Poate părea o întrebare ciudată, dar este una pe care mulți proprietari de afaceri o pun atunci când fac tranziția în lumea antreprenoriatului. În lumea din ce în ce mai digitală de astăzi, antreprenorii se bazează adesea pe o multitudine de instrumente pentru a-i ajuta să gestioneze diverse aspecte ale conducerii afacerii lor.
Există soluții software pentru orice de la management de proiect la logistică, serviciul pentru clienți și chiar colaborarea internă. Software-ul de contabilitate este una dintre soluțiile de bază utilizate de liderii de afaceri, pentru a-i ajuta să urmărească profiturile, să mențină fluxul de numerar și să se ocupe de taxe.
Astăzi, vom împărtăși tot ce trebuie să știți despre software-ul de contabilitate, de la caracteristicile pe care probabil le veți găsi în aceste instrumente, până la beneficiile de a avea soluția potrivită.
Ce este software-ul de contabilitate?
Mai simplu spus, software-ul de contabilitate este un instrument digital folosit de liderii de afaceri și profesioniștii în contabilitate pentru a îndeplini diverse sarcini de contabilitate și contabilitate. Aceste sisteme pot stoca datele financiare ale unei afaceri, pot urmări tranzacțiile și uneori chiar pot genera facturi și cotații.
În trecut, instrumentele software de contabilitate erau adesea sisteme descărcabile, „offline”, care foloseau algoritmi pentru a finaliza calculele în numele unui utilizator. Cu toate acestea, în ultimii ani, pe măsură ce multe companii s-au mutat în cloud și au început să folosească internetul, multe instrumente de contabilitate au devenit conectate la web. Informațiile sunt stocate în cloud și actualizate aproape în timp real, datorită linkurilor către contul bancar al utilizatorului și alte resurse financiare.
În special, soluțiile software de contabilitate pot include diverse caracteristici și funcționalități diferite, în funcție de serviciu și de nevoile afacerii. Unele opțiuni mai mici introduc, stochează și analizează automat datele pentru utilizatori. Alte sisteme, mai avansate, pot fi construite personalizat pentru a răspunde nevoilor unice ale anumitor companii.
Multe sisteme software de contabilitate se pot integra și cu alte instrumente, cum ar fi sistemele de planificare a resurselor întreprinderii și logistică, pentru a oferi o imagine mai cuprinzătoare a operațiunilor de afaceri.
Software-ul de contabilitate de încredere ar trebui să îndeplinească întotdeauna cerințele legale ale regiunii sau țării în care își desfășoară activitatea o afacere. De exemplu, companiile din Marea Britanie trebuie să se asigure că soluțiile lor de contabilitate sunt conforme cu MTD și pot facilita pe deplin urmărirea automată a tranzacțiilor profesionale în scopuri fiscale. În SUA, software-ul de contabilitate trebuie să fie suficient de flexibil pentru a aborda reglementările în continuă schimbare din spațiul financiar.
Multe dintre cele mai comune soluții de contabilitate disponibile astăzi sunt accesibile și prin cloud, astfel încât utilizatorii pot monitoriza tranzacțiile financiare folosind o aplicație mobilă conectată la web.
Care sunt tipurile comune de software de contabilitate?
După cum am menționat mai sus, există diferite tipuri de software de contabilitate disponibile, fiecare conceput pentru a răspunde nevoilor financiare specifice ale întreprinderilor. Sistemele contabile și financiare evoluează constant, dar de obicei se încadrează în patru categorii diferite. În special, există și suite de contabilitate cuprinzătoare disponibile care pot combina cele mai bune caracteristici ale mai multor categorii. Principalele categorii de software de contabilitate sunt:
- Sisteme de facturare si facturare: Instrumentele de facturare și facturare completează sarcinile financiare de zi cu zi pentru companii, cum ar fi trimiterea facturilor și calcularea rapoartelor contabile. Acestea ajută la documentarea activității financiare și se asigură că este pregătită pentru autorizare și validare de către un contabil sau un contabil profesionist.
- Sisteme de gestionare a salariilor: Companiile care lucrează cu angajații folosesc adesea sisteme de gestionare a salariilor pentru a menține controlul asupra conturilor de încasat și de plătit. Aceste instrumente pot îndeplini o gamă largă de sarcini, de la calcularea salariilor și eliminarea deducerilor, până la distribuirea automată a fondurilor unui membru al personalului, producerea de fișe de plată și formulare fiscale.
- Sisteme de planificare a resurselor întreprinderii: Altfel cunoscut sub numele de ERP-uri, Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii combină toate sistemele utilizate pentru gestionarea stocurilor, planificarea produselor, distribuția, contabilitatea, achiziția de materiale și multe altele într-un singur loc. Unele soluții pot oferi și module pentru business intelligence și integrări CRM.
- Sisteme de management al timpului și cheltuielilor: Aceste instrumente ajută la accelerarea ciclurilor de facturare și permit companiilor să îmbunătățească cheltuielile relevante în mișcare. Acestea sunt adesea foarte personalizabile și configurabile pentru a se potrivi nevoilor diferiților lideri de afaceri. În plus, ei pot produce de obicei rapoarte grafice detaliate despre modul în care sunt folosite timpul și resursele.
Caracteristicile software-ului de contabilitate
Capacitățile exacte ale oricărui software de contabilitate vor varia în funcție de tehnologia în cauză. În funcție de principalele caracteristici și obiective ale acestor instrumente, acestea pot ajuta la optimizarea afacerilor și la eficientizarea operațiunilor. Unele dintre capacitățile de bază includ:
- Contabilitate: Componenta principală a oricărei soluții software de contabilitate este capacitatea de a urmări și calcula conturile. Sistemele de contabilitate includ soluții pentru registre generale, mijloace fixe, reconciliere bancară, conturi de încasat și de plătit și multe altele.
- Facturare si facturare: Deși există soluții software special concepute pentru facturare și facturare, multe instrumente de contabilitate mai largi oferă și aceste funcții. Sistemele de facturare și facturare permit utilizatorilor să urmărească achizițiile, să trimită automat facturile și să se asigure că plățile sunt efectuate conform programelor.
- Bugetare și prognoză: Instrumentele de bugetare și prognoză sunt, de asemenea, frecvent incluse în sistemele de contabilitate. Ei calculează și interpretează performanța financiară pentru o anumită perioadă și ajută organizațiile să stabilească obiective fezabile de creștere.
- Gestionarea mijloacelor fixe: Cu instrumentele de gestionare a activelor fixe, companiile pot gestiona eficient datele financiare cu mai multă acuratețe. Aceste module includ adesea caracteristici precum istoricul de auditare, calculul amortizarii, înregistrările costurilor și instrumentele de alocare a resurselor.
- Gestionarea salariilor: Multe suite complete de contabilitate includ adesea propriile caracteristici de salarizare. Cu aceste instrumente, utilizatorii pot calcula și procesa plățile către angajați, pot imprima cecuri și pot pregăti documente fiscale și legale fără erori.
- Contabilitatea proiectului: Software-ul de contabilitate de proiect este de obicei inclus în sisteme care sunt concepute pentru anumite verticale sau industrii. Aceste instrumente sunt utilizate de obicei de operatorii de construcții și dezvoltatorii de software. Aceștia pot ajuta la estimarea și gestionarea cheltuielilor generale și a costurilor legate de materiale, forță de muncă și echipamente.
- Contabilitatea fondului: Aceste caracteristici sunt de obicei concepute pentru organizațiile non-profit și agențiile guvernamentale și pot urmări cheltuielile cu donațiile, gestionarea granturilor și alte concepte financiare de reglementare. De asemenea, oferă o suită unică de rapoarte financiare.
- Gestionarea stocurilor: În timp ce instrumentele de gestionare a stocurilor pot fi accesate separat de companii, ele pot veni și incluse în software-ul de contabilitate. Ele ajută companiile să controleze mișcarea și disponibilitatea produselor lor.
- Instrumente de raportare: Multe instrumente de contabilitate vin cu soluții pentru crearea de rapoarte personalizate pentru bilanţuri și sănătate financiară. Instrumente precum Netsuite, Freshbooks și Xero toate vin cu propria lor secțiune de raportare dedicată.
Multe soluții de contabilitate pot veni și cu suplimente și integrări, care ajută companiile să urmărească mai bine detaliile importante. De exemplu, soluțiile pot include instrumente de introducere a datelor care permit liderilor de afaceri să urmărească achizițiile efectuate de angajați cu cardul de credit.
Opțiunile de integrare pot chiar să permită companiilor să-și alinieze instrumentele de contabilitate cu sistemele lor de procesare a plăților sau cu instrumentele de urmărire a stocurilor.
Unele instrumente pot crea automat situații financiare și le pot trimite grupurilor fiscale corecte. Există chiar și soluții fiscale cu intrare dublă, cum ar fi QuickBooks Online și Intuit, care permit companiilor și contabililor să lucreze împreună în timp real.
Care sunt beneficiile software-ului de contabilitate?
Pentru majoritatea companiilor, cel mai mare beneficiu al software-ului de contabilitate este capacitatea de a urmări informațiile fluxului de numerar în mod eficient și precis. Instrumentele potrivite le vor arăta liderilor de afaceri unde pot reduce costurile și cum pot păstra un nivel ridicat de profit. De asemenea, sunt ideale pentru automatizarea sarcinilor de contabilitate și a proceselor legate de managementul fiscal. Beneficiile cheie ale software-ului de contabilitate includ:
- Simplitate: Instrumentele de contabilitate potrivite vor ajuta companiile să-și controleze finanțele și să urmărească valorile importante legate de creșterea afacerii. În multe cazuri, proprietarii de afaceri pot folosi aceste sisteme fără nicio pregătire, pentru a se asigura că efectuează operațiuni contabile esențiale și că respectă standardele legale și de reglementare din organizația lor.
- Economii: Multe sisteme de contabilitate pot automatiza procedurile administrative și calculele care ajută companiile să-și înțeleagă cadrul de venituri. Acestea pot reduce costurile asociate cu tipărirea documentației și pot oferi informații despre domeniile în care companiile ar putea să minimizeze cheltuielile.
- Transparență financiară: Un sistem contabil bun poate elimina adesea multe erori umane costisitoare și complexe. Ei calculează sumele automat, pentru a reduce presiunea asupra angajaților și pentru a se asigura că documentația unei companii este precisă din punct de vedere fiscal.
- Economie de timp: Aplicațiile de contabilitate pot minimiza numărul de procese consumatoare de timp pe care companiile ar trebui să le parcurgă dacă și-ar gestiona conturile manual. Ei pot eficientiza totul, de la calcularea taxei pe vânzări până la crearea de rapoarte. Unele soluții chiar depășesc funcțiile de contabilitate de bază pentru a ajuta la lucruri precum urmărirea timpului angajaților.
- Prognoza: Un avantaj principal al software-ului de contabilitate este că poate ajuta companiile să prezică vânzările și modelele viitoare ale companiei. Software-ul de contabilitate poate arăta companiilor unde să investească mai mult, unde să reducă cheltuielile și cum să-și păstreze sau să-și îmbunătățească situația financiară. Ajută organizațiile să aloce resursele în mod eficient.
- Productivitate: Cu o gamă largă de instrumente și soluții automate, software-ul de contabilitate poate reduce cantitatea de muncă pe care angajații și liderii de afaceri trebuie să o facă pentru a menține documentele financiare. Aceste sisteme pot colecta, organiza și analiza date în numele unei companii și pot oferi îndrumări care întăresc rezultatele afacerii.
- Conformitate: Majoritatea sistemelor de contabilitate sunt concepute pentru a se asigura că companiile pot rămâne în conformitate cu reglementările din industria și din țara lor. Soluțiile potrivite vă vor asigura că vă puteți gestiona eficient taxele și sarcinile de salarizare. De asemenea, ele stochează toate detaliile importante de care o companie are nevoie pentru a menține un flux de lucru transparent.
- De securitate: Unul dintre cele mai importante active ale oricărei afaceri sunt informațiile sale financiare. Trebuie protejat și prevenit să cadă în mâini greșite. Software-ul de contabilitate ajută la păstrarea în siguranță a informațiilor și asigură că companiile sunt mai puțin probabil să piardă evidența documentelor fizice sau a copiilor de date.
Ce ar trebui să caute companiile în software-ul de contabilitate?
Software-ul de contabilitate vine într-o gamă de forme și dimensiuni diferite, concepute pentru a se potrivi nevoilor diferitelor afaceri. Capacitățile exacte pe care ar trebui să le căutați în software-ul dvs. de contabilitate vor depinde de obiectivele și așteptările dvs. de afaceri. Cu toate acestea, există câteva caracteristici cheie de care vor beneficia multe organizații, cum ar fi:
- Facturare integrata: Sistemele de contabilitate ar trebui să includă, în general, unele funcționalități de bază de facturare și facturare. Acest lucru îi împiedică pe proprietarii de afaceri să fie nevoiți să achiziționeze software suplimentar și să transfere date între ambele instrumente.
- Personalizare: Deoarece nevoile financiare specifice ale întreprinderilor pot varia, nu există o soluție unică pentru contabilitate. Acesta este motivul pentru care este adesea important să căutați opțiuni pentru a personaliza tehnologia pentru a se potrivi modelului de afaceri specific sau fluxului de lucru al unei mărci.
- Usor de folosit: Procedurile și calculele contabile pot fi complexe. Software-ul de contabilitate este conceput pentru a face procesul de management financiar mai ușor pentru întreprinderi. Ca atare, merită să căutați o tehnologie simplă și directă.
- De securitate: Software-ul de contabilitate este responsabil pentru stocarea și gestionarea unora dintre cele mai sensibile date colectate de o companie. Din acest motiv, este esențial pentru orice companie care investește în această tehnologie să se asigure că există măsurile de securitate adecvate.
- Conectivitate: Nu numai că o soluție de contabilitate bună ar trebui să se conecteze la conturile bancare și la alte instrumente financiare, dar ar trebui să se poată integra cu tehnologiile pe care o organizație le folosește deja. Unele soluții vin chiar și cu acces API pentru a ajuta companiile să își conecteze toată tehnologia într-un singur panou de sticlă.
- Suport: Multe platforme de software de contabilitate oferă acces la servicii fantastice pentru clienți și asistență. Acest lucru asigură că liderii de afaceri pot accesa cu ușurință îndrumările de care au nevoie dacă ceva nu merge bine cu tehnologia lor.
De asemenea, merită să vă gândiți la prețul software-ului de contabilitate pe care vă gândiți să îl cumpărați. Diferite solutii de la Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks și alți lideri de piață au toate structurile de preț diferite disponibile.
Adesea, cu cât aveți nevoie de mai multe funcții, cu atât va trebui să cheltuiți mai mult. Cu toate acestea, creșterea soluțiilor SaaS înseamnă că mulți proprietari de afaceri mici pot accesa în continuare o gamă largă de instrumente în software-ul lor de contabilitate pentru întreprinderile mici, fără a fi nevoiți să cheltuiască o avere.
Viitorul software-ului de contabilitate
Software-ul de contabilitate a parcurs un drum lung de-a lungul anilor. Pe măsură ce companiile continuă să evolueze, iar procesele lor financiare devin mai complexe, au nevoie de mai mult decât instrumente capabile să urmărească conturile de plătit și de încasat. Chiar și întreprinderile mici încep să investească în instrumente de contabilitate cu acces la soluții inovatoare pentru automatizare, AI și analiză avansată.
Deși este dificil de știut cu certitudine cum va arăta peisajul contabil în viitor, se pare că anumite tendințe vor prelua. De exemplu, instrumentele de contabilitate în cloud care oferă acces direct la procesele contabile utilizatorilor de pe orice dispozitiv cu o conexiune la internet sunt din ce în ce mai populare. Cel mai bun software de contabilitate cu funcționalitate bazată pe cloud poate, de asemenea, permite companiilor să se conecteze cu proprii contabili prin web în scopuri fiscale.
Este posibil ca procesele contabile să devină mai raționalizate, cu ajutorul sistemelor și instrumentelor AI care pot urmări rapoartele contabile online în timp real, pot identifica tendințele în comenzile de achiziție și chiar oferă companiilor acces la îndrumări despre cum să-și îmbunătățească fluxul de numerar.
Chiar și astăzi, o platformă modernă de contabilitate poate ajuta liderii de afaceri din retail și E-commerce pentru a urmări starea financiară a companiei lor dintr-o privire, folosind aplicații Android sau iOS. Software-ul potrivit de contabilitate în cloud poate facilita chiar angajarea și gestionarea freelancerilor și contractanților, cu software-ul de gestionare a salariilor.
