Jeg tror du vil være enig med meg når jeg sier: prosessen med å kjøpe programvare til forretningsbehovene dine er en kjedelig og komplisert prosess.
Eller er det?
Hva om jeg fortalte deg at det er en bedre og enklere måte å bruke programvare i virksomheten din?
I stedet for å stole på å kjøpe en fysisk plate med programvaren på den og deretter gjennomgå en lang installasjonsprosess, er alt du trenger å gjøre å registrere deg med e-postadressen din, logge på, og du er klar til å komme på jobb.
Denne modellen er kjent som Software as a Service (SaaS).
Hva er SaaS?
SaaS står for Software as a Service. Begrepet refererer til programvarelevering og lisensiering der sluttbrukere får tilgang til programvaren online. Sluttbrukerne betaler vanligvis et vanlig abonnementsgebyr for å kunne bruke programvaren.
SaaS er ikke et nytt konsept. Det har eksistert siden 1960-tallet. Da var datamaskiner ikke bare store, men også dyre. Mange virksomheter hadde ikke råd til å investere i en datamaskin. Som sådan ble SaaS-modellen født. Først involverte det flere terminaler som hadde tastaturer og skjermer uten CPU. De ble koblet til en hovedramme der alle dataene ble lagret.
Du vil legge inn data via terminaltastaturet og sende dem til hovedrammen som deretter sendte dem til riktig skjerm.
Over tid har dette systemet utviklet seg som datamaskiner og SaaS-industrien gradvis migrert til skyen.
På dette tidspunktet tenker du kanskje at SaaS er det samme som cloud computing. Og du har rett ... noe.
SaaS er en undergruppe av cloud computing. Cloud computing refererer til et bredt spekter av tjenester der noen aspekter av tjenesten får tilgang til eller håndteres online i stedet for helt på din egen datamaskin eller bedriftsservere.
Programvare som en tjeneste er et programvare som du får tilgang til via nettskyen. Når du bruker programvare som en tjeneste, lagres også alle dataene som er tilknyttet den programvaren i skyen.
For eksempel hvis du kjøper Microsoft Office som et engangskjøp og deretter bruke de elektroniske samarbeidsfunksjonene til å dele dokumentene, bruker du nettsky.
Men hvis du betaler for Microsoft Office 365, bruker du SaaS fordi du kan få tilgang til programvaren på nettet, samt få skrivebordsversjonen automatisk oppdatert til siste versjon.
Hva er formålet med SaaS?
Hovedmålet med SaaS er å hjelpe deg med å redusere kostnader og distribusjonstid forbundet med installasjon og bruk av nødvendig forretningsprogramvare.
Tenk på det: med SaaS trenger du ikke å kaste bort tid på å installere programvaren på hver brukers datamaskin eller bekymre deg for å holde programvaren sikker mot ondsinnede hackingforsøk. I stedet tar SaaS-leverandører seg av de tekniske aspektene ved utvikling og vedlikehold av programvaren, slik at du kan begynne å bruke den så snart du oppretter en konto hos en bestemt tjenesteleverandør.
Er det ikke bra?
Hva er forskjellen mellom SaaS, PaaS og IaaS?
Jeg nevnte tidligere at SaaS er en undergruppe av cloud computing. Ytterligere to undergrupper av cloud computing inkluderer plattform som en tjeneste (PaaS) og infrastruktur som en tjeneste (IaaS).
Platform as a Service viser til skyplattformtjenester som lar deg bruke plattformen deres til å utvikle, distribuere og administrere applikasjoner. Vanlige eksempler inkluderer Microsoft Azure or Google App Engine. I dette scenariet er skyleverandøren ansvarlig for å administrere servere, lagring, nettverk samt virtualiseringstjenester mens IT-teamet ditt er ansvarlig for å utvikle og vedlikeholde applikasjoner.
Infrastructure as a Service viser til virtualiserte datamaskinressurser som servere, lagring og nettverk. Du kan bruke disse ressursene til å installere et operativsystem for serveren din og utvikle, distribuere og administrere applikasjonene dine. Vanlige eksempler inkluderer Amazon Web Services or Google Cloud Platform. Når du bruker IaaS, er du ansvarlig for virtualisering så vel som for å administrere applikasjonene.
SaaS skiller seg fra både IaaS og PaaS fordi SaaS-leverandøren er ansvarlig for å håndtere alt. Fra virtualisering og apputvikling til servere, lagring og nettverk, alt blir ivaretatt av SaaS-leverandøren selv.
Så hvordan fungerer SaaS?
Som jeg nevnte tidligere, installere programvare som brukes til å kreve en fysisk plate og en kjedelig installasjonsprosess. Programvare som en tjeneste er vert i skyen og krever i de fleste tilfeller ikke installasjon.
I stedet besøker du programvarens nettsted og registrerer deg for en konto ved å bruke e-postadressen din. Du må også opprette et passord eller be om at et passord blir sendt til deg.
Når du har registrert eller mottatt passordet ditt via e-post, bruker du disse opplysningene for å logge på og få tilgang til programvarens verktøy og funksjoner.
Imidlertid er det noen SaaS som tilbyr både en nettleserversjon så vel som en desktopversjon. Både nettleserversjonen og desktopversjonen krever internettilgang for å fungere.
Fordelen med å tilby både nettleser- og desktopversjon er at desktopversjonen lar brukerne forbli pålogget i stedet for å måtte skrive inn brukernavn og passord hver gang.
Registrerings- og registreringsprosessen er den samme, bare i dette tilfellet vil du også ha muligheten til å laste ned skrivebordsversjonen hvis du ønsker det. Du kan deretter bruke e-postadressen eller kontonavnet og passordet for å logge på skrivebordsversjonen og bruke programvaren på skrivebordet.
Hva er noen SaaS-eksempler?
Det er ingen mangel på SaaS-løsninger i dag, og antallet øker stadig. De faller vanligvis inn i to kategorier: Business To Business SaaS (B2B SaaS) og Business To Consumer SaaS (B2C SaaS). I noen tilfeller vil du finne en overlapping der en bestemt applikasjon tjener både forbruker og næringsliv.
Shopify
Shopify er en netthandelsplattform som gjør det enkelt å opprette en nettbutikk uten å måtte ansette en designer. Selv om det primære formålet med plattformen er å tillate deg å selge både digitale og fysiske produkter, Shopify har også en mengde verktøy som gjør det enkelt å administrere og markedsføre butikken din.
Til å begynne med, en gang din Shopify butikken er i gang, kan du koble den til plattformer som Facebook og Amazon og synkronisere produktene dine.
For det andre har appmarkedet tusenvis av apper som gir ekstra funksjoner og funksjonalitet til butikken din. Fra ekstra betalingsportaler og fraktalternativer til integrasjoner med e-postmarkedsføringsplattformer, kan du raskt gjøre en grunnleggende butikk til et kraftig e-handelsnettsted.
Send i blått
Send i blått tar sikte på å ta vare på alle dine digitale markedsføringsbehov. De tilbyr en rekke markedsføringsverktøy rettet mot bedrifter, byråer og e-eiere. De inkluderer:
- E-post og SMS-markedsføring
- Live chat
- CRM og automatisering av markedsføring
- Transaksjonelle e-poster
- Landingssider og påmeldingsskjemaer
- Facebook-annonseadministrasjon
- Og mer
Sendinblue integreres med mange andre SaaS-plattformer som Shopify slik at du kan fokusere på å pleie dine kunder og abonnenter.
Squarespace
Squarespace er en alt-i-ett-nettstedsbygger som bruker en dra og slipp-funksjonalitet for å gjøre det enkelt å opprette et nettsted. Plattformen tilbyr en nettstedbygger samt markedsføringsverktøy som muligheten til å samle e-postadresser og sende e-postkampanjer.
Squarespace har grunnleggende e-handelsfunksjonalitet. Du kan lage en enkel nettbutikk og selge digitale og fysiske produkter. Den integreres med andre verktøy som Stripe og PayPal og MailChimp hvis du trenger mer avanserte markedsføringsfunksjoner. Andre integrasjoner er mulig via Zapier, en online tjeneste som lar deg koble tredjepartsapper med hverandre.
BigCommerce
BigCommerce er en annen populær e-handelsplattform som tilbyr mange funksjoner for eiere av nettbutikker. Den er mer rettet mot bedriftseiere, selv om den har Essentials-planen for små bedrifter. Plattformen, som Shopify, lar deg opprette butikken din og selge på flere kanaler som Facebook, Amazon og mer.
Du kan enkelt administrere varelageret ditt direkte fra oversikten og se hvordan det går med butikken din når det gjelder salg. BigCommerce integreres med Google Shopping og har en appmarked der du kan finne tusenvis av apper for å legge til ekstra funksjoner i butikken din.
Square Online
Square Online lar deg starte en gratis nettbutikk og selge produktene dine hvor som helst. Du kan selge på Facebook, Instagram, personlig og hvor som helst andre steder du ønsker.
Square Online Store er et godt valg hvis du er på et budsjett. Du kan sette opp og drive butikken din gratis og kun betale når du selger noe. Du kan selge gratis så lenge du vil. Grunnavgiften er lik Square's standard fakturahåndteringsgebyrer.
Gratisbutikken har grunnleggende funksjonalitet. Hvis du vil ha mer avanserte funksjoner som å bruke et tilpasset domene, fjerne Square merkevarebygging og lignende, kan du oppgradere til en av deres betalte planer.
HubSpot
HubSpot tilbyr en rekke tjenester tilpasset bedriftseiere. Deres mest bemerkelsesverdige produkt er den gratis CRM-programvaren som lar deg følge med på dine klienter og innkommende kundeemner.
Andre produkter som HubSpot tilbudene inkluderer:
- Marketing Hub som lar deg opprette og administrere annonsekampanjer, legge til live chat eller markedsføringsboter på nettstedet ditt, automatisere e-postmarkedsføring og mer.
- Sales Hub som lar deg følge med på salgspipeline, planlegge møter og e-post, håndtere kundeoppsøking og spore salgsrepresentant.
- Service Hub som inkluderer verktøy som billettering, samtaleoboter, live chat, samtale, hermetiske e-poster og tekstutdrag og mer.
- HubSpot CMS som lar deg lage destinasjonssider og blogger komplett med live chat, samtaleoboter og markedsføringsformer via e-post.
HubSpot tilbyr også en rekke gratis verktøy som du kan bruke for å prøve produktene deres før du tar den endelige kjøpsbeslutningen. Prisene for produktene deres er basert på antall kontakter du har lagret i databasen, og starter på $ 50 for 1000 kontakter.
dropbox
dropbox er et godt eksempel på en SaaS som betjener både B2B- og B2C-sektoren, med ulike planer for bedriftsbrukere og private brukere. De tilbyr skylagring for alle dine viktige dokumenter og filer. Takket være skrivebords- og mobilappen deres kan du få tilgang til filene dine på datamaskinen din og alle mobile enheter du eier. Du kan også synkronisere filer fra datamaskinen og smarttelefonen til Dropbox-servere.
Salesforce
Salesforce er en av de mest populære CRM-løsningene for både små bedrifter og store bedrifter. De tilbyr en integrert løsning som lar alle avdelingene dine, fra menneskelige ressurser til markeds- og salgsavdeling, holde oversikt over kundens reise og følge opp til rett tid med riktig tilbud.
Quickbooks
Quickbooks gjør det enkelt å administrere bøkene dine, sende forslag og fakturaer og se hvordan bedriften din gjør det økonomisk. Du kan enkelt dele informasjonen med regnskapsføreren din, og de kan ta vare på bøkene dine på nettet uten å komme til kontoret ditt.
QuickBooks er et godt eksempel på et SaaS-verktøy som tilbyr både en nettleserversjon og en desktopversjon. De har også noen forskjellige planer tilgjengelig å velge mellom, basert på størrelsen på bedriften din.
Fordelene ved å ta i bruk SaaS
Så nå som vi har dekket hva SaaS er og hvordan det fungerer, la oss se på hvordan bedriften din kan dra nytte av å ta i bruk programvare som en tjeneste.
Få tilgang til programvaren fra hvor som helst
En av de største fordelene ved å bruke programvare som en tjeneste, i motsetning til den tradisjonelle programvaren på stedet, er at det takket være leveransemodellen er tilgjengelig fra hvor som helst. Enten du jobber hjemmefra, et kontor, et samarbeidsområde eller din lokale kaffebar, alt du trenger er en aktiv internettforbindelse for å få tilgang til forskjellige skytjenester.
Nå for tiden blir det å jobbe eksternt mer vanlig. Hvis du eller dine ansatte må tilbringe noen dager med å jobbe hjemmefra, kan de fortsette å gjøre det selv uten å ha en bærbar datamaskin eller datamaskin.
Dette betyr at du ikke trenger å bekymre deg for å melde deg av ansatte som sjekker bedriftens eiendom og stresse over om det vil bli skadet eller feilbehandlet på noen måte.
I stedet kan de bruke sin egen bærbare eller stasjonære datamaskin til å utføre de samme oppgavene som alltid. Dette sikrer at de ansattes produktivitet ikke blir kompromittert, enten du vil begynne å implementere retningslinjer for eksternt arbeid av og til eller fullstendig gå over til et eksternt team.
Tid for å starte
SaaS er allerede forhåndskonfigurert og forhåndsinstallert i skyen. Det betyr at den er klar til bruk så snart du registrerer deg for den.
Det er ingen grunn til å vente på at IT-avdelingen din skal fullføre installasjonsprosessen på alle maskinene på stedet. Det er heller ikke behov for en enda lengre konfigurasjonsprosess.
Bedre skalerbarhet
Se for deg dette: virksomheten har 30 ansatte, og du har nettopp kjøpt 30 eksemplarer av Microsoft Office slik at de kan samarbeide og dele dokumenter.
Men plutselig blomstrer virksomheten din, og du må ansette flere mennesker. Nå må du kjøpe flere eksemplarer av Microsoft Office for samme pris som du betalte for de første 30 kopiene.
Ganske dyrt, nei?
Ikke så dyrt hvis du bruker programvare som en tjeneste. Oftere enn ikke, jo flere brukere du legger til planen din, desto mindre betaler du for hver enkelt bruker.
Ikke bare det, men det er raskt og enkelt å legge til brukere, og hvis du trenger mer lagring eller ekstra funksjoner, kan du oppgradere planen din med et enkelt trykk på en knapp.
Og for å gjøre ting enda bedre, trenger du ikke å bekymre deg for å anskaffe bedre datamaskiner som kan håndtere programvarekravene, fordi alt dette håndteres av programvareleverandøren selv.
Lavere kostnader
Sammen med bedre skalerbarhet og raskere tid til lansering, er det bare naturlig at kostnadene dine blir lavere. Dette er hvordan:
- Totale programvarekostnader over tid - et pågående abonnement kan virke kostbart med det første. Men når du ser nærmere på, er det faktisk billigere i det lange løp. Til å begynne med, er du ikke tvunget til å kjøpe dyre oppgraderinger når en ny versjon av programvaren utgis. For det andre trenger du ikke å bekymre deg for å vedlikeholde dine egne servere eller annen maskinvare for å kjøre programvaren du trenger.
- Lavere forhåndskostnader - i de fleste tilfeller, når du bruker SaaS, er det ingen ekstra installasjonsavgifter som belastes i motsetning til med tradisjonell programvare.
- Ingen ekstra vedlikeholds- eller supportavgift - som jeg har sagt før: alle tekniske aspekter knyttet til bruk av programvare som en tjeneste blir håndtert av programvareleverandøren. De er ansvarlig for vedlikehold, oppdateringer og support, samt sørger for at de har tilstrekkelig maskinvare som trengs for å kjøre programvaren. Du trenger ikke å betale for teknikere som skal konfigurere eller oppdatere programvaren. Du trenger heller ikke å ha ansatte tilgjengelig for å sikre at programvaren kjører som forutsatt.
Integrasjon med annen programvare og verktøy
Hvis du er som de fleste bedriftseiere, bruker du sannsynligvis mer enn bare ett stykke programvare for å drive virksomheten. I dag kan du få tilgang til nesten alle større forretningsapplikasjoner, fra regnskapsprogramvare til bedriftsressursplanlegging, som SaaS. Som et resultat kan du enkelt integrere alle programmene, verktøyene og appene dine og få dem til å fungere sammen.
Det er enkelt å koble din Customer Relationship Management-programvare (CRM) med markedsføringsprogramvaren for e-post, sende salgstallene fra regnearket til regnskapsprogramvaren og mer. Dette betyr at du kan eliminere behovet for å manuelt overføre data fra det ene programmet til det andre.
Du trenger heller ikke bruke tid på å bytte mellom forskjellige verktøy, noe som betyr at du vil ha mer tid til å få ting gjort.
I nærheten av øyeblikkelig oppdatering og lagring
Hvor mange ganger har du jobbet med noe bare for å bli avbrutt av et oppdateringsvarsel? Og så å måtte starte datamaskinen på nytt for å bruke oppdateringen?
Det skjer ikke når du bruker programvare som en tjeneste. Alle nye funksjoner som blir lagt til programvaren er nesten umiddelbart tilgjengelige i nettleseren. Alt du trenger å gjøre for å få tilgang til dem, er å oppdatere siden.
I tillegg til dette trenger du ikke å bekymre deg for å lagre fremdriften din, da endringene du gjør umiddelbart blir lagret i skyen. De er også umiddelbart synlige for andre teammedlemmer og ansatte, noe som igjen betyr raskere samarbeid.
Ulemper ved å ta i bruk SaaS
Dessverre, så stor som SaaS er, er det også noen ulemper forbundet med det. Du må vurdere dem nøye når du bestemmer deg for om SaaS er det riktige valget for deg.
Internett-avhengighet
Programvare som en tjeneste er avhengig av at Internett-tilkoblingen fungerer. Det gjør det tilgjengelig uansett hvor du er eller hvor du jobber fra. Du kan ta en forretningsreise og fortsatt kunne få tilgang til programvaren din. Eller du kan jobbe hjemmefra og fremdeles være i stand til å samarbeide med andre på teamet ditt. Dette er spesielt nyttig når uforutsette omstendigheter følger med og tvinger deg til å ta i bruk en ny måte å drive forretning på.
Men like nyttig som å jobbe eksternt og bare trenger Wi-Fi-lyder, kommer det også med sitt eget sett med utfordringer. Hva skjer for eksempel når du må reise og ditt destinasjonen har ikke høyhastighetsinternett tilgjengelig? Sjansen er stor for at du ikke vil kunne fullføre oppgavene dine så raskt som normalt.
Internett med høy hastighet er ikke det eneste problemet. I tilfeller der strømmen din går ut på grunn av omstendigheter utenfor, vil internett ditt også gå ut. Dette betyr at du må finne et annet sted å jobbe, for eksempel å stole på din lokale kaffebar eller ditt lokale bibliotek. Igjen, hvis disse stedene ikke har pålitelig eller raskt internett, kan produktiviteten og arbeidsflyten din lide.
Som et alternativ kan du i slike scenarier gå tilbake til å bruke tradisjonelle forretningsapplikasjoner og SaaS-alternativer. Vær imidlertid oppmerksom på at du må overføre arbeidet ditt til de vanlige skyapplikasjonene når du er tilbake pålitelig Internett-tilgang.
Sikkerhetsproblemer
En annen ulempe å vurdere når det gjelder SaaS er sikkerhetsrisikoen som følger med. Gitt at antallet trusler på nettet øker, er det bare naturlig å være bekymret for muligheten for å miste sensitiv informasjon.
Noen av sikkerhetsproblemene knyttet til SaaS inkluderer:
- Dårlig identitetsstyring - ikke alle SaaS-leverandører tilbyr sikker tilgang. På toppen av det gir noen av dem ikke støtte for rollebasert tilgangskontroll. Noen av dem tilbyr ikke en kryptert forbindelse mellom dataene dine og applikasjonene deres.
- Få tilgang til hvor som helst problem - den viktigste fordelen med SaaS er muligheten til å få tilgang til applikasjonen eller et program hvor som helst. Men det betyr også at du får tilgang til den fra en usikker eller ukryptert forbindelse. Dette gjør at dataene dine er sårbare for hackingforsøk og andre sikkerhetsproblemer.
- Du vet ikke alltid hvor dataene dine er - SaaS-leverandører er avhengige av virtuelle maskiner for å levere programvaren til kundene sine. Vanligvis vil disse virtuelle maskinene distribueres over hele verden for å sikre tilgjengeligheten døgnet rundt. De vil også flytte data mellom maskiner for å sikre bedre leverbarhet og håndtere belastningsbalanseringsbehov. Selv om dette gir en bedre brukeropplevelse, betyr det også at du ikke kan være sikker på hvor dataene dine er, da det ikke er noen måte å vite hvilken virtuell maskin de er lagret på. Hvis du for eksempel reiser til Paris for forretningsreise og vanligvis bor i Los Angeles, kan dataene dine flyttes til et datasenter i Europa, slik at du får raskere tilgang til dataene dine.
Det er verdt å nevne at selv om dataene dine er lagret i skyen, eier du dem fortsatt. De fleste SaaS-leverandører har servicenivåavtaler (SLA) som sier at dataene dine fremdeles er dine. De sikrer også at du har rett til å hente dataene dine når som helst.
Men hvis du håndterer sensitiv informasjon og sikkerhet er av største betydning, kan en privat sky være et attraktivt alternativ for deg. En privat sky lar deg kjøre SaaS on-premise. Forskjellen mellom en privat sky og en offentlig sky er at i en privat sky deler du datakraft med resten av de ansatte.
Men husk at selv om dette forbedrer sikkerheten betydelig, trenger du en IT-avdeling for å håndtere vedlikehold og vedlikehold i stedet for SaaS-leverandøren.
Tilpasning Bekymringer
Du må også vurdere nivået på tilpasning. De fleste SaaS-applikasjoner har integrasjoner med tredjepartsverktøy gjennom utvidbare applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API).
Noen av verktøyene lar brukerne til og med bruke sitt eget sett med farger eller skrifter for å gjøre grensesnittet mer visuelt tiltalende.
Disse tilpasnings- og integrasjonsalternativene er fine, og de forbedrer arbeidsflyten og produktiviteten betydelig. De kan imidlertid ikke sammenligne med en helt tilpasset bedriftsprogramvare.
Support svartider
Den siste tingen du må vurdere er responstiden for alle SaaS-applikasjoner. Jeg nevnte tidligere at tekniske aspekter knyttet til bruk av programvaren håndteres av SaaS-leverandøren. Dette inkluderer ikke bare oppdateringer, vedlikehold og utvikling, men også å gi støtte til brukerne sine når noe går galt, for eksempel serviceavbrudd.
Dessverre betyr dette at hvis det er et globalt problem med en bestemt applikasjon, vil du ikke være den eneste som leter etter støtte. Du kan sitte fast i en lang ventetid før en supportagent kan takle problemet ditt.
Og i noen tilfeller kan det hende du må ty til e-poststøtte hvis det ikke er støtte for telefon eller live chat, noe som kan føre til enda lengre ventetid. Dette forsinker arbeidet ditt unødvendig. Selv om disse situasjonene ikke er vanlige, skjer de ikke så det er verdt å huske på dem.
Hva du bør tenke på når du kjøper SaaS for virksomheten din
Så langt har jeg dekket hva SaaS er, hvordan det fungerer og fordeler og ulemper ved å bruke det. Jeg har også vist deg noen få eksempler på både B2B og B2C SaaS applikasjoner og verktøy. La oss nå gå gjennom hva du bør vurdere når du kjøper SaaS for din virksomhet.
Bestem behovet
Det første trinnet er å bestemme behovet for et programvareverktøy. For eksempel er du kanskje lei av å holde orden på kundene dine og potensielle kundehenvendelser manuelt. Eller kanskje du vil ha en enklere tid med å gjøre lønn hver måned. I dette tilfellet vet du sannsynligvis umiddelbart at du trenger en slags regnskapsprogramvare eller et kundeforholdsprogramvare.
Men i noen tilfeller er svaret kanskje ikke så opplagt. Du kan takle en mindre ulempe og gjøre ting på den harde måten fordi du ikke er klar over noen eksisterende løsning. Kanskje du vil se mer engasjement på dine sosiale medieposter, men ikke vet at det er verktøy for å hjelpe med dette.
I scenariet ovenfor vil du til slutt bli lei av situasjonen og innse at det må være en bedre måte. Dette vil da føre deg naturlig til det andre trinnet i prosessen: å vite hvilke funksjoner du trenger.
Lag en liste over nødvendige funksjoner
Så du har bestemt at du trenger en bedre måte å håndtere uansett hva problemet er. Det mest logiske trinnet er å lage en liste over nødvendige funksjoner som løsningen skal ha.
Hvis du jobber alene, er dette trinnet relativt enkelt. Men hvis du jobber i en stor virksomhet, blir det mer komplisert. Du må lytte og få tilbakemeldinger fra flere personer. Et par ting du bør tenke på er:
- Målene for et bestemt verktøy - spør deg selv så vel som andre i selskapet ditt hvilket spesifikt mål dette verktøyet skal hjelpe deg å oppnå.
- Liste over oppgaver - Du vil også registrere en liste over alle oppgavene dette verktøyet skal hjelpe deg med
Ikke vær redd for å bli eksplisitt i instruksjonene dine, og spør dine ansatte hvilke funksjoner de vil se i et verktøy, og oppmuntre dem til å gjøre sin egen undersøkelse. Du kan til og med angi en tidslinje for alle å tenke på disse spørsmålene, ta notater og deretter gjennomgå og sammenligne dem.
Søk etter en løsning
Nå er du bevæpnet med en liste over funksjoner, oppgaver og mål det foretrukne verktøyet ditt bør ha. Nå er det perfekte tidspunktet å ta neste steg og søke etter en løsning.
Forskning er tidkrevende og ikke spesielt spennende. Imidlertid, hvis du ikke gjør forskningen din, kan du slutte med feil SaaS-applikasjon som vil ende opp med å koste deg mer i det lange løp.
Forskning vil ikke bare sikre at verktøyet er den rette løsningen for din virksomhet og din situasjon, men det vil også hindre deg i å kaste bort tid, penger og ressurser på unødvendig programvare.
Det er flere måter å gjøre dette på, og den enkleste er å Google det. I dag er det mye informasjon om SaaS-applikasjoner. Fra profesjonelle anmeldelsessider til Youtube-videoer og mer personlige anmeldelser, du er bortskjemt med valg.
Alt du trenger å gjøre er å søke etter et begrep som beskriver problemet ditt. For eksempel kan du søke etter "hvordan du deler skjermen min med andre" eller "hvordan du registrerer skjermen min for en tutorial".
I noen tilfeller vil du få et øyeblikkelig svar i form av en video eller et blogginnlegg som forklarer prosessen og lenker til anbefalt programvare. Dette kan til og med hjelpe deg med å bestemme hvilken type programvare du trenger.
Men noen ganger vil du få tusenvis av resultater, som hver anbefaler et annet verktøy. Det er klart det ikke er veldig nyttig.
Så hva gjør du da?
Du går videre til neste trinn: spør kollegene og det profesjonelle nettverket.
Spør kollegene og nettverket
Bortsett fra godt Google-søk, er det noen andre måter å undersøke den perfekte SaaS for dine behov. Det er omtrent det samme som å undersøke hvor du kan dra til din neste ferie eller hvilken grill du kan kjøpe til kommende sommersamlinger.
I stedet for å stole på at en programvareleverandør kommer på døren og presenterer produktet deres, vil du vende deg til ditt profesjonelle og personlige nettverk.
For det første kan du snakke med andre beslutningstakere i bransjen og be dem om programvareanbefalinger. En telefonsamtale eller en e-post er en fin måte å komme i kontakt med, eller du kan ta det et skritt videre og diskutere det over lunsj.
Du kan også spørre de ansatte om de kjenner til et verktøy som vil fungere eller se på anbefalingene deres hvis de har inkludert det på andre trinn i prosessen.
Hvis du er i en Facebook-gruppe med andre bedriftseiere i samme bransje, kan du lage et innlegg og be dem dele de foretrukne verktøyene deres, så vel som hva de elsker og hater om det.
Et annet flott sted for å få anbefalinger inkluderer LinkedIn-grupper eller til og med LinkedIn-tilkoblinger.
Ikke ignorere lokale forretningsbegivenheter og møter, da du kan bruke dem som en mulighet til å få innspill fra kollegene og ekte anbefalinger.
Til slutt, ikke ignorere det personlige nettverket. Noen ganger kan venner og familie være en stor ressurs når du leter etter et nytt programvareverktøy.
Uansett hvem du spør, så deler de mer enn gjerne sine erfaringer med deg og peker deg i riktig retning.
Les anmeldelser fra tredjepart
En annen måte å avgjøre om en bestemt programvare er det riktige valget, er å lese anmeldelser fra tredjepart.
Det er ingen mangel på tredjeparts gjennomgangssider som tar sikte på å gi deg en objektiv oversikt over hva hver programvare gir. De legger ofte sammen side om side sammenligninger så vel som ekte kundeopplevelser, slik at du kan få et fullstendig bilde av hva du kan forvente.
Dra fordel av gratis forsøk
Nå bør du ha en ganske god ide om hvilken type programvare du trenger. Du har til og med noen få spesifikke anbefalinger. Neste trinn er å se om de spesielle SaaS-produktene tilbyr en gratis prøveperiode.
De fleste SaaS tilbyr en 14-dagers gratis prøveperiode der du kan utforske alle funksjonene de har å tilby. Noen har til og med en detaljert ombordprosess som hjelper deg å bli vant til å bruke og jobbe med verktøyet.
Husk imidlertid at du ikke vil være den eneste som bruker programvaren. Vurder å be noen få av dine ansatte om å registrere deg for rettssaken, så de kan hjelpe ombord andre i selskapet ditt. Dette vil også gi deg uvurderlig tilbakemelding på om du har funnet riktig verktøy eller ikke.
Det er verdt å nevne at noen SaaS-applikasjoner vil tilby en gratis versjon som kan være perfekt hvis du driver en mindre virksomhet med færre ansatte. Ikke glem å sjekke prisplanene og programvarelisensene for å se hva som er tilgjengelig og hvordan du vil bli fakturert hvis du bestemmer deg for å registrere deg for det.
Kontakt Different VendORS
Når du har gjort undersøkelsene dine og du har prøvd noen få applikasjoner, anbefaler jeg at du tar kontakt direkte til programvareleverandører, spesielt hvis de ikke har en robust introduksjonsprosess på plass.
Årsaken til dette er enkel: De er de best kvalifiserte menneskene som kan fortelle deg om søknaden deres er det riktige valget for bedriften din. Du kan også diskutere ulike priser og lisenser for programvarelisenser, og de kan til og med lage en tilpasset onboarding-løsning eller implementeringsprosess.
Dette vil sikre at dine ansatte tar i bruk programvaren raskt, slik at de kan komme tilbake til å gjøre jobben sin.
Mens du snakker med leverandørene, husk at det er du som har ansvaret, siden du er den som tar kjøpsbeslutningen. De må kunne fortelle deg hvordan programvaren deres hjelper og gi deg de beste fremgangsmåtene for å bruke den. Hvis du ikke føler deg komfortabel med tjenesten deres eller hvordan de svarer på spørsmålene dine, bør du vurdere å gå videre og finne en bedre løsning.
Til slutt er det ikke noe som skal gjøres lett å bestemme seg for en programvare for bedriften. Å gjøre forskningen før du tar den endelige beslutningen og vite når du skal si nei, er avgjørende. Ved å gjøre det, vil du ende opp med programvaren som ikke bare løser problemet, men du også liker å bruke.
Ergo: Er SaaS for deg?
Totalt sett har SaaS mange fordeler for små og store bedrifter. Det er et godt valg og en flott løsning hvis du vil forbedre bedriftens arbeidsflyt, samarbeid og produktivitet. Det passer også bra hvis du vil redusere driftskostnadene dine og bare betale for funksjonene du trenger og bruker.
Imidlertid, hvis du håndterer svært sensitive data, kan en spesialutviklet løsning være et bedre valg da den kan gi deg bedre sikkerhetsfunksjoner. Det er heller ikke den beste passformen hvis du ikke har en pålitelig og rask internettforbindelse, siden leveringsmodellen SaaS-programvaren trenger en Internett-tilkobling for å fungere ordentlig. Dette er en annen situasjon der egendefinerte programvareprogrammer på stedet kan passe bedre.
Og det er en innpakning. Jeg håper du elsket artikkelen min om fordeler og ulemper SaaS har, og at du lærte hvordan den fungerer.
Du bør nå være forberedt på å finne de beste SaaS for forretningsbehovene dine, så kom deg på jobb.
Har du brukt SaaS i virksomheten din før? Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor!
