Avantages de l'utilisation d'un logiciel de synchronisation de fichiers pour gérer vos documents

Saviez-vous que pas moins d'un milliard de personnes sur 1.8 ont utilisé stockage en nuage personnel synchroniser leurs fichiers et gérer leurs documents? Une fois de plus, cette statistique devrait atteindre autant que 2.309 milliards en 2020.

Ça fait beaucoup de monde!

Avec cette statistique en tête, nous nous posons la question suivante: pourquoi les solutions de synchronisation de fichiers sont-elles si populaires? Quels sont ses avantages? Comment ce logiciel pourrait-il vous aider, vous et votre entreprise?

Heureusement pour vous, nous allons explorer exactement cela dans cet article. Plongeons dedans!

Conservez une copie de sauvegarde de vos documents

La plupart des logiciels de synchronisation de fichiers sauvegardent vos fichiers sur le cloud. Cela garantit leur sécurité dans l'éventualité malheureuse que quelque chose arrive à votre appareil.

Prenons Dropbox par exemple, dès que vous téléchargez des documents dans votre fichier Dropbox; ils les enverront automatiquement aux serveurs de leur entreprise, ce qui vous fournira une copie de sauvegarde.

C'est vraiment aussi simple que ça.

Comme vous pouvez le constater, le logiciel de synchronisation de fichiers constitue une solution beaucoup plus rapide et plus sûre que la sauvegarde de vos fichiers et dossiers sur des clés USB (il est plutôt facile de les perdre!)

Garder les fichiers à jour

L'un des avantages des logiciels de synchronisation de fichiers est qu'ils synchronisent immédiatement toutes les modifications que vous (ou votre équipe) apportez à vos documents, quel que soit le périphérique que vous utilisez.

Il s'agit d'une fonctionnalité fantastique si plusieurs personnes travaillent sur le même document, notamment parce que cela élimine la nécessité de passer par des chapes de pièces jointes pour le courrier électronique afin de localiser la copie la plus récente.

En fait, Dropbox utilise une technique inventive pour effectuer la synchronisation de fichiers. Ceci est mieux connu sous le nom de copie de fichier au niveau du bloc. En termes simples, cela permet à Dropbox uniquement de copier des éléments spécifiques du document que vous (ou vos collègues) avez modifié.

Sans surprise, la première fois que vous devez attendre pour télécharger un fichier à synchroniser prendra le plus longtemps. Cependant, après cela, chaque fois que vous apportez des modifications, la version mise à jour est disponible immédiatement.

  1. Confidentialité

Les programmes de synchronisation de fichiers les plus répandus permettent au propriétaire du document d’autoriser certaines personnes à accéder à vos fichiers et dossiers. Plus important encore, vous pouvez également révoquer ce même accès. Cela fonctionne à merveille pour vous aider à garder les documents sensibles confidentiels.

Dans l’ensemble, vous pouvez généralement partager des documents et des fichiers avec votre équipe, soit par courrier électronique, soit par un lien direct.

Si vous choisissez d'utiliser un lien pour partager vos documents, toute personne associée à ce lien peut accéder au fichier ou au dossier et le modifier. Toutefois, si vous souhaitez révoquer cet accès, vous avez la possibilité de désactiver la connexion manuellement. Ainsi, le destinataire ne peut plus voir ou modifier ces documents.

Certains programmes de synchronisation de fichiers vous permettent même de protéger vos documents avec un mot de passe (pour assurer un niveau de sécurité supplémentaire). De ce fait, seules les personnes connaissant le mot de passe peuvent accéder aux fichiers.

De plus, en fonction du logiciel que vous utilisez, vous pourrez peut-être définir une date d'expiration sur le lien que vous avez envoyé pour partager vos documents. Par conséquent, après un certain temps, le lien permettant l'accès à vos fichiers cesse de fonctionner et le destinataire ne peut plus afficher le contenu.

Cependant, au moment de rechercher la solution de synchronisation de fichiers qui vous convient, vous devez noter que toutes les solutions ne proposent pas ces fonctionnalités de sécurité supplémentaires. Sans oublier que les leaders de l'industrie qui fournissent ces extras facturent souvent des frais mensuels supplémentaires pour accéder à ces couches de sécurité supplémentaires. Bien que cela puisse sembler effronté, les coûts sont généralement incroyablement raisonnables et c'est un petit prix à payer pour protéger les données de vos clients.

En outre, si vous traitez avec des données extrêmement sensibles, par exemple, des dossiers de santé personnels, des détails financiers, des adresses personnelles, etc. La plupart des logiciels de synchronisation de fichiers populaires sur le marché ne sont pas suffisamment sécurisés, notamment parce que ces entreprises gardez le contrôle de vos clés de chiffrement. En tant que tel, si vous travaillez dans un créneau dans lequel vous gérez ce type de données, il vaut mieux utiliser une liste de stockage en nuage sans connaissances ou chiffrer les fichiers vous-même.

Astuce

Avant de dépenser votre argent durement gagné pour financer un logiciel de synchronisation de fichiers payant, profitez au maximum de tout stockage gratuit disponible. C'est une excellente occasion d'évaluer si le programme vous convient.

Final Thoughts

Nous espérons qu'après avoir lu cet article, vous comprendrez mieux pourquoi le logiciel de synchronisation de fichiers est si populaire. En bref, ces types de solutions permettent à l'utilisateur d'effectuer les tâches suivantes:

  • Gardez des sauvegardes sécurisées de leurs données
  • Accès à la copie la plus récente de leurs documents
  • Aidez-les à garder les fichiers sensibles confidentiels

Avez-vous une expérience avec ce type de logiciel de synchronisation de fichiers? Si tel est le cas, nous aimerions connaître votre opinion et votre opinion sur le sujet dans la boîte à commentaires ci-dessous. Nous sommes impatients d'avoir de vos nouvelles bientôt!

Ceci est un message sponsorisé pour Dropbox. Toutes les opinions sont les miennes. Dropbox n'est pas affilié à aucun autre produit ou service mentionné ni ne le recommande.

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Rosie Greaves

Rosie Greaves est une stratège de contenu professionnel spécialisée dans le marketing numérique, le B2B et le style de vie. En plus des plateformes de commerce électronique, vous pouvez la trouver publiée sur Contena, Cake and Lace Blog et Love You Tomorrow. Découvrez son site web Blog avec Rosie pour plus d'informations.