Melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas para 2023

As melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas são extremamente valiosas no ambiente de trabalho acelerado de hoje. Esteja você adotando a tendência de padrões de trabalho híbridos e remotos ou simplesmente tentando manter sua equipe interna na mesma página, as ferramentas de gerenciamento de tarefas podem ajudar.

Com o software certo, você pode acompanhar facilmente todas as tarefas em seu local de trabalho que estão esperando para serem concluídas. Há também a opção de atribuir tarefas específicas a determinadas pessoas, compartilhar arquivos pela web e até aplicar prazos aos projetos.

Hoje, vamos explorar algumas das ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas mais atraentes disponíveis online.

Neste artigo:

• O que é gerenciamento de tarefas
• O que procurar em uma ferramenta gratuita de gerenciamento de tarefas
• As melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas
• Conclusão

O que procurar em uma ferramenta gratuita de gerenciamento de tarefas

Ao comprar uma ferramenta gratuita de gerenciamento de tarefas, vale a pena notar que você pode não obter exatamente o mesmo nível de funcionalidade que obteria de um serviço premium. Embora existam muitas opções gratuitas por aí, elas tendem a ser versões reduzidas de soluções muito maiores.

Apesar disso, ainda vale a pena garantir que você está adquirindo a ferramenta certa para suas necessidades. Apenas algumas das funcionalidades que você pode querer considerar são:

• Facilidade de uso: Simplicidade é crucial ao trabalhar com qualquer software essencial. Seus funcionários devem poder acessar e navegar facilmente na interface de gerenciamento de tarefas. As listas de tarefas de arrastar e soltar costumam ser populares, assim como calendários combinados e prazos sincronizados.
• Planejamento e programação robustos: Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas ajuda a manter todos na mesma página. Os recursos de bate-papo Gantt são úteis para equipes que trabalham em projetos complexos com vários prazos a serem gerenciados.
• Controle de tempo: As ferramentas de controle de tempo podem ser úteis para determinar quanto tempo cada membro da equipe gasta em cada projeto. Também ajuda quando as empresas terceirizam projetos para freelancers e precisam calcular o pagamento.
• Integrações: Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas também pode se integrar a outros serviços que você usa, como calendários online e ferramentas de compartilhamento de dados. As integrações facilitam o fluxo contínuo do trabalho em um único aplicativo.
• Ferramentas de colaboração: As ferramentas de colaboração são excelentes para garantir o trabalho em equipe. Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas pode vir com acesso a recursos de mensagens instantâneas, anotações sincronizadas e atualizações na nuvem. Procure como você pode manter as equipes conectadas.
• Relatórios e análises: A ferramenta de relatórios e análises ajuda você a acompanhar seus níveis de produtividade ao longo do tempo. Eles são excelentes para garantir que você fique atualizado com suas tarefas.
• Segurança de dados: Uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas também precisa manter as informações que você está compartilhando on-line o mais seguras e protegidas possível. Procure recursos de privacidade e segurança incorporados à sua tecnologia.
• Rastreamento e notificações: Você precisará de ferramentas para ajudá-lo a acompanhar o andamento dos projetos. Também vale a pena configurar notificações para enviar instantaneamente à sua equipe quando os prazos estiverem se aproximando.

Também vale a pena buscar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas com escalabilidade para evoluir com o seu negócio. À medida que suas necessidades mudam e sua empresa evolui, você pode querer atualizar com uma conta paga.

Quais são as melhores ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas?

• Campo de base
• Asana
• Wrike
• Monday.com
• Trello
• Todoist
• ClikUpName
• Jira

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1. Campo de base

Uma ferramenta multifuncional popular para gerenciamento de projetos e atribuições de tarefas, o Basecamp é fantástico para equipes de todos os tamanhos. Adequado para gerenciar fluxos de trabalho de equipes remotas, o Basecamp garante que você possa acompanhar os projetos em sua lista de tarefas, configurar um cronograma e até mesmo acessar um repositório compartilhado de arquivos cruciais.

As listas de tarefas vêm com caixas de seleção, para que você possa marcá-las quando terminarem. Há também check-ins automáticos que os líderes de equipe podem configurar para manter contato com a equipe onde quer que estejam. O quadro de mensagens e a funcionalidade de bate-papo em grupo também estabelecem uma boa base para a colaboração regular entre os membros de sua equipe.

O Basecamp é incrivelmente fácil de usar e vem em uma seleção de versão gratuita e premium, para que você possa atualizar seu acesso a ferramentas avançadas quando precisar. O pacote gratuito é limitado, com suporte para 20 usuários, 3 projetos e 1 GB de espaço de armazenamento. Para todo o resto, você precisará do pacote Business de US$ 99 por mês.

Destaques: o Basecamp é adequado para trabalhadores remotos que desejam acompanhar suas tarefas em um ambiente fácil de seguir. Tudo no painel é organizado de forma limpa e intuitiva, e é possível personalizar sua experiência de acordo com você.

2. Asana

Uma das soluções de software de gerenciamento de tarefas mais populares do mercado atual, Asana concentra-se no gerenciamento não apenas de tarefas, mas também de fluxos de trabalho completos. A interface flexível e fácil de usar é uma delícia para todos os tipos de usuários, com a oportunidade de ajustar seu fluxo de trabalho da maneira que desejar.

Asana pode levar um tempo para iniciantes se acostumarem, mas é extremamente flexível, então você não deve ter muita dificuldade para mergulhar. Você pode acompanhar quase todas as etapas de um projeto com facilidade, rastrear todos os seus grupos em segundos e atribuir trabalho sem esforço. Há também a opção de definir metas e objetivos para os membros da sua equipe para mantê-los motivados.

Com recursos de análise abrangentes, você pode acompanhar se seus funcionários estão realmente fazendo algum progresso positivo em seu trabalho. Há também uma série de ferramentas de colaboração para reunir os membros da equipe, bem como datas de vencimento com notificações.

O plano gratuito para Asana também é bastante generoso, apresentando tudo, desde tarefas ilimitadas, projetos, mensagens, armazenamento de arquivos e registro de atividades até colaboração com até 15 membros da equipe. Há também uma variedade de opções de exibição de lista de tarefas e aplicativos móveis.

Destaques: Asana é ótimo para equipes que desejam acompanhar vários projetos com prazos diferentes em um espaço unificado. Você pode gerenciar facilmente uma série de tarefas diferentes sem se confundir, e também há relatórios disponíveis.

3. Wrike

O Wrike é uma fantástica ferramenta de gerenciamento de projetos usada para várias finalidades, como desenvolvimento de produtos e marketing. Devido à flexibilidade do Wrike, várias equipes podem usar o software facilmente para se comunicar e colaborar enquanto lidam com uma variedade de tarefas. Com esta ferramenta, você pode personalizar seus fluxos de trabalho, tarefas codificadas por cores e até mesmo criar campos personalizados para exportar dados.

Com o Wrike, é fácil personalizar ferramentas para qualquer equipe, equipando sua equipe com todas as funcionalidades de que precisam. Existe a opção de compartilhar arquivos e relatórios instantaneamente e obter visibilidade completa de 360 ​​graus em todos os seus departamentos.

Há acesso a software totalmente escalável para toda a sua organização, com gráficos de Gantt interativos, quadros Kanban, modelos personalizados e muito mais. Você pode até utilizar formulários de solicitação personalizados e colaborar com o contexto usando técnicas de prova visual, prova digital e muito mais.

Há um plano gratuito para o Wrike que inclui vários recursos para gerenciamento centralizado de tarefas, incluindo aplicativos para desktop, web e dispositivos móveis, gerenciamento de tarefas e subtarefas, opções de colaboração externa e interna e cronogramas para toda a conta.

Destaques: Wrike é uma ferramenta conveniente para criar fluxos de trabalho personalizados, aplicar codificação de cores e criar campos personalizados para a exportação de dados. O Wrike oferece um plano de gerenciamento de tarefas gratuito, ideal para funcionalidades básicas.

4. Monday.com

O Monday.com é uma excelente ferramenta para executar, criar e dimensionar seus fluxos de trabalho de negócios. A ferramenta abrangente não é apenas para gerenciamento de tarefas. Com o Monday.com, você pode obter acesso a ferramentas de marketing, recursos de CRM e vendas, gerenciamento de projetos, ferramentas de design criativo, fluxos de trabalho de RH e recrutamento e muito mais.

Com uma interface limpa e intuitiva – perfeita para quase todos os usuários, o Monday.com oferece suporte a mais de 125 mil empresas em todo o mundo, incluindo líderes como Adobe e Hulu. A tecnologia garante que as empresas possam gerenciar tudo o que precisam em um único espaço, com muitas ferramentas para planejar, rastrear e fornecer todos os tipos de funcionalidade.

Com centenas de modelos personalizados para você começar, também é fácil começar a experimentar o que você pode fazer no Monday.com. Você pode classificar os modelos com base em seu “tema”, como RH ou marketing.

O plano individual (gratuito) é destinado a apenas 2 pessoas, mas vem com acesso a quadros e documentos ilimitados, mais de 200 modelos, mais de 20 tipos de colunas e vários aplicativos Android e iOS. No entanto, você pode descobrir que precisa fazer um upgrade bem rápido.

Melhor para: se você está procurando uma maneira de criar fluxos de trabalho mais eficientes, o Monday.com tem o que você precisa. A solução fácil de usar é perfeita para rastrear atribuições de tarefas e manter todos na mesma página no mundo digital de hoje.

5. Trello

O Trello se define como a ferramenta para “avançar o trabalho”. Uma solução popular para empresas que gostam de trabalhar com quadros para manter as tarefas funcionando sem problemas, o Trello garante que toda a sua equipe tenha o poder de colaborar, gerenciar projetos e permanecer o mais produtivo possível. Você pode começar com um quadro simples, adicionar cartões e listas e, em seguida, personalizar e expandir à medida que sua empresa cresce.

Gerencie seus projetos com facilidade, organize tarefas e crie funcionários engajados, tudo no mesmo lugar. Existe até a opção de alterar a aparência de seus quadros, para garantir que todos em sua equipe tenham uma experiência simplificada ao acompanhar o trabalho.

O ecossistema Trello prospera em cartões, que você pode arrastar e soltar em diferentes segmentos do fluxo de trabalho com base em suas necessidades individuais. Há também uma fantástica solução de automação sem código, para que você possa criar fluxos de trabalho com IA, em vez de ter que codificar as coisas você mesmo.

A versão gratuita do Trello é razoavelmente generosa, com cartões gratuitos ilimitados, até 10 quadros por área de trabalho, power-ups ilimitados, armazenamento ilimitado e planos de fundo personalizados. Você também obtém responsáveis ​​e datas de vencimento, aplicativos para dispositivos móveis e autenticação de dois fatores.

Destaques: Se você deseja um gerenciador de tarefas que facilite o rastreamento de listas de tarefas, tarefas de arrastar e soltar e criar automações com IA, o Trello é uma ótima escolha. É uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas mais populares do mercado e é incrivelmente fácil de usar.

6. Todoist

Um dos aplicativos de gerenciamento de tarefas mais populares do mercado, Todoist é uma solução de software de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a se manterem no caminho certo. Com uma visualização de calendário personalizada e uma série de listas de verificação, você pode determinar exatamente o que precisa fazer a cada dia.

O aplicativo de gerenciamento de tarefas ajuda você a criar seções e subtarefas, integrando-se a coisas como calendário do Google e Dropbox para documentos importantes. Você também pode destacar itens em suas listas de tarefas como “prioridades” e acompanhar o andamento de um projeto.

O Todoist oferece suporte à delegação de tarefas, para que você possa enviar tarefas para as pessoas com maior probabilidade de serem adequadas a elas – tornando esta uma ótima solução de gerenciamento de tempo. Ideal tanto para equipes pequenas quanto para grupos maiores, Todoist simplifica a arte de acompanhar o trabalho sem a necessidade de planilhas intermináveis.

A versão gratuita deste produto é adequada para indivíduos e pequenas equipes, com datas de vencimento recorrentes, até 80 projetos ativos e acesso a várias integrações para ajudar no planejamento do projeto. Você pode até usar esta ferramenta simples de gerenciamento de tarefas para ajudar no planejamento de tarefas pessoais, se preferir, ou para acompanhar marcos pessoais.

Destaques: Todoist é uma ótima ferramenta se você não quer precisar aprender uma nova metodologia para acompanhar projetos. A ferramenta simples e direta permite tudo, desde o compartilhamento de arquivos até a delegação, para que você possa acompanhar as tarefas de sua equipe com facilidade.

7. Clique

Se você está procurando um aplicativo popular de lista de tarefas e um sistema de gerenciamento de tarefas com muitas opções de personalização, Clique é uma ótima escolha. Pronto para integrar com ferramentas como Microsoft Outlook e mais, o Clickup permite que os usuários gerenciem tarefas individuais e compartilhadas de acordo com suas preferências.

Você pode escolher entre uma variedade de visualizações para sua experiência Clickup, incluindo “Caixa”, Quadro, lista e “Modo Eu”. Isso ajuda as equipes a aproveitar ao máximo projetos ilimitados, gerenciando e visualizando tarefas com mais eficiência. A ferramenta de gerenciamento de tarefas on-line Clickup também permite que os usuários atribuam tarefas a outros membros da equipe para manter os projetos funcionando sem problemas.

Existe uma versão “freemium” do Clickup que oferece uma seleção extremamente generosa de recursos. Você obtém suporte para usuários e tarefas ilimitados, embora só possa armazenar até 100 MB na seção de tarefas do projeto. Se você deseja atualizar para um plano pago com o Clickup, não precisará pagar uma fortuna, pois os preços começam em torno de US $ 5 por usuário por mês.

Com tudo, desde tarefas recorrentes e automações de fluxo de trabalho até mais de 50 integrações nativas, o Clickup é ótimo para reunir seus documentos e pessoas para um fluxo de trabalho mais eficaz. Você pode até fazer upload de documentos do Google Drive, acompanhar os requisitos de faturamento e vincular uma variedade de outras soluções empresariais.

Destaques: Se você deseja uma solução abrangente de gerenciamento de tarefas em que possa acompanhar o fluxo de trabalho de várias equipes ou projetos em um só lugar, o Clickup é uma boa escolha. O acesso a usuários e projetos ilimitados no plano gratuito também torna essa ferramenta boa para empresas menores.

8. Jira

Projetado pela Atlassian, o Jira é uma ferramenta abrangente para qualquer empresa em busca de um software gratuito de gerenciamento de tarefas. Com o Jira, as empresas podem capturar e organizar tarefas em um conjunto abrangente de quadros Kanban e Scrum. Há recursos de gerenciamento de lista de pendências e relatórios ágeis, além de várias soluções para rastrear a atividade da equipe.

Existem integrações com ferramentas como Gmail, Slack, Github e Zapier. Além disso, você pode acessar o Jira de vários ambientes, desde seu iPhone e Mac até seu navegador online. A tecnologia Jira da Atlassian garante que empresas de todos os tamanhos possam acompanhar o roteiro de seus projetos em um ambiente conveniente.

Embora o Jira seja mais conhecido por oferecer suporte a equipes de TI, ele pode ser adequado para todos os tipos de operações comerciais. No entanto, você pode achar que demora um pouco mais para se acostumar com essa tecnologia se nunca tiver usado as ferramentas da Atlassian antes.

A versão gratuita do Jira vem com vários painéis para rastreamento de tarefas, ferramentas de gerenciamento de pendências, relatórios ágeis, fluxos de trabalho personalizados, armazenamento de arquivos de 2 GB e recurso de automação para um projeto. Você também pode oferecer suporte a até 10 membros do projeto ou membros da equipe. As versões pagas começam em $ 7 por usuário por mês, se você precisar de uma funcionalidade mais abrangente.

Destaques: a tecnologia Jira da Atlassian é mais adequada para equipes de TI com muita experiência trabalhando em um roteiro de projeto complexo. Se você é novo no gerenciamento de tarefas online, pode achar essa tecnologia um pouco abrangente demais para você.

Escolhendo o melhor software de gerenciamento de tarefas

Como acontece com a maioria dos grandes investimentos empresariais, não existe uma estratégia única para escolher o software de gerenciamento de tarefas ideal. A ferramenta certa para você será aquela capaz de organizar seus quadros de horários e pessoas da forma mais eficaz possível.

Felizmente, as versões gratuitas das ferramentas acima significam que as pequenas empresas podem testar facilmente uma variedade de ferramentas para suas dependências de tarefas e integrar o sistema escolhido a uma variedade de opções de software existentes. Lembre-se de garantir que qualquer sistema de gerenciamento de tarefas que você escolher funcione com os sistemas operacionais que suas equipes usam, como Windows, Mac e opções de sistema operacional de smartphone.