빠른 답변 : 프로젝트 관리 도구는 프로젝트에 참여하는 팀을 지원하도록 설계된 소프트웨어 솔루션 또는 소프트웨어 시스템 세트입니다. 개인과 팀이 프로젝트를 계획하고, 특정 작업의 결과를 추적하고, 워크플로를 효율적으로 관리하여 모든 비즈니스 노력에서 최상의 결과를 얻을 수 있도록 돕습니다.
오늘 우리는 프로젝트 관리 도구가 무엇인지, 어떻게 작동하는지, 왜 오늘날의 브랜드에 점점 더 가치가 높아지고 있는지 정의할 것입니다.
프로젝트 관리 도구란?
"프로젝트 관리"는 회사에서 이러한 작업을 완료하고 특정 목표를 달성하기 위해 사용하는 프로세스와 기술을 지칭하는 데 사용되는 용어입니다. 프로젝트 관리 도구는 프로젝트 관리 프로세스를 단순화하고 최적화하여 팀을 정렬하고, 진행 상황을 추적하고, 특정 할 일 목록 항목을 다른 개인에게 할당하는 데 도움이 될 수 있습니다.
대부분의 비즈니스에서 프로젝트는 리소스, 시간, 목표 및 돈과 관련된 모든 세부 정보를 미리 매핑하고 정의할 수 있지만 여전히 잘 구성되어 있지 않습니다. 실제로 원격 및 하이브리드 작업으로 인해 직원이 서로 다른 환경에 분산되어 있는 환경에서 프로젝트가 차질 없이 작동하는지 확인하는 것은 매우 어려울 수 있습니다.
프로젝트 관리 도구 및 시스템은 프로젝트를 완료하기 위한 올바른 단계별 계획을 효과적으로 구현할 수 있도록 보장합니다. 목표를 달성할 수 있을 뿐만 아니라 의도한 예산 범위 내에서 제 시간에 프로젝트를 완료할 가능성이 높아집니다.
프로젝트 관리 도구는 팀 구성원에게 프로젝트 시작 시기와 방법, 다음에 수행할 작업, 시간 경과에 따른 프로젝트 결과 측정 방법을 알려줍니다. 이 환경의 일부 소프트웨어 솔루션은 무료로 액세스할 수 있는 반면 다른 솔루션은 프리미엄 가격대가 있습니다.
프로젝트 관리 도구의 기능은 무엇입니까?
프로젝트 관리 도구는 크기와 범위가 다를 수 있습니다. 일부는 작업 관리를 위한 기본 도구와 함께 제공되므로 시간이 지남에 따라 작업 항목을 계획하고 추적할 수 있습니다. 다른 것들은 문제 추적, 작업 자동화 및 시간 추적과 같은 고급 기능을 제공합니다. 프로젝트 관리 도구의 가장 일반적인 기능 중 일부는 다음과 같습니다.
- 프로젝트 추정 도구: 프로젝트가 성공하려면 회사에서 목표를 설정하고 작업에 대한 잠재적인 결과를 계획하는 것이 중요합니다. 프로젝트 추정 도구는 예산 예측, EVM 및 기준선을 통해 프로젝트 제약 조건 및 결과를 추정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 계획 도구: 프로젝트 관리 시스템에는 종종 사람들이 프로젝트에 대한 아이디어를 공유할 수 있는 문서 생성 시스템 및 스프레드시트와 같은 계획 도구가 함께 제공됩니다. 이러한 계획 도구는 일반적으로 회사가 프로젝트와 관련된 정보 라이브러리를 저장할 수 있는 문서 관리 도구와 연결됩니다.
- 예산 관리 : 대부분의 프로젝트에는 사전 할당된 예산과 이에 연결된 다양한 재무 예측이 있습니다. 프로젝트 관리 도구는 기업이 비용, 청구서 및 특정 결과 달성과 관련된 실제 비용을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 자원 할당: 프로젝트를 성공적으로 수행한다는 것은 종종 올바른 작업과 할 일 목록 항목을 올바른 사람에게 할당하는 것을 의미합니다. 리소스 할당 도구는 특정 기한에 따라 비즈니스 리더가 작업을 올바르게 위임하도록 도와줍니다. 또한 너무 많은 작업으로 인해 압도당할 수 있는 직원에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.
- 협업 도구 : 특히 오늘날의 원격 및 하이브리드 작업 시대에는 프로젝트의 모든 주요 이해 관계자가 동일한 페이지에 머물 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 도구는 종종 인스턴트 메시징, 웹 기반 회의, 화상 회의 등을 위한 가상 협업 기능과 함께 제공됩니다.
- 품질 관리: 일부 프로젝트 관리 도구는 품질 관리 솔루션과 함께 제공되어 프로젝트에 대한 통찰력과 측정 기준을 수집하는 데 도움이 됩니다. 문제 추적 및 해결 기능은 문제가 작업 흐름을 방해하거나 예산 및 기한에 문제를 일으키지 않도록 하는 데 필수적입니다.
- 프로젝트 관리: 프로젝트 관리 도구에는 직원 온보딩을 위한 기능, 청구 목적을 위한 시간 추적 등이 포함될 수 있습니다. 일부 프로젝트 관리 옵션에는 여러 프로젝트를 동시에 추적할 수 있는 달력 및 보드가 함께 제공됩니다.
- 보고 : 대부분의 프로젝트 관리 도구는 보고 및 분석 도구와 함께 제공되어 기업이 조직의 흐름을 파악하는 데 도움이 됩니다. 직원 참여, 진행 상황 및 비즈니스 결과에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다.
일반적인 프로젝트 관리 도구는 어떻게 생겼습니까?
다양한 회사가 다양한 방식으로 프로젝트에 접근하고 처리하기 때문에 프로젝트 관리 도구는 다양한 형식으로 제공될 수 있습니다. 모든 사람에게 맞는 단일 솔루션은 없지만 고려해야 할 특히 인기 있는 옵션이 몇 가지 있습니다. 가장 일반적으로 사용되고 구현된 프로젝트 관리 도구는 다음과 같습니다.
간트 차트
Gantt 차트는 가장 일반적으로 참조되고 가장 널리 사용되는 프로젝트 관리 도구 중 하나입니다. 기본적으로 이러한 차트는 사용자가 프로젝트 타임라인을 시각화하고 인력 전체의 특정 직원에게 할당되는 다양한 작업을 시각화하는 데 도움이 됩니다.
Gantt 차트는 종종 프로젝트가 따라야 하는 일정을 추적하는 데 매우 유용한 것으로 간주됩니다. 이 차트를 사용하여 프로젝트 계획의 편차 및 지연으로 이어질 수 있는 문제를 주의할 수 있습니다. Gantt 차트는 1917년에 도입되었으며 이후 업계 표준이 되었습니다.
작업 분할 구조
WBS(Work Breakdown Structure)는 1962년 미국 국방부에서 도입했습니다. 오늘날에도 여전히 모든 프로젝트 계획 전략에 사용되는 중요한 도구 중 하나입니다. 기본적으로 작업 분할 구조는 프로젝트 목표 달성과 관련된 다양한 단계를 세분화하는 방법을 제공합니다.
WBS를 사용하면 회사는 프로젝트의 "최종 목표"에 도달하기 전에 해결해야 할 작업에 대한 종단 간 맵을 만듭니다. 대부분의 경우 조직은 "최종 목표"에 대한 명확한 아이디어로 시작하여 단계로 나누고 이를 작업과 하위 작업으로 나눌 수 있습니다.
프로젝트에 연결된 모든 작업에 대한 명확한 아이디어가 있으면 리소스를 배포해야 하는 위치와 목표에 도달하는 데 걸리는 시간을 결정할 수 있습니다.
프로젝트 기준선
프로젝트 관리를 위한 또 다른 일반적인 도구는 "프로젝트 기준선"입니다. 이것은 기본적으로 프로젝트에 대해 설정한 표준과 노력의 결과를 비교하여 프로젝트 가치를 나타내는 그래픽 도구입니다.
프로젝트 기준선은 일정, 비용 및 범위 기준선을 포함하여 다양한 하위 기준선을 포함합니다. 프로젝트를 시작할 때 회사는 달성할 것으로 기대하는 것, 달성하고자 하는 시기, 프로젝트 비용에 대한 목표 "기준선"을 설정합니다. 이러한 기준선과 결과를 비교하면 적절한 수준의 진행을 하고 있는지 확인할 수 있습니다.
프로젝트 기준선은 또한 계획되지 않은 작업이 목표 흐름을 방해하지 않도록 하여 "범위 추가"를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
기타 프로젝트 관리 도구
위에서 언급한 옵션 외에 다른 프로젝트 관리 도구에는 다음이 포함될 수 있습니다.
- 협동 팀 구축 활동: 팀 구성 활동은 직원의 생산성과 효율성을 높이는 데 도움이 되므로 중요한 프로젝트 관리 도구가 될 수 있습니다. 회사는 게임화 전략 및 경쟁을 실행하여 직원을 참여시킬 뿐만 아니라 그룹 협업 회의 및 모임을 가질 수 있습니다.
- 커뮤니케이션 관리 계획: 의사소통 관리 계획은 프로젝트 진행에 관련된 모든 사람이 지속적으로 동일한 목표를 향해 작업하도록 하는 프로젝트 관리 프로세스의 도구입니다. 의사소통 계획은 이해관계자가 프로젝트를 논의하기 위해 얼마나 자주 모이고 의사소통이 이루어질 수 있는 위치를 설명합니다.
- 작업 관리 도구: 작업 관리 도구는 본질적으로 회사가 프로젝트 전체에서 완료해야 하는 작업을 계획할 수 있는 올인원 소프트웨어 환경입니다. 이러한 작업은 완료 수준, 긴급성 및 기타 요인에 따라 타임라인 및 "칸반 보드"로 정렬할 수 있습니다.
프로젝트 관리 도구의 이점은 무엇입니까?
위에서 언급했듯이 대부분의 비즈니스 프로젝트는 복잡하고 다면적이며 시간이 많이 걸립니다. 기업이 프로젝트를 통해 올바른 목표를 달성하려면 모든 사람이 같은 페이지에 머물면서 마감일에 따라 작업을 완료하기를 바랄 수는 없습니다.
프로젝트 관리 도구 프로젝트의 목표와 기대치를 따르기 쉬운 일련의 실행 가능한 작업으로 전환하고 의사 소통, 연결 및 상호 작용 방법에 대한 지침을 제공합니다. 궁극적으로 프로젝트 관리 도구의 가장 큰 이점은 사람들을 정렬하고 체계적으로 유지한다는 것입니다. 사용자가 프로젝트 관리 도구를 수용할 때 기대할 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.
- 더 나은 시간 관리: Gantt 차트와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하면 회사에서 중요한 마감일을 놓치지 않도록 프로젝트 일정을 잡는 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다. 작업장 지연을 수용하기 위해 이러한 차트를 사용할 수도 있습니다.
- 범위 관리: WBS와 같은 도구는 아이디어를 얻는 데 도움이 되며 프로젝트 계획에 매우 중요합니다. 그들은 회사에 프로젝트 범위에 대한 더 나은 통찰력을 제공하고 비용, 일정 및 작업 시간과 같은 항목을 요약하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
- 예산 통제: 비용 기준선 및 추적 도구는 예산이 통제 불능으로 확장되지 않도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 올바른 프로젝트 관리 도구를 사용하면 과도한 지출 없이 프로젝트를 완료할 가능성을 높일 수 있습니다.
- 향상된 협업: 커뮤니케이션 및 공동 작업 기능이 내장된 프로젝트 관리 도구는 팀의 이해 관계자가 연결된 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다. 이는 원격으로 작업하는 경우에도 모든 사람이 동일한 페이지를 유지하도록 하는 데 필수적입니다.
- 프로젝트 제어: 프로젝트 관리 도구를 사용하면 어떤 직원이 프로젝트의 어떤 단계 또는 작업을 담당하는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 이것은 모든 사람이 정확한 시간에 올바른 작업을 수행하도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어란?
프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션은 간트 차트와 작업 관리 도구와 같은 프로젝트 관리 도구 키트를 하나의 환경으로 묶은 것입니다. 다양한 형태의 프로젝트 관리 소프트웨어가 있으며, 각각 고려해야 할 강점과 약점이 있습니다.
현재 사용 가능한 가장 인기 있는 옵션은 다음과 같습니다.
Trello
Trello는 공동 작업 도구, Kanban 보드, 목록 및 카드를 갖춘 최첨단 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어로 모든 사람이 할 일 목록을 추적할 수 있도록 설계되었습니다. 가볍고 간단한 솔루션을 사용하면 서로 다른 직원에게 프로젝트를 쉽게 할당하고 비즈니스 리더가 팀 성과를 조정할 수 있습니다.
Trello에는 현재 사용할 수 있는 다른 프로젝트 관리 소프트웨어의 일부 고급 보고 기능과 프로젝트 추적 기능이 없지만 초보자에게는 여전히 훌륭한 선택입니다. 기본 계획은 무료로 사용할 수 있으며 프리미엄 계획에는 자동화 및 통합과 같은 다양한 추가 기능이 함께 제공됩니다.
Asana
민첩한 프로젝트 관리를 위한 또 다른 훌륭한 도구인 Asana 작업과 팀을 구성하는 데 좋습니다. 이 솔루션은 자동화 기능, 실시간 협업, 템플릿 및 맞춤형 대시보드와 함께 제공됩니다. 매력적인 사용자 인터페이스를 통해 모든 팀원이 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 참여를 위한 직관적인 애니메이션이 있습니다.
Asana Jira 클라우드 Tableau, Slack, Microsoft Office 및 OneDrive와 같은 주요 소프트웨어와의 통합 호스트를 포함하는 고도로 사용자 정의 가능한 도구입니다. 서비스의 가장 큰 단점은 많은 기능이 익숙해지는 데 시간이 걸릴 수 있다는 것입니다.
MS 프로젝트
Microsoft 자산을 통해 리소스 관리 및 공동 작업과 같은 작업을 이미 처리하고 있다면 MS Projects도 활용하는 것이 좋습니다. 이 프로젝트 스케줄링 도구는 시각적 작업 보드 및 대화형 기능을 사용하여 진행 상황을 추적하는 팀을 지원합니다. 복잡한 프로젝트를 Scum, Kanban 및 맞춤형 워크플로로 나눌 수 있습니다.
이 프로젝트 관리 앱은 기술이나 소프트웨어 개발 지식이 제한된 소규모 팀에서도 사용하기 쉽습니다. 프로젝트 팀 도구, 작업 목록 및 알림을 사용하는 방법을 배우는 데 도움이 되는 온라인 자습서 및 포럼도 있습니다.
깨어남
작업 관리를 위한 가장 인기 있는 팀 협업 도구 중 하나인 Wrike는 기업이 시간과 프로젝트를 추적할 수 있는 유용한 생태계입니다. 고도로 구성 가능한 시스템은 시간표, Kanban 보드 및 끌어서 놓기 기능이 있는 대화형 Gantt 차트에 대한 액세스와 함께 제공됩니다. 사용자가 대시보드를 사용자 정의할 수 있는 옵션도 있습니다.
민첩한 프로젝트 관리 도구는 클라우드 기반이며 간단합니다. 작업 목록, 하위 작업, 일정 및 공유 워크플로와 같은 기능에 액세스할 수 있습니다. 실시간 커뮤니케이션 및 협업 요소와 심층 보고서도 있습니다. 승인 기한을 설정하고 중요한 문서로 가득 찬 리소스 기반으로 전체 팀을 순조롭게 진행할 수 있습니다.
조호 프로젝트
프로젝트 관리를 위한 또 다른 인기 있는 도구인 Zoho Projects는 기업이 작업을 추적하고, 팀 작업을 위해 함께 작업하고, Gantt 차트를 만드는 데 도움이 됩니다. 청구 가능 시간 및 프로젝트 진행 상황을 추적하는 옵션이 있습니다. Zoho는 또한 회사에 PM 도구 내에서 일련의 통신 기능을 제공하므로 하이브리드 및 원격 작업자와 연락을 유지할 수 있습니다.
Zoho는 환상적인 SaaS 도구이지만 대규모 팀에는 몇 가지 제한이 있습니다. 이 도구는 소규모 스프린트를 간소화하고 소규모 비즈니스에서 프로젝트 성과를 추적하는 데 가장 적합합니다. 이 작업 공간은 직원이 개별 작업을 추적하는 데도 이상적이며 초보자를 위한 무료 플랜이 있습니다.
올바른 프로젝트 관리 도구를 어떻게 선택합니까?
최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 및 프로젝트 관리 전략을 선택하는 것은 복잡할 수 있습니다. 여기에는 천편일률적인 전략이 없습니다. 대신 회사는 특정 팀을 위해 간단한 프로젝트를 최대한 간소화할 수 있는 방법에 대해 생각해야 합니다.
프로젝트 관리 앱 및 소프트웨어는 올바른 주요 기능에 대한 액세스를 제공하는 경우 프로젝트 작업 교정에서 복잡한 워크플로우에 이르기까지 모든 것을 지원할 수 있습니다. 선택할 때 다음과 같은 사항을 고려하십시오.
- 주요 기능: 솔루션이 Gantt 차트, 시간 추적, iOS 및 Android 사용자를 위한 자체 모바일 앱을 사용한 프로젝트 관리 방법론과 일치합니까?
- 사용자 수: 프로젝트 관리 솔루션은 몇 명을 지원할 수 있습니까? 대기업과 중소기업에 적합합니까?
- 통합: 팀이 사용하는 모든 기존 도구와 시스템이 통합되어 마감일을 잘 맞출 수 있습니까?
- 가격 구조: 제공되는 가격 계획이 비즈니스 계획을 지원합니까? 비용이 팀워크 이점과 민첩성 이점의 가치가 있습니까?
- 사용 용이성: 최고의 프로젝트 관리 도구는 종속성과 비즈니스 이정표를 처리할 뿐만 아니라 사용자에게 단순성을 제공해야 합니다.
