זה אולי נשמע כמו שאלה מוזרה, אבל זו שאלה שבעלי עסקים רבים שואלים כשהם עוברים לעולם היזמות. בעולם הדיגיטלי של היום, יזמים מסתמכים לעתים קרובות על שפע של כלים שיעזרו להם לנהל היבטים שונים של ניהול העסק שלהם.
יש פתרונות תוכנה לכל דבר ניהול פרויקטים ל לוגיסטיקה, שירות לקוחות ואפילו שיתוף פעולה פנימי. תוכנת הנהלת חשבונות היא אחד מפתרונות הליבה שממנפים מנהיגים עסקיים, כדי לעזור להם לעקוב אחר רווחים, לשמור על תזרים מזומנים ולהתמודד עם מיסים.
היום, נשתף את כל מה שאתה צריך לדעת על תוכנת הנהלת חשבונות, מהתכונות שאתה צפוי למצוא בכלים אלה, ועד ליתרונות של הפתרון הנכון.
מהי תוכנת הנהלת חשבונות?
במילים פשוטות, תוכנת הנהלת חשבונות היא כלי דיגיטלי המשמש מנהיגים עסקיים ואנשי מקצוע בראיית חשבון להשלמת משימות חשבונאות והנהלת חשבונות שונות. מערכות אלו יכולות לאחסן את הנתונים הפיננסיים של העסק, לעקוב אחר עסקאות ולעיתים אף להפיק חשבוניות והצעות מחיר.
בעבר, כלי תוכנת הנהלת חשבונות היו ניתנים להורדה, "לא מקוונים", שהשתמשו באלגוריתמים כדי להשלים חישובים מטעם המשתמש. עם זאת, בשנים האחרונות, ככל שחברות רבות עברו לענן, והחלו למנף את האינטרנט, כלים חשבונאיים רבים התחברו לאינטרנט. המידע נשמר בענן, ומתעדכן כמעט בזמן אמת, הודות לקישורים לחשבון הבנק של המשתמש ולמשאבים פיננסיים נוספים.
יש לציין כי פתרונות תוכנת הנהלת חשבונות יכולים לכלול תכונות ופונקציות שונות, בהתאם לשירות ולצרכים של העסק. כמה אפשרויות קטנות יותר פשוט להזין, לאחסן ולנתח נתונים עבור משתמשים באופן אוטומטי. ניתן לבנות מערכות אחרות ומתקדמות יותר בהתאם לצרכים הייחודיים של חברות מסוימות.
מערכות תוכנות הנהלת חשבונות רבות יכולות להשתלב גם עם כלים אחרים, כגון תכנון משאבים ארגוניים ומערכות לוגיסטיקה, כדי לספק מבט מקיף יותר על הפעילות העסקית.
תוכנת הנהלת חשבונות אמינה צריכה תמיד לעמוד בדרישות החוקיות של האזור או המדינה שבה העסק פועל. לדוגמה, חברות בבריטניה צריכות להבטיח שהפתרונות החשבונאיים שלהן תואמים ל-MTD, ויכולות להקל באופן מלא על המעקב האוטומטי של עסקאות מקצועיות לצורכי מס. בארה"ב, תוכנת הנהלת חשבונות צריכה להיות גמישה מספיק כדי לטפל בתקנות המשתנות ללא הרף בתחום הפיננסי.
רבים מהפתרונות החשבונאיים הנפוצים ביותר הקיימים כיום נגישים גם דרך הענן, כך שמשתמשים יכולים לנטר עסקאות פיננסיות באמצעות אפליקציה סלולרית המחוברת לרשת.
מהם הסוגים הנפוצים של תוכנות הנהלת חשבונות?
כפי שהוזכר לעיל, ישנם סוגים שונים של תוכנות הנהלת חשבונות זמינות, שכל אחת מהן מיועדת לתת מענה לצרכים פיננסיים ספציפיים לעסקים. מערכות חשבונאות ופיננסים מתפתחות ללא הרף, אך בדרך כלל הן מתחלקות לארבע קטגוריות שונות. יש לציין שיש גם חבילות חשבונאיות מקיפות זמינות שיכולות לשלב את התכונות הטובות ביותר של מספר קטגוריות. קטגוריות הליבה של תוכנות הנהלת חשבונות הן:
- מערכות חיוב וחשבוניות: כלי חיוב וחשבוניות משלימים משימות פיננסיות יומיומיות בסיסיות לחברות, כגון שליחת חשבוניות וחישוב דוחות חשבונאיים. הם מסייעים בתיעוד פעילות פיננסית, ומבטיחים שהיא מוכנה לאישור ואימות על ידי מנהל חשבונות מקצועי או רואה חשבון.
- מערכות ניהול שכר: חברות העובדות עם עובדים משתמשות לעתים קרובות במערכות ניהול שכר כדי לשמור על שליטה על חשבונות חייבים ותשלום. כלים אלו יכולים לבצע מגוון משימות, מחישוב משכורות והסרת ניכויים, ועד לחלוקת כספים אוטומטית לאיש צוות, הפקת תלושי שכר וטפסי מס.
- מערכות תכנון משאבים ארגוניים: ידוע גם בשם ERPs, מערכות תכנון משאבים ארגוניים משלבות את כל המערכות המשמשות לניהול מלאי, תכנון מוצרים, הפצה, הנהלת חשבונות, רכישת חומרים ועוד במקום אחד. פתרונות מסוימים יכולים להציע גם מודולים עבור אינטגרציות של בינה עסקית ו-CRM.
- מערכות ניהול זמן והוצאות: כלים אלו עוזרים להאיץ את מחזורי החיוב ומאפשרים לחברות לשפר הוצאות רלוונטיות תוך כדי תנועה. לעתים קרובות הם ניתנים להתאמה אישית וניתנת להגדרה כדי להתאים לצרכים של מנהיגים עסקיים שונים. בנוסף, הם יכולים בדרך כלל להפיק דוחות גרפיים מפורטים על אופן השימוש בזמן ובמשאבים.
התכונות של תוכנת הנהלת חשבונות
היכולות המדויקות של כל תוכנת הנהלת חשבונות ישתנו בהתאם לטכנולוגיה המדוברת. בהתאם לתכונות ולמטרות העיקריות של הכלים הללו, הם יכולים לעזור לייעל עסקים ולייעל את התפעול. חלק מיכולות הליבה כוללות:
- חשבונאות: המרכיב העיקרי בכל פתרון תוכנת הנהלת חשבונות הוא היכולת לעקוב ולחשב חשבונות. מערכות הנהלת חשבונות כוללות פתרונות לפנקסי חשבונות, רכוש קבוע, תיאום בנק, חשבונות חייבים ותשלום ועוד.
- חיוב וחשבונית: אמנם ישנם פתרונות תוכנה שתוכננו במיוחד עבור חיוב וחשבונית, אך כלים רבים להנהלת חשבונות רחבים יותר מציעים גם תכונות אלו. מערכות חיוב וחשבוניות מאפשרות למשתמשים לעקוב אחר רכישות, לשלוח חשבוניות באופן אוטומטי ולוודא שהתשלומים מתבצעים לפי לוחות הזמנים.
- תקציב ותחזית: גם כלי תקציב וחיזוי מצורפים לעתים קרובות למערכות חשבונאיות. הם מחשבים ומפרשים ביצועים פיננסיים לתקופה מסוימת, ומסייעים לארגונים להגדיר יעדי צמיחה אפשריים.
- ניהול נכסים קבועים: בעזרת כלי ניהול נכסים קבועים, חברות יכולות לנהל ביעילות נתונים פיננסיים בצורה מדויקת יותר. מודולים אלה כוללים לעתים קרובות תכונות כמו היסטוריית ביקורת, חישוב פחת, רישומי עלויות וכלים להקצאת משאבים.
- ניהול שכר: חבילות חשבונאות מלאות רבות כוללות לעתים קרובות תכונות משלהן לשכר. בעזרת כלים אלה, משתמשים יכולים לחשב ולעבד תשלומים לעובדים, להדפיס צ'קים ולהכין מסמכי מס ומשפטים ללא שגיאות.
- הנהלת חשבונות בפרויקט: תוכנה להנהלת חשבונות פרויקט כלולה בדרך כלל במערכות המיועדות לענפים או תעשיות ספציפיות. כלים אלה משמשים בדרך כלל על ידי מפעילי בנייה ומפתחי תוכנה. הם יכולים לעזור בהערכת וטיפול בתקורות ועלויות הקשורות לחומרים, עבודה וציוד.
- חשבונאות קרן: תכונות אלו מיועדות בדרך כלל לארגונים ללא מטרות רווח וסוכנויות ממשלתיות, ויכולות לעקוב אחר הוצאות תרומות, ניהול מענקים ומושגים פיננסיים רגולטוריים אחרים. הם מציעים גם חבילה ייחודית של דוחות כספיים.
- ניהול מלאי: בעוד שעסקים יכולים לגשת לכלי ניהול מלאי בנפרד, הם יכולים גם לכלול בתוכנת הנהלת חשבונות. הם עוזרים לחברות לשלוט בתנועה ובזמינות של המוצרים שלהן.
- כלי דיווח: כלים חשבונאיים רבים מגיעים עם פתרונות ליצירת דוחות מותאמים אישית למאזנים ולבריאות פיננסית. כלים כמו Netsuite, Freshbooks ו Xero כולם מגיעים עם מדור דיווח ייעודי משלהם.
פתרונות חשבונאיים רבים יכולים להגיע גם עם תוספות ואינטגרציות, המסייעות לחברות לעקוב טוב יותר אחר פרטים חשובים. לדוגמה, פתרונות יכולים לכלול כלים להזנת נתונים המאפשרים למנהיגים עסקיים לעקוב אחר רכישות בכרטיסי אשראי שבוצעו על ידי עובדים.
אפשרויות האינטגרציה יכולות אפילו לאפשר לחברות ליישר את הכלים החשבונאיים שלהן עם מערכות עיבוד התשלומים או כלי מעקב המלאי שלהן.
כלים מסוימים יכולים ליצור דוחות כספיים באופן אוטומטי ולהגיש אותם לקבוצות המס הנכונות. ישנם אפילו פתרונות מס כפולים כמו QuickBooks Online ו-Intuit המאפשרים לחברות ורואי חשבון לעבוד יחד בזמן אמת.
מהם היתרונות של תוכנת הנהלת חשבונות?
עבור רוב החברות, היתרון הגדול ביותר של תוכנת הנהלת חשבונות, הוא היכולת לעקוב אחר מידע תזרים מזומנים בצורה יעילה ומדויקת. הכלים הנכונים יראו למנהיגים עסקיים היכן הם יכולים לקצץ בעלויות וכיצד הם יכולים לשמר רמת רווח גבוהה. הם גם אידיאליים לאוטומציה של משימות הנהלת חשבונות ותהליכים הקשורים לניהול מס. היתרונות העיקריים של תוכנת הנהלת חשבונות כוללים:
- פַּשְׁטוּת: הכלים החשבונאיים הנכונים יסייעו לחברות לשלוט על הכספים שלהן ולעקוב אחר מדדים חשובים הקשורים לצמיחה עסקית. במקרים רבים, בעלי עסקים יכולים להשתמש במערכות אלו ללא הכשרה כלל, כדי להבטיח שהם ישלימו פעולות חשבונאיות חיוניות ויעמדו בסטנדרטים החוקיים והרגולטוריים בארגון שלהם.
- חיסכון עלויות: מערכות חשבונאיות רבות יכולות להפוך נהלים וחישובים אדמיניסטרטיביים לאוטומטיים המסייעים לעסקים להבין את מסגרת ההכנסות שלהם. הם יכולים להפחית את העלויות הכרוכות בהדפסת תיעוד, ולספק תובנות לגבי תחומים שבהם חברות עשויות למזער הוצאות.
- שקיפות פיננסית: מערכת הנהלת חשבונות טובה יכולה לעתים קרובות למנוע טעויות אנוש רבות יקרות ומורכבות. הם מחשבים סכומים באופן אוטומטי, כדי להפחית את העומס על העובדים, ולוודא שהתיעוד של החברה מדויק לצרכי מס.
- חוסך בזמן: יישומי הנהלת חשבונות יכולים למזער את מספר התהליכים שגוזלים זמן שחברות היו צריכות להשלים אילו היו מנהלות את החשבונות שלהן באופן ידני. הם יכולים לייעל הכל, החל לחישוב מס מכירה ועד ליצירת דוחות. פתרונות מסוימים אפילו חורגים מפונקציות חשבונאיות בסיסיות כדי לעזור בדברים כמו מעקב אחר זמן של עובדים.
- חיזוי: יתרון מרכזי של תוכנת הנהלת חשבונות הוא בכך שהיא יכולה לעזור לחברות לחזות מכירות ודפוסים עתידיים של החברה. תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להראות לחברות היכן להשקיע יותר, היכן לקצץ בהוצאות וכיצד לשמר או לשפר את מצבן הפיננסי. זה עוזר לארגונים להקצות משאבים בצורה יעילה.
- פרודוקטיביות: עם מגוון כלים ופתרונות אוטומטיים, תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להפחית את כמות העבודה שעובדים ומנהיגים עסקיים צריכים לעשות כדי לשמור על מסמכים פיננסיים. מערכות אלו יכולות לאסוף, לארגן ולנתח נתונים מטעם החברה, ולספק הדרכה שמחזקת את התוצאות העסקיות.
- הענות: רוב מערכות החשבונאות נועדו להבטיח שחברות יכולות להישאר מצייתות לתקנות של התעשייה והמדינה שלהן. הפתרונות הנכונים יבטיחו שתוכל לנהל את מטלות המס והשכר שלך ביעילות. הם גם מאחסנים את כל הפרטים החשובים שחברה צריכה כדי לשמור על זרימת עבודה שקופה.
- אבטחה: אחד הנכסים החשובים ביותר של כל עסק הוא המידע הפיננסי שלו. צריך להגן עליו ולמנוע ממנו ליפול לידיים הלא נכונות. תוכנת הנהלת חשבונות עוזרת לשמור על אבטחת המידע, ומבטיחה שחברות נוטות פחות לאבד מעקב אחר מסמכים פיזיים קשיחים או עותקים של נתונים.
מה צריכות חברות לחפש בתוכנת הנהלת חשבונות?
תוכנת הנהלת חשבונות מגיעה במגוון של צורות וגדלים שונים, המיועדות להתאים לצרכים עסקיים שונים. היכולות המדויקות שאתה צריך לחפש בתוכנת הנהלת החשבונות שלך תהיה תלויה ביעדים ובציפיות העסקיות שלך. עם זאת, ישנן כמה תכונות מפתח שארגונים רבים ייהנו מהן, כגון:
- חשבונית משולבת: מערכות חשבונאות צריכות לכלול בדרך כלל כמה פונקציונליות בסיסית של חשבוניות וחיובים. זה מונע מבעלי עסקים לרכוש תוכנות נוספות, ולהעביר נתונים בין שני הכלים.
- התאמה אישית: מכיוון שהצרכים הפיננסיים הספציפיים של עסקים יכולים להשתנות, אין פתרון אחד שמתאים לכולם לחשבונאות. זו הסיבה שלעתים קרובות חשוב לחפש אפשרויות להתאמה אישית של הטכנולוגיה כך שתתאים למודל העסקי או לזרימת העבודה הספציפית של המותג.
- קלות שימוש: נהלים וחישובים חשבונאיים יכולים להיות מורכבים. תוכנת הנהלת חשבונות נועדה להקל על תהליך הניהול הפיננסי לעסקים. ככזה, כדאי לחפש טכנולוגיה פשוטה וישירה.
- אבטחה: תוכנת הנהלת חשבונות אחראית לאחסון וניהול חלק מהנתונים הרגישים ביותר שנאספים על ידי עסק. בשל כך, חיוני לכל חברה המשקיעה בטכנולוגיה זו להבטיח את אמצעי האבטחה הנכונים.
- קישוריות: לא רק שפתרון חשבונאי טוב צריך להתחבר לחשבונות בנק ולכלים פיננסיים אחרים, אלא שהוא אמור להיות מסוגל להשתלב עם הטכנולוגיות שהארגון כבר משתמש בהן. חלק מהפתרונות מגיעים אפילו עם גישת API כדי לעזור לעסקים לקשר את כל הטכנולוגיה שלהם בחלון זכוכית אחד.
- תמיכה: פלטפורמות רבות של תוכנות הנהלת חשבונות מציעות גישה לשירות לקוחות ותמיכה פנטסטיים. זה מבטיח שמנהיגים עסקיים יכולים לגשת בקלות להדרכה שהם צריכים אם משהו משתבש בטכנולוגיה שלהם.
כדאי גם לחשוב על המחיר של תוכנת הנהלת החשבונות שאתם חושבים לקנות. פתרונות שונים מ Xero, Sage, Zoho (Zoho Books), QuickBooks ומובילי שוק אחרים, לכולם יש מבני תמחור שונים.
לעתים קרובות, ככל שאתה צריך יותר תכונות, כך תצטרך להשקיע יותר. עם זאת, עלייתם של פתרונות SaaS פירושה שבעלי עסקים קטנים רבים עדיין יכולים לגשת למגוון רחב של כלים בתוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים שלהם, ללא צורך להוציא הון.
העתיד של תוכנת הנהלת חשבונות
תוכנת הנהלת חשבונות עברה דרך ארוכה במהלך השנים. ככל שחברות ממשיכות להתפתח, והתהליכים הפיננסיים שלהן הופכים מורכבים יותר, הן זקוקות ליותר מסתם כלים המסוגלים לעקוב אחר חשבונות לתשלום וקבלן. אפילו עסקים קטנים מתחילים להשקיע בכלים חשבונאיים עם גישה לפתרונות חדשניים לאוטומציה, AI וניתוח מתקדם.
למרות שקשה לדעת בוודאות כיצד ייראה הנוף החשבונאי בעתיד, נראה כי מגמות מסוימות ישתלטו. לדוגמה, כלי חשבונאות בענן המציעים גישה ישירה לתהליכי חשבונאות למשתמשים מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט הולכים וגדלים פופולריים. תוכנת הנהלת החשבונות הטובה ביותר עם פונקציונליות מבוססת ענן יכולה גם לאפשר לחברות להתחבר עם רואי החשבון שלהן דרך האינטרנט לצורכי מס.
תהליכים חשבונאיים עשויים לגדול יותר, בעזרת מערכות וכלים בינה מלאכותית שיכולים לעקוב אחר דוחות חשבונאיים מקוונים בזמן אמת, לזהות מגמות בהזמנות רכש, ואפילו להציע לחברות גישה להדרכה כיצד לשפר את תזרים המזומנים שלהן.
גם היום, פלטפורמת חשבונאות מודרנית יכולה לעזור למנהיגים עסקיים בקמעונאות וב מסחר אלקטרוני כדי לעקוב אחר המצב הפיננסי של החברה שלהם במבט חטוף, באמצעות אפליקציות אנדרואיד או iOS. תוכנת הנהלת החשבונות הנכונה בענן יכולה אפילו להקל על העסקה וניהול של פרילנסרים וקבלנים, עם תוכנה לניהול שכר.
