Las mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas para 2023

Las mejores herramientas gratuitas de administración de tareas son extremadamente valiosas en el lugar de trabajo acelerado de hoy. Ya sea que esté adoptando la tendencia de los patrones de trabajo híbridos y remotos, o simplemente esté tratando de mantener a su equipo interno en la misma página, las herramientas de administración de tareas pueden ayudarlo.

Con el software adecuado, puede realizar fácilmente un seguimiento de todas las tareas en su lugar de trabajo que esperan ser completadas. También existe la opción de asignar tareas específicas a ciertas personas, compartir archivos a través de la web e incluso aplicar plazos a los proyectos.

Hoy vamos a explorar algunas de las herramientas de administración de tareas gratuitas más atractivas disponibles en línea.

En este artículo hablaremos de:

• ¿Qué es la gestión de tareas?
• Qué buscar en una herramienta de gestión de tareas gratuita
• Las mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas
• Conclusión

Qué buscar en una herramienta de gestión de tareas gratuita

Cuando compre una herramienta de administración de tareas gratuita, vale la pena señalar que es posible que no obtenga exactamente el mismo nivel de funcionalidad que obtendría de un servicio premium. Si bien existen muchas opciones gratuitas, tienden a ser versiones reducidas de soluciones mucho más grandes.

A pesar de esto, vale la pena asegurarse de obtener la herramienta adecuada para sus necesidades. Algunas de las funcionalidades que quizás desee considerar son:

• Facilidad de uso: La simplicidad es crucial cuando se trabaja con cualquier software esencial. Sus empleados deberían poder acceder y navegar fácilmente por la interfaz de administración de tareas. Las listas de tareas de arrastrar y soltar suelen ser populares, así como los calendarios combinados y los plazos sincronizados.
• Planificación y programación sólidas: Una buena herramienta de gestión de tareas ayuda a mantener a todos en sintonía. Las funciones de chat de Gantt son útiles para los equipos que trabajan en proyectos complejos con múltiples plazos que administrar.
• Seguimiento del tiempo: Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden ser útiles para determinar cuánto tiempo dedica cada miembro del personal a cada proyecto. También ayuda cuando las empresas subcontratan proyectos a autónomos y necesitan calcular el pago.
• Integraciones: Una buena herramienta de administración de tareas también puede integrarse con los otros servicios que usa, como calendarios en línea y herramientas para compartir datos. Las integraciones facilitan que el trabajo fluya sin problemas en una sola aplicación.
• Herramientas de colaboración: Las herramientas de colaboración son excelentes para garantizar el trabajo en equipo. Una buena herramienta de administración de tareas podría incluir acceso a funciones de mensajería instantánea, anotaciones sincronizadas y actualizaciones en la nube. Busque cómo puede mantener conectados a los equipos.
• Informes y análisis: La herramienta de informes y análisis lo ayuda a realizar un seguimiento de sus niveles de productividad a lo largo del tiempo. Son excelentes para garantizar que te mantengas al día con tus tareas.
• Interfaz unificada: Una buena herramienta de gestión de tareas también debe mantener la información que compartes en línea lo más segura posible. Busca funciones de privacidad y seguridad integradas en tu tecnología.
• Seguimiento y notificaciones: Necesitará herramientas que lo ayuden a realizar un seguimiento del progreso realizado en los proyectos. También vale la pena configurar notificaciones para enviarlas instantáneamente a su personal cuando se acerquen los plazos.

También vale la pena buscar una herramienta de administración de tareas con la escalabilidad para evolucionar con su negocio. A medida que sus necesidades cambien y su empresa evolucione, es posible que desee actualizarse con una cuenta de pago.

¿Cuáles son las mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas?

• Campamento base
• Asana
• Wrike
• Monday.com
• Trello
• Todoist
• Hacer clic
• Jira

---

1. Campamento base

Una popular herramienta todo en uno para la gestión de proyectos y la asignación de tareas, Basecamp es fantástico para equipos de todos los tamaños. Muy adecuado para administrar flujos de trabajo de equipos remotos, Basecamp garantiza que pueda realizar un seguimiento de los proyectos en su lista de tareas pendientes, configurar un cronograma e incluso acceder a un repositorio compartido de archivos cruciales.

Las listas de tareas vienen con casillas de verificación, por lo que puede marcarlas cuando hayan terminado. También hay registros automáticos que los líderes de equipo pueden configurar para mantenerse en contacto con el personal donde sea que estén. El tablero de mensajes y la funcionalidad de chat grupal también establecen una buena base para la colaboración regular entre los miembros de su personal.

Basecamp es maravillosamente fácil de usar y viene en una selección de versiones gratuitas y premium, para que pueda actualizar su acceso a herramientas avanzadas cuando lo necesite. El paquete gratuito es limitado, con soporte para 20 usuarios, 3 proyectos y 1 GB de espacio de almacenamiento. Para todo lo demás, necesitará el paquete Business de $99 por mes.

Mejor para : Basecamp es ideal para trabajadores remotos que desean realizar un seguimiento de sus tareas en un entorno fácil de seguir. Todo en el tablero está diseñado de manera limpia e intuitiva, y es posible personalizar su experiencia para que se adapte a sus necesidades.

2. Asana

Una de las soluciones de software de gestión de tareas más populares del mercado actual, Asana se enfoca en administrar no solo tareas, sino también flujos de trabajo completos. La interfaz fácil de usar y flexible es una delicia para todo tipo de usuarios, con la oportunidad de ajustar su flujo de trabajo como desee.

Asana Puede que a los principiantes les cueste un poco acostumbrarse, pero es extremadamente flexible, por lo que no debería resultarles demasiado complicado empezar a utilizarlo. Puede seguir casi todas las etapas de un proyecto con facilidad, realizar un seguimiento de todos sus grupos en segundos y asignar trabajo sin esfuerzo. También existe la opción de establecer objetivos y metas para los miembros de su personal para mantenerlos motivados.

Con amplias funciones de análisis, puede realizar un seguimiento de si sus empleados realmente están haciendo algún progreso positivo con su trabajo. También hay una gran cantidad de herramientas de colaboración para reunir a los miembros del personal, así como fechas de vencimiento con notificaciones.

El plan gratuito para Asana también es bastante generoso, presenta todo, desde tareas ilimitadas, proyectos, mensajes, almacenamiento de archivos y registro de actividades, hasta colaboración con hasta 15 miembros del equipo. También hay una variedad de opciones de vista de lista de tareas pendientes y aplicaciones móviles.

Mejor para : Asana es ideal para equipos que desean realizar un seguimiento de varios proyectos con diferentes plazos en un espacio unificado. Puede administrar fácilmente una gran cantidad de tareas diferentes sin confundirse, e incluso hay informes disponibles también.

3. Wrike

Wrike es una fantástica herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para varios propósitos, como el desarrollo de productos y el marketing. Debido a la flexibilidad de Wrike, varios equipos pueden usar fácilmente el software para comunicarse y colaborar mientras manejan una variedad de tareas. Con esta herramienta, puede personalizar sus flujos de trabajo, tareas codificadas por colores e incluso crear campos personalizados para exportar datos.

Con Wrike, es fácil personalizar las herramientas para cualquier equipo, equipando a su personal con toda la funcionalidad que necesita. Existe la opción de compartir archivos e informes al instante y obtener una visibilidad completa de 360 ​​grados en todos sus departamentos.

Hay acceso a software totalmente escalable para toda su organización, con diagramas de Gantt interactivos, tableros Kanban, plantillas especialmente diseñadas y más. Incluso puede utilizar formularios de solicitud personalizados y colaborar con el contexto utilizando técnicas de prueba visual, prueba digital y más.

Hay un plan gratuito para Wrike que incluye varias funciones para la gestión centralizada de tareas, incluidas aplicaciones de escritorio, web y móviles, gestión de tareas y subtareas, opciones de colaboración externa e interna y programaciones para toda la cuenta.

Mejor para : Wrike es una herramienta práctica para crear flujos de trabajo personalizados, aplicar códigos de colores y crear campos personalizados para la exportación de datos. Wrike ofrece un plan de gestión de tareas gratuito, ideal para la funcionalidad básica.

4. Monday.com

Monday.com es una excelente herramienta para ejecutar, construir y escalar los flujos de trabajo de su empresa. La herramienta integral no es solo para la gestión de tareas. Con Monday.com, puede obtener acceso a herramientas de marketing, CRM y funciones de ventas, gestión de proyectos, herramientas de diseño creativo, recursos humanos y flujos de trabajo de contratación, y mucho más.

Con una interfaz clara e intuitiva, perfecta para casi cualquier usuario, Monday.com es compatible con más de 125 XNUMX empresas de todo el mundo, incluidos líderes como Adobe y Hulu. La tecnología garantiza que las empresas puedan administrar todo lo que necesitan en un solo espacio, con muchas herramientas para planificar, rastrear y entregar todo tipo de funcionalidad.

Con cientos de plantillas personalizadas para comenzar, también es fácil comenzar a experimentar con lo que puede hacer en Monday.com. Puede ordenar las plantillas según su "tema", como recursos humanos o marketing.

El plan individual (gratuito) está pensado para un máximo de 2 personas, pero incluye acceso a tableros y documentos ilimitados, más de 200 plantillas, más de 20 tipos de columnas y varias aplicaciones para Android e iOS. Sin embargo, es posible que necesites actualizarte rápidamente.

Ideal para: Si está buscando una manera de crear flujos de trabajo más eficientes, Monday.com lo tiene cubierto. La solución fácil de usar es perfecta para realizar un seguimiento de las asignaciones de tareas y mantener a todos en sintonía en el mundo digital actual.

5. Trello

Trello se define como la herramienta para “hacer avanzar el trabajo”. Una solución popular para las empresas a las que les gusta trabajar con tableros para que las tareas funcionen sin problemas, Trello garantiza que todo su personal tenga el poder de colaborar, administrar proyectos y mantenerse lo más productivo posible. Puede comenzar con un tablero simple, agregar tarjetas y listas, luego personalizarlo y expandirlo a medida que su negocio crezca.

Administre sus proyectos fácilmente, organice tareas y cree empleados comprometidos, todo en el mismo lugar. Incluso existe la opción de cambiar la apariencia de sus tableros, para que pueda asegurarse de que todos en su equipo tengan una experiencia optimizada al realizar un seguimiento del trabajo.

El ecosistema de Trello prospera gracias a las tarjetas, que puedes arrastrar y soltar en diferentes segmentos del flujo de trabajo según tus necesidades individuales. También hay una fantástica solución de automatización sin código, por lo que puedes crear flujos de trabajo con IA, en lugar de tener que codificar las cosas tú mismo.

La versión gratuita de Trello es razonablemente generosa, con tarjetas gratuitas ilimitadas, hasta 10 tableros por espacio de trabajo, potenciadores ilimitados, almacenamiento ilimitado y fondos personalizados. También obtiene asignaciones y fechas de vencimiento, aplicaciones para dispositivos móviles y autenticación de dos factores.

Mejor para : si desea un administrador de tareas que facilite el seguimiento de la lista de tareas pendientes, las tareas de arrastrar y soltar y la creación de automatizaciones con IA, Trello es una excelente opción. Es una de las herramientas de administración de tareas más populares del mercado y es maravillosamente fácil de usar.

6. Todoist

Una de las aplicaciones de gestión de tareas más populares del mercado, Todoist es una solución de software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a mantenerse al día. Con una vista de calendario personalizada y una serie de listas de verificación, puede determinar exactamente lo que necesita hacer cada día.

La aplicación de administración de tareas lo ayuda a crear secciones y subtareas, integrándose con cosas como el calendario de Google y Dropbox para documentos importantes. También puede resaltar elementos en sus listas de tareas como "prioridades" y realizar un seguimiento de qué tan avanzado está un proyecto.

Todoist admite la delegación de tareas, por lo que puede enviar tareas a las personas que probablemente se adapten a ellas, lo que hace que esta sea una excelente solución de administración del tiempo. Ideal tanto para equipos pequeños como para grupos más grandes, Todoist simplifica el arte de realizar un seguimiento del trabajo sin necesidad de hojas de cálculo interminables.

La versión gratuita de este producto es adecuada para personas y equipos pequeños, con fechas de vencimiento recurrentes, hasta 80 proyectos activos y acceso a varias integraciones para ayudar con la planificación de proyectos. Incluso puede utilizar esta sencilla herramienta de gestión de tareas para ayudar con la planificación de tareas personales si lo prefiere o para realizar un seguimiento de los hitos personales.

Mejor para : Todoist es una gran herramienta si no quieres tener que aprender una nueva metodología para el seguimiento de proyectos. La herramienta simple y directa permite todo, desde compartir archivos hasta delegar, para que pueda realizar un seguimiento de las tareas de su equipo con facilidad.

7. hacer clic

Si está buscando una aplicación de lista de tareas y un sistema de administración de tareas populares con muchas opciones de personalización, hacer clic es una gran opción. Listo para integrarse con herramientas como Microsoft Outlook y más, Clickup permite a los usuarios administrar tareas individuales y compartidas según sus preferencias.

Puede elegir entre una variedad de vistas para su experiencia de Clickup, que incluyen "Box", Board, list y "Me Mode". Esto ayuda a los equipos a aprovechar al máximo proyectos ilimitados, administrando y visualizando tareas de manera más efectiva. La herramienta de administración de tareas en línea de Clickup también permite a los usuarios asignar tareas a otros miembros del equipo para que los proyectos funcionen sin problemas.

Hay una versión “freemium” de Clickup que ofrece una selección de características extremadamente generosa. Obtiene soporte para usuarios y tareas ilimitados, aunque solo puede almacenar hasta 100 mb en la sección de tareas de su proyecto. Si desea actualizar a un plan pago con Clickup, no tendrá que pagar una fortuna, ya que los precios comienzan en alrededor de $ 5 por usuario por mes.

Con todo, desde tareas recurrentes y automatizaciones de flujo de trabajo hasta más de 50 integraciones nativas, Clickup es excelente para unir a sus documentos y personas para un flujo de trabajo más efectivo. Incluso puede cargar documentos desde Google Drive, realizar un seguimiento de los requisitos de facturación y vincular una variedad de otras soluciones empresariales.

Mejor para : si desea una solución integral de administración de tareas en la que pueda realizar un seguimiento del flujo de trabajo de varios equipos o proyectos en un solo lugar, Clickup es una buena opción. El acceso a usuarios y proyectos ilimitados en el plan gratuito también hace que esta herramienta sea buena para empresas más pequeñas.

8. Jira

Diseñado por Atlassian, Jira es una herramienta completa para cualquier empresa que busque un software gratuito de gestión de tareas. Con Jira, las empresas pueden capturar y organizar tareas en un conjunto integral de tableros Kanban y Scrum. Hay funciones de gestión de trabajos pendientes y creación de informes ágiles, así como muchas soluciones para realizar un seguimiento de la actividad del equipo.

Hay integraciones con herramientas como Gmail, Slack, Github y Zapier. Además, puede acceder a Jira desde una variedad de entornos, desde su iPhone y Mac, hasta su navegador en línea. La tecnología Jira de Atlassian garantiza que las empresas de todos los tamaños puedan realizar un seguimiento de la hoja de ruta de su proyecto en un entorno conveniente.

Aunque Jira es mejor conocido por brindar soporte a los equipos de TI, puede ser adecuado para todo tipo de operaciones comerciales. Sin embargo, es posible que tarde un poco más en acostumbrarse a esta tecnología si no ha usado las herramientas de Atlassian antes.

La versión gratuita de Jira viene con varios tableros para el seguimiento de tareas, herramientas de gestión de tareas pendientes, informes ágiles, flujos de trabajo personalizados, almacenamiento de archivos de 2 GB y función de automatización para un proyecto. También puede admitir hasta 10 miembros del proyecto o miembros del equipo. Las versiones pagas comienzan en $ 7 por usuario por mes si necesita una funcionalidad más completa.

Mejor para : La tecnología Jira de Atlassian se adapta mejor a los equipos de TI con mucha experiencia trabajando en una hoja de ruta de proyecto compleja. Si es nuevo en la administración de tareas en línea, es posible que esta tecnología le parezca demasiado completa.

Elegir el mejor software de gestión de tareas

Como ocurre con la mayoría de las grandes inversiones empresariales, no existe una estrategia única para elegir el software de gestión de tareas ideal. La herramienta adecuada para usted será la que sea capaz de organizar sus hojas de tiempo y personas de la manera más efectiva posible.

Afortunadamente, las versiones gratuitas de las herramientas anteriores significan que las pequeñas empresas pueden probar fácilmente una variedad de herramientas para las dependencias de sus tareas e integrar su sistema elegido con una variedad de opciones de software existentes. Recuerde asegurarse de que cualquier sistema de administración de tareas que elija funcione con los sistemas operativos que usan sus equipos, como Windows, Mac y opciones de sistema operativo para teléfonos inteligentes.