Быстрый ответ: Инструменты управления проектами — это программное решение или набор программных систем, разработанных для помощи командам, участвующим в проекте. Они помогают отдельным лицам и командам планировать проекты, отслеживать результаты определенных задач и эффективно управлять рабочими процессами, чтобы получать наилучшие результаты от каждого делового усилия.
Сегодня мы собираемся определить, что такое инструменты управления проектами, как они работают и почему они становятся все более ценными для современных брендов.
Что такое инструменты управления проектами?
«Управление проектами» — это термин, используемый для обозначения процессов и навыков, которые компании используют для выполнения этих задач и достижения конкретных целей. Инструменты управления проектами могут упростить и оптимизировать процесс управления проектами, помогая согласовывать команды, отслеживать прогресс и назначать конкретные пункты списка дел разным лицам.
В большинстве предприятий проекты могут иметь все детали, связанные с ресурсами, временем, целями и деньгами, предварительно сопоставленными и определенными, но они все еще недостаточно хорошо организованы. На самом деле обеспечить бесперебойную работу проектов может быть чрезвычайно сложно, особенно в среде, где сотрудники распределены по разным средам из-за удаленной и гибридной работы.
Инструменты и системы управления проектами помогут вам эффективно реализовать правильный пошаговый план для завершения вашего проекта. Они увеличивают ваши шансы не только на достижение ваших целей, но и на завершение проекта вовремя в рамках запланированного бюджета.
Инструменты управления проектами сообщают членам команды, когда и как начинать работу над проектом, что делать дальше и как измерять результаты проекта с течением времени. Некоторые программные решения в этой среде доступны для бесплатного доступа, в то время как другие имеют премиальную цену.
Каковы особенности инструментов управления проектами?
Инструменты управления проектами могут различаться по размеру и масштабу. Некоторые поставляются с базовыми инструментами для управления задачами, поэтому вы можете планировать и отслеживать свои рабочие элементы с течением времени. Другие имеют более продвинутые возможности, такие как отслеживание проблем, автоматизация задач и отслеживание времени. Некоторые из наиболее распространенных функций инструментов управления проектами включают в себя:
- Инструменты оценки проекта: Чтобы проект был успешным, компаниям важно ставить цели и планировать возможные результаты выполнения задачи. Инструменты оценки проекта могут помочь в оценке ограничений и результатов проекта с помощью прогнозирования бюджета, EVM и базовых показателей.
- Инструменты планирования: Системы управления проектами часто поставляются с инструментами планирования, такими как системы создания документов и электронные таблицы, где люди могут обмениваться идеями о проекте. Эти инструменты планирования обычно связаны с инструментами управления документами, где компании могут хранить библиотеки информации, связанной с проектом.
- Управление бюджетом: Большинство проектов имеют заранее установленный бюджет и связанные с ним различные финансовые прогнозы. Инструмент управления проектами может помочь предприятиям отслеживать расходы, счета и фактические затраты, связанные с достижением конкретных результатов.
- Распределение ресурсов: Успех проекта часто означает, что правильные задачи и элементы списка дел назначаются нужным людям. Инструменты распределения ресурсов могут помочь бизнес-руководителям правильно делегировать задачи в соответствии с конкретными сроками. Они также могут дать представление о том, какие сотрудники могут быть перегружены работой.
- Инструменты для совместной работы: Особенно в сегодняшнюю эпоху удаленной и гибридной работы важно обеспечить, чтобы все ключевые заинтересованные стороны проекта оставались на одной волне. Инструменты управления проектами часто поставляются с функциями виртуальной совместной работы для обмена мгновенными сообщениями, веб-совещаний, видеоконференций и многого другого.
- Управление качеством: Некоторые инструменты управления проектами поставляются с решениями по управлению качеством, которые помогают собирать информацию и показатели о проекте. Возможности отслеживания и разрешения проблем необходимы для обеспечения того, чтобы проблемы не нарушали ход работы или не вызывали проблем с бюджетами и сроками.
- Администрация проекта: Инструменты администрирования проекта могут включать в себя функции для адаптации сотрудников, отслеживания времени для целей выставления счетов и т. д. Некоторые варианты администрирования проектов поставляются с календарями и досками для одновременного отслеживания нескольких проектов.
- Отчетность: Большинство инструментов управления проектами будут поставляться с инструментами отчетности и аналитики, которые помогут предприятиям держать руку на пульсе организации. Вы можете создавать отчеты о вовлеченности сотрудников, прогрессе и бизнес-результатах.
Как выглядят стандартные инструменты управления проектами?
Поскольку разные компании подходят к проектам и управляют ими по-разному, инструменты управления проектами могут быть представлены в различных форматах. Не существует универсального решения, но есть несколько особенно популярных вариантов, которые стоит рассмотреть. Вот некоторые из наиболее часто используемых и внедряемых инструментов управления проектами:
Диаграммы Ганта
Диаграммы Ганта являются одним из наиболее часто упоминаемых и наиболее популярных инструментов управления проектами. По сути, эти диаграммы помогают пользователям визуализировать временную шкалу своего проекта и то, как различные задачи будут назначаться конкретным сотрудникам в рамках всей рабочей силы.
Диаграммы Ганта часто считаются чрезвычайно полезными для отслеживания графика, которому должен следовать ваш проект. Вы можете использовать эти диаграммы, чтобы следить за отклонениями от ваших планов проекта и проблемами, которые могут привести к задержкам. Диаграммы Ганта были представлены еще в 1917 году и с тех пор стали отраслевым стандартом.
Иерархическая структура работы
Структура распределения работ, или «WBS», была введена Министерством обороны США еще в 1962 году. Сегодня она по-прежнему является одним из важнейших инструментов, используемых для любой стратегии планирования проекта. По сути, структура распределения работ позволяет разбить различные этапы, необходимые для достижения цели вашего проекта.
С помощью WBS компании создают сквозную карту задач, которые необходимо решить, прежде чем они смогут достичь «конечной цели» проекта. В большинстве случаев организации начинают с четкого представления своей «конечной цели», разбитой на этапы, которые затем можно разделить на задачи и подзадачи.
Как только у вас будет четкое представление обо всех задачах, связанных с вашим проектом, вы сможете определить, куда необходимо распределить ресурсы и сколько времени может потребоваться для достижения ваших целей.
Базовый план проекта
Еще одним распространенным инструментом управления проектами является «Базовый план проекта». По сути, это графический инструмент для представления ценности вашего проекта путем сравнения стандарта, который вы установили для своего проекта, с результатами ваших усилий.
Базовый план проекта включает в себя различные подбазовые планы, включая базовый план графика, стоимости и объема. В начале проекта компании устанавливают целевые «базовые показатели» того, чего они ожидают достичь, когда они хотят этого достичь и сколько будет стоить проект. Сравнение ваших результатов с этими базовыми показателями гарантирует, что вы делаете правильный прогресс.
Базовые планы проекта также могут помочь уменьшить «расползание масштаба», убедившись, что вы не позволяете незапланированной работе нарушить ход ваших целей.
Другие инструменты управления проектами
Помимо упомянутых выше вариантов, другие инструменты управления проектами могут включать:
- Совместная тимбилдинговая деятельность: Командообразующие мероприятия могут быть важным инструментом управления проектами, поскольку они помогают повысить производительность и эффективность сотрудников. Компании могут проводить стратегии геймификации и соревнования для привлечения своих сотрудников, а также групповые совместные встречи и встречи.
- Планы управления коммуникациями: Планы управления коммуникациями — это инструменты в процессе управления проектами, которые гарантируют, что все, кто участвует в ходе проекта, находятся в курсе событий и последовательно работают над достижением одних и тех же целей. Планы коммуникаций определяют, как часто заинтересованные стороны будут собираться для обсуждения проекта и где может происходить общение.
- Инструменты управления задачами: Инструменты управления задачами — это, по сути, универсальные программные среды, в которых компании могут планировать задачи, которые им необходимо выполнить в рамках проекта. Эти задачи могут быть организованы в виде графиков и «канбан-досок» в зависимости от уровня их выполнения, срочности и других факторов.
Каковы преимущества инструментов управления проектами?
Как упоминалось выше, большинство бизнес-проектов сложны, многогранны и требуют много времени. Чтобы компании достигли правильных целей в своих проектах, они не могут просто надеяться, что все останутся на одной волне и сделают все в срок.
Инструменты управления проектами Превратите цели и ожидания проекта в простую серию практических задач, дополненных рекомендациями о том, как общаться, общаться и взаимодействовать. В конечном счете, самое большое преимущество инструментов управления проектами заключается в том, что они позволяют людям быть согласованными и организованными. Некоторые из преимуществ, которые пользователи могут ожидать при использовании инструментов управления проектами, включают:
- Лучшее управление временем: инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, могут помочь компаниям лучше понять, как планировать свои проекты, чтобы не пропустить важные сроки. Эти диаграммы также можно использовать для учета задержек на рабочем месте.
- Управление областью: такие инструменты, как WBS, помогают с идеями и невероятно важны для планирования проекта. Они могут дать компаниям лучшее представление о масштабах их проекта и помочь в определении таких вещей, как стоимость, график и рабочее время.
- Бюджетный контроль: Базовые показатели затрат и инструменты отслеживания могут помочь предотвратить бесконтрольное увеличение вашего бюджета. С помощью правильных инструментов управления проектами вы можете повысить свои шансы на завершение проекта без перерасхода средств.
- Улучшенное сотрудничество: инструменты управления проектами со встроенными функциями связи и совместной работы помогают поддерживать связь между заинтересованными сторонами в команде. Это важно, чтобы все оставались на одной странице, даже при удаленной работе.
- Контроль проекта: С помощью инструментов управления проектами легче отслеживать, какие сотрудники отвечают за какие этапы или задачи в проекте. Это может помочь гарантировать, что все работают над правильными задачами в нужное время.
Что такое программное обеспечение для управления проектами?
Решения программного обеспечения для управления проектами представляют собой наборы инструментов управления проектами, такие как диаграммы Ганта и инструменты управления задачами, объединенные в одну среду. Существуют различные формы программного обеспечения для управления проектами, каждая из которых имеет свои сильные и слабые стороны, которые следует учитывать.
Вот некоторые из самых популярных вариантов, доступных сегодня:
Trello
Trello — это современное программное обеспечение для онлайн-управления проектами, оснащенное инструментами для совместной работы, досками Канбан, списками и карточками, разработанное, чтобы помочь каждому отслеживать свой список дел. Легкое и простое решение позволяет легко назначать проекты разным сотрудникам и держать бизнес-лидеров в курсе производительности команды.
Хотя Trello не имеет некоторых более продвинутых функций отчетности и функций отслеживания проектов, доступных сегодня в некоторых других программах для управления проектами, он по-прежнему является отличным выбором для начинающих. Базовый план можно использовать бесплатно, а премиальные планы также включают ряд дополнительных функций, таких как автоматизация и интеграция.
Asana
Еще один отличный инструмент для гибкого управления проектами, Asana отлично подходит для организации задач и команд. Решение поставляется с функциями автоматизации, совместной работы в режиме реального времени, шаблонами и настраиваемыми панелями мониторинга. Увлекательный пользовательский интерфейс позволяет каждому члену команды отслеживать свой прогресс. Кроме того, есть интуитивно понятные анимации для взаимодействия.
Asana — это настраиваемый инструмент с множеством интеграций с ведущим программным обеспечением, таким как Jira Cloud Tableau, Slack, Microsoft Office и OneDrive. Самым большим недостатком сервиса является огромное количество функций, к которым нужно привыкнуть.
МС проекты
Если вы уже имеете дело с такими вещами, как управление ресурсами и совместная работа через активы Microsoft, имеет смысл также воспользоваться преимуществами MS Projects. Этот инструмент планирования проектов помогает командам отслеживать прогресс с помощью визуальных досок задач и интерактивных функций. Вы можете разбить сложные проекты на Scum, Kanban и настраиваемые рабочие процессы.
Это приложение для управления проектами легко использовать даже для небольших групп с ограниченными знаниями в области технологий или разработки программного обеспечения. Существуют даже онлайн-учебники и форумы, которые помогут вам научиться использовать инструменты проектной группы, списки задач и уведомления.
Wrike
Wrike — один из самых популярных инструментов совместной работы для управления работой. Это полезная экосистема, в которой компании могут отслеживать время и проекты. Система с широкими возможностями настройки поставляется с доступом к табелям учета рабочего времени, доскам Канбан и интерактивным диаграммам Ганта с функцией перетаскивания. Пользователи даже могут настраивать свои информационные панели.
Инструмент гибкого управления проектами основан на облаке и прост. У вас будет доступ к таким функциям, как списки задач, подзадачи, расписания и общие рабочие процессы. Есть также элементы общения и совместной работы в реальном времени, а также подробные отчеты. Вы можете установить сроки для утверждений и направить всю свою команду в нужное русло с помощью базы ресурсов, полной важных документов.
Проекты Zoho
Еще один популярный инструмент для управления проектами, Zoho Projects, помогает компаниям отслеживать задачи, работать вместе над командными усилиями и создавать диаграммы Ганта. Существуют варианты отслеживания оплачиваемых часов и хода выполнения проекта. Zoho также предлагает компаниям набор коммуникационных функций в своих инструментах управления проектами, чтобы вы могли оставаться на связи с гибридными и удаленными работниками.
Zoho — это фантастический инструмент SaaS, но для больших команд есть некоторые ограничения. Этот инструмент лучше всего подходит для оптимизации небольших спринтов и отслеживания эффективности проектов в небольших компаниях. Рабочее пространство также идеально подходит для сотрудников, чтобы отслеживать индивидуальные задачи, и есть бесплатный план для новичков.
Как выбрать правильный инструмент управления проектами?
Выбор лучшего программного обеспечения для управления проектами и стратегии управления проектами может быть сложным. Здесь нет универсальной стратегии. Вместо этого компаниям нужно подумать о том, как сделать простой проект максимально удобным для своей конкретной команды.
Приложения и программное обеспечение для управления проектами могут помочь во всем, от проверки задач проекта до сложных рабочих процессов, при условии, что они предлагают доступ к нужным ключевым функциям. При выборе обратите внимание на такие вещи, как:
- Ключевые особенности. Соответствует ли решение вашей методологии управления проектами с диаграммами Ганта, отслеживанием времени и даже собственным мобильным приложением для пользователей iOS и Android?
- Количество пользователей: сколько людей может поддерживать решение для управления проектами? Подходит ли он для больших и малых предприятий?
- Интеграция: интегрируется ли система со всеми существующими инструментами, которые использует ваша команда, чтобы они могли добиться успеха в соблюдении сроков?
- Структура ценообразования. Поддерживают ли предлагаемые тарифные планы ваш бизнес-план? Стоит ли стоимость преимуществ командной работы и преимуществ гибкости?
- Простота использования: лучшие инструменты управления проектами должны не только учитывать ваши зависимости и этапы бизнеса, но и предлагать пользователям простоту.
