Revisión de signNow: todo lo que necesita saber sobre esta plataforma de firma electrónica

signNow es una plataforma de gestión de firmas electrónicas y documentos basada en la nube que simplifica la firma de documentos, contratos y formularios en línea. Además, signNow puede presumir de herramientas de automatización de flujo de trabajo, generación de documentos y gestión de contratos.

firmar ahora es parte del conjunto de soluciones digitales de airSlate. airSlate, una solución de flujo de trabajo de documentos todo en uno sin código, ofrece una amplia gama de funciones de gestión y automatización de documentos. Muchas de estas funciones se superponen con signNow; sin embargo, queremos enfatizar que signNow y airSlate son dos productos separados.

Dicho esto, en esta revisión, examinaremos las características principales, los precios y cómo implementar esta plataforma de signNow. Esa es una buena cantidad para cubrir, ¡así que pasemos a esta revisión de SignNow!

Revisión de signNow: características principales de signNow

Su cuenta signNow viene con un tablero. Desde aquí, puede ver, administrar y editar todos sus documentos desde un punto localizado. También puede supervisar sus flujos de trabajo y métricas clave de un vistazo. 

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos, dirijamos nuestra atención al meollo de lo que signNow tiene para ofrecer:

Gestión de documentos

Como hemos mencionado, una de las características más destacadas de signNow es su funcionalidad de firma electrónica. signNow le facilita la creación y el envío de documentos para su firma, así como su almacenamiento seguro en la nube. Le permite transformar archivos PDF (y otros documentos) con campos rellenables de arrastrar y soltar, incluida la posibilidad de que los destinatarios firmen electrónicamente su documento. Pero no solo se pueden agregar cuadros de firma rellenables. Puede insertar los campos que permiten al firmante agregar sus iniciales y fechas, así como crear menús desplegables, agregar casillas de verificación y campos numéricos. 

Los campos rellenables se pueden asignar al usuario final con un mensaje personalizado que le indique cómo rellenar el documento. Además, en el caso de los archivos PDF, puede anotar, resaltar y agregar imágenes a cualquier parte del documento. También puede ocultar información confidencial si es necesario. 

Puede crear documentos y plantillas de contrato completamente nuevos mediante el editor de arrastrar y soltar de signNow. Luego, puede completarlos importando datos desde cualquier registro que cargue, sin necesidad de codificar. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con pedidos de clientes, puede importar esta información directamente a un documento de factura para ahorrarse tener que agregar estos detalles manualmente. 

Puede configurar recordatorios por correo electrónico para cada firmante, junto con una fecha de vencimiento. Por ejemplo, usted y los firmantes recibirán una actualización por correo electrónico cuando todos hayan firmado el documento. También puede recibir notificaciones cuando las personas realicen cambios en el documento. El seguimiento de auditoría de signNow puede ser útil si usted y los destinatarios del documento necesitan un registro detallado de quién vio y firmó el documento y cuándo. 

Todas las firmas están protegidas con una autenticación de dos pasos. Los usuarios pueden firmar documentos desde cualquier dispositivo dibujando, cargando su firma o escribiéndola en el campo necesario.

Pagos

signNow es una excelente opción para las empresas que desean poder cobrar los pagos de sus contratos, facturas o presupuestos. 

signNow le permite agregar el cobro de pagos automatizado a sus flujos de trabajo de documentos. Esto significa que cuando un cliente firma uno de sus documentos, se lo lleva automáticamente a la pasarela de pago de su elección. 

Los pagos cumplen con PSI-DSS, y cada transacción está documentada y se puede buscar para futuras auditorías. 

Además, ve el análisis de sus transacciones desde su tablero (más sobre esto a continuación).

Gestión de contratos

Cuando se trata de negociación y administración de contratos, generalmente hay una buena cantidad de ida y vuelta entre usted y un tercero antes de que se finalice el contrato.

 Afortunadamente, signNow le facilita la creación y administración de varios contratos, que incluyen:

• Factura
• Contratos de venta
• Documentos de adquisición
• Contratos de empleados
• Mis Pedidos

…¡para nombrar unos pocos!

También puede automatizar la recopilación de datos dentro de sus documentos y contratos. Por ejemplo, supongamos que está negociando un nuevo pedido de suministro. Puede crear un documento de aprovisionamiento inicial utilizando los registros de datos del cliente. O puede enviar al destinatario un documento rellenable para que lo complete y especifique los detalles que necesita. Luego, una vez que haya firmado los documentos, puede enviar un correo electrónico automático solicitando más firmas. Seguido de una factura automatizada una vez que todas las partes necesarias hayan firmado el contrato. 

Además de eso, cada interacción entre usted y sus clientes se archiva y se puede recuperar al instante. Esto significa que puede acceder a cada versión del acuerdo para monitorear de cerca el progreso de las negociaciones y modificaciones del contrato.

Encuestas y formularios web

signNow también le permite recopilar información del cliente a través de los siguientes tipos de documentos:

• Encuestas
• Sondeos
• CUESTIONARIOS
• Formularios de comentarios basados ​​en la web

Puede crear encuestas desde cero utilizando el editor de arrastrar y soltar de signNow, que incluye formularios basados ​​en condiciones y encuestas que responden a los datos que ingresa un usuario. Además, signNow admite la lógica IF, AND y OR para permitirle personalizar lo que sucede una vez que un usuario ingresa una respuesta en uno de los campos. 

Por ejemplo, si un usuario dice que está contento con su servicio, puede preguntarle qué funciones disfruta. Mientras que, si dicen que no están contentos, esto podría desencadenar la encuesta para pedirles que expliquen qué creen que podrías hacer mejor. Como puede ver, al usar encuestas basadas en lógica, se asegura de mostrar solo los campos que se aplican al cliente específico en cuestión.

Automatización

Como ya hemos insinuado, el ir y venir de enviar varios documentos por correo electrónico entre usted y sus clientes no solo requiere mucho tiempo y es antieconómico; también deja margen para el error.

Aquí es donde la automatización de signNow resulta útil. Puede crear flujos de trabajo ilimitados para todos sus documentos. 

A continuación se muestra un ejemplo del tipo de flujo de trabajo automatizado que quizás desee configurar: puede enviar automáticamente una factura tan pronto como un cliente haya firmado un acuerdo con usted. 

Del mismo modo, puede utilizar flujos de trabajo automatizados para generar formularios, recopilar firmas, aceptar pagos, asignar roles y tareas a los empleados, etc. Por ejemplo, con este último, digamos que tiene un equipo de facturación; Al usar flujos de trabajo automatizados, puede asegurarse de que las facturas y los documentos relacionados con las facturas se les envíen automáticamente. 

También puede integrar sus flujos de trabajo con su pila tecnológica existente, incluido software como GSuite, Office 365, Salesforce, etc. Con este último, puede actualizar automáticamente los registros de clientes dentro de su CRM cada vez que los clientes ingresan sus detalles en uno de sus formularios o documentos de signNow. . 

Análisis

signNow ofrece datos analíticos en tiempo real sobre el estado de sus documentos. Por ejemplo, cuántos documentos se procesaron con éxito, el tiempo que llevó recopilar firmas, la cantidad de correos electrónicos abiertos, etc.

Puede configurar su tablero para rastrear datos críticos. Por ejemplo, el número de contratos firmados y pagos recibidos. También puede monitorear métricas personalizables para cada etapa de su flujo de trabajo (es decir, creación de documentos, recopilación de firmas y archivo). 

Además, hay cientos de plantillas de informes para elegir que puedes integrar con múltiples fuentes de datos en vivo. De esa manera, sabes que la información que estás viendo siempre está actualizada. 

Ejemplos de plantillas de informes incluyen:

• Informes de gastos, pagos e ingresos
• Flujos de trabajo de contratos, adquisiciones y facturas
• Incorporación de empleados (generación de contratos, contratos firmados, solicitudes de licencia, etc.)

Puede ver los cambios y las aportaciones a los documentos realizados por miembros individuales del equipo, administradores y socios comerciales. Incluso puede generar informes que detallen el cronograma exacto del proceso de firma, incluido quién firmó, cuándo firmó y qué cambios se realizaron durante el proceso. Todos los cambios se documentan, por lo que puede estar seguro de que puede utilizar este informe para fines de cumplimiento y auditoría.

Por último, puede exportar estos informes como archivos PDF, CSV o XLS y compartirlos a través de SMS, correo electrónico y código QR.

Revisión de signNow: Integraciones

signNow cuenta con una gama decente de integraciones nativas para ayudarlo a agrupar múltiples fuentes de datos en un lugar localizado. Las integraciones más populares incluyen aplicaciones para almacenamiento en la nube, CRM (gestión de relaciones con clientes), gestión de documentos, seguridad y productividad:

Para darle una idea de lo que se ofrece, hemos enumerado algunas integraciones disponibles a continuación:

• Gestión de documentos – Microsoft Office, Documentos y Hojas de cálculo de Google
• CRM – Hubspot, Zoho, y Salesforce
• Cloud Storage - Google Drive, Dropbox, OneDrive
• Productividad – Zapier, Slack, Lugar de trabajo
• Seguridad – 1Password

¡Pero hay más de 100 integraciones diferentes disponibles!

Revisión de signNow: servicio al cliente

Aunque signNow es relativamente simple de usar, hay una amplia variedad de recursos y documentación en el sitio web de signNow para ayudarlo a comenzar. 

Éstos incluyen:

• El centro de ayuda: encontrará información sobre todas las funciones, integraciones y precios de signNow. 
• Preguntas
• Academy: aquí puede acceder a cursos y certificaciones gratuitos sobre flujos de trabajo, gestión de documentos y mucho más.
• Blog

Si tiene preguntas para las que no puede encontrar las respuestas o necesita soporte técnico, también puede comunicarse con el equipo de signNow a través del chat en vivo o su formulario de contacto. Su equipo está disponible 24/7.

La asistencia telefónica también está desbloqueada con el nivel de precios más caro de signNow.

Revisión de signNow: Precios

Hay cuatro planes de precios disponibles; todos ofrecen opciones de facturación mensual o anual. Con este último, puedes beneficiarte de hasta un 60% de descuento. Le proporcionaremos el precio de la facturación mensual a continuación. 

También vale la pena señalar que signNow viene con una prueba gratuita de siete días. Si elige la facturación mensual, su plan se renovará automáticamente al final de cada período (lo mismo se aplica a la facturación anual). Si no desea continuar con su plan, puede cancelarlo antes del próximo período de facturación. 

Todos los planes incluyen atención al cliente por chat en vivo. Puede obtener más información sobre los precios de signNow en comparación con otras aplicaciones de firma electrónica. 

Negocios: $ 8 por usuario, por mes

El plan Business está diseñado para pequeñas empresas que necesitan servicios de gestión de documentos relativamente sencillos. 

Incluye:

• Generación de documentos 
• Campos de PDF rellenables
• Capacidades de eSignature 
• Puede crear plantillas de informe ilimitadas 
• Acceda a integraciones de almacenamiento en la nube, incluidos Google Drive, OneDrive, Dropbox y otros proveedores populares
• Control de versiones del documento: es decir, puede ver cada versión del documento, quién firmó y cuándo.
• Compatibilidad móvil 
• Puede enviar notificaciones y recordatorios a los firmantes. 

Business Premium: $ 15 por usuario, por mes

El siguiente plan ofrece la mejor relación calidad-precio e incluye todo lo que encontrarás en el plan Business, además de:

• Configuraciones de documentos condicionales: es decir, para encuestas, formularios web y cuestionarios, puede usar los operadores 'y', 'o' y 'si' para personalizar lo que ven los usuarios en función de sus respuestas. 
• Envío masivo: puede enviar solicitudes de firma a varias partes de una sola vez.
• Invitaciones de enlace de firma: no se necesita correo electrónico para la recopilación de firmas; simplemente puede enviar un enlace al documento para que el destinatario lo firme
• Grupos de documentos: puede organizar documentos por afiliación de grupo, Es decir, empresa, departamento, etc.

Empresa – $30 por usuario, por mes

El plan Enterprise brinda a las organizaciones todo lo que necesitan para administrar flujos de trabajo más complicados. Incluye todo en los planes anteriores y:

• Opciones de solicitud de pago
• Protección de seguridad avanzada: los documentos se escanean automáticamente en busca de amenazas y contenido malicioso cuando se cargan. 
• Flujos de trabajo condicionales avanzados: por ejemplo, puede enrutar documentos a varias partes en función de la firma de pedidos.
• Marca personalizada de documentos y tableros

Business Cloud: $ 50 por usuario, por mes

El plan Business Cloud ofrece todo en los planes anteriores y el uso de las características de la nube de airSlate, tales como:

• CRM e integraciones de ventas 
• Cumplimiento de HIPAA y 21 CFR Parte 11: esto incluye registros de auditoría, autenticación de dos factores y seguridad de grado de registro médico 
• Asistencia telefónica
• Soporte de integración personalizado: el equipo de signNow lo ayudará a integrarse con su pila tecnológica existente.

Revisión de signNow: Preguntas frecuentes

Antes de concluir esta revisión de signNow, nos esforzaremos por responder algunas de las preguntas más frecuentes sobre las plataformas:

¿Cómo configuro una cuenta signNow y firmo un documento de firma electrónica?

Es relativamente simple crear una cuenta signNow. Primero, si visita el sitio web de signNow, podrá iniciar una prueba gratuita de siete días seleccionando el botón 'Prueba gratuita' en la esquina superior derecha de la página de inicio. A continuación, puede utilizar su cuenta de Google, Facebook o correo electrónico para registrarse. Una vez que haya ingresado sus datos, será dirigido al tablero. A partir de ahí, es sencillo empezar a editar y crear documentos:

1. Seleccione 'Cargar o Crear' en la página de inicio y busque el archivo apropiado. O arrastre un documento al navegador para cargarlo.
2. En la barra lateral izquierda, seleccione el icono 'Mi firma'.
3. Seleccione el área del documento donde desea crear un campo rellenable para agregar su firma.
4. Puede crear una nueva firma dibujando, cargando una imagen o utilizando la opción de tipo de firma.
5. Una vez que se haya firmado el documento, haga clic en 'Guardar y cerrar' para volver al panel de control. 
6. Alternativamente, puede hacer clic en 'Invitar a firmar' para enviar su documento para que lo firme un tercero. Ahora puede invitar a otros a firmar el documento o compartirlo.

¿Qué documentos admite signNow? 

Además de la gestión de archivos PDF y doc/docx, signNow también admite otros 14 formatos, incluidos:

• . Ppt
• . Rtf
• .png
• .tif
• .pelea
• .jpg
• . Jpeg

¿Existe una extensión de navegador para signNow?

Sí, puede descargar una extensión de Chrome visitando la tienda web de Chrome y buscando signNow:

1. Una vez que la extensión esté instalada, inicie sesión en su cuenta signNow.
2. Ahora, puede seleccionar cualquier documento del navegador haciendo clic con el botón derecho en 'Abrir en signNow'.
3. Se abrirá el documento en su panel de signNow y podrá editarlo según sea necesario.

Revisión de signNow: nuestro veredicto final

En general, pensamos firmar ahora es la solución perfecta para empresas y particulares que necesitan una forma clara y estructurada de gestionar sus documentos. Con flujos de trabajo automatizados, es fácil acelerar el proceso de negociación de contratos, envío de facturas y obtención de firmas. 

Sin embargo, no podemos dejar de notar que la mayoría de las funciones de flujo de trabajo de signNow solo están disponibles en los planes de nivel superior. Estos planes son excelentes para empresas grandes y de tamaño empresarial, pero las empresas más pequeñas pueden sentirse intimidadas por el precio. 

Si bien los planes Business y Business Premium brindan firmas electrónicas y funcionalidad de recordatorio por correo electrónico, no tiene tanto control sobre la automatización. Por ejemplo, puede recopilar firmas, pero no puede automatizar lo que sucede después de recopilarlas más allá de notificar a los destinatarios. Por el contrario, con los planes de nivel superior, también puede automatizar el cobro de pagos después de firmar un documento.

Por esta razón, a menos que esté buscando usar signNow para crear documentos, a diferencia de la administración del flujo de trabajo, los planes de nivel inferior faltan un poco. 

Dicho esto, el plan Enterprise es relativamente rentable por lo que incluye. Comparemos signNow con otros administradores de flujo de trabajo como Monday.com. Verá que no ofrecen el mismo grado de control de documentos. Del mismo modo, el software para la gestión de documentos, como DocuSign, no ofrece el mismo grado de personalización que signNow. Por ejemplo, no puede asignar usuarios al campo de firma, crear roles para diferentes documentos o solicitar pagos a menos que esté en su plan de nivel superior, que cuesta más que signNow.

En resumen, signNow ofrece mucho por su precio en comparación con sus competidores. Por lo tanto, sería una inversión que valdría la pena si necesita una gestión integral de documentos y flujos de trabajo y puede permitirse planes más complejos.

Eso es todo por este letrero. Ahora repasemos, amigos, les toca a ustedes. ¿Qué opinas sobre signNow? ¡Cuéntanos tus pensamientos en el cuadro de comentarios a continuación!