¿Qué es el SaaS? Definición y ejemplos

¿Qué es una empresa SaaS? Todo lo que necesita saber sobre el software como servicio

En la publicación de hoy, explicaré qué es SaaS, las ventajas y desventajas que tiene para los propietarios de negocios y cómo encontrar el mejor SaaS para las necesidades de su negocio.

Creo que estará de acuerdo conmigo cuando le diga: el proceso de compra de software para las necesidades de su negocio es un proceso tedioso y complicado.

¿O es eso?

¿Qué pasa si te digo que hay una manera mejor y más fácil de usar software en tu negocio?

En lugar de confiar en comprar un disco físico con el software y luego pasar por un largo proceso de instalación, todo lo que tiene que hacer es registrarse con su dirección de correo electrónico, iniciar sesión y estará listo para trabajar.

Este modelo se conoce como Software as a Service (SaaS).

¿Qué es el SaaS?

SaaS significa Software as a Service. El término se refiere a la entrega y licencia de software donde los usuarios finales acceden al software en línea. Los usuarios finales generalmente pagan una tarifa de suscripción regular para poder usar el software.

SaaS no es un concepto nuevo. Ha existido desde la década de 1960. En aquel entonces, las computadoras no solo eran grandes sino también caras. Muchas empresas no podían permitirse invertir en una computadora. Como tal nació el modelo SaaS. Al principio, involucraba varios terminales que tenían teclados y monitores sin CPU. Fueron conectados en red a una unidad central donde se almacenaron todos los datos.

Debería ingresar datos a través del teclado del terminal y enviarlos a la unidad central que luego los envió al monitor apropiado.

Con el tiempo, este sistema ha evolucionado de manera similar a las computadoras y la industria SaaS migró gradualmente a la nube.

En este punto, puede estar pensando que SaaS es lo mismo que la computación en la nube. Y tienes razón ... algo.

SaaS es un subconjunto de la computación en nube. La computación en la nube se refiere a una amplia gama de servicios donde se accede o maneja algunos aspectos del servicio en línea en lugar de hacerlo completamente en su propia computadora o servidores de la compañía.

El software como servicio es una pieza de software a la que se accede a través de la nube. Cuando utiliza software como servicio, todos los datos asociados con ese software también se almacenan en la nube.

Por ejemplo, si compras microsoft Office como una compra única y luego usa las funciones de colaboración en línea para compartir los documentos, estás usando la computación en la nube.

Pero si paga por Microsoft Office 365, está utilizando SaaS porque puede acceder al software en línea y también puede actualizar automáticamente la versión de escritorio a la última versión.

¿Cuál es el propósito de SaaS?

El objetivo principal de SaaS es ayudarlo a reducir los costos y el tiempo de implementación asociados con la instalación y el uso del software empresarial necesario.

Piénselo: con SaaS, no tiene que perder el tiempo instalando el software en la computadora de cada usuario ni preocuparse por mantener el software a salvo de intentos de piratería maliciosa. En cambio, los proveedores de SaaS se ocupan de los aspectos técnicos del desarrollo y mantenimiento del software para que pueda comenzar a usarlo tan pronto como cree una cuenta con un proveedor de servicios en particular.

¿No es genial?

¿Cuál es la diferencia entre SaaS, PaaS e IaaS?

Mencioné anteriormente que SaaS es un subconjunto de la computación en la nube. Otros dos subconjuntos de computación en la nube incluyen Plataforma como servicio (PaaS) e Infraestructura como servicio (IaaS).

Plataforma como servicio se refiere a los servicios de plataforma en la nube que le permiten usar su plataforma para desarrollar, implementar y administrar aplicaciones. Los ejemplos comunes incluyen microsoft Azure or Google App Engine. En este escenario, el proveedor de la nube es responsable de administrar los servidores, el almacenamiento, las redes y los servicios de virtualización, mientras que su equipo de TI es responsable del desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

Infraestructura como servicio se refiere a recursos informáticos virtualizados como servidores, almacenamiento y redes. Puede usar estos recursos para instalar un sistema operativo para su servidor y desarrollar, implementar y administrar sus aplicaciones. Los ejemplos comunes incluyen Amazon Web Services or Google Cloud Platform. Al usar IaaS, usted es responsable de la virtualización, así como de administrar las aplicaciones.

SaaS difiere de IaaS y PaaS porque el proveedor de SaaS es responsable de administrar todo. Desde la virtualización y el desarrollo de aplicaciones hasta los servidores, el almacenamiento y las redes, el proveedor de SaaS se encarga de todo.

Entonces, ¿cómo funciona SaaS?

Como mencioné anteriormente, la instalación de software solía requerir un disco físico y un tedioso proceso de instalación. El software como servicio está alojado en la nube y, en la mayoría de los casos, no requiere instalación.

En su lugar, visitará el sitio web del software y se registrará para obtener una cuenta con su dirección de correo electrónico. También deberá crear una contraseña o solicitar que se le envíe una contraseña.

Una vez que haya registrado o recibido su contraseña por correo electrónico, utilizará esas credenciales para iniciar sesión y acceder a las herramientas y características del software.

Sin embargo, hay algunos SaaS que ofrecen tanto una versión de navegador web como una versión de escritorio. Tanto la versión del navegador como la versión de escritorio requieren acceso a Internet para funcionar.

El beneficio de ofrecer tanto una versión de navegador como de escritorio es que la versión de escritorio permite a los usuarios permanecer conectados en lugar de tener que ingresar su nombre de usuario y contraseña cada vez.

El proceso de registro y registro es el mismo, solo que en este caso, también tendrá la opción de descargar la versión de escritorio si así lo desea. Luego puede usar su dirección de correo electrónico o nombre de cuenta y contraseña para iniciar sesión en la versión de escritorio y usar el software en su escritorio.

¿Cuáles son algunos ejemplos de SaaS?

No hay escasez de soluciones SaaS hoy en día y su número sigue creciendo. Por lo general, se dividen en dos categorías: SaaS Business to Business (B2B SaaS) y Business To Consumer SaaS (B2C SaaS). En algunos casos, encontrará una superposición donde una aplicación particular sirve tanto al consumidor como al sector empresarial.

Shopify

Shopify

Shopify es una plataforma de comercio electrónico que facilita la creación de una tienda en línea sin tener que contratar a un diseñador. Aunque el objetivo principal de la plataforma es permitirle vender productos tanto digitales como físicos, Shopify también tiene una gran cantidad de herramientas que facilitan la administración y promoción de su tienda.

Para empezar, una vez que tu Shopify La tienda está en funcionamiento, puede conectarla a plataformas como Facebook y Amazon y sincronizar sus productos.

En segundo lugar, su mercado de aplicaciones tiene miles de aplicaciones que agregan características y funcionalidades adicionales a su tienda. Desde pasarelas de pago adicionales y opciones de envío hasta integraciones con plataformas de marketing por correo electrónico, puede convertir rápidamente una tienda básica en un poderoso sitio web de comercio electrónico.

SendinBlue

SendinBlue tiene como objetivo atender todas sus necesidades de marketing digital. Ofrecen una variedad de herramientas de marketing dirigidas a empresas, agencias y propietarios de comercio electrónico. Incluyen:

  • Marketing por correo electrónico y SMS
  • Chat en vivo
  • CRM y automatización de marketing
  • Correos electrónicos transaccionales
  • Páginas de destino y formularios de registro
  • Gestión de anuncios de Facebook
  • Y más...

Sendinblue se integra con muchas otras plataformas SaaS como Shopify para que pueda concentrarse en nutrir a sus clientes y suscriptores.

Squarespace

Squarespace es un creador de sitios web todo en uno que utiliza una funcionalidad de arrastrar y soltar para facilitar la creación de un sitio web. La plataforma ofrece un creador de sitios web, así como herramientas de marketing, como la capacidad de recopilar direcciones de correo electrónico y enviar campañas de correo electrónico.

Squarespace tiene una funcionalidad básica de comercio electrónico. Puede crear una tienda en línea simple y vender productos digitales y físicos. Se integra con otras herramientas como Stripe y PayPal y MailChimp si necesita funciones de marketing más avanzadas. Otras integraciones son posibles a través de Zapier, un servicio en línea que le permite conectar aplicaciones de terceros entre sí.

BigCommerce

BigCommerce es otra plataforma de comercio electrónico popular que ofrece muchas funciones para los propietarios de tiendas en línea. Está orientado más a los propietarios de tiendas empresariales, aunque tiene el plan Essentials para pequeñas empresas. La plataforma, como Shopify, le permite crear su tienda y vender en múltiples canales como Facebook, Amazon y más.

Puede administrar fácilmente su inventario directamente desde su tablero y ver cómo le está yendo a su tienda en términos de ventas. BigCommerce se integra con Google Shopping y tiene un mercado de aplicaciones donde puede encontrar miles de aplicaciones para agregar funciones adicionales a su tienda.

Tienda Online Cuadrada

Tienda Online Cuadrada le permite iniciar una tienda en línea gratuita y vender sus productos desde cualquier lugar. Puede vender en Facebook, Instagram, en persona y en cualquier otro lugar que desee.

Square Online Store es una excelente opción si tiene un presupuesto limitado. Puedes configurar y administrar tu tienda gratis y solo pagar cuando vendes algo. Puedes vender de forma gratuita todo el tiempo que quieras. El cargo básico es igual a las tarifas de procesamiento de facturas estándar de Square.

La tienda gratuita tiene una funcionalidad básica. Si desea funciones más avanzadas, como el uso de un dominio personalizado, la eliminación de la marca Square y similares, puede actualizar a uno de sus planes pagos.

HubSpot

HubSpot ofrece una gama de servicios orientados a dueños de negocios. Su producto más notable es el software CRM gratuito que le permite realizar un seguimiento de sus clientes y clientes potenciales entrantes.

Otros productos que ofrece HubSpot incluyen:

  • Marketing Hub, que le permite crear y administrar campañas publicitarias, agregar chat en vivo o bots de marketing a su sitio, automatizar su marketing por correo electrónico y más.
  • Centro de ventas que le permite realizar un seguimiento de su canal de ventas, programar reuniones y enviar correos electrónicos, gestionar el alcance de los clientes y realizar un seguimiento del rendimiento del representante de ventas.
  • Service Hub, que incluye herramientas como tickets, bots conversacionales, chat en vivo, llamadas, correos electrónicos enlatados y fragmentos, y más.
  • HubSpot CMS que te permite crear páginas de destino y blogs completos con chat en vivo, bots conversacionales y formularios de marketing por correo electrónico.

HubSpot también ofrece una serie de herramientas gratuitas que puede usar para probar sus productos antes de tomar la decisión final de compra. El precio de sus productos se basa en la cantidad de contactos que ha almacenado en su base de datos y comienza en $ 50 por 1000 contactos.

Dropbox

Dropbox es un gran ejemplo de un SaaS que sirve tanto al sector B2B como al B2C, con diferentes planes para usuarios comerciales y usuarios privados. Ofrecen almacenamiento en la nube para todos sus documentos y archivos importantes. Gracias a su aplicación de escritorio y móvil, puede acceder a sus archivos en su computadora y cualquier dispositivo móvil que posea. También puede sincronizar archivos desde su computadora y teléfono inteligente a los servidores de Dropbox.

Salesforce

Salesforce es una de las soluciones de CRM más populares tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas. Ofrecen una solución integrada que permite a todos sus departamentos, desde los recursos humanos hasta el departamento de marketing y ventas, realizar un seguimiento del viaje de su cliente y hacer un seguimiento en el momento adecuado con la oferta adecuada.

QuickBooks

QuickBooks facilita la administración de sus libros, el envío de propuestas y facturas, y ver cómo va su negocio financieramente. Puede compartir fácilmente la información con su contador y ellos pueden encargarse de sus libros en línea sin tener que ir a su oficina.

QuickBooks es un gran ejemplo de una herramienta SaaS que ofrece tanto una versión de navegador web como una versión de escritorio. También tienen algunos planes diferentes disponibles para elegir, según el tamaño de su empresa.

Beneficios de adoptar SaaS

Entonces, ahora que hemos cubierto qué es SaaS y cómo funciona, repasemos cómo su negocio puede beneficiarse al adoptar el software como servicio.

Acceda al software desde cualquier lugar

Uno de los mayores beneficios de usar el software como servicio, a diferencia del software tradicional en las instalaciones, es que gracias a su modelo de entrega se puede acceder desde cualquier lugar. Ya sea que trabaje desde su casa, una oficina, un espacio de trabajo compartido o su cafetería local, todo lo que necesita es una conexión activa a Internet para acceder a varios servicios en la nube.

Hoy en día, trabajar de forma remota se está volviendo más común. Si usted o sus empleados tienen que pasar unos días trabajando desde casa, pueden continuar haciéndolo incluso sin tener una computadora portátil o computadora de la empresa.

Esto significa que no tiene que preocuparse por cerrar la sesión de los empleados que revisan la propiedad de la compañía y enfatizar si se dañará o maltratará de alguna manera.

En cambio, pueden usar su propia computadora portátil o una computadora de escritorio para realizar las mismas tareas de siempre. Esto garantiza que la productividad de los empleados no se verá comprometida, ya sea que desee comenzar a implementar políticas de trabajo remotas ocasionalmente o realizar una transición completa a un equipo remoto.

Hora de lanzamiento

SaaS ya está preconfigurado y preinstalado en la nube. Eso significa que está listo para usar tan pronto como se registre.

No es necesario esperar a que su departamento de TI termine el proceso de instalación en todas las máquinas en las instalaciones. Tampoco hay necesidad de un proceso de configuración aún más largo.

Mejor escalabilidad

Imagínese esto: su negocio tiene 30 empleados y acaba de comprar 30 copias de Microsoft Office para que puedan colaborar y compartir documentos.

Pero de repente, su negocio está en auge y necesita contratar a más personas. Ahora tiene que comprar más copias de Microsoft Office por el mismo precio que pagó por las primeras 30 copias.

Bastante caro, no?

No es tan costoso si utiliza software como servicio. La mayoría de las veces, cuantos más usuarios agregue a su plan, menos pagará por cada usuario individual.

No solo eso, sino que agregar usuarios es rápido y fácil y si necesita más almacenamiento o funciones adicionales, puede actualizar su plan con solo presionar un botón.

Y para mejorar las cosas, no tiene que preocuparse por adquirir mejores computadoras que puedan manejar los requisitos de software, ya que todo esto lo maneja el propio proveedor de software.

Costos mas bajos

Junto con una mejor escalabilidad y un tiempo de lanzamiento más rápido, es natural que sus costos sean más bajos. Así es cómo:

  • Costo total del software a lo largo del tiempo: una suscripción continua puede parecer costosa al principio. Pero cuando miras más de cerca, en realidad es más barato a largo plazo. Para empezar, no está obligado a comprar actualizaciones costosas cuando se lanza una nueva versión del software. En segundo lugar, no tiene que preocuparse por mantener sus propios servidores u otro hardware para ejecutar el software que necesita.
  • Menor costo inicial: en la mayoría de los casos, cuando usa SaaS, no se cobran tarifas de configuración adicionales a diferencia del software tradicional.
  • Sin costos adicionales de mantenimiento o soporte, como he dicho antes: todos los aspectos técnicos asociados con el uso del software como servicio son manejados por el proveedor de software. Están a cargo del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte, así como también se aseguran de que tengan el hardware adecuado para ejecutar el software. No tiene que pagar para que los técnicos vengan a configurar o actualizar el software. Tampoco es necesario tener personal disponible para asegurarse de que el software se ejecuta según lo previsto.

Integración con otro software y herramientas

Si usted es como la mayoría de los dueños de negocios, probablemente esté utilizando más de un software para administrar su negocio. Hoy en día, se puede acceder a casi todas las principales aplicaciones comerciales, desde el software de contabilidad hasta la planificación de recursos empresariales, como SaaS. Como resultado, puede integrar fácilmente todos sus programas, herramientas y aplicaciones y hacer que funcionen juntos.

Es fácil conectar su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con su software de marketing por correo electrónico, enviar sus números de ventas desde su hoja de cálculo a su software de contabilidad y más. Esto significa que puede eliminar la necesidad de transferir manualmente los datos de un programa a otro.

Tampoco tiene que perder tiempo cambiando entre diferentes herramientas, lo que significa que tendrá más tiempo para hacer las cosas.

Casi actualizaciones instantáneas y ahorra

¿Cuántas veces has estado trabajando en algo solo para ser interrumpido por un aviso de actualización? ¿Y luego tener que reiniciar su computadora para aplicar la actualización?

Eso no sucede cuando usa el software como servicio. Todas las nuevas funciones que se agregan al software están disponibles casi instantáneamente en el navegador. Todo lo que necesita hacer para acceder a ellos es actualizar la página.

Además de eso, no tiene que preocuparse por guardar su progreso, ya que cualquier cambio que realice se guardará instantáneamente en la nube. También son visibles al instante para otros miembros del equipo y empleados, lo que a su vez significa una colaboración más rápida.

Desventajas de adoptar SaaS

Desafortunadamente, a pesar de lo bueno que es SaaS, también hay algunas desventajas asociadas con él. Tendrá que considerarlos cuidadosamente al decidir si SaaS es la opción correcta para usted.

Internet Reliance

El software como servicio se basa en la conexión a Internet para funcionar. Eso lo hace disponible sin importar dónde se encuentre o desde dónde trabaje. Puede hacer un viaje de negocios y aún así poder acceder a su software. O puede trabajar desde casa y aún poder colaborar con otros en su equipo. Esto es especialmente útil cuando surgen circunstancias imprevistas y lo obligan a adoptar una nueva forma de hacer negocios.

Pero tan útil como trabajar de forma remota y solo necesita sonidos de Wi-Fi, también viene con su propio conjunto de desafíos. Por ejemplo, qué sucede cuando tienes que viajar y tu el destino no tiene Internet de alta velocidad disponible? Es probable que no pueda completar sus tareas tan rápido como lo haría normalmente.

Internet de alta velocidad no es el único problema. En los casos en que su electricidad se corta debido a circunstancias externas, su Internet también se apagará. Esto significa que tendrá que encontrar un lugar diferente para trabajar, como confiar en su cafetería local o en su biblioteca local. Nuevamente, si esos lugares no tienen Internet confiable o rápido, su productividad y flujo de trabajo pueden verse afectados.

Como alternativa, en tales escenarios, puede volver a utilizar aplicaciones comerciales tradicionales y alternativas SaaS. Sin embargo, tenga en cuenta que deberá transferir su trabajo a sus aplicaciones habituales en la nube una vez que vuelva a tener acceso a Internet confiable.

Preocupaciones de seguridad

Otra desventaja a tener en cuenta cuando se trata de SaaS es el riesgo de seguridad que conlleva. Dado que el número de amenazas en línea está aumentando, es natural estar preocupado por la posibilidad de perder información confidencial.

Algunas de las preocupaciones de seguridad asociadas con SaaS incluyen:

  • Mala gestión de identidad - No todos los proveedores de SaaS ofrecen acceso seguro. Además de eso, algunos de ellos no brindan soporte para controles de acceso basados ​​en roles. Algunos de ellos no ofrecen una conexión cifrada entre sus datos y sus aplicaciones.
  • Problema de acceso desde cualquier lugar - El principal beneficio de SaaS es la capacidad de acceder a la aplicación o al programa desde cualquier lugar. Pero eso también significa acceder desde una conexión no segura o sin cifrar. Esto deja sus datos vulnerables a intentos de piratería y otras vulnerabilidades de seguridad.
  • No siempre sabes dónde están tus datos - Los proveedores de SaaS confían en máquinas virtuales para entregar el software a sus clientes. Por lo general, esas máquinas virtuales se distribuirán en todo el mundo para garantizar la disponibilidad las XNUMX horas. También moverán datos entre máquinas para garantizar una mejor capacidad de entrega y abordar las necesidades de equilibrio de carga. Si bien esto proporciona una mejor experiencia de usuario, también significa que realmente no puede estar seguro de dónde están sus datos, ya que no hay forma de saber en qué máquina virtual está almacenada. Por ejemplo, si viaja a París por negocios y generalmente reside en Los Ángeles, sus datos pueden trasladarse a un centro de datos en Europa para que pueda acceder a sus datos más rápido.

Vale la pena mencionar que, aunque sus datos se almacenan en la nube, aún los posee. La mayoría de los proveedores de SaaS tienen acuerdos de nivel de servicio (SLA) que establecen que sus datos siguen siendo suyos. También se aseguran de que tenga derecho a recuperar sus datos en cualquier momento.

Sin embargo, si está manejando información confidencial y la seguridad es de suma importancia, una nube privada podría ser una opción atractiva para usted. Una nube privada le permite ejecutar SaaS en las instalaciones. La diferencia entre una nube privada y una nube pública es que en una nube privada, compartirás la potencia informática con el resto de tus empleados.

Sin embargo, tenga en cuenta que, si bien esto mejora significativamente la seguridad, necesitará un departamento de TI para encargarse del mantenimiento y el mantenimiento en lugar del proveedor de SaaS.

Preocupaciones de personalización

También debe tener en cuenta el nivel de personalización. La mayoría de las aplicaciones SaaS tienen integraciones con herramientas de terceros a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) extensibles.

Algunas de las herramientas incluso permiten a los usuarios usar su propio conjunto de colores o fuentes para hacer que la interfaz sea más atractiva visualmente.

Estas opciones de personalización e integración son agradables y mejoran considerablemente su flujo de trabajo y productividad. Sin embargo, no se pueden comparar con un software empresarial totalmente personalizado.

Tiempos de respuesta de soporte

Lo último que debe tener en cuenta es el tiempo de respuesta de soporte para cualquier aplicación SaaS. Mencioné anteriormente que cualquier aspecto técnico asociado con el uso del software es manejado por el proveedor de SaaS. Esto incluye no solo actualizaciones, mantenimiento y desarrollo, sino también brindar asistencia a sus usuarios cuando algo sale mal, como interrupciones del servicio.

Desafortunadamente, esto significa que si hay un problema global con una aplicación en particular, no serás el único que busque soporte. Puede estar atrapado en una larga fila de espera antes de que un agente de soporte pueda resolver su problema.

Y en algunos casos, es posible que deba recurrir al soporte por correo electrónico si no hay soporte telefónico o de chat en vivo, lo que puede causar tiempos de espera aún más largos. Esto retrasa su trabajo innecesariamente. Si bien estas situaciones no son comunes, suceden, por lo que vale la pena tenerlas en cuenta.

Qué considerar al comprar SaaS para su negocio

Hasta ahora he cubierto qué es SaaS, cómo funciona y las ventajas y desventajas de usarlo. También le he mostrado algunos ejemplos de aplicaciones y herramientas SaaS B2B y B2C. Ahora, repasemos qué considerar al comprar SaaS para su negocio.

Determinar la necesidad

El primer paso es determinar la necesidad de una herramienta de software. Por ejemplo, tal vez esté cansado de realizar un seguimiento manual de sus clientes y posibles consultas de los clientes. O tal vez desee tener un tiempo más fácil para hacer la nómina cada mes. En este caso, probablemente sepa de inmediato que necesita algún tipo de software de contabilidad o un software de relación con el cliente.

Pero en algunos casos, la respuesta puede no ser tan obvia. Puede lidiar con un inconveniente menor y hacer las cosas de la manera difícil porque no conoce ninguna solución existente. Quizás desee ver más participación en sus publicaciones en las redes sociales, pero no sabe que existen herramientas para ayudar con esto.

En el escenario anterior, eventualmente te cansarás de la situación y te darás cuenta de que debe haber una mejor manera. Esto lo llevará naturalmente al segundo paso en el proceso: saber qué características necesita.

Haga una lista de características necesarias

Entonces, ha determinado que necesita una mejor manera de manejar cualquier problema. El paso más lógico es hacer una lista de las características necesarias que debería tener la solución.

Si trabaja solo, entonces este paso es relativamente fácil. Pero si trabajas en una gran empresa, se vuelve más complicado. Deberá escuchar y recibir comentarios de varias personas. Algunas cosas a considerar son:

  • Los objetivos de una herramienta en particular. - pregúntese a sí mismo, así como a otros en su empresa, qué objetivo específico debería ayudar esta herramienta a lograr.
  • Lista de tareas - también querrás anotar una lista de todas las tareas con las que esta herramienta debería ayudarte

No tenga miedo de ser explícito en sus instrucciones y pregunte a sus empleados qué características quieren ver en una herramienta y anímelos a hacer su propia investigación. Incluso puede establecer una línea de tiempo para que todos piensen en estas preguntas, tomen notas y luego las revisen y comparen.

Busque una solución

Ahora está armado con una lista de características, tareas y objetivos que debería tener su herramienta preferida. Ahora es el momento perfecto para dar el siguiente paso y buscar una solución.

La investigación lleva mucho tiempo y no es particularmente emocionante. Sin embargo, si no hace su investigación, podría terminar con la aplicación SaaS incorrecta que terminará costándole más a largo plazo.

La investigación no solo garantizará que la herramienta sea la solución adecuada para su negocio y su situación, sino que también evitará que pierda tiempo, dinero y recursos en software innecesario.

Hay varias formas de hacerlo y la más simple es buscarlo en Google. Hoy en día, hay mucha información sobre las aplicaciones SaaS. Desde sitios de revisión profesional hasta videos de Youtube y más revisiones personales, tiene muchas opciones para elegir.

Todo lo que tiene que hacer es buscar un término que describa su problema. Por ejemplo, puede buscar "cómo compartir mi pantalla con otros" o "cómo grabar mi pantalla para un tutorial".

En algunos casos, obtendrá una respuesta instantánea en forma de video o publicación de blog que explica el proceso y los enlaces al software recomendado. Esto incluso podría ayudarlo a determinar el tipo de software que necesita.

Pero a veces, obtendrá miles de resultados, cada uno de los cuales recomienda una herramienta diferente. Obviamente, eso no es muy útil.

Entonces que haces?

Pasas al siguiente paso: preguntar a tus compañeros y a tu red profesional.

Pregúntele a sus compañeros y a la red

Además de una buena búsqueda en Google, hay algunas otras formas de investigar el SaaS perfecto para sus necesidades. Es casi lo mismo que investigar dónde ir para sus próximas vacaciones o qué parrilla comprar para las próximas reuniones de verano.

En lugar de confiar en un proveedor de software para que se acerque a su puerta y presente su producto, recurrirá a su red profesional y personal.

Para empezar, hable con otros tomadores de decisiones en su industria y pídales recomendaciones de software. Una llamada telefónica o un correo electrónico es una excelente manera de ponerse en contacto o puede ir un paso más allá y discutirlo durante el almuerzo.

También puede preguntar a sus empleados si conocen una herramienta que funcionaría o ver sus recomendaciones si la han incluido durante el segundo paso del proceso.

Si está en un grupo de Facebook con otros dueños de negocios en la misma industria, puede hacer una publicación y pedirles que compartan sus herramientas preferidas, así como lo que aman y odian al respecto.

Otro gran lugar para obtener recomendaciones incluye grupos de LinkedIn o incluso conexiones de LinkedIn.

No ignore los eventos y reuniones de negocios locales, ya que puede usarlos como una oportunidad para obtener la opinión de sus colegas y recomendaciones genuinas.

Por último, no ignore su red personal. A veces, sus amigos y familiares pueden ser un gran recurso cuando buscan una nueva herramienta de software.

No importa a quién le pregunte, estarán más que felices de compartir sus experiencias con usted y de orientarlo en la dirección correcta.

Leer comentarios de terceros

Otra forma de decidir si un software en particular es la opción correcta es leer reseñas de terceros.

No hay escasez de sitios de revisión de terceros que tienen como objetivo brindarle una descripción objetiva de lo que proporciona cada software. A menudo publican comparaciones paralelas, así como la experiencia real del cliente, para que pueda obtener una imagen completa de lo que puede esperar.

Aproveche las pruebas gratuitas

A estas alturas ya debería tener una idea bastante buena del tipo de software que necesita. Incluso podría tener algunas recomendaciones específicas. El siguiente paso es ver si esos productos SaaS en particular ofrecen una prueba gratuita.

La mayoría de SaaS ofrece un período de prueba gratuito de 14 días durante el cual puede explorar todas las funciones que tienen para ofrecer.. Algunos incluso tienen un proceso de incorporación detallado para ayudarlo a acostumbrarse a usar y trabajar con la herramienta.

Sin embargo, recuerde que no será el único que use el software. Considere pedirles también a algunos de sus empleados que se inscriban en la prueba para que puedan ayudar a otros en su empresa. Esto también le dará comentarios invaluables sobre si ha encontrado la herramienta adecuada o no.

Vale la pena mencionar que algunas aplicaciones SaaS ofrecerán una versión gratuita que podría ser perfecta si administra una empresa más pequeña con menos empleados. No olvide consultar los planes de precios y las licencias de software para ver qué hay disponible y cómo se le facturará si decide suscribirse.

Póngase en contacto con diferentes proveedores

Una vez que haya investigado y haya probado algunas aplicaciones, le recomiendo que se comunique directamente con los proveedores de software, especialmente si no cuentan con un proceso de incorporación sólido.

La razón detrás de esto es simple: son las personas mejor calificadas para decirle si su aplicación es la opción correcta para su negocio. También puede discutir varias opciones de precios y licencias de software e incluso pueden crear una solución de incorporación personalizada o un proceso de implementación.

Esto asegurará que sus empleados adopten el software rápidamente para que puedan volver a hacer su trabajo.

Mientras habla con los vendedores, tenga en cuenta que usted está a cargo, ya que usted es quien toma la decisión de compra. Deben poder decirle cómo ayuda su software y proporcionarle las mejores prácticas para usarlo. Si no se siente cómodo con su servicio o cómo responden a sus preguntas, considere seguir adelante y encontrar una mejor solución.

Al final, decidir sobre un software para su negocio no es algo que se haga a la ligera. Investigar antes de tomar la decisión final y saber cuándo decir que no es crucial. Al hacerlo, terminará con el software que no solo resuelve su problema, sino que también disfruta usarlo.

En pocas palabras: ¿SaaS es para usted?

En general, SaaS tiene muchos beneficios para las empresas, tanto pequeñas como grandes. Es una excelente opción y una excelente solución si desea mejorar el flujo de trabajo, la colaboración y la productividad de su empresa. También es una excelente opción si desea reducir sus costos operativos y solo pagar por las funciones que necesita y utiliza.

Sin embargo, si maneja datos altamente confidenciales, una solución desarrollada a medida podría ser una mejor opción, ya que puede proporcionarle mejores características de seguridad. Tampoco es la mejor opción si no tiene una conexión a Internet confiable y rápida ya que el modelo de entrega de software SaaS necesita una conexión a Internet para funcionar correctamente. Esta es otra situación en la que las aplicaciones de software personalizadas in situ pueden ser más adecuadas.

Y eso es una envoltura. Espero que les haya gustado mi artículo sobre las ventajas y desventajas de SaaS y que hayan aprendido cómo funciona.

Ahora debe estar completamente preparado para encontrar el mejor SaaS para las necesidades de su negocio, así que póngase a trabajar.

¿Has usado SaaS en tu negocio antes? ¡Déjame saber abajo en los comentarios!

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