Преимущества использования программного обеспечения для синхронизации файлов для управления вашими документами

Знаете ли вы, что в 1.8 использовалось около миллиарда человек персональное облачное хранилище синхронизировать свои файлы и управлять своими документами? Еще раз прогнозируется, что эта статистика вырастет до 2.309 млрд. В 2020.

Это много людей!

Учитывая эту статистику, мы задаемся вопросом: почему решения для синхронизации файлов так популярны? Каковы его преимущества? Как это программное обеспечение может помочь вам и вашему бизнесу?

К счастью для вас, мы собираемся исследовать именно это здесь, в этой статье. Давайте погрузимся в!

Храните резервную копию ваших документов

Большинство программ для синхронизации файлов создает резервные копии ваших файлов в облаке. Это гарантирует, что они будут в безопасности в случае неудачного события, когда что-нибудь случится с вашим устройством.

Давайте Dropbox например, как только вы загрузите любые документы в свой файл Dropbox; они автоматически отправят их на серверы своей компании, которые затем создадут вам резервную копию.

Это действительно так просто.

Как видите, программное обеспечение для синхронизации файлов обеспечивает гораздо более быстрое и безопасное решение, чем резервное копирование ваших файлов и папок на флэш-накопители (что, скажем прямо, потерять довольно легко!)

Держите файлы в актуальном состоянии

Одна из лучших особенностей программного обеспечения для синхронизации файлов заключается в том, что они немедленно синхронизируют любые изменения, которые вы (или ваша команда) вносите в ваши документы, независимо от того, какое устройство вы используете.

Это фантастическая функция, если над одним и тем же документом работает несколько человек, а именно потому, что отпадает необходимость просматривать списки вложений электронной почты, чтобы найти самую последнюю копию.

По факту, Dropbox использует изобретательский метод для проведения синхронизации файлов. Это более известно как копирование файлов на уровне блоков. С точки зрения непрофессионала, это позволяет Dropbox копировать только те фрагменты документа, которые вы (или ваши коллеги) изменили.

Неудивительно, что первый раз, когда вам придется ждать загрузки файла для синхронизации, займет больше всего времени. Однако после этого каждый раз, когда вы вносите изменения, обновленная версия сразу же становится доступной.

Изображение кредита: Shutterstock

  1. Конфиденциальность

Самые популярные программы синхронизации файлов позволяют вам (владельцу документа) предоставлять определенным людям доступ к вашим файлам и папкам. Что еще более важно, вы также можете отменить тот же доступ. Это творит чудеса, помогая вам сохранить конфиденциальность конфиденциальных документов.

В целом, вы обычно можете обмениваться документами и файлами со своей командой по электронной почте или по прямой ссылке.

Если вы решите использовать ссылку, чтобы поделиться своими документами, любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу или папке и изменить их. Однако, если вы хотите отозвать этот доступ, у вас есть возможность отключить соединение вручную - таким образом, получатель больше не сможет просматривать или редактировать эти документы.

Некоторые программы синхронизации файлов даже позволяют защитить ваши документы паролем (чтобы обеспечить дополнительный уровень безопасности). Таким образом, только те, кто знает пароль, могут получить доступ к файлам.

Кроме того, в зависимости от того, какое программное обеспечение вы используете, вы также можете установить дату окончания срока действия ссылки, которую вы отправили, чтобы поделиться своими документами. Поэтому по истечении определенного периода времени ссылка, разрешающая доступ к вашим файлам, перестает работать, поэтому получатель больше не может просматривать материалы.

Однако, когда вы найдете подходящее для вас решение для синхронизации файлов, вам следует помнить, что не все решения предлагают эти дополнительные функции безопасности. Не говоря уже о том, что лидеры отрасли, предоставляющие эти дополнительные услуги, часто взимают дополнительную ежемесячную плату за доступ к этим дополнительным уровням безопасности. Хотя это может показаться нахальным, затраты, как правило, невероятно разумны, и это небольшая цена, которую нужно заплатить, чтобы сохранить данные вашего клиента в безопасности.

Кроме того, если вы имеете дело с невероятно конфиденциальными данными, например, личными медицинскими записями, финансовыми данными, домашними адресами и т. Д. Большинство популярных на рынке программ для синхронизации файлов недостаточно защищены, а именно потому, что эти компании держать под контролем ваши ключи шифрования. Таким образом, если вы работаете в нише, где обрабатываете такие данные, вам лучше воспользоваться облачным хранилищем с нулевым разглашением или самим шифровать файлы.

Изображение кредита: Shutterstock

Верхний совет

Прежде чем тратить свои с трудом заработанные деньги на финансирование платного программного обеспечения для синхронизации файлов, максимально используйте любое бесплатное хранилище в продаже. Это прекрасная возможность оценить, подходит ли вам программа.

Заключительные мысли

Мы надеемся, что прочитав эту статью, вы лучше поймете, почему программное обеспечение для синхронизации файлов так популярно. Короче говоря, решения такого типа позволяют пользователю выполнять следующие действия:

  • Храните безопасные резервные копии своих данных
  • Доступ к самой последней копии своих документов
  • Помогите им сохранить конфиденциальные файлы в секрете

У вас есть опыт работы с подобным программным обеспечением для синхронизации файлов? Если это так, мы хотели бы услышать ваши мысли и мнения по этому вопросу в поле для комментариев ниже. Мы с нетерпением ждем от вас ответа в ближайшее время!

Это спонсорская статья для Dropbox. Все мнения мои собственные. Dropbox не является аффилированным лицом и не поддерживает любые другие упомянутые продукты или услуги.

Рози Гривз

Рози Гривз - профессиональный контент-стратег, специализирующийся на цифровом маркетинге, B2B и стиле жизни. Помимо платформ электронной коммерции, вы можете найти ее опубликованную в Contena, Cake and Lace Blog и Love You Tomorrow. Проверьте ее веб-сайт Блог с Рози Чтобы получить больше информации.