I vantaggi dell'utilizzo del software di sincronizzazione di file per gestire i tuoi documenti

Lo sapevi che 1.8 utilizzava milioni di persone in 2017 archiviazione cloud personale sincronizzare i loro file e gestire i loro documenti? Ancora una volta, questa statistica è prevista crescere fino a quando 2.309 miliardi in 2020.

Sono molte persone!

Con questa statistica in mente, ci fa muovere la domanda, perché le soluzioni di sincronizzazione dei file sono così popolari? Quali sono i suoi benefici? In che modo questo software può aiutare te e la tua azienda?

Fortunatamente per voi, esploreremo esattamente questo qui in questo articolo. Immergiti!

Conserva una copia di backup dei tuoi documenti

La maggior parte dei software di sincronizzazione dei file esegue il backup dei file nel cloud. Questo assicura che siano tenuti al sicuro nel caso sfortunato che qualcosa accade al tuo dispositivo.

Prendiamo Dropbox per esempio, non appena carichi tutti i documenti nel tuo file Dropbox; li invieranno automaticamente ai server della loro azienda che poi ti producono con un backup.

È davvero così semplice.

Come puoi vedere, il software di sincronizzazione dei file offre una soluzione molto più rapida e sicura rispetto al backup di file e cartelle su unità flash (che diciamocelo, sono piuttosto facili da perdere!)

Tieni i file aggiornati

Una delle cose migliori del software di sincronizzazione dei file è che sincronizzano immediatamente tutte le modifiche che tu o il tuo team fate ai vostri documenti, indipendentemente dal dispositivo che state utilizzando.

Questa è una funzione fantastica se hai più di una persona che lavora sullo stesso documento perché elimina la necessità di passare attraverso i banchi di allegati di posta elettronica per individuare la copia più aggiornata.

In effetti, dropbox utilizza una tecnica inventiva per condurre la sincronizzazione dei file. Questo è meglio noto come copia di file a livello di blocco. In parole povere, questo consente a Dropbox di copiare solo parti specifiche del documento che tu (oi tuoi colleghi) avete modificato.

Non sorprende che la prima volta che devi aspettare per caricare un file da sincronizzare richiederà più tempo. Tuttavia, successivamente, ogni volta che si apportano modifiche, la versione aggiornata viene resa disponibile immediatamente vicino.

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  1. Privacy

I programmi di sincronizzazione file più diffusi ti consentono (il proprietario del documento) di fornire a persone specifiche l'accesso ai tuoi file e cartelle. Ancora più importante, puoi anche revocare lo stesso accesso. Questo fa miracoli per aiutarti a mantenere privati ​​i documenti sensibili.

Nel complesso, di solito è possibile condividere documenti e file con il proprio team tramite e-mail o con un collegamento diretto.

Se si sceglie di utilizzare un collegamento per condividere i documenti, chiunque abbia il collegamento può accedere e modificare il file o la cartella. Tuttavia, se si desidera revocare tale accesso, è possibile disabilitare la connessione manualmente, in questo modo il destinatario non può più visualizzare o modificare tali documenti.

Alcuni programmi di sincronizzazione dei file ti consentono persino di proteggere con password i tuoi documenti (per garantire un ulteriore livello di sicurezza). In quanto tale, solo quelli a conoscenza della password possono accedere ai file.

Inoltre, a seconda del software specifico che utilizzi, potresti anche essere in grado di impostare una data di scadenza sul link che hai inviato per condividere i tuoi documenti. Pertanto, dopo un certo periodo di tempo il collegamento che consente l'accesso ai tuoi file smette di funzionare, quindi il destinatario non può più visualizzare il materiale.

Tuttavia, quando si procede per trovare la giusta soluzione di sincronizzazione dei file, è necessario notare che non tutte le soluzioni offrono queste funzionalità di sicurezza aggiuntive. Per non parlare, i leader del settore che forniscono questi extra, spesso addebitano commissioni mensili aggiuntive per accedere a questi livelli supplementari di sicurezza. Anche se questo potrebbe sembrare sfacciato, i costi sono in genere incredibilmente ragionevoli ed è un piccolo prezzo da pagare per mantenere i dati dei tuoi clienti al sicuro.

Inoltre, se hai a che fare con dati incredibilmente sensibili, ad esempio, documenti sanitari personali, dettagli finanziari, indirizzi di casa, ecc. La maggior parte del popolare software di sincronizzazione dei file sul mercato non è abbastanza sicuro, soprattutto perché queste aziende mantenere il controllo delle chiavi di crittografia. Pertanto, se lavori in una nicchia in cui gestisci questo tipo di dati, è meglio disporre di un elenco di archiviazione cloud a conoscenza zero o crittografare autonomamente i file.

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Suggerimento

Prima di spendere i tuoi soldi duramente guadagnati per finanziare un software di sincronizzazione di file a pagamento, sfrutta al massimo l'offerta di spazio gratuito. Questa è una grande opportunità per valutare se il programma è adatto a te.

Considerazioni finali

Speriamo che dopo aver letto questo articolo ora hai un'idea migliore del perché il software di sincronizzazione dei file sia così popolare. In breve, questo tipo di soluzioni consente all'utente di eseguire le seguenti operazioni:

  • Mantenere sicuri i backup dei propri dati
  • Accesso alla copia più aggiornata dei loro documenti
  • Aiutali a mantenere riservati i file riservati

Hai qualche esperienza con questo tipo di software di sincronizzazione dei file? Se è così, ci piacerebbe sentire i tuoi pensieri e opinioni sull'argomento nella casella dei commenti qui sotto. Non vediamo l'ora di sentirti presto!

Questo è un post sponsorizzato per Dropbox. Tutte le opinioni sono mie. Dropbox non è affiliato né approva altri prodotti o servizi menzionati.

Rosie Greaves

Rosie Greaves è una stratega dei contenuti professionale specializzata in marketing digitale, B2B e stile di vita. Oltre alle piattaforme di e-commerce, puoi trovarla pubblicata su Reader's Digest, G2 e Judicious Inc. Visita il suo sito Web Blog con Rosie per maggiori informazioni.