Câu trả lời nhanh: ERP là một thuật ngữ phổ biến trong giới kinh doanh, đặc biệt là giữa các thương hiệu sản xuất và kỹ thuật. Thuật ngữ ERP là viết tắt của Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và đó là một quy trình được các công ty sử dụng để giúp quản lý và tích hợp các phần quan trọng khác nhau trong việc điều hành doanh nghiệp.
Nhiều giải pháp phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty hiện đại vì chúng giúp thực hiện hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để tổ chức phát triển.
Hầu hết các công ty quản lý Enterprise Resource Planning bằng phần mềm được thiết kế đặc biệt để giúp họ theo dõi mọi thông tin về nguồn lực của mình. Một hệ thống phần mềm có thể xem xét mọi thứ từ lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, theo dõi tài chính, tiếp thị, bán hàng và thậm chí là nguồn nhân lực.
Hôm nay, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn ý nghĩa của ERP và những gì nó liên quan, đồng thời giúp bạn đưa ra quyết định xem phần mềm ERP có cần thiết cho bạn hay không.
ERP có nghĩa là gì? Hiểu về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp là một quy trình được sử dụng trong bối cảnh kinh doanh hiện đại để liên kết nhiều hệ thống máy tính khác nhau lại với nhau cho một tổ chức lớn. Với ứng dụng ERP hiệu quả, các công ty có thể tránh phải theo dõi nhiều hệ thống chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khác nhau, như theo dõi hàng tồn kho hoặc xử lý doanh số.
Các ứng dụng ERP hướng đến mục tiêu hợp lý hóa và thống nhất bối cảnh kinh doanh bằng cách cung cấp cho các nhóm quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần tại một vị trí thuận tiện. Các ứng dụng ERP cũng có thể hỗ trợ nhiều phòng ban trong một doanh nghiệp trong việc giao tiếp và chia sẻ thông tin với các bộ phận còn lại của tổ chức. Công nghệ này thu thập thông tin một cách thuận tiện về các hoạt động đang diễn ra trong một doanh nghiệp và tình trạng của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, giúp các chuyên gia khác có thể truy cập thông tin.
Phần mềm ERP có xu hướng giúp các công ty trở nên nhận thức hơn, bằng cách cung cấp khả năng hiển thị mọi thứ diễn ra trong tổ chức. Công nghệ có thể liên kết thông tin về sản xuất, phân phối và tài chính của nhiều yếu tố khác nhau trong công ty. Vì ERP kết nối nhiều công nghệ khác nhau được sử dụng bởi các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, nên nó cũng rất tuyệt vời trong việc loại bỏ công nghệ tốn kém và không tương thích, giúp giảm tổng chi phí sở hữu.
Trong những năm qua, các hệ thống phần mềm có sẵn cho ERP đã phát triển mạnh mẽ. Các giải pháp ngày nay có thể cực kỳ thông minh, với các hệ thống AI có thể theo dõi thông tin và đưa ra các đề xuất dựa trên các mẫu và xu hướng. Nhiều công cụ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp hiện đại trên thế giới ngày nay sử dụng phần mềm dựa trên đám mây để đơn giản hóa các kết nối giữa các nhóm từ xa.
Mục đích của công nghệ ERP
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một phần quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thành công trong thế giới hiện đại ngày nay. Công nghệ phù hợp có thể cải thiện đáng kể năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp.
Để hiểu ERP làm gì, bạn cần lùi lại một bước và suy nghĩ về tất cả các quy trình khác nhau liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của mình. Điều này có thể bao gồm việc truy cập quản lý hàng tồn kho và đơn hàng, kế toán, quản lý quan hệ khách hàng và nguồn nhân lực. Ở cấp độ cơ bản, phần mềm ERP tích hợp nhiều chức năng khác nhau vào một hệ thống toàn diện để xử lý thông tin cho toàn bộ môi trường kinh doanh.
Thông thường, tính năng trung tâm của bất kỳ phần mềm ERP nào là cơ sở dữ liệu chia sẻ hỗ trợ nhiều chức năng được sử dụng bởi các doanh nghiệp khác nhau. Điều này có nghĩa là nhân viên ở nhiều bộ phận khác nhau, như bán hàng và kế toán, có thể theo dõi cùng một thông tin cho các quyết định kinh doanh của họ.
Công nghệ ERP cũng có thể hỗ trợ những việc như tự động hóa và báo cáo được đồng bộ hóa. Thay vì yêu cầu nhân viên từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp duy trì các bảng tính và cơ sở dữ liệu riêng biệt cần được hợp nhất thường xuyên để tạo báo cáo, nhiều giải pháp ERP sẽ cho phép nhân viên lấy báo cáo dễ dàng từ một hệ thống duy nhất. Ví dụ: nếu các đơn đặt hàng từ các bộ phận khác nhau đều đến cùng một nơi an nghỉ cuối cùng thì việc theo dõi dòng tiền và ngân sách tổng thể của công ty sẽ dễ dàng hơn nhiều.
ERP là gì? Công nghệ ERP đến từ đâu?
Mặc dù thuật ngữ ERP chỉ mới xuất hiện từ năm 1990, nhưng nhờ Gartner, nguồn gốc của công nghệ này đã có từ rất lâu trước đó. Vào những năm 1960, khái niệm giải pháp ERP thường được áp dụng cho quản lý hàng tồn kho trong lĩnh vực sản xuất. Nhiều kỹ sư phần mềm sẽ tạo ra các chương trình có thể báo cáo thông tin trạng thái, theo dõi hàng tồn kho và đối chiếu số dư cùng một lúc.
Vào những năm 1970, phần mềm do các kỹ sư này tạo ra đã phát triển thành các công cụ Lập kế hoạch Yêu cầu Vật liệu, được thiết kế để lập kế hoạch sản xuất và quy trình trong ngành. Vào những năm 19870, công nghệ MRP lại chuyển đổi, thu hút nhiều quy trình hơn từ nhà máy sản xuất, khiến nhiều người gọi nó là hoạch định nguồn lực sản xuất. Năm 1990, các hệ thống này đã mở rộng hơn nữa, vượt ra ngoài việc kiểm soát hàng tồn kho và các quy trình khác, bao gồm nhiều chức năng hỗ trợ hơn.
Mặc dù chữ “E” trong công nghệ Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ngày nay là viết tắt của Doanh nghiệp, nhưng các công ty không nhất thiết phải được phân loại là doanh nghiệp mới có thể sử dụng công nghệ này. Nhiều công ty cỡ trung bình có mức độ linh hoạt và tăng trưởng cao cũng đang sử dụng công nghệ này. Nó đang trở nên đặc biệt phổ biến khi điện toán đám mây và phần mềm trở thành một dịch vụ giúp công nghệ có giá cả phải chăng hơn, có khả năng mở rộng và dễ tiếp cận hơn.
Đáng chú ý là trong khi các công ty sản xuất và kỹ thuật vẫn tiếp tục sử dụng phần mềm ERP hiện nay thì các giải pháp này cũng hữu ích cho nhiều doanh nghiệp khác, trong hầu hết mọi ngành công nghiệp mà thông tin cần được theo dõi một cách nhất quán.
Lợi ích của ERP là gì?
Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp là một công cụ vô cùng quý giá đối với rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp. Các giải pháp ERP thường được các công ty áp dụng để giúp mở rộng, giảm chi phí và thậm chí tăng năng suất hoặc hiệu quả trong nhiều tình huống. Những lợi ích bao gồm:
- Tính nhất quán và minh bạch: Tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau giúp loại bỏ sự dư thừa, cải thiện năng suất và nâng cao độ chính xác trong toàn bộ hoạt động kinh doanh. Các công ty có quy trình được kết nối có thể dễ dàng đồng bộ hóa công việc hơn để đạt được kết quả tốt hơn, giảm nguy cơ lãng phí.
- Thông tin chi tiết và báo cáo hữu ích: Các doanh nghiệp trong nhiều ngành công nghiệp thường sẽ được hưởng lợi từ khả năng hiển thị tăng lên trong hệ sinh thái của họ. Báo cáo chính xác và toàn diện có thể giúp các công ty lập kế hoạch, dự báo, lập ngân sách và truyền đạt thông tin về hoạt động của họ cho tổ chức và cả các cổ đông.
- Truy cập thông tin nhanh chóng: Công nghệ ERP rất tuyệt vời khi cho phép các doanh nghiệp truy cập thông tin của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và các bên quan tâm khác. Điều này có thể dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tốt hơn và thậm chí cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách cho phép các nhóm hoạt động liền mạch hơn và có quyền truy cập vào thông tin phù hợp.
- Cải thiện cộng tác: Khi các phòng ban có thể chia sẻ cùng một kiến thức thì nguy cơ sai sót và chồng chéo sẽ được giảm thiểu. Một lực lượng lao động đoàn kết sẽ được hưởng lợi từ sự hài lòng và năng suất của nhân viên tốt hơn.
- Tăng cường tuân thủ: Có thể theo dõi thông tin và luồng hoạt động kinh doanh từ môi trường này sang môi trường khác là rất tốt cho mục đích tuân thủ. Các công ty có thể đảm bảo họ có tất cả thông tin cần thiết cho mục đích quản lý hoặc để phản hồi các yêu cầu kiểm toán khi cần thiết.
Những công ty nào được hưởng lợi từ hệ thống ERP?
Giải pháp ERP có thể đáp ứng nhiều chức năng quan trọng trong hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn, khiến nó trở thành một khoản đầu tư tuyệt vời cho mọi loại hình công ty. Tuy nhiên, hệ thống ERP được sử dụng phổ biến nhất để tự động hóa và nâng cao các bộ phận của chuỗi cung ứng theo một số ngành dọc nhất định. Ví dụ: một số công ty phổ biến nhất được hưởng lợi từ việc triển khai ERP bao gồm:
- Thương mại: Các nhà bán lẻ phải đối mặt với một loạt thách thức khi hỗ trợ khách hàng của họ. Hệ thống ERP có thể cung cấp các giải pháp đa kênh hoàn chỉnh, thống nhất các trải nghiệm tại cửa hàng, văn phòng hỗ trợ và kỹ thuật số. Khách hàng nhận được dịch vụ liền mạch và được cá nhân hóa hơn, trong khi các nhà bán lẻ có thể cải thiện năng suất của nhân viên trực tuyến và tại chỗ.
- Tài chính: Môi trường ERP hiện đại hoặc ERP đám mây có thể hỗ trợ nhiều chức năng kinh doanh và quy trình ra quyết định trong thế giới tài chính. Giống như trong thế giới thương mại điện tử, hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp có thể giúp các nhóm tài chính làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, các công cụ này cũng hữu ích để cải thiện tính tuân thủ và theo dõi thông tin quan trọng trong không gian tài chính.
- Nguồn nhân lực: Các giải pháp hiện đại cho ERP đi kèm với nhiều số liệu và quy trình làm việc để hỗ trợ quản lý dự án trong môi trường nhân sự. Những giải pháp này có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý nhân viên như tuyển dụng, tính lương và các nhiệm vụ khác. Bạn cũng sẽ ở vị thế tốt hơn để giữ chân, tuyển dụng và trao quyền cho nhân viên bằng cách xác định các vấn đề trước khi chúng xảy ra.
- sản xuất: có lẽ là con đường phổ biến nhất cho các giải pháp ERP. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sản xuất đều được hưởng lợi từ việc có cơ sở dữ liệu chung để theo dõi các quy trình và nhu cầu kinh doanh. Giải pháp ERP giúp quản lý tài nguyên và truy cập dữ liệu theo thời gian thực. Các công ty có thể sử dụng bộ ERP để cải thiện năng suất của hoạt động kinh doanh cốt lõi và lập kế hoạch sản xuất.
- Chuỗi cung ứng: Ngay cả các giải pháp chuỗi cung ứng cũng sử dụng các mô-đun ERP để quản lý hoạt động kinh doanh tốt hơn. Các giải pháp hiện đại đi kèm với một loạt giải pháp tự động hóa và AI có thể hợp lý hóa hiệu suất của doanh nghiệp và cải thiện trí tuệ doanh nghiệp. Kết quả tổng thể thường là quản lý hàng tồn kho tốt hơn.
Có bất kỳ tiêu cực nào đối với các giải pháp ERP không?
Có một môi trường chung nơi bạn có thể theo dõi vòng đời của sản phẩm và cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng dữ liệu thời gian thực nghe có vẻ là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho hầu hết các công ty. Tuy nhiên, vẫn có một số công ty cảm thấy không thoải mái khi chuyển sang các nhà cung cấp ERP.
Đôi khi, mối quan tâm lớn nhất đối với các công ty là họ không biết cách lựa chọn giữa các loại giải pháp ERP và đảm bảo rằng họ đang truy cập đúng công cụ. Có rất nhiều đối thủ cạnh tranh khác nhau, điều này có thể tạo nên sự khác biệt để đưa ra lựa chọn đúng đắn. Một lựa chọn có thể là dùng thử các bản demo và dùng thử miễn phí các sản phẩm để xem giải pháp SaaS nào có các tính năng bạn cần trước khi đầu tư.
Một số công ty chỉ đơn giản là cảm thấy thoải mái với phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện có và không muốn nâng cấp lên ERP. Tuy nhiên, có nhiều công cụ phần mềm trong môi trường ERP có thể tích hợp với các công cụ mà các công ty đang sử dụng.
Một ví dụ về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Để biết ví dụ về cách hệ thống ERP có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem một ví dụ. Cadbury, một trong những công ty bánh kẹo nổi tiếng nhất thế giới, đã triển khai hệ thống ERP khi phải vật lộn để theo dõi hàng nghìn hệ thống khác nhau tạo ra sô cô la từ khắp nơi trên thế giới. Các giải pháp hiện tại không thể theo kịp tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của nó và hệ thống quản lý kho hàng không hiệu quả đã gây khó khăn cho việc theo dõi nguồn cung cấp.
Cuối cùng, công ty đã triển khai một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp hàng nghìn ứng dụng trong hệ sinh thái, các quy trình được tiêu chuẩn hóa trên nhiều địa điểm và tái cấu trúc các hệ thống quản lý kho chung, phá vỡ các bộ phận riêng biệt để có sự phối hợp tích hợp và liền mạch tại nơi làm việc.
Một ví dụ khác là Western Digital, một công ty công nghệ với các sản phẩm về hệ thống dữ liệu, lưu trữ và giải pháp. Việc sáp nhập SanDisk, Western Digital và HGST đã chứng tỏ một thách thức đáng kể đối với công ty vào năm 2019. Western Digital muốn tập trung hóa ERP để các công ty có thể làm việc cùng nhau tốt hơn.
Sau khi cân nhắc, công ty đã sử dụng đám mây ERP của Oracle và truy cập một loạt sản phẩm của Oracle bao gồm quản lý và phân tích hiệu suất. Việc triển khai đã giúp quản lý trung tâm chi phí, quản lý nguồn nhân lực, xử lý thanh toán, lập kế hoạch lực lượng lao động tốt hơn và thậm chí cải thiện việc lập kế hoạch quan hệ khách hàng
Ngay cả những công ty như Cadbury, một trong những công ty bánh kẹo nổi tiếng nhất thế giới, đã triển khai thành công công cụ ERP vào tổ chức của mình sau khi phát hiện ra rằng các công cụ thu mua, CRM và MRP II rời rạc không có tác động phù hợp đến kết quả của nó. Công ty trước đây đã cố gắng triển khai hệ thống SAP cho ERP nhưng cuối cùng lại phải sản xuất quá nhiều sản phẩm. Tuy nhiên, công ty đã không từ bỏ việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Cuối cùng, Cadbury đã có thể triển khai một hệ thống ERP tuyệt vời có khả năng tiêu chuẩn hóa các quy trình quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho hàng và hiệu suất trên 16 địa điểm. Có vô số trường hợp nghiên cứu khác như thế này ngoài kia.
Câu hỏi thường gặp về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp:
Phần mềm ERP là gì?
Thuật ngữ ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là sự lựa chọn các hệ thống và công nghệ được thiết kế để giúp các công ty quản lý và tích hợp các quy trình cốt lõi trong kinh doanh. Một số giải pháp ERP được nâng cao với nhiều tùy chọn tùy chỉnh, trí tuệ nhân tạo, v.v.
Những hệ thống khác đơn giản hơn, nhằm mục đích giúp hợp lý hóa những thứ như phát triển sản phẩm và theo dõi chuỗi cung ứng. Ứng dụng phù hợp sẽ cho phép các công ty tương tác trong một giao diện duy nhất và chia sẻ thông tin hữu ích. Bạn thậm chí có thể sử dụng phần mềm ERP với IoT (hoặc Internet vạn vật) để theo dõi các cảm biến trên tài sản và hỗ trợ quản lý tài sản.
ERP có cần thiết cho mọi doanh nghiệp không?
Nhiều công ty có thể cải thiện lợi nhuận và cơ hội thành công bằng cách triển khai công cụ phù hợp. Nếu công ty của bạn tạo ra và vận chuyển các sản phẩm vật chất cho khách hàng, rất có thể bạn sẽ được hưởng lợi từ ERP.
Công nghệ phù hợp sẽ giúp bạn theo dõi mọi thứ từ các khoản phải trả và hóa đơn, đến lượng hàng tồn kho bạn có và tốc độ thực hiện các chiến lược sản xuất của bạn. Lợi ích của giải pháp ERP trải dài từ hiệu quả tốt hơn đến khả năng tiếp cận thông tin quan trọng được cải thiện. Mặc dù ban đầu áp dụng ERP có thể tốn kém, nhưng giải pháp phù hợp sẽ cải thiện cơ hội tiết kiệm tiền của bạn trong dài hạn.
Hệ thống ERP cần bao gồm những gì?
Công nghệ ERP có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau để phù hợp với các công ty khác nhau. Có nhiều công cụ khác nhau với các tùy chọn triển khai độc đáo và công nghệ tiên tiến. Các thành phần chính xác mà bạn cần trong công nghệ của mình sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một trong những tính năng phổ biến nhất cần tìm trong giải pháp ERP mới là tự động hóa. Bạn càng có nhiều tự động hóa trong công nghệ mới thì bạn càng dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.
Phần mềm ERP cần có thể truy cập được từ nhiều thiết bị khác nhau để các thành viên trong nhóm có thể truy cập công nghệ khi đang di chuyển. Cũng cần có sẵn nhiều báo cáo và biểu đồ có thể tùy chỉnh để giúp dự báo, lập kế hoạch sản xuất và ra quyết định kinh doanh.
Khi mua phần mềm ERP, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp tìm kiếm một giải pháp có thể mở rộng mà họ có thể điều chỉnh theo nhu cầu của mình. Nhiều giải pháp SaaS trên thị trường hiện nay có tùy chọn thêm các tính năng mô-đun mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn cũng có thể thêm các tích hợp và chức năng vào ERP của mình bằng API và quyền truy cập của nhà phát triển.
Nắm vững kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp
Mặc dù ban đầu việc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp nghe có vẻ hơi khó hiểu nhưng thực tế đây là một trong những cách tốt nhất để hợp lý hóa và cải thiện kết quả kinh doanh của bạn. Với công cụ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp chính xác được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn, bạn sẽ có thể cải thiện khả năng hiển thị về hoạt động kinh doanh cho tất cả nhân viên.
Khả năng hiển thị và sự liên kết mà hệ thống ERP mang lại có nghĩa là các công ty có thể lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn mà không lãng phí không cần thiết. Không có công nghệ ERP, nhiều công ty sản xuất và kỹ thuật phải vật lộn để hoạt động trong môi trường im lặng. Silo thường có nghĩa là mỗi bộ phận làm việc riêng biệt và sai sót xảy ra thường xuyên hơn.
Ngoài việc cung cấp quyền truy cập vào thông tin và phân tích có giá trị, hệ thống ERP còn hỗ trợ luồng giao tiếp và cộng tác trong toàn bộ tổ chức. Với công nghệ ERP, các công ty có thể tích hợp các hệ thống mà họ dựa vào hàng ngày để cải thiện năng suất và hiệu suất. Tuy nhiên, việc chuyển sang hệ thống ERP có thể phản tác dụng nếu văn hóa công ty không điều chỉnh theo sự thay đổi và công ty không xem xét cách cấu trúc tổ chức có thể hỗ trợ nhóm.
