التخطيط للمشاريع، وتتبع نتائج مهام معينة، وإدارة سير العمل بكفاءة، للحصول على أفضل النتائج من كل جهد تجاري.
اليوم ، سنقوم بتحديد ماهية أدوات إدارة المشاريع ، وكيف تعمل ، ولماذا أصبحت ذات قيمة متزايدة للعلامات التجارية الحالية.
ما هي أدوات إدارة المشروع؟
"إدارة المشاريع" هو المصطلح المستخدم للإشارة إلى العمليات والمهارات التي تستخدمها الشركات لإكمال هذه المهام وتحقيق أهداف محددة. يمكن لأدوات إدارة المشاريع تبسيط وتحسين عملية إدارة المشاريع، مما يساعد في تنسيق الفرق وتتبع التقدم وتعيين عناصر قائمة مهام محددة لأفراد مختلفين.
في معظم الأعمال ، يمكن أن تحتوي المشاريع على جميع التفاصيل المرتبطة بالموارد والوقت والأهداف والأموال التي تم تعيينها وتحديدها مسبقًا ، لكنها لا تزال غير منظمة جيدًا. في الواقع ، قد يكون التأكد من عمل المشاريع بدون عوائق أمرًا صعبًا للغاية ، لا سيما في بيئة يتم فيها توزيع الموظفين في بيئات مختلفة ، بسبب العمل عن بُعد والمختلط.
توجد أدوات وأنظمة إدارة المشروع لضمان قدرتك على التنفيذ الفعال للخطة الصحيحة خطوة بخطوة لإكمال مشروعك. إنها تزيد من فرصك ليس فقط في الوصول إلى أهدافك ، ولكن إنهاء مشروعك في الوقت المحدد ، في نطاق ميزانيتك المقصودة.
تخبر أدوات إدارة المشروع أعضاء الفريق بوقت وكيفية البدء في المشروع ، وما يجب القيام به بعد ذلك ، وكيفية قياس نتائج المشروع بمرور الوقت. تتوفر بعض الحلول البرمجية في هذا المشهد مجانًا ، بينما يتوفر البعض الآخر بسعر أعلى.
ما هي ميزات أدوات إدارة المشاريع؟
يمكن أن تختلف أدوات إدارة المشروع في الحجم والنطاق. يأتي بعضها مزودًا بأدوات أساسية لإدارة المهام ، بحيث يمكنك تخطيط عناصر عملك وتعقبها بمرور الوقت. يأتي الآخرون بإمكانيات أكثر تقدمًا مثل تتبع المشكلات وأتمتة المهام وتتبع الوقت. تتضمن بعض الميزات الأكثر شيوعًا لأدوات إدارة المشاريع ما يلي:
- أدوات تقدير المشروع: لضمان نجاح المشروع ، من المهم للشركات تحديد الأهداف والتخطيط للنتائج المحتملة للمهمة. يمكن أن تساعد أدوات تقدير المشروع في تقدير قيود المشروع ونتائجه من خلال التنبؤ بالميزانية ، و EVM وخطوط الأساس.
- أدوات التخطيط: غالبًا ما تأتي أنظمة إدارة المشاريع مع أدوات تخطيط مثل أنظمة إنشاء المستندات وجداول البيانات حيث يمكن للأشخاص مشاركة الأفكار حول مشروع ما. ترتبط أدوات التخطيط هذه عادةً بأدوات إدارة المستندات، حيث يمكن للشركات تخزين مكتبات من المعلومات المتعلقة بالمشروع.
- إدارة الميزانية: تحتوي معظم المشاريع على ميزانية محددة مسبقًا وتوقعات مالية مختلفة مرتبطة بها. يمكن أن تساعد أداة إدارة المشروع الشركات في تتبع النفقات والفواتير والتكاليف الفعلية المرتبطة بتحقيق نتائج محددة.
- تخصيص الموارد: غالبًا ما يعني النجاح في مشروع ما ضمان تعيين المهام الصحيحة وعناصر قائمة المهام للأشخاص المناسبين. يمكن أن تساعد أدوات تخصيص الموارد في ضمان تفويض قادة الأعمال للمهام بشكل صحيح ، وفقًا للمواعيد النهائية المحددة. يمكنهم أيضًا تقديم رؤى حول الموظفين الذين قد يغمرهم الكثير من العمل.
- أدوات التعاون: في عصر اليوم من العمل عن بعد والهجين ، من المهم ضمان بقاء جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع على نفس الصفحة. غالبًا ما تأتي أدوات إدارة المشاريع مع ميزات تعاون افتراضية للمراسلة الفورية والاجتماعات على شبكة الإنترنت ومؤتمرات الفيديو والمزيد.
- إدارة الجودة: تأتي بعض أدوات إدارة المشروع مع حلول إدارة الجودة ، والتي تساعد في جمع الأفكار والمقاييس حول المشروع. تعد إمكانات تتبع المشكلات وحلها ضرورية لضمان عدم انتهاء المشكلات بتعطيل تدفق العمل أو التسبب في مشاكل في الميزانيات والمواعيد النهائية.
- إدارة المشروع: يمكن أن تتضمن أدوات إدارة المشروع ميزات لإعداد الموظفين ، وتتبع الوقت لأغراض الفوترة ، والمزيد. تأتي بعض خيارات إدارة المشروع مع تقويمات ولوحات لتتبع مشاريع متعددة في وقت واحد.
- التقرير: ستأتي غالبية أدوات إدارة المشروع مع أدوات إعداد التقارير والتحليلات لمساعدة الشركات على إبقاء أصابعها على نبض المنظمة. يمكنك إنشاء تقارير حول مشاركة الموظفين والتقدم ونتائج الأعمال.
كيف تبدو أدوات إدارة المشاريع الشائعة؟
نظرًا لأن الشركات المختلفة تتعامل مع المشاريع بطرق مختلفة، فقد تأتي أدوات إدارة المشاريع في أشكال مختلفة. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع، ولكن هناك بعض الخيارات الشائعة بشكل خاص للنظر فيها. فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع الأكثر استخدامًا وتنفيذًا:
مخططات جانت
تعد مخططات جانت من أكثر أدوات إدارة المشاريع شيوعًا والأكثر شيوعًا. بشكل أساسي ، تساعد هذه المخططات المستخدمين على تصور الجدول الزمني لمشروعهم ، وكيف سيتم تعيين مهام مختلفة لأعضاء معينين من الموظفين في جميع أنحاء القوى العاملة.
غالبًا ما تُعتبر مخططات جانت مفيدة للغاية في تتبع الجدول الزمني الذي يحتاج مشروعك إلى اتباعه. يمكنك استخدام هذه المخططات لمراقبة الانحرافات عن خطط مشروعك ، والمشكلات التي قد تؤدي إلى التأخير. تم تقديم مخططات جانت في عام 1917 ، ومنذ ذلك الحين أصبحت معيارًا صناعيًا.
انهيار الهيكل العمل
تم تقديم هيكل تقسيم العمل ، أو "WBS" من قبل وزارة الدفاع الأمريكية في عام 1962. واليوم ، لا يزال يمثل أحد الأدوات الهامة المستخدمة في أي استراتيجية لتخطيط المشروع. بشكل أساسي ، يوفر هيكل تنظيم العمل طريقة لتقسيم مختلف الخطوات المتضمنة في الوصول إلى هدف مشروعك.
باستخدام هيكل تقسيم العمل، تقوم الشركات بإنشاء خريطة شاملة للمهام التي تحتاج إلى معالجتها قبل أن تتمكن من الوصول إلى "الهدف النهائي" للمشروع. في معظم الحالات، تبدأ المنظمات بفكرة واضحة عن "هدفها النهائي"، ثم تقسمها إلى مراحل يمكن تقسيمها بعد ذلك إلى مهام ومهام فرعية.
بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عن جميع المهام المرتبطة بمشروعك ، ستتمكن من تحديد المكان الذي يجب توزيع الموارد فيه ، والمدة التي قد تستغرقها للوصول إلى أهدافك.
خط الأساس للمشروع
أداة شائعة أخرى لإدارة المشروع هي "خط الأساس للمشروع". هذه في الأساس أداة رسومية لتمثيل قيم مشروعك ، من خلال مقارنة المعيار الذي حددته لمشروعك ، مقابل نتائج جهودك.
يشمل خط الأساس للمشروع مختلف خطوط الأساس الفرعية المختلفة ، بما في ذلك الجدول الزمني والتكلفة وخط الأساس للنطاق. في بداية المشروع ، تضع الشركات "خطوط أساس" مستهدفة لما يتوقعون تحقيقه ، ومتى يريدون تحقيقه من خلاله ، ومقدار تكلفة المشروع. تضمن مقارنة نتائجك بهذه الخطوط الأساسية أنك تحرز المقدار الصحيح من التقدم.
يمكن أن تكون خطوط الأساس للمشروع مفيدة أيضًا في تقليل "زحف النطاق" عن طريق التأكد من أنك لا تسمح للعمل غير المخطط له بتعطيل تدفق أهدافك.
أدوات إدارة المشاريع الأخرى
خارج الخيارات المذكورة أعلاه ، قد تشمل أدوات إدارة المشروع الأخرى ما يلي:
- أنشطة بناء الفريق التعاوني: يمكن أن تكون أنشطة بناء الفريق أداة مهمة لإدارة المشروع ، لأنها تساعد على زيادة إنتاجية وكفاءة الموظفين. يمكن للشركات تشغيل استراتيجيات ومسابقات التلعيب لإشراك موظفيها ، بالإضافة إلى اجتماعات جماعية جماعية ولقاءات.
- خطط إدارة الاتصالات: خطط إدارة الاتصالات هي أدوات في عملية إدارة المشروع تضمن إبقاء كل من يشارك في تقدم المشروع في الحلقة ، ويعمل باستمرار لتحقيق نفس الأهداف. تحدد خطط الاتصال عدد المرات التي يجتمع فيها أصحاب المصلحة لمناقشة المشروع وأين يمكن أن يحدث الاتصال.
- أدوات إدارة المهام: أدوات إدارة المهام هي في الأساس بيئات برمجية الكل في واحد حيث يمكن للشركات تخطيط المهام التي يحتاجون إليها لإكمال المشروع. يمكن ترتيب هذه المهام في جداول زمنية و "لوحات كانبان" بناءً على مستوى الإكمال والإلحاح وعوامل أخرى.
ما هي فوائد أدوات إدارة المشاريع؟
كما ذكر أعلاه ، فإن معظم المشاريع التجارية معقدة ومتعددة الأوجه وتستغرق وقتًا طويلاً. بالنسبة للشركات لتحقيق الأهداف الصحيحة من خلال مشاريعها ، لا يمكنهم ببساطة أن يأملوا أن يظل الجميع على نفس الصفحة وأن ينجز الأشياء وفقًا لموعد نهائي.
أدوات إدارة المشروع تحويل أهداف وتوقعات المشروع إلى سلسلة سهلة المتابعة من المهام القابلة للتنفيذ ، كاملة مع إرشادات حول كيفية التواصل والتواصل والتفاعل. في النهاية ، تتمثل أكبر فائدة لأدوات إدارة المشروع في أنها تحافظ على ترابط الأشخاص وتنظيمهم. تتضمن بعض المزايا التي يمكن أن يتوقعها المستخدمون عند تبني أدوات إدارة المشروع ما يلي:
- إدارة أفضل للوقت: أدوات إدارة المشاريع مثل مخططات جانت يمكن أن تساعد الشركات في الحصول على فكرة أفضل عن كيفية جدولة مشاريعهم لضمان عدم تفويتهم للمواعيد النهائية المهمة. من الممكن أيضًا استخدام هذه المخططات لاستيعاب التأخيرات في مكان العمل.
- إدارة نطاق: أدوات مثل WBS تساعد في التفكير ، وهي مهمة بشكل لا يصدق لتخطيط المشروع. يمكنهم منح الشركات رؤية أفضل لنطاق مشروعهم ، والمساعدة في تحديد أشياء مثل التكلفة والجدول الزمني وساعات العمل.
- مراقبة الميزانية: يمكن أن تساعد خطوط الأساس للتكلفة وأدوات التتبع على ضمان عدم خروج ميزانيتك عن نطاق السيطرة. باستخدام أدوات إدارة المشروع المناسبة ، يمكنك تحسين فرصك في إكمال مشروعك دون الإفراط في الإنفاق.
- تحسين التعاون: تساعد أدوات إدارة المشروع مع ميزات الاتصال والتعاون المدمجة في الحفاظ على اتصال أصحاب المصلحة في الفريق. يعد هذا ضروريًا لضمان بقاء الجميع على نفس الصفحة ، حتى عند العمل عن بُعد.
- سيطرة المشروع: باستخدام أدوات إدارة المشروع ، من السهل تتبع الموظفين المسؤولين عن المراحل أو المهام في المشروع. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان عمل الجميع على المهام الصحيحة في الأوقات الصحيحة.
ما هو برنامج إدارة المشاريع؟
حلول برامج إدارة المشاريع عبارة عن مجموعات من أدوات إدارة المشاريع، مثل مخططات جانت وأدوات إدارة المهام، مجمعة في بيئة واحدة. هناك أشكال مختلفة من برامج إدارة المشاريع، ولكل منها نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة بها يجب مراعاتها.
فيما يلي بعض الخيارات الأكثر شيوعًا المتاحة اليوم:
Trello
Trello هو أحدث برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت ومجهز بأدوات التعاون ولوحات Kanban والقوائم والبطاقات ، وهو مصمم لمساعدة الجميع على تتبع قائمة المهام الخاصة بهم. يسهل الحل خفيف الوزن والبسيط تعيين المشاريع لأعضاء مختلفين من الموظفين ، والحفاظ على تناغم قادة الأعمال مع أداء الفريق.
على الرغم من أن Trello لا يحتوي على بعض وظائف إعداد التقارير الأكثر تقدمًا وميزات تتبع المشروع لبعض برامج إدارة المشاريع الأخرى المتاحة اليوم ، إلا أنه لا يزال خيارًا رائعًا للمبتدئين. الخطة الأساسية مجانية للاستخدام ، وتأتي الخطط المميزة أيضًا مع مجموعة من الميزات الإضافية ، مثل الأتمتة والتكامل.
Asana
أداة ممتازة أخرى لإدارة المشاريع الرشيقة ، Asana يعد أمرًا رائعًا لتنظيم المهام والفرق. يأتي الحل مزودًا بميزات الأتمتة والتعاون في الوقت الفعلي والقوالب ولوحات المعلومات المخصصة. تسهل واجهة المستخدم الجذابة على كل عضو في الفريق تتبع تقدمه. بالإضافة إلى ذلك ، هناك رسوم متحركة سهلة الاستخدام.
Asana هي أداة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، مع مجموعة من عمليات التكامل مع البرامج الرائدة مثل Jira cloud Tableau و Slack و Microsoft Office و OneDrive. أكبر عيب في الخدمة هو العدد الهائل من الميزات التي يمكن أن تستغرق بعض الوقت لتعتاد عليها.
مشاريع MS
إذا كنت تتعامل بالفعل مع أشياء مثل إدارة الموارد والتعاون من خلال أصول Microsoft ، فمن المنطقي الاستفادة من مشاريع MS أيضًا. تدعم أداة جدولة المشروع هذه الفرق في تتبع التقدم باستخدام لوحات المهام المرئية والميزات التفاعلية. يمكنك تقسيم المشاريع المعقدة إلى Scum و Kanban ومهام سير العمل المخصصة.
تطبيق إدارة المشاريع هذا سهل الاستخدام ، حتى بالنسبة للفرق الصغيرة ذات المعرفة المحدودة بالتكنولوجيا أو تطوير البرامج. توجد أيضًا برامج تعليمية ومنتديات عبر الإنترنت لمساعدتك في تعلم كيفية استخدام أدوات فريق المشروع وقوائم المهام والإشعارات.
Wrike
يعد Wrike أحد أكثر أدوات التعاون الجماعي شيوعًا لإدارة العمل ، وهو نظام بيئي مفيد حيث يمكن للشركات تتبع الوقت والمشاريع. يأتي النظام القابل للتكوين بدرجة عالية مع إمكانية الوصول إلى جداول الوقت ولوحات Kanban ومخططات Gantt التفاعلية مع وظيفة السحب والإفلات. يوجد أيضًا خيار للمستخدمين لتخصيص لوحات المعلومات الخاصة بهم.
تعتبر أداة إدارة المشاريع الذكية مبنية على السحابة ومباشرة. سيكون لديك حق الوصول إلى ميزات مثل قوائم المهام والمهام الفرعية والجداول ومهام سير العمل المشتركة. هناك أيضًا عناصر اتصال وتعاون في الوقت الفعلي وتقارير متعمقة. يمكنك تعيين تواريخ استحقاق الموافقات ، وجعل فريقك بأكمله على المسار الصحيح مع قاعدة موارد مليئة بالمستندات المهمة.
مشاريع زوهو
أداة شائعة أخرى لإدارة المشاريع ، تساعد Zoho Projects الشركات على تتبع المهام والعمل معًا في جهود الفريق وإنشاء مخططات جانت. هناك خيارات لتتبع الساعات القابلة للفوترة وتقدم المشروع. تقدم Zoho أيضًا للشركات مجموعة من ميزات الاتصال ضمن أدوات PM الخاصة بها ، بحيث يمكنك البقاء على اتصال مع العاملين الهجين والعاملين عن بُعد.
Zoho هي أداة SaaS رائعة، ولكن هناك بعض القيود المفروضة على الفرق الأكبر حجمًا. هذه الأداة مناسبة بشكل أفضل لتبسيط المهام الصغيرة وتتبع أداء المشروع في الشركات الصغيرة. كما تعد مساحة العمل مثالية للموظفين لتتبع المهام الفردية، وهناك خطة مجانية للمبتدئين.
كيف تختار أداة إدارة المشروع الصحيحة؟
يمكن أن يكون اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع واستراتيجية إدارة المشاريع أمرًا معقدًا. لا توجد استراتيجية واحدة تناسب الجميع هنا. بدلاً من ذلك ، تحتاج الشركات إلى التفكير في كيفية جعل مشروعًا بسيطًا مبسطًا قدر الإمكان لفريقها المحدد.
يمكن أن تساعد تطبيقات وبرامج إدارة المشاريع في كل شيء من تدقيق مهام المشروع إلى مهام سير العمل المعقدة ، بشرط أن توفر الوصول إلى الميزات الأساسية الصحيحة. عند اختيارك ، تأكد من مراعاة أشياء مثل:
- الميزات الرئيسية: هل يتوافق الحل مع منهجيتك في إدارة المشاريع مع مخططات جانت وتتبع الوقت وحتى تطبيق الهاتف المحمول الخاص به لمستخدمي iOS و Android؟
- عدد المستخدمين: كم عدد الأشخاص الذين يمكن أن يدعمهم حل إدارة المشروع؟ هل هي مناسبة للشركات الكبيرة والصغيرة؟
- عمليات الدمج: هل يتكامل النظام مع جميع الأدوات الحالية التي يستخدمها فريقك ، حتى يتمكنوا من التفوق في الوفاء بالمواعيد النهائية؟
- هيكل التسعير: هل خطط التسعير المقدمة تدعم خطة عملك؟ هل التكلفة تستحق مزايا العمل الجماعي ومزايا خفة الحركة؟
- سهولة الاستخدام: لا تحتاج أفضل أدوات إدارة المشاريع إلى معالجة تبعياتك ومعالم عملك فحسب ، بل تقدم أيضًا البساطة للمستخدمين.
