Myślę, że zgodzisz się ze mną, gdy powiem: proces zakupu oprogramowania na potrzeby Twojego biznesu jest procesem żmudnym i skomplikowanym.
Albo to jest?
A co jeśli powiem Ci, że istnieje lepszy i łatwiejszy sposób wykorzystania oprogramowania w Twojej firmie?
Zamiast kupować fizyczny dysk z oprogramowaniem, a następnie przechodzić przez długi proces instalacji, wystarczy, że zarejestrujesz się, podając swój adres e-mail, zalogujesz się i możesz zabrać się do pracy.
Model ten jest znany jako oprogramowanie jako usługa (SaaS).
Co to jest SaaS?
SaaS oznacza oprogramowanie jako usługę. Termin ten odnosi się do dostarczania oprogramowania i licencjonowania, w ramach którego użytkownicy końcowi uzyskują dostęp do oprogramowania online. Użytkownicy końcowi zazwyczaj płacą regularną opłatę abonamentową, aby móc korzystać z oprogramowania.
SaaS nie jest nową koncepcją. Istnieje już od lat 1960. XX wieku. W tamtych czasach komputery były nie tylko duże, ale i drogie. Wiele firm nie było stać na inwestycję w komputer. W ten sposób narodził się model SaaS. Początkowo dotyczyło to kilku terminali wyposażonych w klawiatury i monitory bez procesora. Były one połączone siecią z komputerem mainframe, na którym przechowywane były wszystkie dane.
Wprowadzałbyś dane za pomocą klawiatury terminala i wysyłał je do komputera mainframe, który następnie przesyłał je do odpowiedniego monitora.
Z biegiem czasu system ten ewoluował podobnie jak komputery, a branża SaaS stopniowo migrowała do chmury.
W tym momencie możesz pomyśleć, że SaaS to to samo, co przetwarzanie w chmurze. I masz rację… trochę.
SaaS jest podzbiorem cloud computing. Przetwarzanie w chmurze odnosi się do szerokiego zakresu usług, w ramach których dostęp do niektórych aspektów usługi lub ich obsługa odbywa się online, a nie wyłącznie na własnym komputerze lub serwerach firmowych.
Oprogramowanie jako usługa to oprogramowanie, do którego można uzyskać dostęp poprzez chmurę. Jeśli korzystasz z oprogramowania jako usługi, wszystkie dane powiązane z tym oprogramowaniem są również przechowywane w chmurze.
Na przykład, jeśli kupisz Microsoft Office w przypadku jednorazowego zakupu, a następnie korzystania z funkcji współpracy online w celu udostępniania dokumentów, korzystasz z przetwarzania w chmurze.
Jeśli jednak płacisz za pakiet Microsoft Office 365, korzystasz z oprogramowania SaaS, ponieważ masz dostęp do niego online, a także możesz automatycznie zaktualizować wersję na komputery stacjonarne do najnowszej wersji.
Jaki jest cel SaaS?
Głównym celem SaaS jest pomoc w ograniczeniu kosztów i czasu wdrożenia związanego z instalacją i użytkowaniem niezbędnego oprogramowania biznesowego.
Pomyśl o tym: dzięki SaaS nie musisz tracić czasu na instalowanie oprogramowania na komputerze każdego użytkownika ani martwić się o ochronę oprogramowania przed złośliwymi próbami hakowania. Zamiast tego dostawcy SaaS zajmują się technicznymi aspektami tworzenia i utrzymywania oprogramowania, dzięki czemu możesz zacząć z niego korzystać, gdy tylko utworzysz konto u konkretnego dostawcy usług.
Czy to nie wspaniałe?
Jaka jest różnica między SaaS, PaaS i IaaS?
Wspomniałem wcześniej, że SaaS jest podzbiorem przetwarzania w chmurze. Kolejne dwa podzbiory przetwarzania w chmurze obejmują platformę jako usługę (PaaS) i infrastrukturę jako usługę (IaaS).
Platforma jako usługa odnosi się do usług platformy w chmurze, które umożliwiają korzystanie z platformy do tworzenia i wdrażania aplikacji oraz zarządzania nimi. Typowe przykłady obejmują Azure firmy Microsoft or Google App Engine. W tym scenariuszu dostawca chmury jest odpowiedzialny za zarządzanie serwerami, pamięcią masową, usługami sieciowymi i wirtualizacją, podczas gdy Twój zespół IT jest odpowiedzialny za rozwój i utrzymanie aplikacji.
Infrastruktura jako usługa odnosi się do zwirtualizowanych zasobów komputera, takich jak serwery, pamięć masowa i sieć. Zasobów tych można użyć do zainstalowania systemu operacyjnego na serwerze oraz opracowywania i wdrażania aplikacji oraz zarządzania nimi. Typowe przykłady obejmują Amazon Web Services or Platforma Google Cloud. Korzystając z IaaS, odpowiadasz za wirtualizację i zarządzanie aplikacjami.
SaaS różni się od IaaS i PaaS, ponieważ dostawca SaaS jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkim. Od wirtualizacji i tworzenia aplikacji po serwery, pamięć masową i sieć – wszystkim zajmuje się sam dostawca SaaS.
Jak więc działa SaaS?
Jak wspomniałem wcześniej, instalacja oprogramowania wymagała fizycznego dysku i żmudnego procesu instalacji. Oprogramowanie jako usługa jest hostowane w chmurze i w większości przypadków nie wymaga instalacji.
Zamiast tego odwiedzisz witrynę internetową oprogramowania i zarejestrujesz konto, używając swojego adresu e-mail. Będziesz także musiał utworzyć hasło lub poprosić o przesłanie hasła.
Po zarejestrowaniu się lub otrzymaniu hasła e-mailem będziesz używać tych danych uwierzytelniających do logowania się i uzyskiwania dostępu do narzędzi i funkcji oprogramowania.
Istnieje jednak kilka SaaS, które oferują zarówno wersję przeglądarkową, jak i wersję na komputer. Zarówno wersja przeglądarkowa, jak i wersja na komputer wymagają dostępu do Internetu, aby działać.
Zaletą oferowania zarówno wersji przeglądarkowej, jak i komputerowej jest to, że wersja komputerowa umożliwia użytkownikom pozostanie zalogowanym i nie wymaga wpisywania nazwy użytkownika i hasła za każdym razem.
Proces rejestracji i zapisywania się jest taki sam, tylko w tym przypadku będziesz mieć również możliwość pobrania wersji na komputer, jeśli tak wybierzesz. Następnie możesz użyć swojego adresu e-mail lub nazwy konta i hasła, aby zalogować się do wersji na komputer i korzystać z oprogramowania na swoim komputerze.
Jakie są przykłady SaaS?
Rozwiązań SaaS nie brakuje obecnie, a ich liczba stale rośnie. Zwykle dzielą się na dwie kategorie: Business To Business SaaS (B2B SaaS) i Business To Consumer SaaS (B2C SaaS). W niektórych przypadkach można zauważyć nakładanie się zastosowań, w przypadku których konkretna aplikacja służy zarówno sektorowi konsumenckiemu, jak i biznesowemu.
Shopify
Shopify to platforma e-commerce, która ułatwia stworzenie sklepu internetowego bez konieczności zatrudniania projektanta. Chociaż głównym celem platformy jest umożliwienie sprzedaży zarówno produktów cyfrowych, jak i fizycznych, Shopify posiada również mnóstwo narzędzi, które ułatwiają zarządzanie i promocję Twojego sklepu.
Na początek, kiedy już będziesz Shopify sklep jest już uruchomiony, możesz połączyć go z platformami takimi jak Facebook i Amazon i zsynchronizować swoje produkty.
Po drugie, ich rynek aplikacji zawiera tysiące aplikacji, które dodają dodatkowe funkcje i funkcjonalność do Twojego sklepu. Od dodatkowych bramek płatniczych i opcji wysyłki po integrację z platformami marketingu e-mailowego – możesz szybko zamienić podstawowy sklep w potężną witrynę eCommerce.
sendinblue
sendinblue ma na celu zadbanie o wszystkie Twoje potrzeby w zakresie marketingu cyfrowego. Oferują różnorodne narzędzia marketingowe skierowane do firm, agencji i właścicieli handlu elektronicznego. Zawierają:
- Marketing e-mailowy i SMS
- Czat na żywo
- CRM i automatyzacja marketingu
- Transakcyjne wiadomości e-mail
- Strony docelowe i formularze rejestracyjne
- Zarządzanie reklamami na Facebooku
- I więcej
Sendinblue integruje się z wieloma innymi platformami SaaS, takimi jak Shopify dzięki czemu możesz skupić się na pielęgnowaniu swoich klientów i subskrybentów.
Squarespace
Squarespace to wszechstronne narzędzie do tworzenia witryn internetowych, które wykorzystuje funkcję „przeciągnij i upuść”, aby ułatwić utworzenie witryny internetowej. Platforma oferuje narzędzie do tworzenia stron internetowych, a także narzędzia marketingowe, takie jak możliwość zbierania adresów e-mail i wysyłania kampanii e-mailowych.
Squarespace ma podstawową funkcjonalność e-commerce. Możesz utworzyć prosty sklep internetowy i sprzedawać produkty cyfrowe i fizyczne. Integruje się z innymi narzędziami, takimi jak Stripe i PayPal oraz MailChimp, jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji marketingowych. Inne integracje są możliwe za pośrednictwem Zapier, usługa internetowa umożliwiająca łączenie ze sobą aplikacji innych firm.
BigCommerce
BigCommerce to kolejna popularna platforma eCommerce, która oferuje wiele funkcji dla właścicieli sklepów internetowych. Jest skierowany bardziej do właścicieli sklepów korporacyjnych, chociaż ma plan Essentials dla małych firm. Platforma, jak Shopify, umożliwia utworzenie sklepu i sprzedaż na wielu kanałach, takich jak Facebook, Amazon i nie tylko.
Możesz łatwo zarządzać swoimi zapasami bezpośrednio z poziomu pulpitu nawigacyjnego i sprawdzać, jak Twój sklep radzi sobie pod względem sprzedaży. BigCommerce integruje się z Zakupami Google i posiada rynek aplikacji, w którym możesz znaleźć tysiące aplikacji, które dodają dodatkowe funkcje do Twojego sklepu.
Square Online
Square Online pozwala na założenie bezpłatnego sklepu internetowego i sprzedaż produktów z dowolnego miejsca. Możesz sprzedawać na Facebooku, Instagramie, osobiście i gdziekolwiek chcesz.
Square Online Store to świetny wybór, jeśli masz ograniczony budżet. Możesz założyć i prowadzić swój sklep za darmo i płacić tylko wtedy, gdy coś sprzedasz. Możesz sprzedawać za darmo tak długo, jak chcesz. Opłata podstawowa wynosi Squarestandardowe opłaty za przetwarzanie faktur.
Bezpłatny sklep posiada podstawową funkcjonalność. Jeśli chcesz bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak korzystanie z domeny niestandardowej, usuwanie Square branding i podobne, możesz przejść na jeden z płatnych planów.
HubSpot
HubSpot oferuje szereg usług skierowanych do właścicieli firm. Ich najbardziej godnym uwagi produktem jest darmowe oprogramowanie CRM, które pozwala śledzić klientów i przychodzących leadów.
Inne produkty, które HubSpot oferty obejmują:
- Centrum marketingu, które umożliwia tworzenie kampanii reklamowych i zarządzanie nimi, dodawanie czatu na żywo lub botów marketingowych do Twojej witryny, automatyzację marketingu e-mailowego i nie tylko.
- Centrum sprzedaży, które umożliwia śledzenie rurociągu sprzedaży, planowanie spotkań i poczty elektronicznej, obsługę kontaktów z klientami i śledzenie wydajności przedstawicieli handlowych.
- Centrum usług, które obejmuje narzędzia takie jak sprzedaż biletów, boty konwersacyjne, czat na żywo, rozmowy telefoniczne, wiadomości e-mail w puszkach i fragmenty i wiele innych.
- HubSpot CMS, który pozwala na tworzenie strony docelowe oraz blogi z czatem na żywo, botami konwersacyjnymi i formularzami marketingu e-mailowego.
HubSpot oferuje również szereg bezpłatnych narzędzi, za pomocą których możesz wypróbować swoje produkty przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie. Ceny ich produktów opierają się na liczbie kontaktów przechowywanych w ich bazie danych i zaczynają się od 50 USD za 1000 kontaktów.
Dropbox
Dropbox jest świetnym przykładem SaaS, który obsługuje zarówno sektor B2B, jak i B2C, z różnymi planami dla użytkowników biznesowych i prywatnych. Oferują przechowywanie w chmurze wszystkich ważnych dokumentów i plików. Dzięki ich aplikacji na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne możesz uzyskać dostęp do plików na komputerze i wszystkich posiadanych urządzeniach mobilnych. Możesz również synchronizować pliki z komputera i smartfona z serwerami Dropbox.
Salesforce
Salesforce to jedno z najpopularniejszych rozwiązań CRM zarówno dla małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw. Oferują zintegrowane rozwiązanie, które pozwala wszystkim działam, od zasobów ludzkich po dział marketingu i sprzedaży, śledzić podróż klienta i we właściwym czasie śledzić odpowiednią ofertę.
QuickBooks
QuickBooks ułatwia zarządzanie księgami, wysyłanie ofert i faktur oraz sprawdzanie, jak radzi sobie finansowo Twoja firma. Możesz łatwo udostępnić informacje swojemu księgowemu, a on zajmie się Twoimi księgami online, bez konieczności przychodzenia do Twojego biura.
QuickBooks to świetny przykład narzędzia SaaS, które oferuje zarówno wersję przeglądarkową, jak i wersję na komputery stacjonarne. Mają też kilka różnych planów do wyboru, w zależności od wielkości Twojej firmy.
Korzyści z przyjęcia SaaS
Skoro już omówiliśmy, czym jest SaaS i jak działa, przyjrzyjmy się, jakie korzyści może odnieść Twoja firma, wdrażając oprogramowanie jako usługę.
Uzyskaj dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca
Jedną z największych zalet korzystania z oprogramowania jako usługi, w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem on-premise, jest to, że dzięki modelowi dostarczania można uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca. Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, biurze, przestrzeni coworkingowej czy lokalnej kawiarni, wystarczy aktywne połączenie internetowe, aby uzyskać dostęp do różnych usług w chmurze.
W dzisiejszych czasach praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna. Jeśli Ty lub Twoi pracownicy będziecie musieli spędzić kilka dni pracując z domu, mogą to kontynuować nawet bez firmowego laptopa lub komputera.
Oznacza to, że nie musisz się martwić o to, że pracownicy będą sprawdzać własność firmy i stresować się tym, czy nie ulegnie ona zniszczeniu lub niewłaściwemu obchodzeniu się z nią.
Zamiast tego mogą używać własnego laptopa lub komputera stacjonarnego do wykonywania tych samych obowiązków, co zawsze. Dzięki temu produktywność pracowników nie zostanie naruszona, niezależnie od tego, czy chcesz od czasu do czasu zacząć wdrażać zasady pracy zdalnej, czy całkowicie przejść na zespół zdalny.
Czas na uruchomienie
SaaS jest już wstępnie skonfigurowany i zainstalowany w chmurze. Oznacza to, że jest gotowy do użycia od razu po zarejestrowaniu się.
Nie musisz czekać, aż Twój dział IT zakończy proces instalacji na wszystkich komputerach w siedzibie firmy. Nie ma również potrzeby przeprowadzania jeszcze dłuższego procesu konfiguracji.
Lepsza skalowalność
Wyobraź sobie taką sytuację: Twoja firma zatrudnia 30 pracowników i właśnie kupiłeś 30 kopii pakietu Microsoft Office, aby mogli współpracować i udostępniać dokumenty.
Ale nagle Twoja firma kwitnie i musisz zatrudnić więcej osób. Teraz musisz kupić więcej kopii pakietu Microsoft Office za tę samą cenę, jaką zapłaciłeś za pierwsze 30 kopii.
Dość drogie, prawda?
Nie jest tak drogo, jeśli używasz oprogramowania jako usługi. Najczęściej im więcej użytkowników dodasz do swojego planu, tym mniej zapłacisz za każdego pojedynczego użytkownika.
Co więcej, dodawanie użytkowników jest szybkie i łatwe, a jeśli potrzebujesz więcej miejsca na dane lub dodatkowych funkcji, możesz uaktualnić swój plan jednym naciśnięciem przycisku.
Aby było jeszcze lepiej, nie musisz się martwić o zakup lepszych komputerów, które poradzą sobie z wymaganiami oprogramowania, ponieważ wszystkim tym zajmuje się sam dostawca oprogramowania.
Niższe koszty
Oprócz lepszej skalowalności i szybszego czasu uruchomienia, naturalne jest, że Twoje koszty będą niższe. Oto jak:
- Całkowity koszt oprogramowania w czasie — ciągła subskrypcja może początkowo wydawać się kosztowna. Ale jeśli przyjrzysz się bliżej, na dłuższą metę faktycznie jest to tańsze. Po pierwsze, nie musisz kupować drogich aktualizacji, gdy pojawia się nowa wersja oprogramowania. Po drugie, nie musisz martwić się o utrzymanie własnych serwerów lub innego sprzętu, aby uruchomić potrzebne oprogramowanie.
- Niższy koszt początkowy — w większości przypadków, gdy korzystasz z SaaS, nie są pobierane żadne dodatkowe opłaty instalacyjne, w przeciwieństwie do tradycyjnego oprogramowania.
- Żadnych dodatkowych opłat za utrzymanie i wsparcie — jak już mówiłem wcześniej: wszystkimi aspektami technicznymi związanymi z korzystaniem z oprogramowania jako usługi zajmuje się dostawca oprogramowania. Odpowiadają za konserwację, aktualizacje i wsparcie, a także upewniają się, że mają odpowiedni sprzęt potrzebny do uruchomienia oprogramowania. Nie musisz płacić za przybycie techników, którzy dokonają konfiguracji lub aktualizacji oprogramowania. Nie musisz także zatrudniać personelu, aby mieć pewność, że oprogramowanie działa zgodnie z oczekiwaniami.
Integracja z innym oprogramowaniem i narzędziami
Jeśli jesteś jak większość właścicieli firm, prawdopodobnie do prowadzenia swojej firmy używasz więcej niż jednego oprogramowania. Obecnie prawie do każdej większej aplikacji biznesowej, od oprogramowania księgowego po planowanie zasobów przedsiębiorstwa, można uzyskać dostęp w formie SaaS. W rezultacie możesz łatwo zintegrować wszystkie swoje programy, narzędzia i aplikacje i sprawić, że będą ze sobą współdziałać.
Połączenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM) z oprogramowaniem do marketingu e-mailowego, wysyłanie numerów sprzedaży z arkusza kalkulacyjnego do oprogramowania księgowego i nie tylko jest łatwe. Oznacza to, że możesz wyeliminować potrzebę ręcznego przesyłania danych z jednego programu do drugiego.
Nie musisz także tracić czasu na przełączanie się między różnymi narzędziami, co oznacza, że będziesz mieć więcej czasu na załatwienie spraw.
Blisko natychmiastowych aktualizacji i zapisów
Ile razy pracowałeś nad czymś, a przerwało Ci powiadomienie o aktualizacji? A potem trzeba ponownie uruchomić komputer, aby zastosować aktualizację?
Nie dzieje się tak, gdy używasz oprogramowania jako usługi. Wszystkie nowe funkcje dodane do oprogramowania są niemal natychmiast dostępne w przeglądarce. Aby uzyskać do nich dostęp, wystarczy odświeżyć stronę.
Poza tym nie musisz się martwić o zapisywanie swoich postępów, ponieważ wszelkie wprowadzone zmiany są natychmiast zapisywane w chmurze. Są także natychmiast widoczne dla innych członków zespołu i pracowników, co z kolei oznacza szybszą współpracę.
Wady przyjęcia SaaS
Niestety, choć SaaS jest świetny, wiążą się z nim również pewne wady. Musisz je dokładnie rozważyć, podejmując decyzję, czy SaaS jest dla Ciebie właściwym wyborem.
Zależność od Internetu
Oprogramowanie jako usługa do działania wymaga połączenia z Internetem. Dzięki temu jest on dostępny bez względu na to, gdzie jesteś i skąd pracujesz. Możesz odbyć podróż służbową i nadal mieć dostęp do swojego oprogramowania. Możesz też pracować w domu i nadal móc współpracować z innymi członkami swojego zespołu. Jest to szczególnie przydatne, gdy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności, które zmuszają Cię do przyjęcia nowego sposobu prowadzenia działalności gospodarczej.
Ale równie przydatne jak praca zdalna i wymagające jedynie dźwięków Wi-Fi, wiąże się również z własnym zestawem wyzwań. Na przykład, co się dzieje, gdy musisz podróżować i Twoje miejsce docelowe nie ma dostępu do szybkiego Internetu? Istnieje prawdopodobieństwo, że nie będziesz w stanie ukończyć swoich zadań tak szybko, jak zwykle.
Szybki internet to nie jedyny problem. W przypadku, gdy z powodu okoliczności zewnętrznych nastąpi przerwa w dostawie prądu, nastąpi również przerwa w dostępie do Internetu. Oznacza to, że będziesz musiał znaleźć inne miejsce do pracy, na przykład w lokalnej kawiarni lub lokalnej bibliotece. Ponownie, jeśli te miejsca nie mają niezawodnego i szybkiego Internetu, Twoja produktywność i przepływ pracy mogą ucierpieć.
Alternatywnie w takich scenariuszach można wrócić do korzystania z tradycyjnych aplikacji biznesowych i alternatyw SaaS. Pamiętaj jednak, że gdy odzyskasz niezawodny dostęp do Internetu, będziesz musiał przenieść swoją pracę do zwykłych aplikacji w chmurze.
Obawy dotyczące bezpieczeństwa
Kolejną wadą, którą należy wziąć pod uwagę w przypadku SaaS, jest ryzyko bezpieczeństwa, które się z tym wiąże. Biorąc pod uwagę rosnącą liczbę zagrożeń online, naturalne jest, że martwisz się o możliwość utraty poufnych informacji.
Niektóre z problemów bezpieczeństwa związanych z SaaS obejmują:
- Złe zarządzanie tożsamością — nie wszyscy dostawcy SaaS oferują bezpieczny dostęp. Co więcej, niektóre z nich nie zapewniają obsługi kontroli dostępu opartej na rolach. Niektóre z nich nie oferują szyfrowanego połączenia między Twoimi danymi a aplikacjami.
- Problem z dostępem z dowolnego miejsca — podstawową zaletą SaaS jest możliwość dostępu do aplikacji lub programu z dowolnego miejsca. Ale to oznacza również dostęp do niego z niezabezpieczonego lub niezaszyfrowanego połączenia. Naraża to Twoje dane na próby włamań i inne luki w zabezpieczeniach.
- Nie zawsze wiesz, gdzie znajdują się Twoje dane — Dostawcy SaaS polegają na maszynach wirtualnych w celu dostarczania oprogramowania swoim klientom. Zazwyczaj te maszyny wirtualne będą dystrybuowane na całym świecie, aby zapewnić całodobową dostępność. Będą także przenosić dane między maszynami, aby zapewnić lepszą dostarczalność i sprostać potrzebom związanym z równoważeniem obciążenia. Chociaż zapewnia to lepszą obsługę użytkownika, oznacza to również, że nie możesz być pewien, gdzie znajdują się Twoje dane, ponieważ nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, na której maszynie wirtualnej są one przechowywane. Na przykład, jeśli podróżujesz służbowo do Paryża i zazwyczaj mieszkasz w Los Angeles, Twoje dane mogą zostać przeniesione do centrum danych w Europie, abyś mógł szybciej uzyskać do nich dostęp.
Warto wspomnieć, że chociaż Twoje dane są przechowywane w chmurze, nadal są one Twoją własnością. Większość dostawców SaaS ma zawarte umowy o poziomie usług (SLA), które stanowią, że Twoje dane nadal należą do Ciebie. Zapewniają również, że masz prawo do odzyskania swoich danych w dowolnym momencie.
Jeśli jednak przetwarzasz poufne informacje, a bezpieczeństwo jest dla Ciebie najważniejsze, prywatna chmura może być dla Ciebie atrakcyjną opcją. Prywatna chmura umożliwia uruchomienie SaaS lokalnie. Różnica między prywatną chmurą a publiczną chmurą polega na tym, że w prywatnej chmurze będziesz dzielić moc obliczeniową z resztą swoich pracowników.
Należy jednak pamiętać, że chociaż znacznie poprawia to bezpieczeństwo, zamiast dostawcy SaaS będziesz potrzebować działu IT, który zajmie się konserwacją i utrzymaniem.
Obawy dotyczące dostosowywania
Należy również wziąć pod uwagę poziom dostosowania. Większość aplikacji SaaS można zintegrować z narzędziami innych firm poprzez rozszerzalne interfejsy programowania aplikacji (API).
Niektóre narzędzia pozwalają nawet użytkownikom używać własnego zestawu kolorów lub czcionek, aby uczynić interfejs bardziej atrakcyjnym wizualnie.
Te opcje dostosowywania i integracji są przydatne i znacznie poprawiają przepływ pracy i produktywność. Nie można ich jednak porównać z w pełni niestandardowym oprogramowaniem dla przedsiębiorstw.
Czasy reakcji wsparcia
Ostatnią rzeczą, którą musisz wziąć pod uwagę, jest czas reakcji pomocy technicznej dla dowolnej aplikacji SaaS. Wspomniałem wcześniej, że wszelkimi aspektami technicznymi związanymi z korzystaniem z oprogramowania zajmuje się dostawca SaaS. Obejmuje to nie tylko aktualizacje, konserwację i rozwój, ale także zapewnianie wsparcia użytkownikom, gdy coś pójdzie nie tak, np. przerwy w świadczeniu usług.
Niestety oznacza to, że jeśli wystąpi globalny problem z konkretną aplikacją, nie będziesz jedyną osobą szukającą pomocy. Być może utknąłeś w długiej kolejce, zanim agent pomocy technicznej zajmie się Twoim problemem.
W niektórych przypadkach może być konieczne skorzystanie z pomocy e-mailowej, jeśli nie można uzyskać pomocy przez telefon lub czat na żywo, co może spowodować jeszcze dłuższy czas oczekiwania. To niepotrzebnie opóźnia Twoją pracę. Chociaż takie sytuacje nie są częste, zdarzają się, więc warto o nich pamiętać.
Co wziąć pod uwagę przy zakupie SaaS dla swojej firmy
Jak dotąd opisałem, czym jest SaaS, jak działa oraz zalety i wady korzystania z niego. Pokazałem także kilka przykładów aplikacji i narzędzi B2B i B2C SaaS. Przyjrzyjmy się teraz, co wziąć pod uwagę przy zakupie SaaS dla swojej firmy.
Określ potrzebę
Pierwszym krokiem jest określenie zapotrzebowania na narzędzie programowe. Na przykład, być może masz już dość ręcznego śledzenia klientów i zapytań potencjalnych klientów. A może chcesz mieć łatwiejszy czas na płacenie każdego miesiąca. W takim przypadku prawdopodobnie od razu wiesz, że potrzebujesz oprogramowania księgowego lub oprogramowania do obsługi klienta.
Jednak w niektórych przypadkach odpowiedź może nie być tak oczywista. Możesz poradzić sobie z drobnymi niedogodnościami i zrobić wszystko na własnej skórze, ponieważ nie znasz żadnego istniejącego rozwiązania. Być może chcesz zobaczyć większe zaangażowanie w swoich postach w mediach społecznościowych, ale nie wiesz, że istnieją narzędzia, które mogą w tym pomóc.
W powyższym scenariuszu w końcu będziesz mieć dość tej sytuacji i zdasz sobie sprawę, że musi istnieć lepszy sposób. To doprowadzi Cię następnie w naturalny sposób do drugiego kroku w procesie: wiedzy, jakich funkcji potrzebujesz.
Zrób listę niezbędnych funkcji
Zdecydowałeś więc, że potrzebujesz lepszego sposobu rozwiązania problemu. Najbardziej logicznym krokiem jest sporządzenie listy niezbędnych funkcji, jakie powinno posiadać rozwiązanie.
Jeśli pracujesz sam, ten krok jest stosunkowo łatwy. Ale jeśli pracujesz w dużej firmie, sytuacja staje się bardziej skomplikowana. Musisz słuchać i uzyskać opinie od wielu osób. Należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy:
- Cele konkretnego narzędzia — zadaj sobie pytanie i innym osobom w Twojej firmie, jaki konkretny cel ma Ci pomóc to narzędzie.
- Lista zadań — warto także zanotować listę wszystkich zadań, w których to narzędzie powinno Ci pomóc
Nie bój się wyrażać wyraźnie swoich instrukcji i pytaj pracowników, jakie funkcje chcą widzieć w narzędziu, i zachęcaj ich do przeprowadzenia własnych badań. Możesz nawet wyznaczyć harmonogram, w którym wszyscy będą mogli przemyśleć te pytania, zrobić notatki, a następnie je przejrzeć i porównać.
Szukaj rozwiązania
Teraz masz listę funkcji, zadań i celów, jakie powinno mieć Twoje preferowane narzędzie. Teraz jest idealny moment, aby zrobić kolejny krok i poszukać rozwiązania.
Badania są czasochłonne i niezbyt ekscytujące. Jeśli jednak nie przeprowadzisz odpowiednich badań, możesz trafić na niewłaściwą aplikację SaaS, co w dłuższej perspektywie będzie Cię kosztować więcej.
Badania nie tylko upewnią się, że narzędzie jest właściwym rozwiązaniem dla Twojej firmy i Twojej sytuacji, ale także zapobiegną marnowaniu czasu, pieniędzy i zasobów na niepotrzebne oprogramowanie.
Istnieje kilka sposobów, aby to zrobić, a najprostszym jest skorzystanie z wyszukiwarki Google. Obecnie istnieje wiele informacji na temat aplikacji SaaS. Od profesjonalnych witryn z recenzjami po filmy z YouTube i bardziej osobiste recenzje, masz mnóstwo możliwości wyboru.
Wystarczy, że wyszukasz hasło opisujące Twój problem. Możesz na przykład wyszukać hasło „jak udostępnić mój ekran innym” lub „jak nagrać ekran na potrzeby samouczka”.
W niektórych przypadkach otrzymasz natychmiastową odpowiedź w formie filmu lub wpisu na blogu wyjaśniającego proces i linków do zalecanego oprogramowania. Może to nawet pomóc w określeniu rodzaju potrzebnego oprogramowania.
Czasami jednak otrzymasz tysiące wyników, a każdy z nich zaleca inne narzędzie. Oczywiście nie jest to zbyt pomocne.
Co wtedy robisz?
Przechodzisz do następnego kroku: zadawania pytań swoim współpracownikom i sieci zawodowej.
Zapytaj swoich rówieśników i sieć
Oprócz starej, dobrej wyszukiwarki Google istnieje kilka innych sposobów na znalezienie idealnego SaaS dla Twoich potrzeb. To mniej więcej to samo, co szukanie informacji, gdzie pojechać na następne wakacje lub jaki grill kupić na nadchodzące letnie spotkania.
Zamiast oczekiwać, że dostawca oprogramowania przyjdzie do Ciebie i zaprezentuje swój produkt, zwrócisz się do swoich znajomych i znajomych z branży.
Na początek porozmawiaj z innymi decydentami w swojej branży i poproś ich o rekomendacje dotyczące oprogramowania. Rozmowa telefoniczna lub e-mail to świetny sposób na nawiązanie kontaktu. Możesz jednak pójść o krok dalej i omówić to podczas lunchu.
Możesz także zapytać pracowników, czy znają narzędzie, które sprawdzi się, lub zapoznać się z ich rekomendacjami, jeśli uwzględnili je na drugim etapie procesu.
Jeśli należysz do grupy na Facebooku z innymi właścicielami firm z tej samej branży, możesz opublikować post i poprosić ich o podzielenie się preferowanymi narzędziami oraz tym, co w nich kochają, a czego nienawidzą.
Innym doskonałym miejscem do uzyskiwania rekomendacji są grupy LinkedIn, a nawet połączenia LinkedIn.
Nie ignoruj lokalnych wydarzeń biznesowych i spotkań, ponieważ możesz je wykorzystać jako okazję do uzyskania opinii znajomych i prawdziwych rekomendacji.
Na koniec, nie ignoruj swojej sieci osobistej. Czasami Twoi przyjaciele i rodzina mogą być świetnym źródłem informacji przy poszukiwaniu nowego narzędzia programowego.
Bez względu na to, kogo poprosisz, z przyjemnością podzielą się z Tobą swoimi doświadczeniami i wskażą Ci właściwy kierunek.
Przeczytaj recenzje innych firm
Innym sposobem na podjęcie decyzji, czy określone oprogramowanie jest właściwym wyborem, jest przeczytanie recenzji stron trzecich.
Nie brakuje witryn z recenzjami stron trzecich, które mają na celu zapewnienie obiektywnego przeglądu tego, co zapewnia każde oprogramowanie. Często publikują porównania obok siebie, a także prawdziwe doświadczenia klientów, dzięki czemu możesz uzyskać pełny obraz tego, czego się spodziewać.
Skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych
Do tej pory powinieneś mieć już całkiem niezłe pojęcie o rodzaju oprogramowania, którego potrzebujesz. Możesz nawet mieć kilka konkretnych zaleceń. Następnym krokiem jest sprawdzenie, czy te konkretne produkty SaaS oferują bezpłatną wersję próbną.
Większość SaaS oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, podczas którego możesz poznać wszystkie funkcje, które mają do zaoferowania. Niektóre oferują nawet szczegółowy proces wdrażania, który pomoże Ci przyzwyczaić się do używania i pracy z narzędziem.
Pamiętaj jednak, że nie będziesz jedyną osobą korzystającą z oprogramowania. Rozważ poproszenie kilku pracowników o zapisanie się na okres próbny, aby mogli pomóc w procesie wdrażania innych osób w Twojej firmie. Zapewni to również bezcenną informację zwrotną na temat tego, czy znalazłeś odpowiednie narzędzie, czy nie.
Warto wspomnieć, że niektóre aplikacje SaaS będą oferować wersję bezpłatną, która może być idealna, jeśli prowadzisz mniejszą firmę, zatrudniającą mniejszą liczbę pracowników. Nie zapomnij sprawdzić planów cenowych i licencji na oprogramowanie, aby zobaczyć, co jest dostępne i w jaki sposób zostaną naliczone opłaty, jeśli zdecydujesz się na rejestrację.
Skontaktuj się z Innym Vendzłote
Gdy już przeprowadzisz rozeznanie i wypróbujesz kilka aplikacji, polecam skontaktować się bezpośrednio z dostawcami oprogramowania, zwłaszcza jeśli nie mają oni solidnego procesu wdrażania.
Powód jest prosty: są to najlepiej wykwalifikowani ludzie, którzy powiedzą Ci, czy ich aplikacja jest właściwym wyborem dla Twojej firmy. Możesz także omówić różne opcje cenowe i licencjonowania oprogramowania, a nawet stworzyć niestandardowe rozwiązanie wprowadzające lub proces wdrożenia.
Dzięki temu Twoi pracownicy szybko zaadoptują oprogramowanie i będą mogli wrócić do swojej pracy.
Rozmawiając ze sprzedawcami, pamiętaj, że to Ty jesteś odpowiedzialny, ponieważ to Ty podejmujesz decyzję o zakupie. Muszą być w stanie powiedzieć Ci, w jaki sposób ich oprogramowanie pomaga i przedstawić Ci najlepsze praktyki korzystania z niego. Jeśli nie czujesz się komfortowo z ich usługą lub sposobem, w jaki odpowiadają na Twoje pytania, rozważ przejście dalej i znalezienie lepszego rozwiązania.
Ostatecznie podjęcie decyzji o wyborze oprogramowania dla swojej firmy nie jest sprawą łatwą. Przeprowadzenie analizy przed podjęciem ostatecznej decyzji i wiedza, kiedy powiedzieć „nie”, ma kluczowe znaczenie. W ten sposób otrzymasz oprogramowanie, które nie tylko rozwiąże Twój problem, ale także sprawi Ci przyjemność.
Konkluzja: czy SaaS jest dla Ciebie?
Ogólnie rzecz biorąc, SaaS zapewnia wiele korzyści zarówno małym, jak i dużym firmom. To doskonały wybór i świetne rozwiązanie, jeśli chcesz usprawnić przepływ pracy, współpracę i produktywność w swojej firmie. Jest to również doskonałe rozwiązanie, jeśli chcesz obniżyć koszty operacyjne i płacić tylko za funkcje, których potrzebujesz i z których korzystasz.
Jeśli jednak masz do czynienia z bardzo wrażliwymi danymi, rozwiązaniem opracowanym na zamówienie może być lepszym wyborem, ponieważ może zapewnić lepsze funkcje bezpieczeństwa. Nie jest to również najlepsze rozwiązanie, jeśli nie masz niezawodnego i szybkiego połączenia z Internetem, ponieważ model dostarczania oprogramowania SaaS wymaga połączenia z Internetem, aby działać prawidłowo. To kolejna sytuacja, w której lepiej sprawdzają się lokalne, niestandardowe aplikacje.
I to jest okład. Mam nadzieję, że spodobał Ci się mój artykuł o zaletach i wadach SaaS oraz że dowiedziałeś się, jak to działa.
Powinieneś być teraz w pełni przygotowany na znalezienie najlepszego rozwiązania SaaS dla Twoich potrzeb biznesowych, więc zabierz się do pracy.
Czy korzystałeś już z SaaS w swojej firmie? Daj mi znać w komentarzach pod spodem!
