Các loại hệ thống POS dành cho bán lẻ

Nếu bạn đang cố gắng tìm ra hệ thống POS nào thực sự phù hợp với cửa hàng bán lẻ của mình thì bạn không phải là người duy nhất.

Sau đây là câu trả lời nhanh: Có năm loại hệ thống POS chính mà các nhà bán lẻ sử dụng—trên nền tảng đám mây, tại chỗ, di động (mPOS), ki-ốt tự phục vụ và hệ thống đa kênh.

Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm, và việc chọn sai có thể khiến bạn mất hàng nghìn đô la - tôi đã thấy điều này xảy ra nhiều hơn một lần.

Tôi đã làm việc trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử hơn một thập kỷ. Tôi đã thiết lập hệ thống POS cho các cửa hàng truyền thống, cửa hàng trực tuyến và doanh nghiệp kết hợp.

Tôi đã thấy tác động mà một hệ thống tốt có thể mang lại và sự hỗn loạn mà một hệ thống tồi gây ra.

Vậy hãy để tôi hướng dẫn bạn chi tiết từng loại, phù hợp với ai và làm sao để bạn có thể đưa ra lựa chọn phù hợp cho cửa hàng của mình.

Hệ thống POS dựa trên đám mây

Hệ thống POS dựa trên đám mây được lưu trữ trực tuyến. Bạn truy cập chúng thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng và dữ liệu của bạn nằm trên đám mây thay vì trên máy chủ cục bộ.

Tại sao tôi khuyên dùng nó cho hầu hết các nhà bán lẻ

Khi tôi chuyển một cửa hàng quần áo có nhiều địa điểm sang hệ thống POS đám mây, nó đã giải quyết ngay vấn đề lớn nhất của chúng tôi—tình trạng hàng tồn kho không đồng nhất giữa các chi nhánh.

Mọi thứ được đồng bộ hóa theo thời gian thực. Chúng tôi không phải chờ cập nhật hàng loạt hoặc lo lắng về việc máy chủ bị sập. Khả năng đăng nhập từ bất kỳ đâu có nghĩa là tôi có thể kiểm tra báo cáo khi đang di chuyển hoặc khắc phục sự cố hàng tồn kho từ điện thoại ở nhà.

Tính linh hoạt này tạo ra sự khác biệt lớn khi bạn quản lý nhiều địa điểm hoặc xử lý lượng hàng tồn kho thay đổi nhanh.

Plus, thời gian thiết lập nhanh hơn nhiều. Hầu hết các hệ thống đám mây có thể được triển khai trong vài giờ mà không cần máy chủ tại cửa hàng hoặc cài đặt tùy chỉnh.

Việc phát triển doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn muốn thêm sổ đăng ký mới hoặc mở chi nhánh khác? Bạn không cần kỹ thuật viên đến—bạn chỉ cần đăng nhập, cắm máy tính bảng hoặc thiết bị đầu cuối và bạn đã sẵn sàng.

Ưu điểm

• Truy cập POS của bạn từ bất cứ đâu (nhà, văn phòng, cửa hàng khác)
• Cập nhật và sao lưu phần mềm tự động
• Dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển
• Giảm chi phí phần cứng ban đầu
• Thường tích hợp dễ dàng với các nền tảng thương mại điện tử

Nhược điểm

• Luôn cần kết nối internet ổn định
• Phí hàng tháng có thể tăng lên theo thời gian
• Bạn đang dựa vào bên thứ ba để bảo mật dữ liệu
• Chức năng ngoại tuyến hạn chế (mặc dù một số nền tảng cung cấp chế độ kết hợp)

Trường hợp sử dụng lý tưởng

POS dựa trên đám mây phù hợp với mọi loại hình nhà bán lẻ, nhưng đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp:

• Hoạt động ở nhiều địa điểm
• Bán trên cả kênh trực tuyến và tại cửa hàng
• Cần cập nhật nhanh chóng giá cả, hàng tồn kho hoặc chương trình khuyến mãi

Đây là bảng phân tích:

Kịch bản bán lẻ	Tại sao Cloud POS lại hữu ích
Doanh nghiệp đa địa điểm	Đồng bộ hóa kho theo thời gian thực giữa các chi nhánh
Thương mại điện tử với cửa hàng truyền thống	Dữ liệu khách hàng và bán hàng thống nhất
Cửa hàng có nhu cầu theo mùa	Dễ dàng thêm/xóa thiết bị đầu cuối hoặc người dùng
Các nhóm cần truy cập từ xa	Xem báo cáo hoặc quản lý nhân viên từ bất cứ đâu

tốt nhất cho

• Nhà bán lẻ thời trang
• Chuỗi cửa hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều địa điểm
• Cửa hàng thương mại điện tử có cửa hàng thực tế
• Phát triển nhanh startups cần sự linh hoạt

Nếu hiện nay bạn đang kinh doanh bán lẻ và không sử dụng POS trên nền tảng đám mây, có thể bạn đang dành nhiều thời gian để khắc phục sự cố hơn là phát triển doanh nghiệp của mình.

Không chỉ là sự tiện lợi—đó là việc vận hành các hoạt động của bạn mà không gặp trở ngại.

Hệ thống POS tại chỗ

Hệ thống POS tại chỗ được cài đặt trên máy chủ hoặc máy tính cục bộ. Bạn mua giấy phép một lần và sở hữu hoàn toàn phần mềm.

Khi tôi sử dụng nó và tại sao tôi chuyển đổi

Vào những ngày đầu, chúng tôi sử dụng hệ thống tại chỗ cho một cửa hàng điện tử nhỏ. Hệ thống hoạt động tốt—cho đến khi chúng tôi cần chạy báo cáo từ nhà hoặc thêm một thiết bị đầu cuối tại một chi nhánh khác.

Mọi thứ đều cần một người am hiểu công nghệ và việc cập nhật là một cơn ác mộng. Nhưng nếu bạn đang điều hành một cửa hàng tại một địa điểm và muốn kiểm soát toàn bộ, đây vẫn có thể là một lựa chọn phù hợp.

Có một điều đáng nói là không phụ thuộc vào bên thứ ba. Bạn không mất quyền truy cập vào POS chỉ vì internet bị ngắt và bạn không phải trả phí hàng tháng mãi mãi.

Nhưng nó đi kèm với các ràng buộc: bảo trì, cập nhật thủ công và không có tính linh hoạt từ xa trừ khi bạn có cơ sở hạ tầng phù hợp.

Một trong những khách hàng của tôi trong lĩnh vực vật tư y tế đã từ chối chuyển sang nền tảng đám mây do yêu cầu tuân thủ dữ liệu nghiêm ngặt.

On-premise hoạt động tốt với họ, nhưng họ có một người quản lý CNTT toàn thời gian. Nếu không có thiết lập như vậy, sẽ rất khó khăn.

Ưu điểm

• Bạn sở hữu hệ thống—không có phí đăng ký liên tục
• Hoạt động mà không cần truy cập internet
• Kiểm soát tốt hơn việc tùy chỉnh và lưu trữ dữ liệu
• Quyền riêng tư dữ liệu mạnh mẽ nếu được quản lý tốt
• Không phụ thuộc vào máy chủ hoặc nền tảng của bên thứ ba

Nhược điểm

• Chi phí trả trước cao cho phần mềm và phần cứng
• Cần hỗ trợ CNTT để bảo trì và nâng cấp
• Không có quyền truy cập từ xa trừ khi bạn thiết lập VPN phức tạp
• Thời gian thiết lập lâu hơn và cấu hình thủ công
• Khả năng mở rộng hạn chế nếu không có đầu tư công nghệ đáng kể

Trường hợp sử dụng lý tưởng

Loại POS này thường phù hợp hơn với doanh nghiệp có sự ổn định lâu dài và nguồn lực công nghệ nội bộ.

Giải pháp này cũng phù hợp với các doanh nghiệp làm việc với dữ liệu khách hàng nhạy cảm hoặc hoạt động trong các ngành có môi trường quản lý chặt chẽ.

Sau đây là biểu đồ so sánh để bạn hiểu rõ hơn:

Kịch bản bán lẻ	Tại sao POS tại chỗ phù hợp
Yêu cầu bảo mật dữ liệu cao	Không có dữ liệu nào rời khỏi mạng nội bộ của bạn
Truy cập internet kém hoặc không đáng tin cậy	Đầy đủ chức năng ngay cả khi ngoại tuyến
Đội ngũ CNTT nội bộ	Có thể quản lý các bản cập nhật, bảo mật và sao lưu
Ngân sách cho đầu tư ban đầu	Tránh chi phí định kỳ hàng tháng

tốt nhất cho

• Các cửa hàng đã thành lập với CNTT nội bộ
• Các doanh nghiệp coi trọng quyền riêng tư
• Các nhà bán lẻ ở những khu vực có kết nối thấp
• Các cửa hàng có nhu cầu POS tùy chỉnh cao

Nếu doanh nghiệp của bạn ổn định, không có kế hoạch mở rộng nhanh chóng và bạn có những người có thể quản lý CNTT thì hệ thống tại chỗ vẫn phù hợp hơn.

Nhưng đối với hầu hết các nhà bán lẻ vừa và nhỏ hiện nay, điện toán đám mây thường thắng thế về tốc độ, chi phí và sự tiện lợi.

Hệ thống POS di động (mPOS)

Đây là hệ thống POS chạy trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Chúng nhẹ, di động và dễ thiết lập.

Nơi mPOS tỏa sáng

Tôi đã giúp thiết lập mPOS cho một chuỗi các nhà cung cấp tại chợ. Họ cần bán tại các lễ hội, cửa hàng pop-up và các sự kiện theo mùa.

Các hệ thống truyền thống sẽ rất lộn xộn, nhưng mPOS lại hoạt động hoàn hảo. Bạn cắm đầu đọc thẻ, kết nối Wi-Fi và bắt đầu bán.

Nó gần như là giải pháp cắm và chạy. Tôi cũng đã sử dụng giải pháp mPOS bên trong các cửa hàng truyền thống để giải quyết tình trạng xếp hàng dài.

Khi máy tính tiền quá tải, một nhân viên sẽ cầm máy tính bảng và bắt đầu tính tiền ngay tại sàn. Sự linh hoạt đó trực tiếp thúc đẩy chuyển đổi, đặc biệt là ở các cửa hàng có lượng truy cập cao.

Nếu bạn đang bắt đầu tinh gọn hoặc cần di chuyển nhanh, mPOS là điểm khởi đầu tuyệt vời. Bạn không cần phải đầu tư vào phần cứng hoặc máy chủ cồng kềnh.

Và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể hoạt động trở lại chỉ trong vòng một ngày.

Ưu điểm

• Siêu di động và triển khai nhanh chóng
• Phần cứng giá cả phải chăng (chỉ cần một máy tính bảng hoặc điện thoại)
• Tuyệt vời cho việc phá vỡ ranh giới hoặc bán hàng trên sàn cửa hàng
• Lý tưởng cho các doanh nghiệp di động như xe bán đồ ăn hoặc sự kiện
• Dễ dàng mở rộng quy mô trong mùa cao điểm hoặc những ngày có lưu lượng truy cập cao

Nhược điểm

• Chức năng hạn chế so với hệ thống đầy đủ
• Không lý tưởng cho các thiết lập hàng tồn kho phức tạp
• Cần có Wi-Fi mạnh hoặc dữ liệu di động để xử lý thanh toán
• Tuổi thọ pin và hậu cần sạc có thể trở thành một yếu tố
• Ít tích hợp hơn so với nền tảng POS đầy đủ tính năng

Trường hợp sử dụng lý tưởng

mPOS không còn chỉ dành cho các cửa hàng nhỏ lẻ nữa mà còn hữu ích cho các cửa hàng muốn có sự linh hoạt. Từ những người bán hàng theo sự kiện đến những cửa hàng lớn quản lý lượng khách quá tải, tính di động và dễ thiết lập là điều khó có thể đánh bại.

Trường hợp sử dụng	Tại sao mPOS hoạt động tốt
Cửa hàng pop-up và chợ	Chi phí thấp, không cần cài đặt cố định
Phá vỡ hàng đợi trong cửa hàng	Cắt giảm hàng đợi bằng cách xử lý doanh số ở bất cứ đâu
Sự kiện hoặc lễ hội ngoài trời	Thiết lập nhỏ gọn, hoạt động với dữ liệu di động
Các cửa hàng nhỏ hoặc tiệm làm đẹp	Đơn giản hóa việc thanh toán mà không cần thiết bị cồng kềnh

tốt nhất cho

• Cửa hàng pop-up và sự kiện
• Xe tải thực phẩm, chợ nông sản
• Các nhà bán lẻ có lượng hàng tồn kho tối thiểu
• Các nhóm trong cửa hàng cần điểm thanh toán linh hoạt
• Các doanh nghiệp theo mùa hoặc những doanh nghiệp đang thử nghiệm thị trường mới

Nếu bạn đang thử nghiệm một địa điểm hoặc dòng sản phẩm mới và không muốn đầu tư phần cứng đắt tiền, mPOS sẽ cung cấp cho bạn một cách bán hàng nhanh chóng và ít rủi ro.

Nó có thể không có sức mạnh của toàn bộ hệ thống, nhưng khi tốc độ, tính di động và sự đơn giản quan trọng—nó mang lại.

Kiosk tự phục vụ POS

Đây là những ki-ốt hướng về phía khách hàng, nơi mọi người tự quét và thanh toán sản phẩm.

Khi tôi thấy nó hoạt động tuyệt vời

Tôi đã giúp lắp đặt các ki-ốt POS tự phục vụ cho một cửa hàng điện tử có lượng khách đông đúc. Thời gian xếp hàng đã giảm một nửa trong vòng hai tuần.

Nhân viên tập trung vào việc bán thêm hoặc xử lý sự cố, thay vì tính tiền các mặt hàng cả ngày. Nó đã tự trả tiền cho chính nó bằng tiền tiết kiệm lao động trong vòng bốn tháng.

Chiến thắng lớn nhất không chỉ ở hiệu quả—nó đang trong dòng khách hàng. Mọi người ghét phải xếp hàng chờ đợi. Khi bạn thêm ki-ốt, bạn đang cung cấp cho họ một lựa chọn nhanh chóng, có vẻ nhanh hơn, ngay cả khi thực tế không phải vậy.

Và từ phía kinh doanh, bạn đang giải phóng nhân viên để làm nhiều việc hơn là chỉ giao dịch. Họ có thể hướng dẫn khách hàng, trả lời câu hỏi hoặc tập trung vào doanh số bán hàng cao cấp.

Tôi cũng thấy các ki-ốt thúc đẩy nhiều hành vi mua hàng bốc đồng hơn. Với lời nhắc phù hợp trên màn hình—như phụ kiện hoặc tiện ích bổ sung—mọi người thường thêm một hoặc hai mặt hàng nữa mà không cần nhân viên bán hàng.

Ưu điểm

• Trải nghiệm thanh toán nhanh hơn cho khách hàng
• Giảm nhu cầu nhân sự trong giờ cao điểm
• Mở ra cánh cửa cho các lời nhắc bán thêm và bán chéo
• Thích hợp cho nhóm khách hàng trẻ tuổi hoặc am hiểu công nghệ
• Giao diện thanh toán nhất quán—không có sự thay đổi trong hiệu suất của nhân viên

Nhược điểm

• Chi phí trả trước đắt đỏ
• Cần bảo trì và hỗ trợ
• Một số khách hàng vẫn thích tương tác với con người
• Có thể gây nhầm lẫn cho người mua sắm lớn tuổi hoặc ít hiểu biết về công nghệ
• Yêu cầu biển báo rõ ràng và luồng người dùng được thiết kế tốt

Trường hợp sử dụng lý tưởng

Ki-ốt không chỉ dành cho siêu thị nữa. Tôi đã giúp các nhà bán lẻ thời trang và cửa hàng điện tử triển khai chúng thành công, đặc biệt là khi tốc độ là vấn đề quan trọng.

Bạn có thể sử dụng chúng để chạy chương trình khuyến mãi, tự động trả hàng hoặc cho phép khách hàng kiểm tra hàng tồn kho chính họ.

Trường hợp sử dụng	Tại sao Kiosk lại có ích
Môi trường bán lẻ có lưu lượng truy cập cao	Hàng đợi ngắn hơn và thông lượng nhanh hơn
Số lượng nhân viên có hạn	Giải phóng nhóm để xử lý các vấn đề dịch vụ
Các cửa hàng thường xuyên bán thêm	Lời nhắc tự động tăng giá trị giỏ hàng
Trải nghiệm thương hiệu hiện đại	Cung cấp ấn tượng liền mạch, công nghệ tiên tiến

tốt nhất cho

• Các nhà bán lẻ có khối lượng lớn (điện tử, hàng tạp hóa)
• Các cửa hàng có nhân viên phục vụ hạn chế
• Các thương hiệu hướng đến trải nghiệm hiện đại và nhanh chóng
• Doanh nghiệp tập trung vào việc giảm chi phí lao động
• Các cửa hàng có thể dự đoán và mua hàng lặp lại

Ki-ốt không phù hợp với mọi nhà bán lẻ, nhưng nếu quầy thanh toán của bạn chủ yếu là giao dịch và có lượng khách hàng đông đảo, chúng sẽ nhanh chóng thu hồi vốn. Chìa khóa là đầu tư vào bố cục, UX và hỗ trợ sao lưu để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru.

Hệ thống POS đa kênh

Các hệ thống này được xây dựng cho các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến và tại cửa hàng. Chúng đồng bộ hóa hàng tồn kho, dữ liệu bán hàng và hồ sơ khách hàng trên mọi nền tảng.

Tại sao Omnichannel đã thay đổi mọi thứ cho khách hàng thương mại điện tử của tôi

Chúng tôi từng quản lý hai hệ thống riêng biệt—một cho trang web, một cho cửa hàng. Thật là lộn xộn. Đơn hàng sẽ đến trực tuyến và chúng tôi sẽ bán quá mức. Khi chúng tôi chuyển sang POS đa kênh, nó đồng bộ hóa mọi thứ theo thời gian thực.

Khách hàng có thể mua trực tuyến và trả lại tại cửa hàng. Nhân viên có thể xem đầy đủ lịch sử đơn hàng. Thay đổi hoàn toàn trò chơi.

Sự thay đổi này có nghĩa là ít lỗi hơn, ít lãng phí thời gian hơn và giữ chân khách hàng tốt hơn. Nhân viên bán hàng có thể tra cứu lịch sử mua hàng đầy đủ của khách hàng, áp dụng phần thưởng khách hàng thân thiết và thậm chí thực hiện các đơn hàng trực tuyến từ kho hàng trong cửa hàng.

Mức độ kết nối đó mang lại giá trị thực sự, đặc biệt là khi mọi người mong đợi trải nghiệm mượt mà dù họ đang ở trên trang web của bạn hay bước vào cửa hàng của bạn.

Tôi cũng đã sử dụng POS đa kênh để giúp một thương hiệu thời trang thống nhất Shopify cửa hàng có ba địa điểm vật lý. Sau khi chuyển đổi, họ có ít hàng trả lại hơn, dữ liệu rõ ràng hơn về các mặt hàng bán chạy nhất và doanh số bán hàng giảm đáng kể do hết hàng.

Ưu điểm

• Đồng bộ hóa thời gian thực giữa các kênh vật lý và trực tuyến
• Thống nhất dữ liệu hàng tồn kho, doanh số và khách hàng
• Báo cáo dễ dàng hơn trên toàn doanh nghiệp
• Cho phép quảng cáo đa kênh và theo dõi lòng trung thành
• Hỗ trợ nhấp và thu thập, trả hàng tại cửa hàng và giao hàng từ cửa hàng

Nhược điểm

• Việc tích hợp có thể phức tạp tùy thuộc vào nền tảng của bạn
• Đắt hơn hệ thống độc lập
• Đào tạo nhân viên có thể mất thời gian
• Một số hệ thống vẫn còn thiếu sót trong các tính năng đa kênh
• Đồng bộ hóa các kho hàng lớn có thể chậm lại nếu không được tối ưu hóa

Trường hợp sử dụng lý tưởng

POS đa kênh là được xây dựng cho môi trường bán lẻ kết hợp ngày nay. Nếu bạn đang bán hàng ở nhiều nơi và muốn khách hàng di chuyển dễ dàng giữa các điểm tiếp xúc đó, thì đây là cách duy nhất để luôn dẫn đầu.

Nhu cầu bán lẻ	Tại sao Omnichannel POS giải quyết được vấn đề này
Quản lý cả trực tuyến và ngoại tuyến	Đồng bộ hóa tất cả dữ liệu hàng tồn kho và bán hàng theo thời gian thực
Nhấp và thu thập (BOPIS)	Đảm bảo cập nhật trạng thái, nhận hàng chính xác
Trả hàng tại cửa hàng cho đơn hàng trực tuyến	Nhân viên có thể xử lý toàn bộ lịch sử khách hàng
Chương trình khách hàng thân thiết thống nhất	Phần thưởng có hiệu quả bất kể họ mua sắm ở đâu

tốt nhất cho

• Thương hiệu thương mại điện tử có địa điểm thực tế
• Các nhà bán lẻ bán hàng qua nhiều kênh trực tuyến (Amazon, eBay, Shopify)
• Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ BOPIS (mua trực tuyến, nhận tại cửa hàng)
• Các nhà bán lẻ sử dụng thương mại xã hội, ứng dụng và các kênh bán hàng kỹ thuật số khác
• Các cửa hàng dựa vào chương trình khuyến mãi đa kênh hoặc lòng trung thành

Nếu bạn nghiêm túc về sự tăng trưởng bán lẻ trên thị trường hiện nay, POS đa kênh không phải là tùy chọn—mà là cơ sở. Khách hàng mong muốn mua sắm ở bất cứ nơi nào họ muốn, khi nào họ muốn và mọi thứ đều hoạt động. Đây là cách bạn thực hiện điều đó.

Hệ thống POS nguồn mở

Các hệ thống này cho phép bạn truy cập mã nguồn và sửa đổi POS theo ý muốn. Bạn có thể chạy nó trên máy chủ của riêng mình và tùy chỉnh hoàn toàn.

Chỉ sử dụng nếu bạn có kỹ năng công nghệ

Tôi không đề xuất tuyến đường này trừ khi bạn có một nhà phát triển trong nhóm của bạn. Một trong những khách hàng của tôi—một cửa hàng bán đĩa nhạc chuyên biệt—đã chọn giải pháp này vì họ muốn có một POS hoàn toàn tùy chỉnh được tích hợp với hệ thống CRM và hệ thống khách hàng thân thiết nội bộ của họ.

Nó hoạt động rất tốt, nhưng họ đã mất nhiều tháng để xây dựng nó và khắc phục lỗi.

Đây không phải là giải pháp cắm và chạy. Bạn sẽ cần ai đó cài đặt, cấu hình, cập nhật và bảo vệ khỏi các mối đe dọa.

Nếu bạn không cẩn thận, nó có thể trở thành một công việc toàn thời gian. Nhưng nếu bạn có sự hỗ trợ kỹ thuật phù hợp, mã nguồn mở sẽ mang đến cho bạn mức độ linh hoạt mà không loại POS nào khác có thể sánh kịp.

Bạn không bị ràng buộc bởi hợp đồng, mức giá hoặc giới hạn tính năng. Bạn có thể xây dựng chính xác những gì doanh nghiệp của bạn cần—và không có gì bạn không muốn.

Tôi đã thấy các nhóm am hiểu công nghệ xây dựng các công cụ chuyên ngành vào POS của họ, từ thiết lập thuế tùy chỉnh đến các hệ thống phụ trợ đồng bộ với lịch trình sản xuất.

Ưu điểm

• Kiểm soát hoàn toàn các tính năng và giao diện
• Không có phí cấp phép
• Hỗ trợ cộng đồng và plugins
• Tích hợp có khả năng tùy chỉnh cao
• Dữ liệu được lưu trữ và kiểm soát hoàn toàn tại công ty

Nhược điểm

• Yêu cầu kiến ​​thức của nhà phát triển hoặc trợ giúp CNTT
• Không hỗ trợ nếu có sự cố xảy ra
• Bảo mật hoàn toàn là trách nhiệm của bạn
• Thiết lập và bảo trì tốn thời gian
• Các vấn đề về khả năng tương thích với các công cụ của bên thứ ba trừ khi được tích hợp sẵn

Trường hợp sử dụng lý tưởng

POS nguồn mở rất mạnh mẽ nhưng lại hạn chế. Bạn thường thấy nó trong các doanh nghiệp có quy trình làm việc không chuẩn, nhu cầu quản lý cụ thể hoặc có nhân tài công nghệ nội bộ.

Nhu cầu bán lẻ	Tại sao POS nguồn mở phù hợp
Mô hình thanh toán hoặc định giá độc đáo	Tùy chỉnh logic và UX để phù hợp với doanh nghiệp
Tích hợp CRM nội bộ hoặc lòng trung thành	Xây dựng các hệ thống tùy chỉnh mà không có giới hạn của bên thứ 3
Hạn chế theo quy định	Kiểm soát dữ liệu đầy đủ giúp đáp ứng sự tuân thủ
Khối lượng lớn + quy trình làm việc tùy chỉnh	Mở rộng và điều chỉnh các tính năng khi cần thiết

tốt nhất cho

• Các đội am hiểu công nghệ
• Các nhà bán lẻ thích hợp với nhu cầu độc đáo
• Các doanh nghiệp có yêu cầu nghiêm ngặt về quyền riêng tư dữ liệu
• Các nhà phát triển hoặc startups xây dựng công cụ bán lẻ
• Các nhà bán lẻ muốn thoát khỏi sự khóa chặt của nền tảng

Nếu bạn có kỹ năng hoặc ngân sách để thuê họ, thì POS nguồn mở là lựa chọn linh hoạt và mạnh mẽ nhất hiện có. Nhưng nếu bạn chỉ muốn bắt đầu bán hàng nhanh mà không xây dựng cơ sở hạ tầng, thì điều này sẽ làm bạn chậm lại nhiều hơn là có lợi.

Các tính năng chính mà mọi POS nên có

Bất kể bạn đang sử dụng loại POS nào, có một số tính năng nhất định mà bạn không thể bỏ qua. Nếu POS của bạn không có những tính năng này, bạn sẽ nhanh chóng gặp vấn đề.

Tôi đã làm việc với hàng chục hệ thống trong bán lẻ và thương mại điện tử—và những hệ thống thất bại thường không đáp ứng được một trong những lĩnh vực cốt lõi này. Cho dù bạn đang sử dụng nền tảng đám mây, tại chỗ hay di động, những tính năng này là không thể thương lượng.

Chúng không chỉ “có thì tốt”. Chúng rất cần thiết cho sự tăng trưởng, tốc độ và duy trì mọi hoạt động trơn tru hằng ngày.

Các tính năng phải có

• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
  Nếu POS của bạn không thể cập nhật hàng tồn kho ngay lập tức, bạn sẽ gặp phải tình trạng bán quá mức, đặt hàng trùng lặp và tình trạng tồn kho khủng khiếp. Chỉ riêng tính năng này đã giúp bạn tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần.
• Báo cáo bán hàng và bảng thông tin
  Nếu không có dữ liệu sạch, bạn chỉ đang đoán mò. Một POS tốt sẽ cho bạn biết mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào không, thời điểm bận rộn nhất và xu hướng chính.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
  Bạn muốn theo dõi lịch sử mua hàng, thông tin liên hệ, tần suất truy cập và sở thích—tất cả ở một nơi. Nếu POS của bạn không giúp bạn hiểu khách hàng của mình, thì nó không đủ hiệu quả.
• Tích hợp thương mại điện tử
  Tìm kiếm khả năng tương thích tích hợp với Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Amazon hoặc bất cứ nơi nào bạn bán. Đồng bộ hóa thủ công là lãng phí thời gian và tiền bạc.
• Kiểm soát quyền truy cập của nhân viên
  Bạn nên có thể hạn chế những ai có thể truy cập vào những gì—theo vai trò, phòng ban hoặc nhiệm vụ. Điều này giúp bảo mật dữ liệu nhạy cảm và giảm lỗi nội bộ.
• Hỗ trợ nhiều cửa hàng
  Ngay cả khi bạn chỉ có một địa điểm hiện tại, nếu có cơ hội mở thêm một địa điểm khác, hãy đảm bảo rằng POS của bạn có thể xử lý được. Nếu không, bạn sẽ phải bắt đầu lại khi đến lúc phát triển.
• Lòng trung thành và khuyến mãi
  Cho dù là điểm thưởng, chiết khấu hay ưu đãi đặc biệt, POS của bạn phải giúp bạn dễ dàng tự động thưởng cho khách hàng thường xuyên.

Tại sao những tính năng này lại quan trọng

Sau đây là phân tích nhanh về cách những tính năng này tác động trực tiếp đến lợi nhuận:

Tính năng	Nó giải quyết những gì
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực	Ngăn chặn tình trạng bán quá mức và hết hàng
Bảng thông tin và báo cáo bán hàng	Thông báo các quyết định mua hàng và định giá thông minh
Công cụ CRM	Thúc đẩy việc kinh doanh lặp lại và cá nhân hóa
Tích hợp thương mại điện tử	Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi thủ công
Kiểm soát truy cập	Giữ cho nhân viên có trách nhiệm và bảo vệ dữ liệu
Hỗ trợ nhiều cửa hàng	Cho phép tăng trưởng sạch mà không cần xây dựng lại công nghệ
Lòng trung thành + khuyến mãi	Tăng giá trị đơn hàng trung bình và khả năng duy trì

Đây không phải là những tính năng xa xỉ—chúng là những gì làm cho hệ thống POS của bạn trở thành một công cụ kinh doanh, không chỉ là một máy tính tiền. Khi tôi kiểm toán các nhà bán lẻ đang gặp khó khăn, việc thiếu các tính năng như thế này hầu như luôn là một phần của vấn đề.

Có nền tảng vững chắc, mọi việc còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Những Sai Lầm Tôi Thấy Các Nhà Bán Lẻ Mắc Phải Với Hệ Thống POS

Trong nhiều năm qua, tôi đã thấy những lỗi tương tự lặp đi lặp lại. Hầu hết là do quyết định vội vàng hoặc không suy nghĩ đủ xa.

Hệ thống POS không chỉ là một công cụ—nó ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh trong doanh nghiệp của bạn. Và nếu bạn chọn sai, vấn đề sẽ nhanh chóng phát sinh.

Đây là những sai lầm phổ biến nhất mà tôi từng thấy, đặc biệt là ở những nhà bán lẻ hoặc cửa hàng mới mở rộng quy mô quá nhanh mà không điều chỉnh hệ thống của họ.

Lỗi thường gặp

• Lựa chọn chỉ dựa trên giá cả
  Tôi hiểu rồi—ngân sách rất quan trọng. Nhưng việc chọn POS rẻ nhất mà không xem xét các tính năng, hỗ trợ hoặc tính linh hoạt thường sẽ tốn kém hơn. Tôi đã chứng kiến ​​các nhà bán lẻ lãng phí hàng nghìn hệ thống chuyển đổi sau một năm vì hệ thống đầu tiên không thể mở rộng quy mô hoặc bị hỏng dưới áp lực.
• Không nghĩ đến tương lai
  Những gì hiệu quả với một cửa hàng nhỏ có thể hoàn toàn sụp đổ khi bạn mở một địa điểm thứ hai hoặc thêm thương mại điện tử. Tôi đã thấy các thiết lập truyền thống tuyệt vời thất bại khi họ cố gắng trực tuyến, tất cả chỉ vì POS không được xây dựng để xử lý cả hai.
• Bỏ qua chất lượng hỗ trợ
  Khi một cái gì đó bị hỏng lúc 7 giờ tối Black Friday—hoặc hệ thống của bạn sẽ không khởi động một giờ trước khi cửa mở—bạn sẽ nhanh chóng nhận ra sự quan trọng của việc hỗ trợ. Các hệ thống giá rẻ không có sự trợ giúp ngoài giờ là một quả bom hẹn giờ trong những mùa bận rộn.
• Không đào tạo nhân viên đúng cách
  Ngay cả hệ thống tốt nhất cũng vô dụng nếu nhóm của bạn không biết cách sử dụng. Tôi đã thấy doanh số bị mất vì nhân viên không biết cách xử lý hàng trả lại hoặc áp dụng chiết khấu. Đào tạo không phải là tùy chọn—mà là cốt lõi để vận hành hệ thống hiệu quả.

Tại sao những sai lầm này lại gây tổn thương

Sau đây là phân tích chi tiết về những gì bạn thực sự phải trả giá cho từng sai lầm:

Sai lầm	Tác động trong thế giới thực
Lựa chọn chỉ dựa trên giá cả	Hệ thống bị sập, mất doanh số, buộc phải nâng cấp
Không có kế hoạch dài hạn	Thay thế hệ thống khi mở rộng
Khả năng tiếp cận hỗ trợ kém	Thời gian ngừng hoạt động trong thời gian bán hàng cao điểm
Thiếu đào tạo nhân viên	Thanh toán chậm, lỗi, trải nghiệm khách hàng kém

Sai lầm về POS không chỉ làm chậm bạn mà còn khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và làm hao tổn thời gian và năng lượng của nhóm bạn. Thiệt hại sẽ nhanh chóng tăng lên.

Bất cứ khi nào tôi tư vấn cho khách hàng bán lẻ, tôi đều nói với họ: mua cho doanh nghiệp bạn đang xây dựng, không chỉ cho cửa hàng hiện tại của bạn. Chỉ riêng tư duy đó thôi cũng có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí đại tu toàn bộ hệ thống sau hai năm.

Khung của tôi để lựa chọn hệ thống POS phù hợp

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên chọn phương pháp nào, đây là phương pháp tôi sử dụng cho khách hàng.

Tôi đã sử dụng chính xác khuôn khổ này khi giúp các cửa hàng bán lẻ mở rộng quy mô, ra mắt địa điểm mới hoặc chuyển sang thương mại điện tử. Nó loại bỏ tiếng ồn và tập trung vào cách doanh nghiệp của bạn thực sự hoạt động—không chỉ là danh sách tính năng trong một tờ rơi.

Quá nhiều nhà bán lẻ bắt đầu bằng câu hỏi sai: Hệ thống POS nào tốt nhất hiện nay? Câu hỏi hay hơn là: Hệ thống POS nào là tốt nhất cho cách bán hàng, địa điểm bán hàng và nơi tôi sẽ đến?

Hãy bắt đầu bằng cách trả lời trung thực năm câu hỏi này. Câu trả lời của bạn sẽ cho bạn biết loại POS nào phù hợp với thiết lập của bạn—không chỉ hôm nay mà còn trong sáu đến mười hai tháng nữa.

Những câu hỏi cốt lõi cần hỏi

câu hỏi	Tìm hiểu những gì
Bạn có bán cả trực tuyến và ngoại tuyến không?	Đi đa kênh
Cần bán hàng tại các sự kiện hoặc cửa hàng tạm thời?	Chọn mPOS
Bạn muốn kiểm soát hoàn toàn mà không cần đăng ký?	Tại chỗ hoặc mã nguồn mở
Bạn cần khả năng mở rộng và cập nhật dễ dàng?	Chuyển sang nền tảng đám mây
Lượng khách đông, hàng đợi ngắn?	Thêm ki-ốt tự phục vụ

Cách sử dụng khung này

Hãy nghĩ mỗi câu hỏi như một bộ lọc.

Bạn không cần một hệ thống giàu tính năng với mọi tùy chọn trên đời—bạn cần một hệ thống có thể giải quyết được các vấn đề thực tế của bạn. Ví dụ:

• Nếu bạn đang chạy một Shopify lưu trữ và mở một cửa sổ bật lên, mPOS dựa trên đám mây có lẽ là tất cả những gì bạn cần.
• Nếu bạn đang xây dựng một chuỗi bán lẻ trên nhiều thành phố, với thương mại điện tử và dịch vụ nhận hàng tại cửa hàng, hệ thống đám mây đa kênh là lựa chọn an toàn hơn về lâu dài.
• Điều hành một cửa hàng với quy trình thanh toán rất cụ thể và công nghệ nội bộ? Sau đó mã nguồn mở hoặc tại chỗ có thể có ý nghĩa hơn.

Tất cả là về sự phù hợp. Bạn không chọn một POS dựa trên mức độ phổ biến. Bạn chọn dựa trên sự khó chịu mà nó mang lại cho cuộc sống hàng ngày của bạn.

Lời khuyên cuối cùng của tôi

Luôn bắt đầu bằng kênh bán hàng, năng lực nhóm và kế hoạch tương lai.

• Hiện nay khách hàng của bạn mua hàng từ đâu?
• Tiếp theo bạn muốn họ mua hàng ở đâu?
• Nhóm hiện tại của bạn có thể quản lý được sự phức tạp hay bạn cần thứ gì đó đơn giản và an toàn?

Khi bạn trả lời được những câu hỏi đó, quyết định sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều—và có lợi hơn.

.

Hệ thống POS của bạn không chỉ là một công cụ—mà còn là tuyến đầu của bạn về doanh thu, trải nghiệm của khách hàng và dữ liệu. Nếu làm sai, bạn sẽ cảm thấy biên lợi nhuận và mức độ căng thẳng của mình.

Làm đúng, bạn sẽ có thời gian để giải phóng nhóm của mình để bán nhiều hơn, phục vụ tốt hơn và mở rộng quy mô nhanh hơn.

Đây là một trong những quyết định có vẻ không quan trọng—cho đến khi nó thực sự quan trọng. Một POS vụng về sẽ làm chậm nhóm của bạn, khiến khách hàng của bạn thất vọng và tạo ra khoảng trống trong dữ liệu của bạn.

Tôi đã làm việc với các nhà bán lẻ cho rằng vấn đề tồn kho của họ là do vấn đề về kho bãi, nhưng thực chất là do vấn đề đồng bộ hóa giữa các hệ thống không kết nối. Tôi cũng đã chứng kiến ​​các nhóm được chuyển đổi bằng cách chuyển sang một thiết lập thực sự phù hợp với cách hoạt động của họ.

Tôi đã thử nghiệm và triển khai mọi loại hệ thống trong danh sách này và lời khuyên của tôi rất đơn giản: đừng chọn giải pháp rẻ nhất—hãy chọn giải pháp phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của doanh nghiệp bạn.

Điều đó có nghĩa là phải hiểu rõ kênh bán hàng, năng lực của nhân viên, khối lượng công việc và kế hoạch tăng trưởng của bạn.

Những gì hiệu quả với một cửa hàng nhỏ có thể không hiệu quả với một chuỗi nhiều chi nhánh. Và những gì hoàn hảo với một xe bán đồ ăn theo mùa sẽ không hiệu quả với một thương hiệu thương mại điện tử quản lý hàng trăm SKU.

Sau đây là những điều cần ghi nhớ:

• POS của bạn phải loại bỏ ma sát—cho nhóm của bạn, cho khách hàng của bạn và cho bạn với tư cách là chủ sở hữu.
• Nó sẽ mở rộng theo bạn—không bị gãy mỗi khi bạn lớn lên.
• Và nó sẽ hỗ trợ mục tiêu của bạn—cho dù đó là mở rộng cửa hàng, hiểu rõ hơn về khách hàng hay đồng bộ hóa doanh số trên nhiều nền tảng.

Hãy đưa ra quyết định dựa trên thực tế chứ không phải giả định và bạn sẽ tránh được nỗi đau phát sinh khi phải xây dựng lại sau này.