Hệ thống quản lý kho là gì? Một lời giới thiệu

Hệ thống quản lý kho hàng hoặc công nghệ “WMS” cung cấp cho các công ty quyền truy cập vào khả năng hiển thị quan trọng đối với hàng tồn kho và nguyên vật liệu của họ.

Một trong những công cụ có giá trị nhất trong việc điều hành một doanh nghiệp hiệu quả và tiết kiệm chi phí, hệ thống quản lý kho hàng có thể trợ giúp mọi việc từ chuỗi cung ứng hoàn thành để theo dõi hàng hóa và vật liệu bạn sử dụng để tạo ra sản phẩm.

Giải pháp quản lý kho (WMS) trao quyền cho các công ty tận dụng tối đa nguồn lực lao động, không gian và thiết bị của họ bằng cách mở ra cơ hội cho sự phối hợp nội bộ và dòng nguyên liệu tốt hơn.

Chúng được thiết kế để không chỉ quản lý các yếu tố của một chuỗi cung ứng đơn giản mà còn đáp ứng các yêu cầu của một công ty toàn cầu đang phát triển.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì WMS có thể làm.

Hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho, hay “WMS”, bao gồm sự kết hợp rộng rãi giữa phần mềm và quy trình cho phép các tổ chức kiểm soát hoạt động của kho từ thời điểm hàng hóa vào kho cho đến khi chúng được giao cho khách hàng.

Đối với nhiều doanh nghiệp, kho hàng tồn tại ở trung tâm của chu trình sản xuất và chuỗi cung ứng. Chúng chứa tất cả nguyên liệu được sử dụng và sản xuất trong các quy trình này, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm.

WMS giúp đảm bảo hàng hóa và nguyên liệu di chuyển qua kho theo cách tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất có thể. WMS cũng có nhiều chức năng để giúp các công ty quản lý những chuyển động này. Ví dụ: các công cụ có thể bao gồm theo dõi hàng tồn kho, lấy hàng, lưu trữ và nhận hàng.

Trong môi trường kinh doanh, chuỗi cung ứng chỉ có thể hoạt động chính xác và hiệu quả khi các quy trình của kho hàng cho phép. WMS đóng vai trò trung tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, bằng cách quản lý quy trình thực hiện đơn hàng. Ví dụ, nếu nguyên liệu thô bị thất lạc trong kho, chuỗi cung ứng sẽ bị gián đoạn hoặc chậm lại. Do đó, công nghệ WMS giúp đảm bảo các quy trình hoạt động giống như một cỗ máy được bôi dầu tốt.

Vai trò của WMS là giúp người dùng quản lý các nhiệm vụ thực hiện và xử lý sản phẩm trong trung tâm phân phối và kho hàng, chẳng hạn như chọn các mặt hàng khác nhau từ kệ và cất đi.

Thông thường, nó quản lý dữ liệu được thu thập từ đầu đọc mã vạch và thẻ RFID để cập nhật các thành phần quản lý hàng tồn kho của hệ thống ERP.

Các loại hệ thống quản lý kho

Giống như nhiều công cụ hiện đại dành cho chủ cửa hàng thương mại điện tử, giải pháp quản lý kho có nhiều loại và cấu trúc triển khai khác nhau. Tùy thuộc vào cấu trúc của cửa hàng, WMS có thể là một hệ thống độc lập hoặc một mô-đun trong bộ chuỗi cung ứng hoặc ERP lớn hơn.

Các giải pháp WMS cũng có thể có độ phức tạp rất khác nhau. Một số doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng một số tệp và tài liệu bảng tính đơn giản, trong khi nhiều tổ chức lớn hơn sử dụng phần mềm WMS tiên tiến và đa diện. Một số giải pháp thậm chí còn được thiết kế đặc biệt cho quy mô của tổ chức hoặc ngành mà tổ chức đó hoạt động.

Ngoài ra, có một số công cụ được nhà phát triển nâng cao cho phép các công ty phát triển giải pháp WMS của riêng họ từ đầu. Nhiều công nghệ hiện đại cũng tồn tại trong môi trường “đám mây”. Giải pháp WMS dựa trên đám mây giúp các công ty tự do hơn trong việc bổ sung chức năng mới và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh theo nhu cầu cụ thể của họ.

WMS trên nền tảng đám mây có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng được kết nối, cho phép triển khai và xử lý đơn hàng nhanh chóng. Chi phí trả trước trên đám mây cũng thấp hơn vì có ít thành phần hơn để triển khai, thiết lập và bảo trì ban đầu.

Các tính năng của hệ thống quản lý kho

Vì Hệ thống quản lý kho hoặc công cụ WMS có rất nhiều kiểu dáng và kích cỡ khác nhau để phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau nên các tính năng và chức năng của chúng có thể khác nhau. Nhiều giải pháp bao gồm sự kết hợp của các công cụ khác nhau từ đầu, cũng như tùy chọn để các công ty bổ sung thêm chức năng với các mô-đun, tích hợp và cải tiến dành cho nhà phát triển.

Mặc dù chức năng chính xác của công cụ Quản lý kho có thể khác nhau nhưng một số thành phần phổ biến nhất bao gồm:

• Thiết kế kho: Các công cụ thiết kế kho hàng cho phép các tổ chức tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để lấy hàng, đóng gói và quản lý sản phẩm trong kho. Các công cụ phù hợp sẽ cho phép các công ty tối ưu hóa chiến lược phân bổ hàng tồn kho của họ, với các thành phần chia rãnh thùng giúp tối đa hóa không gian lưu trữ và tính đến các biến thể trong hàng tồn kho.
• Theo dõi hàng tồn kho: Mặc dù các công ty có thể truy cập các công cụ theo dõi hàng tồn kho một cách riêng biệt, nhưng hầu hết các công cụ WMS đều bao gồm các giải pháp theo dõi riêng cũng như khả năng AIDC (Nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động), với máy quét mã vạch và RFID để đảm bảo hàng hóa có thể được tìm thấy dễ dàng khi cần di chuyển. .
• Thu hoạch và đóng gói: Những công cụ này có thể bao gồm chức năng chọn vùng, chọn hàng loạt và chọn sóng. Nhân viên kho cũng có thể sử dụng các giải pháp như chức năng xen kẽ nhiệm vụ và phân vùng lô để hướng dẫn các nhiệm vụ lấy hàng và đóng gói một cách hiệu quả.
• Nhận và cất giữ: Điều này cho phép đơn giản hóa việc lưu trữ và truy xuất hàng tồn kho, với các công nghệ chọn giọng nói và chọn hàng giúp các công ty tìm kiếm hàng hóa và đưa chúng đến giai đoạn tiếp theo trong chuỗi cung ứng càng nhanh càng tốt.
• Quản lý vận chuyển: Những công cụ này cho phép WMS gửi vận đơn trước chuyến hàng. Bạn cũng có thể tạo hóa đơn và danh sách đóng gói cho từng lô hàng, gửi thông báo nâng cao cho người nhận và cho phép theo dõi lô hàng.
• Quản lý lao động: Những công cụ này cho phép người quản lý kho giám sát hiệu suất của công nhân bằng các chỉ số hiệu suất chính cho biết công nhân nào đang thực hiện dưới hoặc trên tiêu chuẩn chung.
• Quản lý bãi, bến tàu: Với những công cụ này, các công ty có thể hỗ trợ tài xế xe tải đến thăm kho để tìm bến bốc hàng phù hợp. Việc sử dụng quản lý sân và bến tàu phức tạp hơn cũng có thể cho phép cross-docking và các chức năng khác cho hoạt động hậu cần thực hiện và vận chuyển trong và ngoài nước.
• Báo cáo: Điều này giúp các nhà quản lý phân tích hiệu suất hoạt động của kho và tìm kiếm các lĩnh vực có thể cải thiện hiệu quả và năng suất.

Lợi ích của WMS dựa trên đám mây

Như đã đề cập ở trên, giải pháp WMS ban đầu bắt đầu khi hệ thống chạy trên máy chủ nội bộ tại chỗ của công ty. Những công cụ này vẫn mang lại nhiều lợi ích cốt lõi của công nghệ WMS, bao gồm cải thiện tính linh hoạt và responsivetốt hơn, độ chính xác của hàng tồn kho tốt hơn, giảm sai sót trong việc lấy và vận chuyển hàng hóa, đồng thời tăng cường dịch vụ khách hàng.

Tuy nhiên, các giải pháp tại chỗ thường phức tạp và tốn kém để vận hành và triển khai. Chỉ cần nâng cấp lên môi trường đám mây mang lại nhiều lợi thế độc đáo, bao gồm khả năng vận hành với dữ liệu thời gian thực, do đó các tổ chức có thể quản lý thông tin mới nhất về các hoạt động như lô hàng, đơn hàng, biên lai và vận chuyển hàng hóa.

So với giải pháp tại chỗ, công nghệ đám mây được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ đám mây hoặc nhà cung cấp WMS. Điều này loại bỏ gánh nặng phải cài đặt, quản lý và nâng cấp hệ thống trong chính tổ chức. Các giải pháp đám mây dễ cài đặt hơn và ít tốn kém hơn để quản lý. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lớn hơn vẫn triển khai công nghệ tại chỗ vì họ cần các hệ thống tùy chỉnh hơn có khả năng tuân thủ các yêu cầu cụ thể của ngành.

Ưu và nhược điểm của hệ thống quản lý kho hiện đại

Hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây có thể mang lại một số lợi ích đặc biệt cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong môi trường hiện đại, nhịp độ nhanh. So với các giải pháp truyền thống, giải pháp này có một số ưu điểm nhưng cũng có một số nhược điểm cần xem xét.

Hầu hết các nhà cung cấp hệ thống quản lý kho lớn trên thế giới đều cung cấp nhiều tùy chọn triển khai để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, có một số công ty chỉ tập trung vào công nghệ đám mây.

Ví dụ về hệ thống quản lý kho

Nếu bạn đang nghĩ bây giờ có thể là thời điểm hoàn hảo để triển khai hệ thống quản lý kho hàng của riêng mình để tự động hóa, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và năng suất, trước tiên bạn cần bắt đầu bằng cách tìm các công cụ phù hợp. Tin vui là hiện có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý kho hàng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình kho hàng của bạn.

Nhiều giải pháp được cung cấp trên cơ sở “phần mềm như một dịch vụ”. Một số sẽ tập trung cụ thể vào việc giúp bạn xử lý các nguồn lực của doanh nghiệp, trong khi những người khác có thể cho phép bạn tiếp cận với các chuyên gia hỗ trợ mọi việc từ hậu cần của bên thứ ba đến quản lý sân bãi, xử lý vật liệu và quản lý quan hệ khách hàng.

Dưới đây là một số lựa chọn tuyệt vời để xem xét:

1. ShipBob WMS

ShipBob là một trong những công cụ được biết đến nhiều hơn để thực hiện đơn hàng và quản lý kho. Với mạng lưới trung tâm phân phối toàn cầu của riêng mình và các công cụ lưu kho vô tận, giải pháp này có thể giúp bạn theo dõi hàng tồn kho và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng trên mọi nền tảng.

Công nghệ này thậm chí còn tích hợp hoàn hảo với một loạt công cụ thương mại điện tử như Shopify. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng tự động hóa một loạt nhiệm vụ thực hiện được kết nối với cửa hàng trực tuyến của mình.

ShipBob WMS đến với các công cụ hỗ trợ trong toàn bộ hành trình quản lý và thực hiện hàng tồn kho. Bạn có thể truy cập các công cụ quản lý vận chuyển, giải pháp ghi nhãn cho việc trả lại và phân phối sản phẩm cũng như các ứng dụng kiểm soát hàng tồn kho cung cấp cảnh báo tức thì về mức tồn kho của bạn.

Chi phí bạn phải trả cho Shipbob sẽ bao gồm quyền sử dụng dịch vụ lấy hàng và lưu trữ pallet.

2. Net Suite

NetSuite tự nhận mình là bộ quản lý kinh doanh số một dành cho các công ty đang phát triển. Bạn không chỉ có được hệ thống quản lý hàng tồn kho mà còn có quyền truy cập vào một loạt công cụ dựa trên đám mây khác dành cho ERP, quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng. Hệ sinh thái đa kênh cho phép bạn theo dõi hoạt động kinh doanh của mình trên hầu hết mọi điểm tiếp xúc, do đó bạn có thể duy trì khả năng hiển thị đầy đủ về mọi thứ.

Có các tính năng SCM (Quản lý chuỗi cung ứng), công cụ lập kế hoạch và lập ngân sách, dịch vụ kế toán và báo cáo tài chính, giải pháp thanh toán và thậm chí cả các tùy chọn để tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp. Với NetSuite, bạn có thể theo dõi số lượng chu kỳ tồn kho, quản lý chi phí lao động và nắm vững việc quản lý đơn hàng của mình ở một nơi.

3. Acumatica

Là giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây và vô cùng linh hoạt, Acumatica giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động của mình để họ có thể phát triển mạnh trong nền kinh tế kỹ thuật số. Giải pháp này đi kèm với một “thiết kế phù hợp với tương lai” nhằm mục đích tích hợp với nhiều công cụ, do đó, bạn có thể truy cập tất cả thông tin chi tiết mình cần ở một nơi. Có giao diện người dùng trực quan và từng đoạt giải thưởng cũng như nhiều công cụ cộng tác khác nhau được thiết kế để giúp nhân viên của bạn luôn thống nhất với nhau.

ERP đám mây của Acumatica giúp cải thiện hoạt động hàng ngày với khả năng truy cập 24/7 vào các công cụ kinh doanh, tự động hóa và nhiều chức năng khác. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu trên các nền tảng và sử dụng các giải pháp AI để hợp lý hóa quy trình kinh doanh của mình. Là một lợi ích bổ sung, Acumatica sử dụng cấu trúc định giá duy nhất để đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những công cụ bạn truy cập.

4. Kiểm kê bể cá

Được nhiều công ty hàng đầu coi là giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho và sản xuất số một, Fishbowl Inventory có rất nhiều điều thú vị. Phần mềm đặc biệt tập trung vào các khía cạnh sản xuất và lưu kho của chuỗi cung ứng. Các công cụ sản xuất được tích hợp trong nền tảng cho phép các công ty tạo đơn đặt hàng sản xuất, giảm số bước trong quy trình sản xuất và tính toán nhu cầu tồn kho theo nhu cầu.

Ngoài ra, hệ sinh thái kho bãi cung cấp cái nhìn sâu sắc về theo dõi tài sản theo thời gian thực, do đó bạn không bao giờ quên mức tồn kho của mình. Bạn có thể thiết lập các điểm đặt hàng lại tự động trên tất cả các sản phẩm của mình, loại bỏ lỗi của con người bằng cách quét mã vạch để tự động sắp xếp lại, v.v. Fishbowl tích hợp với hầu hết các giải pháp thương mại điện tử và nó cũng hoạt động trơn tru với nhiều dịch vụ tài chính và tài khoản.

Bắt đầu với Hệ thống quản lý kho

Cuối cùng, hệ thống quản lý kho là một cách tuyệt vời để cải thiện lợi nhuận, hiệu quả và năng suất kinh doanh của bạn. Với loại WMS phù hợp, bạn có thể duy trì khả năng hiển thị đầy đủ về hệ sinh thái kinh doanh của mình và giảm nguy cơ xảy ra lỗi tồn kho có vấn đề.

Trong bối cảnh đổi mới ngày nay, các hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây thậm chí có thể cho phép bạn tự do tự động hóa nhiều tác vụ khác nhau và mở rộng quy mô hoạt động của mình ở mọi tốc độ.

Có những công cụ có thể hợp lý hóa việc bổ sung hàng bằng các đơn đặt hàng tự động khi mức tồn kho của bạn thấp, cũng như các công cụ hỗ trợ ghi nhãn sản phẩm, hoàn tiền và trả lại.

Nếu công ty của bạn có kho để quản lý thì bạn nên đầu tư vào hệ thống quản lý kho phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh của mình đi đúng hướng.