Tôi nghĩ bạn sẽ đồng ý với tôi khi tôi nói: quá trình mua phần mềm cho nhu cầu kinh doanh của bạn là một quá trình tẻ nhạt và phức tạp.
Hoặc là nó?
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi nói với bạn rằng có cách sử dụng phần mềm tốt hơn và dễ dàng hơn trong doanh nghiệp của bạn?
Thay vì dựa vào việc mua một đĩa vật lý có chứa phần mềm trên đó rồi trải qua quá trình cài đặt dài dòng, tất cả những gì bạn phải làm là đăng ký bằng địa chỉ email của mình, đăng nhập và bạn đã sẵn sàng bắt đầu làm việc.
Mô hình này được gọi là Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).
SaaS là gì?
SaaS là viết tắt của Phần mềm dưới dạng dịch vụ. Thuật ngữ này đề cập đến việc phân phối và cấp phép phần mềm trong đó người dùng cuối truy cập phần mềm trực tuyến. Người dùng cuối thường trả phí đăng ký thường xuyên để có thể sử dụng phần mềm.
SaaS không phải là một khái niệm mới. Nó đã có từ những năm 1960. Hồi đó, máy tính không chỉ lớn mà còn đắt tiền. Nhiều doanh nghiệp không đủ khả năng đầu tư vào máy tính. Thế là mô hình SaaS ra đời. Lúc đầu, nó liên quan đến một số thiết bị đầu cuối có bàn phím và màn hình không có CPU. Chúng được nối mạng với một máy tính lớn nơi tất cả dữ liệu được lưu trữ.
Bạn sẽ nhập dữ liệu qua bàn phím đầu cuối và gửi nó đến máy tính lớn, sau đó gửi nó đến màn hình thích hợp.
Theo thời gian, hệ thống này đã phát triển giống như máy tính và ngành SaaS dần dần chuyển sang đám mây.
Đến thời điểm này, bạn có thể nghĩ rằng SaaS giống như điện toán đám mây. Và bạn nói đúng…phần nào đó.
SaaS là một tập hợp con của điện toán đám mây. Điện toán đám mây đề cập đến một loạt các dịch vụ trong đó một số khía cạnh của dịch vụ được truy cập hoặc xử lý trực tuyến thay vì hoàn toàn trên máy tính của riêng bạn hoặc máy chủ của công ty.
Phần mềm dưới dạng dịch vụ là một phần mềm được truy cập thông qua đám mây. Khi bạn sử dụng phần mềm làm dịch vụ, tất cả dữ liệu liên quan đến phần mềm đó cũng được lưu trữ trên đám mây.
Ví dụ, nếu bạn mua Microsoft Office dưới dạng mua một lần và sau đó sử dụng các tính năng cộng tác trực tuyến để chia sẻ tài liệu, bạn đang sử dụng điện toán đám mây.
Nhưng nếu bạn trả tiền cho Microsoft Office 365, bạn đang sử dụng SaaS vì bạn có thể truy cập phần mềm trực tuyến cũng như có thể tự động cập nhật phiên bản dành cho máy tính lên phiên bản mới nhất.
Mục đích của SaaS là gì?
Mục tiêu chính của SaaS là giúp bạn giảm chi phí và thời gian triển khai liên quan đến việc cài đặt và sử dụng phần mềm kinh doanh cần thiết.
Hãy nghĩ về điều này: với SaaS, bạn không phải tốn thời gian cài đặt phần mềm trên máy tính của mỗi người dùng hoặc lo lắng về việc giữ cho phần mềm an toàn khỏi các nỗ lực tấn công độc hại. Thay vào đó, các nhà cung cấp SaaS sẽ xử lý các khía cạnh kỹ thuật của việc phát triển và bảo trì phần mềm để bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay khi tạo tài khoản với một nhà cung cấp dịch vụ cụ thể.
Điều đó thật tuyệt phải không?
Sự khác biệt giữa SaaS, PaaS và IaaS là gì?
Tôi đã đề cập trước đó rằng SaaS là một tập hợp con của điện toán đám mây. Hai tập hợp con khác của điện toán đám mây bao gồm Nền tảng là dịch vụ (PaaS) và Cơ sở hạ tầng là dịch vụ (IaaS).
Nền tảng dưới dạng Dịch vụ đề cập đến các dịch vụ nền tảng đám mây cho phép bạn sử dụng nền tảng của họ để phát triển, triển khai và quản lý ứng dụng. Các ví dụ phổ biến bao gồm Microsoft Azure or Máy ứng dụng Google. Trong trường hợp này, nhà cung cấp đám mây chịu trách nhiệm quản lý máy chủ, lưu trữ, kết nối mạng cũng như các dịch vụ ảo hóa trong khi nhóm CNTT của bạn chịu trách nhiệm phát triển và bảo trì ứng dụng.
Cơ sở hạ tầng dưới dạng Dịch vụ đề cập đến các tài nguyên máy tính được ảo hóa như máy chủ, bộ lưu trữ và kết nối mạng. Bạn có thể sử dụng các tài nguyên này để cài đặt hệ điều hành cho máy chủ của mình cũng như phát triển, triển khai và quản lý các ứng dụng của mình. Các ví dụ phổ biến bao gồm Amazon Web Services or Google Cloud Platform. Khi sử dụng IaaS, bạn chịu trách nhiệm ảo hóa cũng như quản lý các ứng dụng.
SaaS khác với cả IaaS và PaaS vì nhà cung cấp SaaS chịu trách nhiệm quản lý mọi thứ. Từ ảo hóa và phát triển ứng dụng đến máy chủ, lưu trữ và kết nối mạng, mọi thứ đều do chính nhà cung cấp SaaS đảm nhiệm.
Vậy SaaS hoạt động như thế nào?
Như tôi đã đề cập trước đó, việc cài đặt phần mềm thường yêu cầu đĩa vật lý và quá trình cài đặt tẻ nhạt. Phần mềm dưới dạng Dịch vụ được lưu trữ trên đám mây và trong hầu hết các trường hợp, không yêu cầu cài đặt.
Thay vào đó, bạn sẽ truy cập vào trang web của phần mềm và đăng ký tài khoản bằng địa chỉ email của mình. Bạn cũng sẽ cần tạo mật khẩu hoặc yêu cầu gửi mật khẩu cho bạn.
Khi bạn đã đăng ký hoặc nhận được mật khẩu qua email, bạn sẽ sử dụng những thông tin đăng nhập đó để đăng nhập và truy cập các công cụ, tính năng của phần mềm.
Tuy nhiên, có một số SaaS cung cấp cả phiên bản trình duyệt web cũng như phiên bản máy tính để bàn. Cả phiên bản trình duyệt và phiên bản máy tính để bàn đều yêu cầu truy cập internet để hoạt động.
Lợi ích của việc cung cấp cả phiên bản trình duyệt và phiên bản máy tính là phiên bản máy tính cho phép người dùng duy trì trạng thái đăng nhập thay vì phải nhập tên người dùng và mật khẩu mỗi lần.
Quá trình đăng ký và đăng ký giống nhau, chỉ khác là trong trường hợp này, bạn cũng có tùy chọn tải xuống phiên bản máy tính để bàn nếu bạn muốn. Sau đó, bạn có thể sử dụng địa chỉ email hoặc tên tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào phiên bản máy tính để bàn và sử dụng phần mềm trên máy tính để bàn.
Một số ví dụ về SaaS là gì?
Ngày nay không thiếu các giải pháp SaaS và số lượng của chúng không ngừng tăng lên. Chúng thường rơi vào hai loại: Business To Business SaaS (B2B SaaS) và SaaS từ doanh nghiệp tới người tiêu dùng (B2C SaaS). Trong một số trường hợp, bạn sẽ thấy sự chồng chéo trong đó một ứng dụng cụ thể phục vụ cả người tiêu dùng và khu vực doanh nghiệp.
Shopify
Shopify là một nền tảng thương mại điện tử giúp bạn dễ dàng tạo một cửa hàng trực tuyến mà không cần phải thuê nhà thiết kế. Mặc dù mục đích chính của nền tảng là cho phép bạn bán cả sản phẩm kỹ thuật số và sản phẩm vật lý, Shopify cũng có rất nhiều công cụ giúp bạn dễ dàng quản lý và quảng bá cửa hàng của mình.
Để bắt đầu, một khi bạn Shopify store đang hoạt động, bạn có thể kết nối nó với các nền tảng như Facebook và Amazon và đồng bộ hóa các sản phẩm của mình.
Thứ hai, chợ ứng dụng của họ có hàng nghìn ứng dụng bổ sung các tính năng và chức năng bổ sung cho cửa hàng của bạn. Từ các cổng thanh toán bổ sung và tùy chọn giao hàng cho đến tích hợp với nền tảng tiếp thị qua email, bạn có thể nhanh chóng biến một cửa hàng cơ bản thành một trang web Thương mại điện tử mạnh mẽ.
Gửi thư
Gửi thư nhằm mục đích đáp ứng tất cả các nhu cầu tiếp thị kỹ thuật số của bạn. Họ cung cấp nhiều công cụ tiếp thị hướng tới các doanh nghiệp, đại lý và chủ sở hữu thương mại điện tử. Chúng bao gồm:
- Tiếp thị qua email và SMS
- Hỗ trợ trực tuyến
- CRM và tự động hóa tiếp thị
- Email giao dịch
- Trang đích và biểu mẫu đăng ký
- Quản lý quảng cáo Facebook
- Và nhiều hơn nữa
Sendinblue tích hợp với nhiều nền tảng SaaS khác như Shopify để bạn có thể tập trung vào việc nuôi dưỡng khách hàng và người đăng ký của mình.
Squarespace
Squarespace là công cụ xây dựng trang web tất cả trong một sử dụng chức năng kéo và thả để giúp bạn dễ dàng tạo trang web. Nền tảng này cung cấp trình tạo trang web cũng như các công cụ tiếp thị như khả năng thu thập địa chỉ email và gửi chiến dịch email.
Squarespace có chức năng thương mại điện tử cơ bản. Bạn có thể tạo một cửa hàng trực tuyến đơn giản và bán các sản phẩm kỹ thuật số và vật lý. Nó tích hợp với các công cụ khác như Stripe và PayPal và MailChimp nếu bạn cần các tính năng tiếp thị nâng cao hơn. Có thể tích hợp các công cụ khác thông qua Zapier, một dịch vụ trực tuyến cho phép bạn kết nối các ứng dụng của bên thứ ba với nhau.
BigCommerce
BigCommerce là một nền tảng thương mại điện tử phổ biến khác cung cấp nhiều tính năng cho chủ cửa hàng trực tuyến. Nó hướng nhiều hơn đến các chủ cửa hàng doanh nghiệp, mặc dù nó có gói Essentials dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Nền tảng, như Shopify, cho phép bạn tạo cửa hàng của mình và bán hàng trên nhiều kênh như Facebook, Amazon, v.v.
Bạn có thể dễ dàng quản lý hàng tồn kho của mình ngay từ bảng điều khiển và xem cửa hàng của bạn đang hoạt động như thế nào về mặt doanh số. BigCommerce tích hợp với Google Mua sắm và có thị trường ứng dụng nơi bạn có thể tìm thấy hàng nghìn ứng dụng để thêm các tính năng bổ sung cho cửa hàng của mình.
Square Online
Square Online cho phép bạn bắt đầu một cửa hàng trực tuyến miễn phí và bán sản phẩm của mình từ bất cứ đâu. Bạn có thể bán hàng trên Facebook, Instagram, trực tiếp và bất cứ nơi nào bạn muốn.
Square Online Store là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn có ngân sách hạn hẹp. Bạn có thể thiết lập và điều hành cửa hàng của mình miễn phí và chỉ trả tiền khi bạn bán được thứ gì đó. Bạn có thể bán miễn phí bao lâu tùy thích. Phí cơ bản bằng Squarephí xử lý hóa đơn tiêu chuẩn của.
Cửa hàng miễn phí có chức năng cơ bản. Nếu bạn muốn các tính năng nâng cao hơn như sử dụng tên miền tùy chỉnh, xóa Square xây dựng thương hiệu và tương tự, bạn có thể nâng cấp lên một trong các gói trả phí của họ.
HubSpot
HubSpot cung cấp nhiều dịch vụ dành cho chủ doanh nghiệp. Sản phẩm đáng chú ý nhất của họ là phần mềm CRM miễn phí cho phép bạn theo dõi khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Các sản phẩm khác mà HubSpot ưu đãi bao gồm:
- Trung tâm tiếp thị cho phép bạn tạo và quản lý các chiến dịch quảng cáo, thêm bot tiếp thị hoặc trò chuyện trực tiếp vào trang web của bạn, tự động hóa hoạt động tiếp thị qua email, v.v.
- Trung tâm Bán hàng cho phép bạn theo dõi quy trình bán hàng, lên lịch cuộc họp và gửi email, xử lý việc tiếp cận khách hàng và theo dõi hiệu suất của đại diện bán hàng.
- Trung tâm dịch vụ bao gồm các công cụ như bán vé, bot đàm thoại, trò chuyện trực tiếp, gọi điện, email và đoạn trích soạn sẵn, v.v.
- HubSpot CMS cho phép bạn tạo trang đích và các blog hoàn chỉnh với trò chuyện trực tiếp, bot trò chuyện và biểu mẫu tiếp thị qua email.
HubSpot cũng cung cấp một số công cụ miễn phí mà bạn có thể sử dụng để dùng thử sản phẩm của họ trước khi đưa ra quyết định mua hàng cuối cùng. Giá sản phẩm của họ dựa trên số lượng liên hệ bạn đã lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của họ và bắt đầu ở mức 50 USD cho 1000 liên hệ.
Dropbox
Dropbox là một ví dụ tuyệt vời về SaaS phục vụ cả lĩnh vực B2B và B2C, với các gói khác nhau cho người dùng doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Họ cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cho tất cả các tài liệu và tệp quan trọng của bạn. Nhờ ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động của họ, bạn có thể truy cập các tệp của mình trên máy tính và bất kỳ thiết bị di động nào bạn sở hữu. Bạn cũng có thể đồng bộ hóa các tệp từ máy tính và điện thoại thông minh của mình với máy chủ Dropbox.
Salesforce
Salesforce là một trong những giải pháp CRM phổ biến nhất cho cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Họ cung cấp một giải pháp tích hợp cho phép tất cả các bộ phận của bạn, từ bộ phận nhân sự đến bộ phận tiếp thị và bán hàng theo dõi hành trình của khách hàng và theo dõi vào đúng thời điểm với ưu đãi phù hợp.
QuickBooks
QuickBooks giúp bạn dễ dàng quản lý sổ sách, gửi đề xuất và hóa đơn, và xem tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin với kế toán viên và họ có thể quản lý sổ sách trực tuyến mà không cần đến văn phòng của bạn.
QuickBooks là một ví dụ tuyệt vời về công cụ SaaS cung cấp cả phiên bản trình duyệt web và phiên bản máy tính để bàn. Họ cũng có một số gói khác nhau để lựa chọn, dựa trên quy mô công ty của bạn.
Lợi ích của việc áp dụng SaaS
Vì vậy, bây giờ chúng ta đã tìm hiểu SaaS là gì và nó hoạt động như thế nào, hãy cùng tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi như thế nào từ việc áp dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ.
Truy cập phần mềm từ mọi nơi
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phần mềm như một dịch vụ, trái ngược với phần mềm tại chỗ, truyền thống, là nhờ mô hình phân phối, nó có thể được truy cập từ mọi nơi. Cho dù bạn làm việc tại nhà, văn phòng, không gian làm việc chung hay quán cà phê ở địa phương, tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet đang hoạt động để truy cập các dịch vụ đám mây khác nhau.
Ngày nay, làm việc từ xa đang trở nên phổ biến hơn. Nếu bạn hoặc nhân viên của bạn phải làm việc tại nhà vài ngày, họ có thể tiếp tục làm việc đó ngay cả khi không có máy tính xách tay hoặc máy tính của công ty.
Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc cho phép nhân viên kiểm tra tài sản của công ty và lo lắng về việc tài sản đó có bị hư hỏng hoặc xử lý sai theo cách nào đó hay không.
Thay vào đó, họ có thể sử dụng máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của riêng mình để thực hiện các nhiệm vụ như thường lệ. Điều này đảm bảo rằng năng suất của nhân viên sẽ không bị ảnh hưởng, cho dù bạn muốn bắt đầu triển khai chính sách làm việc từ xa thỉnh thoảng hay chuyển hoàn toàn sang nhóm làm việc từ xa.
Thời gian khởi động
SaaS đã được cấu hình sẵn và cài đặt sẵn trên đám mây. Điều đó có nghĩa là nó sẵn sàng để sử dụng ngay khi bạn đăng ký.
Không cần phải đợi bộ phận CNTT của bạn hoàn tất quá trình cài đặt trên tất cả các máy tại chỗ. Cũng không cần quá trình cấu hình dài hơn nữa.
Khả năng mở rộng tốt hơn
Hãy tưởng tượng điều này: doanh nghiệp của bạn có 30 nhân viên và bạn vừa mua 30 bản Microsoft Office để họ có thể cộng tác và chia sẻ tài liệu.
Nhưng đột nhiên, công việc kinh doanh của bạn đang bùng nổ và bạn cần thuê thêm người. Bây giờ bạn phải mua thêm bản sao Microsoft Office với cùng mức giá bạn đã trả cho 30 bản đầu tiên.
Khá đắt phải không?
Không quá đắt nếu bạn sử dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ. Thông thường, bạn càng thêm nhiều người dùng vào gói của mình thì bạn càng phải trả ít tiền hơn cho mỗi người dùng.
Không chỉ vậy, việc thêm người dùng còn nhanh chóng và dễ dàng và nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ hoặc các tính năng bổ sung, bạn có thể nâng cấp gói của mình chỉ bằng một nút nhấn.
Và để làm mọi thứ tốt hơn nữa, bạn không phải lo lắng về việc mua những chiếc máy tính tốt hơn có thể xử lý các yêu cầu phần mềm vì tất cả những việc này đều do chính nhà cung cấp phần mềm xử lý.
Giá rẻ
Cùng với khả năng mở rộng tốt hơn và thời gian triển khai nhanh hơn, việc chi phí của bạn sẽ thấp hơn là điều đương nhiên. Đây là cách thực hiện:
- Tổng chi phí phần mềm theo thời gian - lúc đầu, việc đăng ký liên tục có vẻ tốn kém. Nhưng khi bạn xem xét kỹ hơn, về lâu dài nó thực sự rẻ hơn. Để bắt đầu, bạn không buộc phải mua những bản nâng cấp đắt tiền khi phiên bản phần mềm mới được phát hành. Thứ hai, bạn không phải lo lắng về việc bảo trì máy chủ của riêng mình hoặc phần cứng khác để chạy phần mềm bạn cần.
- Chi phí trả trước thấp hơn — trong hầu hết các trường hợp, khi bạn sử dụng SaaS, bạn sẽ không phải trả thêm phí thiết lập, không giống như phần mềm truyền thống.
- Không có phí bảo trì hoặc hỗ trợ bổ sung — như tôi đã nói trước đây: tất cả các khía cạnh kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng phần mềm làm dịch vụ đều do nhà cung cấp phần mềm xử lý. Họ chịu trách nhiệm bảo trì, cập nhật và hỗ trợ cũng như đảm bảo họ có đủ phần cứng cần thiết để chạy phần mềm. Bạn không phải trả tiền cho kỹ thuật viên đến cài đặt hoặc cập nhật phần mềm. Bạn cũng không cần phải có nhân viên túc trực để đảm bảo phần mềm chạy như dự định.
Tích hợp với các phần mềm và công cụ khác
Nếu bạn giống như hầu hết các chủ doanh nghiệp, có thể bạn đang sử dụng nhiều hơn một phần mềm để điều hành doanh nghiệp của mình. Ngày nay, hầu hết mọi ứng dụng kinh doanh chính, từ phần mềm kế toán đến hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, đều có thể được truy cập dưới dạng SaaS. Do đó, bạn có thể dễ dàng tích hợp tất cả các chương trình, công cụ và ứng dụng của mình và làm cho chúng hoạt động cùng nhau.
Thật dễ dàng để kết nối phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với phần mềm tiếp thị qua email của bạn, gửi số liệu bán hàng từ bảng tính đến phần mềm kế toán của bạn, v.v. Điều này có nghĩa là bạn có thể loại bỏ nhu cầu truyền dữ liệu theo cách thủ công từ chương trình này sang chương trình khác.
Bạn cũng không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, điều đó có nghĩa là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Gần cập nhật tức thì và lưu
Đã bao nhiêu lần bạn đang làm việc gì đó rồi bị gián đoạn bởi một thông báo cập nhật? Và sau đó phải khởi động lại máy tính để áp dụng bản cập nhật?
Điều đó không xảy ra khi bạn sử dụng phần mềm như một dịch vụ. Tất cả các tính năng mới được thêm vào phần mềm gần như có sẵn ngay lập tức trên trình duyệt. Tất cả những gì bạn cần làm để truy cập chúng là làm mới trang.
Ngoài ra, bạn không phải lo lắng về việc lưu tiến trình của mình vì mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu ngay lập tức vào đám mây. Chúng cũng hiển thị ngay lập tức với các thành viên khác trong nhóm và nhân viên, điều này có nghĩa là cộng tác nhanh hơn.
Nhược điểm của việc áp dụng SaaS
Thật không may, SaaS cũng tuyệt vời như vậy nhưng cũng có một số nhược điểm liên quan đến nó. Bạn sẽ cần cân nhắc chúng cẩn thận khi quyết định xem SaaS có phải là lựa chọn phù hợp cho mình hay không.
Sự phụ thuộc vào Internet
Phần mềm dưới dạng Dịch vụ dựa vào kết nối Internet để hoạt động. Điều đó làm cho nó có sẵn bất kể bạn ở đâu hoặc làm việc ở đâu. Bạn có thể đi công tác mà vẫn có thể truy cập vào phần mềm của mình. Hoặc bạn có thể làm việc tại nhà mà vẫn có thể cộng tác với những người khác trong nhóm của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi những tình huống không lường trước được xảy ra và buộc bạn phải áp dụng một cách kinh doanh mới.
Tuy nhiên, dù hữu ích như làm việc từ xa và chỉ cần âm thanh Wi-Fi, nó cũng đi kèm với những thách thức riêng. Ví dụ, điều gì xảy ra khi bạn phải đi du lịch và điểm đến không có sẵn Internet tốc độ cao? Rất có thể, bạn sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh chóng như bình thường.
Internet tốc độ cao không phải là vấn đề duy nhất. Trong trường hợp điện của bạn bị cúp do các yếu tố bên ngoài, Internet của bạn cũng sẽ bị cúp. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tìm một nơi khác để làm việc, chẳng hạn như dựa vào quán cà phê địa phương hoặc thư viện địa phương của bạn. Một lần nữa, nếu những nơi đó không có Internet nhanh hoặc đáng tin cậy, năng suất và quy trình làm việc của bạn có thể bị ảnh hưởng.
Thay vào đó, trong những trường hợp như vậy, bạn có thể quay lại sử dụng các ứng dụng kinh doanh truyền thống và các lựa chọn thay thế SaaS. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn sẽ cần chuyển công việc của mình sang các ứng dụng đám mây thông thường sau khi có lại khả năng truy cập Internet đáng tin cậy.
Quan ngại về an ninh
Một nhược điểm khác cần cân nhắc khi nói đến SaaS là rủi ro bảo mật đi kèm. Với số lượng các mối đe dọa trực tuyến đang gia tăng, việc lo lắng về khả năng mất thông tin nhạy cảm là điều dễ hiểu.
Một số mối lo ngại về bảo mật liên quan đến SaaS bao gồm:
- Quản lý danh tính kém — không phải tất cả các nhà cung cấp SaaS đều cung cấp quyền truy cập an toàn. Trên hết, một số trong số chúng không cung cấp hỗ trợ cho các biện pháp kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò. Một số trong số họ không cung cấp kết nối được mã hóa giữa dữ liệu của bạn và ứng dụng của họ.
- Vấn đề truy cập mọi nơi — lợi ích chính của SaaS là khả năng truy cập ứng dụng hoặc chương trình từ mọi nơi. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là truy cập nó từ một kết nối không an toàn hoặc không được mã hóa. Điều này khiến dữ liệu của bạn dễ bị tấn công bởi các nỗ lực tấn công và các lỗ hổng bảo mật khác.
- Không phải lúc nào bạn cũng biết dữ liệu của mình ở đâu — Các nhà cung cấp SaaS dựa vào máy ảo để cung cấp phần mềm cho khách hàng của họ. Thông thường, những máy ảo đó sẽ được phân phối trên toàn thế giới để đảm bảo tính khả dụng XNUMX/XNUMX. Họ cũng sẽ di chuyển dữ liệu giữa các máy để đảm bảo khả năng phân phối tốt hơn và giải quyết các nhu cầu cân bằng tải. Mặc dù điều này mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn không thể thực sự chắc chắn dữ liệu của mình ở đâu vì không có cách nào để biết dữ liệu đó được lưu trữ trên máy ảo nào. Ví dụ: nếu bạn đi công tác ở Paris và thường cư trú ở Los Angeles, dữ liệu của bạn có thể được chuyển đến trung tâm dữ liệu ở Châu Âu để bạn có thể truy cập dữ liệu của mình nhanh hơn.
Điều đáng nói là mặc dù dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây nhưng bạn vẫn sở hữu nó. Hầu hết các nhà cung cấp SaaS đều có sẵn thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) trong đó nêu rõ dữ liệu của bạn vẫn là của bạn. Họ cũng đảm bảo bạn có quyền truy xuất dữ liệu của mình bất kỳ lúc nào.
Tuy nhiên, nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm và bảo mật là điều tối quan trọng, thì đám mây riêng có thể là một lựa chọn hấp dẫn dành cho bạn. Đám mây riêng cho phép bạn chạy SaaS tại chỗ. Sự khác biệt giữa đám mây riêng và đám mây công cộng là trong đám mây riêng, bạn sẽ chia sẻ sức mạnh tính toán với các nhân viên còn lại của mình.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mặc dù điều này cải thiện đáng kể tính bảo mật nhưng bạn sẽ cần bộ phận CNTT để xử lý việc bảo trì và bảo trì thay vì nhà cung cấp SaaS.
Mối quan tâm tùy chỉnh
Bạn cũng cần xem xét mức độ tùy biến. Hầu hết các ứng dụng SaaS đều tích hợp với các công cụ của bên thứ ba thông qua Giao diện lập trình ứng dụng (API) có thể mở rộng.
Một số công cụ thậm chí còn cho phép người dùng sử dụng bộ màu hoặc phông chữ của riêng họ để làm cho giao diện hấp dẫn hơn.
Các tùy chọn tùy chỉnh và tích hợp này rất hay và chúng cải thiện đáng kể quy trình làm việc và năng suất của bạn. Tuy nhiên, chúng không thể so sánh với một phần mềm doanh nghiệp được tùy chỉnh hoàn toàn.
Thời gian phản hồi hỗ trợ
Điều cuối cùng bạn cần cân nhắc là thời gian phản hồi hỗ trợ cho bất kỳ ứng dụng SaaS nào. Tôi đã đề cập trước đó rằng mọi khía cạnh kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng phần mềm đều do nhà cung cấp SaaS xử lý. Điều này không chỉ bao gồm cập nhật, bảo trì và phát triển mà còn cung cấp hỗ trợ cho người dùng khi có sự cố xảy ra, chẳng hạn như ngừng dịch vụ.
Thật không may, điều này có nghĩa là nếu có một vấn đề toàn cầu xảy ra với một ứng dụng cụ thể, bạn sẽ không phải là người duy nhất tìm kiếm sự hỗ trợ. Bạn có thể phải xếp hàng dài trước khi nhân viên hỗ trợ có thể giải quyết vấn đề của bạn.
Và trong một số trường hợp, bạn có thể phải nhờ đến hỗ trợ qua email nếu không có hỗ trợ qua điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp, điều này có thể khiến thời gian chờ đợi còn lâu hơn. Điều này làm trì hoãn công việc của bạn một cách không cần thiết. Mặc dù những tình huống này không phổ biến nhưng chúng vẫn xảy ra nên bạn cần ghi nhớ chúng.
Những điều cần cân nhắc khi mua SaaS cho doanh nghiệp của bạn
Cho đến nay tôi đã trình bày SaaS là gì, nó hoạt động như thế nào cũng như những ưu và nhược điểm của việc sử dụng nó. Tôi cũng đã cho bạn xem một số ví dụ về cả ứng dụng và công cụ B2B và B2C SaaS. Bây giờ, hãy xem xét những điều cần cân nhắc khi mua SaaS cho doanh nghiệp của bạn.
Xác định nhu cầu
Bước đầu tiên là xác định nhu cầu về một công cụ phần mềm. Ví dụ: có thể bạn cảm thấy mệt mỏi với việc theo dõi khách hàng và yêu cầu của khách hàng tiềm năng theo cách thủ công. Hoặc có thể bạn muốn việc tính lương hàng tháng dễ dàng hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể biết ngay rằng mình cần một số loại phần mềm kế toán hoặc phần mềm quan hệ khách hàng.
Nhưng trong một số trường hợp, câu trả lời có thể không quá rõ ràng. Bạn có thể phải đối mặt với một sự bất tiện nhỏ và làm mọi việc một cách khó khăn vì bạn không biết về bất kỳ giải pháp hiện có nào. Có lẽ bạn muốn thấy nhiều lượt tương tác hơn trên các bài đăng trên mạng xã hội của mình nhưng không biết có những công cụ hỗ trợ việc này.
Trong tình huống trên, cuối cùng bạn sẽ chán ngấy tình huống này và nhận ra rằng phải có cách tốt hơn. Sau đó, điều này sẽ dẫn bạn đến bước thứ hai trong quy trình một cách tự nhiên: biết bạn cần những tính năng nào.
Lập danh sách các tính năng cần thiết
Vì vậy, bạn đã xác định rằng bạn cần một cách xử lý tốt hơn cho dù vấn đề là gì. Bước hợp lý nhất là lập danh sách các tính năng cần thiết mà giải pháp nên có.
Nếu bạn làm việc một mình thì bước này tương đối dễ dàng. Nhưng nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp lớn thì mọi chuyện sẽ phức tạp hơn. Bạn sẽ cần lắng nghe và nhận phản hồi từ nhiều người. Một vài điều cần xem xét là:
- Mục tiêu của một công cụ cụ thể — hãy tự hỏi bản thân cũng như những người khác trong công ty xem công cụ này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể nào.
- Danh sách nhiệm vụ — bạn cũng sẽ muốn ghi lại danh sách tất cả các tác vụ mà công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện
Đừng ngại đưa ra hướng dẫn rõ ràng và hỏi nhân viên của bạn xem họ muốn thấy những tính năng nào trong một công cụ và khuyến khích họ tự nghiên cứu. Bạn thậm chí có thể đặt lịch trình để mọi người suy nghĩ về những câu hỏi này, ghi chú, sau đó xem xét và so sánh chúng.
Tìm kiếm giải pháp
Giờ đây, bạn đã được trang bị danh sách các tính năng, nhiệm vụ và mục tiêu mà công cụ ưa thích của bạn cần có. Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để thực hiện bước tiếp theo và tìm kiếm giải pháp.
Nghiên cứu tốn thời gian và không đặc biệt thú vị. Tuy nhiên, nếu không thực hiện nghiên cứu, bạn có thể sử dụng sai ứng dụng SaaS, điều này sẽ khiến bạn tốn nhiều tiền hơn về lâu dài.
Nghiên cứu sẽ không chỉ đảm bảo rằng công cụ này là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp và tình huống của bạn mà còn giúp bạn tránh lãng phí thời gian, tiền bạc và tài nguyên vào phần mềm không cần thiết.
Có một số cách để thực hiện việc này và cách đơn giản nhất là tìm kiếm trên Google. Ngày nay, có rất nhiều thông tin về các ứng dụng SaaS. Từ các trang web đánh giá chuyên nghiệp đến video trên Youtube và nhiều đánh giá cá nhân hơn, bạn có rất nhiều lựa chọn.
Tất cả những gì bạn phải làm là tìm kiếm một thuật ngữ mô tả vấn đề của bạn. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm “cách chia sẻ màn hình của tôi với người khác” hoặc “cách ghi lại màn hình của tôi để xem hướng dẫn”.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức dưới dạng video hoặc bài đăng trên blog giải thích quy trình và liên kết đến phần mềm được đề xuất. Điều này thậm chí có thể giúp bạn xác định loại phần mềm bạn cần.
Nhưng đôi khi, bạn sẽ nhận được hàng nghìn kết quả, mỗi kết quả đề xuất một công cụ khác nhau. Rõ ràng, điều đó không hữu ích lắm.
Vậy bạn sẽ làm gì sau đó?
Bạn chuyển sang bước tiếp theo: hỏi đồng nghiệp và mạng lưới chuyên nghiệp của mình.
Hỏi đồng nghiệp và mạng lưới của bạn
Ngoài tìm kiếm tốt trên Google, còn có một số cách khác để nghiên cứu SaaS hoàn hảo cho nhu cầu của bạn. Nó gần giống như việc nghiên cứu nơi để đi cho kỳ nghỉ tiếp theo của bạn hoặc mua món nướng nào cho những buổi họp mặt mùa hè sắp tới.
Thay vì trông chờ vào việc một nhà cung cấp phần mềm đến tận nhà và giới thiệu sản phẩm, bạn sẽ nhờ đến mạng lưới quan hệ chuyên môn và cá nhân của mình.
Để bắt đầu, hãy nói chuyện với những người ra quyết định khác trong ngành của bạn và yêu cầu họ đưa ra đề xuất về phần mềm. Gọi điện thoại hoặc gửi email là cách tuyệt vời để liên lạc hoặc bạn có thể tiến thêm một bước nữa và thảo luận về vấn đề đó trong bữa trưa.
Bạn cũng có thể hỏi nhân viên của mình xem họ có biết công cụ nào sẽ hoạt động hay không hoặc xem các đề xuất của họ nếu họ đưa nó vào bước thứ hai của quy trình.
Nếu bạn đang tham gia nhóm Facebook với các chủ doanh nghiệp khác trong cùng ngành, bạn có thể tạo bài đăng và yêu cầu họ chia sẻ các công cụ ưa thích cũng như những điều họ yêu thích và ghét về công cụ đó.
Một nơi tuyệt vời khác để nhận đề xuất bao gồm các nhóm LinkedIn hoặc thậm chí các kết nối LinkedIn.
Đừng bỏ qua các sự kiện và cuộc gặp gỡ kinh doanh tại địa phương vì bạn có thể sử dụng chúng như một cơ hội để nhận được ý kiến đóng góp và những đề xuất thực sự của đồng nghiệp.
Cuối cùng, đừng bỏ qua mạng lưới cá nhân của bạn. Đôi khi bạn bè và gia đình của bạn có thể là nguồn tài nguyên tuyệt vời khi tìm kiếm một công cụ phần mềm mới.
Bất kể bạn hỏi ai, họ sẽ rất vui lòng chia sẻ kinh nghiệm của họ với bạn và chỉ cho bạn đi đúng hướng.
Đọc đánh giá của bên thứ ba
Một cách khác để quyết định xem một phần mềm cụ thể có phải là lựa chọn đúng đắn hay không là đọc các đánh giá của bên thứ ba.
Không thiếu các trang web đánh giá của bên thứ ba nhằm mục đích cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan khách quan về những gì mỗi phần mềm cung cấp. Họ thường đăng các so sánh cạnh nhau cũng như trải nghiệm thực tế của khách hàng để bạn có thể có được bức tranh hoàn chỉnh về những gì mong đợi.
Tận dụng các bản dùng thử miễn phí
Đến bây giờ bạn đã có ý tưởng khá hay về loại phần mềm bạn cần. Bạn thậm chí có thể có một vài khuyến nghị cụ thể. Bước tiếp theo là xem liệu các sản phẩm SaaS cụ thể đó có cung cấp bản dùng thử miễn phí hay không.
Hầu hết SaaS đều cung cấp thời gian dùng thử miễn phí 14 ngày, trong thời gian đó bạn có thể khám phá tất cả các tính năng mà họ cung cấp. Một số thậm chí còn có quy trình giới thiệu chi tiết để giúp bạn làm quen với việc sử dụng và làm việc với công cụ này.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn sẽ không phải là người duy nhất sử dụng phần mềm. Hãy cân nhắc việc yêu cầu một số nhân viên của bạn đăng ký dùng thử để họ có thể giúp đỡ những người khác trong công ty của bạn. Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn thông tin phản hồi có giá trị về việc bạn có tìm thấy công cụ phù hợp hay không.
Điều đáng nói là một số ứng dụng SaaS sẽ cung cấp phiên bản miễn phí, phiên bản này có thể hoàn hảo nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hơn với ít nhân viên hơn. Đừng quên kiểm tra các gói giá và giấy phép phần mềm để xem những gì có sẵn và cách bạn sẽ bị tính phí nếu quyết định đăng ký.
Liên hệ khác nhau Vendquặng
Sau khi bạn đã nghiên cứu và thử một vài ứng dụng, tôi khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp phần mềm, đặc biệt là nếu họ không có quy trình hướng dẫn sử dụng chặt chẽ.
Lý do đằng sau điều này rất đơn giản: họ là những người có trình độ tốt nhất để cho bạn biết liệu ứng dụng của họ có phải là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không. Bạn cũng có thể thảo luận về các tùy chọn cấp phép phần mềm và giá cả khác nhau và họ thậm chí có thể tạo giải pháp triển khai hoặc quy trình triển khai tùy chỉnh.
Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn áp dụng phần mềm một cách nhanh chóng để họ có thể quay lại thực hiện công việc của mình.
Khi bạn nói chuyện với các nhà cung cấp, hãy nhớ rằng bạn là người chịu trách nhiệm vì bạn là người đưa ra quyết định mua hàng. Họ cần có khả năng cho bạn biết phần mềm của họ giúp ích như thế nào và cung cấp cho bạn các phương pháp hay nhất để sử dụng phần mềm. Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với dịch vụ của họ hoặc cách họ phản hồi các câu hỏi của bạn, hãy cân nhắc chuyển sang một giải pháp khác tốt hơn.
Cuối cùng, việc quyết định lựa chọn một phần mềm cho doanh nghiệp của bạn không phải là việc dễ dàng. Thực hiện nghiên cứu trước khi đưa ra quyết định cuối cùng và biết khi nào nên nói không là điều quan trọng. Bằng cách đó, bạn sẽ có được phần mềm không chỉ giải quyết được vấn đề của mình mà còn khiến bạn thích thú khi sử dụng.
Tóm lại: SaaS có dành cho bạn không?
Nhìn chung, SaaS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cả nhỏ và lớn. Đó là một lựa chọn tuyệt vời và một giải pháp tuyệt vời nếu bạn muốn cải thiện quy trình làm việc, sự cộng tác và năng suất của công ty mình. Nó cũng rất phù hợp nếu bạn muốn giảm chi phí vận hành và chỉ trả tiền cho những tính năng bạn cần và sử dụng.
Tuy nhiên, nếu bạn xử lý dữ liệu có độ nhạy cảm cao, giải pháp được phát triển tùy chỉnh có thể là lựa chọn tốt hơn vì nó có thể cung cấp cho bạn các tính năng bảo mật tốt hơn. Nó cũng không phù hợp nhất nếu bạn không có kết nối Internet nhanh và đáng tin cậy vì mô hình phân phối phần mềm SaaS cần kết nối Internet để hoạt động bình thường. Đây là một tình huống khác mà các ứng dụng phần mềm tùy chỉnh, tại chỗ có thể phù hợp hơn.
Và đó là một bọc. Tôi hy vọng bạn thích bài viết của tôi về những ưu điểm và nhược điểm của SaaS cũng như bạn đã học được cách hoạt động của nó.
Bây giờ bạn nên chuẩn bị đầy đủ để tìm SaaS tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình, vì vậy hãy bắt tay vào làm.
Bạn đã từng sử dụng SaaS trong doanh nghiệp của mình trước đây chưa? Hãy cho tôi biết trong các ý kiến dưới đây!
