Trình tạo biểu mẫu là gì? Những thứ cơ bản
Nói một cách đơn giản, trình tạo biểu mẫu là một giải pháp phần mềm được thiết kế để giúp các chủ doanh nghiệp và lãnh đạo dễ dàng tạo các biểu mẫu hiệu quả, mạnh mẽ cho nhiều trường hợp sử dụng.
Trước đây, nếu bạn muốn thiết kế một biểu mẫu chất lượng cao tích hợp với các công cụ thu thập dữ liệu hiện có, làm nổi bật thương hiệu của bạn và hoạt động tốt trên mọi thiết bị, bạn sẽ cần một số kiến thức về mã hóa. Xây dựng biểu mẫu cũng giống như thiết kế một trang đích hoặc trang web. Nó yêu cầu người dùng phải làm việc với nhiều dòng mã khác nhau để tạo ra các công cụ mạnh mẽ, hấp dẫn và có khả năng thu thập dữ liệu.
Ngày nay, các công cụ tạo biểu mẫu giảm thiểu nỗ lực trong việc tạo biểu mẫu bằng các công cụ, mẫu tùy chỉnh kéo và thả và một loạt tiện ích được thiết kế sẵn. Họ không yêu cầu người dùng thử nghiệm với các trang web mã hoặc HTML. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cần chọn một biểu mẫu phù hợp với mục tiêu hoặc yêu cầu cụ thể của mình và tích hợp nó với trang web, hồ sơ truyền thông xã hội hiện tại của bạn hoặc bất kỳ môi trường nào khác mà bạn chọn.
Trình tạo biểu mẫu được thiết kế để sử dụng nhanh chóng và dễ dàng, cho dù bạn đang cố gắng thu thập thông tin chi tiết từ nhân viên, khách hàng hiện tại hay khách hàng tiềm năng. Bạn cũng có thể sử dụng trình tạo biểu mẫu:
- Tạo biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng trên trang đích
- Nhúng và chia sẻ biểu mẫu trong nhiều môi trường mà không cần kiến thức về mã hóa
- Thiết lập tự động hóa (như nhập dữ liệu tự động vào hệ thống CRM)
- Luôn cập nhật cho các nhóm bằng thông báo tức thì bất cứ khi nào ai đó điền vào biểu mẫu
- Truy cập báo cáo và dữ liệu ở dạng dễ sử dụng, bao gồm Excel, PDF và CSV
- Chia sẻ biểu mẫu với khách hàng trên nhiều nền tảng và kênh, bao gồm cả điện thoại di động
- Phân tích và chia sẻ thông tin chi tiết về biểu mẫu với nhiều thành viên của nhân viên
Trình tạo biểu mẫu hoạt động như thế nào?
Chức năng chính xác của trình tạo biểu mẫu có thể khác nhau tùy thuộc vào giải pháp bạn chọn. Hầu hết các tùy chọn hiện có trên thị trường hiện nay đều có nhiều tính năng, bao gồm các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp, được xây dựng để phù hợp với nhiều mục tiêu, các trang tùy chỉnh kéo và thả, v.v. Thậm chí còn có những trình tạo biểu mẫu có thể tự động tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng, chẳng hạn như CMS, Hoặc một CRM ứng dụng.
Hầu hết các giải pháp trình tạo biểu mẫu đều có quyền truy cập vào chức năng quản lý phản hồi, do đó chủ sở hữu có thể dễ dàng nhận, lưu trữ và phân tích phản hồi từ nhiều khách hàng và nhân viên khác nhau. Một số công cụ cũng sẽ đi kèm với các tính năng báo cáo và phân tích, bao gồm quyền truy cập vào AI để sắp xếp dữ liệu và tải xuống báo cáo có nhãn trắng chuyên dụng.
Nhiều trình tạo biểu mẫu hiện có được cung cấp trên cơ sở SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ). Điều này có nghĩa là tất cả các công cụ bạn cần đều có sẵn để truy cập trên đám mây, từ hầu hết mọi thiết bị. Bạn cũng có thể chia sẻ biểu mẫu của mình trên nhiều kênh, nhúng chúng vào trang web của bạn, sử dụng chúng trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc thêm chúng vào các ứng dụng di động và iOS hiện có.
Trình tạo biểu mẫu cũng có thể bao gồm chức năng API, cho phép các nhà phát triển và công ty có kiến thức kỹ thuật tạo quy trình làm việc tự động dựa trên dữ liệu được thu thập. Ví dụ, nếu bạn tạo biểu mẫu cho trang web thương mại điện tử của mình, bạn có thể tích hợp biểu mẫu đó với các công cụ tiếp thị qua email để dễ dàng cập nhật danh sách liên hệ mới. Giải pháp tương tự cũng có thể tự động nhập thông tin vào phần mềm quản lý và tạo khách hàng tiềm năng của bạn.
Hầu hết các trình tạo biểu mẫu đều được thiết kế đơn giản và dễ hiểu nhất có thể cho người mới bắt đầu sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn không cần bất kỳ kiến thức thiết kế hoặc mã hóa nào trước đó để tạo ra một nội dung có giao diện chuyên nghiệp. Các mẫu được cung cấp cũng có khả năng tùy chỉnh cao và có thể được điều chỉnh để phù hợp với thương hiệu của bạn, với các màu sắc, phông chữ và logo khác nhau tùy theo nhu cầu của bạn.
Các tính năng chung của Trình tạo biểu mẫu
Trình tạo biểu mẫu có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau để phù hợp với hầu hết mọi trường hợp sử dụng. Chúng thường cực kỳ linh hoạt và có nhiều tính năng tuyệt vời. Tuy nhiên, khả năng của từng giải pháp có thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ bạn chọn. Một số trình tạo biểu mẫu được thiết kế cực kỳ tiên tiến, bao gồm nhiều công nghệ đột phá khác nhau, như AI và tự động hóa.
Những tính năng khác có mục đích đơn giản hơn một chút, chỉ để thu thập thông tin nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Một số tính năng phổ biến nhất mà bạn có thể tìm thấy trong trình tạo biểu mẫu hiện đại bao gồm:
- Chức năng kéo và thả: Trình tạo biểu mẫu thường được thiết kế với mục đích đặc biệt dễ sử dụng. Để giảm nhu cầu về kiến thức mã hóa và kỹ thuật, hầu hết đều đi kèm với trình tạo kéo và thả. Điều này đảm bảo bạn có thể kéo các trường và câu hỏi trong biểu mẫu cũng như các chức năng khác vào mẫu có sẵn mà không tốn nhiều công sức.
- Chủ đề và mẫu: Hầu hết các trình tạo biểu mẫu đều có nhiều chủ đề và mẫu để lựa chọn. Có nhiều tùy chọn phù hợp với hầu như mọi mục tiêu và yêu cầu kinh doanh. Ví dụ, bạn có thể tìm thấy các biểu mẫu được thiết kế riêng để thu thập thông tin từ nhân viên, cũng như các công cụ dành cho việc thu thập phản hồi của khách hàng. Các trình tạo biểu mẫu tốt nhất đều có tính chuyên nghiệp cao, responsive các mẫu có thể được điều chỉnh cho phù hợp với bất kỳ thương hiệu nào.
- Tích hợp: Như đã đề cập ở trên, các trình tạo biểu mẫu tốt nhất thường được thiết kế để hoạt động cùng với các công cụ mà các công ty đang sử dụng để thu thập và quản lý dữ liệu. Một số tùy chọn có thể tích hợp với các công cụ CRM hàng đầu, trình tạo trang web thương mại điện tử, Google Drive và các hệ thống lưu trữ dữ liệu khác. Thậm chí còn có các tùy chọn hoạt động cùng với tùy chọn chữ ký điện tử, vì vậy bạn có thể thêm chức năng tốt hơn vào biểu mẫu của mình.
- Phân tích: Phân tích phản hồi biểu mẫu là một thành phần quan trọng khác của công cụ xây dựng biểu mẫu hiệu quả. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có khả năng nhanh chóng tìm kiếm các mô hình và xu hướng sau khi họ thu thập dữ liệu. Hầu hết các trình tạo biểu mẫu hàng đầu, cho dù họ dùng để tạo khách hàng tiềm năng trên trang đích hay đánh giá, đều sẽ có quyền truy cập vào các công cụ báo cáo. Một số thậm chí có thể cung cấp phân tích theo thời gian thực bất cứ khi nào ai đó điền vào biểu mẫu mới.
Tùy thuộc vào kiểu ứng dụng trình tạo biểu mẫu mà bạn sử dụng, bạn cũng có thể thấy giải pháp sẽ cho phép bạn xây dựng các loại trải nghiệm tương tác khác nhau cho người dùng. Ví dụ: một số trình tạo biểu mẫu cũng hỗ trợ tạo các câu đố và khảo sát.
Cách chọn Trình tạo biểu mẫu
Việc chọn một trình tạo biểu mẫu hiệu quả đòi hỏi nhiều điều hơn là chỉ tìm kiếm một giải pháp cho phép bạn tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí nhanh nhất có thể. Công cụ phù hợp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Điều này có thể có nghĩa cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của bạn, cung cấp trải nghiệm người dùng độc đáo trên trang web WordPress của bạn hoặc thu thập khách hàng tiềm năng.
Trình tạo biểu mẫu trực tuyến tốt nhất sẽ cho phép bạn tạo biểu mẫu đăng ký, khảo sát và nhiều hơn nữa chỉ trong vài phút, với giao diện người dùng thuận tiện và nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Một số thậm chí có thể tích hợp với các công cụ như PayPal hoặc Stripe để hợp lý hóa việc thu tiền từ người trả lời. Một số điểm khác cần cân nhắc bao gồm:
- Thiết kế biểu mẫu: Ngoài việc cung cấp cho bạn nhiều chủ đề và tùy chọn mẫu, một ứng dụng, công cụ hoặc công cụ tạo biểu mẫu tốt plugin cũng sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát cách biểu mẫu của bạn xuất hiện trên trang web hoặc trang truyền thông xã hội của bạn. Một số tùy chọn cho phép bạn chọn giữa các hình thức bật lên và trượt. Những người khác sử dụng thiết kế biểu mẫu được kích hoạt bởi logic có điều kiện cụ thể.
- Insights: Phần mềm xây dựng biểu mẫu tốt nhất sẽ giúp bạn thu thập thông tin chi tiết và thông tin có giá trị về đối tượng mục tiêu của bạn. Báo cáo và phân tích phải được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn. Thêm vào đó, chúng phải giúp bạn dễ dàng xuất thông tin vào các công cụ hiện có như Google Sheets hoặc Excel.
- Dễ sử dụng: Một công cụ tốt để xây dựng biểu mẫu web phải dễ sử dụng mà không cần phải làm việc trên bất kỳ CSS hoặc HTML nào. Họ nên làm cho trải nghiệm tạo biểu mẫu trở nên đơn giản đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng cũng phải mang lại sự dễ sử dụng vượt trội cho khách hàng hoặc nhân viên mà bạn muốn tiếp cận, với các loại trường đơn giản và giao diện rõ ràng.
- Chi phí hiệu quả: Khi chọn trình tạo biểu mẫu trực tuyến, bạn nên có nhiều tùy chọn miễn phí và cao cấp khác nhau để lựa chọn. Nếu bạn muốn các mẫu biểu mẫu nâng cao và các tính năng độc đáo cho biểu mẫu liên hệ, bạn có thể phải trả thêm một chút. Đảm bảo giá cho các biểu mẫu tùy chỉnh phù hợp với ngân sách cụ thể của bạn.
- Tích hợp: Phần mềm tạo biểu mẫu tốt nhất sẽ luôn hoạt động với các công cụ bạn đã sử dụng để tải tệp lên, tài liệu, giải pháp CRM và tiếp thị qua email. Một số công cụ thậm chí còn được tích hợp vào các giải pháp hiện có, như MailChimp và HubSpot. Hoặc bạn có thể cân nhắc việc nhận được một plugin được tạo cho một nền tảng như WordPress hoặc Shopify
Tại sao nên sử dụng Trình tạo biểu mẫu?
Trình tạo biểu mẫu tốt có thể là một công cụ mạnh mẽ, cho dù bạn đang tìm kiếm các tính năng xác thực thuận tiện để tạo khách hàng tiềm năng và giới thiệu nhân viên hay bạn muốn thu thập phản hồi của khách hàng. Hiện nay, có rất nhiều tùy chọn tạo biểu mẫu trên thị trường, từ biểu mẫu của Google, đến Jotform và vô số tùy chọn khác. Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ có thể thu thập các bài gửi sâu sắc từ nhiều đối tượng và sử dụng dữ liệu của mình để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi bắt đầu với trình tạo biểu mẫu, hãy nhớ rằng nhiều giải pháp trong số này cung cấp quyền truy cập vào các hướng dẫn và hướng dẫn trên trang web đi kèm để trợ giúp bạn.
